TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web pada Rumah Sakit Bedah Surabaya.

(1)

ARSIP BERBASIS WEB PADA RUMAH SAKIT BEDAH

SURABAYA

TUGAS AKHIR

Nama : RIZKI ALFIASCA P.

Nim : 08.41010.0341

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

(2)

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

BERBASIS WEB PADA RUMAH SAKIT BEDAH SURABAYA

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Sarjana

Oleh:

Nama : Rizki Alfiasca P.

NIM : 08.41010.0341

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

(3)

Arsip merupakan dokumen penting di Rumah Sakit Bedah Surabaya

(RSBS) karena mendukung dalam pengambilan keputusan. Mengingat pentingnya

arsip yang merupakan dokumen penting di RSBS maka arsip tidak boleh rusak,

tidak boleh hilang dan harus didistribrusikan tepat waktu kepada departemen yang

dituju. Kondisi di RSBS masih sering terjadi kerusakan arsip, kehilangan arsip

dan ketidaktepatan waktu pendistribusian arsip.

Untuk mengatasi permasalahan diatas, maka arsip perlu diubah menjadi

data digital untuk meminimalkan kerusakan arsip, kehilangan arsip dan

ketidaktepatan waktu pendistribusian arsip kepada departemen yang dituju.

Dengan adanya kebutuhan tersebut maka perlu dibuat sistem informasi

manajemen arsip berbasis web di RSBS. Tahapan pembuatan sistem informasi

manajemen arsip ini diawali dengan melakukan wawancara, membuat desain,

melakukan proses coding, dan mengujicoba sistem.

Sistem informasi manajemen arsip yang dibuat telah diujicobakan kepada

sepuluh pengguna dengan kuesioner dan pengujian sistem informasi secara

langsung. Berdasarkan hasil kuesioner dan uji coba, sistem informasi manajemen

arsip diperoleh skor 92% yang berarti aplikasi berada dalam range “Sangat

Memuaskan” sehingga telah dipastikan sistem informasi ini dapat memenuhi

kebutuhan di RSBS dan juga dapat berjalan dengan baik.

Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen Arsip, Sistem Kearsipan, Manajemen

Arsip.

(4)

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

KATA PENGANTAR ... vii

DAFTAR ISI ... ix

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xvi

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 4

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II LANDASAN TEORI ... 7

2.1 Arsip ... 7

2.2 Sistem Kearsipan ... 8

2.3 Sistem Informasi ... 12

2.4 Jadwal Retensi Arsip (JRA) ... 12

2.5 Model Pengembangan ... 14

2.6 Analisis Dan Perancangan Sistem ... 14

(5)

2.8 Data Flow Diagram (DFD) ... 17

2.9 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 17

2.10Database Management System……… 18

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM..……….. 20

3.1 Analisis Masalah ... 20

3.2 Analisis Kebutuhan ... 23

3.3 Perancangan Sistem ... 25

3.3.1 Alur Sistem ... 26

3.3.2 Data Flow Diagram ... 29

3.3.3 Entity Relationship Diagram ... 37

3.3.4 Struktur Database ... 38

3.3.5 Desain Interface ... 50

3.3.6 Desain Uji Coba ... 84

3.3.7 Desain Kuesioner……… 93

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI... 94

4.1Implementasi Sistem ... 94

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 94

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 95

4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem.. ... 95

4.2 Uji Coba ... 96

4.2.1 Uji Coba Sistem ... 96

4.2.2 Uji Coba Pengguna ... 143

4.3 Evaluasi………... 146

(6)

BAB V PENUTUP ... 147

5.1 Kesimpulan ... 147

5.2 Saran ... 148

DAFTAR PUSTAKA ... 149

(7)

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Rumah Sakit Bedah Surabaya (RSBS) merupakan rumah sakit yang

menangani bidang operasi atau pembedahan. Salah satu aspek yang sangat vital

untuk menunjang kegiatan harian pada RSBS adalah surat menyurat. Kegiatan

pengarsipan seperti pencatatan surat masuk dan surat keluar, penyimpanan

dokumentasi, penentuan arsip kadaluwarsa membutuhkan pengolahan dan

manajemen yang baik dan efisien, agar kegiatan operasional dapat berjalan

dengan baik.

Menurut Hadiwardoyo (1999:6) setidaknya ada 4 fungsi sistem kearsipan

yaitu (1) sebagai memori kolektif instansi (corporate memory), (2) sebagai

penyedia data atau informasi bagi pengambilan keputusan (decisions making), (3)

sebagai bahan pendukung proses pengadilan (litigation support), dan (4)

penyusutan berkas kerja (retention). Dari uraian tersebut terlihat betapa penting

fungsi sistem kearsipan sehingga tidak dapat dilepaskan dari kegiatan sehari-hari

pada institusi, perusahaan perkantoran, tidak terkecuali rumah sakit yang semakin

hari arsip serta dokumennya selalu bertambah jumlahnya.

Kegiatan pengarsipan pada RSBS masih dilakukan secara semi

komputerisasi (Survei awal pada tanggal 3 Mei 2012). Dalam hal ini peranan

komputer hanya sebatas pada pembuatan surat, sehingga sering sekali dokumen

tidak tertata rapi, rusak atau hilang misalnya, pada saat dokumen dibutuhkan

untuk ditinjau kembali, karyawan sulit menemukan dokumen tersebut, dan

(8)

2

mengakibatkan pendistribusian surat atau dokumen kepada yang bersangkutan

tidak tepat waktu. Hal ini bertentangan dengan fungsi kearsipan sebagai memori

kolektif instansi (corporate memory), dan sebagai penyedia data atau informasi

bagi pengambilan keputusan (decisions making) yang telah dijelaskan di atas.

Masalah lain yang terdapat pada RSBS yaitu belum terdapat penentuan arsip atau

dokumen yang telah memasuki masa kadaluwarsa, hal ini juga bertentangan

dengan fungsi kearsipan menurut Sauki yaitu sistem kearsipan terdapat

penyusutan berkas kerja (retention). Selain itu RSBS juga membutuhkan sistem

kearsipan yang aman serta mudah diakses untuk mendukung kegiatan pengarsipan

di RSBS tersebut.

Saat ini RSBS sudah memiliki infrastruktur dan fasilitas teknologi

informasi untuk mendukung kegiatan operasional yang terdapat pada RSBS, akan

tetapi perangkat keras yang ada spesifikasinya tidak sesuai dengan perangkat

lunak generasi 4GL, misalnya Visual Basic yang merupakan pemrograman visual

yang berbasis desktop. Bahasa pemrograman berbasis desktop masih

menggunakan arsitektur stand alone sehingga semua kegiatan pemrosesan

informasi berlangsung pada komputer itu sendiri. Dengan demikian sistem

informasi yang akan dibuat harus memperhatikan keterbatasan tersebut sehingga

pada penelitian ini akan dibuat sistem informasi kearsipan berbasis web.

Saat ini telah tersedia salah satu sistem kearsipan dari pemerintah yang

disebut dengan “GARIS (Government Archive Information System)” atau "Sistem

Informasi Kearsipan (SIMARSIP)". Dengan menerapkan konsep paperless,

sistem informasi ini diharapkan dapat menggantikan sistem pengarsipan manual

(9)

menggantikan laporan dalam bentuk aplikasi dan laporan elektronik. Tetapi masih

terdapat kekurangan-kekurangan yang terdapat pada sistem informasi tersebut,

misalnya belum terdapat tata letak kearsipan dan penentuan masa kadaluwarsa

arsip dan dokumen.

