RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN PENERIMAAN TAMU PADA ADMINISTRASI UMUM STIKOM SURABAYA
KERJA PRAKTEK
Nama : TIRTA SWASTIKA NIM : 10.39010.0005
Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
2013
STIKOM
vi DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1 Sejarah STIKOM Surabaya ... 6
2.2 Struktur Organisasi ... 8
2.3 Visi Misi & Deskripsi Pekerjaan ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 11
3.1 Pengertian Surat ... 11
3.2 Surat Masuk ... 12
3.3 Analisa dan Perancangan Sistem ... 13
3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 14
STIKOM
vii
3.5 Bagan Alir Dokumen ... 15
3.6 Entity Relational Diagram ... 16
3.7 Jenis Objek ERD ... 17
3.8 Data Flow Diagram (DFD) ... 18
3.9 Konsep Dasar Basis Data ... 21
3.10 Sistem Basis Data ... 22
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 24
4.1 Document Flow Surat Masuk ... 25
4.1.1 Document Flow Surat Kembali ... 25
4.1.2 Document Flow Barang Datang ... 26
4.1.3 Document Flow Penerimaan Tamu ... 27
4.2 Sistem Flow Surat Masuk ... 28
4.2.1 Sistem Flow Surat Kembali... 29
4.2.2 Sistem Flow Barang Datang ... 30
4.2.3 Sistem Flow Penerimaan Tamu... 31
4.3 Data Flow Diagram ... 32
4.3.1 Context Diagram ... 33
4.3.2 DFD Level 0 ... 33
4.3.3 DFD Level 1 Proses Penerimaan Surat Masuk dan Barang Datang.. ... 34
4.3.4 DFD Level 1 Proses Surat Kembali ... 35
4.3.5 DFD Level 1 Proses Penerimaan Tamu ... 35
4.4 Entity Relational Data ... 36
4.4.1 Conceptual Data Model ... 36
4.4.2 Physical Data Model ... 37
4.5 Struktur Tabel ... 37
STIKOM
viii
4.6 Desain Input / Output ... 41
4.6 Implementasi Sistem ... 45
4.6.1 Spesifikasi Perangkat ... 45
4.6.2 Penjelasan Program ... 45
BAB V PENUTUP ... 52
5.1 Kesimpulan ... 52
5.2 Saran ... 52
DAFTAR PUSTAKA ... 53
LAMPIRAN ... 54
STIKOM
ix
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir ... 15
Tabel 3.2 Jenis ERD ... 17
Tabel 4.1 Tabel Surat ... 39
Tabel 4.2 Tabel Karyawan ... 39
Tabel 4.3 Tabel Tamu ... 39
Tabel 4.4 Tabel Barang ... 40
Tabel 4.5 Tabel Transaksi Surat Masuk ... 40
Tabel 4.6 Tabel Transaksi Barang Datang ... 41
Tabel 4.7 Tabel Trasaksi Penerimaan tamu ... 41
STIKOM
x
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 8
Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk ... 25
Gambar 4.2 Document Flow Surat Kembali ... 26
Gambar 4.3 Document Flow Barang Datang ... 28
Gambar 4.4 Document Flow Penerimaan Tamu ... 29
Gambar 4.5 System Flow Surat Masuk... 29
Gambar 4.6 System Flow Surat Kembali ... 30
Gambar 4.7 System Flow Barang Datang ... 31
Gambar 4.8 System Flow Penerimaan Tamu ... 32
Gambar 4.9 Context Diagram ... 34
Gambar 4.10 DFD Level 0 ... 34
Gambar 4.11 DFD Level 1 Penerimaan Surat Masuk dan Barang Datang ... 35
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Surat Kembali ... 36
Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses Penerimaan Tamu ... 36
Gambar 4.14 Conceptual Data Model ... 37
Gambar 4.15 Physical Data Model ... 38
Gambar 4.16 Desain Menu Utama ... 42
Gambar 4.17 Desain Form Surat ... 42
Gambar 4.18 Desain Form Karyawan ... 43
Gambar 4.19 Desain Form Barang ... 43
Gambar 4.20 Desain Form Tamu ... 44
STIKOM
xi
Gambar 4.21 Desain Form Transaksi Surat Masuk ... 44
Gambar 4.22 Desain Form Laporan Surat Masuk ... 45
Gambar 4.23 Desain Form Laporan Barang Datang ... 45
Gambar 4.24 Form Menu Utama ... 47
Gambar 4.25 Form Surat ... 48
Gambar 4.26 Form Barang ... 48
Gambar 4.27 Message box Data Berhasil Disimpan ... 49
Gambar 4.28 Form Karyawan ... 49
Gambar 4.29 Form Tamu ... 50
Gambar 4.30 Transaksi Surat Masuk ... 50
Gambar 4.31 Transaksi Surat Kembali ... 51
Gambar 4.32 Transaksi Penerimaan Tamu ... 51
Gambar 4.33 Laporan Surat Masuk ... 52
Gambar 4.34 Laporan Penerimaan Tamu ... 52
STIKOM
xii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Kartu Bimbingan ... 54
Lampiran 2. Form KP-5 ... 56
Lampiran 3. Form KP- 6 ... 58
Lampiran 4. Form KP- 7 ... 59
STIKOM
iii ABSTRAK
Bagian administrasi umum merupakan bagian yang sangat penting untuk mendukung seluruh kegiatan yang akan berlangsung dan dan juga untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki. Pada bagian administrasi umum STIKOM Surabaya juga mengola penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu.
Permasalahan yang timbul dalam saat kerja praktek ini adalah dimana Administrasi Umum STIKOM Surabaya masih terkendala dalam pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu yang masih manual dan memakan waktu yang lama sehingga proses pengelolaan dan penerimaan tamu menjadi terhambat. Untuk menanggulangi masalah tersebut maka solusi yang saya berikan adalah bagaimana merancang bangun sistem informasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu pada Administrasi Umum STIKOM Surabaya.
Aplikasi tersebut yang akan menangani pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu, dimana apliaksi ini akan digunakan oleh karyawan administrasi umum untuk pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu yang dilakukan oleh admin. Sehingga dapat mempermudah kinerja karayawan Administrasi Umum STIKOM Surabaya.
Kata kunci : pengelolaan, penerimaan, surat masuk, penerimaan tamu
STIKOM
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Solusi pemanfaatan teknologi komputer sebagai alat bantu dalam mendukung kegiatan operasional setiap bidang usaha memudahkan manusia dalam mendapatkan data dan atau informasi secara cepat, tepat dan akurat sehingga efektifitas dan efisiensi kerja dapat tercapai. Dalam kehidupan yang serba modern dan cepat seperti saat ini semua orang membutuhkan informasi sebagai suatu hal yang hakiki. Tanpa informasi atau ketinggalan informasi akan membuat seseorang tersisih dan terbelakang.
