Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini dimasa yang akan datang.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1Profil Perusahaan
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya) merupakan sekolah tinggi yang bergerak di bidang teknologi. STIKOM didirikan dengan nama AKIS (Akademi Komputer dan Informatika Surabaya) pada tanggal 30 april 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983. Dengan seiring berjalannya waktu, akhirnya berubah nama menjadi STIKOM.
STIKOM memiliki berbagai macam bagian. Salah satu bagian yang di miliki oleh STIKOM adalah bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM). Tujuan dari didirikan PPM guna untuk meningkatkan kualitas STIKOM sendiri.
Kualitas pendidikan tinggi perlu dikembangkan dengan menekankan pentingnya penelitian sebagai titik vital kehidupan suatu universitas/perguruan tinggi. Sejalan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, maka STIKOM Surabaya senantiasa menciptakan iklim “ilmiah” dalam suasana kampusnya. Banyak sekali penelitian yang telah dilakukan oleh civitas akademik STIKOM Surabaya yang berkolaborasi antara dosen, mahasiswa dan instansi/perusahaan.
Selain itu, STIKOM Surabaya juga secara terus menerus melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat karena pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat merupakan wujud kepedulian perguruan tinggi sebagai lembaga yang
STIKOM
menghasilkan orang-orang elit intelektual untuk senantiasa berpartisipasi dalam pengembangan kualitas masyarakat.
2.2 Ruang Lingkup Bagian Pengabdian Masyarakat
Bagian pengabdian masyarakat (PM) memiliki ruang lingkup tentang segala kegiatan yang berhubungan secara langsung dengan masyarakat, PM mempunyai beberapa kegiatan diantaranya :
1. Pelatihan
PM melakukan banyak penelitian yang terkait langsung dengan masyarakat yang tentunya sesuai dengan bidang perguruan tinggi STIKOM Surabaya. Pelatihan yanng dimaksud sebagai contoh yaitu pelatihan menggunakan / mengenalkan internet, microsoft office, dan lain sebagainya. Ada dua macam pelatihan, diantaranya :
a. Pelatihan Internal
Pelatihan internal adalah pelatihan yang di lakukan di dalam STIKOM Surabaya sendiri. PM menggunakan Laboratorium Komputer Rakyat STIKOM Surabaya sebagai tempat pelatihan.
b. Pelatihan External
Pelatihan external adalah pelatihan yang dilakukan di luar STIKOM Surabaya. PM menggunakan istilah Road Show sebagai pelatihan external. Pelatihan external biasanya di lakukan di dalam kota maupun di luar kota. 2. Pembinaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM)
Pembinaan UMKM adalah kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang berupa penerapan hasil-hasil Ipteks untuk menyelesaikan permasalahan yang
STIKOM
8
di hadapi unit UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah). Program ini ditujukan untuk meningkatkan kemandirian dan kinerja UMKM.
3. Desa Mitra Binaan
Desa Mitra Binaan ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemandirian masyarakat / desa serta memberdayakan potensi masyarakat maupun sumber daya alam di lingkungannya yang belum termanfaatkan dengan baik dan arif. Program ini sedapat mungkin dilaksanakan sebagai sinergi antara keterlibatan aktif masyarakat, perencanaan strategis pemerintahan daerah, serta penerapan hasil-hasil IPTEKS STIKOM Surabaya.
2.3 Tugas dan Fungsi Bagian Pengabdian Masyarakat
Setiap bagian tentunya memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Bagian PM memiliki tugas mengabdi pada masyarakat dengan kata lain membagi, mengamalkan, dan mengaplikasikan ilmu kepada masyarakat. Selain itu, sebenarnya bagian PM juga mengelola dana Iptek bagi Masyarakat (IbM). Namun, pada kenyataannya di STIKOM Surabaya, fungsi tersebut dialihkan pada bagian Penelitian Akademik. Sehingga dapat diketahui fungsi PM adalah membantu para dosen untuk mengaplikasikan ilmu yang didapat dari penelitian untuk dibagikan secara langsung kepada masyarakat yang membutuhkan terutama di bidang IPTEKS.