Dengan adanya kebutuhan pengarsipan pada RSBS yang belum dapat

dipenuhi oleh SIMARSIP, maka perlu dibuatnya sistem informasi manajemen

arsip berbasis web yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar menghasilkan

informasi yang relevan dan berguna, dapat menentukan masa kadaluwarsa arsip,

serta dapat memudahkan dalam mengakses dan pendistribusian arsip atau

dokumen secara cepat dan aman.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan

sebagai berikut:

a. Bagaimana membangun sistem informasi manajemen arsip yang dapat

menggantikan sistem semi komputerisasi yang belum sesuai dengan

kebutuhan pada RSBS?

b. Bagaimana sistem informasi manajemen arsip dapat mengelola arsip sehingga

tidak terjadi kerusakan dan kehilangan data atau arsip penting?

c. Bagaimana sistem informasi dapat mendistribusikan surat atau dokumen

secara tepat waktu?

d. Bagaimana rancang bangun sistem informasi manajemen arsip dapat

(10)

4

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan-batasan masalah yang digunakan dalam penelitian ini

adalah:

a. Rancang bangun sistem informasi manajemen arsip berbasis web dibuat

berdasarkan proses bisnis yang ada.

b. Dokumen yang dapat ditangani oleh sistem informasi ini yaitu .pdf

c. Laporan yang dapat ditampilkan pada rancang bangun sistem informasi arsip

ini yaitu laporan arsip yang masuk dan yang keluar pada periode tertentu,

informasi jumlah surat masuk dan surat keluar, laporan retensi dokumen,

laporan peminjaman dokumen.

d. Rancang bangun sistem informasi ini memiliki fasilitas dapat melakukan

penelusuran surat masuk dan surat keluar.

e. Sistem informasi ini berbasis web intranet.

1.4 Tujuan

Berdasarkan perumusan masalah diatas dapat diperoleh tujuan dalam

pembuatan tugas akhir ini, yaitu menghasilkan sistem informasi manajemen arsip

yang sesuai dengan proses bisnis pada RSBS.

1.5 Manfaat

Berdasarkan tujuan dibuatnya rancang bangun sistem informasi

manajemen arsip berbasis web ini maka didapatkan beberapa manfaat sebagai

(11)

a. Memberikan kemudahan bagi pengolahan, akses dan distribusi arsip sehingga

dapat meningkatkan nilai informasi dan mengoptimalkan, memperlancar dan

meningkatkan kinerja pada RSBS.

b. Meminimalkan kehilangan dan rusaknya data-data atau dokumen - dokumen

penting.

c. Dapat mendistribusikan surat atau dokumen kepada yang bersangkutan secara

tepat waktu.

d. Dapat menentukan surat atau dokumen yang telah memasuki masa

kadaluwarsa.

1.6 Sistematika Penulisan

Di dalam penulisan Tugas Akhir ini secara sistematika diatur dan disusun

dalam 5 (lima) bab, yaitu:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan

masalah serta batasan terhadap masalah yang akan dibahas, tujuan dari

pembahasan masalah yang diangkat, dan sistematika penulisan laporan

tugas akhir ini.

BAB I : LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas mengenai teori-teori yang berkaitan dengan

Manajemen Arsip, diantaranya yaitu penjelasan tentang Arsip, Sistem

Kearsipan, Sistem Informasi, Website, Analisis dan Perancangan

Sistem, System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship

(12)

6

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini berisi uraian tentang Rumah Sakit Bedah Surabaya

(RSBS) serta penjelasan mengenai analisa dan perancangan sistem

untuk membuat Sistem Informasi Mananjemen Arsip Berbasis Web

yang meliputi tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan

maintenance.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Dalam bab ini dijelaskan tentang evaluasi dari sistem yang dibuat,

proses implementasi dari perangkat lunak yang telah melalui tahap

evaluasi.

BAB V : PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan penelitian yang telah dilakukan

terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran

sehubungan dengan adanya kemungkinan pengembangan sistem pada

(13)

LANDASAN TEORI

2.1 Arsip

Menurut Sugiarto (2005) arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani

mengatakan “Arcivum” yang artinya tempat untuk menyimpan.sering pula kata

tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan

dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang

dikatakan “Archief” mempunyai arti.

1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.

2. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berwujud tulisan, gambar, grafik,

dan sebagainya.

3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan.

Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa

Indonesia, mempunyai arti :

1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.

2. Bahan-bahan baik berwujud surat, laporan, perjanjian, gambar hasil kegiatan,

statistika kuitansi, dan sebagainya yang disimpan sebagai bahan pengingatan.

Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal (1) yang

mendefinisikan arsip sebagai berikut :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam kadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan.

(14)

8

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan

atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal

maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan bangsa.

Sedangkan menurut Gie (1996:12) Arsip adalah kumpulan warkat yang

disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat secara cepat diketemukan. Dari uraian diatas maka dapat

disimpulkan bahwa yang dimaksud arsip adalah surat yang disimpan untuk

kemudian diambil atau diketemukan kembali bila diperlukan dengan mudah dan

cepat.

2.2 Sistem Kearsipan

Sistem kearsipan adalah suatu sistem, metode atau cara yang

dipergunakan dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip/dokumen

(Sugiarto, 2005). Filing System berbeda dengan Record Management. Record

Management meliputi kegiatan planning, organizing, actuating dan controlling.

Agar record management dapat berjalan secara efektif dan efisien, maka

harus berpedoman pada ciri penyelenggaraan rekod yang baik yaitu :

a. Mengurus sedikit warkat/arsip

b. Warkat Yang Berkualitas

c. Warkat Yang Selektif

d. Dapat menghemat biaya, tenaga, dan waktu

Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis

dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor dan

(15)

Sistem Kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi,

sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila

ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastis untuk menampung perkembangan,

murah, aman, akurat. Bagi lembaga, departemen atau perusahaan swasta yang

tidak begitu luas, dapat pula menyelenggarakan susunan organisasi kearsipan

dengan lebih sederhana dan mudah, dengan tidak mengurangi tugas

penyelenggaraan kearsipan yang hemat dan cermat serta praktis.

Secara Umum Sistem kearsipan (Filing System) ada 5 cara yaitu:

1. Sistem Abjad (Alphabetical System) adalah sistem penyimpanan arsip dengan

menggunakan metode penyusunan secara abjad atau alfabetis (menyusun

nama dalam urutan nama-nama mulai dari A dampai dengan Z). Sistem abjad

lebih cocok digunakan terhadap arsip yang dasar penyusunannya dilakukan

terhadap nama orang, nama organisasi, nama lokasi/tempat, nama benda dan

masalah/subyek. Dalam menggunakan sistem abjad dibutuhkan mengindeks

yaitu cara menemukan dan menentukan ciri/tanda dari sesuatu dokumen yang

akan dijadikan petunjuk/tanda pengenal untuk memudahkan mengetahui

tempat dokumen disimpan. Contoh peraturan Mengindeks dalam Sistem

Abjad:

a. Nama-nama Orang

a. Imam Ali diindeks menjadi Ali, Imam

b. Kwik Kian Gie diindeks menjadi Kwik, Kian, Gie

b. Mengindeks Badan/Organisasi/Perusahaan

a. PT Krakatau Steel diindeks menjadi Krakatau, Stell, PT

(16)

10

c. Depdiknas diindeks menjadi Pendidikan, Nasional, Departemen

c. Mengindeks Nama Tempat/Daerah

a. Pekan Baru diindeks menjadi Pekan Baru

b. Propinsi Gorontalo diindeks menjadi Gorontalo, Propinsi

d. Mengindeks Nama Benda/barang

a. Sepeda Motor diindeks menjadi Sepeda, Motor

b. Mesin Fax Sharp diindeks menjadi Sharp, Mesin Fax

e. Mengindeks Nama Masalah

a. Wajib Pajak diindeks menjadi Pajak, Wajib

b. Peraturan Pegawai diindeks menjadi Pegawai, Peraturan

2. Sistem Perihal/Masalah/Subyek (Subject System) disebut juga sistem masalah

merupakan sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada pokok masalah

surat. Sebelum menerapkan sistem subyek, terlebih dahulu harus disusun

pedomannya yang dijadikan sebagai dasar penataan arsip pada tempat

penyimpanannya. Pedoman tersebut disebut Pola Klasifikasi. Dalam

penyusunan Pola Klasifikasi Kearsipan, unsur fungsi, struktur dan masalah

saling menunjang satu dengan lainnya. Unsur fungsi yang tercermin dalam

kegiatan operasional dapat dijadikan sebagai dasar untuk menyusun

klasifikasi kearsipan. Klasifikasi kearsipan disusun berjenjang:

Main Subject/Masalah Pokok (Primer)

Sub Subject/Sub Masalah Pokok (Sekunder)

(17)

Ketiga hubungan diatas mempunyai hubungan logis dan sistematis satu sama

lainnya. Misalnya kelompok Kepegawaian harus terdapat masalah yang

berhubungan dengan kepegawaian saja, seperti di bawah ini:

Kepegawaian (Primer)

Pengadaan (Sekunder)

Lamaran (Tertier)

Test (Tertier)

Pengangkatan (Tertier)

3. Sistem Nomor (Numerical System) adalah suatu sistem penataan arsip

berdasarkan nomor-nomor kode tertentu yang ditetapkan untuk setiap arsip.