STIKOM Surabaya merupakan salah satu perguruan tinggi di Surabaya yang bergerak dalam bidang akademik sebagai Sekolah Tinggi Teknologi Informasi. Terdapat banyak bagian di STIKOM Surabaya salah satunya adalah Administrasi Umum (AU) yang mengelola seluruh kegiatan yang berhubungan dengan administrasi. Dalam upaya untuk meningkatkan pelayanan, AU memiliki prosedur penerimaan surat masuk yang digunakan saat ini untuk mencatat surat masuk yang datang ke STIKOM Surabaya.
Salah satu hal yang cukup penting di STIKOM Surabaya adalah prosedur penerimaan surat yang saat ini masih menggunakan cara yang kurang efektif, yaitu dalam pencatatan surat masuk, hanya surat untuk ketua STIKOM Surabaya saja yang akan langsung diberikan kepada penerima melalui sekretariat lantai 2 gedung biru STIKOM Surabaya. Penerima surat yang lain tidak mengetahui apakah menerima surat atau tidak karena tidak sampaikan langsung kepada yang
STIKOM
2
penerima surat. Selain itu tidak ada laporan tentang surat yang masuk baik laporan harian, bulanan, dan tahunan.
Prosedur untuk paket barang yang datang juga tidak langsung diberikan kepada penerima, padahal bisa jadi barang tersebut adalah barang yang vital misalnya untuk kebutuhan STIKOM dan mahasiswa. Hal tersebut dapat menjadi masalah yang cukup vital.
Prosedur penerimaan tamu di STIKOM sendiri juga masih menggunakan cara yang manual dalam hal pencatatannya, tidak ada laporan siapa saja yang datang. Bagian apa yang sering dicari oleh tamu. Selain itu, penerimaan tamu yang digunakan saat ini belum memiliki sistem pelaporan, dan terkadang data yang ada pada hasil pencatatan tidak dapat dibaca, sehingga belum memberikan hasil yang maksimal terhadap Administrasi Umum (AU).
Dengan berdasar pada permasalahan yang ada, maka dengan dibuatnya Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Penerimaan Tamu ini dan diharapkan dapat membantu kinerja karyawan, penerima surat dan tamu sendiri dalam melakukan prosedur penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu untuk mencapai tujuan perusahaan/Institusi secara efektif dan efisien.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan masalah adalah : 1. Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk pada
STIKOM Surabaya ?
2. Bagaimana membuat Sistem Informasi Penerimaan Tamu pada STIKOM Surabaya ?
3. Bagaimana menyediakan laporan-laporan untuk pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu ?
STIKOM
3
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan dalam laporan ini terfokus dan tidak terlalu meluas, maka diperlukan batasan-batasan mengenai permasalahan diatas, yakni :
1. Sistem yang dibahas meliputi proses pengelolaan surat masuk pada STIKOM Surabaya
2. Sistem yang dibahas meliputi proses penerimaan tamu pada STIKOM Surabaya
3. Aplikasi ini dibuat berbasis desktop
1.4 Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan aplikasi ini adalah :
1. Membuat Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk pada STIKOM Surabaya. 2. Membuat Sistem Informasi Penerimaan Tamu pada STIKOM Surabaya.
3. Untuk menampilkan laporan pengelolaan surat dan penerimaan tamu kepada kepala bagian Administrasi Umum(AU).
1.5 Manfaat
Diharapkan hasil aplikasi ini nantinya akan memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Dapat menjalankan sistem penerimaan tamu yang sudah ditetapkan sesuai
kebutuhan.
2. Meminimumkan kesalahan yang terjadi pada saat penginputan data surat masuk dan data tamu.
3. Dapat memaksimalkan kinerja pada Administrasi Umum(AU) agar dapat berjalan lebih lancar.
STIKOM
4
4. Dapat menyimpan data-data surat masuk dan data tamu yang datang ke STIKOM Surabaya.
5. Dapat menghasilkan laporan – laporan harian, bulanan, dan tahunan untuk Bagian Administrasi Umum (AU) secara detail.
1.6 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah serta batasan terhadap masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembahasan masalah yang diangkat, dan sistematika penulisan laporan ini.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini dibahas tentang gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah, struktur organisasi, hingga proses bisnis yang dilakukan dalam hal pengadaan dan pengolahan.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini dibahas teori-teori yang berkaitan dengan rancang bangun aplikasi data pribadi siswa dan alumni.
BAB IV ANALISIS DESAIN SISTEM dan IMPLEMENTASI
Pada bab ini dibahas mengenai analisis perancangan dan desain dari aplikasi data pribadi siswa dan alumni dalam bentuk Document Flow,
System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram,
Struktur Tabel dan Desain Input / Output dan Implementasi.
STIKOM
5
BAB V PENUTUP
Pada bab ini berisikan kesimpulan dari laporan kerja praktek yang telah dilakukan terkait dengan tujuan dan permasalahan yang ada, serta saran untuk pengembangannya.
STIKOM
6 BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Sejarah STIKOM Surabaya
Di tengah kesibukan derap pembangunan nasional, kedudukan informasi semakin penting. Hasil suatu pembangunan sangat ditentukan oleh materi informasi yang dimiliki oleh suatu negara. Kemajuan yang dicitakan oleh suatu pembangunan akan lebih mudah dicapai dengan kelengkapan informasi. Cepat atau lambatnya laju pembangunan ditentukan pula oleh kecepatan memperoleh informasi dan kecepatan menginformasikan kembali kepada yang berwenang.
Kemajuan teknologi telah memberikan jawaban akan kebutuhan informasi, komputer yang semakin canggih memungkinkan untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Hasil informasi canggih ini telah mulai menyentuh kehidupan kita. Penggunaan dan pemanfaatan komputer secara optimal dapat memacu laju pembangunan. Kesadaran tentang hal inilah yang menuntut pengadaan tenaga-tenaga ahli yang terampil untuk mengelola informasi, dan pendidikan adalah salah satu cara yang harus ditempuh untuk memenuhi kebutuhan tenaga tersebut.
Atas dasar pemikiran inilah, maka untuk pertama kalinya di wilayah Jawa Timur dibuka Pendidikan Tinggi Komputer, Akademi Komputer & Informatika Surabaya (AKIS) pada tanggal 30 April 1983 oleh Yayasan Putra Bhakti berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti No. 01/KPT/PB/III/1983.
Kemudian berdasarkan rapat BKLPTS tanggal 2-3 Maret 1984 kepanjangan AKIS dirubah menjadi Akademi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya yang bertempat di jalan Ketintang Baru XIV/2. Tanggal 10
STIKOM
7
Maret 1984 memperoleh Ijin Operasional penyelenggaraan program Diploma III Manajemen Informatika dengan surat keputusan nomor: 061/Q/1984 dari Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) melalui Koordinator Kopertis Wilayah VII. Kemudian pada tanggal 19 Juni 1984 AKIS memperoleh status TERDAFTAR berdasar surat keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) nomor: 0274/O/1984 dan kepanjangan AKIS berubah lagi menjadi Akademi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya. Berdasar SK Dirjen DIKTI nomor: 45/DIKTI/KEP/1992, status DIII Manajemen Informatika dapat ditingkatkan menjadi DIAKUI.
