RANCANG BANGUN SISTEM APLIKASI PENGARSIPAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN PADA DINAS KOPERASI, INDUSTRI, DAN
PERDAGANGAN KABUPATEN LAMONGAN
Oleh :
Nama : Dedy Suhariyanto NIM : 08.41010.0034 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
ABSTRAKSI ... Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 5
2.1 Deskripsi Singkat Instansi ... 5
2.2 Tugas Pokok dan Fungsi ... 5
2.3 Struktur Organisasi ... 10
2.5 Visi dan Misi ... 13
2.5.1 Visi Instansi ... 13
2.5.2 Misi Instansi………….……….13
BAB III LANDASAN TEORI ... 14
3.1 Dokumen ... 14
3.2 Arsip ... 14
3.2.1 Pengertian Arsip ... 14
3.2.2 Jenis Arsip ... 15
3.3 Sistem ... 18
3.3.1 Definisi Sistem ... 18
3.3.2 Klasifikasi Sistem ... 19
3.4 Aplikasi ... 21
3.5 Analisa dan Perancangan Sistem ... 22
3.5.1 System Flow……….………. 24
3.5.2 Data Flow Diagram (DFD)….………... 24
3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD).………. 25
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 26
4.1 Perencanaan ... 26
4.2 Analisis Sistem ... 27
4.3.1 System Flow ... 30
4.3.2 Context Diagram ... 32
4.3.3 Data Flow Diagram ... 33
4.3.4 Conceptual Data Model ... 33
4.3.5 Physical Data Model ... 34
4.3.6 Desain Tabel ... 35
4.3.7 DesainInput / Output ... 39
4.4 Implementasi Sistem ... 50
4.4.1 Spesifikasi Perangkat ... 50
4.4.2 Penjelasan Program ... 51
BAB V PENUTUP ... 62
5.1 Kesimpulan ... 62
5.2 Saran... 62
DAFTAR PUSTAKA ... 63
LAMPIRAN ... 64
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Susunan Kepegawaian ... 12
Tabel 4.1 Struktur Tabel Satuan Kerja ... 35
Tabel 4.2 Struktur Tabel Detail Satker ... 35
Tabel 4.3 Struktur Tabel Lemari ... 36
Tabel 4.4 Struktur Tabel Pegawai ... 36
Tabel 4.5 Struktur Tabel Jabatan ... 37
Tabel 4.6 Struktur Tabel Dokumen ... 37
Tabel 4.7 Struktur Tabel Pangkat... 38
Tabel 4.8 Struktur Tabel Jenis Dokumen ... 38
Tabel 4.9 Struktur Tabel Detil ... 39
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Dinas KOPINDAG Kabupaten Lamongan ... 11
Gambar 4.1 Document Flow Penyimpanan Dokumen Kepegawaian ... 28
Gambar 4.2 Document Flow Peminjaman & Pencarian Dokumen Kepegawaian 29 Gambar 4.3 System Flow Penyimpanan Dokumen ... 30
Gambar 4.4 System Flow Peminjaman dan Pencarian Dokumen ... 31
Gambar 4.5 Context Diagram ... 32
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 0 ... 33
Gambar 4.7 Conceptual Data Model ... 34
Gambar 4.8 Physical Data Model ... 34
Gambar 4.9 Desain Form Login... 39
Gambar 4.10 Desain Form Utama ... 40
Gambar 4.11 Desain Form Master Satuan Kerja ... 40
Gambar 4.12 Desain Form Master Detail Satuan Kerja ... 41
Gambar 4.13 Desain Form Master Jabatan ... 42
Gambar 4.14 Desain Form Master Pangkat ... 42
Gambar 4.15 Desain Form Master User ... 43
Gambar 4.16 Desain Form Master Lemari ... 44
Gambar 4.17 Desain Form Master Jenis Dokumen ... 44
Gambar 4.19 Desain Form Master Pengawai ... 45
Gambar 4.20 Desain Form Master Dokumen ... 46
Gambar 4.21 Desain Form Pencarian Dokumen ... 47
Gambar 4.22 Desain Form Peminjaman Dokumen ... 47
Gambar 4.23 Desain Laporan Status Dokumen ... 48
Gambar 4.24 Desain Nota Dinas ... 49
Gambar 4.25 Desain Lampiran Berkas Dokumen ... 49
Gambar 4.26 Desain Laporan Dokumen per Lemari ... 50
Gambar 4.27 Form Login ... 51
Gambar 4.28 Form Utama... 52
Gambar 4.29 Form Master Jabatan ... 53
Gambar 4.30 Form Master Pangkat ... 53
Gambar 4.31 Form Master Satuan Kerja ... 54
Gambar 4.32 Form Master Detail Satuan Kerja... 54
Gambar 4.33 Form Master Pegawai... 55
Gambar 4.34 Form Master Jenis Dokumen ... 56
Gambar 4.35 Form Master Detail Jenis Dokumen... 56
Gambar 4.36 Form Master Lemari... 57
Gambar 4.37 Form Master Dokumen ... 57
Gambar 4.38 Form Pencarian ... 58
Gambar 4.41 Nota Dinas ... 60
Gambar 4.42 Lampiran Berkas Dokumen ... 60
Gambar 4.43 Laporan Dokumen Per Lemari ... 61
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Tutorial Penggunaan Aplikasi ... 64
Lampiran 2. Surat Balasan Instansi ... 70
Lampiran 3. Form KP-5 Acuan Kerja ... 71
Lampiran 4. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 72
Lampiran 5. Form KP-6 Log Perubahan ... 73
Lampiran 6. Form KP-7 Kehadiran Kerja Praktek ... 74
Lampiran 7. Kartu Bimbingan Kerja Praktek ... 76
Lampiran 8. Listing Program ... 78
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang sangat cepat membuat berbagai perusahaan maupun instansi-instansi harus mengikuti perkembangannya mengingat demi tercapainya pelayanan yang maksimal. Perkembangan teknologi juga mempengaruhi kinerja dan pola kerja karyawan dalam perusahaan bahkan dalam instansi pemerintahan.