Dalam Sistem nomor terdapat beberapa variasi, antara lain sistem nomor

menurut Dewey, sistem nomor menurut Terminal Digit, Middles Digit,

Soundex System, Duplex-Numeric dan Straight-Numeric. Sistem Nomor yang

umum digunakan adalah sistem Nomor Decimal Dewey (Dewey Decimal

Classification) atau Universal Decimal Classification (UDC) yang

mengelompokkan semua subyek yang mencakup keseluruhan ilmu

pengetahuan manusia ke dalam suatu susunan yang sistematis dan teratur.

Sistem ini biasa digunakan di Perpustakaan untuk penempatan buku-buku dan

pembuatan Call Number.

4. Sistem Tanggal (Chronological System) yaitu sistem penyimpanan surat yang

didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal

surat dikirim (untuk surat ke luar). Dalam suatu surat biasanya ada 3 tanggal

(18)

12

2.3 Sistem Informasi

Sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang

mempunyai tujuan tertentu. Menurut Herlambang (2004:21), data adalah

fakta-fakta atau kejadian-kejadian yang dapat berupa angka-angka atau kode-kode

tertentu. Data masih belum mempunyai arti bagi penggunanya. Untuk dapat

mempunyai arti, data diolah sedemikian rupa sehingga dapat digunakan oleh

penggunanya. Hasil pengolahan data inilah yang disebut sebagai informasi.

Secara ringkas, informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti bagi

penggunanya. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai

prosedur-prosedur yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat digunakan oleh

penggunanya.

Sistem informasi Manajemen berfungsi untuk mengelola suatu sistem

dengan penerapan manajemen yang baik sehingga menghasilkan suatu informasi

yang dibutuhkan. Data-data yang sudah terkumpul kemudian diproses secara

matang sehingga akan menghasilkan informasi yang baik. Informasi yang

dikeluarkan berupa laporan-laporan yang lengkap seputar data yang ada dan

melalui beberapa proses sistem informasi seperti pengumpulan data, pemrosesan

data dan sampai menghasilkan suatu output data yang diinginkan sesuai dengan

tujuan akhir dari sistem informasi yang dikerjakan (McLeod & Schell 2008).

2.4 Jadwal Retensi Arsip (JRA)

Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “Retention” yang berarti

menyimpan. Retensi arsip berarti Jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait

(19)

sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai

dengan nilai kegunaan dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip. Sesuai

dengan ketentuan Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979. Setiap arsip

ditentukan retensinya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dituangkan dalam

bentuk Jadwal Retensi Arsip. Dalam membuat Jadwal Retensi Arsip

setidaktidaknya berisi informasi mengenai jenis arsip, jangka simpan dan

keterangan. Penentuan model Jadwal Retensi Arsip terbuka luas, sesuai dengan

kebutuhan instansi masing-masing, dalam hal ini dapat dilakukan pembuatan

Jadwal Retensi Arsip yang lebih rinci misalnya menyangkut jangka simpan aktif,

inaktif dan lainlain.

Jadwal Retensi Arsip merupakan hasil keputusan pimpinan instansi untuk

menjamin bahwa penyusutan arsip di instansinya telah dilakukan sesuai

kebutuhan hukum yang berlaku (Sugiarto, 2005). Dengan demikian juga

menjamin akuntabilitas kegiatan instansi/perusahaan dan sekaligus perlindungan

hukum bagi petugas arsip/arsiparis yang melakukan penyusutan arsip di

masing-masing instansi/perusahaan.

2.5 Model Pengembangan

Model pengembangan yang digunakan pada rancang bangun sistem ini

adalah menggunakan Iterative Waterfall Model. Iterative waterfall model sendiri

adalah pengembangan dari waterfall model. Waterfall model sendiri adalah alur

pengembangan sistem dimulai dari planning, analysis, design, implementation,

operation & maintenance. Waterfall model dirancang agar alur pengembangan

(20)

14

untuk menambahkan fitur-fitur baru apabila ada permintaan baru dari user

(Pressman, 2008). Dalam pengembangan software yang sesungguhnya hal itu

sangatlah sulit diterapkan karena dalam perjalanannya, pengembangan software

pasti akan membutuhkan perubahan entah dari segi desain ataupun dari segi

perancangan. Maka dari itu, waterfall model dikembangkan lagi menjadi iterative

waterfall model yang memungkinkan developer untuk mendesain ulang dan

merencanakan ulang pengembangan sistem dengan syarat perubahan tidak sampai

mengubah tujuan utama dibuatnya sistem. Gambar dari iterative waterfall model

dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Iterative Waterfall Model

(Sumber: Mall, 2009: 41)

2.6 Analisis Dan Perancangan sistem

Analisis sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu

(21)

permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem

yang telah berjalan.

Analisis sistem itu sendiri dapat didefinisikan sebagai penguraian dari

suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan

maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluai permasalahan-permasalahan,

kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan

kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya

(Hartono, 2005).

Analisis yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana

yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap

analisis ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan menyebabkan

gagalnya penyusunan sebuah sistem (Hartono, 2005).

Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak dapat

kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem.

Langkah-langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:

1. Tahap perencanaan sistem

2. Tahap analisis sistem

3. Tahap perancangan sistem

4. Tahap penerapan sistem

5. Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perancangan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan

adanya analisa yang digunakan untuk menentukan faktor-faktor yang menjadi

(22)

16

Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti

misalnya laporan-laporan, dokumen observasi, maupun sumber-sumber di luar

lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan

pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan sudah di identifikasi, dilanjutkan

dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem

yang terbentuk dengan sistem yang sebelumnya di gunakan. Dengan adanya

perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan

hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem

adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam

tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan

informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai,

karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum

hingga diperoleh sitem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan tersebut,

dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang

satu dengan sistem yang lainnya. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan

output system, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.

2.7 System Flow

System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara

menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan

(23)

sebaiknya ditentukan pula fungsi-fingsi yang melaksanakan atau bertanggung

jawab terhadap sub-sistem yang ada (Hartono, 2005:10).

2.8 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut (Kristanto, 2004:12), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu

model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal

data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersebut

disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data

yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem

yang terstruktur (structure analisys dan design). Penggunaan notasi dalam data

flow diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat

kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam

berkomunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

2.9 Entity Relationship Diagram (ERD)

Pengertian ERD menurut James A. Hall (Hall, 2007) adalah “ERD

adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antar

entitas dalam sebuah sistem”.

Ada dua komponen utama pembentuk Model Entity Realtionship menurut

Fathansyah, yaitu Entitas (Entity) dan Relasi (Relation). Entitas adalah individu

yang mewakili sesuatu yang nyata (eksistensinya) dan dapat dibedakan dari

sesuatu yang lain, serta Atribut yang mendeskripsikan karakteristik (properti) dari

(24)

18

Dari kedua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa ERD (Entity

Relationship Diagram) adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk

menyajikan relasi antar entitas dalam sebuah sistem yang mewakili suatu yang

nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain.