STIKOM
2.4 Visi, Misi dan Struktur Organisasi Bagian Pegabdian Masyarakat
Bagian PPM tidak memiliki visi dan misi yang spesifik. Namun, bagian PPM mengikuti beberapa visi dan misi yang dimiliki oleh STIKOM Surabaya sendiri, yaitu diantaranya :
2.4.1 Visi
Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul, dan Terkenal.
2.4.2 Misi
1. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. 3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. 5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2.4.3 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Prof .Dr.Budi Jatmiko, M.Pd.
PIMPINAN ( KETUA STIKOM SURABAYA )
Pantjawati Sudarmaningtyas, S.Kom., OCA
PEMBANTU UMUM KETUA I ( PUKET I )
Tutut Wurijanto, M.Kom.
KEPALA BAGIAN PPM
Harianto, S.Kom., M.Eng.
STAFF PPM
Siti Zubaidah, S.E.
ADMIN PENELITIAN AKADEMIK PPM
Siti Zubaidah, S.E.
ADMIN PENGABDIAN MASYARAKAT PPM
STIKOM
10
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Pengabdian kepada Masyarakat
Menurut Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat Universitas Indonesia (2011:4), pengabdian kepada masyarakat atau kegaitan pengabdian kepada masyarakat adalah kegiatan yang mencakup upaya-upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia antara lain dalam hal perluasan wawasan, pengetahuan maupun peningkatan keterampilan yang dilakukan oleh civas akademika sebagai perwujudan dharma bakti serta wujud kepedulian untuk berperan katif meningkatkan kesejahteraan dan memberdayakan masyarakat luas terlebih bagi masyarakat ekonomi lemah.
3.2 Sistem Informasi
Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda dengan data, data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan. (Joseph W. Wilkinson, 1993:3-4)
STIKOM
3.3 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1990:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
3.4 Definisi Aplikasi
Definisi aplikasi menurut Eka Noviansyah (2008:4) adalah penggunaan dan penerapan suatu konsep yang menjadi suatu pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang di buat untuk menolong manusia dalam melakukan tugas tertentu. Aplikasi software yang direncanakan untuk suatu tugas khusus dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang di jalankan untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Aplikasi software paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang di rancang untuk.
3.5 Data Flow Diagram
“Data Flow Diagram (DFD)” sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang sudah ada atau baru yang telah di kembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (H.M. Jogiyanto, 1989:700). Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di
STIKOM
12
dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu DFD juga merupakan gambaran dari sistem yang baik.
Tabel 3.1 Simbol DFD
Simbol ini merupakan simbol external entity, digunakan sebagai sumber dari Input sistem atau tujuan dari Output sistem.
Simbol proses ini sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang telah diolah.
Simbol dari penyimpanan data, sering diganakan sebagai penyimpanan data yang dapat berupa suatu file atau basis data.
Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran datanya.
3.6 Database
Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record
menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu
STIKOM
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan (Linda, 2004:1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem ang memiliki karakteristik seperti berikut:
1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.
3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu :
1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan
di media storage dan level yang berkaitan.
2. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis
datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.
3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view
dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini:
STIKOM
14
1. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.
2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.
3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.
4. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field.
5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL)
yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel.
3.7 Entity Relationship Diagram
Pengertian ERD Menurut Jogiyanto (2001:700) Adalah suatu komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang ditinjau. Entity Relation Diagram menggambarkan data dan hubungan antar data secara global dengan menggunakan Entity Relation Diagram.
3.7.1 Entity Type
Konsep dasar dari model ER adalah entity type, yaitu kumpulan dari objek-objek yang bersifat (property) yang sama, yang diidentifikasikan oleh perusahaan yang mempunyai existensi yang independen. Keberadaannya dapat berupa fisik maupun abstrak (Connolly, 2002, 331).
STIKOM
Entitiy occurence, yaitu pengidentifikasian objek yang unik dari sebuah tipe entitas. Setiap entitas diidentifikasikan dan disertakan property-nya (Connolly, 2002:333).
3.7.2 Relation Type
Relationship type adalah kumpulan keterhubungan yang mempunyai arti
(meaningful associations) antara tipe entitas yang ada. Relationship occurence, yaitu keterhubungan yang diidentifikasikan secara unik yang meliputi keberadaan tipe entitas yang berpartisipasi (connolly, 2002, 334).