Waktu berlalu terus, kebutuhan akan informasi juga terus meningkat. Untuk menjawab kebutuhan tersebut AKIS ditingkatkan menjadi Sekolah Tinggi dengan membuka program studi Strata 1 dan Diploma III jurusan Manajemen Informatika. Dan pada tanggal 20 Maret 1986 nama AKIS berubah menjadi STIKOM SURABAYA , singkatan dari Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya berdasarkan SK Yayasan Putra Bhakti nomor: 07/KPT/PB/03/86 yang selanjutnya memperoleh STATUS TERDAFTAR pada tanggal 25 Nopember 1986 berdasarkan Keputusan Mendikbud nomor: 0824/O/1986 dengan menyelenggarakan pendidikan S1 dan D III Manajemen Informatika. Di samping itu STIKOM SURABAYA juga melakukan pembangunan gedung Kampus baru di jalan Kutisari 66 yang saat ini menjadi Kampus II STIKOM SURABAYA . Peresmian gedung tersebut dilakukan pada tanggal 11 Desember 1987 oleh Bapak Wahono Gubernur Jawa Timur pada saat itu. Hingga saat ini, STIKOM Surabaya memiliki 8 Program studi dan 1 bidang studi kekhususan, yaitu:
STIKOM
8
1. Program Studi S1 Sistem Informasi
2. Program Studi S1 Sistem Informasi kekhususan Komputer Akuntansi 3. Program Studi S1 Sistem Komputer
4. Program Studi S1 Desain dan Komunikasi Visual 5. Program Studi DIV Komputer Multimedia 6. Program Studi DIII Manajemen Informatika
7. Program Studi DIII Komputer Perkantoran dan Kesekretariatan 8. Program Studi DIII Komputer Grafis dan Cetak
2.2 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI STIKOM SURABAYA
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
STIKOM
9
2.3 Visi Misi Dan Deskripsi Pekerjaan
1. Visi & Misi Dan Tujuan STIKOM Surabaya a. Visi
Visi STIKOM Surabaya yaitu :
Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul, dan Terkenal. b. Misi
Untuk mencapai visi tersebut dibuatlah beberapa misi yaitu : 1. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
2. Membentuk SDM yang profesional, unggul dan berkompetensi. 3. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif.
4. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. 5. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
c. Tujuan
1. Menghasilkan pengembangan dan karya inovatif ipteks sesuai bidang kajian dan kompetensi.
2. Menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi,mandiri, dan profesional. 3. Meningkatkan kualifikasi dan kompetensi Sumber Daya Manusia.
4. Menjadi lembaga pendidikan tinggi yang sehat, bermutu dan produktif. 5. Meningkatkan kerjasama dan pencitraan.
6. Meningkatkan pemberdayaan ipteks bagi masyarakat. 7. Memperluas akses pendidikan bagi masyarakat.
8. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
2. Deskripsi Pekerjaan
STIKOM
10
a. Kepala Bagian Administrasi Umum
1. Mengkoordinir pelaksanaan urusan tata usaha.
2. Mengkoordinir pelaksanaan urusan Hukum dan tata laksana.
3. Mengkoordinir pelaksanaan urusan Kesekretariatan/ keprotokoleran.
STIKOM
11 BAB III LANDASAN TEORI 3.1 Pengertian Surat
Surat adalah alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seseorang menulis surat tidak lain adalah untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya. Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.
Menurut Iis Sopyan (2008:1), mendefinisikan bahwa surat merupakan suatu model komunikasi tertulis yang memungkinkan seseorang saling memberikan informasi atau mempertukarkan ide.
Jadi berdasarkan definisi diatas, surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung.
Surat secara umum digolongkan menjadi dua yaitu surat pribadi dan surat dinas apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Berikut adalah penjelasan tentang surat pribadi dan surat dinas :
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi, bukan untuk suatu lembaga atau organisasi.Surat pribadi dibedakan menjadi dua jenis :
STIKOM
12
a. Surat pribadi kekeluargaan, yakni surat pribadi yang dikirimkan kepada anggota keluarga, sanak famili, sahabat, kenalan dan sebagainya.
b. Surat pribadi kedinasan, yakni surat pribadi yang dikirmkan kepada pengurus organisasi, pimpinan, instansi, jawatan dan perusahaan.karena ada hubungannya dengan tugas atau pekerjaannya.
2. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang ditulis untuk kepentingan atau menyangkut masalah lembaga, organisasi, dan instansi. Surat dinas dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Surat dinas pemerintah, yakni surat yang dibuat oleh pihak lembaga atau instansi pemerintah.
b. Surat dinas swasta, yakni surat dinas yang dibuat oleh pihak lembaga swasta. 1. Surat dinas organisasi adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau
perkumpulan atau perhimpunan tertentu yang biasanya banyak berhubungan dengan dunia sosial.
2. Surat dinas niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak swasta untuk memperoleh suatu keuntungan materi
3.2 Surat Masuk
Menurut Wursanto (1997:10), Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau dari perusahaan. Dapat pula diberikan pengertian bahwa surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima melalui pos (kantor pos) dengan menggunakan buku pengiriman (buku ekspedisi).
STIKOM
13
3.3 Analisa Dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilaksanakan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall (2003:7), Analisis dan Perancangan Sistem berupaya menganalisis input data atau aliran `data secara sistematis, memproses atau mentransforasikan data, menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus. Selanjutnya, analisa dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
STIKOM
14
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. tahap ini disebut desain sistem.
3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lanjut. (Jogiyanto, 1998, hal. 8).
Untuk memahami apa yang dimaksud dengan sistem informasi, kita perlu mendefnisikan istilah informasi dan sistem. Produk dari sistem informasi adalah informasi yang dihasilkan. Informasi tidak sama dengan data. Data adalah fakta, angka bahkan simbol mentah. Secara bersama-sama mereka merupakan masukan bagi suatu sistem informasi. Sebaliknya, informasi terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai melalui suatu pemrosesan. Idealnya, informasi adalah pengetahuan yang berarti dan berguna untuk mencapai sasaran.
