RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN DATA PENGABDIAN MASYARAKAT
PADA BAGIAN PENELITIAN DAN PENGABDIAN
MASYARAKAT STIKOM SURABAYA
Kerja Praktek
Nama
:
WAHYU HENDRAWAN S.P.K.W
NIM
:
08.39010.0050
Program
:
DIII (Diploma Tiga)
Jurusan
:
Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
vii
ABSTRAK
Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya merupakan salah satu bagian di STIKOM Surabaya yang mengatasi masalah kegiatan sosial dibidang IT. Pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya terdapat sistem informasi yang masih manual yaitu pengelolahan data penelitian akademik dan pengabdian masyarakat yang selama ini masih menggunakan aplikasi
microsoft exel, yang mengakibatkan kinerja dari petugas pengabdian masyarakan
menjadi lambat atau kurang efektif dalam melakukan pencatatan kegiatan. Perekapan dan pelaporan atas semua kegiatan menjadi hal terpenting dalam pelaksanaan kegiatan tersebut, baik pendataannya maupun pelaporannya. Rekap data dosen dan rekap data kegiatan juga diperlukan pada saat proses pelaporan sehingga pekerjaan bagian Pengabdian Masyarakat (PM) dapat terbantu dengan pemanfaatan aplikasi ini.
Proses pembuatan sistem dimulai dari menganalisis sistem yang sedang berjalan. Hasil analisis diubah ke dalam bentuk document flow yang dibagi berdasarkan proses-proses transaksi yang ada. Dari document flow kemudian dikembangkan sebuah sistem baru yang kemudian digambarkan ke dalam system
flow.
Dengan diterapkannya aplikasi Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat
ini diharapan dapat membantu pelaporan serta merekap hasil kegiatan dengan baik. Aplikasi yang di hasilkan oleh sistem informasi pengelolaan data pengabdian masyarakat ini adalah aplikasi yang berbasis desktop. Aplikasi pengelolaan data pengabdian masyarakat ini dapat membantu melakukan pelaporan serta merekap hasil kegiatan pengabdian masyarakat dengan baik. Aplikasi tersebut juga dapat menghasilkan informasi yang nantinya akan bermanfaat bagi dosen maupun pihak STIKOM Surabaya terutama di bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya.
Kata kunci : Aplikasi Pendataan, Pengabdian Masyarakat, STIKOM Surabaya
STIKOM
x
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Profil Perusahaan ... 6
2.2 Ruang Lingkup Bagian Pengabdian Masyarakat ... 7
2.3 Tugas dan Fungsi Bagian Pengabdian Masyarakat ... 8
2.4 Visi, Misi dan Struktur Organisasi Bagian Pengabdian Masyarakat ... 9
2.4.1 Visi ... 9
2.4.2 Misi ... 9
2.4.3 Struktur Organisasi ... 9
STIKOM
xi
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1 Pengertian Pengabdian Kepada Masyarakat ... 10
3.2 Sistem Informasi ... 10
3.3 Analisa Sistem ... 11
3.4 Definisi Aplikasi ... 11
3.5 Data Flow Diagram ... 11
3.6 Database ... 12
3.7 Entity Relationship Diagram ... 14
3.7.1 Entity Type ... 14
3.7.2 Relation Type ... 15
3.7.3 Derajat Relationship ... 15
3.7.4 Attributes ... 15
3.7.5 Keys ... 16
3.8 Basis Data... 17
3.9 Interaksi Manusia dan Komputer ... 18
BAB IV DESKRIPSI SISTEM ... 19
4.1 Perrencanaan ... 19
4.1.1 Studi Lapangan ... 20
4.1.2 Studi Kepustakaan ... 20
4.2 Desain Sistem ... 23
4.2.1 Sistem Flow ... 22
4.2.2 Sistem Flow ... 25
4.2.3 HIPO ... 29
4.2.4 Contex Diagram ... 31
STIKOM
xii
4.2.7 Desain Input/Output ... 41
4.2.8 Implementasi dan Pembahasan ... 49
BAB V PENUTUP ... 69
6.1 Kesimpulan ... 69
6.2 Saran ... 69
DAFTAR PUSTAKA ... 70
LAMPIRAN ... 71
STIKOM
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Tabel Simbol DFD ... 12
Tabel 4.1 Tabel Perguruan Tinggi ... 38
Tabel 4.2 Tabel Jurusan... 38
Tabel 4.3 Tabel Dosen... 38
Tabel 4.4 Tabel Media... 39
Tabel 4.5 Tabel Sumber Dana ... 40
Tabel 4.6 Tabel Kegiatan ... 40
Tabel 4.7 Tabel Login ... 41
STIKOM
xiv
Gambar 4.1 Dokumen Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal ... 22
Gambar 4.2 Dokumen Flow Pendaftaran Pengajuan Proposal Kegiatan PPM 23 Gambar 4.3 Dokumen Flow Persetujuan Kegiatan pada Bagian PPM STIKOM Surabaya ... 24
Gambar 4.4 Dokumen Flow Pengecekan persetujuan Data Pengajuan Kegiatan Pada Bagian PPM STIKOM Surabaya ... 25
Gambar 4.5 Sistem Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal ... 26
Gambar 4.6 Sistem Flow Pendaftaran Kegiatan Pengabdian Masyarakat ... 27
Gambar 4.7 Sistem Flow Persetujuan Kabag PPM ... 28
Gambar 4.8 Sistem Flow Pengecekan Persetujuan Kegiatan ... 29
Gambar 4.9 HIPO ... 30
Gambar 4.10 Contex Diagram Aplikasi Pengelolaan Data PM ... 31
Gambar 4.11 DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Data PM ... 32
Gambar 4.12 DFD level 1 Mengolah Data Master ... 33
Gambar 4.13 DFD level 1 Mengolah Transaksi ... 34
Gambar 4.14 DFD Level 1 Mencetak Laporan ... 35
Gambar 4.15 CDM Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat ... 36
Gambar 4.16 PDM Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat ... 37
Gambar 4.17 Desain I/OHalaman Login ... 42
Gambar 4.18 Desain I/OHalaman Awal Setelah Login ... 43
Gambar 4.19 Desain I/OHalama Perguruan Tinggi ... 43
Gambar 4.20 Desain I/OHalaman Jurusan ... 44
Gambar 4.21 Desain I/OHalaman Dosen ... 45
STIKOM
xv
Gambar 4.22 Desain I/OHalaman Master Media ... 45
Gambar 4.23 Desain I/OHalaman Master Sumber Dana ... 46
Gambar 4.24 Desain I/OHalaman Master Sumber Dana ... 47
Gambar 4.25 Desain I/OHalaman Pendaftaran ... 47
Gambar 4.26 Desain I/OHalaman Persetujuan ... 48
Gambar 4.27 Desain I/OHalaman Tampil Data Kegiatan ... 49
Gambar 4.28 Halaman Awal ... 49
Gambar 4.29 Halaman Login ... 50
Gambar 4.30 Halaman Menu PPM ... 51
Gambar 4.31 Halaman Menu Pengabdian Masyarakat ... 52
Gambar 4.32 Langkah Masuk Form Perguruan Tinggi ... 53
Gambar 4.33 Halaman Menu Master Pengabdian Masyarakat ... 53
Gambar 4.34 Halaman Pengecekan Simpan Data Kosong ... 54
Gambar 4.35 Langkah Masuk Form Jurusan ... 55
Gambar 4.36 Halaman Menu Master Jurusan ... 55
Gambar 4.37 Langkah Masuk Form Dosen ... 56
Gambar 4.38 Halaman Menu Dosen ... 57
Gambar 4.39 Halaman Lihat Histori ... 58
Gambar 4.40 Langkah Masuk Form Jenis Media ... 59
Gambar 4.41 Halaman Form Master Jenis Media ... 59
Gambar 4.42 Halaman Pengecekan Update Data Kosong ... 60
Gambar 4.43 Langkah Masuk Form Sumber Dana ... 61
Gambar 4.44 Halaman Form Master Jenis Media ... 61
Gambar 4.45 Langkah Masuk Form Data Dosen ... 62
STIKOM
xvi
Gambar 4.48 Langkah Masuk Form Pendaftaran ... 64
Gambar 4.49 Halaman Form Pendaftaran ... 64
Gambar 4.50 Langkah Masuk Form Peersetujuan ... 66
Gambar 4.51 Halaman Form Persetujuan ... 66
Gambar 4.52 Langkah Masuk Form Tampil Kegiatan ... 67
Gambar 4.53 Halaman Form Tampil Kegiatan ... 67
Gambar 4.54 Halaman Mencetak Data Dosen ... 68
STIKOM
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1.Hasil Wawancara ... 71
Lampiran 2.Kartu Bimbingan ... 72
Lampiran 3.Surat Balasan Dari Instansi... 74
Lampiran 4.Acuan Kerja ... 75
Lampiran 5.Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 76
Lampiran 6.Log Harian ... 77
Lampiran 7.Kehadiran Kerja Praktek ... 78
Lampiran 8.Listing Program ... 79
STIKOM
1
1.1 Latar Belakang
Pada jaman yang sudah modern saat ini, sistem informasi sangatlah di butuhkan dalam melakukan proses pengerjaan, untuk menunjang kinerja dari sebuah perusahaan dan tidak menutup kemungkinan pada sekolah-sekolah, sekolah tinggi dan universitas. Sistem informasi dapat menjadikan sebuah pekerjaan menjadi lebih terstruktur dan mengurangi kesalahan-kesalahan yang berdampak buruk pada kinerja karyawan pada suatu perusahaan atau instansi.
Pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya terdapat sistem informasi yang masih manual yaitu pengelolahan data penelitian akademik dan pengabdian masyarakat yang selama ini masih menggunakan aplikasi microsoft exel, yang mengakibatkan kinerja dari petugas pengabdian masyarakan menjadi lambat atau kurang efektif dalam melakukan pencatatan kegiatan. Dalam pembuatan laporan kegiatan yang masih di lakukan secara manual, sehingga dalam pembuatan laporan masih kurang efektif. Dalam pembuatan laporan, bagian PPM juga diminta membuat laporan berdasarkan tanggal dilaksanakannya kegiatan, dan tahun.
Berdasarkan permasalahan tersebut dibuatlah “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat pada Bagian Penilaian dan Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya”. Dengan adanya sistem informasi pengelolaan data dosen PA/PM, dapat meningkatkan kinerja petugas pengabdian masyarakat dan pengelolahan data PA/PM menjadi lebih efisien. Dengan aplikasi
STIKOM
2
yang dihasilkan oleh sistem informasi pengelolaan data dosen PA/PM ini dapat digunakan juga oleh bagian-bagian lain yang berada pada STIKOM Surabaya. Sehingga dapat membantu mempercepat kinerja semua bagian yang membutuhkan data dosen PA/PM.
Aplikasi yang di hasilkan oleh sistem informasi pengelolaan data pengabdian masyarakat ini adalah aplikasi yang berbasis desktop. Aplikasi pengelolaan data pengabdian masyarakat ini diharapkan dapat membantu melakukan pelaporan serta merekap hasil kegiatan pengabdian masyarakat dengan baik. Aplikasi tersebut juga dapat menghasilkan informasi yang nantinya bermanfaat bagi karyawan maupun pihak STIKOM Surabaya terutama dibagian PPM STIKOM Surabaya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi pengelolahan data pengabdian masyarakat pada bagian PPM STIKOM Surabaya yang lebih terkomputerisasi.
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka batasan masalah adalah sebagai berikut:
1. Sistem ini hanya membahas pengelolahan data pengabdian masyarakat. 2. Aplikasi yang di hasilkan dari sistem ini adalah berbasis desktop.
3. Laporan yang di hasilkan berisi data-data pengabdian masyarakat, format yang di hasilkan juga bisa berformat PDF.
STIKOM
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem informasi pengelolahan data pengabdian masyarakat pada STIKOM Surabaya yang terkomputerisasi, dan di harapkan dapat meningkatkan kinerja para pegawai yang menggunakan aplikasi yang di hasilkan oleh sistem informasi pengelolaan data pengabdian masyarakat.
1.5 Manfaat
Pada sistem yang akan dikembangkan bermanfaat untuk beberapa pengguna antara lain :
1. Bagi PPM
a. Meningkatkan kinerja para pegawai dan dapat mencegah terjadinya kesalahan dalam menjalankan proses pengelolaan data penelitian akademik dan pengabdian masyarakat.
b. Menjadikan proses pengelolaan data penelitian akademik dan pengabdian masyarakat lebih efisien dengan adanya sistem informasi pengelolaan data penelitian akademik dan pengabdian masyarakat yang lebih terkomputerisasi.
c. Memudahkan Kabag PPM dalam melakukan pengecekan. 2. Pegawai Admin
a. Memudahkan dalam melakukan input data-data yang diperlukan untuk melakukan pencatatan data-data kegiatan yang di ajukan oleh istansi yang akan melakukan kegiatan.
b. Memudahkan dalam pembuatan laporan yang ditujukan untuk Kabag PPM maupun untuk Instansi.
STIKOM
4
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan kerja praktek adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi penggunanya, serta sistematika penulisan laporan.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini membahas tentang gambaran umum pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) STIKOM Surabaya dan struktur organisasi serta job descriptionnya.
BAB III LANDASAN TEORI
Bab ini membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan laporan, yaitu berisi tentang konsep dan prinsip dasar yang diperlukan untuk memecahkan masalah sistem informasi pengelolaan data. Teori yang dibahas yaitu: Pengertian Sistem Informasi, Pengertian Analisa Sistem, Definisi Aplikasi, Penjelasan tentang Data Fow Diagram, Pengertian Database, Pengertian ERD, Pengertian Basis Data, Penjelasan tentang Interaksi Manusia dan Komputer
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Bab ini berisi penjelasan tentang spesifikasi prosedur dalam menyelesaikan proyek sistem informasi, meliputi analisis System Flow,
Data Flow Diagram (DFD), Context Diagram, Conceptual data Model
STIKOM
(CDM), Physical Data Model (PDM) beserta struktur file dan desain
interface.
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini dimasa yang akan datang.
STIKOM
6
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1Profil Perusahaan
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Surabaya (STIKOM Surabaya) merupakan sekolah tinggi yang bergerak di bidang teknologi. STIKOM didirikan dengan nama AKIS (Akademi Komputer dan Informatika Surabaya) pada tanggal 30 april 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983. Dengan seiring berjalannya waktu, akhirnya berubah nama menjadi STIKOM.
STIKOM memiliki berbagai macam bagian. Salah satu bagian yang di miliki oleh STIKOM adalah bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM). Tujuan dari didirikan PPM guna untuk meningkatkan kualitas STIKOM sendiri.
Kualitas pendidikan tinggi perlu dikembangkan dengan menekankan pentingnya penelitian sebagai titik vital kehidupan suatu universitas/perguruan tinggi. Sejalan dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, maka STIKOM Surabaya senantiasa menciptakan iklim “ilmiah” dalam suasana kampusnya. Banyak sekali
penelitian yang telah dilakukan oleh civitas akademik STIKOM Surabaya yang berkolaborasi antara dosen, mahasiswa dan instansi/perusahaan.
Selain itu, STIKOM Surabaya juga secara terus menerus melakukan kegiatan pengabdian kepada masyarakat karena pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat merupakan wujud kepedulian perguruan tinggi sebagai lembaga yang
STIKOM
menghasilkan orang-orang elit intelektual untuk senantiasa berpartisipasi dalam pengembangan kualitas masyarakat.
2.2 Ruang Lingkup Bagian Pengabdian Masyarakat
Bagian pengabdian masyarakat (PM) memiliki ruang lingkup tentang segala kegiatan yang berhubungan secara langsung dengan masyarakat, PM mempunyai beberapa kegiatan diantaranya :
1. Pelatihan
PM melakukan banyak penelitian yang terkait langsung dengan masyarakat yang tentunya sesuai dengan bidang perguruan tinggi STIKOM Surabaya. Pelatihan yanng dimaksud sebagai contoh yaitu pelatihan menggunakan / mengenalkan internet, microsoft office, dan lain sebagainya. Ada dua macam pelatihan, diantaranya :
a. Pelatihan Internal
Pelatihan internal adalah pelatihan yang di lakukan di dalam STIKOM Surabaya sendiri. PM menggunakan Laboratorium Komputer Rakyat STIKOM Surabaya sebagai tempat pelatihan.
b. Pelatihan External
Pelatihan external adalah pelatihan yang dilakukan di luar STIKOM Surabaya. PM menggunakan istilah Road Show sebagai pelatihan external. Pelatihan external biasanya di lakukan di dalam kota maupun di luar kota. 2. Pembinaan Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM)
Pembinaan UMKM adalah kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang berupa penerapan hasil-hasil Ipteks untuk menyelesaikan permasalahan yang
STIKOM
8
di hadapi unit UMKM (Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah). Program ini ditujukan untuk meningkatkan kemandirian dan kinerja UMKM.
