Pada bab ini berisikan kesimpulan penelitian yang telah dilakukan terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran sehubungan dengan adanya kemungkinan pengembangan sistem pada masa yang akan datang.
LANDASAN TEORI
2.1 Arsip
Menurut Sugiarto (2005) arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani
mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata
tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan
dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang
dikatakan “Archief” mempunyai arti.
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik,
dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.
Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa Indonesia, mempunyai arti :
1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.
2. Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar hasil kegiatan,
statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan. Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal (1) yang mendefinisikan arsip sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam kadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
8
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan
atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.
Sedangkan menurut Gie (1996:12) Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan. Dari uraian diatas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud arsip adalah surat yang disimpan untuk kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan dengan mudah dan cepat.
2.2 Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang dipergunakan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen
(Sugiarto, 2005). Filing System berbeda dengan Record Management. Record
Management meliputi kegiatan planning, organizing, actuating dan controlling.
Agar record management dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka
harus berpedoman pada ciri penyelenggaraan rekod yang baik yaitu : a. Mengurus sedikit warkat/arsip
b. Warkat Yang Berkualitas c. Warkat Yang Selektif
d. Dapat menghemat biaya, tenaga, dan waktu
Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.
Sistem Kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat. Bagi lembaga, departemen atau perusahaan swasta yang tidak begitu luas, dapat pula menyelenggarakan susunan organisasi kearsipan dengan lebih sederhana dan mudah, dengan tidak mengurangi tugas penyelenggaraan kearsipan yang hemat dan cermat serta praktis.
Secara Umum Sistem kearsipan (Filing System) ada 5 cara yaitu:
1. Sistem Abjad (Alphabetical System) adalah sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan metode penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun nama dalam urutan nama-nama mulai dari A dampai dengan Z). Sistem abjad lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama organisasi, nama lokasi/tempat, nama benda dan masalah/subyek. Dalam menggunakan sistem abjad dibutuhkan mengindeks yaitu cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari sesuatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan. Contoh peraturan Mengindeks dalam Sistem Abjad:
a. Nama-nama Orang
a. Imam Ali diindeks menjadi Ali, Imam
b. Kwik Kian Gie diindeks menjadi Kwik, Kian, Gie
b. Mengindeks Badan/Organisasi/Perusahaan
a. PT Krakatau Steel diindeks menjadi Krakatau, Stell, PT b. Bank Mandiri diindeks menjadi Mandiri, Bank
10
c. Depdiknas diindeks menjadi Pendidikan, Nasional, Departemen
c. Mengindeks Nama Tempat/Daerah
a. Pekan Baru diindeks menjadi Pekan Baru
b. Propinsi Gorontalo diindeks menjadi Gorontalo, Propinsi
d. Mengindeks Nama Benda/barang
a. Sepeda Motor diindeks menjadi Sepeda, Motor b. Mesin Fax Sharp diindeks menjadi Sharp, Mesin Fax
e. Mengindeks Nama Masalah
a. Wajib Pajak diindeks menjadi Pajak, Wajib
b. Peraturan Pegawai diindeks menjadi Pegawai, Peraturan
2. Sistem Perihal/Masalah/Subyek (Subject System) disebut juga sistem masalah
merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok masalah surat. Sebelum menerapkan sistem subyek, terlebih dahulu harus disusun pedomannya yang dijadikan sebagai dasar penataan arsip pada tempat penyimpanannya. Pedoman tersebut disebut Pola Klasifikasi. Dalam penyusunan Pola Klasifikasi Kearsipan, unsur fungsi, struktur dan masalah saling menunjang satu dengan lainnya. Unsur fungsi yang tercermin dalam kegiatan operasional dapat dijadikan sebagai dasar untuk menyusun klasifikasi kearsipan. Klasifikasi kearsipan disusun berjenjang:
Main Subject/Masalah Pokok (Primer)
Sub Subject/Sub Masalah Pokok (Sekunder) Sub sub Subject /Masalah kecil (Tertier)
Ketiga hubungan diatas mempunyai hubungan logis dan sistematis satu sama lainnya. Misalnya kelompok Kepegawaian harus terdapat masalah yang berhubungan dengan kepegawaian saja, seperti di bawah ini:
Kepegawaian (Primer)
Pengadaan (Sekunder) Lamaran (Tertier) Test (Tertier)
Pengangkatan (Tertier)
3. Sistem Nomor (Numerical System) adalah suatu sistem penataan arsip
berdasarkan nomor-nomor kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip. Dalam Sistem nomor terdapat beberapa variasi, antara lain sistem nomor
menurut Dewey, sistem nomor menurut Terminal Digit, Middles Digit,
Soundex System, Duplex-Numeric dan Straight-Numeric. Sistem Nomor yang
umum digunakan adalah sistem Nomor Decimal Dewey (Dewey Decimal
Classification) atau Universal Decimal Classification (UDC) yang
mengelompokkan semua subyek yang mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan manusia ke dalam suatu susunan yang sistematis dan teratur. Sistem ini biasa digunakan di Perpustakaan untuk penempatan buku-buku dan
pembuatan Call Number.