Sistem adalah suatu kerangka kerja terpadu yang mempunyai satu sasaran atau lebih. Sistem ini mengkoordinasi sumber daya yang dibutuhkan untuk mengubah masukan-masukan menjadi keluaran. Sumber daya dapat berupa bahan (material) atau mesin ataupun tenaga kerja, bergantung pada macam sistem yang dibahas. Sistem informasi karenanya adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumber daya (manusia dan komputer) dikoordinasikan untuk
STIKOM
15
mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
Definisi lain dari sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengola data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.5 Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen (document flowchart)atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan dokumen gambaran arus data dengan menggunakan simbol seperti pada tabel berikut yang dijelaskan pada tabel 3.1 :
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir
No. Simbol Nama Simbol
Flowchart
Fungsi
1. Dokumen Untuk menujukkan
dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer.
2. Proses Komputerisasi Menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.
STIKOM
16
No. Simbol Nama Simbol
Flowchart
Fungsi
3. Database Untuk menyimpan data.
4. Penghubung Menunjukkan hubungan
di halaman yang sama.
5. Penghubung Halaman
Lain
Menunjukkan hubungan di halaman lain.
6. Terminator Menandakan awal/akhir
dari suatu sistem.
7. Decision Menggambarkan logika
keputusan dengan nilai
true atau false.
8. Kegiatan Manual Untuk menunjukkan
pekerjaan yang dilakukan secara manual.
9. Simpanan Offline Untuk menujukkan file non-komputer yang diarsip urut angka.
3.6 Entity Relation Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram adalah suatu bentuk perencanaan database
secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana didalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model yaitu :
STIKOM
17
Tabel 3.2 Jenis ERD
No. Jenis ERD Keterangan
1. Conceptual Data Model
(CDM)
Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktur logic
database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur
data storage. Sebuah CDM dapat diubah langsung menjadi PDM.
2. Physical Data Model (PDM) Merupakan model ERD yang mengacu
pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe
database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dsb.
3.7 Jenis Objek ERD 1. Entity
Sesuatu yang ada dan terdefinisikan bisa berupa nyata maupun abstrak yang dapat dibedakan satu dengan yang lainnya dan adanya hubungan saling ketergantungan. Ada 2 macamtipe entity, yaitu :
a. Strong Entity
Strong Entity merupakan tipe entity yang mempunyai key attribute untuk setiap individu yang ada di dalamnya.
b. Weak Entity
Strong Entity merupakan entity yang tidak memiliki key attribute, oleh karena itu weak entity harus dihubungkan dengan strong entity untuk menggunakan atribut kunci secara bersama-sama.
2. Attribute
Setiap entity memiliki beberapa attribute, yang merupakan ciri atau karakteristik dari entity tersebut. Attribute seting disebut juga data elemen atau
data field.
STIKOM
18
3. Key
Beberapa elemen data memiliki sifat, dengan mengetahui nilai yang telah diberikan oleh sebagian elemen data dari entity tertentu, dapat diidentifikasikan nilai-nilai yang terkandung dalam elemen-elemen data lain ada entity yang sama. Elemen penentu tersebut adalah sebagai elemen data kunci (key).
4. Relationship
Relationship menggambarkan hubungan yang terjadi antar entity yang mewujudkan pemetaan antar entity. Bentuk relationship yaitu :
a. One to One Relationship
Hubungan satu entity dengan satu entity yang lain. b. One to Many Relationship
Hubungan antar entity satu dengan entity yang lainnya adalah satu berbanding banyak.
3.8 Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Jogiyanto (1995), Data Flow Diagram atau sering juga disebut dengan Bubble Chart atau diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alir data baik secara manual maupun komputerisasi. DFD merupakan alat pembuat model yang sering digunakan untuk menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukan data hingga keluaran.
Untuk memudahkan proses pembacaan DFD, maka penggambaran DFD disusun berdasarkan tingkatan atau level dari atas ke bawah, yaitu:
1. Context Diagram
STIKOM
19
Merupakan diagram paling atas dan pembahasan berupa global yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup proses. Hal yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan terminator dengan sistem dan juga sistem dalam suatu proses. Sedangkan hal yang digambarkan dalam
Context Diagram adalah hubungan antar terminator dan data source. 2. Diagram level 0
Merupakan diagram yang berada diantara diagram konteks dan diagram detail serta menggambarkan proses utama dari DFD. Hal yang digambarkan dalam diagaram level 0 adalah proses utama dari sistem serta hubungan entitiy, proses, alur data dan data source.
3. Diagram Detail (Primitif)
Merupakan penguraian dalam proses yang ada dalam diagram zero. Diagram yang paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.
Data Flow Diagram (DFD) memiliki empat komponen, yaitu: a. Terminator
Terminator atau External Entity atau kesatuan luar yang mewakili entitas
external yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. Terminator
merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa orang atau sistem yang berada di lingkungan luar sistem yang memberikan inputan maupun yang menerima output dari sistem serta berupa bagian atau divisi diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem. Terminator in sering juga disebut entitas (external).
b. Proses
Proses sering dikenal dengan nama Bubble, fungsi atau informasi. Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan input ke
STIKOM
20
output, atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan
transformasi atau empat persegi panjang tegak dengan sudut tumpul. Proses diberi nama untuk menerangkan proses atau kegiatan apa yang sedang atau kegiatan yang dilaksanakan. Dan setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap sebagai berikut:
1. Identifikasi Proses
Umumnya berupa angka yang menunjukkan nomor dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol.
2. Nama Proses
Menunjukkan apa yang sedang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses harus jelas dan lengkap menggambarkan bagian prosesnya. Nama proses diletakkan dibawah identifikasi proses.
3. Data Store
Data Store digunakan sebagai sarana untuk pengumpulan data. Data store disimbolkan dengan dua garis horizontal yang paralel dimana tertutup pada satu ujungnya atau dua garis horizontal. Suatu nama perlu diberikan pada data store
menunjukkan nama filenya. Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan file atau database yang dilakukan secara terkomputerisasi. Data store dihubungkan dengan alur data hanya pada komponen proses pengertiannya sebagai berikut:
a. Alur data dari store yang berarti sebagai pengaksesan data untuk suatu proses. b. Alur data ke proses berarti meng-update data seperti nambah data,
mengurangi data maupun mengubah data. 4. Alur Data
STIKOM
21
Alur data dapat digambarkan dengan anak panah yang menuju ke dalam proses maupun ke luar proses. Alur data digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya.
5. Syarat-syarat pembuatan sebuah DFD adalah: a. Pemberian nama untuk setiap komponen DFD. b. Pemberian nomor pada proses DFD.
c. Penggambaran DFD serapi mungkin. d. Menghindari pembuatan DFD yang rumit. e. Memastikan DFD dibangun secara konsisten. 3.9 Konsep Dasar Basis Data
Menurut Jatmika (2009:11), database merupakan sekumpulan data yang berisi informasi yang saling berhubungan. Pengertian ini sangat berbeda antara database Relasional dan Non Relasional. Pada database Non Relasional, sebuah database hanya merupakan sebuah file.
Menurut Jatmika (2009:11), database adalah suatu susunan/kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.
