BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah dan penjelasan permasalahan secara umum, rumusan masalah yang ingin diselesaikan, batasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan yang digunakan pada laporan kerja praktek ini.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Bab ini membahas tentang gambaran umum instansi, meliputi deskripsi singkat instansi, struktur organisasi dan deskripsi tugas setiap bagian yang ada di Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian laporan, yaitu teori tentang Dokumen, Arsip, dan Sistem.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Bab ini menjelaskan mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada saat kerja praktek di instansi terkait. Pekerjaan tersebut dijelaskan secara terperinci, diawali dengan analisa sistem, pembuatan rancangan sistem, struktur tabel implementasi sistem berupa capture dari setiap fungsional aplikasi pengarsipan kepegawaian, serta evaluasi sistem aplikasi yang telah dibuat.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari kerja praktek yang telah dibuat dan saran untuk pengembangan sistem.
2.1 Deskripsi Singkat Instansi
Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan yang terletak di Jalan Panglima Sudirman no. 94 Lamongan merupakan salah satu Dinas koperasi, industri, dan perdagangan di Provinsi Jawa Timur. Dinas ini mempunyai tugas melaksanakan kewenangan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di 5 bidang yaitu bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah (UKM), bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran dengan jumlah total pegawai 66 orang.
2.2 Tugas Pokok dan Fungsi
Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan berdasarkan ketentuan Pasal 48 peraturan daerah kabupaten Lamongan Nomor 03 tahun 2008 tentang organisai dan tata kerja dinas daerah kabupaten Lamongan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah, bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran.
Dinas ini terdiri atas 5 (lima) bidang yaitu bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah, bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran.
6
a. Bidang sekretariat
Bidang sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan urusan administrasi umum, perlengkapan, kerumahtanggaan, keuangan dan program.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bidang sekretariat mempunyai fungsi:
1. Pengelolaan administrasi umum
2. Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan 3. Pelaksanaan urusan organisasi, tatalaksana dan kehumasan 4. Pelaksanaan urusan keuangan
5. Pelaksanaan urusan program
6. Pelayanan teknis administratif kepada kepala dinas dan semua satuan unit kerja di lingkugan dinas
7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang sekretariat terdiri atas 3 sub bagian yaitu:
1. Sub bagian umum 2. Sub bagian keuangan 3. Sub bagian program
b. Bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
Bidang koperasi, usaha kecil dan menengah mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi,
pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang koperasi, usaha kecil dan menengah.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bidang koperasi, usaha kecil dan menengah mempunyai fungsi:
1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah meliputi kelembagaan dan sumber daya manusia (SDM), usaha kecil dan menengah, usaha dan permodalan
4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang koperasi, usaha kecil dan menengah terdiri atas 3 sub bidang yaitu:
1. Seksi kelembagaan dan SDM 2. Seksi usaha kecil dan menengah 3. Seksi usaha dan permodalan
8
c. Bidang perindustrian
Bidang perindustrian mempunyai tugas melaksanakanpenyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang perindustrian.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang perindustrian mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang perindustrian
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang perindustrian 3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang perindustrian
meliputi teknologi dan produksi, sarana dan permodalan, serta bina usaha 4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang perindustrian
5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang perindustrian mempunyai fungsi terdiri atas 3 sub bidang yaitu: 1. Seksi teknologi dan produksi
2. Seksi sarana dan permodalan 3. Seksi bina usaha
d. Bidang perdagangan
Bidang perdagangan mempunyai tugas penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan stragetis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang perdagangan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang perdagangan mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional perdagangan
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan perdagangan
3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan perdagangan meliputi perdaganagan dalam negeri, sarana perdagangan, perlindungan konsumen dan metrologi
4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan perdagangan
5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang perdagangan terdiri dari 3 sub bidang yaitu:
1. Seksi perdagangan dalam negeri 2. Seksi sarana perdagangan
3. Seksi perlindungan konsumen dan metrologi
e. Bidang promosi dan pemasaran
Bidang promosi dan pemasaran mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang promosi, pemasaran dan pameran.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang promosi dan pemasaran mempunyai fungsi:
10
1. Penyiapan bahan penyusunan proram dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang promosi dan pemasaran
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang promosi dan pemasaran
3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang promosi dan pemasaran, meliputi pemasaran dan pameran
4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang promosi dan pemasaran 5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi,
industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang promosi dan pemasaran terdiri atas 3 sub bidang yaitu:
1. Seksi promosi 2. Seksi pemasaran 3. Seksi pameran
2.3 Struktur Organisasi
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi yang telah dibebankan pada Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan berdasarkan susunan organisasi dan tata kerja dibuatlah Struktur Organisasi. Struktur organisasi pada Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan dapat dilihat pada Gambar 2.1 :
Gambar 2.1 Struktur Organisasi.