3.7.3 Derajat relationship
Derajat relationship (connolly, 2002:335), yaitu jumlah entitas yang berpartisipasi dalam suatu relationship, derajat relationship terdiri dari :
1. Binary relationship, keterhubungan antara dua tipe entitas. Contoh binary relationship antara PrivateOwner dengan PropertyForRent yang disebut Powns.
2. Tenary relationship, yaitu keterhubungan antara tiga tipe entitas. Contoh
tenary relationship yang dinamakan registers. Relasi ini melibatkan tiga tipe entitas, yaitu Staff, Branch dan Client. Relationship ini menggambarkan staff mendaftarkan client pada branch.
3.7.4 Attributes
Menurut (connolly, 2002:338), attribute adalah property dari sebuah entity.
Beberapa karakteristik umum dari attribute :
1. Attribute domain
Merupakan rentang nilai yang diijinkan dalam attribute.
STIKOM
16
2. Simple attribute
Attribute yang terdiri dari satu komponen dengan keadaan yang tidak
bergantung pada apapun. Contoh : posisi daklam entity staff.
3. Composite Attribute
Attribute yang terdiri dari beberapa komponen dengan masing-masing keadaan yang tidak bergantung pada apapun. Contoh : attribute alamat bisa dibagi menjadi jalan, kota, kode pos, dan lain-lain.
4. Single value attribute
Merupakan attribute yang hanya memiliki satu nilai dalam satu entity. 5. Multiple value attribute
Merupakan attribute yang memiliki lebih dari satu nilai dalam setiap entity. Contoh : entity mahasiswa dengan attribute nomor telepon dapat memiliki beberapa nomor telpon.
3.7.5 Keys
Menurut (connolly, 2002:340 ), Keys terdiri dari : 1. Candidate key
Attribute yang memiliki identitas yang unik dalan setiap kejadian pada entity.
2. Primary key
Merupakan candidate key yang terpilih untuk mengidentifikasikan secara unik suaru entity.
3. Composite key
Candidate key yang terdiri dari dua attribute atau lebih.
STIKOM
3.8 Basis Data
Basis data dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang / berkumpul. Sedangkan data presentasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya. Yang di rekan dalam bentuk angka, huruf, simbol, text, gambar, bunyi, atau kombinasinya.
Menurut Fathansyah (1992:70), basis data adalah :
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
saling diorganisasikan sedmikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/ tabel/ arsip yang saling berhubungan yang di simpan dalam media elektronik.
Secara konsep, database dan basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara yang tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan (relation) antar satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu. Pada komputer, basis data di simpan dalam perangkat hardware penyimpanan, dan dengan software tertentu dimanipulasi untuk kepentingan atau kegunaan tertentu. Hubungan atau relasi data biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada.
STIKOM
18
3.9 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi manusia dan komputer menurut Wicaksono (2005:3) adalah bidang studi yang mempelajari, manusia, teknologi komputer dan interaksi antara kedua belah pihak, merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Adapun karakteristik dari desain antar muka yang memperhatikan
usability adalah sebagai berikut :
1. User centered design
Yang menitik beratkan kepada user dan task sejak awal pembuatan desain. 2. Participative design
User diartikan sebagai bagian dari tim desainer, agar terbentuk suatu desain yang mudah dioperasikan.
3. Iterative design
Pembuatan desain, testing hingga penilaiannya dan pendesainan ulang memenuhi spesifikasi usability yang diinginkan.
4. Experimental design
Terdapat testing usability oleh user secara formal pada percobaan awal, simulasi dan evaluasi prototype secara keseluruhan.
5. User supportive design
Melakukan pelatihan, seleksi manual jika diperlukan, seperti bantuan dari ”ahli” disekitarnya, misal :
a. Online : spesifikasi bantuan konten desain.
b. Offline : customer service.