4. Sistem Tanggal (Chronological System) yaitu sistem penyimpanan surat yang
didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat ke luar). Dalam suatu surat biasanya ada 3 tanggal terdiri dari
12
2.3 Sistem Informasi
Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Menurut Herlambang (2004:21), data adalah fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat mempunyai arti, data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi. Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh penggunanya.
Sistem informasi Manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem dengan penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara matang sehingga akan menghasilkan informasi yang baik. Informasi yang dikeluarkan berupa laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan melalui beberapa proses sistem informasi seperti pengumpulan data, pemrosesan data dan sampai menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan tujuan akhir dari sistem informasi yang dikerjakan (McLeod & Schell 2008).
2.4 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “Retention” yang berarti
menyimpan. Retensi arsip berarti Jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat
sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979. Setiap arsip ditentukan retensinya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip. Dalam membuat Jadwal Retensi Arsip setidaktidaknya berisi informasi mengenai jenis arsip, jangka simpan dan keterangan. Penentuan model Jadwal Retensi Arsip terbuka luas, sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing, dalam hal ini dapat dilakukan pembuatan Jadwal Retensi Arsip yang lebih rinci misalnya menyangkut jangka simpan aktif, inaktif dan lainlain.
Jadwal Retensi Arsip merupakan hasil keputusan pimpinan instansi untuk menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai kebutuhan hukum yang berlaku (Sugiarto, 2005). Dengan demikian juga menjamin akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan hukum bagi petugas arsip/arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di masing-masing instansi/perusahaan.
2.5 Model Pengembangan
Model pengembangan yang digunakan pada rancang bangun sistem ini
adalah menggunakan Iterative Waterfall Model. Iterative waterfall model sendiri
adalah pengembangan dari waterfall model. Waterfall model sendiri adalah alur
pengembangan sistem dimulai dari planning, analysis, design, implementation,
operation & maintenance. Waterfall model dirancang agar alur pengembangan
14
untuk menambahkan fitur-fitur baru apabila ada permintaan baru dari user
(Pressman, 2008). Dalam pengembangan software yang sesungguhnya hal itu
sangatlah sulit diterapkan karena dalam perjalanannya, pengembangan software
pasti akan membutuhkan perubahan entah dari segi desain ataupun dari segi
perancangan. Maka dari itu, waterfall model dikembangkan lagi menjadi iterative
waterfall model yang memungkinkan developer untuk mendesain ulang dan
merencanakan ulang pengembangan sistem dengan syarat perubahan tidak sampai
mengubah tujuan utama dibuatnya sistem. Gambar dari iterative waterfall model
dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Iterative Waterfall Model
(Sumber: Mall, 2009: 41)
2.6 Analisis Dan Perancangan sistem
Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pengembangan sistem karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi
permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.
Analisis sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluai permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Hartono, 2005).
Analisis yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan menyebabkan gagalnya penyusunan sebuah sistem (Hartono, 2005).
Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:
1. Tahap perencanaan sistem
2. Tahap analisis sistem
3. Tahap perancangan sistem
4. Tahap penerapan sistem
5. Membuat laporan dari hasil analisa
Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.
16
Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen observasi, maupun sumber-sumber di luar lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah di identifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.
Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya di gunakan. Dengan adanya perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.
Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sitem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut,
dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang
satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan
output system, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.
2.7 System Flow
System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fingsi yang melaksanakan atau bertanggung
jawab terhadap sub-sistem yang ada (Hartono, 2005:10).
2.8 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu
model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem
yang terstruktur (structure analisys dan design). Penggunaan notasi dalam data
flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
2.9 Entity Relationship Diagram (ERD)
Pengertian ERD menurut James A. Hall (Hall, 2007) adalah “ERD adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antar entitas dalam sebuah sistem”.
Ada dua komponen utama pembentuk Model Entity Realtionship menurut
Fathansyah, yaitu Entitas (Entity) dan Relasi (Relation). Entitas adalah individu
yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain, serta Atribut yang mendeskripsikan karakteristik (properti) dari Entitas tersebut.
