i
RANCANG BANGUN APLIKASI DIGITALISASI
ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN
PENGARSIPAN SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
Haristya Eka Farma
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
2
TUGAS AKHIR
RANCANG BANGUN APLIKASI DIGITALISASI ARSIP PADA BADAN PERPUSTAKAAN DAN PENGARSIPAN SURABAYA
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer
Disusun oleh : Nama : Haristya Eka Farma NIM : 10.41010.0170 Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM
KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... xii DAFTAR GAMBAR ... xv DAFTAR TABEL ... 23 BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Perumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined. BAB II LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined. 2.1 Pengertian Kearsipan ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Jenis Arsip ... Error! Bookmark not defined. 2.3 Proses Digitalisasi Arsip ... Error! Bookmark not defined. 2.4 Optical Character Recognition (OCR) : ... Error! Bookmark not defined. 2.6.1 Definisi Tesseract ... Error! Bookmark not defined. 2.5 Structured Query Language (SQL) Server 2005Error! Bookmark not defined.
3.1 Analisis Permasalahan ... Error! Bookmark not defined. 3.2 Perancangan Desain Implementasi SistemError! Bookmark not defined.
3.3 Perancangan Blok Diagram ... Error! Bookmark not defined. 3.4 Perancangan Entity Realitionship DiagramError! Bookmark not defined.
3.5 Perancangan Class Diagram ... Error! Bookmark not defined. 3.6 Perancangan Domain Model ... Error! Bookmark not defined. 3.7 Perancangan dan Deskripsi Antar Muka . Error! Bookmark not defined. 3.7.1 Rancangan Form Login ... Error! Bookmark not defined. 3.7.2 Rancangan Form Menu Utama ... Error! Bookmark not defined. 3.7.3 Rancangan Form Master Arsip ... Error! Bookmark not defined. 3.7.4 Rancangan Form Master Instansi ... Error! Bookmark not defined. 3.7.5 Rancangan Form Master Petugas ... Error! Bookmark not defined. 3.7.6 Rancangan Form Master Pengunjung . Error! Bookmark not defined. 3.7.7 Rancangan Form Transaksi Detil Arsip MasukError! Bookmark not
defined.
3.7.8 Rancangan Form Transaksi Detil Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
3.7.9 Rancangan Form Laporan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 2.1 Proses OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 2.2 Jendela SQL Server Management StudioError! Bookmark not
defined.
Gambar2.3 Jendela Object Explorer ... Error! Bookmark not defined. Gambar 2.4 Platform Microsoft .Net ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.1 Desain Rancangan Implementasi Aplikasi Digitalisasi Arsip.... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 3.2 Blok Diagram Proses Pengolahan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.3 Blok Diagram Proses Pengolahan mengubah arsip digital menjadi format teks ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.4 Blok Diagram Proses searching pada KatalogError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.5 Blok Diagram Proses Detil Transaksi Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.6 Blok Diagram Proses Detil Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.7 Blok Diagram Proses Laporan Arsik MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.8 Blok Diagram Proses Laporan Transaksi Arsip Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.11Class Diagram Aplikasi Digitalisasi ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.12Domain Model Report Server ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.13 Domain Model Report Katalog ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.14 Rancangan Form Login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.15 Rancangan Form Menu Utama ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.16 Rancangan Form Master Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.17 Rancangan Form Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.18 Form Link Data Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.19Tampilan DialogBox ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.20 Rancangan Form Update Data Arsip Error! Bookmark not defined. Gambar 3.21 Rancangan Form Delete Data Arsip. Error! Bookmark not defined. Gambar 3.22 Rancangan Form master Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.23 Rancangan Form Data Baru Instansi Error! Bookmark not defined. Gambar 3.24 Rancangan Form Update Data InstansiError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.25 Rancangan Form Delete Data InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.28 Rancangan Form Update Data Master PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 3.29 Rancangan Form Delete Data Master PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 3.30 Rancangan Form Master PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.31 Rancangan Form Update Data PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.32 Rancangan Form Detil Transaksi Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.33 Rancangan Link Form Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.34 Rancangan Link Form Data Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.35 Rancangan Form Detil Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark
not defined.
Gambar3.36 Rancangan Form Link View InformasiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.37 Rancangan Form Link Data PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.38 Rancangan Link Form Data Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.39 Rancangan Form Laporan Arsip MasukError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.42 Rancangan Form OCR PDF ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.43 Rancangan Form OCR JPG... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.44 Rancangan Form Katalog ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.45 Rancangan Link Form Pengunjung .. Error! Bookmark not defined. Gambar 3.46 Usecase Report Server Diagram ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.47 Usecase Report Client Diagram ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.48 Robustness Diagram Login Report ServerError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.49 Robustness Diagram Data Baru InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.50 Robustness Diagram Update Data InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.51 Robustness Diagram Delete Data InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.52 Robustness Diagram Data Baru ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.53 Robustness Diagram Update Data ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.54 Robustness Diagram Delete Data ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.57 Robustness Diagram Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.58 Robustness Diagram Laporan Transaksi Arsip Masuk ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.59 Robustness Diagram Laporan Transaksi Arsip Keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.60 Robustness Diagram Laporan Email TransaksiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.61 Robustness Diagram Pendaftaran member pada (Katalog)... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.62 Robustness Diagram Pencarian informasi arsip (Katalog) ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 3.65 Sequential Diagram Form Login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.66 Sequential Diagram Form Data Baru ArsipError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.67 Sequential Diagram Update Data ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.68 Sequential Diagram Delete Data ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.69 Sequential Diagram Data Baru InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 3.72 Sequential Diagram Proses OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.73 Sequential Diagram Transaksi Arsip MasukError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.74 Sequential Diagram Transaksi Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.75 Sequential Diagram Cetak Laporan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 3.76 Sequential Diagram Cetak Laporan Arsip KeluarError! Bookmark not defined.
Gambar 3.77 Sequential Diagram Laporan Email ArsipError! Bookmark not defined.
Gambar 3.78 Sequential Diagram Daftar PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 3.79 Sequential Diagram Searching ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3.80 Sequential Diagram Update Data PengunjungError! Bookmark not
defined.
Gambar 3.81 Sequential Diagram Delete Data PengunjungError! Bookmark not defined.
Gambar 4.1 Tampilan saat ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.3 Tampilan Halaman Login... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.4 Tampilan Message “Wrong Username and Password” tidak terdaftar
Gambar 4.6 Link Form Master Instansi ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.7 Form Master Instansi belum terisi dataError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.8 Halaman Form Data Baru Master InstansiError! Bookmark not defined.
Gambar 4.13 Tampilan Menu Form Master PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 4.14 Tampilan Awal Halaman Form PetugasError! Bookmark not defined.
Gambar 4.15 Data Baru Form Petugas ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.19 Menu Master Form Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.20 Tampilan Form Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.21 Tampilan Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.22 Tampilan Link Form Master InstansiError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.23 Tampilan data instansi terisi otomatisError! Bookmark not defined.
defined.
Gambar 4.30 tampilan form master arsip terupdateError! Bookmark not defined.