STIKOM
19
Bagian Pengabdian Masyarakat (PM) STIKOM Surabaya memiliki karakteristik membantu masyarakat secara langsung. Setiap kali ada kegiatan maka PM secara langsung mendokumentasikannya kedalam Microsoft Excel untuk setiap pencatatan dokumentasinya. Namun dengan adanya perkembangan teknologi dan data yang semakin banyak, maka diperlukan aplikasi yang dapat membantu mempermudah pekerjaan PM.
Pembuatan aplikasi membutuhkan beberapa proses yang harus dilalui. Proses-proses tersebut terlapir dalam siklus hidup sistem yang dinamakan sebagai
System Development Life Cycle (SDLC). Siklus SDLC tersebut berperan aktif
dalam mengerjakan sebuah aplikasi karena setiap tahap yang ada dimaksudkan untuk mempermudah pengerjaan. Dalam SDLC tersebut juga dapat dilakukan pembuatan aplikasi untuk Pengabdian Masyarakat (PM) dengan tahap perencanaan dan tahap desain serta pembangunan program yang ada, sehingga akan didapat program yang sesuai dengan kebutuhan PM sendiri.
4.1 Perencanaan
Tahap ini dimaksudkan untuk mempermudah pengerjaan melalui pendefinisian sebuah masalah yang terjadi pada PM sendiri. PM cenderung melakukan input data secara manual dan dilakukan setiap suatu kegiatan dalam sepekan selesai dan terkadang hal tersebut tidak terdokumentasikan dengan baik. Pencatatannya dilakukan menggunakan Microsoft Excel berupa laporan secara langsung.
STIKOM
20
Secara sistem, perencanaan ini dimaksudkan agar PM dapat menggunakan aplikasi yang akan dibuat secara internal dengan input data yang berkala. Perencanaan tersebut butuh menggambarkan ilustrasi yang digambarkan melalui sistem.
Untuk mendukung setiap perencanaan yang terjadi maka dibutuhkan data-data dan informasi yang dimiliki oleh PM. Adapun langkah pengumpulan data yaitu melalui metode berikut :
4.1.1 Studi Lapangan
Data dan informasi didapat dari studi lapangan dengan melakukan observasi serta wawancara secara langsung dengan pihak terkait. Dalam hal ini, bagian PM memberikan semua data dan informasi yang berhubungan dengan pengerjaan aplikasi. Studi lapangan ini juga berfungsi sebagai inisialisasi pekerjaan yang dilakukan, akar permasalahan, identifikasi, dan menganalisa kebutuhan aplikasi. Sehingga, data dan informasi yang diterima dari studi lapangan dapat digunakan dengan baik sesuai kebutuhan.
4.1.2 Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan tidak pernah lepas dari pembelajaran untuk melakukan sebuah pembuatan aplikasi sebagai referensi. Banyak sumber yang didapat dari studi kepustakaan mengingat teknologi berkembang dengan pesatnya. Studi kepustakaan dapat menggunakan buku penunjang dan juga internet yang akan dibahas lebih lanjut.
1. Buku Penunjang
Data yang diperoleh dari teori-teori yang didapat dari buku-buku penunjan yang berhubungan dengan topik yang diambil sebagai bahan perbandingan
STIKOM
atau dasar pembahas lanjut. Selain itu, buku penunjang juga digunakan sebagai referensi serta untuk memperoleh landasan-landasan teori dari dari sistem yang dikembangkan.
2. Internet
Internet merupakan sumber data dan informasi yang diperoleh dan didapat secara online. Data dan informasi tersebut berguna untuk menambah referensi dan sebagai perbandingan bagi penelitian kepustakaan dan dokumentasi.
4.2 Desain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem yang ada, maka langkah selanjutnya adalah mendesain sistem. Dalam langkah pendesainan sistem ini, seorang programmer mulai membangun sistem berdasarkan desain sistem yang ada.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah diantaranya :
1. Documen Flow 2. System Flow
3. Data Flow Diagram ( DFD )
4. Entity Relationship Diagram ( ERD ) 5. Database Managemen System ( DBMS ) 6. Desain Input dan Output
7. Interface dan Penggunaan
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan masing-masing pada sub bab berikut :
STIKOM
22
4.2.1 Document Flow
Document flow termasuk penggambaran asli yang terjadi pada bagian
Pengabdian Masyarakat (PM) STIKOM Surabaya.