Setiap instansi pemerintah harus mengelola dokumen elektronik sebagai sumber daya informasi yang berharga. Dokumen merupakan representasi riwayat organisasi secara eksplisit. Menurut peraturan perundangan disebutkan bahwa dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan/organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar (Undang – Undang no. 88 tahun 1991 Pasal 1).
2
struktural, tanda penghargaan dan dokumen kepegawaian lain yang terkait. Dokumen yang disimpan mencapai puluhan ribu menyebabkan proses pengarsipan dan pencarian dokumen membutuhkan waktu yang cukup lama, belum lagi dengan proses peminjaman dokumen yang masih dilakukan secara manual menyulitkan untuk pelacakan dokumen.
Dengan adanya masalah diatas, maka dibutuhkan suatu sistem aplikasi yang dapat membantu dalam melakukan pengarsipan dokumen. Sistem aplikasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dokumen yang diarsipkan. Dokumen – dokumen arsip yang sudah tertumpuk sangat banyak jika disimpan dalam dokumen digital akan menghemat ruang dan waktu, terutama dalam pencarian dokumen, dimana petugas hanya perlu menuliskan apa yang akan dicari. Diharapkan dengan adanya sistem aplikasi untuk pengarsipan ini dapat merubah sistem kinerja di dalam bagian arsip dan ekspedisi agar mempermudah dalam pengarsipan dokumen kepegawaian.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, maka dapat diperoleh perumusan masalah bagaimana membuat rancang bangun sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang dapat mempermudah dalam berbagai hal yaitu :
a. administrasi pengarsipan dokumen kepegawaian. b. pencarian dokumen.
1.3 Batasan Masalah
Ruang lingkup dari sistem pengarsipan yang dibahas meliputi beberapa hal, yaitu:
a. Dokumen yang diarsipkan adalah dokumen kepegawaian.
b. Aplikasi yang dibuat tidak mencakup proses pendigitalan dokumen.
1.4 Tujuan
Tujuan dari kerja praktek ini adalah terbentuknya sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian yang mampu membantu bagian arsip dinas koperasi, industri, dan perdagangan untuk mempermudah pengolahan dokumen-dokumen kepegawaian untuk diarsipkan secara komputerisasi.
1.5 Kontribusi
Kontribusi bagi instansi dari pembuatan sistem ini adalah pengolahan data dokumen kepegawaian dapat berlangsung dengan baik karena pencatatan, penyimpanan dan pengarsipan sudah dilakukan secara terkomputerisasi. Selain itu manfaat lainnya yaitu mempercepat dan mempermudah akses terhadap dokumen-dokumen kepegawaian yang telah diarsipkan.
1.6 Sistematika Penulisan
4
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah dan penjelasan permasalahan secara umum, rumusan masalah yang ingin diselesaikan, batasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan yang digunakan pada laporan kerja praktek ini.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Bab ini membahas tentang gambaran umum instansi, meliputi deskripsi singkat instansi, struktur organisasi dan deskripsi tugas setiap bagian yang ada di Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dalam penyelesaian laporan, yaitu teori tentang Dokumen, Arsip, dan Sistem.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Bab ini menjelaskan mengenai pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan pada saat kerja praktek di instansi terkait. Pekerjaan tersebut dijelaskan secara terperinci, diawali dengan analisa sistem, pembuatan rancangan sistem, struktur tabel implementasi sistem berupa capture dari setiap fungsional aplikasi pengarsipan
kepegawaian, serta evaluasi sistem aplikasi yang telah dibuat.
BAB V PENUTUP
2.1 Deskripsi Singkat Instansi
Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan yang terletak di Jalan Panglima Sudirman no. 94 Lamongan merupakan salah satu Dinas koperasi, industri, dan perdagangan di Provinsi Jawa Timur. Dinas ini mempunyai tugas melaksanakan kewenangan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di 5 bidang yaitu bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah (UKM), bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran dengan jumlah total pegawai 66 orang.
2.2 Tugas Pokok dan Fungsi
Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan berdasarkan ketentuan Pasal 48 peraturan daerah kabupaten Lamongan Nomor 03 tahun 2008 tentang organisai dan tata kerja dinas daerah kabupaten Lamongan mempunyai tugas melaksanakan kewenangan urusan pemerintahan daerah berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan di bidang sekretariat, bidang koperasi, usaha kecil dan menengah, bidang perindustrian, bidang perdagangan, dan bidang promosi dan pemasaran.
6
a. Bidang sekretariat
Bidang sekretariat mempunyai tugas menyelenggarakan urusan administrasi umum, perlengkapan, kerumahtanggaan, keuangan dan program.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bidang sekretariat mempunyai fungsi:
1. Pengelolaan administrasi umum
2. Pelaksanaan urusan kerumahtanggaan dan perlengkapan 3. Pelaksanaan urusan organisasi, tatalaksana dan kehumasan 4. Pelaksanaan urusan keuangan
5. Pelaksanaan urusan program
6. Pelayanan teknis administratif kepada kepala dinas dan semua satuan unit kerja di lingkugan dinas
7. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang sekretariat terdiri atas 3 sub bagian yaitu:
1. Sub bagian umum 2. Sub bagian keuangan 3. Sub bagian program
b. Bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang koperasi, usaha kecil dan menengah.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud bidang koperasi, usaha kecil dan menengah mempunyai fungsi:
1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah meliputi kelembagaan dan sumber daya manusia (SDM), usaha kecil dan menengah, usaha dan permodalan
4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang koperasi, usaha kecil dan menengah
5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang koperasi, usaha kecil dan menengah terdiri atas 3 sub bidang yaitu:
8
c. Bidang perindustrian
Bidang perindustrian mempunyai tugas melaksanakanpenyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang perindustrian.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang perindustrian mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang perindustrian
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang perindustrian 3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang perindustrian
meliputi teknologi dan produksi, sarana dan permodalan, serta bina usaha 4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang perindustrian
5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang perindustrian mempunyai fungsi terdiri atas 3 sub bidang yaitu: 1. Seksi teknologi dan produksi
2. Seksi sarana dan permodalan 3. Seksi bina usaha
d. Bidang perdagangan
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang perdagangan mempunyai fungsi :
1. Penyiapan bahan penyusunan program dan perumusan kebijakan teknis operasional perdagangan
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan perdagangan
3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan perdagangan meliputi perdaganagan dalam negeri, sarana perdagangan, perlindungan konsumen dan metrologi
4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan perdagangan
5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi, industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang perdagangan terdiri dari 3 sub bidang yaitu:
1. Seksi perdagangan dalam negeri 2. Seksi sarana perdagangan
3. Seksi perlindungan konsumen dan metrologi
e. Bidang promosi dan pemasaran
Bidang promosi dan pemasaran mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan strategis, koordinasi, pembinaan, pengendalian dan pemberian bimbingan teknis bidang promosi, pemasaran dan pameran.