3. Desa Mitra Binaan
Desa Mitra Binaan ini dimaksudkan untuk membantu meningkatkan kemandirian masyarakat / desa serta memberdayakan potensi masyarakat maupun sumber daya alam di lingkungannya yang belum termanfaatkan dengan baik dan arif. Program ini sedapat mungkin dilaksanakan sebagai sinergi antara keterlibatan aktif masyarakat, perencanaan strategis pemerintahan daerah, serta penerapan hasil-hasil IPTEKS STIKOM Surabaya.
2.3 Tugas dan Fungsi Bagian Pengabdian Masyarakat
Setiap bagian tentunya memiliki tugas dan fungsi masing-masing. Bagian PM memiliki tugas mengabdi pada masyarakat dengan kata lain membagi, mengamalkan, dan mengaplikasikan ilmu kepada masyarakat. Selain itu, sebenarnya bagian PM juga mengelola dana Iptek bagi Masyarakat (IbM). Namun, pada kenyataannya di STIKOM Surabaya, fungsi tersebut dialihkan pada bagian Penelitian Akademik. Sehingga dapat diketahui fungsi PM adalah membantu para dosen untuk mengaplikasikan ilmu yang didapat dari penelitian untuk dibagikan secara langsung kepada masyarakat yang membutuhkan terutama di bidang IPTEKS.
STIKOM
2.4 Visi, Misi dan Struktur Organisasi Bagian Pegabdian Masyarakat
Bagian PPM tidak memiliki visi dan misi yang spesifik. Namun, bagian PPM mengikuti beberapa visi dan misi yang dimiliki oleh STIKOM Surabaya sendiri, yaitu diantaranya :
2.4.1 Visi
Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul, dan Terkenal.
2.4.2 Misi
1. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. 3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. 5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2.4.3 Struktur Organisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat
Prof .Dr.Budi Jatmiko, M.Pd.
PIMPINAN ( KETUA STIKOM SURABAYA )
Pantjawati Sudarmaningtyas, S.Kom., OCA
PEMBANTU UMUM KETUA I ( PUKET I )
Tutut Wurijanto, M.Kom.
KEPALA BAGIAN PPM
Harianto, S.Kom., M.Eng.
STAFF PPM
Siti Zubaidah, S.E.
ADMIN PENELITIAN AKADEMIK PPM
Siti Zubaidah, S.E.
ADMIN PENGABDIAN MASYARAKAT PPM
STIKOM
10
BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Pengabdian kepada Masyarakat
Menurut Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat Universitas Indonesia (2011:4), pengabdian kepada masyarakat atau kegaitan pengabdian kepada masyarakat adalah kegiatan yang mencakup upaya-upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia antara lain dalam hal perluasan wawasan, pengetahuan maupun peningkatan keterampilan yang dilakukan oleh civas akademika sebagai perwujudan dharma bakti serta wujud kepedulian untuk berperan katif meningkatkan kesejahteraan dan memberdayakan masyarakat luas terlebih bagi masyarakat ekonomi lemah.
3.2 Sistem Informasi
Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda dengan data, data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan. (Joseph W. Wilkinson, 1993:3-4)
STIKOM
3.3 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (1990:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
3.4 Definisi Aplikasi
Definisi aplikasi menurut Eka Noviansyah (2008:4) adalah penggunaan dan penerapan suatu konsep yang menjadi suatu pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang di buat untuk menolong manusia dalam melakukan tugas tertentu. Aplikasi software yang direncanakan untuk suatu tugas khusus dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang di jalankan untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Aplikasi software paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang di rancang untuk.
3.5 Data Flow Diagram
“Data Flow Diagram (DFD)” sering digunakan untuk menggambarkan
suatu sistem yang sudah ada atau baru yang telah di kembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (H.M. Jogiyanto, 1989:700). Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di
STIKOM
12
dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu DFD juga merupakan gambaran dari sistem yang baik.
Tabel 3.1 Simbol DFD
Simbol ini merupakan simbol external entity, digunakan sebagai sumber dari Input sistem atau tujuan dari Output sistem.
Simbol proses ini sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang telah diolah.
Simbol dari penyimpanan data, sering diganakan sebagai penyimpanan data yang dapat berupa suatu file atau basis data.
Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran datanya.
3.6 Database
Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record
menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu
STIKOM
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan (Linda, 2004:1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem ang memiliki karakteristik seperti berikut:
1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.
3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu :
1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan
di media storage dan level yang berkaitan.
2. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis
datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.
3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view
dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini:
STIKOM
14
1. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.
2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.
3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.
4. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field.
5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL)
yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel.
3.7 Entity Relationship Diagram
Pengertian ERD Menurut Jogiyanto (2001:700) Adalah suatu komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang ditinjau. Entity Relation Diagram menggambarkan data dan hubungan antar data secara global dengan menggunakan Entity Relation Diagram.
3.7.1 Entity Type
Konsep dasar dari model ER adalah entity type, yaitu kumpulan dari objek-objek yang bersifat (property) yang sama, yang diidentifikasikan oleh perusahaan yang mempunyai existensi yang independen. Keberadaannya dapat berupa fisik maupun abstrak (Connolly, 2002, 331).
STIKOM
Entitiy occurence, yaitu pengidentifikasian objek yang unik dari sebuah tipe entitas. Setiap entitas diidentifikasikan dan disertakan property-nya (Connolly, 2002:333).
3.7.2 Relation Type
Relationship type adalah kumpulan keterhubungan yang mempunyai arti
(meaningful associations) antara tipe entitas yang ada. Relationship occurence, yaitu keterhubungan yang diidentifikasikan secara unik yang meliputi keberadaan tipe entitas yang berpartisipasi (connolly, 2002, 334).
3.7.3 Derajat relationship
Derajat relationship (connolly, 2002:335), yaitu jumlah entitas yang berpartisipasi dalam suatu relationship, derajat relationship terdiri dari :
1. Binary relationship, keterhubungan antara dua tipe entitas. Contoh binary relationship antara PrivateOwner dengan PropertyForRent yang disebut
Powns.
2. Tenary relationship, yaitu keterhubungan antara tiga tipe entitas. Contoh
tenary relationship yang dinamakan registers. Relasi ini melibatkan tiga tipe entitas, yaitu Staff, Branch dan Client. Relationship ini menggambarkan staff mendaftarkan client pada branch.
3.7.4 Attributes
Menurut (connolly, 2002:338), attribute adalah property dari sebuah entity.
Beberapa karakteristik umum dari attribute :
1. Attribute domain
Merupakan rentang nilai yang diijinkan dalam attribute.
STIKOM
16
2. Simple attribute
Attribute yang terdiri dari satu komponen dengan keadaan yang tidak
bergantung pada apapun. Contoh : posisi daklam entity staff.
3. Composite Attribute
Attribute yang terdiri dari beberapa komponen dengan masing-masing keadaan yang tidak bergantung pada apapun. Contoh : attribute alamat bisa dibagi menjadi jalan, kota, kode pos, dan lain-lain.
4. Single value attribute
Merupakan attribute yang hanya memiliki satu nilai dalam satu entity. 5. Multiple value attribute
Merupakan attribute yang memiliki lebih dari satu nilai dalam setiap entity. Contoh : entity mahasiswa dengan attribute nomor telepon dapat memiliki beberapa nomor telpon.
3.7.5 Keys
Menurut (connolly, 2002:340 ), Keys terdiri dari : 1. Candidate key
Attribute yang memiliki identitas yang unik dalan setiap kejadian pada entity.
2. Primary key
Merupakan candidate key yang terpilih untuk mengidentifikasikan secara unik suaru entity.
3. Composite key
Candidate key yang terdiri dari dua attribute atau lebih.
STIKOM
3.8 Basis Data
Basis data dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang / berkumpul. Sedangkan data presentasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya. Yang di rekan dalam bentuk angka, huruf, simbol, text, gambar, bunyi, atau kombinasinya.