Gambar 4.31 Form Data Baru Master Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.32 Form OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.33 Tampilan mengambil file arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.34 Tampilan file Png/Jpeg Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.35 Tampilan proses OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.36 Simpan hasil OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.37 Menambahkan Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.38 Tampilan Data Baru Arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.39 Proses Mengambil file arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.40 Proses Membaca File arsip digital ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.41 Proses Memunculkan file pdf ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.42 tampilan hasil OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.43 tampilan simpan isi teks OCR ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.44 form transaksi arsip masuk ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.45 Tampilan Mengambil No arsip masukError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.48 Tampilan mengambil data arsip ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.49 Tampilan data arsip terisi pada form transaksi arsip masuk .... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 4.50 Tampilan menyimpan data transaksi arsip masukError! Bookmark not defined.
Gambar 4.51 tampilan transaksi Pengunduhan pada aplikasi client ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.52 tampilan menyimpan dan mengirim data arsip yang akan diunduh ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.53 Form transaksi arsip keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.54 melihat pesanan data arsip yang akan diunduhError! Bookmark
not defined.
Gambar 4.55 menampilkan data pengunjung dan arsip yang akan diunduh.. Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.57 Tampilan Form Laporan Arsip MasukError! Bookmark not defined.
Gambar 4.58 Tampilan memilih tanggal transaksi arsip masuk yang akan dicetak ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.59 Tampilan Form melihat atau mencetak laporan arsip masuk ... Error!
Bookmark not defined.
Gambar 4.62 tampilan dialogbox untuk menyimpan laporan arsip masuk .... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.63 tampilan sukses mengeksport laporan arsip masuk... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.64 tampilan form laporan arsip keluar .. Error! Bookmark not defined. Gambar 4.65 tampilan pemilihan tanggal, bulan, dan tahun cetak laporan arsip keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.66 tampilan menampilkan laporan arsip keluarError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.67 tampilan mengeksport data laporan arsip keluarError! Bookmark not defined.
Gambar 4.68 tampilan sukses mengeksport data laporan arsip keluar ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.69 tampilan form laporan email ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.70 tampilan dialogbox file laporan emailError! Bookmark not
defined.
Gambar 4.71 tampilan mengisi data laporan pada form laporan email ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4.72 tampilan sukses mengirim email laporan arsip masuk atau keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 4.73 tampilan email masuk ke email manajemenError! Bookmark not
Gambar 4.75 Tampilan awal form searching tampak seperti gambar diatas, semua inputan dan datagrieview masih kosong.Error! Bookmark not defined.
Tabel 1.1 Perbandingan Pengunduhan arsip ... Error! Bookmark not defined. Tabel 1.2 Jumlah Pengunjung ... Error! Bookmark not defined. Tabel 1.3 Perbandingan pencatatan arsip masuk ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2.1 Daftar Komponen Penyusun SQL ServerError! Bookmark not defined. Tabel 3.1. Perancangan Testcase ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.1 Test Case setting client-server ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.2 Test Case Form Login... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.3 Test Case Form master Instansi ... Error! Bookmark not defined. Tabel 4.4 Test Case Form Master Petugas... Error! Bookmark not defined.
1 1.1Latar Belakang Masalah
Arsip merupakan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompokdalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Pengelompokan atau penggolongan arsip dibagi menjadi: (1) Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara, dan (2) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara (UU No.7 Tahun 1971).
kerja pendataan arsip, penataan arsip, penilaian arsip, dan serah terima arsip. Setelah arsip diambil alih oleh Bapersip dari pencipta arsip (SKPD), maka akan dilakukan transit arsip (fomigasi) atau perlindungan arsip dan serah terima arsip. Dalam proses penyimpanan arsip dilakukan penilaian terlebih dahulu atau dipilah-pilah termasuk golongan arsip statis atau dinamis. Arsip yang dikelola meliputi media baru dan tekstual.
Tabel 1.1 Perbandingan Pengunduhan arsip
Bulan Jumlah Arsip
Jumlah petugas yang menangani pencarian dan Pengunduhan arsip
Rata-Tabel 1.2 Jumlah Pengunjung
Nomor Jenis Arsip
Jumlah arsip
(kelompok) Jumlah (Berkas)
1 Tekstual/kertas
a.ArsipMasaHindiaBelanda 105 9.550 berkas
Kelompok 40.701 berkas
2 Arsip Audio Visual
komputer) 236.679
d. Video (Hasil reproduksi) 221
Jumlah 574.125
Petugas 3-4 Orang
Rata-rata/Tahun 143531,25
Data Pengunduhan arsip dan pencatatan arsip masuk diatas menjelaskan volume arsip yang banyak baik masuk maupun keluar, tetapi jumlah petugas masih belum mendukung atau memadai. Dari permasalahan yang dihadapi dan mengacu keinginan pihak manajemen Bapersip untuk alih media dan adanya proses back-up arsip dapat diberikan suatu solusi yaitu digitalisasi arsip.
hasil scan yang berupa gambar tersebut disimpan dalam sebuah folder yang nantinya lokasi folder tersebut akan diambil atau diunduh untuk mengubah dalam bentuk format text
menggunakan Optical Character Recognition (OCR). Hasil dari OCR berupa arsip dengan format text yang nantinya akan diedit atau ditambahkan loguntuk proses pencarian arsip yang terintegrasi pada katalog. Serta arsip dalam bentuk text tersebut akan diberi watermark untuk proses pengunduhan yang dilakukan oleh pengunjung.
Berdasarkan pada uraian permasalahan diatas, maka pada Tugas Akhir ini mengerjakan sebuah aplikasi digitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan pengarsipan Kota Surabaya. Aplikasi digitalisasi arsip ini terdiri dari 2 bagian yaitu, Report Server dan Report Client . Sisi
Report Server mengakses data-data master seperti master arsip, master instansi, master
petugas, dan master pengunjung. Di Report Server ini juga dapat mengakses proses transaksi yaitu transaksi detil arsip masuk dan detil arsip keluar. Report Server ini juga dapat memproses OCR, cetak laporan arsip, dan mengirim laporan arsip melalui email.
Pada bagian Report Client aplikasi digitalisasi arsip ini dapat mengakses katalog yang diperuntukkan kepada pengunjung. Pada katalog ini dapat terintegrasi dengan Report Server
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijabarkan di atas, maka rumusan masalah dalam tugas akhir iniBagaimana merancang sebuah aplikasidigitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Kota Surabaya.
1.3Batasan Masalah
Dalam pembuatan Tugas Akhir Rancang Bangun Aplikasi digitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Kota Surabaya ini, ruang lingkup permasalahan akan dibatasi pada :
1. Dalam aplikasi yang dirancang hanya membahas penyimpanan arsip secara
digital, pencarian dan proses pengunduhan arsip dari katalog.
2. Aplikasi ini hanya menggunakan OCR sebagai sarana atau alat bantu untuk mengubah hasil scan gambar menjadi teks.
3. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah Visual Basic.net.
4. Database yang digunakan SQL Server 2008 dengan memakai client-server.
5. Dokumen yang digunakan dalam proses pendigitalan arsip tidak boleh rusak.
1.4Tujuan
Dengan mengacu pada perumusan masalah maka tujuan yang hendak dicapai dalam penyusunan Tugas Akhir ini yaitu Membuat sebuah aplikasi digitalisasi arsip pada Badan Perpustakaan dan Pengarsipan Daerah Surabaya.