10
1. Penyiapan bahan penyusunan proram dan perumusan kebijakan teknis operasional bidang promosi dan pemasaran
2. Penyiapan bahan koordinasi pengendalian pembinaan bidang promosi dan pemasaran
3. Penyiapan bahan pelaksanaan, pengendalian, pembinaan bidang promosi dan pemasaran, meliputi pemasaran dan pameran
4. Penyiapan bahan evaluasi dan pelaporan bidang promosi dan pemasaran 5. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas koperasi,
industri dan perdagangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi sebagaimana tersebut di atas pada bidang promosi dan pemasaran terdiri atas 3 sub bidang yaitu:
1. Seksi promosi 2. Seksi pemasaran 3. Seksi pameran
2.3 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi.
2.4 Jumlah Pegawai
Jumlah pegawai pada Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan seluruhnya sebanyak 66 orang, terdiri dari 40 orang pegawai laki-laki, 26 orang pegawai perempuan. Dari jumlah pegawai 66 orang terdapat tenaga honorer 20 orang. Susunan kepegawaian Dinas koperasi, industri, dan perdagangan Kabupaten Lamongan dapat dilihat pada tabel 2.1 :
KEPALA DINAS
BIDANG PROMOSI & PEMASARAN SEKSI BINA USAHA
SEKSI SARANA & PERMODALAN SEKSI
KELEMBAGAAN & SDM
SEKSI TEHNOLOGI & PRODUKSI
SEKSI USAHA & PERMODALAN
SEKSI PERLINDUNGAN
KONSUMEN& METROLOGI SEKSI USAHA KECIL
& MENENGAH
UPT
12
Tabel 2.1 Susunan Kepegawaian
NO JABATAN GOLONGAN JUMLAH PENDIDIKAN FORMAL JUMLAH
2.5 Visi dan Misi Instansi
2.5.1 Visi Instansi
Visi Dinas Koperasi, Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan telah mempertimbangkan dari berbagai aspek penting terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi yang telah diamanatkan oleh Pemerintah Kabupaten Lamongan. Adapun visi yang telah disepakati yaitu terwujudnya kesejahteraan masyarakat Lamongan melalui peningkatan sektor industri, perdagangan, koperasi dan usaha kecil menengah yang tangguh dan mandiri dengan dilandasi kebersamaan dan pemberdayaan masyarakat.
2.5.2 Misi Instansi
Sebagai perwujudan visi, misi yang diusung dan akan dilaksanakan pada tahun 2011-2015 sebagai berikut :
a. Meningkatkan dan mengembangkan teknologi mutu produk Industri Kecil dan menengah, perdagangan dan sistem distribusi barang dan jasa.
b. Memberdayakan Koperasi dan UKM menjadi pelaku ekonomi yang tangguh dan mandiri.
c. Meningkatkan dan memfasilitasi dukungan Permodalan kepada kelompok Industri Kecil dan menengah, Lembaga Koperasi dan UKM melalui kerja sama dan pola Kemitraan.
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1 Dokumen
Dokumen perusahaan/organisasi adalah data, catatan dan/atau keterangan
yang dibuat dan/atau diterima oleh perusahaan/organisasi dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun
terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
(Undang – Undang no. 88 tahun 1991 Pasal 1).
Dokumen digital merupakan setiap informasi elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital,
elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan dan/atau
didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas
pada tulisan, suara atau gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf,
tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti
atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya. (Hariyanto, 2003).
3.2 Arsip
3.2.1 Pengertian Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum”
yang artinya tempat untuk menyimpan. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun
1971 pasal 1 mendefinisikan arsip sebagai berikut :
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Gie (1990:12) arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
secara cepat diketemukan. Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan
bahwa kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan
dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum
dengan memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling
ini dipergunakan lemari, laci kabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu
yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan. Menurut Wursanto
(1991:13) “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali”.
3.2.2 Jenis Arsip
Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa segi
diantaranya :
Menurut subjek atau isinya :
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti laporan
16
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti daftar
riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran seperti
surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat permintaan
kebutuhan barang.
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan seperti
garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran, program
pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
Menurut bentuk dan wujudnya:
a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna
bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian atau
kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat, kuitansi, naskah berita
acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.
b. Pita Rekaman
c. Piringan hitam
d. Mikro film
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar dalam
ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Menurut sifat kepentingannya :
a. Arsip non essensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak
mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak penting). Contohnya antara
lain : Surat atau kartu undangan, pengumuman hari libur, memo atau nota
tentang hal-hal yang tidak penting, dan lain-lain.
b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih mempunyai
nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih
dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih disimpan antara 2 atau 3
tahun). Contohnya antara lain : surat perintah jalan, surat keterangan pegawai,
surat telegram, dan lain-lain.
c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum,
pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya. Apabila arsip ini
hilang maka sulit untuk mencari penggantinya karena masih diperlukan atau
dipergunakan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain :
surat keputusan (pengangkatan, pemindahan,pemberhentian), daftar sensus
pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan lain-lain.
d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen, langgeng,
disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain: akte pendirian
perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan
pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah (gedung), buku induk
18
Menurut fungsinya :
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat dibedakan menjadi 3 macam
menurut fungsi dan kegunaannya yaitu :
Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
kerja.