Penyusunan satu database digunakan untuk mengatasi masalah-masalah pada penyusunan data yaitu redundansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan data, isolasi data untuk standarisasi, multiple user (banyak pemakai), security (masalah keamanan), masalah integrasi (kesatuan), dan masalah data independence (kebebasan data). (Jatmika,2009).
STIKOM
22
3.10 Sistem Basis Data
Menurut Jatmika (2009:14), sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu Perangkat Keras (Hardware), Sistem Operasi (Operating System), Basis Data (Database), Sistem (Aplikasi atau Perangkat Lunak) Pengelola Basis Data (DBMS), Pemakai (User), dan Aplikasi (Perangkat Lunak) lain (bersifat opsional). (Jatmika,2009).
Kelebihan sistem basis data, yaitu:
1. Mengurangi kerangkapan data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data yang berbeda-beda sehingga update dilakukan berulang-ulang.
2. Mencegah ketidak konsistenan.
3. Keamanan data dapat terjaga, yaitu data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang.
4. Integritas dapat dipertahankan.
5. Data dapat dipergunakan bersama-sama. 6. Menyediakan recovery.
7. Memudahkan penerapan standarisasi. 8. Data bersifat mandiri (data independence).
9. Keterpaduan data terjaga, memelihara keterpaduan data berarti data harus akurat. Hal ini sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan pemeliharaan keselarasan data. (Jatmika,2009).
STIKOM
23
Kekurangan Sistem Basis Data, yaitu :
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
3. Kerusakan sistem basis data dapat mempengaruhi departemen yang terkait. (Jatmika,2009).
STIKOM
24 BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak bagian administrasi umum STIKOM Surabaya pada saat kerja praktek, dimana proses penginputan penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu, masih dilakukan dengan manual dan dalam hal ini sangat lambat dalam proses pencatatan dan masih banyak kelemahan pada proses pencatatan yang pada akhirnya akan merugikan pihak bagian administrasi umum STIKOM Surabaya.
Dalam kerja praktek ini, penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari serta menganalisis permasalahan tersebut. Permasalahan yang timbul pada bagian administrasi umum STIKOM Surabaya terletak pada pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu. Langkah-langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah:
1. Document Flow
2. System Flow
3. DFD (Data FlowDiagram)
4. ERD (Entity Relation Diagram)
5. Struktur Tabel
6. Desain Input/Output
Kelima langkah tersebut akan dijelaskan pada sub bab di bawah ini.
STIKOM
25
4.1 Document Flow Surat Masuk
Document flow adalah alur dari sistem yang ada pada bagian Administrasi Umum STIKOM Surabaya.
Proses penerimaan surat masuk merupakan proses dasar yang sangat penting. Berikut adalah document flow surat masuk :
Document Flow Surat Masuk
Satpam
Jasa Pengiriman Surat Sekretariat Penerima Surat
Pribadi Penerima Surat Penting
P h as e Start Menyerahkan surat Menyortir Surat Berdasarkan Jenis surat Surat Pribadi
Buku surat yang telah di acc
Surat Pribadi
Surat dari lembaga, instansi,dinas Surat dari lembaga,instansi,dinas Y T Surat dari lembaga,instansi,dinas Surat masuk Surat masuk Buku surat
Buku surat yang telah di acc
Finish A A Input keterangan Surat Meng-acc buku surat
Gambar 4.1 Document Flow Surat Masuk
4.1.1 Document Flow Surat Kembali
Proses surat kembali adalah proses dimana surat yang telah dikirim pihak STIKOM tidak tersampaikan pada tempat yang dituju, lalu satpam menyerahkan surat tersebut ke sekretaris. Berikut adalah alur surat kembali pada STIKOM Surabaya :
STIKOM
26
Document flow Surat Kembali
Satpam PT Pos Penerima Surat
P
h
as
e
Start Surat yang akan
dikirim
Surat Untuk Penerima
Apakah Surat
Tersampaikan ? Y
Surat yang akan di kirimkan
Mengirimkan surat
Mencatat surat keluar
Buku surat keluar
Surat kembali dengan alasan
tertentu
Finish
Gambar 4.2 Document Flow Surat Kembali
4.1.2 Document Flow Barang Datang
Document flow barang datang memiliki proses yang lebih mudah. Pengirim menyerahkan barang kemudian satpam mencatat ke buku barang masuk, kemudian satpam mencatat ke buku barang datang. Berikut adalah
document flow barang datang :
STIKOM
27
Document flow Barang Datang
Pengirim Satpam Penerima Barang
P
h
a
se
Start
Finish Tanda Terima
Barang 2
2 Tanda Terima
Barang 1 Barang
1
Mencatat data barang ke buku barang
masuk
Buku Barang Masuk
Barang
Gambar 4.3 Document Flow Barang Datang
4.1.3 Document Flow Penerimaan Tamu
Proses penerimaan tamu pada STIKOM Surabaya cukup mudah dari semua proses yang ada, tamu yang hadir mencatat ke buku tamu. Berikut adalah
document flow penerimaan tamu :
STIKOM
28
Docflow Penerimaan Tamu
Tamu Satpam Pos 2
P
h
as
e
Start
Buku tamu yang telah di catat
Finish Buku tamu yang
telah di catat
Mencatat data tamu Data Tamu
Gambar 4.4. Document Flow Penerimaan Tamu
4.2 System Flow Surat Masuk
System flow adalah sebuah alur yang dibuat berdasarkan proses yang ada hanya saja prosesnya lebih terkomputerisasi. Jasa pengirim surat menyerahkan tanda terima ,lalu surat yang datang diinputkan ke tabel surat oleh satpam, satpam menyortir surat berdasarkan jenis surat, surat yang sudah disortir diserahkan ke sekretariat. Berikut adalah system flow surat masuk :
STIKOM
29
System flow Penerimaan Surat Masuk
Satpam
Jasa Pengirim Surat Sekretariat Penerima Surat Penting
Penerima Surat
Pribadi Kabag AU
P h a s e Start
Surat yg Sudah DIsortir
Surat dari lembaga, instansi dan dinas
Input Keterangan Surat
Surat Surat Masuk
Surat Dari lembaga, instansi dan dinas?
Y
Surat Pribadi T
Surat Pribadi Surat Lembaga,
instansi dan dinas
Finish A A 2 Tamda terima 1 Tanda terima 2 Surat Masuk Membuat laporan surat masuk 2 Laporan surat masuk
1 Laporan Surat Masuk B B Menyortir Jenis Surat 1 1 Surat
Gambar 4.5 Sistem Flow Surat Masuk 4.2.1 System Flow Surat Kembali
Proses surat kembali tidak jauh berbeda dengan document flow surat kembali hanya dalam proses ini surat yang kembali diupdate dalam database
surat dan membuat laporan surat kembali.