1.5Sistematika Penulisan
Bab ini berisi tentang latar belakang diambilnya topik Tugas Akhir, rumusan masalah dari topik Tugas Akhir, batasan masalah atau ruang lingkup pekerjaan dan tujuan dari Tugas Akhir ini.
Bab II : Landasan Teori
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum mengenai sistem yang akan dikembangkan yaitu digitalisasi arsip dan katalog. Pada aplikasi digitalisasi arsip menggunakan OCR untuk mengubah menjadi teks yang digunakan untuk searching arsip.Database yang akan digunakan untuk menunjang aplikasi digitalisasi arsip adalah SQL Server 2008.
Bab III: Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi penjelasan tentang tahap-tahap yang dikerjakan dalam penyelesaian Tugas Akhir yang terdiri dari analisis permasalahan, perancangan Blok Diagram, Domain Model , Desain User Interface, Pemodelan Use Case, Deskripsi Use Case, Robustness Diagram, dan
Sequential Diagram.
Bab IV: Testing , Implementasi dan Evaluasi
Bab ini yang berisi penjelasan tentang implementasi sistem dan testing
serta hasil analisis dari testing yang telah dilakukan. Bab V : Kesimpulan
2.1 Pengertian Kearsipan
Kearsipan mempunyai peranan sebagai ingatan, sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan setiap organisasi khususnya badan perusahaan dalam rangka melaksanakan segala kegiatan pada kantor-kantor, lembaga-lembaga negara, swasta, badan pemerintahan dan perguruan tinggi negeri maupun swasta.
Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :
1. Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 : a. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
b. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. Menurut The Liang Gie (2009) yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
yang didalamnya memberikan keterangan–keterangan atau bukti tentang suatu kejadian, sehingga pada saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh semua satuan organisasi dalam lingkungan departemen dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.
1.1 Jenis Arsip
Menurut Wursanto (1991 : 21-28) membagi jenis arsip di lihat dari beberapa segi di antaranya :
1. Arsip Menurut bentuk dan wujudnya : a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah perjanjian, notulen rapat, kwitansi, naskah berita acara dan kartu pegawai.
b. Pita Rekaman
Arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama, contohnya antara lain : kartu undangan, pengumuman hari libur dan lain-lain.
b. Arsip yang diperlukan yaitu :
Arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan.
c. Arsip penting yaitu :
Arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan dan dokumentasi.
Menurut Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 tahun 2012 jenis arsip berdasarkan bentuknyadibagi menjadi :
1. Arsip Dinamis :
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan sselama jangka waktu tertentu.
2. Arsip Statis :
Adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung olehArsip Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
3. Arsip Inaktif :
5. Arsip vital :
Adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
2.3 Proses Digitalisasi Arsip
Suryandari (2007) menjelaskan proses digitalisasi arsip sebagai berikut:
1. Scanning :
Yaitu proses scaning atau menindai bahan-bahan tercetak dan mengubahnya menjadi berkas digital.
2. Editing :
Adalah proses mengolah bahan berkas pdf dalam komputer dengan memberikan password, catatan kaki, daftar isi dan sebagainya. Tentu, pemberian
password ataupun catatan kaki disesuaikan dengan kebijakan yang berlaku di
institusi yang bersangkutan. Proses OCR (optical character recognition) juga dimasukkan dalam kategori editing. Proses OCR adalah proses mengubah gambar menjadi teks.
3. Uploading :
maupun angka untuk dikonversi ke dalam bentuk file tulisan. Sistem pengenal huruf ini dapat meningkatkan fleksibilitas atau kemampuan dan kecerdasan sistem komputer. Sistem pengenal huruf yang cerdas sangat membantu usaha besar-besaran yang saat ini dilakukan banyak pihak yakni usaha digitalisasi informasi dan pengetahuan, misalnya dalam pembuatan koleksi pustaka digital, koleksi sastra kuno digital, dan lain-lain. (Suryo hartanto, 2012)
Secara umum proses OCR dapat dilihat pada gambar 2.1 :
Gambar 2.1 Proses OCR A. File Input
Fileinput berupa file citra digital dengan format *.bmp atau *.jpg.
B. Preprocessing
Preprocessing merupakan suatu proses untuk menghilangkan bagian-bagian yang tidak
diperlukan pada gambar input untuk proses selanjutnya.
C. Segmentasi
File Input dari hasil scan
Preprocessing
segmentasi
Ekstrasi ciri normalisasi
D. Normalisasi
Normalisasi adalah proses mengubah dimensi region tiap karakter dan kekebalan karakter.
E. Ekstraksi Ciri
Ekstraksi cirri adalah proses untuk mengambil ciri-ciri tertentu dari karakter yang diamati.
F. Recognition
Recognition merupakan proses untuk mengenali karakter yang diamati dengan cara
File image bagian teks dan
bagian gambar antara text dan bagian gambar
Memutar file image dan mengidentifikasi arah teks
memisahkan karakter yang terdapat pada image (gambar) menjadi sebuah
huruf atau angka.
Mengidentifikasi gambar dan menetapkan huruf/angka
Merubah image menjadi huruf/angka
File gambar dengan format
teks
Character Outlines
Find Text Lines and Words
Character outlines
word
Character outlines
word Text word 1 and word 2
take characters
Lanjutan Gambar 2.2 Alur Proses Umum OCR 2.6 Komponen OCR (Tesseract)
2.6.1 Definisi Tesseract
Tesseract adalah Optical Character Recognition (OCR) engine bersifat open source, yang awalnya dikembangkan di Hewlett- Packard antara tahun 1985 dan 1995, tetapi tidak pernah dieksploitasi secara komersial.Tesseract adalah salah satu dari 3 engine terbaik dalam 1995 UNVL Accuracy Test. Namun pada saat itu, pembangunan Tesseract telah berhenti. Pada tahun 2005, HP mentransfer source code Tesseract yang sama untuk ISRI dan dirilis sebagai open source. ISRI dari UNVL mengetahui bahwa developer asli Tesseract, yaitu Ray Smith, sekarang bekerja di Google. Google dibujuk oleh ISRI untuk memperbolehkan Smith untuk melanjutkan pengembangan Tesseract sebagai perangkat lunak open source. Pada Gambar 2 menunjukkan arsitektur yang dimiliki Tesseract. Pertama-tama, Tesseract menerima hasil input berupa binary image. Tesseract dapat melaukan beberapa image
disusun menjadi text line. Text line dipotong-potong menjadi kata-kata berdasarkan spasi. Proses pengenalan karakter ini melibatkan 2 tahap proses. Tahap pertama yaitu untuk mengenali kata-kata pada urutannya. Apabila kata-kata dapat dikenali pada tahap pertama, maka kata-kata tersebut dapat diteruskan ke adaptive classifier sebagai data pelatihan untuk mendapatkan hasil klasifikasi. Namun apabila tahap pertama tidak dapat mengenali kata-kata, tahap proses kedua perlu dilakukan. Pada tahap ini, adaptive classifier telah mendapatkan informasi dari tahap pertama sebelumnya.