Menurut Fathansyah (1992:70), basis data adalah :
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
saling diorganisasikan sedmikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file/ tabel/ arsip yang saling berhubungan yang di simpan dalam media elektronik.
Secara konsep, database dan basis data adalah kumpulan dari data-data yang membentuk suatu berkas (file) yang saling berhubungan (relation) dengan tatacara yang tertentu untuk membentuk data baru atau informasi. Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan (relation) antar satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu. Pada komputer, basis data di simpan dalam perangkat hardware penyimpanan, dan dengan software tertentu dimanipulasi untuk kepentingan atau kegunaan tertentu. Hubungan atau relasi data biasanya ditunjukkan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada.
STIKOM
18
3.9 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi manusia dan komputer menurut Wicaksono (2005:3) adalah bidang studi yang mempelajari, manusia, teknologi komputer dan interaksi antara kedua belah pihak, merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Adapun karakteristik dari desain antar muka yang memperhatikan
usability adalah sebagai berikut :
1. User centered design
Yang menitik beratkan kepada user dan task sejak awal pembuatan desain. 2. Participative design
User diartikan sebagai bagian dari tim desainer, agar terbentuk suatu desain yang mudah dioperasikan.
3. Iterative design
Pembuatan desain, testing hingga penilaiannya dan pendesainan ulang memenuhi spesifikasi usability yang diinginkan.
4. Experimental design
Terdapat testing usability oleh user secara formal pada percobaan awal, simulasi dan evaluasi prototype secara keseluruhan.
5. User supportive design
Melakukan pelatihan, seleksi manual jika diperlukan, seperti bantuan dari ”ahli” disekitarnya, misal :
a. Online : spesifikasi bantuan konten desain.
b. Offline : customer service.
STIKOM
19
Bagian Pengabdian Masyarakat (PM) STIKOM Surabaya memiliki karakteristik membantu masyarakat secara langsung. Setiap kali ada kegiatan maka PM secara langsung mendokumentasikannya kedalam Microsoft Excel untuk setiap pencatatan dokumentasinya. Namun dengan adanya perkembangan teknologi dan data yang semakin banyak, maka diperlukan aplikasi yang dapat membantu mempermudah pekerjaan PM.
Pembuatan aplikasi membutuhkan beberapa proses yang harus dilalui. Proses-proses tersebut terlapir dalam siklus hidup sistem yang dinamakan sebagai
System Development Life Cycle (SDLC). Siklus SDLC tersebut berperan aktif
dalam mengerjakan sebuah aplikasi karena setiap tahap yang ada dimaksudkan untuk mempermudah pengerjaan. Dalam SDLC tersebut juga dapat dilakukan pembuatan aplikasi untuk Pengabdian Masyarakat (PM) dengan tahap perencanaan dan tahap desain serta pembangunan program yang ada, sehingga akan didapat program yang sesuai dengan kebutuhan PM sendiri.
4.1 Perencanaan
Tahap ini dimaksudkan untuk mempermudah pengerjaan melalui pendefinisian sebuah masalah yang terjadi pada PM sendiri. PM cenderung melakukan input data secara manual dan dilakukan setiap suatu kegiatan dalam sepekan selesai dan terkadang hal tersebut tidak terdokumentasikan dengan baik. Pencatatannya dilakukan menggunakan Microsoft Excel berupa laporan secara langsung.
STIKOM
20
Secara sistem, perencanaan ini dimaksudkan agar PM dapat menggunakan aplikasi yang akan dibuat secara internal dengan input data yang berkala. Perencanaan tersebut butuh menggambarkan ilustrasi yang digambarkan melalui sistem.
Untuk mendukung setiap perencanaan yang terjadi maka dibutuhkan data-data dan informasi yang dimiliki oleh PM. Adapun langkah pengumpulan data yaitu melalui metode berikut :
4.1.1 Studi Lapangan
Data dan informasi didapat dari studi lapangan dengan melakukan observasi serta wawancara secara langsung dengan pihak terkait. Dalam hal ini, bagian PM memberikan semua data dan informasi yang berhubungan dengan pengerjaan aplikasi. Studi lapangan ini juga berfungsi sebagai inisialisasi pekerjaan yang dilakukan, akar permasalahan, identifikasi, dan menganalisa kebutuhan aplikasi. Sehingga, data dan informasi yang diterima dari studi lapangan dapat digunakan dengan baik sesuai kebutuhan.
4.1.2 Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan tidak pernah lepas dari pembelajaran untuk melakukan sebuah pembuatan aplikasi sebagai referensi. Banyak sumber yang didapat dari studi kepustakaan mengingat teknologi berkembang dengan pesatnya. Studi kepustakaan dapat menggunakan buku penunjang dan juga internet yang akan dibahas lebih lanjut.
1. Buku Penunjang
Data yang diperoleh dari teori-teori yang didapat dari buku-buku penunjan yang berhubungan dengan topik yang diambil sebagai bahan perbandingan
STIKOM
atau dasar pembahas lanjut. Selain itu, buku penunjang juga digunakan sebagai referensi serta untuk memperoleh landasan-landasan teori dari dari sistem yang dikembangkan.
2. Internet
Internet merupakan sumber data dan informasi yang diperoleh dan didapat secara online. Data dan informasi tersebut berguna untuk menambah referensi dan sebagai perbandingan bagi penelitian kepustakaan dan dokumentasi.
4.2 Desain Sistem
Setelah melakukan analisis sistem yang ada, maka langkah selanjutnya adalah mendesain sistem. Dalam langkah pendesainan sistem ini, seorang programmer mulai membangun sistem berdasarkan desain sistem yang ada.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah diantaranya :
1. Documen Flow 2. System Flow
3. Data Flow Diagram ( DFD )
4. Entity Relationship Diagram ( ERD ) 5. Database Managemen System ( DBMS ) 6. Desain Input dan Output
7. Interface dan Penggunaan
Ketujuh langkah tersebut akan dijelaskan masing-masing pada sub bab berikut :
STIKOM
22
4.2.1 Document Flow
Document flow termasuk penggambaran asli yang terjadi pada bagian
Pengabdian Masyarakat (PM) STIKOM Surabaya.
4.2.1.1 Document Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal
[image:32.595.43.530.171.716.2]Dalam gambar 4.1 di jelaskan proses pencatatan semua data-data Pengajuan Proposal. Pencatatan data-data tersebut meliputi pencatatan data-data perguruan tinggi, dan jurusan. Kedua data tersebut akan digunakan untuk melakuakan pencatatan data dosen, untuk memperjelas dosen tersebut berasal dari perguruan tinggi mana dan dari jurusan apa di perguruan tinggi tersebut. Dari data-data dosen yang sudah dicatat sebagian akan digunakan untuk pencatatan data pengajuan kegiatan apabila dosen yang telah tersimpan namanya mengajukan usulan berupa proposal kegiatan pengabdian masyarakat kepada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM).
Gambar 4.1 Document Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal
STIKOM
4.2.1.2 Document Flow Pendaftaran Pengajuan Kegiatan
[image:33.595.47.528.159.725.2]Dalam Gambar 4.2 dijelaskan bahwa apabila instansi akan mengajukan sebuah permohonan kegiatan (Pelatihan) misalnya, maka instansi tersebut harus mengajukan permohonan berupa proposal kepada bagian PM. Bagian PM menerima dan memeriksa dokumen proposal tersebut yang kemudian dokumen proposal tersebut dicocokkan dengan jadwal yang dimiliki oleh bagian PM mangembalikan dokumen proposal tersebut kepada instansi. Apabila proposal tidak mempunyai kesamaan dengan jadwal yang dimiliki oleh kegiatan PPM maka dokumen tersebut dikelola kembali oleh bagian PM untuk dibuatkan penjadwalan.
Gambar 4.2 Document Flow Pendaftaran Pengajuan Proposal Kegiatan PPM
STIKOM
24
4.2.1.3 Document Flow Persetujuan Kabag PPM
Setelah penjadwalan dibuat, maka bagian PM menyerahkan dokumen data kegiatan PM kepada bagian PPM untuk meminta persetujuan. Kabag PPM memeriksa data-data yang dibutuhkan yang di butuhkan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Jika menurut kabag PPM dana kebutuhan melebihi prasyarat, maka kabag PPM tidak menyetujui pengajuan kegiatan yang di ajukan oleh masing-masing instansi yang mengajukan permohonan kegiatan tersebut. Jika data-data kebutuhan yang dibutuhkan masih sesuai dengan prasyarat yang ditentukan maka kabag akan menyetujui. Data-data yang sudah disetujui maupun tidak disetujui oleh kabag PPM akan di kembalikan ke bagian admin PM, dan kemudian di lanjutkan ke proses selanjutnya.