18
Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa ERD (Entity
Relationship Diagram) adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antar entitas dalam sebuah sistem yang mewakili suatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain.
Menurut Fathansyah, ada tiga macam key yang dapat diterapkan pada suatu tabel, yaitu :
1. Super key merupakan satu atau lebih atribut (kumpulan atribut yang dapat membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.
2. Candidate key merupakan kumpulan atribut minimal yang dapat
membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.
3. Primary key merupakan salah satu Candidate Key yang lebih sering (lebih natural) untuk dijadikan sebagai acuan, key tersebut lebih ringkas dan
jaminan keunikan key tersebut lebih baik, sehingga dipilih sebagai Primary
Key.
2.10 Database Management System
Database management System (DMBS) merupakan kumpulan file yang
saling berkaitan dengan program pengelolanya. DBMS adalah satu set program
yang mengontrol pembuatan, pengaturan, dan penggunaan database. Semua
pengaturan ini dilakukan oleh Database Administrator (Kristanto, 2004).
Bahasa yang ada pada DBMS :
Skema basis data dibuat dengan menggunakan ekspresi satu bahasa khusus yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang
disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.
2. Data Manipulation language (DML)
Bahasa yang digunakan untuk mengakses dan memanipulasi data yang ada di
dalam database.
Fungsi dasar DBMS : 1. Data Definition
DBMS harus dapat melakukan pendifinisian data.
2. Data Manipulation
DBMS harus dapat melakukan perubahaan/manipulsasi data pada database.
3. Data Security and Integrity
DBMS dapat memeriksa kemanan dan integritas sesuai yang ditentukan oleh DBA.
4. Data recovery and Concurrency
DBMS harus dapat melakukan penanganan terhadap data-data yang hilang
akibat kesalahan sistem, kerusakan harddisk, dan lain sebagainya. DBMS
juga juga harus menjaga concurrency yakni dimana ketika database diakses
lebih dari 1 user.
5. Data Dictionary
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisis Masalah
Langkah awal dalam pembuatan sistem adalah mengidentifikasi permasalahan yang ada sebagai dasar untuk membuat sebuah solusi yang disajikan dalam bentuk aplikasi.
Langkah identifikasi dilakukan dengan cara observasi dan wawancara ke RSBS, sehingga bisa dilakukan tindakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Hasil observasi dan wawancara dengan ibu Risma selaku sekretaris di RSBS, menceritakan bahwa bagian sekretaris selama ini tidak memiliki sistem yang baku untuk mengolah dan memanajemen arsip yang terdapat pada RSBS, semua kegiatan pengarsipan dilakukan secara semi komputerisasi dan peranan komputer hanya sebatas pada pembuatan arsip. Pada proses manajemen arsip yang yang kini berjalan di RSBS terdapat beberapa proses, yang pertama yaitu input arsip masuk yang diawali dari satpam yang menerima arsip masuk dari instansi luar yang kemudian dilanjutkan kepada sekretaris. Sedangkan arsip keluar berasal dari permintaan oleh karyawan kepada sekretaris. Setelah arsip masuk atau arsip keluar diterima oleh sekretaris kemudian arsip akan dicek kelengkapannya dan disimpan oleh sekretaris. Pada proses peminjaman arsip diawali dari karyawan yang memberikan permintaan peminjaman arsip kepada sekretaris, kemudian sekretaris akan melakukan pencarian pada lemari penyimpanan arsip, setelah arsip
ditemukan sekretaris mengecek status arsip telah selesai di disposisikan atau belum karena hanya arsip yang telah selesai di disposisikan yang dapat dipinjam oleh karyawan, mengecek waktu peminjaman dan mengecek keterangan peminjaman. Apabila syarat dan ketentuan arsip telah terpenuhi maka sekretaris akan menyerahkan arsip yang akan dipinjam kepada karyawan yang bersangkutan. Proses yang terakhir yaitu proses pendisposisian arsip, proses ini diawali dari unit kerja yang akan mendisposisikan arsip, pertama unit kerja membuat keputusan hasil arsip masuk yang telah diterima dari sekretaris dan hasil dari arsip masuk dituliskan pada nota disposisi yang kemudian didisposisikan
beserta arsip masuk tersebut. Berikut pada gambar 3.1 alur manual (document
flow) yang terdapat pada RSBS untuk menangani arsip masuk dan arsip keluar di
RSBS.