4.2.1.1 Document Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal
Dalam gambar 4.1 di jelaskan proses pencatatan semua data-data Pengajuan Proposal. Pencatatan data-data tersebut meliputi pencatatan data-data perguruan tinggi, dan jurusan. Kedua data tersebut akan digunakan untuk melakuakan pencatatan data dosen, untuk memperjelas dosen tersebut berasal dari perguruan tinggi mana dan dari jurusan apa di perguruan tinggi tersebut. Dari data-data dosen yang sudah dicatat sebagian akan digunakan untuk pencatatan data pengajuan kegiatan apabila dosen yang telah tersimpan namanya mengajukan usulan berupa proposal kegiatan pengabdian masyarakat kepada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM).
Gambar 4.1 Document Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal
STIKOM
4.2.1.2 Document Flow Pendaftaran Pengajuan Kegiatan
Dalam Gambar 4.2 dijelaskan bahwa apabila instansi akan mengajukan sebuah permohonan kegiatan (Pelatihan) misalnya, maka instansi tersebut harus mengajukan permohonan berupa proposal kepada bagian PM. Bagian PM menerima dan memeriksa dokumen proposal tersebut yang kemudian dokumen proposal tersebut dicocokkan dengan jadwal yang dimiliki oleh bagian PM mangembalikan dokumen proposal tersebut kepada instansi. Apabila proposal tidak mempunyai kesamaan dengan jadwal yang dimiliki oleh kegiatan PPM maka dokumen tersebut dikelola kembali oleh bagian PM untuk dibuatkan penjadwalan.
Gambar 4.2 Document Flow Pendaftaran Pengajuan Proposal Kegiatan PPM
STIKOM
24
4.2.1.3 Document Flow Persetujuan Kabag PPM
Setelah penjadwalan dibuat, maka bagian PM menyerahkan dokumen data kegiatan PM kepada bagian PPM untuk meminta persetujuan. Kabag PPM memeriksa data-data yang dibutuhkan yang di butuhkan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Jika menurut kabag PPM dana kebutuhan melebihi prasyarat, maka kabag PPM tidak menyetujui pengajuan kegiatan yang di ajukan oleh masing-masing instansi yang mengajukan permohonan kegiatan tersebut. Jika data-data kebutuhan yang dibutuhkan masih sesuai dengan prasyarat yang ditentukan maka kabag akan menyetujui. Data-data yang sudah disetujui maupun tidak disetujui oleh kabag PPM akan di kembalikan ke bagian admin PM, dan kemudian di lanjutkan ke proses selanjutnya.
Dokumen Flow Persetujuan Kegiatan pada Bagian PPM STIKOM Surabaya Kabag. PPM Bagian PPM Ph as e Setuju ? Memberikan Delegasi Untuk Melakuan Kegiatan PM Ya Memberikan Delegasi Untuk Melakukan Perbaikan Data Pengajuan Tidak 2 Data Pengajuan yang akan disetujui Data Pengajuan yang akan disetujui 1 1 2 Selesai Melakukan Persetujuan Data Delegasi Persetujuan 1 2 Data Delegasi Persetujuan 1 Data Pengajuan Kegiatan (Gagal ACC) 1 2 Data Pengajuan Kegiatan (Gagal ACC) 1 N N Mulai
Gambar 4.3 Document Flow Persetujuan Kegiatan pada Bagian PPM STIKOM Surabaya
4.2.1.4 Document Flow Pengecekan Persetujuan Data Pengajuan Kegiatan
Setelah data-data kegiatan yang diajukan dan diberikan ke kabag PPM dan telah dilakukan persetujuan. Data-data yang telah disetujui atau tidak disetujui
STIKOM
oleh kabag PPM dikembalikan lagi ke bagian admin PM. Data- data yang tidak disetujui dibuatkan surat keterangan bahwa data pengajuan yang diajukan, tidak disetujui karena ada alasan prasyarat yg tidak sesuai. Dan data-data yang telah disetujui akan dilajutkan ke proses penjadwalan.
Dokumen Flow Penecekan persetujuan Data Pengajuan Kegiatan Pada Bagian PPM STIKOM Surabaya