Dokumen Flow Persetujuan Kegiatan pada Bagian PPM STIKOM Surabaya Kabag. PPM Bagian PPM Ph as e Setuju ? Memberikan Delegasi Untuk Melakuan Kegiatan PM Ya Memberikan Delegasi Untuk Melakukan Perbaikan Data Pengajuan Tidak 2 Data Pengajuan yang akan disetujui Data Pengajuan yang akan disetujui 1 1 2 Selesai Melakukan Persetujuan Data Delegasi Persetujuan 1 2 Data Delegasi Persetujuan 1 Data Pengajuan Kegiatan (Gagal ACC) 1
2 Data Pengajuan
Kegiatan (Gagal ACC) 1
N N
Mulai
Gambar 4.3 Document Flow Persetujuan Kegiatan pada Bagian PPM STIKOM Surabaya
4.2.1.4 Document Flow Pengecekan Persetujuan Data Pengajuan Kegiatan
Setelah data-data kegiatan yang diajukan dan diberikan ke kabag PPM dan telah dilakukan persetujuan. Data-data yang telah disetujui atau tidak disetujui
STIKOM
oleh kabag PPM dikembalikan lagi ke bagian admin PM. Data- data yang tidak disetujui dibuatkan surat keterangan bahwa data pengajuan yang diajukan, tidak disetujui karena ada alasan prasyarat yg tidak sesuai. Dan data-data yang telah disetujui akan dilajutkan ke proses penjadwalan.
Dokumen Flow Penecekan persetujuan Data Pengajuan Kegiatan Pada Bagian PPM STIKOM Surabaya
Kabag PPM Bagian PPM Instansi
Ph ase Data Delegasi Persetujuan Data Pengajuan Kegiatan (Gagal ACC) Mulai Pengecekan Persetujuan Data Pengajuan Kegiatan Disetujui ? Membuat laporan Data Kegiatan yang tidak Disetujui Melakuakn
Penjadwalan Kegiatan
Ya Tidak
Data Kegiatan yang Sudahh Dijadwalkan
Melakuakan Penyimpanan
N
Data Kegiatan yang Sudahh Dijadwalkan 1
Laporan Data yang Tidak Disetujui
1
Selesai Membuat laporan Data Kegiatan yang tidak Disetujui untuk Instansi
Laporan Data Pengajuan Kegiatan yang Tidak Disetujui
Laporan Data Pengajuan Kegiatan yang Tidak Disetujui
2
1
2
2 Data Kegiatan yang Sudahh Dijadwalkan 1
N
Gambar 4.4 Document Flow Pengecekan persetujuan Data Pengajuan Kegiatan Pada Bagian PPM STIKOM Surabaya
4.2.2 System Flow
System flow berkaitan erat dengan sistem. Dalam bagian PPM sendiri
tidak ada sistem aplikasi yang benar, aplikasi yang sedang digunakan di bagian PPM hanya aplikasi Microsoft Office.
Dengan di buatnya system flow berikut, akan diharapkan dapat membuat aplikasi sesuai jalannya system flow yang ada. Aplikasi dapat disesuaikan dengan kegiatan nyata yang terjadi seperti dokumen flow sebelumnya, namun dalam penggambarannya akan didapatkan proses penyimpanan kedalam database.
STIKOM
26
Didalam database tersebut tentunya akan ada tabel-tabel untuk menyimpan field-field tertentu sesuai kebutuhan PM sendiri.
4.2.2.1 System Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal
Pada gambar 4.5 dijelaskan proses pencatatan data-data pengajuan proposal secara komputerisasi. Semua data-data arsip Pengabdian Masyarakat (PM) yang dimiliki oleh bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM) akan tersimpan kedalam database.
Sistem Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal
Bagian PPM Ph as e Mulai Data Perguruan Tinggi Data Jurusan Data Dosen Data Kegiatan Selesai Perguruan Tinggi Jurusan Dosen Kegiatan Login Login Pencatatan Data Perguruan Tinggi Mencatat Data Jurusan Pencatatan Data Dosen Pencatatan Jenis Media Media Data Jenis Media Data Sumber Dana Pencatatan Data Kegiatan Pencatatan Data Sumber Dana Sumber Dana
Gambar 4.5 Sistem Flow Pencatatan Data-data Pengajuan Proposal
4.2.2.2 System Flow Pendaftaran Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Pada gambar 4.6 menjelaskan tentang system flow pendaftaran kegiatan PM menggunakan aplikasi desktop. Mula-mula user akan dihadapkan oleh proses login kemudian dilanjutkan dengan proses pengecekan data pengajuan kegiatan dan pengecekan nama instansi dan nama dosen, apakah sudah ada atau belum di dalam database yang sesuai dengan tempat penyimpanannya. Jika didalam proses pengecekan nama instansi dan nama dosen tidak di temukan didalam database,
STIKOM
maka akan di lakukan proses pencatatan dan menyimpan data-data nama instansi dan data nama dosen tersebut ke database. Dan kemudian mencetak data-data pengajuan kegiatan yang akan diajukan ke kabag PPM, kemudian akan dilakukan proses berikutnya, yaitu proses persetujuan.
Sistem Flow Pendaftaran Kegiatan Pengabdian Masyarakat
Insatansi Bagian PPM Kabag PPM
Ph as e Data Pengajuan Kegiatan (Proposal) Mulai Login Login Pengecekan Data Pengajuan Pengecekan Data Instansi dan Dosen Instansi Dosen Ada ? Tidak Pencatatan Data Instansi dan Dosen Instansi Dosen Simpan Data Pengajuan Cetak Data Pengajuan yang akan disetujui Data Pengajuan yang akan disetujui Data Pengajuan yang akan disetujui Kegiatan Ya 2 2 Selesai Kegiatan
Gambar 4.6 System Flow Pendaftaran Kegiatan Pengabdian Masyarakat
4.2.2.3 Sistem Flow Persetujuan Kabag PPM
Pada gambar 4.7 akan menjelaskan tentang sistem flow persetujuan Kabag PPM. Pada proses ini akan menjelaskan proses persetujuan yang dilakukan oleh kabag PPM. Kabag PPM akan melakukan proses pengecekan terlebih dahulu data pengajuan. Kabag PPM melihat dari database kegiatan, dengan status kegiatan belum disetujui. Kemudian setelah melakukan proses pengecekan, kabag PPM akan melakukan persetujuan. Jika data pengajuan tidak sesuai prasyarat,
STIKOM
28
kabag PPM tidak akan menyetujui atau (ACC). Dan jika data pengajuan masih sesuai, kabag PPM akan menyetujui dan meng-ACC data pengejuan tersebut.
Setelah proses penyetujuan selesai, kabag PPM akan memberikan data-data pengajuan yang disetujui ataupun tidak disetujui kepada admin PM, yang nantinya akan di lanjutnya ke proses pendajwalan.
Sistem Flow Persetujuan Kabag PPM
Bagian PPM Kabag PPM
Ph as e Data Pengajuan yang akan disetujui 3 Mulai Login User Pengecekan Detil Data Pengajuan Kegiatan yang akan
disetujui Kegiatan Data Pengajuan yang akan disetujui Melakukan Persetujuan Disetujui ? Tidak Ya Memberikan Konfirmasi Data Kegiatan yang Ditolak Data Kegiatan yang Ditolak Menyetujui Data Pengajuan Kegiatan Data Pengajuan Kegiatan yang Disetujui Kegiatan 2 3 Data Kegiatan yang Ditolak 2 Data Pengajuan Kegiatan yang Disetujui Selesai Kegiatan 1 1
Gambar 4.7 Sistem Flow Persetujuan Kabag PPM
4.2.2.4 System Flow Pengecekan Persetujuan Kegiatan
Pada gambar 4.8 akan membahas proses pengecekan persetujuan data kegiatan. Pada bagian admin PM akan mengecek data-data kegiatan yang sudah disetujui atau tidak disetujui oleh kabag PPM. Admin prodi juga akan melihat ke database kegiatan dengan melihat id kegiatan yang ada di dalam database kegiatan, apakah status persertujuan berubah menjadi disetujui, jika sudah
STIKOM
disetujui akan melakukan proses mencetak kegiatan yang sudah disetujui, dan diberikan kepada pihak pengajuan kegiatan yaitu instansi terkait.