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.
Arsip in-aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
3.3 Sistem
3.3.1 Definisi Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu
yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut “Suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan satu sasaran tertentu”
(Mustakini,1999:1).
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, menurut Gordon B.
Davis sebagai berikut : “Sistem adalah kumpulan dari elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu” (Mustakini, 1999 :2).
3.3.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Mustakini (1999 : 3 - 5) suatu sistem mempunyai karakteristik
atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, batas
sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan
sasaran atau tujuan.
a. Komponen sistem
Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau
bagian-bagian dari sistem.
b. Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
menunjukkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem
20
c. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian
harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus
ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan
hidup dari sistem.
d. Penghubung sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu
subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya dengan melalui
penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukan sistem
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energi
yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah
energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem
mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi
informasi.
f. Keluaran sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
g. Pengolah sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan – bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang
jadi. Sistem akuntansi akan mengaolah data-data transaksi menjadi
laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan-laporan-laporan lain yang dibutuhkan manajemen.
h. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari
sistem ini sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
22
3.4 Aplikasi
Menurut Dhanta (2009:32), aplikasi (application) adalah software yang
dibuat oleh suatu perusahaan komputer untuk mengerjakan tugas-tugas tertentu,
misalnya Microsoft Word, Microsoft Excel. Menurut Supriyanto (2005:117)
Aplikasi adalah program yang memiliki aktivitas pemrosesan perintah yang
diperlukan untuk melaksanakan permintaan pengguna dengan tujuan tertentu.
Sedangkan menurut Simarmata (2006:22) aplikasi adalah program atau
sekelompok program yang dirancang untuk digunakan oleh pengguna akhir (end
user).
3.5 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu
pengembangan sistem karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi
permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem
yang telah berjalan.
Analisis sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluai permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya
(Mustakini, 1999:129).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat
kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem.
1. Tahap perencanaan sistem
2. Tahap analisis sistem
3. Tahap perancangan sistem
4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan
adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi
permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti
misalnya laporan-laporan, dokumen observasi, maupun sumber-sumber di luar
lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan
pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah diidentifikasi, dilanjutkan
dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem
yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya di gunakan. Dengan adanya
perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan
hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem
adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam
tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan
informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai,
karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum
hingga diperoleh sitem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut,
24
satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan
output sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan maka kita perlu
melihat kembali dari analisa sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat di ambil
kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan
sebuah sistem. Ada 3 (tiga) metode yang umum digunakan untuk menggambarkan
rancangan sistem, yaitu :
1. System Flow
2. Data Flow Diagram (DFD)
3. Entity Relarionship Diagram (ERD)
3.5.1 System Flow
System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fingsi yang melaksanakan atau bertanggung
jawab terhadap sub-sistem yang ada (Mustakini, 1998:10).
Terdapat berbagai bentuk symbol yang digunakan untuk merancang
sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation,
document, process, database, manual input, off-line storage, on-page reference,
3.5.2 Data Flow Diagram(DFD)
Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu
model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal
data dan kemana tujuan data yang keluar dari system, dimana data tersebut
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data
yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram meerupakan suatu metode pengembangan system
yang tersetruktur (structure analisys dan design). Penggunaan notasi dalam data
flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat
kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam
berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
Di dalam data flow diagram terdapat empat simbol yang digunakan yaitu
process, external entity, data store, dan data flow
3.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Proses reverse engineering terhadap suatu basis data menjadi suatu
kebutuhan bagi perancang basis data untuk mengetahui struktur dari sebuah basis
data. Struktur tersebut biasanya dimodelkan dalam bentuk Entity Relationship
Diagram (ERD).
ERD dibagi menjadi 2 macam yaitu: Conceptual Data Model (CDM),
dan Physical Data Model (PDM). Simbol-simbol yang sering digunakan yaitu
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Dalam kerja praktek pada bagian Sekretariat Dinas Koperasi, Industri, dan
Perdagangan Kabupaten Lamongan akan dibangun Rancang Bangun Sistem
Aplikasi Pengarsipan Dokumen Kepegawaian. Tahapan-tahapan yang
dilaksanakan dalam pembuatan Rancang Bangun Sistem Aplikasi Pengarsipan
Dokumen Kepegawaian menurut System Development Life Cycle (SDLC) adalah
sebagai berikut:
1. Perencanaan
2. Analisis Sistem
3. Desain Sistem
4. Implementasi Sistem
5. Uji Coba Sistem
6. Pengelolaan Sistem
Namun dalam kasus kerja praktek ini hanya membahas sampai
implementasi sistem.
4.1 Perencanaan
Tahapan awal dalam pembuatan Aplikasi ini adalah melakukan Survey dan
pengumpulan data, yaitu melalui wawancara secara langsung kepada petugas
bidang kesekretariatan yang menangani administrasi kepegawaian (Ibu Murtin
Rahayu) di Bagian Sekretariat Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan
langsung dari bagian sekretariat. Data-data yang telah diperoleh ini dapat
digunakan untuk membuat sistem dari Aplikasi Pengarsipan Dokumen
Kepegawaian.
4.2 Analisis Sistem
Dari hasil wawancara diatas, maka dapat diketahui sistem apa yang
dibutuhkan oleh Dinas Koperasi, Industri, dan Perdagangan Kabupaten Lamongan
untuk mengatasi permasalahan yang ada. Analisa kebutuhan sistem diambil
berdasarkan data yang diperoleh pada saat survey di Dinas Koperasi, Industri, dan
Perdagangan Kabupaten Lamongan
4.2.1 Document Flow
Document Flow menggambarkan proses yang ada kondisi yang terjadi
sekarang. Terdapat 2 proses yaitu penyimpanan dokumen dan pencarian dan
Gambar 4.1.Document Flow Penyimpanan Dokumen Kepegawaian.