2.6.2 Arsitektur Tesseract
Tesseract OCR mengasumsikan input awal adalah file binary image dengan format Jpeg, Jpg, Png, TIF, dan PDF. Pertama, analisis dilakukan pada komponen terhubung/Connected Component (CC) untuk menemukan di mana outline komponen disimpan. Tahap berikutnya akan dilakukan pengambilan teks pada fileimage tersebut. Pada tahap ini outlines dikumpulkan dan disusun menjadi baris teks, agar teks tetap proporsional.
Menyimpan dalam folder File Digital
Image Folder file image
file image
FineReader:Dalam dokumentasi IMPACT(Improving Access to Text) yakni “Laporan
Perbandingan mesin OCR Tesseract dan ABBYY FineReader” yang di publikasikan pada
muncul pada halaman hasilpemindaian(scanned pages). Meskipun demikian, dapat dinilai bahwa dalam kasus kualitas halaman yang baik, Tesseract memberikan hasil yang lebih baik dibandingkan FineReader(Jain, 2013).
2.5 Structured Query Language (SQL) Server 2005
Structured Query Language (SQL)adalah bahasa yang dirancang secara khusus untuk
berkomunikasi dengan basis data. SQL diciptakan dengan sedikit kata dan dirancang untuk melakukan suatu hal dan melakukannya dengan baik serta memberikan efisiensi kepada pengguna untuk membaca dan menulis data dari suatu basis data.
Sql Serverdidesain untuk mendukung proses transaksi yang besar seperti online order
entry, inventory, akuntansi atau manufaktur. SQL Server 2005 dapat dijalankan pada
Windows 2000 Pro SP2, Windows 2000 Server SP4, Windows XP Professional SP2 atau Windows 2003 Server SP1. SQL Server 2005 membutuhkan Windows installer 3.1 yang dapat diperoleh pada saat instalasi Visual Studio 2005.
SQL Server diperkenalkan pada tahun 1990 untuk platform Microsoft OS/2 dalam
kerjasamanya dengan sybase. Produk ini berasal dari sybaseSQL server 4.x untuk platform
Unix. Dengan adanya Windows NT, muncul inisiatif untuk membangun SQL server versi Windows NT sehingga dihasilkan Microsoft SQL Server 4.2 untuk platform Windows NT. Kerjasamanya dengan sybase masih berlanjut dan diluncurkan SQL Server 6.0 pada tahun 1995 dan setahun kemudian SQL Server versi 6.5 diluncurkan.
SQL Server 6.5 memperbarui kemampuan transaksi dan menjadi produk Database
client/server yang banyak dipakai pada platform Windows NT. Untuk memenuhi kebutuhan
mengeluarkan produk SQL Server versi terbarunya yaitu Microsoft SQL Server 2005 seiring dengan dilauncingnya Microsoft Visual Studio 2005 beta 2.
SQL dapat digunakan dengan dua cara, yaitu menggunakan SQL secara interaktif, dimana pengguna memasukkan perintah SQL pada sebuah komputer, atau menyimpan atau memasukkan perintah SQL ke dalam bahasa procedural.
Perintah-perintah SQL yang sering digunakan antaralain: 1. SELECT :
untuk menyatakan field, konstanta danekspresi yang akan ditampilkan sebagai hasil query.
2. FROM :
berisikan tabel-tabel yang berisi data yangakan ditampilkan. 3. WHERE :
untuk menyatakan syarat dari hasil query 4. ORDER BY :
untuk mengurutkan hasil query. 5. INSERT :
untuk menambah baris tunggal pada tabel. 6. DELETE :
untuk menghapus satu atau lebih baris daritabel. 7. UPDATE :
untuk meng-update atau mengubah satu ataulebih baris didalam tabel. 8. DISTINCT :
untuk membuang baris yang duplikasi dandipakai sekali untuk sebuah klausa SELECT.
9. COUNT() :
untuk menghasilkan nomor baris padasebuah kolom. 10.MAX() :
Tabel 2.1Daftar Komponen Penyusun SQL Server
Komponen Penjelasan
Engine(mesin)database
relational
Komponen inti dari SQL Server yang menyediakan lingkungan untuk menyimpan, menampilkan, dan memodifikasi data dalam format relational dan XML
Analysis Services Memberikan dasar dari solusi
intelegensi bisnis yang didukung oleh aplikasi OLAP (Online
Analysist Processing) yaitu
kemampuan untuk menangani query yang kompleks melalui akses data secara multidimensi dan data mining yaitu menganalisa data untuk menemukan pola-pola yang tersembunyi
SSIS (SQL Server
Integration Services)
Engine untuk membuat solusi impor dan solusi export data
Notification on
Services
Framework (kerangka kerja)
untuk solusi dimana subscribers (pelanggan) menerima notifikasi ketika server yang spesifik terjadi. Notifikasi dapat dikirim ke berbagai tipe perangkat.
Reporting Services Digunakan untuk mengekstrak
data dari SQL Server dan membuat laporan
Service Mekanisme antrian untuk
komunikasi
Broker Transaksi berbasis-pesan antar-software services
.NET CLR (Common Memungkinkan
pemograman.NET seperti C# dan Visual Basic
Native HTTP Support Memungkinkan aplikasi client
dikoneksikan ke endpoints HTTP dalam SQL Server tanpa menggunakan IIS (Internet
Information Services)
Replication Serangkaian teknologi untuk
menyalin dan mendistribusikan data dan objek Database dari suatu Database atau server ke lainnya dan melakukan sinkronisasi antara Database
untuk memastikan konsistennya.
Full Text Memungkinkan
Search Melakukan pengindeksan secara cepat dan fleksibel berdasarkan kunci query dari data teks yang disimpan dalam Database SQL Server
2.5.1 SQL server Management Studio
SQL Server Management Studio menyediakan fitur berikut untuk administrator
Database :
1) Mengelola secara penuh Database relational, Database analysis services, reporting services dan Database SQL Server CE
2) Tool visual untuk membuat pernyataan :
Transact-SQL (T-SQL), XMLA, MDX, dan Xquery
Explorer menampilkan object dalam struktur hierarkial menggunakan suatu tree view yang dikelompokkan berdasarkan tipe objek.
Gambar2.3 Jendela Object Explorer
Object Explorer adalah fitur dalam SQL Server Management Studio yang berbentuk jendela dan dapat menggunakan untuk mem-browse dan mengelola objek. Menggunakan Object Explorer, dapat melakukan tugas sebagai berikut :
1) Membuat dan mengelola Database dan objek 2) Menampilkan dan memodifikasi properti Database
3) Men-generate scripts untuk membangun kembali isi Database
4) Membuat sumber data
5) Mengontrol priviledes/hak akses dan permissions/izin 6) Mengonfigurasi replication
2.6 Microsoft Visual Studio 2010
Menurut Ir. Suryanto Thabrani,MM dalam bukunya mudah dan cepat menguasai VB.Net, platform microsoft.Net merupakan model untuk development dimana platform dan aplikasi bisa dibuat dan dijalankan tanpa bergantung pada alat (device) yang dipakai. Teknologi ini memungkinkan beberapa aplikasi bekerjasama antara lain ; pada hardisk user,
network lokal, komputer remote, atau di Internet.