2.4 Jumlah Pegawai
Jumlah pegawai pada Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan seluruhnya sebanyak 66 orang, terdiri dari 40 orang pegawai laki-laki, 26 orang pegawai perempuan. Dari jumlah pegawai 66 orang terdapat tenaga honorer 20 orang. Susunan kepegawaian Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan dapat dilihat pada tabel 2.1 :
KEPALA DINAS SEKRETARIAT SEKSI PERDAGANGAN DALAM NEGERI SEKSI SARANA PERDAGANGAN SEKSI PEMASARAN BID. KOPERASI &
UKM
BIDANG PROMOSI & PEMASARAN SUBBAG KEUANGAN SEKSI PROMOSI SUBBAG UMUM SUBBAG PROGRAM BIDANG PERDAGANGAN BIDANG INDUSTRI SEKSI PAMERAN SEKSI BINA USAHA
SEKSI SARANA & PERMODALAN SEKSI
KELEMBAGAAN & SDM
SEKSI TEHNOLOGI & PRODUKSI
SEKSI USAHA & PERMODALAN
SEKSI PERLINDUNGAN
KONSUMEN& METROLOGI SEKSI USAHA KECIL
& MENENGAH
UPT
JABATAN FUNGSIONAL
12
Tabel 2.1 Susunan Kepegawaian
NO JABATAN GOLONGAN JUMLAH PENDIDIKAN FORMAL JUMLAH
1 Struktural Gol.IV/c 1 S-2 1 Gol.IV/a 5 S-2 5 Gol.III/d 7 S-2 1 S-1 6 Gol.III/c 6 S-2 2 S-1 4 Jumlah 19 19 2 Staf Gol.III/d 1 S-1 1 Gol.III/c 2 S-1 2 Gol.III/b 10 S-2 1 S-1 2 SMA 7 Gol.III/a 8 S-1 8 Gol.II/c 1 D-3 1 Gol.II/b 5 D-1 1 SMA 2 SMP 2 Jumlah 27 27 3 Kontrak Tenaga Pemda - 7 S-1 2 D-3 2 D-2 1 SLTA 2 Jumlah 7 7
4 Kontrak Dinas Tenaga - 10 D-3 1
SLTA 7
SLTP 1
SD 1
Jumlah 10 10
5 Kebersihan Tenaga - 3 SMA 3
Jumlah 3 3
2.5 Visi dan Misi Instansi 2.5.1 Visi Instansi
Visi Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan telah mempertimbangkan dari berbagai aspek penting terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang telah diamanatkan oleh Pemerintah Kabupaten Lamongan. Adapun visi yang telah disepakati yaitu terwujudnya kesejahteraan masyarakat Lamongan melalui peningkatan sektor industri, perdagangan, koperasi dan usaha kecil menengah yang tangguh dan mandiri dengan dilandasi kebersamaan dan pemberdayaan masyarakat.
2.5.2 Misi Instansi
Sebagai perwujudan visi, misi yang diusung dan akan dilaksanakan pada tahun 2011-2015 sebagai berikut :
a. Meningkatkan dan mengembangkan teknologi mutu produk Industri Kecil dan menengah, perdagangan dan sistem distribusi barang dan jasa.
b. Memberdayakan Koperasi dan UKM menjadi pelaku ekonomi yang tangguh dan mandiri.
c. Meningkatkan dan memfasilitasi dukungan Permodalan kepada kelompok Industri Kecil dan menengah, Lembaga Koperasi dan UKM melalui kerja sama dan pola Kemitraan.
d. Meningkatkan kemampuan SDM Kelompok Industri Kecil, Perdagangan dan Koperasi dan UKM menjadi tenaga profesional.
BAB III LANDASAN TEORI
3.1 Dokumen
Dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan/organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. (Undang – Undang no. 88 tahun 1991 Pasal 1).
Dokumen digital merupakan setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara atau gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (Hariyanto, 2003).
3.2 Arsip
3.2.1 Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum”
yang artinya tempat untuk menyimpan. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971 pasal 1 mendefinisikan arsip sebagai berikut :
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Gie (1990:12) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan. Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling
ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan. Menurut Wursanto (1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali”.
3.2.2 Jenis Arsip
Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi diantaranya :
Menurut subjek atau isinya :
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan daftar gaji.
16
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
Menurut bentuk dan wujudnya:
a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.
b. Pita Rekaman c. Piringan hitam
d. Mikro film
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Cetakan mikro film tersebut disebut hard copy.
Menurut sifat kepentingannya :
a. Arsip non essensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain.
b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain : surat perintah jalan, surat keterangan pegawai, surat telegram, dan lain-lain.
c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain : surat keputusan (pengangkatan, pemindahan,pemberhentian), daftar sensus pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain. d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng,
disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain: akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk pegawai dan lain-lain.
18
Menurut fungsinya :
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya yaitu :
Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
Arsip in-aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
3.3 Sistem
3.3.1 Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan satu sasaran tertentu” (Mustakini,1999:1).
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi didalam sistem. Sedangkan pendekatan sistem
yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, menurut Gordon B. Davis sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” (Mustakini, 1999 :2).
3.3.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Mustakini (1999 : 3 - 5) suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan.
a. Komponen sistem
Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
b. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini menunjukkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
20
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk
mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan – bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengaolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan-laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
h. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem ini sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
22
3.4 Aplikasi
Menurut Dhanta (2009:32), aplikasi (application) adalah software yang dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu, misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel. Menurut Supriyanto (2005:117) Aplikasi adalah program yang memiliki aktivitas pemrosesan perintah yang diperlukan untuk melaksanakan permintaan pengguna dengan tujuan tertentu. Sedangkan menurut Simarmata (2006:22) aplikasi adalah program atau sekelompok program yang dirancang untuk digunakan oleh pengguna akhir (end
user).
3.5 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pengembangan sistem karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.
Analisis sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluai permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Mustakini, 1999:129).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:
1. Tahap perencanaan sistem 2. Tahap analisis sistem 3. Tahap perancangan sistem 4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen observasi, maupun sumber-sumber di luar lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah diidentifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya di gunakan. Dengan adanya perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sitem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut, dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang
24
satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan
output sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan maka kita perlu melihat kembali dari analisa sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat di ambil kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sebuah sistem. Ada 3 (tiga) metode yang umum digunakan untuk menggambarkan rancangan sistem, yaitu :
1. System Flow
2. Data Flow Diagram (DFD)
3. Entity Relarionship Diagram (ERD)
3.5.1 System Flow
System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fingsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Mustakini, 1998:10).