Penyimpanan (pengarsipan) dokumen-dokumen kepegawaian dimulai dari
pegawai membawa semua dokumen yang terkait dengan kepegawaian, misalnya
ijazah, surat pengangkatan calon PNS (CPNS), surat pengangkatan PNS dan lain
lain. Dokumen-dokumen itu kemudian diserahkan ke bagian arsip. Oleh bagian
arsip dikumpulkan menjadi satu sesuai kepemilikan dan diberi nomer. Setelah itu
dokumen yang sudah terkumpul disimpan ke dalam map. Pada bagian depan map
tertulis nama, NIP dan bagian kerja. Penyimpanan hanya ditumpuk tanpa
disimpan di lemari penyimpanan.
Document Flow Penyimpanan Dokumen Kepegawaian
Gambar 4.2.Document Flow Peminjaman dan Pencarian Dokumen
Kepegawaian.
Proses peminjaman dokumen dilakukan oleh pegawai dari bidang
kesekretariatan yang menangani administrasi kepegawaian. Misal untuk kenaikan
pangkat dibutuhkan salinan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat, salinan Daftar
Penilaian Prestasi Kerja dalam 2 tahun terakhir dan lain lain. Peminjam meminta
dokumen yang dibutuhkan kepada bagian arsip. Disinilah kekurangan dari sistem
yang ada karena banyaknya dokumen dan penyimpanan tidak ditempatkan pada
lemari penyimpanan, maka pencarian lebih lama. Document Flow Pencarian dan Peminjaman Dokumen
4.3 Desain Sistem
Setelah analisa sistem selesai dilakukan, maka langkah selanjutnya adalah
perancangan sistem. Perancangan sistem yang digunakan adalah system flow,
context diagram, data flow diagram, conceptual data model, physical data model,
desain tabel dan desain input/output.
4.3.1 System Flow
Pada gambar System Flow sistem ini dijelaskan proses-proses yang terjadi
di dalam sistem yang dibuat :
Gambar 4.3.System Flow Penyimpanan Dokumen
System Flow Penyimpanan Dokumen
Penyimpanan dokumen pada sistem yang baru melibatkan pegawai, dan
bagian arsip. Pegawai menyerahkan dokumen kepada bagian arsip yang kemudian
dilakukan proses menginputkan Data dokumen kemudian disimpan ke dalam
database. Setelah dokumen telah terdaftar, dokumen-dokumen tersebut disimpan
ke dalam lemari penyimpanan sesuai data yang telah tersimpan di database.
Gambar 4.4. System Flow Peminjaman dan Pencarian Dokumen.
Proses peminjaman melibatkan pegawai dan bagian arsip. Pegawai
menyerahkan form peminjaman dokumen yang dibutuhkan. Sesuai dengan form
peminjaman, bagian arsip memproses peminjaman tersebut dimulai dengan Mengambil
n
System Flow Pencarian dan Peminjaman Dokumen
mencari dokumen yang dibutuhkan. Dari hasil yang terlihat di monitor, bagian
arsip mencari di lemari penyimpanan. Setelah menemukan dokumen fisiknya
maka bagian arsip menyerahkan dokumennya ke pegawai.
4.3.2 Context Diagram
Context diagram pada sistem aplikasi pengarsipan dokumen ini terdiri dari
3 external entity yaitu pegawai, bagian arsip dan kepala dinas yang menunjang
jalannya sistem.
Data Detail Satuan Kerja
Info Detail Satuan Kerja
Data Jenis Dokumen
Info Jenis Dokumen Data Dokumen
Data Pegawai Data Jabatan
Data Pangkat Data Satuan Kerja
Data Lemari Info Dokumen
Info Pegawai Laporan Dokumen Per Lemari
0
Sistem Aplikasi Pengarsipan Dokumen Kepegawaian Dinas
KOPINDAG Kab Lamongan
4.3.3 Data Flow Diagram
Pada DFD level 0 di bawah ini terdapat 3 sub proses yang merupakan
dekomposisi dari proses global. Keempat sub proses yaitu sub proses maintenance
data, sub proses pencarian dan peminjaman dan sub proses pembuatan laporan.
Selain itu terdapat 3 external entity dan 8 data store.
Info Detail Satuan Kerja
Data Detail Satuan Kerja Ambil Data Detail Satuan Kerja
Simpan Data Detail Satuan Kerja
Data Jenis Dokumen Info Jenis Dokumen
Ambil Data Jenis Dokumen
Simpan Data Jenis Dokumen Ambil Data Pegawai
Ambil Data Dokumen
Laporan Status Dokumen Laporan Dokumen Per Lemari
Info Pegawai
Ambil Data Satuan Kerja Ambil Data Lemari Ambil Data Pangkat
Simpan Data Jabatan Simpan Data Satuan Kerja Simpan Data Lemari
3 Data Satuan Kerja
4 Data Jabatan
8 Data Jenis Dokumen
9 Satuan KerjaData Detail
Gambar 4.6.Data Flow Diagram Level 0
4.3.4 Conceptual Data Model
Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database sistem aplikasi
pengarsipan dokumen yang terdiri dari lemari, dokumen, pegawai, jabatan,
Gambar 4.7.Conceptual Data Model
4.3.5 Physical Data Model
Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database sistem aplikasi
pengarsipan dokumen yang terdiri dari lemari, dokumen, pegawai, jabatan,
pangkat, jenis_dokumen, satuankerja, detail_satker dan detil.
