PENUTUP - LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Penerimaan Tamu Pad

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari laporan kerja praktek yang telah dilakukan terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangannya.

STIKOM

6 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah STIKOM Surabaya

Di tengah kesibukan derap pembangunan nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.

Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.

Atas dasar pemikiran inilah, maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983.

Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS tanggal 2-3 Maret 1984 kepanjangan AKIS dirubah menjadi Akademi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2. Tanggal 10

STIKOM

Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.

Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Dan pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM SURABAYA , singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86 yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan D III Manajemen Informatika. Di samping itu STIKOM SURABAYA juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II STIKOM SURABAYA . Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Bapak Wahono Gubernur Jawa Timur pada saat itu. Hingga saat ini, STIKOM Surabaya memiliki 8 Program studi dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:

STIKOM

1. Program Studi S1 Sistem Informasi

2. Program Studi S1 Sistem Informasi kekhususan Komputer Akuntansi 3. Program Studi S1 Sistem Komputer

4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual 5. Program Studi DIV Komputer Multimedia 6. Program Studi DIII Manajemen Informatika

7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan Kesekretariatan 8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak

2.2 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI STIKOM SURABAYA

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

STIKOM

2.3 Visi Misi Dan Deskripsi Pekerjaan

1. Visi & Misi Dan Tujuan STIKOM Surabaya a. Visi

Visi STIKOM Surabaya yaitu :

Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul, dan Terkenal. b. Misi

Untuk mencapai visi tersebut dibuatlah beberapa misi yaitu : 1. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.

2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. 3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.

4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. 5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

c. Tujuan

1. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian dan kompetensi.

2. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi,mandiri, dan profesional. 3. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.

4. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif. 5. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.

6. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat. 7. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.

8. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.

2. Deskripsi Pekerjaan

STIKOM

a. Kepala Bagian Administrasi Umum

1. Mengkoordinir pelaksanaan urusan tata usaha.

2. Mengkoordinir pelaksanaan urusan Hukum dan tata laksana.

3. Mengkoordinir pelaksanaan urusan Kesekretariatan/ keprotokoleran.

STIKOM

11 BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang menulis surat tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya. Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.

Menurut Iis Sopyan (2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.

Jadi berdasarkan definisi diatas, surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung.

Surat secara umum digolongkan menjadi dua yaitu surat pribadi dan surat dinas apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Berikut adalah penjelasan tentang surat pribadi dan surat dinas :

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi, bukan untuk suatu lembaga atau organisasi.Surat pribadi dibedakan menjadi dua jenis :

STIKOM

a. Surat pribadi kekeluargaan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada anggota keluarga, sanak famili, sahabat, kenalan dan sebagainya.

b. Surat pribadi kedinasan, yakni surat pribadi yang dikirmkan kepada pengurus organisasi, pimpinan, instansi, jawatan dan perusahaan.karena ada hubungannya dengan tugas atau pekerjaannya.

2. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut masalah lembaga, organisasi, dan instansi. Surat dinas dibedakan menjadi dua yaitu :

a. Surat dinas pemerintah, yakni surat yang dibuat oleh pihak lembaga atau instansi pemerintah.

b. Surat dinas swasta, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga swasta. 1. Surat dinas organisasi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau

perkumpulan atau perhimpunan tertentu yang biasanya banyak berhubungan dengan dunia sosial.

2. Surat dinas niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak swasta untuk memperoleh suatu keuntungan materi

3.2 Surat Masuk

Menurut Wursanto (1997:10), Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perusahaan. Dapat pula diberikan pengertian bahwa surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima melalui pos (kantor pos) dengan menggunakan buku pengiriman (buku ekspedisi).

STIKOM

3.3 Analisa Dan Perancangan Sistem

Analisis sistem dilaksanakan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.

Menurut Kendall (2003:7), Analisis dan Perancangan Sistem berupaya menganalisis input data atau aliran `data secara sistematis, memproses atau mentransforasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya, analisa dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

STIKOM

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. tahap ini disebut desain sistem.

3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 1998, hal. 8).

Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita perlu mendefnisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.

Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa bahan (material) atau mesin ataupun tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibahas. Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk

STIKOM

mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Definisi lain dari sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengola data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.

Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.5 Bagan Alir Dokumen

Bagan alir dokumen (document flowchart)atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan dokumen gambaran arus data dengan menggunakan simbol seperti pada tabel berikut yang dijelaskan pada tabel 3.1 :

Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir

No. Simbol Nama Simbol

Flowchart

Fungsi

1. Dokumen Untuk menujukkan

dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.

2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.

STIKOM

No. Simbol Nama Simbol

Flowchart

Fungsi

3. Database Untuk menyimpan data.

4. Penghubung Menunjukkan hubungan

di halaman yang sama.

5. Penghubung Halaman

Lain

Menunjukkan hubungan di halaman lain.

6. Terminator Menandakan awal/akhir

dari suatu sistem.

7. Decision Menggambarkan logika

keputusan dengan nilai

true atau false.

8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan

pekerjaan yang dilakukan secara manual.

9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file non-komputer yang diarsip urut angka.

3.6 Entity Relation Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah suatu bentuk perencanaan database

secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana didalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :

STIKOM

Tabel 3.2 Jenis ERD

No. Jenis ERD Keterangan

1. Conceptual Data Model

(CDM)

Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic

database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur

data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM.

2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang mengacu

pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe

database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dsb.