Dengan menggunakan Extensible Markup Language (XML) yang sudah terjadi standar industri IT, platform .Net memungkinkan seseorang developer untuk membuat aplikasi
windows dan web menggunakan bahasa pemograman apapun yang mendukung .Net dan
aplikasi tersebut akan bisa digunakan oleh semua (aplikasi) client yang mendukung penggunaan .Net.
Gambar 2.4 Platform Microsoft .Net
Platform .Net terdiri dari lima komponen utama dalam tiga lapisan (layer) :
1) Lapisan terbawah adalah sistem operasi yang merupakan sistem operasi windows 32 bit, termasuk windows XP, windows 2003, windows 2000, windows ME, dan windows CE.
Server, dan lain-lain.
b. .Net Building Block Services, merupakan distributed progammableservice yang tersedia secara online dan offline. Service bisa dijalankan di komputer stand-alone
ataupun diakses menggunakan Internet .Net. Building Block Services bisa digunakan dari platform apa saja yang mendukung SOAP.
c. .Net Framework, merupakan pusat dari platform .Net termasuk didalam nya adalah
Common Language Runtime (CLR).
Microsoft Visual Studio 2010 adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak diatas sistem .Net Framework, dengan menggunakan bahasa basic (Nono , 2012). Dengan menggunakan alat ini, para pembuat program dapat membangun aplikasi Windows Forms. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau visual J#) atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio 2010 Bahasa Visual Basic .Net sendiri menganut paradigma bahasa pemograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft Visual Studio versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas .Net Framework. Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini tidak kompatibel dengan versi terdahulu.
2.7 Katalog
2) Katalog perpustakaan merupakan suatu rekaman atau daftar bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun menurut aturan dan sistem tertentu (Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan, 2003).
3) Katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana lokasi koleksi tersebut dapat ditemukan (Fathmi, 2004).
4) A katalogue is a list of, an index to, a collection of books and/or other materials. It enables the user to discover: what material is present in the collection, where this
material may be found (Jonner, 2009).
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan atau beberapa perpustakaan yang disusun secara sistematis, sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan dan dimana koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut dapat ditemukan.
Tujuan katalog pada umumnya adalah untuk memudahkan seseorang menemukan sebuah buku atau koleksi yang diketahui berdasarkan pengarangnya, judulnya, atau subyeknya.Ada beberapa jenis katalog, yaitu:
Katalog pengarang merupakan entri pengarang yang disusun menurut abjad. Pengertian pengarang mencakup juga editor, compiler, ilustrator, penerjemah dan sebagainya. 3) Katalog Subyek digunakan bila kita ingin mengetahui berbagai buku yang membahas
subyek yang sama, biasanya sering digunakan dalam mengumpulkan bahan pustaka untuk kepentingan pembuatan penelitian, makalah dan sebagainya yang membahas subyek atau topik tertentu. Katalog subyek merupakan entri subyek yang disusun menurut abjad.
2.7.1 Koleksi
Koleksi adalah berbagai macam jenis buku teks, buku referensi, kliping maupun majalah ilmiah. Koleksi dapat dibagi menjadi beberapa macam, yaitu:
1) Koleksi Umum :
Koleksi yang meliputi berbagai disiplin ilmu baik berbahasa Indonesia, inggris maupun bahasa asing lainnya. Koleksi ini ditempatkan di ruang koleksi dan dapat diunduh untuk dibawa pulang dengan syarat sebagai berikut:
a. Pengguna harus menjadi anggota perpustakaan.
b.Pengguna datang dan mencari sendiri koleksi yang akan diunduh. c. Menunjukkan kartu anggota perpustakaan.
2) Koleksi Referens :
3) Koleksi Terbitan/Berkala/Jurnal :
Koleksi terbitan/berkala adalah terbitan berseri, baik bersifat ilmiah atau popular yang diterbitkan oleh organisasi profesi maupun badan swasta atau pemerintah, baik dalam maupun luar negeri.
2.7.2 Sirkulasi :
Layanan sirkulasi adalah suatu kegiatan pelayanan pencatatan dalam pemanfaatan dan penggunaan koleksi bahan pustaka dengan tepat guna dan tepat untuk kepentingan pemakai. Jadi layanan sirkulasi dapat meliputi banyak hal, diantaranya adalah Pengunduhan, pengembalian, pemesanan dan perpanjangan unduhan koleksi. Dalam transaksi Pengunduhan dan pengembalian koleksi umumnya semua sistem perpustakaan memberikan syarat-syarat khusus bagi anggotanya. Pengembalian koleksi yang telah melewati bataspun akan dikenakan denda sesuai dengan kebijakan masing-masing perpustakaan.
2.8 Rencana Kerja Tahun 2014 Bapersip A. Strategi dan Arah Kebijakan
1. Strategi pendekatan eksternal
Strategi ini digunakan untuk merespon permasalahan-permasalahan maupun isu-isu strategis yang ada dan disusun sebagai berikut :
a. Implementasi upaya pemberdayaan masyarakat miskin yang langsung menyentuh rakyat melalui kerjasama antara pemerintah kabupaten/kota dan lembaga perpustakaan dan kearsipan di daerah.
b. Melengkapi pelaksanaan upaya pemberdayaan masyarakat miskin di bidang pendidikan bekerjasama dengan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan di provinsi dan daerah.
c. Pelaksanaan upaya peningkatan akses masyarakat terhadap pendidikan yang berkualitas melalui peran perpustakaan bekerjasama dengan pemerintah kabupaten/kota, lembaga perpustakaan dan kearsipan di daerah serta dinas pendidikan dan kebudayaan propinsi / daerah.
2. Strategi pendekatan internal
Strategi ini diterapkan dalam mendukung pilihan strategi pendekatan eksternal di atas dirumuskan sebagai berikut :
a. Memberikan dukungan operasional dan administratif melaluiperencanaan dan koordinasi integratif kepada seluruh bidang-bidang teknis yang ada di lingkungan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi dalam mengimplementasikan program kerja.
ditetapkan, perlu dirumuskan beberapa tujuan dan sasaran strategis dalam jangkauan waktu 5 (lima) tahun mendatang dengan asumsi bahwa Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur tetap konsisten dengan misi yang dikembangkan dalam periode tersebut.
1. Tujuan Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Jawa Timur yaitu :
a) Terwujudnya pengembangan dan pelestarian bahan pustaka tercetak dan terekam serta arsip bernilaiguna.
b) Terwujudnya pengembangan dan pelestarian bahan pustaka tercetak dan terekam serta arsip bernilaiguna.
c) Terwujudnya sumber daya perpustakaan dan kearsipan di Jawa Timur d) Terwujudnya buidaya baca masyarakat dan tertib arsip di Jawa Timur
e) Terwujudnya peningkatan layanan perpustakaan dan kearsipan di Jawa Timur.