ID_JABATAN = ID_JABATAN
ID_DETAIL_SATKER = ID_DETAIL_SATKER
ID_PANGKAT = ID_PANGKATNIP = NIP ID_JABATAN = ID_JABATAN
ID_JENIS_DOKUMEN = ID_JENIS_DOKUMEN ID_PANGKAT = ID_PANGKAT
NIP = NIP
4.3.6 Desain Tabel
a. Tabel SATUANKERJA
Primary Key : ID_SATKER
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data satuan kerja
Tabel 4.1 SATUAN KERJA
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_SATKER VARCHAR 50 Primary Key
BAGIAN_KERJA VARCHAR 100 Allow Null
b. Tabel DETAIL_SATKER
Primary Key : ID_DETAIL_SATKER
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data satuan kerja
Tabel 4.2 DETAIL SATKER
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_DETAIL_SATKER VARCHAR 50 Primary Key
SUB_BAGIAN_KERJA VARCHAR 100 Allow Null
c. Tabel LEMARI
Primary Key : ID_LEMARI
Foreign Key : -
Tabel 4.3 LEMARI
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_LEMARI VARCHAR 50 Primary Key
BLOK_LEMARI VARCHAR 50 Allow Null
NO_LETAK VARCHAR 50 Allow Null
d. Tabel PEGAWAI
Primary Key : NIP
Foreign Key : ID_SATKER, ID_JABATAN dan ID_PANGKAT
Fungsi : Menyimpan data pegawai
Tabel 4.4 PEGAWAI
Field Tipe Data Ukuran Constraint
NIP VARCHAR 50 Primary Key
ID_SATKER VARCHAR 50 Foreign Key
ID_JABATAN VARCHAR 50 Foreign Key
ID_PANGKAT VARCHAR 50 Foreign Key
NAMA_PEGAWAI VARCHAR 50 Allow Null
TEMPAT_LAHIR VARCHAR 50 Allow Null
TANGGAL_LAHIR DATE - Allow Null
JENIS_KELAMIN VARCHAR 50 Allow Null
PENDIDIKAN VARCHAR 50 Allow Null
ALAMAT VARCHAR 100 Allow Null
e. Tabel JABATAN
Primary Key : ID_JABATAN
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jabatan
Tabel 4.5 JABATAN
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_JABATAN VARCHAR 50 Primary Key
NAMA_JABATAN VARCHAR 50 Allow Null
f. Tabel DOKUMEN
Primary Key : ID_DOKUMEN
Foreign Key : ID_LEMARI dan NIP
Fungsi : Menyimpan data dokumen
Tabel 4.6 DOKUMEN
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_DOKUMEN VARCHAR 50 Primary Key
ID_LEMARI VARCHAR 50 Foreign Key
NIP VARCHAR 50 Allow Null
KETERANGAN LONG VARCHAR - Allow Null
FOTO_DOKUMEN LONG BINARY - Allow Null
STATUS_DOKUMEN VARCHAR 50 Allow Null
g. Tabel PANGKAT
Primary Key : ID_PANGKAT
Foreign Key : NIP
Fungsi : Menyimpan data pangkat
Tabel 4.7 PANGKAT
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_PANGKAT VARCHAR 50 Primary Key
NIP VARCHAR 50 Foreign Key
GOLONGAN VARCHAR 50 Allow Null
PANGKAT VARCHAR 50 Allow Null
h. Tabel JENIS DOKUMEN
Primary Key : ID_JENIS_DOKUMEN
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jenis dokumen
Tabel 4.8 JENIS DOKUMEN
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_JENIS_DOKUMEN VARCHAR 50 Primary Key
JENIS_DOKUMEN VARCHAR 50 Allow Null
i. Tabel DETIL
Primary Key : ID_JENIS_DOKUMEN dan ID_PANGKAT
Foreign Key : -
Tabel 4.9 DETIL
Field Tipe Data Ukuran Constraint
ID_PANGKAT VARCHAR 50 Primary Key
ID_JENIS_DOKUMEN VARCHAR 50 Primary Key
4.3.7 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai
acuan dalam membuat aplikasi.
a. Desain Form Login
Form login adalah form yang digunakan untuk masuk kedalam sistem.
Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9. Desain Form Login
b. Desain Form Utama
Form utama adalah form setelah user berhasil masuk ke dalam aplikasi.
Pada form ini terdapat menu file, master, cari dan laporan. Desain form utama
Gambar 4.10. Desain Form Utama
c. Desain Form Master Satuan Kerja
Form master satuan kerja adalah form yang digunakan untuk menyimpan
atau mengubah bagian kerja. Gambar dari desain form satuan kerja bisa dilihat
pada gambar 4.11
SATUAN KERJA SATUAN KERJA
BAGIAN KERJA
SIMPAN UBAH BATAL
ID_SATKER BAGIAN_KERJA
Satuan Kerja
d. Desain Form Master Detail Satuan Kerja
Form master detail satuan kerja adalah form yang digunakan untuk
menyimpan atau mengubah sub bagian kerja. Gambar dari desain form detail
satuan kerja bisa dilihat pada gambar 4.12.
DETAIL SATUAN KERJA
DETAIL SATUAN KERJA
BAGIAN KERJA
SUB BAGIAN KERJA
SIMPAN UBAH BATAL
ID_DETAIL_SATKER BAGIAN_KERJA Detail Satuan Kerja
SUB_BAGIAN_KERJA
Gambar 4.12 Desain Form Master Detail Satuan Kerja
e. Desain Form Master Jabatan
Form master jabatan adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau
mengubah jabatan. Gambar dari desain form master jabatan bisa dilihat pada
JABAT AN
JABAT AN
SUB BAGIAN KERJA
NAMA JABATAN
SIMPAN UBAH BATAL
SUB_BAGIAN_KERJA NAMA_JABATAN
Jabatan
Gambar 4.13 Desain Form Master Jabatan
f. Desain Form Master Pangkat
Form master pangkat adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau
mengubah pangkat pegawai. Gambar dari desain form master pangkat bisa dilihat
pada gambar 4.14
PANGKAT
PANGKAT
GOLONGAN
PANGKAT
SIMPAN UBAH BATAL
ID_PANGKAT GOLONGAN PANGKAT
Pangkat
g. Desain Form Master User
Form master data user adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau
mengubah data user. Gambar dari desain form master user bisa dilihat pada
gambar 4.15
USER
USER
USERNAME
NAMA
SIMPAN UBAH BATAL
USERNAME
User
PASSWORD
STATUS
NAMA PASSWORD STATUS
Gambar 4.15 Desain Form Master User
h. Desain Form Master Lemari
Form master lemari adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau
mengubah data user. Gambar dari desain form master user bisa dilihat pada
LEMARI
LEMARI
BLOK LEMARI
NOMER LEMARI
SIMPAN UBAH BATAL
BLOK_LEMARI NOMER_LEMARI LETAK_LEMARI Lemari
Gambar 4.16 Desain Form Master Lemari
i. Desain Form Master Jenis Dokumen
Form master jenis dokumen adalah form yang digunakan untuk
menyimpan atau mengubah data jenis dokumen. Gambar dari desain form master
jenis dokumen bisa dilihat pada gambar 4.17.