STIKOM
30
Systm flow Surat Kembali
Satpam
Jasa Pengirim Surat Sekretariat Kabag AU
P
h
ase
Start
Surat kembali Surat kembali
Finish Membuat laporan
surat kembali
Surat kembali Laporan Surat Kembali
2 Laporan surat kembali
1 Update data
surat Surat
1
Gambar 4.6 Sistem Flow Surat Kembali
4.2.2 System Flow Barang Datang
Proses barang datang tidak jauh berbeda dengan document flow barang datang hanya dalam proses ini barang yang datang disimpan pada database
barang.
STIKOM
31
System flow Barang Datang
Jasa Pengirim Paket Satpam Penerima Paket
P
h
a
se
Start
Tanda terima paket barang
2 Tanda terima paket barang 1
Input data(alamat pengirim, tujuan
surat dll)
Barang
Tanda terima paket barang
Finish Barang
Barang Barang
1
Gambar 4.7 Sistem Flow Barang Datang
4.2.3 System Flow Penerimaan Tamu
Proses barang datang tidak jauh berbeda dengan document flow
penerimaan tamu hanya dalam proses ini tamu yang datang disimpan pada
database tamu.
STIKOM
32
System flow penerimaan tamu
Kabag AU
Satpam Pos 2 Sekretariat
P
h
a
se
Start
Input Data tamu
Tamu
Membuat laporan data tamu
Finish Laporan Data Tamu
2
2 Laporan data tamu
1
1
Tamu
Gambar 4.8 Sistem Flow Penerimaan Tamu
4.3 Data Flow Diagram(DFD)
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data digunakan untuk
menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas, menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah atau juga pada tahapan perencanaan. DFD juga dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik. Dengan adanya DFD akan mempermudah dalam melakukan analisis sistem, sehingga pada akhirnya hasil dari perencanaan sistem dapat dilihat apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DFD sendiri terdiri atas beberapa level yaitu konteks diagram, level 0, dan level 1. Berikut ini adalah DFD beserta penjelasannya :
STIKOM
33
4.3.1 Context Diagram
Laporan Data Tamu
Laporan Surat Mas uk Laporan Surat Kem bali Data Tamu
Tanda Terim a Barang Tanda Terim a Surat Mas uk Surat Keluar
Tanda Terim a Barang Tanda Terim a Surat Mas uk
Surat Mas uk Surat Kem bali
Paket Barang
0
Sis tem Inform as i Pengelolaan Surat Mas uk dan Penerim aan Tam u Jas a pengirim s urat
dan barang
Tamu
Kabag AU Penerima s urat mas uk dan barang
datang
Gambar 4.9 Context Diagram
Pada level paling awal DFD ini, terdapat 4 eksternal entitas yaitu jasa pengirim surat dan barang, penerima surat masuk dan barang datang, tamu, dan kabag AU.
4.3.2 DFD Level 0
Pada level 0 ini merupakan penjabaran dari konteks diagram. Dimana pada level 0 ini terdapat 3 proses, yaitu proses penerimaan surat masuk dan barang datang, proses surat kembali, proses penerimaan tamu.
STIKOM
34
Gambar 4.10 DFD Level 0
[image:43.595.59.551.74.732.2]4.3.3 DFD Level 1 Proses Penerimaan Surat Masuk dan Barang Datang Pada Data Flow Diagram level 1 ini merupakan penjabaran dari Data Flow Diagram level 0. Dimana pada level 1 ini proses sudah dipecah dan gambar dibawah merupakan Data Flow diagram level 0 dari melakukan proses penerimaan surat masuk dan barang datang.36
Gambar 4.11 DFD Level 1 Penerimaan Surat Masuk dan Barang Datang
STIKOM
35
4.3.4 DFD Level 1 Proses Surat Kembali
Pada Data Flow Diagram level 1 ini merupakan penjabaran dari Data Flow Diagram level 0. Dimana pada level 1 ini proses sudah dipecah.
Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses Surat Kembali
4.3.5 DFD Level 1 Proses Penerimaan Tamu
[image:44.595.65.558.174.747.2]Pada data flow diagram level 1 ini merupakan proses penerimaan tamu berdasarkan DFD Level 0.
Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses Peneriman Tamu
STIKOM
36
4.4 Entity Relation Diagram(ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) sendiri merupakan suatu notasi grafis dalam suatu pemodelan data konseptual yang mendiskripsikan hubungan antar penyimpan. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol entity. Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan hubungan kardinalitas yang terjadi antar tabel. Terdapat pada Gambar 4.14. 4.4.1 Conceptual Data Model(CDM)
Dibawah ini merupakan CDM dari struktur database aplikasi sistem informasi penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu pada STIKOM Surabaya.
Gambar 4.14 Conceptual Data Model Menerima Menerima Menemui Surat Id_Surat Pengirim_Surat Kategori Surat Jenis Surat Tujuan_Surat Jam_surat_diserahkan
<pi> Variable characters (10) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (20) Variable characters (25) Time <M> Identifier_1 <pi> Baramg Id Barang Nama Barang Jenis Barang Tujuan Barang
<pi> Variable characters (10) Variable characters (25) Variable characters (15) Variable characters (30)
<M> Identifier_1 <pi> Tamu Id Tamu Nama Tamu Asal Tamu Tujuan Tamu
<pi> Variable characters (10) Variable characters (40) Variable characters (25) Variable characters (20)
<M> Identifier_1 <pi> Karyawan NIK Nama No Telepon Jabatan Tempat lahir Tanggal lahir Status
<pi> Variable characters (12) Variable characters (40) Variable characters (12) Variable characters (20) Variable characters (100) Date
Variable characters (10) <M>
Identifier_1 <pi>
STIKOM
37
4.4.2 Physical Data Model
Dibawah ini merupakan PDM dari struktur database aplikasi sistem informasi penerimaan surat masuk dan penerimaan tamu pada STIKOM Surabaya.