Menurut Fathansyah, ada tiga macam key yang dapat diterapkan pada

suatu tabel, yaitu :

1. Super key merupakan satu atau lebih atribut (kumpulan atribut yang dapat

membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.

2. Candidate key merupakan kumpulan atribut minimal yang dapat

membedakan setiap baris data dalam sebuah tabel secara unik.

3. Primary key merupakan salah satu Candidate Key yang lebih sering (lebih

natural) untuk dijadikan sebagai acuan, key tersebut lebih ringkas dan

jaminan keunikan key tersebut lebih baik, sehingga dipilih sebagai Primary

Key.

2.10 Database Management System

Database management System (DMBS) merupakan kumpulan file yang

saling berkaitan dengan program pengelolanya. DBMS adalah satu set program

yang mengontrol pembuatan, pengaturan, dan penggunaan database. Semua

pengaturan ini dilakukan oleh Database Administrator (Kristanto, 2004).

Bahasa yang ada pada DBMS :

(25)

Skema basis data dibuat dengan menggunakan ekspresi satu bahasa khusus

yang disebut DDL. Hasil kompilasi perintah DDL adalah satu set tabel yang

disimpan di dalam file khusus yang disebut data dictionary/directory.

2. Data Manipulation language (DML)

Bahasa yang digunakan untuk mengakses dan memanipulasi data yang ada di

dalam database.

Fungsi dasar DBMS :

1. Data Definition

DBMS harus dapat melakukan pendifinisian data.

2. Data Manipulation

DBMS harus dapat melakukan perubahaan/manipulsasi data pada database.

3. Data Security and Integrity

DBMS dapat memeriksa kemanan dan integritas sesuai yang ditentukan oleh

DBA.

4. Data recovery and Concurrency

DBMS harus dapat melakukan penanganan terhadap data-data yang hilang

akibat kesalahan sistem, kerusakan harddisk, dan lain sebagainya. DBMS

juga juga harus menjaga concurrency yakni dimana ketika database diakses

lebih dari 1 user.

5. Data Dictionary

(26)

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Analisis Masalah

Langkah awal dalam pembuatan sistem adalah mengidentifikasi

permasalahan yang ada sebagai dasar untuk membuat sebuah solusi yang

disajikan dalam bentuk aplikasi.

Langkah identifikasi dilakukan dengan cara observasi dan wawancara ke

RSBS, sehingga bisa dilakukan tindakan solusi yang tepat untuk menyelesaikan

permasalahan tersebut.

Hasil observasi dan wawancara dengan ibu Risma selaku sekretaris di

RSBS, menceritakan bahwa bagian sekretaris selama ini tidak memiliki sistem

yang baku untuk mengolah dan memanajemen arsip yang terdapat pada RSBS,

semua kegiatan pengarsipan dilakukan secara semi komputerisasi dan peranan

komputer hanya sebatas pada pembuatan arsip. Pada proses manajemen arsip yang

yang kini berjalan di RSBS terdapat beberapa proses, yang pertama yaitu input

arsip masuk yang diawali dari satpam yang menerima arsip masuk dari instansi

luar yang kemudian dilanjutkan kepada sekretaris. Sedangkan arsip keluar berasal

dari permintaan oleh karyawan kepada sekretaris. Setelah arsip masuk atau arsip

keluar diterima oleh sekretaris kemudian arsip akan dicek kelengkapannya dan

disimpan oleh sekretaris. Pada proses peminjaman arsip diawali dari karyawan

yang memberikan permintaan peminjaman arsip kepada sekretaris, kemudian

sekretaris akan melakukan pencarian pada lemari penyimpanan arsip, setelah arsip

(27)

ditemukan sekretaris mengecek status arsip telah selesai di disposisikan atau

belum karena hanya arsip yang telah selesai di disposisikan yang dapat dipinjam

oleh karyawan, mengecek waktu peminjaman dan mengecek keterangan

peminjaman. Apabila syarat dan ketentuan arsip telah terpenuhi maka sekretaris

akan menyerahkan arsip yang akan dipinjam kepada karyawan yang

bersangkutan. Proses yang terakhir yaitu proses pendisposisian arsip, proses ini

diawali dari unit kerja yang akan mendisposisikan arsip, pertama unit kerja

membuat keputusan hasil arsip masuk yang telah diterima dari sekretaris dan hasil

dari arsip masuk dituliskan pada nota disposisi yang kemudian didisposisikan

beserta arsip masuk tersebut. Berikut pada gambar 3.1 alur manual (document

flow) yang terdapat pada RSBS untuk menangani arsip masuk dan arsip keluar di

RSBS.

Document Flow Manajemen Arsip

Satpam Sekretaris Pegawai Unit kerja

Arsip masuk yang telah dicek Menerima

arsip masuk

Arsip masuk Arsip masuk

Pengecekan surat masuk &

surat keluar

Permintaan arsip keluar

Permintaan peminjaman arsip Pencarian

arsip

Pengecekan arsip sudah disposisi?

Arsip pinjam (acc)

Membuat keputusan hasil arsip masuk

Mengisi nota disposisi

Nota disposisi

Mendisposisikan surat Tidak

(28)

22

Dari alur manual (document flow) diatas dapat terlihat beberapa kendala

pada proses manajemen arsip di RSBS, yaitu:

1. Proses input arsip masuk dan arsip keluar, pada proses ini sekretaris melakukan

input data arsip masuk dan arsip keluar masih secara manual, belum ada

penyimpanan data arsip digital dan masih belum tersedia tempat penentuan

lokasi penyimpanan arsip sehingga sering terjadi kerusakan dan kehilangan

arsip.

2. Proses disposisi arsip, pada proses disposisi arsip sekretaris mendisposisikan

arsip dan nota disposisi kepada unit kerja yang bersangkutan dengan cara

memberikan satu persatu kepada unit kerja yang bersangkutan secara

bergantian, sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pendisposisian arsip.

3. Proses peminjaman dan pengembalian arsip, pada proses ini sekretaris sering

mengalami kesulitan dalam menangani transaksi peminjaman dan

pengembalian arsip, sehingga sekretaris tidak mengetahui posisi arsip, sedang

dipinjam atau telah dikembalikan.

4. Jadwal Retensi Arsip (JRA). Pada RSBS belum terdapat proses peretensian

arsip, sehingga terjadi penumpukan arsip karena sekretaris tidak mengetahui

arsip yang masih aktif atau telah nonaktif.

5. Laporan arsip, pada RSBS belum terdapat laporan arsip sehingga sekretaris dan

direktur tidak mengetahui tentang arus masuk keluar arsip, laporan

(29)

3.2 Analisis Kebutuhan

Berdasarkan analisis permasalahan dapat diperoleh bahwa

permasalahan yang dihadapi RSBS adalah kesulitan dalam pencarian dokumen

yang mengakibatkan pendistribusian arsip menjadi tidak tepat waktu, masalah

lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan mengetahui masa kadaluwarsa

arsip, dan juga terdapat kendala dalam mengelola peminjaman dan pengembalian

arsip. Dengan penerapan sistem informasi manajemen arsip ini, diharapkan dapat

menghasilkan informasi-informasi yang dapat membantu sekretaris dalam

pendukung pengambilan keputusan terkait pengelolaan arsip pada RSBS.

Sistem informasi manajemen pada RSBS ini akan melibatkan beberapa

pengguna didalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat

mengoperasikan dan menggunakan sistem informasi pendataan jemaat berbasis

web ini beserta kebutuhannya :

Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang dihasilkan

1 Sekretaris 1. Sekretaris mampu

menginputkan arsip masuk dan keluar menjadi data digital.

2. Sekretaris mampu

menentukan lokasi, media dan sarana penyimpanan arsip.

3. Sekretaris mampu

melakukan disposisi secara komputerisasi.

4. Sekretaris dapat

mengetahui dimana arsip terdisposisi.