Apabila data status kegiatan tidak disetujui, admin PM juga akan mencetak laporan kepada instansi terkait dengan laporan bahwa pengajuan kegiatannya di tolak.
Sistem Flow Pengecekan Persetujuan Kegiatan
Instansi Bagian PPM
Ph as e Mulai Pengecekan Persetujuan Kabag PPM Kegiatan Disetujui ? Mencetak Data Pengajuan yang Ditolak Tidak Data Pengajuan yang Ditolak Melakukan Penjadwalan Sumber Dana Dosen Kegiatan Simpan Penjadwalan Mencetak Penjadwalan Data Penjadwalan Kegiatan Data Penjadwalan Kegiatan Data Pengajuan yang Ditolak 1 1 2 2 Kegiatan Selesai
Gambar 4.8 System Flow Pengecekan Persetujuan Kegiatan
4.2.3 HIPO
HIPO adalah suatu rincian dari system informasi yang akan dibuat, didalam HIPO juga terdapat sub-sub proses. Dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. HIPO dari sistem informasi pengelolaan data pengabdian masyarakat dapat dilihat pada Gambar 4.9.
STIKOM
0 Sistem Informasi Pengelolaan Data PM pada
STIKOM Surabaya 1 Mengolah Data Maste 2 Transaksi 3 Membuat Laporan 1.1 Mengolah Data Dosen 1.2 Mengolah Data Instansi 1.1.1 Memasukkan Data Dosen 1.1.2 Mengubah Data Dosen 1.2.1 Memasukkan Data Instansi 1.2.2 Mengubah Data Transaksi 2.1 Mencatat pendaftaran 2.2 Persetujuan Kabag PPM 2.3 Pengecekan Persetujuan Kegiatan 2.1.1 Pengecekan Data Pengajuan 2.1.2 Pengecekan Data Instansi dan Dosen 2.1.3 Pencatatan Data Dosen dan Instansi 2.1.4 Simpan Data Pengajuan 2.1.5 Cetak Data Pengajuan yang akan Disetujui 2.2.1
Pengecekan Detil Data Pengajuan Kegiatan yang
akan disetujui 2.2.2 Melakukan Persetujuan 2.2.3 Memberikan Konfirmasi Data Kegiatan yang Ditolak 2.2.4 Menyetujui Data Pengajuan Kegiatan 2.3.1 Pengecekan Persetujuan Kabag PPM 2.3.3 Mencetak Data Pengajuan yang Ditolak 2.3.5 Mencetak Penjadwalan 2.3.2 Melakukan Penjadwalan 2.3.4 Simpan Penjadwalan 3.1 Memilih Laporan 3.2 Menentukan Periode Laporan 3.3 Mencetak Laporan 1.3 Mengolah Data Login 1.4 Mengolah Data Jurusan 1.5 Mengolah Data Media 1.6 Mengolah Sumber Dana 1.3.1 Memasukkan Data Login 1.3.2 Mengubah Data Login 1.4.1 Memasukkan Data Jurusan 1.4.2 Mengubah Data Jurusan 1.5.1 Memasukkan Data Media 1.5.2 Mengubah Data Media 1.6.1 Memasukkan Data Sumber Dana 1.6.2 Mengubah Data Sumber Dana
Gambar 4.9 HIPO
30
STIKOM
4.2.4 Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran umum dari DFD secara menyeluruh. Dalam context diagram ini dijelaskan mengenai aplikasi pendataan kegiatan Pengabdian Masyarakat (PM) yang terjadi pada bagian Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM).
Pada gambar 4.10 ini dijelaskan banyak aliran data yang menuju sistem dan kembali lagi ke entitas-entitas yang terkait dengan pengelompokan pengambilan data. Bagian PPM melihat dari sistem kemudian menginputkan dan memberikan data kepada sistem dan kemudian sistem memberikan laporan data-data yang berrsangkutan dengan Kegiatan Masyarakat (PM) kepada kabag PPM.
Data_Suber_Dana
Data_Media
Periode Laporan
Laporan_Data_Dosen Username_dan_password
Data_Jurusan
Data_Pengajuan_yang_akan_disetujui Laporan_Data_Pengajuan
Data_Instansi
Verifikasi_Status_Proposal Data_Dosen
Proposal_Pengajuan_Kegiatan Persetujuan_Data_Pengajuan
Penjadwalan_Kegiatan
0
Aplikasi Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat STIKOM Surabaya
+
Bagian_PPM
Kabag_PPM
Instansi Dosen
Gambar 4.10 Contex Diagram Aplikasi Pengelolaan Data PM
4.2.4.1 DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat
Level 0 pada gambar 4.11 menjelaskan tentang beberapa proses yang sudah di break down menjadi tiga proses. Proses pertama adalah proses mengolah
STIKOM
32
data master, untuk menyimpan keseluruhan data master yang di butuhkan untuk melakukan pencatatan data dosen. Proses mengolah transaksi untuk menyimpan data kegiatan yang data-datanya sebagian diambil dari data master. Proses mencetak laporan dimana hal ini akan dibutuhkan oleh seorang kabag PPM.
Baca Data Jenis Media Baca Data Sumber Dana Simpan Data Sumber Dana
Simpan_Data_Jenis_Media Baca_Data_Dosen [Data_Suber_Dana] [Data_Media] [Periode Laporan] Baca_Data_Jurusan Baca_Data_Dosen Baca_Data_Kegiatan [Laporan_Data_Pengajuan] [Laporan_Data_Dosen] [Data_Pengajuan_yang_akan_disetujui] [Verifikasi_Status_Proposal] Baca_Data_Kegiatan Simpan_Data_Kegiatan [Data_Instansi] [Data_Jurusan] [Data_Dosen] Username_dan_Password [Username_dan_password] [Proposal_Pengajuan_Kegiatan] [Penjadwalan_Kegiatan] [Persetujuan_Data_Pengajuan] Baca_Username_dan_Password Simpan_Username_dan_Password Simpan_Data_Dosen Simpan_Data_Jurusan Simpan_Data_Perguruan_Tinggi Bagian_PPM Kabag_PPM Instansi Dosen Instansi 1 Mengelola Data Master + 2 Transaksi + 3 Laporan +
5 Perguruan Tinggi
6 Jurusan 7 Dosen1 8 Login 9 Kegiatan1 12 Media 13 Sumber_Dana
Gambar 4.11 DFD Level 0 Aplikasi Pengelolaan Data PM
4.2.4.1.1 DFD Level 1 Mengolah Data Master
Pada gambar 4.12 DFD level 1 aplikasi pengelolaan data PM ini menjelaskan tentang bagian PM memberikan username dan pasword untuk masuk ke dalam sistem dan mengolah data dosen dan perguruan tinggi yang didapatkan dari entity dosen.
STIKOM
[Simpan Data Sumber Dana] [Data_Suber_Dana] [Data_Media] [Simpan_Data_Jenis_Media] [Simpan_Data_Jurusan] [Data_Jurusan] [Simpan_Username_dan_Password] [Simpan_Data_Perguruan_Tinggi] [Simpan_Data_Dosen] [Username_dan_password] [Data_Instansi] [Data_Dosen]
5 Perguruan Tinggi
6 Jurusan 7 Dosen1 8 Login Bagian_PPM Dosen Dosen Dosen 1.1 Mengolah_Data_Dosen 1.2 Mengolah_Data_Instansi 1.3 Mengolah_data_Login Bagian_PPM Bagian_PP M 1.4 Mengolah Data Jurusan 12 Media 1.5
Mengolah Data Jenis Media
13 Sumber_Dana 1.6
Mengolah Data Sumber Dana
Gambar 4.12 DFD level 1 Mengolah Data Master
4.2.4.1.2 DFD Level 1 Mengolah Transaksi
Dfd Level 1 mengolah transaksi yang tertera pada gambar 4.13 dibawah ini mengambil seluruh aliran data yang berjalan dari proses Mengelola Transaksi. Aliran-aliran data tersebut diproses kembali untuk di klasifikasikan kedalam tiga proses yaitu mencatat pendaftaran, persetujuan kabag PPM, pengecekan persetujuan kegiatan. Dari peroses-proses tersebut juga memerlukan database yang berfungsi untuk membaca data yang ada di dalam database yang diperlukan dan juga untuk melakukan penyimpanan kedalam database yang sesuai dengan proses yang berjalan.