Gambar 4.15 Physical Data Model
4.5 Struktur Tabel
Dari PDM yang sudah terbentuk pada Gambar 4.15, semua tabel akan digunakan dalam menjalankan sebuah sistem, tabel berkaitan dengan aplikasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu yang nantinya akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan oleh sistem atau aplikasi, yaitu:
1. Tabel Surat
Primary Key : Id_Surat
Foreign Key : -
Kegunaan : Untuk menyimpan data surat masuk FK_TRANSAKS_MENERIMA5_KARYAWAN FK_TRANSAKS_MENERIMA6_BARAMG FK_TRANSAKS_MENERIMA7_KARYAWAN FK_TRANSAKS_MENERIMA8_SURAT FK_TRANSAKS_MENEMUI_KARYAWAN FK_TRANSAKS_MENEMUI2_TAMU Surat Id_Surat Pengirim_Surat Kategori Surat Jenis Surat Tujuan_Surat Jam_surat_diserahkan varchar(10) varchar(20) varchar(50) varchar(20) varchar(25) datetime <pk> Baramg Id Barang Nama Barang Jenis Barang Tujuan Barang varchar(10) varchar(25) varchar(15) varchar(30) <pk> Tamu Id Tamu Nama Tamu Asal Tamu Tujuan Tamu varchar(10) varchar(40) varchar(25) varchar(20) <pk> Karyawan NIK Nama No Telepon Jabatan Tempat lahir Tanggal lahir Status varchar(12) varchar(40) varchar(12) varchar(20) varchar(100) datetime varchar(10) <pk> Transaksi Barang NIK Id Barang Tanggal Menerima Barang Keterangan Barang varchar(12) varchar(10) datetime varchar(100) <pk,fk2> <pk,fk1> Transaksi Surat NIK Id_Surat Tanggal Surat Diterima Penerima Surat Kategori Surat Jenis Surat Keterangan Surat varchar(12) varchar(10) datetime varchar(50) varchar(25) varchar(25) varchar(100) <pk,fk2> <pk,fk1>
38
Tabel 4.1 Tabel Surat
Field Tipe Data Constraint Keterangan ID_SURAT varchar(10) Primary Key Id Surat PENGIRIM_SURAT varchar(100) Allow Null Pengirim Surat KATEGORI_SURAT varchar(30) Allow Null Nama Kategori
JENIS_SURAT varchar(20) Allow Null Jenis Surat TUJUAN_SURAT varchar(25) Allow Null Tujuan Surat JAM_SURAT_DISERAHKAN datetime Allow Null Jam Surat
diberikan
2. Tabel Karyawan
Primary Key : NIK
Foreign Key :-
Kegunaan : Untuk Menyimpan data karyawan penerima surat Tabel 4.2 Tabel Karyawan
Field Tipe Data Constraint Keterangan NIK varchar(12) Primary Key NIK karyawan NAMA varchar(100) Allow Null Nama NO _TELEPON varchar(12) Allow Null No Telepon
JABATAN varchar(20) Allow Null Jabatan TEMPAT_LAHIR varchar(100) Allow Null Tempat lahir TANGGAL_LAHIR datetime Allow Null Tanggal lahir
STATUS varchar(10) Status
Karyawan
3. Tabel Tamu
Primary Key : Id_Tamu
Foreign Key : -
Kegunaan : Untuk menyimpan data tamu yang hadir. Tabel 4.3 Tabel Tamu
Field Tipe Data Constraint Keterangan ID_TAMU varchar(10) Primary Key Id Tamu NAMA_TAMU varchar(10) Allow Null Nama Tamu TUJUAN_TAMU varchar(30) Allow Null Tujuan Tamu
STIKOM
39
ASAL_TAMU varchar(30) Allow Null Asal Tamu
4. Tabel Barang
Primary Key : Id_Barang
Foreign Key :-
Kegunaan : Untuk menyimpan barang yang datang Tabel 4.4 Tabel Barang
Field Tipe Data Constraint Keterangan ID_BARANG varchar(10) Primary Key Id Barang NAMA_BARANG varchar(10) Allow Null Nama Barang
JENIS_BARANG varchar(30) Allow Null Jenis Barang TUJUAN_BARANG varchar(30) Allow Null Tujuan Barang
5. Tabel Transaksi Surat Masuk
Primary Key : NIK
Foreign Key : Id_Surat
Kegunaan : Untuk Menyimpan Transaksi Surat Masuk Tabel 4.5 Tabel Transaksi Surat Masuk
Field Tipe Data Constraint Keterangan NIK varchar(12) Primary Key NIK Karyawan ID_SURAT varchar(10) Foreign Key Id Surat TANGGAL_SURAT
_DITERIMA
datetime Allow Null Tanggal Surat Diterima PENERIMA_SURAT varchar(50) Allow Null Penerima Surat KATEGORI_SURAT varchar(25) Allow Null Kategori Surat
JENIS_SURAT varchar(25) Allow Null Jenis Surat KETERANGAN_SURAT varchar(100) Allow Null Keterangan
STIKOM
40
6. Tabel Transaksi Barang
Primary Key : NIK
Foreign Key : Id_Barang
Kegunaan : Untuk menyimpan transaksi barang datang Tabel 4.6 Tabel Transaksi Barang Datang
Field Tipe Data Constraint Keterangan NIK varchar(12) Primary Key NIK ID_BARANG varchar(10) Foreign Key Id Barang TANGGAL_MENERIMA_
BARANG
datetime Allow Null Tanggal Menerima Barang KETERANGAN_BARANG varchar(100) Allow Null Keterangan
Barang
7. Tabel Transaksi Penerimaan Tamu
Primary Key : NIK
Foreign Key : Id_Tamu
Kegunaan : Untuk menyimpan transkasi tamu yang hadir Tabel 4.7 Tabel Transaksi Penerimaan Tamu
Field Tipe Data Constraint Keterangan NIK varchar(12) Primary Key NIK ID_TAMU varchar(10) Allow Null Id Tamu TANGGAL_BERKUNJUNG datetime Allow Null Tanggal
Berkunjung KETERANGAN_TAMU varchar(100) Allow Null Keterangan
Tamu
4.6 Desain Input/Output
Desain input/output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi.
STIKOM
41
1. Desain Menu Utama
Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi setelah melakukan login yang nantinya akan dijalankan.
Menu Utama
Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Penerimaan Tamu
Laporan Master
File Transaksi
Gambar 4.17 Menu Utama 2. Desain Form Surat
Desain form surat yang di gunakan untuk menginputkan surat masuk dan surat kembali.
Form Surat
Id surat Pengirim Surat Kategori Surat Jenis Surat Tujuan Surat Jam Surat DI berikan
S-001 Dikti Enter Text Enter Text Ketua STIKOM 14.00 Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Id Surat Pengirim Surat Kategori Surat Jenis Surat Tujuan Surat
Jam Surat Di berikan
[image:50.595.59.554.157.744.2]Simpan Ubah Buat Baru
Gambar 4.18 Form Surat
STIKOM
42
3. Desain Form Karyawan
Desain form karyawan dugunakan untuk menyimpan data karyawan yang menerima surat masuk atau barang datang.
Form Karyawan
NIP Nama No Telepon Jabatan Tempat Lahir Tanggal Lahir Status
070638 Ignatius Adrian 081798653 Dosen Surabaya 09/10/1985 Aktif Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text NIK Nama No Telepon Jabatan Tempat Lahir Tanggal Lahir Status
Simpan Ubah Buat Baru
Gambar 4.19 Form Karyawan 4. Desain Form Barang
Desain form barang digunakan untuk menginputkan barang yang datang
Form Barang
Id Barang Nama Barang Jenis Barang Tujuan Barang
B001 Monitor LCD Enter Text Lab Lt 6
Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Id Barang Nama Barang Jenis Barang Tujuan Barang
[image:51.595.45.541.156.727.2]Simpan Ubah Buat Baru
Gambar 4.20 Form Barang
STIKOM
43
5. Desain Form Tamu
Form tamu digunakan untuk menyimpan data tamu yang datang.