5. Sekretaris mampu

menangani peminjaman dan pengembalian arsip secara komputerisasi.

6. Sekretaris dapat

1. Data arsip digital.

2. Lokasi media dan

sarana penyimpanan arsip.

3. History disposisi

arsip

4. Data arsip aktif dan

arsip inaktif.

5. Laporan keluar

masuk arsip.

6. Laporan peminjaman

dan pengembalian arsip.

7. Laporan perentesian

(30)

24

No Pengguna Kebutuhan Laporan yang dihasilkan

mengetahui dimana posisi arsip yang

dipinjam dan siapa yang meminjam.

7. Sekretaris dapat

menentukan jadwal retensi (masa kadaluwarsa) arsip.

8. Sekretaris mampu

melakukan peretensian arsip

2 Karyawan 1. Karyawan mampu

melakukan peminjaman dan pengembalian arsip secara komputerisasi.

2. Karyawan dapat

mengetahui arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikembalikan.

3. Karyawan mampu

melakukan

pendisposisian secara komputerisasi

4. Karyawan dapat

mengetahui arsip apa saja yang pernah

didisposisikan.

1. History peminjaman

dan pengembalian arsip.

2. History disposisi

arsip

3 Direktur 1. Direktur dapat

mengakses laporan keluar masuk arsip secara

periodik.

2. Direktur dapat

mengakses laporan jumlah peminjaman dan pengembalian arsip secara periodik.

3. Direktur dapat

(31)

Terdapat beberapa pengguna sistem didalam Sistem Informasi

Manajemen Arsip Berbasis Web ini. Dalam hal ini sekretaris bertindak sebagai

admin dari aplikasi yang akan digunakan, dan terdapat user karyawan dan direktur

yang mempunyai hak akses yang berbeda dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat

pada gambar 3.2.

Gambar 3.2 Analisis Pengguna Sistem.

3.3 Perancangan Sistem

Rancangan sistem akan dibuat berdasarkan analisis sistem yang berjalan

pada RSBS, yaitu sistem informasi manajemen arsip yang akan digunakan untuk

membantu karyawan di RSBS dalam mengelola arsip serta memberikan informasi

kepada sekretaris atau direktur untuk mendukung pengambilan keputusan.

Sebelum proses pembuatan aplikasi, terlebih dahulu dilakukan proses

perancangan sistem. Hal ini dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat

dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat

membantu sekretaris dalam pengelolaan arsip serta membantu direktur dan

karyawan yang bersangkutan untuk mendukung pengambilan keputusan. Dalam

(32)

26

tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem,

Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur

database dan membuat desain uji coba.

3.3.1 Alur Sistem

Terdapat blok diagram dan system flow untuk sistem informasi

manajemen arsip berbasis WEB pada RSBS, yakni blok diagram dan sytem flow.

A.Blok diagram sistem manajemen arsip

Pada blok diagram sistem manajemen arsip ini terdapat user yang

mempunyai tugas dan tanggung jawabnya masing – masing. Pada rancang bangun

sistem informasi ini user dapat melakukan pencatatan apabila terdapat surat

masuk dari instansi lain, disposisi surat melalui email dan notification, pencatatan

surat keluar apabila terdapat surat yang akan dikirim kepada instansi lain,

penelusuran surat (history surat), upload dokumen, peminjaman dokumen apabila

terdapat bagian yang membutuhkan dokumen dari bagian lain, retensi dokumen,

dan melihat laporan – laporan yang dibutuhkan oleh user. Blok diagram sistem

(33)

Gambar 3.3 Blok diagram sistem informasi manajemen arsip

B.Sistem Flow Sistem Informasi Manajemen Arsip

Untuk membuat sistem informasi manajemen arsip pada RSBS

dibutuhkan sistem flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan yang berlaku

pada RSBS. , berikut penjelasan tentang sistem flow yang dibuat untuk membantu

dalam membuat aplikasi sistem informasi manajemen arsip dan dapat dilihat pada

gambar 3.4.

Sistem flow sistem informasi manajemen arsip ini diawali dari sekretaris

yang menerima arsip masuk direksi, unit atau arsip keluar kemudian diinputkan

kedalam sistem untuk disimpan ke dalam database arsip masuk direksi, unit atau

arsip keluar dalam bentuk digital. Kemudian sekretaris mencetak laporan arsip

masuk keluar untuk diberikan dan dilihat oleh direktur. Proses selanjutnya yaitu

proses pendisposisian arsip, pada proses pendisposisian ini pertama sekretaris

menentukan tujuan disposisi dan arsip yang akan di disposisi, setelah muncul

(34)

28

sistem dan disimpan pada database disposisi, notifikasi serta mengubah status

arsip dalam database arsip masuk direksi, unit atau arsip masuk keluar. Setelah

karyawan menerima disposisi dari sekretaris karyawan dapat melanjutkan

disposisi ke bagian lain atau tidak, apabila tidak maka karyawan diwajibkan

mengembalikan disposisi kepada sekretaris. Pada proses peminjaman arsip, arsip

yang dapat dipinjam hanya arsip yang telah di disposisi, karyawan di wajibkan

memilih arsip yang akan dipinjam, menentukan tanggal kembali dan keterangan

peminjaman yang akan disimpan dalam database peminjaman dan notifikasi.

Sekretaris akan menerima notifikasi bahwa ada karyawan yang melakukan

peminjaman, disini sekretaris bertanggung jawab atas konfirmasi peminjaman

arsip boleh dipinjam atau tidak. Proses selanjutnya yaitu proses pengembalian

arsip yang diawali dari karyawan yang menerima notifikasi bahwa masa pinjam

arsip telah habis, karyawan diwajibkan memilih arsip yang dikembalikan untuk

dikembalikan kepada sekretaris. Sekretaris tiap bulan mencetak laporan

peminjaman untuk diberikan kepada direktur. Proses yang terakhir yaitu proses

retensi arsip, pada proses ini sistem secara otomatis menampilkan arsip yang telah

masuk dalam masa kadaluwarsa (inaktif), sekretaris disini bertanggung jawab

memberi keputusan apakah arsip yang bersangkutan perlu diperpanjang atau

tidak, apabila dilanjutkan maka status arsip akan menjadi aktif kembali sebaliknya

apabila tidak diperpanjang maka sistem secara otomatis akan menghapus arsip

tersebut dari sistem dan sekretaris dapat mencetak laporan retensi dalam periode

(35)

Sistem Flow Manajemen Arsip

Sekretaris Karyawan Direktur

Start

Arsip Masuk Direksi, Arsip Masuk Unit Kerja, Arsip

Keluar

Mengupload arsip menjadi data

digital

Simpan data

Arsip Masuk Direksi Menginputkan

data

Arsip Keluar Arsip Masuk Unit Kerja

Mencetak Laporan Keluar Masuk

Arsip

Disposisi ke bagian lain

Memilih arsip yang dipinjam, menentukan

tgl kembali dan keterangan peminjaman

1 Disposisi

Notifikasi

Arsip Masuk Direksi

Disposisi

Pinjam arsip

Arsip Masuk Direksi

Menetukan Tujuan Disposisi Arsip

Memilih Arsip Yang Arsip Masuk

Direksi

Arsip Keluar Arsip Masuk

Unit Kerja

Arsip Masuk Direksi Arsip Masuk

Unit Kerja

Arsip Keluar

Unit Kerja

Arsip Keluar

Membuat Laporan Peminjaman Dan Pengembalian Arsip Arsip diaktifkan

kembali ?