JENIS DOKUMEN
JENIS DOKUMEN
JENIS DOKUMEN
SIMPAN UBAH BATAL
ID_JENIS_DOKUMEN JENIS_DOKUMEN
Jenis Dokumen
HAPUS
j. Desain Form Master Detail Jenis Dokumen
Form master detail jenis dokumen adalah form yang digunakan untuk
menyimpan atau mengubah data detail jenis dokumen. Gambar dari desain form
master jenis dokumen bisa dilihat pada gambar 4.18
DETAIL JENIS DOKUMEN
DETAIL JENIS DOKUMEN
GOLONGAN
SIMPAN UBAH BATAL
GOLONGAN JENIS_DOKUMEN
Enter Text
JENIS DOKUMEN
Gambar 4.18 Desain Form Master Detail Jenis Dokumen
k. Desain Form Master Pegawai
Form master pegawai adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau
mengubah data pegawai. Gambar dari desain form master pegawai bisa dilihat
l. Desain Form Master Dokumen
Form master pangkat adalah form yang digunakan untuk menyimpan atau
mengubah data dokumen. Gambar dari desain form master dokumen bisa dilihat
pada gambar 4.20.
DOKUMEN
DOKUMEN
PEMILIK DOKUMEN
BAGIAN
JENIS DOKUMEN Option
Option
NAMA BAGIAN JENIS_DOKUMEN LETAK_DOKUMEN KETERANGAN
SIMPAN UBAH BATAL
Dokumen
CARI CETAK
Gambar 4.20 Desain Form Master Dokumen
m. Desain Form Pencarian Dokumen
Form pencarian adalah form yang digunakan untuk mencari dokumen.
Gambar 4.21 Desain Form Pencarian Dokumen
n. Desain Form Peminjaman Dokumen
Form peminjaman dokumen adalah form yang digunakan untuk meminjam
dokumen. Gambar dari desain form peminjaman dokumen bisa dilihat pada
gambar 4.22.
o. Desain Laporan Status Dokumen
Laporan status dokumen adalah laporan yang digunakan untuk
menampilkan status dokumen. Gambar dari desain laporan status dokumen bisa
dilihat pada gambar 4.23.
Gambar 4.23 Desain Laporan Status Dokumen
p. Desain Nota Dinas dan Lampiran Berkas Dokumen
Nota dinas digunakan sebagai pemberitahuan kepada pegawai yang belum
belum lengkap dokumen kepegawaiannya untuk segera melengkapi. Sedangkan
lampiran berisi data-data pegawai beserta dokumen-dokumen yang harus
dilengkapi. Gambar dari desain nota dinas bisa dilihat pada gambar 4.24
Gambar 4.24 Desain Nota Dinas
LAPORAN BERKAS DOKUMEN
NIP 198806022011011001 PEMILIK DOKUMEN IMAM HAMBALI BAGIAN SUB BAGIAN KEUANGAN STATUS DOKUMEN TIDAK LENGKAP
DOKUMEN HARUS DIKUMPULKAN DOKUMEN SUDAH DIKUMPULKAN
SURAT LAMARAN IJAZAH S1
IJAZAH SD KARTU KELUARGA
IJAZAH SMP IJAZAH SMA IJAZAH S1 KARTU KELUARGA
NIP 198824122011011001 PEMILIK DOKUMEN ADITYA BAGUS
BAGIAN SUB BAGIAN PERDAGANGAN STATUS DOKUMEN KOSONG
DOKUMEN HARUS DIKUMPULKAN DOKUMEN SUDAH DIKUMPULKAN
IJAZAH SD IJAZAH SMP IJAZAH SMA IJAZAH S1 KARTU KELUARGA
q. Desain Laporan Dokumen per Lemari
Laporan dokumen per lemari adalah laporan yang digunakan untuk
menampilkan isi dokumen tiap lemari. Gambar dari desain laporan dokumen per
lemari bisa dilihat pada gambar 4.26.
Gambar 4.26 Desain Laporan Dokumen per Lemari
4.4 Implemenatasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang aplikasi sistem aplikasi
pengarsipan dokumen kepegawaian. Penjelasan hardware/software pendukung
dan apa saja yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang features apa
saja yang ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan capture dari
aplikasi ini.
4.4.1 Spesifikasi Perangkat
Untuk jalannya aplikasi pengarsipan dokumen ini diperlukan hardware
dan software pendukung yaitu:
a. Hardware
- Pocessor 1 GHz Pentium 4 atau lebih
- RAM 1 GB atau lebih
- Kapasitas bebas pada hard disk 60 GB
b. Software
- Windows XP
- .NET Framework 2
- Microsoft SQL Server
4.4.2 Penjelasan Program
Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada
pada sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian pada Dinas Koperasi,
Industri dan Perdagangan Kabupaten Lamongan.
a. Form Login
Form login ini digunakan untuk memverifikasi pengguna yang akan
menggunakan aplikasi ini. Hanya user yang terdaftar yang bisa menggunakannya.
Hak akses pada aplikasi ini dibagi menjadi 2 yaitu admin dan operator.
Gambar 4.27 Form Login
b. Form Utama
Setelah melakukan login, pengguna aplikasi masuk ke menu utama. Menu
utama dari form utama yakni :
- Master yang terdiri dari pegawai, dokumen dan pengguna.
o Di dalam master pegawai terdapat menu jabatan, pangkat,
satuan kerja, detail satuan kerja dan pegawai.
o Di dalam master dokumen terdapat menu jenis dokumen, detail
jenis dokumen, lemari dan dokumen.
- Pencarian
- Laporan yang terdiri dari laporan status dokumen, nota dinas dan
laporan isi lemari.