Document Flow Manajemen Arsip
Satpam Sekretaris Pegawai Unit kerja
Arsip masuk yang telah dicek Menerima
arsip masuk
Arsip masuk Arsip masuk
Pengecekan surat masuk &
surat keluar Start Arsip masuk Arsip keluar Membuat arsip keluar Arsip keluar Permintaan arsip keluar Permintaan peminjaman arsip Pencarian arsip Pengecekan arsip sudah disposisi? Mengecek waktu peminjaman Mengecek keterangan peminjaman Arsip pinjam (acc) Ya Menyerahkan arsip Arsip (pinjam) Konfirmasi pengembalian arsip Arsip (kembali) Finish 1 n arsip masuk 1
Membuat keputusan hasil arsip masuk Mengisi nota disposisi Nota disposisi Mendisposisikan surat Tidak
22
Dari alur manual (document flow) diatas dapat terlihat beberapa kendala
pada proses manajemen arsip di RSBS, yaitu:
1. Proses input arsip masuk dan arsip keluar, pada proses ini sekretaris melakukan
input data arsip masuk dan arsip keluar masih secara manual, belum ada penyimpanan data arsip digital dan masih belum tersedia tempat penentuan lokasi penyimpanan arsip sehingga sering terjadi kerusakan dan kehilangan arsip.
2. Proses disposisi arsip, pada proses disposisi arsip sekretaris mendisposisikan
arsip dan nota disposisi kepada unit kerja yang bersangkutan dengan cara memberikan satu persatu kepada unit kerja yang bersangkutan secara bergantian, sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pendisposisian arsip.
3. Proses peminjaman dan pengembalian arsip, pada proses ini sekretaris sering
mengalami kesulitan dalam menangani transaksi peminjaman dan
pengembalian arsip, sehingga sekretaris tidak mengetahui posisi arsip, sedang dipinjam atau telah dikembalikan.
4. Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pada RSBS belum terdapat proses peretensian
arsip, sehingga terjadi penumpukan arsip karena sekretaris tidak mengetahui arsip yang masih aktif atau telah nonaktif.
5. Laporan arsip, pada RSBS belum terdapat laporan arsip sehingga sekretaris dan
direktur tidak mengetahui tentang arus masuk keluar arsip, laporan peminjaman pengembalian arsip dan laporan retensi arsip.
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan analisis permasalahan dapat diperoleh bahwa permasalahan yang dihadapi RSBS adalah kesulitan dalam pencarian dokumen yang mengakibatkan pendistribusian arsip menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan mengetahui masa kadaluwarsa arsip, dan juga terdapat kendala dalam mengelola peminjaman dan pengembalian arsip. Dengan penerapan sistem informasi manajemen arsip ini, diharapkan dapat menghasilkan informasi-informasi yang dapat membantu sekretaris dalam pendukung pengambilan keputusan terkait pengelolaan arsip pada RSBS.
Sistem informasi manajemen pada RSBS ini akan melibatkan beberapa pengguna didalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi pendataan jemaat berbasis web ini beserta kebutuhannya :
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang dihasilkan
1 Sekretaris 1. Sekretaris mampu
menginputkan arsip masuk dan keluar menjadi data digital.
2. Sekretaris mampu
menentukan lokasi, media dan sarana penyimpanan arsip.
3. Sekretaris mampu
melakukan disposisi secara komputerisasi.
4. Sekretaris dapat
mengetahui dimana arsip terdisposisi.
5. Sekretaris mampu
menangani peminjaman dan pengembalian arsip secara komputerisasi.
6. Sekretaris dapat
1. Data arsip digital.
2. Lokasi media dan
sarana penyimpanan arsip.
3. History disposisi
arsip
4. Data arsip aktif dan
arsip inaktif. 5. Laporan keluar masuk arsip. 6. Laporan peminjaman dan pengembalian arsip. 7. Laporan perentesian arsip.
24
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang dihasilkan
mengetahui dimana posisi arsip yang
dipinjam dan siapa yang meminjam. 7. Sekretaris dapat menentukan jadwal retensi (masa kadaluwarsa) arsip. 8. Sekretaris mampu melakukan peretensian arsip
2 Karyawan 1. Karyawan mampu
melakukan peminjaman dan pengembalian arsip secara komputerisasi.
2. Karyawan dapat
mengetahui arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikembalikan. 3. Karyawan mampu melakukan pendisposisian secara komputerisasi 4. Karyawan dapat
mengetahui arsip apa saja yang pernah didisposisikan. 1. History peminjaman dan pengembalian arsip. 2. History disposisi arsip
3 Direktur 1. Direktur dapat
mengakses laporan keluar masuk arsip secara
periodik.
2. Direktur dapat
mengakses laporan jumlah peminjaman dan pengembalian arsip secara periodik. 3. Direktur dapat mengakses laporan perentesian dokumen secara periodik.
Terdapat beberapa pengguna sistem didalam Sistem Informasi