Unit Kerja

Arsip Keluar

Finish Laporan keluar

masuk arsip

Laporan keluar masuk arsip

Unit Kerja

Arsip Keluar

Retensi

Unit Kerja

Arsip Keluar

Retensi 3 Laporan Peminjaman dan pengembalian arsip

Laporan Peminjaman dan pengembalian arsip

Mencetak Laporan Retensi

4

Laporan Retensi Arsip 4

Gambar 3.4 Sistem flow sistem informasi manajemen arsip

(36)

30

3.3.2 Data Flow Diagram

Setelah proses perancangan dengan menggunakan System Flow, langkah

selanjutnya dalam perancangan adalah pembuatan Data Flow Diagram (DFD)

yang merupakan representasi grafik dalam menggambarkan arus data dari sistem

secara terstruktur dan jelas, sehingga dapat menjadi sarana dokumentasi yang

baik. DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk

menggambarkan arus data dan sistem secara logika. Keuntungan menggunakan

DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer

untuk mengerti sistem yang dikembangkan.

a. Context Diagram

Context diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian suatu DFD

yang menggambarkan entity yang berhubungan dengan sistem dan aliran data

secara umum. Perancangan dari context diagram sistem manajemen arsip ini

(37)

Data Jabatan

Data Pengembalian

Data Peminjaman Data Arsip Keluar

Data Arsip Keluar

Data Karyawan

Data Arsip Inaktif Data Arsip Aktif

Laporan Retensi Arsip

Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip Laporan Keluar Masuk Arsip

Data Disposisi Data Media

Data Sarana Data Lokasi Arsip

Data Berkas Arsip

Data Rubrik Arsip

Data Unit Kerja

Data Jenis Arsip Data Kategori Arsip

Data Arsip Masuk Unit Kerja

Data Arsip Masuk Direksi 0

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ARSIP

+

Gambar 3.5 Context Diagram Sistem informasi manajemen arsip

b. Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang menggambarkan hirarki proses-proses dari level dan

kelompok proses yang terlibat dalam sistem informasi manajemen arsip yang

diawali dari context diagram sampai Data Flow Diagram (DFD) level n dan

menunjukan sub proses-sub proses dari context diagram. Diagram berjenjang

yang terdapat dalam manajemen arsip. Diagram berjenjang ini menjelaskan

hirarki proses sistem informasi manajemen arsip pada RSBS. Diagram

berjenjang ini digunakan sebagai pedoman dalam pembuatan DFD. Diagram

berjenjang sistem informasi manajemen arsip ini terdiri dari tiga proses utama

yaitu mengelola data master, mengelola transaksi, dan mengelola laporan.

Masing masing dari sistem proses tersebut akan dijabarkan kedalam beberapa

sub proses. Mengelola data master memiliki sepuluh proses yaitu mengelola

data kategori arsip, mengelola data jenis arsip, mengelola data unit kerja,

(38)

32

lokasi, mengelola data media arsip, mengelola data sarana arsip, mengelola

data karyawan, mengelola data jabatan. Mengelola transaksi memiliki lima

proses yaitu mengelola transaksi arsip, mengelola transaksi peminjaman arsip,

mengelola transaksi pengembalian arsip, mengelola disposisi, mengelola

retensi arsip. Mengelola laporan memiliki tiga proses yaitu membuat laporan

keluar masuk arsip, membuat laporan peminjaman dan pengembalian arsip,

membuat laporan retensi arsip. Perancangan dari diagram berjenjang sistem

pengendalian pemakaian material ini dapat dilihat pada Gambar 3.6.

c. DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip

Berdasarkan context diagram Gambar 3.5 maka dapat dirancang DFD Level 0

Sistem informasi manajemen arsip dapat dilihat pada Gambar 3.7

d. DFD Level 1 Proses Mengelola Data Master

Berdasarkan DFD Level 0 Gambar 3.6 maka dapat dirancang DFD Level 1

pada Gambar 3.8 terdapat delapan proses yaitu mengelola data kategori arsip,

mengelola data jenis arsip, mengelola data unit kerja, mengelola data rubrik

arsip, mengelola data berkas arsip, mengelola data lokasi,mengola data media

arsip, mengelola data sarana arsip.

e. DFD Level 1 Proses Mengelola Transaksi

pada Gambar 3.9 terdapat lima proses yaitu mengelola transaksi arsip,

mengelola transaksi peminjaman arsip, mengelola transaksi pengembalian

(39)

(40)

Gambar 3.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Manajemen Arsip

Data Arsip Keluar

Data Arsip Masuk Direksi

Data Arsip Masuk Unit

Data Arsip Keluar

Data Arsip Masuk Unit Data Arsip Masuk Direksi Data Media

Data Karyawan Data Lokasi Data Sarana Data Berkas Arsip

Data Rubrik Arsip

Data Unit Kerja Data Jenis Arsip

Data Kategori Arsip

Data Media Data Karyawan

Data Lokasi Arsip Data Sarana

Data Berkas Arsip Data Rubrik Data Unit Kerja Data Jenis Arsip

Data Kategori Arsip

[Laporan Retensi Arsip] [Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip]

[Laporan Keluar Masuk Arsip]

[Data Peminjaman] [Data Arsip Keluar]

[Data Arsip Inaktif] [Data Arsip Aktif]

[Data Arsip Keluar] [Data Disposisi] [Data Arsip Masuk Direksi]

[Data Arsip Masuk Unit Kerja] [Data Karyawan]

[Data Media] [Data Sarana] [Data Lokasi Arsip] [Data Berkas Arsip] [Data Rubrik Arsip]

[Data Unit Kerja]

[Data Jenis Arsip] [Data Kategori Arsip]

Instansi Luar

Mengelola Data Master

+

2

Mengelola Data Transaksi

+

3

Mengelola Laporan +

1 Kategori

2 Jenis Arsip

3 Unit Kerja

4 Rubrik

10 Arsip Masuk Direksi

11 Arsip Masuk Unit

12 Arsip Keluar

(41)

[Data Jabatan]

[Data Unit Kerja]

[Data Lokasi Arsip]

[Data Media] [Data Sarana] [Data Berkas Arsip]

[Data Karyawan]

[Data Rubrik] [Data Jenis Arsip] [Data Kategori Arsip]

[Data Media]

[Data Karyawan] [Data Sarana]

[Data Lokasi Arsip] [Data Berkas Arsip]

[Data Rubrik Arsip]

[Data Unit Kerja] [Data Jenis Arsip]

[Data Kategori Arsip]

Sekretaris Sekretaris

Unit Kerja

SekretarisSekretarisSekretarisSekretarisSekretaris

Unit Kerja 1.1

Mengelola Data Kategori

Arsip

1.2 Mengelola Data Jenis

Arsip

1.3

Mengelola Data Unit Kerja

1.4 Mengelola Data Rubrik

Arsip

1.5 Mengelola Data Berkas

Arsip

1.6 Mengelola Data Lokasi

Arsip

1.7 Mengelola Data Sarana

Arsip

2 Jenis Arsip

3 Unit Kerja

4 Rubrik

Gambar 3.8 DFD Level 1 Mengelola Data Master

f. DFD Level 1 Proses Pelaporan

pada Gambar 3.10 terdapat tiga proses yaitu pembuatan laporan keluar masuk

arsip, laporan peminjaman dan pengembalian arsip dan laporan retensi arsip.

g. DFD Level 2 Proses Mengelola Transaksi Peminjaman Arsip

DFD Level 2 pada Gambar 3.11 terdapat dua proses yaitu peminjaman arsip

(42)

[Data Jabatan]

Data Arsip Masuk Direksi Data Arsip Masuk Unit Data Arsip Keluar

Data Disposisi Data Arsip Keluar

Data Peminjaman [Data Disposisi]

[Data Pengembalian]

Data Pengembalian [Data Disposisi]

[Data Arsip Keluar]

[Data Retensi] [Data Arsip Inaktif]

[Data Arsip Aktif]

[Data Peminjaman] [Data Peminjaman]

[Data Arsip Keluar]

[Data Arsip Masuk Direksi]

[Data Arsip Masuk Unit]

[Data Media]

[Data Lokasi] [Data Karyawan]

[Data Sarana]

[Data Berkas Arsip]

[Data Rubrik Arsip]

[Data Unit Kerja]

[Data Jenis Arsip]