Gambar 4.28 Form Utama
c. Form Master Jabatan
Form master jabatan digunakan untuk menyimpan atau mengubah nama
jabatan per bagian kerja. Setiap bagian kerja bisa memiliki banyak jabatan. Untuk
Gambar 4.29 Form Master Jabatan
d. Form Master Pangkat
Form master pangkat digunakan untuk menyimpan atau mengubah data
golongan dan pangkat. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.30.
e. Form Master Satuan Kerja
Form master satuan kerja digunakan untuk menyimpan dan mengubah
data bagian kerja. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.31.
Gambar 4.31 Form Master Satuan Kerja
f. Form Master Detail Satuan Kerja
Form ini digunakan untuk menyimpan dan mengubah sub bagian kerja
dari bagian kerja yang telah diisi pada form master satuan kerja. Untuk lebih
jelanya dapat dilihat pada gambar 4.32.
g. Form Master Pegawai
Form master pegawai digunakan untuk menyimpan dan mengubah data
pegawai. User bisa mengisi nama, tempat tanggal lahir, bulan dan tahun mulai
masuk menjadi CPNS, jenis kelamin, pendidikan terakhir, bagian kerja, jabatan,
pangkat, status dan alamat. Sedangkan NIP terisi secara otomatis dari inputan data
yang dimasukkan sebelumnya. NIP PNS sebanyak 18 digit yang terdiri dari 8
digit pertama untuk tahun, bulan dan tanggal kelahiran. Enam digit berikutnya
berasal dari tahun dan bulan masuk menjadi CPNS. Satu digit berikutnya untuk
jenis kelamin, 1 untuk laki-laki dan 2 untuk perempuan. Dan 3 digit terakhir untuk
nomer urut.
h. Form Master Jenis Dokumen
Form master jenis dokumen digunakan untuk menyimpan dan mengubah
data jenis dokumen. Untuk lebih jelanya dapat dilihat pada gambar 4.34.
Gambar 4.34 Form Master Jenis Dokumen
i. Form Master Detail Jenis Dokumen
Form master detail jenis dokumen digunakan untuk menyimpan dan
mengubah jenis dokumen untuk tiap golongan. Pada form ini terdapat isian
golongan dan jenis dokumen.
j. Form Master Lemari
Form ini digunakan untuk menyimpan dan mengubah data lemari. Pada
form ini terdapat isian blok lemari dan nomer lemari.
Gambar 4.36 Form Master Lemari
k. Form Master Dokumen
Form ini digunkan untuk menyimpan dan mengubah data dokumen. Pada
form ini terdapat isian pemilik dokumen, bagian, jenis dokumen, letak dokumen
dan keterangan. Selain itu gambar dari dokumen hasil scan bisa dimasukkan
untuk disimpan.
l. Form Pencarian
Form ini digunakan untuk mencari dokumen yang akan digunakan.
Pencarian bisa dilakukan berdasarkan nama pegawai, jenis dokumen, bagian, letak
dokumen dan status dokumen. Hasil pencarian akan tertampil pada datagridview
serta akan keluar gambar dari dokumen tersebut. Terdapat fasilitas cetak pada
kanan atas gambar.
Gambar 4.38 Form Pencarian
m. Form Peminjaman Dokumen
Form peminjaman dokumen adalah form yang digunakan untuk status
dokumen keperluan dokumen dipinjam.
n. Laporan Status Dokumen
Laporan status dokumen menampilkan status dokumen untuk tiap
pegawai. Laporan ini bisa menampilkan pegawai dengan status dokumen yang
tidak lengkap, lengkap ataupun kosong.
Gambar 4.40 Laporan Status Dokumen
o. Nota Dinas
Nota dinas ini memberitahukan kepada para pegawai di lingkungan dinas
yang dokumen kepegawaiannya belum lengkap untuk segera melengkapi. Nota
dinas ini ditujukan kepada kepala bidang di lingkungan dinas koperasi, industri
Gambar 4.41 Nota Dinas
p. Lampiran Berkas Dokumen
Lampiran berkas dokumen pada nota dinas digunakan untuk mengetahui
status dokumen tiap pegawai serta dokumen yang harus dikumpulkan dan
dokumen yang telah dikumpulkan.
q. Laporan Dokumen Per Lemari
Laporan ini digunakan untuk mengetahui dokumen yang terdapat di tiap
lemari. Isi laporan meliputi NIP, pemilik dokumen, bagian, jenis dokumen dan
status dokumen.
BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan sistem aplikasi pengarsipan
dokumen kepegawaian yang telah dilakukan dapat disimpulkan:
1. Dengan menggunakan sistem ini, semua dokumen yang masuk dapat tercatat
dengan baik.
2. Dengan menggunakan sistem ini, penempatan dokumen menjadi lebih teratur
sehinga pencarian dokumen menjadi lebih mudah dan cepat.
5.2 Saran
Untuk kedepannya sistem aplikasi pengarsipan dokumen kepegawaian ini
dapat dikembangkan menjadi web based. Selain itu dokumen elektronik yang
dapat disimpan bukan hanya gambar (hasil scan dokumen asli). Nantinya bisa
dikembangkan dapat menyimpan file pdf, word, excel dan dokumen elektronik
Anonim. Undang-Undang Republik Indonesia No. 7 Tahun 1971 Pasal 1 tentang
tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. Jakarta.
Anonim. 1991. Undang-Undang Republik Indonesia No. 88 Tahun 1991 Pasal 1
tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm
atau Media Lainnya dan Legalisasi. Jakarta.
Dhanta, Rizky. 2009. Pengantar Ilmu Komputer. Surabaya : Indah.
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Modern Liberty.
Hariyanto, Bambang. 2003. Sistem Pengarsipan dan Metode Akses. Bandung:
Informatika.
Kristanto, Andri. 2004. Perancagan Sistem dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gaya
Media.
Maulana, M.N. 1974. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bharata.
Mustakini, Jogiyanto Hartono. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi :
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Jogjakarta :
Andi.
Simarmata, Janner. 2006. Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi.
Yogyakarta : Andi.
Supriyanto, Aji. 2005. Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta : Salemba Empat.
Sutanta. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Graha Ilmu.