2. Sasaran yang diharapkan dapat dicapai dalam jangka waktu 5 tahun mendatang (sampai dengan akhir tahun 2014), terkait dengan perumusan tujuan di atas, diindikasikan sebagai berikut :
a) Peningkatan sistem tertib administrasi dan peningkatan SDM Pengelola kearsipan, dengan sasaran terukur meliputi :
1. Jumlah SDM pengelolaan kearsipan.
2. Jumlah unit kerja yang menyelenggarakan sistem kearsipan
b) Meningkatkan upaya penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai guna, dengan sasaran terukur meliputi :
1. Meningkatnya khasanah arsip statis.
1. Jumlah SDM pengelola perpustakaan.
2. Meningkatkan jumlah perpustakaan desa/kelurahan
3. Meningkatnya kunjungan sarana layanan perpustakaan, dengan sasaran terukur meliputi :
a. Jumlah pemustaka.
b. Jumlah bahan pustaka yang dibaca. Nilai IKM
3. Peningkatan koleksi perpustakaan, dengan sasaran terukur meliputi: A. Meningkatnya jumlah koleksi perpustakaan.
3.1Analisis Permasalahan
Untuk menunjang proses digitalisasi arsip, maka diperlukan sarana proses
optical character recognition(OCR). OCR adalah sarana yang digunakan untuk
mengenali karakter optis untuk membaca informasi kedalam sistem komputer. Identifikasi karakter yang tercetak ini dilakukan dengan menggunakan penginderaan cahaya seperti yang terdapat pada scanner. Pada aplikasi digitalisasi arsip ini, sarana OCR digunakan untuk membantu membaca karakter arsip hasil
scan. Proses digitalisasiarsip diawali setelah petugas menerima dokumen arsip dari SKPD, maka petugas akan melakukan proses scan menggunakan scanner
terlebih dahulu. Hasil scan dokumen akan disimpan dalam sebuah folder dalam format gambar. Setelah itu petugas akan mengambil filegambar tersebut dalam
folderdan mengubah kedalam bentuk text menggunakan OCR. Setelah itu file
yang sudah berubah menjadi filetext akan disimpan dalam tabel dan akan dipakai dalam proses pencarian (searching). Proses pencarian ini akan berguna untuk pengunjung mencari arsip yang akan diunduh pada aplikasi katalog. Adanya aplikasi katalog ini petugas tidak perlu melakukan pencarian arsip yang diinginkan pengunjung dalam rak arsip, tetapi petugas hanya menyetujui informasi arsip yang diinginkan pengunjung dari aplikasi katalog. Setelah itu petugas akan mencari ketersediaan arsip yang diinginkan oleh pengunjung, jika arsip tersedia maka petugas akan melakukan pengisian identitas pengunjung dan meng-copy-kan file arsip tersebut.
jumlah arsip yang sering tersimpan dan terunduh. Selain itu ada fitur pengiriman laporan kepada pihak manajemen berupa email. Pengiriman laporan ini bertujuan untuk melaporkan keseluruhan proses transaksi arsip. Agar pihak manajemen juga lebih mudah mengontrol dengan cepat dan teliti tanpa menyimpan dalam map arsip lagi.
3.2Perancangan Desain Implementasi Sistem
Berikut adalah rancangan desain sistemdigitalisasi arsip, dimana alur bermula ketika ada arsip diterima dari SKPD berupa arsip fisik. Kemudian petugas akan melakukan proses scanning arsip, arsip hasil scan berupa file image
akan disimpan dalam folder pada komputer server. Petugas akan mengunduh file
arsip tersebut kedalam komputer server. Setiap kali selesai menerima file arsip fisik dilakukan pengelompokan terlebih dahulu menurut jenis arsip dan judul arsip, setelah itu akan dilakukan proses Scanning. File hasil scanning akan disimpan dalam sebuah folder tersendiri, setelah itu arsip akan dirubah dalam teks menggunakan OCR. File hasil OCR akan disimpan dalam folder tersendiri dibedakan dengan folder file hasil scan yang masih format gambar. Setelah itu secara otomatis file yang sudah di proses OCR akan digunakan dalam pencarian arsip atau searching. Jika client memberikan softcopy arsip maka petugas akan langsung mengelompokkan dan disimpan dalam sebuah folder.
Pengunjung Memilih arsip untuk dipesan
Menyimpan daftar pesanan Mengambil data arsip dan instansi
Menyimpan transaksi
banyak arsip di unduh
Petugas
File digital arsip
Aplikasi
Server Form
membuka
Folder Tesseract
Menampilkan teks hasil OCR
Form Master
Arsip
Database arsip
Menampilkan file digital arsip
Menyimpan file digital arsip
OUT.text
Button Proses OCR
Form
Mengambil teks
Menyimpan hasil ocr
Aplikasi client
Setiap kali user akan mendigitalisasikan arsip maka proses awal adalah melakukan pendataan arsip dan pencipta arsip terlebih dahulu. Setelah itu data arsip akan dilakukan pengelompokkan dan penomoran. Setelah dilakukan pengelompokkan dan penomoran petugas akan melakukan proses scanning arsip tersebut. Arsip hasil scanning akan disimpan dalam sebuah folder hasil scanning. Kemudian akan dilakukan pengolahan data master arsip dan penyimpanan ke dalam database arsip. Setelah itu akan dilakukan proses mengubah file digital arsip dengan format jpg atau pdf menjadi format text. Proses mengubah format menjadi text menggunakan komponen OCR. File arsip akan diambil dari tabel arsip dan akan di proses dalam form OCR. Setelah itu akan dirubah menjadi text
dan akan ditampilkan pada form OCR tersebut. Kemudian user dapat menyimpan hasil OCR tersebut ke dalam tabel master arsip.User dapat melakukan transaksi detil arsip masuk dan keluar. Pada transaksi detil arsip masuk user akan mengambil data master arsip dan data master instansi pada tabel setelah itu akan disimpan dalam tabel detil transaksi arsip masuk. Sedangkan pada transaksi detil arsip keluar user menunggu data dari sisi report client untuk mengambil data pengunjung dan data arsip yang akan diunduh oleh pengunjung.Pada sisi report
client dapat dilaporkan dari pengunjung sebagai user akan mengantrikan arsip
informasi arsip tersebut ke dalam tabel dan akan menunggu approvel dari admin arsip. Pada sisi report server admin akan melihat informasi arsip yang diinginkan pengunjung pada form transaksi arsip keluar. Setelah itu admin akan memproses transaksi dengan mengambil data pengunjung dan data arsip pada tabel. User juga dapat mencetak laporan arsip per tanggal,bulan, dan tahun. Setelah itu user juga dapat mengirimkan laporan arsip kepada kepala bagian arsip melalui e-mail.