STIKOM
34
[Baca Data Jenis Media] [Baca Data Sumber Dana]
[Baca_Data_Dosen]
Baca Data Kegiatan1 Simpan Data Persetujuan
[Verifikasi_Status_Proposal] [Penjadwalan_Kegiatan] [Baca_Data_Kegiatan] [Persetujuan_Data_Pengajuan] [Proposal_Pengajuan_Kegiatan] [Simpan_Data_Kegiatan] [Baca_Username_dan_Password] [Username_dan_Password] Bagian_PP M 8 Login Kabag_PPM Bagian_PP M Instansi 9 Kegiatan1 Instansi 2.1 Mencatat Pendaftaran 2.2
Persetujuan Kabag PPM
2.3 Pengecekan Persetujuan Kegiatan 7 Dosen1 13 Sumber_Dana 12 Media
Gambar 4.13 DFD level 1 Mengolah Transaksi
4.2.4.1.3 DFD Level 1 Membuat Laporan
Gambar 4.14 dibawah ini menjelaskan tentang proses lebih lanjut dari DFD Level 0 yang sudah dibreak down ke level 1 untuk selanjutnya diproses menjadi tiga proses, yaitu memilih laporan, menentukan periode laporan, mencetak laporan. Dalam kenyataannya kabag PPM tidak ikut campur dalam mencetak laporan, namun, namun dalam sistem Pengelolaan Data Pengabbdian Masyarakat ini, kabag diusahakan juga dapat memilih laporan yang diinginkan sesuai dengan keinginan kabag PPM. Hal tersebut dimungkinkan apabila staff bagian PM tidak dapat hadir karena alasan tertentu.
STIKOM
[Baca_Data_PerguruanTinggi] [Baca_Data_Jurusan]
[Baca_Data_Dosen] [Baca_Data_Kegiatan]
[Data_Pengajuan_yang_akan_disetujui] [Laporan_Data_Pengajuan]
[Laporan_Data_Dosen] [Periode Laporan] Memilih Laporan
9 Kegiatan1
7 Dosen1
6 Jurusan
5 Perguruan Tinggi 3.1
Memilih Laporan
3.2
Menentukan Periode Laporan
3.3
Mencetak Laporan Kabag_PPM
Gambar 4.14 DFD Level 1 Mencetak Laporan
4.2.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Di bawah ini ERD dari sistem informasi pengelolaan data pengabdian masyarakat (PM) pada STIKOM Surabaya, yang pertama akan di jelaskan pada
Conceptual Data Model (CDM) setelah itu akan digenerate menjadi Physical
Data Model (PDM). Berikut adalah penjelasannya:
4.2.5.1Conceptual Data Model(CDM)
Conceptua Data Model pada aplikasi pengelolaan data pengabdian
masyarakat ini dibagi menjadi 7 tabel yang berbeda. Pada gambar 4.15 akan menjelaskan tentang relasi antara tabel satu dengan yang lain, tabell tersebut adalah untuk melakukan penyimpanan kedalam database. Namun, sebelum digenerate kedalam database setidaknya digenerate dahulu ke Physical Data
Model Table-tabel tersebut akan dijelaskan pada gambar 4.15 berikut :
STIKOM
36
Gambar 4.15 CDM Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat
4.2.5.2 Physical Data Model (PDM)
Physical Data Model (PDM) aplikasi pengelolaan data pengabdian
masyarakat ini dikhususkan sebagai struktur database yang nantinya digenerate kedalam database. Tentunya database juga menyesuaikan, namun dalam pembuatan database ini menggunakan Microsoft SQL Server. Gambar penjelasa tentang Physical Data Model ini akan dijelaskan pada gambar 4.16, sebagai berikut:
STIKOM
Gambar 4.16 PDM Pengelolaan Data Pengabdian Masyarakat
4.2.6 Database Management System (DBMS)
Sub bab ini menjelaskan tentang tabel-tabel yang akan digunakan untuk membuat struktur database aplikasi pengelolaan data pengabdian masyarakat pada STIKOM Surabaya yang akan dideskripsikan sebagai berikut:
A. Tabel Perguruan Tinggi
Nama Tabel : Perguruan Tinggi Primary Key : ID_PT
Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data perguruan tinggi.
STIKOM
38
Tabel 4.1 Tabel Perguruan Tinggi
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_PT Char 8 Primary Key
Nama_Pt Varchar 100 Not Null
B. Tabel Jurusan
Nama Tabel : Jurusan Primary Key : ID_Jurusan Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Jurusan. Tabel 4.2 Tabel Jurusan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_Jurusan Char 5 Primary Key
Nama_Jurusan Varchar 100 Not Null
Jenjang Char 5 Not Null
C. Tabel Dosen
Nama Tabel : Dosen Primary Key : NIDN
Foreign Key : ID_Jurusan, ID_Pt
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Dosen. Tabel 4.3 Tabel Dosen
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
NIDN Char 10 PK
ID_Jurusan Char 5 FK
ID_Pt Char 8 FK
NIP Char 6 Not Null
STIKOM
Nama_Dosen Varchar 225 Not Null
Status_Dosen Varchar 50 Not Null
Gelar_Depan Varchar 20 Not Null
Gelar_Belakang Varchar 20 Not Null
Pendidikan_Tertinggi Varchar 100 Not Null
Status_Sertifikasi Char 17 Not Null
Jabatan Varchar 150 Not Null
Judul_Tugas_Akhir Varchar 225 Not Null
No_Identitas Varchar 225 Not Null
Tempat_Lahir Varchar 225 Not Null
Tgl_Lahir Varchar 50 Not Null
J_Kel Varchar 50 Not Null
Alamat Varchar 225 Not Null
Kota Varchar 225 Not Null
No_Telp Varchar 50 Not Null
No_HP Varchar 50 Not Null
Email Varchar 50 Not Null
Status_Aktivitas Varchar 50 Not Null
Akta_Mengajar Varchar 50 Not Null
D. Tabel Media
Nama Tabel : Media
Primary Key : ID_Jenis_Media Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data jenis media. Tabel 4.4 Tabel Media
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_Jenis_Media Varchar 50 Primary Key
Jenis_Media Varchar 225 Not Null
STIKOM
40
E. Tabel Sumber Dana
Nama Tabel : Sumber Dana Primary Key : ID_Dana Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data jenis sumber dana. Tabel 4.5 Tabel Sumber Dana
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_Dana Varchar 20 Primary Key
Nama_Sumber_Dana Varchar 225 Not Null
F. Tabel Kegiatan
Nama Tabel : Kegiatan Primary Key : ID_Kegiatan
Foreign Key : ID_Dana, NIDN, ID_Jenis_Media
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data Kegiatan. Tabel 4.6 Tabel Kegiatan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
ID_Kegiatan Varchar 50 PK
ID_Dana Varchar 20 FK
NIDN Char 10 FK
ID_Jenis_Media Varchar 50 FK
Judul_Kegiatan Varchar 225 Not Null
NIDN_Ketua Char 10 Not Null
Nama_Dosen_Ketua Varchar 225 Not Null
NIDN_Angg1 Char 10 Not Null
Nama_Dosen_Angg1 Varchar 225 Not Null
NIDN_Angg2 Char 10 Not Null
Nama_Dosen_Angg2 Varchar 225 Not Null
NIDN_Angg3 Char 10 Not Null
STIKOM
Nama_Dosen_Angg3 Varchar 225 Not Null
NIDN_Angg4 Char 10 Not Null
Nama_Dosen_Angg Varchar 225 Not Null
Lokasi Varchar 225 Not Null
Kota Varchar 225 Not Null
Tanggal_Mulai Date - Not Null
Tanggal_Selesai Date - Not Null
Jumlah_Dana Varchar 50 Not Null
Tahun_Kegiatan Varchar 50 Not Null
Status_Kegiatan Varchar 30 Not Null
G. Tabel Login
Nama Tabel : Login Primary Key : NIDN Foreign Key : -
Fungsi : Digunakan untuk menyimpan data login pengguna. Tabel 4.7 Tabel Login
Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint
NIDN Char 10 Primary Key
Nama_Pegawai Varchar 100 Not Null
User_Name Varchar 50 Not Null
PASS Varchar 50 Not Null
4.2.7 Desain Input Output
Pada halaman awal tampilan user akan dihadapkan pada tampilan home, dimana user harus memasukkan username dan password. Setelah user masuk, akan dihadapkan pada tampilan halaman awal setelah proses login. Berikut adalah penjelasan beserta screen shoot halamannya :
STIKOM
42
1. Halaman Login
Halaman login yang ditunjukkan oleh gambar 4.17 adalah tampilan awal dimana user harus memasukkan username dan password yang sudah dimiliki. Jika user tidak mempunyaai username dan password, user tidak akan bisa mengakses aplikasi pengelolaan data pengabdian masyarakat ini.