Form Tamu
Id Tamu Nama Tamu Asal Tamu Tujuan Tamu
T001 Pak Burhan DiKTI Ketua STIKOM Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Id Tamu Nama Tamu Asal Tamu Tujuan Tamu
Simpan Ubah Buat Baru
Gambar 4.21 Form Tamu 6. Form Transaksi Surat
Form Transaksi Surat digunakan untuk proses transaksi surat masuk dan kembali.
Form Transaksi Surat
NIK Id Surat Tanggal Surat Diterima Column 1Penerima Surat Kategori Surat Keterangan Surat
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text NIK Id Surat
Tanggal Surat Diterima Penerima Surat
Kategori Surat Jenis Surat Keterangan Surat
[image:52.595.53.554.159.753.2]Simpan Ubah Buat Baru
Gambar 4.22 Form Transaksi Surat
STIKOM
44
7. Form Laporan Surat
Form laporan surat digunakan untuk menampilkan data surat masuk dan surat kembali.
Laporan Surat
Laporan
18/12/13
Surat Masuk Surat Kembali
Tanggal Tampil
Gambar 4.23 Form Laporan Surat 8. Form Laporan Barang Datang
Form laporan barang datang digunakan untuk menampilkan data barang datang.
Laporan Barang Datang
Laporan
18/12/13 Barang Datang
[image:53.595.70.558.162.751.2]Tanggal Tampil
Gambar 4.24 Form Laporan Barang Datang
STIKOM
45
4.7 Implementasi Sistem
Implementasi sistem ini akan menjelaskan tentang sistem informasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu pada Administrasi Umum STIKOM Surabaya. Penjelasan hardware/software ppendukung dan apa saja yang bisa dilakukan oleh aplikasi ini. Penjelasan tentang features apa saja yang ada pada aplikasi ini juga akan didukung oleh tampilan capture dari aplikasi ini. 4.7.1 Spesifikasi Perangkat
Untuk jalannya sistem informasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu ini diperlukan hardware dan software pendukung untuk jalannya aplikasi yaitu:
1. Hardware
a. Processor Intel Pentium 4 atau lebih tinggi. b. Memory RAM 512Mb atau lebih tinggi. c. 10/100 Mbps Ethernet Network Interface Card. d. Harddisk minimal 40GB.
2. Software
a. Sistem Operasi Microsoft Windows 2000 Server/Pro, XP Professional/Home, Windows 7, Windows 8
b. Database SQL Server 2008 Express c. .Net Framework 2, 3.5, dan 4
4.7.2 Penjelasan Program
Dibawah ini adalah penjelasan penggunaan masing-masing form yang ada pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu pada Administrasi Umum STIKOM Surabaya.
STIKOM
46
1. Form Menu Utama
Form Menu ini merupakan tampilan awal dari aplikasi, memiliki menu tersendiri antara lain menu file, menu master, menu transaksi, dan menu laporan. Untuk menu file hanya ada exit, untuk menu master terdiri dari Master Barang, Master Surat, Master Karyawan , dan Master Tamu. Untuk menu transaksi terdiri dari Menu Transaksi Surat Masuk, Menu Transaksi Surat Kembali, Menu Transaksi Penerimaan Tamu dan Menu Transaksi Barang Datang. Sedangkan menu laporan terdiri dari Laporan Surat Masuk, Laporan Surat Keluar, Laporan Barang Datang, dan Laporan Penerimaan Tamu.
Gambar 4.25 Form Menu Utama 2. Form Master Surat
Form master surat adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data surat masuk.
STIKOM
47
Gambar 4.26 Form Surat 3. Form Barang
Form barang adalah form yang digunakan untuk menginputkan data-data barang masuk.
Gambar 4.27 Form Barang
Button simpan digunakan untuk menyimpan data jabatan. Ketika button simpan diklik, maka akan muncul message box seperti pada gambar
STIKOM
48
Gambar 4.28 Message Box Data Berhasil Disimpan 4.Form Karyawan
Form karyawan adalah form yang digunakan untuk meginputkan data karayawan yang menerima surat.
Gambar 4.28 Form Karyawan 5. Form Tamu
Form tamu adalah form yang digunakan untuk menginputkan data tamu-tamu yang datang ke STIKOM Surabaya.
STIKOM
49
Gambar 4.29 Form Tamu
6. Form Transaksi Surat Masuk
[image:58.595.68.555.71.732.2]Form transaksi surat masuk adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi surat yang masuk ke STIKOM.
Gambar 4.30 Transaksi Surat Masuk
STIKOM
50
7. Form Transaksi Surat Kembali
Form transaksi surat kembali digunakan untuk melakukan transaksi surat yang kembali ke STIKOM.
4.31 Transaksi Surat Kembali
8. Form Transaksi Penerimaan Tamu
[image:59.595.65.553.166.735.2]Transaksi penerimaan tamu digunakan untuk melakukan proses transaksi penerimaan tamu.
Gambar 4.32 Transaksi Penerimaan Tamu
STIKOM
51
9. Laporan Surat Masuk
Laporan surat masuk adalah untuk menampilkan data surat masuk yang telah diinputkan.
Gambar 4.33 Laporan Surat Masuk
10. Laporan Penerimaan Tamu
[image:60.595.53.548.166.728.2]Laporan penerimaan tamu adalah laporan untuk menampilkan data tamu yang hadir dan telah diinputkan.
Gambar 4.34 Laporan Penerimaan Tamu
STIKOM
52 BAB V
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan proses Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Penerimaan Tamu dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut :
1. Aplikasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam hal pencatatan data pada proses penerimaan surat masuk dan barang datang.
2. Aplikasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu dapat menghasilkan laporan-laporan untuk mengetahui data surat masuk, surat kembali, barang datang dan laporan tamu yang datang.
5.2 Saran
Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu sebagai berikut :
1. Aplikasi pengelolaan surat masuk dan penerimaan tamu ini diharapkan dapat dikembangkan menjdai lebih variatif
2. Laporan aplikasi ini diharapkan lebih bervariasi dan dapat dilengkapi lagi sesuai dengan kebutuhan user.
STIKOM
53
DAFTAR PUSTAKA
Jatmika, Kurniawan. 2009. Rancang Bangun Sistem Informasi Layanan Tugas Akhir Berbasis Web di STIKOM Surabaya. Tesis. Surabaya : STIKOM SURABAYA.
Jogiyanto, 1989. Analisa & Desain, Andi Yogyakarta, Yogyakarta.
Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi.
Setiawan, Wawan. dan Munir 2006. Pengertian Teknologi Informasi: Basis Data.
Bandung: Universitas Pendidikan Indonesia.