3.3Perancangan Blok Diagram
Berdasarkan hasil analisis permasalahan dibutuhkan identifikasi (input -proses-output) untuk mendukung fitur yang terdapat pada Aplikasi Digitalisasi Arsip. Terdapat lima blok diagram pada Aplikasi Digitalisasi Arsip, yaitu:
A. Proses Pengolahan Arsip Masuk
B. Proses Pengolahan mengubahFile Arsip Digital menjadi teks C. Proses Pengolahan Transaksi Arsip Masuk
D. Proses Pengolahan Transaksi Arsip Keluar E. Proses Searching
Block Diagram Proses Pengolahan Arsip Masuk otomatis dari tabel
instansi
Arsip Menscan arsip
Fisik folder file arsip
hasil scan
Data arsip yang tersimpan dalam folder hasil scan
arsip
Data arsip yang tersimpan dalam folder hasil scan
arsip
Mengunduh lokasi file arsip dengan format JPG atau
arsip dalam tabel ARSIP
Block Diagram Proses Pengolahan merubah File Arsip format JPG atau PDF menjadi arsip Dari tabel
arsip
Mengambil file arsip dengan format JPG atau
PDF yang tersimpan pada tabel arsip
Data arsip dan file arsip
format JPG atau PDF
Data arsip dan file arsip
format JPG atau PDF
Mengambil semua konten file arsip gambar
Mengklik Button Ambil teks untuk dirubah ke
format text
Menyimpan File arsip dengan format text
dalam tabel arsip
Arsip
Block Diagram Proses Searching Catalog dalam tabel arsip
Data Arsip
Gambar 3.4 Blok Diagram Proses searching pada Katalog
Block Diagram Proses Detil Arsip Masuk
Id Instansi Instansi Dari TabelMengambil Daftar
Tabel Instansi
Id Arsip Daftar Arsip
Data Arsip dan Data Instansi
Menyimpan Data Arsip dan Instansi
dalam tabel
Daftar Arsip Memilih daftar arsip Data arsip
Block Diagram detil Transaksi Arsip Keluar data arsip dari
tabel
Pada block diagram ini akan menjelaskan proses pengolahan detil arsip keluar. Proses pengolahan ini ada 3 proses secara bersamaan yaitu proses menampilkan nomor transaksi secara unik, proses mengambil data arsip, proses mengambil data pengunjung dan informasi arsip. Proses mengambil nomor transaksi ini maksudnya adalah ketika petugas menekan button input baru maka secara otomatis akan menampilkan nomor transaksi sesuai dengan bulan dan tahun sistem. Proses berikutnya adalah mengambil daftar pengunjung dari tabel. Daftar pengunjung akan ditampilkan dan akan dipilih oleh petugas. Setelah itu petugas akan melihat informasi arsip yang diinginkan pengunjung dari aplikasi katalog. Proses selanjutnya akan mengambil data arsip. Langkah pertama petugas menekan klik Id arsip dan akan menampilkan daftar form arsip. setelah itu petugas akan memilih data arsip tersebut dan akan ditampilkan pada form transaksi. Kemudian detil transaksi arsip masuk akan disimpan dalam tabel.
Block Diagram Proses Laporan Arsip Masuk
Output
Proses
Input
Tanggal Laporan Arsip Masuk
Menampilkan Transaksi Arsip
Masuk
Laporan Arsip Masuk
Pada block diagram seperti gambar 3.8 dapat dijelaskan proses laporan arsip masuk. Block diagram proses laporan arsip masuk ini hanya mencetak hasil transaksi arsip masuk. Proses diawali dari inputan tanggal laporan arsip masuk, dimana parameter tanggal ini untuk mensortir keseluruhan transaksi arsip masuk. Pengguna aplikasi dapat mengganti-ganti tanggal, bulan, tahun untuk mencetak laporan arsip masuk.
Block Diagram Proses Laporan Arsip Masuk
Output Proses
Input
Laporan Arsip keluar Tanggal
Laporan Arsip keluar
Menampilkan Transaksi Arsip
keluar
Gambar 3.8 Blok Diagram Proses Laporan Transaksi Arsip Keluar
Block Diagram Proses Laporan Email
Proses Output
Input
Mengambil file laporan transaksi
arsip Data Email
Menampilkan data email dan laporan
transaksi
3.4Perancangan Entity Realitionship Diagram
Gambar 3.10ER Diagram Aplikasi Digitalisasi Arsip
3.5Perancangan Class Diagram
Gambar 3.11Class Diagram Aplikasi Digitalisasi Arsip
Aplikasi Digitalisasi Arsip mempunyai banyak classseperti classarsip, instansi, pengunjung, petugas, dan transaksi. Class utamanya yaitu class arsip yang terintegrasi dengan beberapa class lainnya yaitu class pengunjung, instansi, petugas, transaksi, OCR, dan searching. Class arsip mempunyai hubungan
dependency atau ketergantungan dengan class instansi dan petugas. Class OCR
juga mempunyai hubungan atau ketergantungan dengan class arsip.
Classsearching tidak dapat berdiri sendiri tanpa adanya class arsip.
1..*
+ Simpan_Data () : void
3.6Perancangan Domain Model
Gambar 3.12Domain Model Report Server
Domain model akan menjelaskan gambaran besar dari sistem yang akan dibuat. Pada domain model akan muncul obyek – obyek dan bagaimana mereka berelasi satu dengan yang lain dengan hubungan aggregation dan generalization
(has-a and is-a relationship). Dari desain rancangan implementasi sistem yang
telah dijabarkan di atas, dapat digambarkan domain model dari Aplikasi Digitalisasi Arsip.
class Domain Model
Report Server Arsip
Storage Arsip
OCR
Transaction Arsip Log Arsip Laporan
Log Email Laporan
Data Arsip Instansi Data
File JPG File PDF
Transaction Arsip Masuk
Transaction Arsip Keluar
Data Pengunjung Arsip Yang Dipinjam Keyword Arsip
Gambar 3.13 Domain Model Report Katalog
3.7Perancangan dan Deskripsi Antar Muka
3.7.1 Rancangan Form Login
Formlogin merupakan form yang berguna untuk membatasi akses terhadap
pengguna yang tidak terotorisasi. Sebelum masuk ke halaman utama aplikasi, pengguna diarahakan menuju ke form login. Pada form login terdapat inputan berupa password. Inputan usernamedapat dibedakan tidak diperlukan karena hanya ada satu jenis pihak pengguna yang dapat mengakses Aplikasi
ClinicalTelereporting, yaitu administrator.Setelah menginputkan username dan
password, administrator dapat masuk ke dalam aplikasi dengan menekan tombol
Login. Apabila administrator ingin keluar dari form login maka dapat menekan tombol Cancel.
class Domain Model
Catalog
Keyw ord Arsip Daftar Storage Arsip
Memilih Arsip Yang akan
Diunduh
View Detil Arsip
Login Pengunj ung
UserName
Password
Login Cancel
Gambar 3.14 Rancangan Form Login
3.7.2 Rancangan Form Menu Utama
Setelah melewati proses login, user dapat membuka 3 menu yaitu menu data master, mene data transaksi, dan menu laporan. Menu data master akan memunculkan beberapa form yaitu form Instansi, Arsip, petugas, dan pengunjung. Pada menu transaksi terdapat form transaksi arsip masuk dan transaksi arsip keluar. Dan menu laporan terdapat form laporan arsip masuk, arsip keluar, dan laporan email arsip.