3.7 Jenis Objek ERD 1. Entity

Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling ketergantungan. Ada 2 macamtipe entity, yaitu :

a. Strong Entity

Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attribute untuk setiap individu yang ada di dalamnya.

b. Weak Entity

Strong Entity merupakan entity yang tidak memiliki key attribute, oleh karena itu weak entity harus dihubungkan dengan strong entity untuk menggunakan atribut kunci secara bersama-sama.

2. Attribute

Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute seting disebut juga data elemen atau

data field.

STIKOM

3. Key

Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasikan nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).

4. Relationship

Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :

a. One to One Relationship

Hubungan satu entity dengan satu entity yang lain. b. One to Many Relationship

Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding banyak.

3.8 Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Jogiyanto (1995), Data Flow Diagram atau sering juga disebut dengan Bubble Chart atau diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alir data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan alat pembuat model yang sering digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga keluaran.

Untuk memudahkan proses pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu:

1. Context Diagram

STIKOM

Merupakan diagram paling atas dan pembahasan berupa global yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam suatu proses. Sedangkan hal yang digambarkan dalam

Context Diagram adalah hubungan antar terminator dan data source. 2. Diagram level 0

Merupakan diagram yang berada diantara diagram konteks dan diagram detail serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan dalam diagaram level 0 adalah proses utama dari sistem serta hubungan entitiy, proses, alur data dan data source.

3. Diagram Detail (Primitif)

Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam diagram zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.

Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu: a. Terminator

Terminator atau External Entity atau kesatuan luar yang mewakili entitas

external yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. Terminator

merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa orang atau sistem yang berada di lingkungan luar sistem yang memberikan inputan maupun yang menerima output dari sistem serta berupa bagian atau divisi diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem. Terminator in sering juga disebut entitas (external).

b. Proses

Proses sering dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke

STIKOM

output, atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan

transformasi atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau kegiatan yang dilaksanakan. Dan setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap sebagai berikut:

1. Identifikasi Proses

Umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.

2. Nama Proses

Menunjukkan apa yang sedang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap menggambarkan bagian prosesnya. Nama proses diletakkan dibawah identifikasi proses.

3. Data Store

Data Store digunakan sebagai sarana untuk pengumpulan data. Data store disimbolkan dengan dua garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data store

menunjukkan nama filenya. Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan file atau database yang dilakukan secara terkomputerisasi. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses pengertiannya sebagai berikut:

a. Alur data dari store yang berarti sebagai pengaksesan data untuk suatu proses. b. Alur data ke proses berarti meng-update data seperti nambah data,

mengurangi data maupun mengubah data. 4. Alur Data

STIKOM

Alur data dapat digambarkan dengan anak panah yang menuju ke dalam proses maupun ke luar proses. Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya.

5. Syarat-syarat pembuatan sebuah DFD adalah: a. Pemberian nama untuk setiap komponen DFD. b. Pemberian nomor pada proses DFD.

c. Penggambaran DFD serapi mungkin. d. Menghindari pembuatan DFD yang rumit. e. Memastikan DFD dibangun secara konsisten. 3.9 Konsep Dasar Basis Data

Menurut Jatmika (2009:11), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.

Menurut Jatmika (2009:11), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.

Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), security (masalah keamanan), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data). (Jatmika,2009).

STIKOM

3.10 Sistem Basis Data

Menurut Jatmika (2009:14), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.

Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional). (Jatmika,2009).

Kelebihan sistem basis data, yaitu:

1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.

2. Mencegah ketidak konsistenan.

3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.

4. Integritas dapat dipertahankan.

5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.

7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).

9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data. (Jatmika,2009).

STIKOM

Kekurangan Sistem Basis Data, yaitu :

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.

3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait. (Jatmika,2009).

STIKOM

24 BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak bagian administrasi umum STIKOM Surabaya pada saat kerja praktek, dimana proses penginputan penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu, masih dilakukan dengan manual dan dalam hal ini sangat lambat dalam proses pencatatan dan masih banyak kelemahan pada proses pencatatan yang pada akhirnya akan merugikan pihak bagian administrasi umum STIKOM Surabaya.

Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalahan tersebut. Permasalahan yang timbul pada bagian administrasi umum STIKOM Surabaya terletak pada pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:

1. Document Flow

2. System Flow

3. DFD (Data FlowDiagram)

4. ERD (Entity Relation Diagram)

5. Struktur Tabel

6. Desain Input/Output

Kelima langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab di bawah ini.

STIKOM

4.1 Document Flow Surat Masuk

Document flow adalah alur dari sistem yang ada pada bagian Administrasi Umum STIKOM Surabaya.

Proses penerimaan surat masuk merupakan proses dasar yang sangat penting. Berikut adalah document flow surat masuk :

Document Flow Surat Masuk

Satpam

Jasa Pengiriman Surat Sekretariat ^{Penerima Surat}

Pribadi ^{Penerima Surat Penting}

P h as e Start Menyerahkan surat Menyortir Surat Berdasarkan Jenis surat Surat Pribadi

Buku surat yang telah di acc

Surat Pribadi

Surat dari lembaga, instansi,dinas Surat dari lembaga,instansi,dinas Y T Surat dari lembaga,instansi,dinas Surat masuk Surat masuk Buku surat

Buku surat yang telah di acc Finish A A Input keterangan Surat Meng-acc buku surat

Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk

4.1.1 Document Flow Surat Kembali

Proses surat kembali adalah proses dimana surat yang telah dikirim pihak STIKOM tidak tersampaikan pada tempat yang dituju, lalu satpam menyerahkan surat tersebut ke sekretaris. Berikut adalah alur surat kembali pada STIKOM

Dalam dokumen LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Penerimaan Tamu Pada Administrasi Umum STIKOM Surabaya. (Halaman 14-62)