[Data Kategori Arsip] [Data Arsip Keluar]

[Data Arsip Masuk Unit Kerja]

[Data Arsip Masuk Direksi] Instansi

Mengelola Transaksi Arsip

1 Kategori

2 Jenis Arsip

3 Unit Kerja

4 Rubrik

11 Arsip Masuk Unit

12 Arsip Keluar

2.2

Mengelola Disposisi Arsip

2.5

Mengelola Retensi Arsip

Unit Kerja

15 Disposisi

16 Jabatan

Gambar 3.9 DFD Level 1 Mengelola Transaksi

(43)

Data Arsip Keluar Data Arsip Masuk Unit Data Arsip Masuk Direksi

[Data Retensi] [Data Peminjaman]

[Laporan Retensi Arsip] [Laporan Peminjaman Pengembalian Arsip] [Laporan Keluar Masuk Arsip]

[Data Arsip Keluar] [Data Arsip Masuk Unit] [Data Arsip Masuk Direksi]

Direktur DirekturDirektur 10 Arsip Masuk Direksi

11 Arsip Masuk Unit

12 Arsip Keluar

3.1

Membuat Lapoaran Keluar Masuk Arsip

3.2

Membuat Laporan Peminjaman Dan Pengembalian Arsip

3.3 Membuat Laporan

Retensi Arsip 13 Peminjaman

14 Retensi

Gambar 3.10 DFD Level 1 Pembuatan Laporan

Data Peminjaman Data Peminjaman

[Data Arsip Keluar] [Data Arsip Masuk Unit]

[Data Peminjaman] [Data Peminjaman]

[Data Arsip Masuk Direksi]

11 Arsip Masuk Unit ₁₂ _{Arsip Keluar}

Unit Kerja 13 Peminjaman

2.2.1

Gambar 3.11 DFD Level 2 Peminjaman Arsip

3.3.3 Entity Relationship Diagram

Entity relationship diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan

hubungan antar tabel yang terdapat dalam sistem. ERD disajikan dalam bentuk

Conceptual Data Model (CDM) pada Gambar 3.12 dan Physical Data Model

(44)

38

a. Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) berisi enam belas entity, yaitu entity jabatan,

entity unit kerja, entity kategori, entity jenis arsip, entity karyawan, entity

rubrik, entity media, entity sarana, entity lokasi, entity disposisi, entity arsip

masuk direksi, entity peminjaman, entity arsip masuk unit, entity berkas, entity

arsip keluar, entity retensi. CDM untuk sistem informasi manajemen arsip

dapat dilihat pada gambar 3.12.

b. Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) menghasilkan dua puluh tiga tabel, yaitu tabel

jabatan, tabel unit kerja, tabel kategori, tabel jenis arsip, tabel arsip masuk

keluar, tabel karyawan, tabel rubrik, tabel media, tabel sarana, tabel lokasi,

tabel disposisi, tabel arsip masuk direksi, tabel peminjaman, tabel arsip masuk

unit, tabel berkas, tabel arsip keluar, tabel retensi, tabel detail disposisi arsip

masuk direksi, tabel detail disposisi arsip masuk unit, tabel detail disposisi

arsip keluar, tabel detail pinjam arsip masuk direksi, tabel detail pinjam arsip

masuk unit, tabel detail pinjam arsip keluar. PDM untuk sistem informasi

manajemen arsip dapat dilihat pada Gambar 3.13.

3.3.4 Struktur Database

Pada tahapan pembuatan struktur database untuk sistem manajemen

arsip, database yang akan dipakai yaitu database mysql. Struktur basis data yang

diperlukan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah sebagai berikut :

1. Tabel karyawan

(45)

Gambar 3.12 CDM Sistem Informasi Manajemen Arsip

(46)

Gambar 3.13 PDM Sistem Informasi Manajemen Arsip

(47)

Foreign key (FK) : id_jabatan, id_unit

Fungsi : Untuk menambahkan karyawan (user)

Tabel 3.2 Tabel Karyawan

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

PK FK Tabel Asal

id_karyawan Integer 11 √

nama_karyawan Varchar 255

Email Varchar 255

id_jabatan Integer 11 √ jabatan

id_unit Integer 11 √ unit kerja

2. Tabel Jabatan

Primary key (PK) : id_jabatan

Foreign key (FK) : -

Fungsi : Untuk menambahkan jabatan pada RSBS

Tabel 3.3 Tabel Jabatan

PK FK Tabel Asal

id_jabatan Integer 11 √

nama_jabatan Varchar 30

3. Tabel Unit Kerja

Primary key (PK) : id_unit

Fungsi : Untuk menambahkan unit kerja

Tabel 3.4 Tabel Unit Kerja

PK FK Tabel Asal

id_unit Integer 11 √

(48)

42

4. Tabel Kategori

Primary key (PK) : id_kategori

Fungsi : Untuk menambahkan kategori arsip

Tabel 3.5 Tabel Kategori

PK FK Tabel Asal

id_kategori Integer 11 √

nama_kategori Varchar 255

5. Tabel Jenis Arsip

Primary key (PK) : id_jenis_surat

Foreign key (FK) : id_arsip, id_kategori

Fungsi : Untuk menambahkan jenis arsip

Tabel 3.6 Tabel Jenis Arsip

PK FK Tabel Asal

id_jenis_surat Integer 11 √

jenis_surat Varchar 255

masa_retensi Varchar 255

id_arsip Integer 11 √ arsip masuk

keluar

id_kategori Integer 11 √ kategori

6. Tabel Rubrik

Primary key (PK) : id_rubrik

(49)

Tabel 3.7 Tabel Rubrik

PK FK Tabel Asal

id_rubrik Integer 11 √

nama_rubrik Varchar 255

7. Tabel Media

Primary key (PK) : id_media

Fungsi : Untuk menambahkan media penyimpanan arsip

Tabel 3.8 Tabel Media

PK FK Tabel Asal

id_media Integer 11 √

nama_media Varchar 255

8. Tabel Sarana

Primary key (PK) : id_sarana

Fungsi : Untuk menambahkan sarana penyimpanan arsip

Tabel 3.9 Tabel Sarana

PK FK Tabel Asal

id_sarana Integer 11 √

nama_sarana Varchar 255

9. Tabel Lokasi

Primary key (PK) : id_lokasi

(50)

44

Tabel 3.10 Tabel Lokasi

PK FK Tabel Asal

id_lokasi Integer 11 √

nama_lokasi Varchar 255

10.Tabel Berkas

Primary key (PK) : id_berkas

Fungsi : Untuk menambahkan jenis berkas arsip

Tabel 3.11 Tabel Berkas

PK FK Tabel Asal

id_berkas Integer 11 √

nama_berkas Varchar 255

11. Tabel Arsip Masuk Direksi

Primary key (PK) : id_arsip_masuk_dir

Foreign key (FK) : id_sarana, id_lokasi, id_karyawan, id_berkas,

id_jenis_surat, id_media, id_rubrik.

Fungsi : Untuk menyimpan data arsip masuk direksi.

Tabel 3.12 Tabel Arsip Masuk Direksi

PK FK Tabel Asal

id_arsip_masuk_dir Integer 11 √

no_arsip_masuk_dir Varchar 255

no_arsip Varchar 255

tgl_masuk_arsip Date

tgl_arsip Date

perihal Varchar 255

balasan_dari Varchar 255

asal_arsip Varchar 255

(51)

Keterangan Varchar 255

file Varchar 30

id_sarana Integer 11 √ sarana

id_lokasi Integer 11 √ lokasi

id_karyawan Integer 11 √ karyawan

id_berkas Integer 11 √ berkas

id_jenis_surat Integer 11 √ jenis surat

id_media Integer 11 √ media

id_rubrik Integer 11 √ rubrik

12. Tabel Arsip Masuk Unit

Primary key (PK) : id_arsip_unit

Fungsi : Untuk menyimpan data arsip masuk unit kerja.