Data Master Data Transaksi Laporan
Instansi Arsip
Petugas
Arsip Masuk
Arsip Keluar
Arsip Masuk
Arsip Keluar Laporan
Email Pengunjung
Gambar 3.15 Rancangan Form Menu Utama
3.7.3 Rancangan Form Master Arsip
membuka menu form Data master dan akan menekan klik master arsip. Pada form master arsip ini user akan memasukkan data-data arsip dapat dijelaskan user akan menekan klik data baru terlebih dahulu. User dapat mengisikan data-data arsip pada button data baru dan nantinya data arsip tersebut akan ditampilkan pada
datagridview tampilan di halaman depan form master arsip.
Nama Arsip
Gambar 3.16 Rancangan Form Master Arsip
Seperti yang dijelaskan pada keterangan gambar 4.6 diatas, berikut adalah proses detil setelah user menekan button data baru. Setelah user menekan buttondata baru maka akan otomatis tampil link sebuah form data arsip. Pada form data arsip ini user dapat mengisikan data-data arsip sesuai dengan arsip yang dibawa oleh instansi. Pada field Id arsip akan otomatis dimunculkan oleh system Id nya. Setelah itu user akan menekan 2x klik pada field Id instansi, akan terintegrasi dengan form master instansi. User akan memilih data instansi pada form master instansi dan otomatis field yang ada pada master instansi akan tampil pada field-field form data arsip. Setelah itu user akan mengisikan data arsip lainnya, user
proses mengunduh file arsip digital hasil scanning, user akan memilih pada tampilan dialogbox folder. Setelah itu user akan menyimpan data arsip dengan cara menekan button simpan dan otomatis akan tampil pada datagridview
tampilan depan form master arsip.
Id Arsip
Lokasi Arsip Ambil File
Simpan
Gambar 3.17 Rancangan Form Data Baru Arsip
Nama
File
Gambar 3.19Tampilan DialogBox
User dapat mengubah atau mengupdate data arsip apabila ada data yang salah diisikan pada proses data baru arsip. Langkah pertama user dapat melihat tampilan daftar arsip pada halaman utama form master arsip. Kemudian user akan memilih salah satu daftar arsip pada datagridview tampilan daftar arsip dengan cara mengklik daftar arsip tersebut. Langkah berikutnya userakan mengklik
button update pada tampilan depan form master arsip. Kemudian akan
Lokasi Arsip Ambil File
Update
User dapat menghapus data arsip dengan cara memilih data arsip yang akan dihapus pada tampilan gridview form master arsip. Setelah user menekan klik filed pada daftar arsip, user akan menekan klik button delete. Tampilan akan mengeluarkan messageBox apakah anda akan menghapus data arsip?. User akan menekan klik button Ok dan akan otomatis tampilan daftar arsip akan mengupdate pada gridview seperti pada gambar 5 dibawah ini.
Nama Arsip
Apakah Anda akan menghapus data arsip?
3.7.4 Rancangan Form Master Instansi
Setelah melewati proses login, user dapat membuka beberapa form, salah satunya adalah form master instansi. Form ini digunakan untuk mengisikan data instansi pencipta arsip. Seperti dijelaskan pada proses form arsip pada gambar 4.6 diatas. Pada gambar 4.6 dijelaskan mengambil data instansi yang proses cara pengisian nya ada pada form master instansi ini. User dapat mengisikan dengan inputan data instansi dan mengklik button data baru. Setelah itu akan tampil link
data baru instansi, user dapat mengisikan data instansi.Setelah itu user dapat menyimpan dengan cara klik button simpan.
Nama
Data Baru Koreksi Delete Data
Data
Gambar 3.22 Rancangan Form master Instansi
Gambar 3.23 Rancangan Form Data Baru Instansi
User dapat mengubah atau mengupdate data instansi apabila mengalami kesalahan pada saat mengisi data baru instansi. User dapat melihat daftar instansi mana yang salah pada halaman depan form master instansi. Kemudian user memilih daftar instansi yang akan diubah dengan cara menekan klik daftar instansi tersebut. Setelah itu user menekan button update dan akan menampilkan link form update data instansi. Setelah usermengubah data instansi, user akan menyimpan data instansi yang telah di update dengan cara menekan button simpan. Pada
datagridview tampilan halaman depan form master instansi otomatis akan terubah.
Id Instansi Nama Instansi Nama Kepala
Koleksi Arsip Alamat Instansi Unit Kerja
Update
Gambar 3.24 Rancangan Form Update Data Instansi
Nama Instansi
Id Instansi
Nama
Instansi Unit Kerja
Koleksi Arsip Nama
Kepala Alamat
Data Baru Koreksi Delete Data
Data
Apakah Anda akan menghapus data Instansi?
Gambar 3.25 Rancangan Form Delete Data Instansi 3.7.5 Rancangan Form Master Petugas
Nama Petugas
Id
Petugas Alamat
Data Baru Koreksi Delete Data Data
Nama Petugas
Gambar 3.26 Rancangan FormMaster Petugas
Id Petugas
Nama Petugas Alamat Petugas
SIMPAN
Gambar 3.27 Rancangan Form Data Baru Master Petugas
User dapat mengubah atau mengupdate data petugas apabila mengalami kesalahan pada saat mengisi data baru petugas. User dapat melihat daftar petugas pada halaman depan form master petugas. Kemudian user memilih daftar petugas yang akan diubah dengan cara menekan klik daftar petugas tersebut. Setelah itu user
telah di update dengan cara menekan button simpan. Pada datagridview tampilan halaman depan form master petugas otomatis akan terubah.
Id Petugas
Nama Petugas
Alamat Petugas
Update
Gambar 3.28 Rancangan Form Update Data Master Petugas
User dapat menghapus data petugas dengan cara memilih data petugas yang akan dihapus pada tampilan gridview form master petugas. Setelah user menekan klik filed pada daftar petugas, user akan menekan klik button delete. Tampilan akan mengeluarkan messageBox apakah anda akan menghapus data petugas?. User akan menekan klik button Ok dan akan otomatis tampilan daftar petugas akan mengupdate pada gridview seperti pada gambar 5.4 dibawah ini.
Apakah Anda akan menghapus data Petugas?
Nama Petugas
Id
Petugas Alamat
Data Baru Koreksi Delete Data Data
Nama Petugas
3.7.6 Rancangan Form Master Pengunjung
Setelah melewati proses login, user dapat membuka beberapa form, salah satunya adalah form master pengunjung ini. Pada form master pengunjung ini user hanya dapat mengubah dan menghapus data pengunjung, karena data baru pengunjung menginputkan sendiri pada form searching (Katalog).User mengubah form pengunjung ini apabila ada kesalahan data yang diinputkan pengunjung waktu melakukan pendaftaran member pada form searching. User hanya akan menekan klik daftar pengunjung pada datagridview tampilan halaman depan form pengunjung. Setelah itu akan tampil link form update data pengunjung. Kemudian
user akan menyimpan data pengunjung yang sudah dirubah dengan cara menekan klik button simpan.
Nama Petugas
Id
Pengunjung Alamat
Delete Data Koreksi
Data
Nama
Pengunjung No.TlpIdentitasKelaminJenis PengunjungInstitusi Tgl.Daftar Tgl.Lahir