Gambar 4.17 Desain I/O Halaman Login
2. Halaman Setelah Login
Pada gambar 4.18 akan menampilkan halaman setelah user melakukan proses login. Halaman ini menampilkan menu-menu yang bisa membantu user untuk melakukan proses-proses pengoprasian aplikasi. Menu-menu tersebut adalah menu file, PPM dan Pengabdian Masyarakat. Berikut adalah tampilan halaman awal setelah login:
STIKOM
Gambar 4.18 Desain I/O Halaman Awal Setelah Login
3. Halaman Master Perguruan Tinggi
[image:53.595.54.541.73.679.2]Halaman ini menjelaskan halaman dari form master perguruan tinggi, pada halaman ini user dapat memasukkan data-data perguruan tinggi yang nantiknya akan digunakan untuk proses pencatatan data dosen. Tampilan halaman perguruan tinggi dapat dilihat pada gambar 4.19 berikut:
Gambar 4.19 Desain I/O Halama Perguruan Tinggi
STIKOM
44
4. Halaman Master Jurusan
Pada gambar 2.20 akan menjelaskan halaman form master jurusan. Dimana user kan mengisi form tersebut dengan data-data jurusan yang nantinya akan digunakan juga untuk mengisi form dosen. Berikut adalah gambaran dari form master jurusan tersebut:
Gambar 4.20 Desain I/O Halaman Jurusan
5. Halaman Master Dosen
Halaman master dosen berfungsi untuk mencatat data-data secara lengkap dosen yang pernah mengajukan proposal kegiatan ke bagian pengabdian masyarakat. Data-data dosen ini nantinya juga akan digunakan untuk mencatat pendaftaran kegiatan apabila dosen yang bersangkutan mengajukan permohonan kegiatan lagi. Apabila dosen yang mengajukan permohonan kegiatan belum
STIKOM
terdaftar pada form dosen ini, maka akan dilakukan pencatatan terlebih dahulu. Tampilan dari master dosen dapat dilihat pada gambar 4.21 berikut:
Gambar 4.21 Desain I/O Halaman Dosen
6. Halaman Master Media
[image:55.595.69.550.143.731.2]Pada halaman master media user harus memasukkan data media yang diperlukan. Data media adalah data-data yang digunakan untuk memberikan informasi publikasi kegiatan yang dilakukan. Berikut adalah gambar dari halaman master media.
Gambar 4.22 Desain I/O Halaman Master Media
STIKOM
46
7. Halaman Master Sumber Dana
Pada gambar halaman master sumber dana adalah proses pencatatatn nama-nama sumber dana yang bekerja sama dengan pihan STIKOM Surabaya, yang bersangkutan langsung dengan kegiatan-kegiatan yang dikelola oleh bagian pengabdian masyarakat. Berikut adalah gambar dari halaman master sumber dana.
Gambar 4.23 Desain I/O Halaman Master Sumber Dana
8. Halaman Tampil Data Dosen
Pada halaman tampil data dosen ini adalah proses melihat data-data dosen yang telah di catat pada halaman pencatatan data dosen. Dalam halaman ini terdapat proses filter, yaitu filter berdasarkan NIDN, nama dosen dan jurusan. Dari proses filter yang dilakukan dapat dijadikan acuan untuk proses cetak data-data dosen sesuai yang dibutuhkan, berikut adalah tampilan dari halaman tampil data dosen.
STIKOM
Gambar 4.24 Desain I/O Halaman Master Sumber Dana
9. Halaman Pendaftaran
[image:57.595.56.553.80.721.2]Pada halaman pendaftaran ini adalah proses pendaftaran pengajuan kegiatan pengabdian masyarakat. Data-data yang di catata adalah data-data yang tercantum pada proposal pengajuan yang diberikan kepada bagian Pengabdian Masyarakat (PM). Yang kemudian akan diproses dihalaman pendaftaran ini. Gambar dari halaman pendaftaran ini dapat dilihat pada gambar 4.25 berikut:
Gambar 4.25 Desain I/O Halaman Pendaftaran
STIKOM
48
10. Halaman Persetujuan
Pada halam persetujuan ini menjelaskan proses persetujuan yang dilakukan oleh kabag Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (PPM). Proses persetujuan dilakukan setelah kabag PPM melakukan pemeriksaan data-data yang tercantum dalam proses pendaftaran kegiatan, yang telah di proses oleh bagian Pengabdian Masyarakat (PM), yang lebih tepatnya adalah admin PM. Gambar tampilan dari proses persetujuan ini dapat dilihat pada gambar 4.26 berikut:
Gambar 4.26 Desain I/O Halaman Persetujuan
11. Halaman Tampil Data Kegiatan
Pada halaman tampil data dosen ini menunjukkan data-data dosen yang sudah dicatat dan juga sudah melalui proses persetujuan oleh kabag. Data yang di tampilkan dapat berdasarkan tahun kegiatan, ID_kegiatan, nama dosen, dan juga dapat berdasarkan status kegiatan. yang mengajukan permohonan kegiatan. Tampilan dari halaman tampil data kegiatan ini dapat dilihat pada gambar 4.27 berikut:
STIKOM
Gambar 4.27 Desain I/O Halaman Tampil Data Kegiatan
4.2.8 IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
[image:59.595.48.512.479.724.2]Pada saat user menjalankan aplikasi pengelolaan data pengabdian masyarakat ini, user akan di hadapkan pada halaman awal dari aplikasi. Dimana sub menu yang yang aktif hanya menu file dan menu PPM dan Pengabdian Masyarakat masih dalam keadaan tidak bisa diakses, dikarenakan user belum melakukan login. Tampilan halaman awal dari aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 4.28.
Gambar 4.28 Halaman Awal
STIKOM
50
Setelah user dihadapkan pada halaman awal dari aplikasi, user harus login dengan username dan password yg telah dibuat, untuk username dan password setiap user berbeda-beda walaupun tidak ada yang memiliki hak akses aplikasi yang berbeda, dikarenakan permintaan dari kabag penelitian dan
pengabdian masyarakat sendiri. Untuk dapat masuk ke menu login user harus memilih menu file dan memilih sub menu login. Setelah user memilih sub menu login, user dihadapkan pada tambilan textbox yang harus diisi sesuai username masing-masing user. Kemudian setelah user sudah memasukkan username dan password pilih button login untuk diproses username dan passwordnya. Berikut adalah tampilan login dari aplikasi ini.
Gambar 4.29 Halaman Login Keterangan :
1. Setelah semua pengguna mempunyai username dan password masing-masing maka pengguna dapat masuk ke dalam aplikasi dan menjalankan sub menu, namun pengguna harus meginputkan ”Login User” terlebih
dahulu.
STIKOM
2. Username, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 3. Password, sesuai dengan yang telah dimiliki oleh pengguna. 4. Jabatan, dipilih berdasarkan jabatan yang dimiliki oleh pengguna.
5. Tombol digunakan untuk masuk ke dalam aplikasi, namun jika terdapat kesalahan dalam pengisian Username, passsword maka akan tampil sebuah pesan yang menandakan bahwa login gagal dan terdapat keterangan inputan salah.
6. Tombol digunakan untuk membatalkan proses, maka semua form loginakan keluar.
[image:61.595.46.536.142.689.2]Setelah user berhasil login akan menu PPM dan Pengabdian Masyarakat akan bisa diakses. Setiap menu memiliki sub menu berbeda-beda, menu PPM terdapat sub menu Master dan sub menu Tampil Dosen. Gambar dibawah ini menunjukkan tampilan dari menu PPM.
Gambar