Tabel 3.13 Tabel Arsip Masuk Unit

PK FK Tabel Asal

id_arsip_masuk_unit Integer 11 √

no_arsip_masuk_unit Varchar 255

tgl_arsip Date

tgl_masuk_arsip Date

Perihal Varchar 255

kode_klasifik Varchar 255

kode_nama_bagian Varchar 255

Penerima Varchar 255

File Varchar 30

(52)

46

13. Tabel Arsip Keluar

Primary key (PK) : id_arsip_keluar

Fungsi : Untuk menyimpan data arsip keluar.

Tabel 3.14 Tabel Arsip Keluar

PK FK Tabel Asal

id_arsip_keluar Integer 11 √

no_arsip_keluar Varchar 255

tgl_arsip Date

tgl_kirim Date

kirim_via

Perihal Varchar 255

Penerima Varchar 255

File Varchar 30

id_rubrik Integer 11 √ rubrik

14.Tabel Disposisi

Primary key (PK) : id_disposisi

Foreign key (FK) : id_karyawan

Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip.

Tabel 3.15 Tabel Disposisi

PK FK Tabel Asal

id_disposisi Integer 11 √

(53)

waktu_terima_disposisi Date

id_karyawan Integer 11 √ Karyawan

15. Tabel History Disposisi Arsip Masuk Direksi

Primary key (PK) : id_arsip_masuk_dir, id_disposisi

Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_dir, id_disposisi

Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip masuk

direksi.

Tabel 3.16 Tabel History Disposisi Arsip Masuk Direksi

PK FK Tabel Asal

id_arsip_masuk_dir Integer 11 √ √ arsip masuk

direksi

id_disposisi Integer 11 √ √ disposisi

status_disposisi Integer 1

16.Tabel History Arsip Masuk Unit

Primary key (PK) : id_arsip_masuk_unit, id_disposisi

Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_unit, id_disposisi

Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip masuk

unit.

Tabel 3.17 Tabel History Disposisi Arsip Masuk Unit

PK FK Tabel Asal

id_arsip_masuk_unit Integer 11 √ √ arsip masuk

unit

17. Tabel History Disposisi Arsip Keluar

(54)

48

Foreign key (FK) : id_arsip_keluar, id_disposisi

Fungsi : Untuk menyimpan data pendisposisian arsip keluar.

Tabel 3.18 Tabel History Disposisi Arsip Keluar

PK FK Tabel Asal

id_arsip_keluar Integer 11 √ √ arsip keluar

18.Tabel Peminjaman

Primary key (PK) : id_arsip_keluar, id_disposisi

Foreign key (FK) : id_arsip_keluar, id_disposisi

Fungsi : Untuk menyimpan data peminjaman arsip.

Tabel 3.19 Tabel Peminjaman

PK FK Tabel Asal

id_pinjam Integer 11 √

tgl_pinjam Date

tgl_kembali Date

19.Tabel History Peminjaman Arsip Masuk direksi

Primary key (PK) : id_arsip_masuk_dir, id_pinjam

Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_dir, id_pinjam

Fungsi : Untuk menyimpan data history peminjaman arsip

masuk direksi.

Tabel 3.20 Tabel History Peminjaman Arsip Masuk Direksi

PK FK Tabel Asal

id_arsip_masuk_dir Integer 11 √ √ arsip masuk

(55)

id_pinjam Integer 11 √ √ peminjaman

status_pinjam Integer 1

20.Tabel History Peminjaman Arsip Masuk Unit

Primary key (PK) : id_masuk_unit, id_pinjam

Foreign key (FK) : id_ masuk_unit, id_pinjam

Fungsi : Untuk menyimpan history peminjaman arsip masuk

unit kerja.

Tabel 3.21 Tabel History Peminjaman Arsip Masuk Unit

PK FK Tabel Asal

id_masuk_unit Integer 11 √ √ arsip masuk

unit

21.Tabel History Peminjaman Arsip Keluar

Primary key (PK) : id_arsip_keluar, id_pinjam

Foreign key (FK) : id_ arsip_keluar, id_pinjam

Fungsi : Untuk menyimpan history peminjaman arsip keluar

Tabel 3.22 Tabel History Peminjaman Arsip Keluar

PK FK Tabel Asal

id_arsip_keluar Integer 11 √ √ arsip keluar

22.Tabel Retensi

Primary key (PK) : id_retensi

Foreign key (FK) : id_arsip_masuk_dir,id_arsip_masuk_unit,

(56)

50

Fungsi : Untuk menyimpan data retensi arsip.

Tabel 3.23 Tabel Retensi

PK FK Tabel Asal

id_retensi Integer 11 √

tgl_retensi Date

tgl_inaktif Date

tgl_awal Date

id_arsip_masuk_dir Integer 11 √ arsip masuk

direksi

id_arsip_masuk_unit Integer 11 √ arsip masuk

unit

id_arsip_keluar Integer 11 √ arsip keluar

3.3.5 Desain Interface

a. Desain Form Login

Desain Form Login digunakan agar user dapat masuk ke form selanjutnya.

User melakukan login berdasarkan username dan password yang telah

diberikan oleh admin, maka user dapat masuk ke form selanjutnya. Berikut

desain formlogin dapat dilihat pada gambar 3.14.

(57)

b. Desain Form Utama (Home)

Desain form utama yaitu form yang akan ditampilkan setelah user

melakukan login. Pada form utama ini menampilkan beberapa menu dari

aplikasi ini. Berikut desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.15.

Gambar 3.15 Desain Form Utama

Fungsi-fungsi obyek dalam desain form utama adalah sebagai berikut :

Tabel 3.24 Fungsi Obyek Desain Menu Utama

Nama Obyek Tipe

Obyek

Fungsi

Master MenuStrip Digunakan untuk memanggil Form Master

Arsip MenuStrip Digunakan untuk menginputkan arsip kedalam

sistem Form Arsip

Disposisi Arsip MenuStrip Digunakan untuk mendisposisikan arsip kepada

unit kerja yang bersangkutan

JRD MenuStrip Digunakan untuk melakukan retensi arsip

Manage user MenuStrip Digunakan untuk menambahkan, mengupdate

atau menghapus user pada sistem

Laporan MenuStrip Digunakan untuk mencetak laporan

Notifikasi MenuStrip Digunakan untuk melihat pemberitahuan kepada

user

(58)

52

c. Desain Form Master

Pada sistem informasi manajemen arsip terdapat sepuluh form master. Form

master hanya dapat diakeses oleh admin, form ini digunakan admin untuk

melakukan insert, update dan delete data master yang terdapat dalam

database. Berikut desain form master dapat dilihat pada gambar 3.16

Gambar 3.16 Desain Form Master

1.Desain Form Master Kategori

Pada gambar 3.17 merupakan desain form master kategori. Form ini

berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, mengupdate ataupun

menghapus data kategori yang terdapat dalam database kategori.

(59)

Fungsi-fungsi obyek dalam Desain form master kategori adalah sebagai

berikut :

Tabel 3.25 Fungsi Obyek Desain form master kategori

Nama Obyek Tipe

Obyek

Fungsi

ID Textbox Menampilkan ID dari kategori.

Kategori Textbox Digunakan untuk mengisi nama kategori.

Simpan Button Digunakan untuk menyimpan data kategori

kedalam database kategori.

Search Textbox Digunakan untuk mencari salah satu data item

kategori yang terdapat dalam database kategori.

Update Icon Digunakan untuk mengupdate salah satu data

kategori.

Delete Icon Digunakan untuk menghapus salah satu data

kategori

2.Desain Form Master Jenis Arsip

Pada gambar 3.18 merupakan desain form master jenis arsip. Form ini

berfungsi untuk admin apabila ingin menambah, mengupdate ataupun

menghapus data jenis arsip yang terdapat dalam database jenis arsip.

Gambar 3.18 Desain form master jenis arsip

Fungsi-fungsi obyek dalam desain form master jenis arsip adalah sebagai