Rancang Bangun Aplikasi Administrasi Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Pelayanan
Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
Septian Dwi Kusuma Putra
11410100145
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
iv DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 4
1.3 Batasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan ... 5
1.5 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Pengertian Administrasi ... 8
2.2 Pengertian Surat ... 9
2.2.1 Penggolongan Surat...9
2.2.2 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ...12
2.3 Pengertian Arsip ... 21
2.3.1 Jadwal Retensi Arsip... 21
2.3.2 Manajemen Arsip Elektronis... ...22
2.4 Pengertian Disposisi ...23
v
2.6 Pembanding pada Penelitian Sebelumnnya ...30
2.7 Sistem ...31
2.8 Aplikasi ...32
2.9 Website ...32
2.10 Hypertext Prepceprocessor (PHP) ...33
2.11 My Structure Query Language (MySQL) ...33
2.12 Konsep Basis Data ...33
2.12.1 Sistem Basis Data... ...33
2.12.2 Database... ...35
2.12.3 Database Management System (DBMS)... ...35
2.13 Desain Sistem ...36
2.14 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) ...36
2.14.1 Kebutuhan Perangkat Lunak... ...36
2.14.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak... ...37
2.15 Teknik Wawancara ...38
2.16 Teknik Observasi ...39
2.17 Pengertian Black Box Testing ...39
vi
Halaman
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan ... 41
3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk... 42
3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar... 44
3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat... ...46
3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif... ...47
3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip... ...49
3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Perjalanan Dinas... 51
3.2 Analisis Kebutuhan ... 51
3.3 Perancangan Sistem ... 54
3.3.1 Alur Sistem... ...55
3.3.2 Data Flow Diagram... ...78
3.3.3 Entity Relationship Diagram... ...87
3.3.4 Struktur Database... ...91
3.3.5 Desain Interface... ...98
3.3.5 Desain Uji Coba...140
3.3.7 Desain Kuesioner...148
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...149
4.1 Kebutuhan Sistem ...149
4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ...149
4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ...150
4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem ...151
4.2 Uji Coba ...151
vii
4.2.3 Uji Coba Kesesuaian SOP ...212
4.3 Evaluasi ...215
BAB V Penutup ...216
5.1 Kesimpulan ... 216
5.2 Saran ... 217
DAFTAR PUSTAKA ... 218
Biodata Penulis…... 221
1
1.1Latar Belakang Masalah
Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang (KPKNL) Bandung
adalah unit Eselon III di lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
Kementerian Keuangan Republik Indonesia yang terbentuk berdasarkan Peraturan
Menteri Keuangan Nomor : 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Keuangan. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 170/PMK.01/2012
tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan
Negara. Disebutkan bahwa Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang
(KPKNL) merupakan unit instansi vertikal Direktorat Jenderal Kekayaan Negara
yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara. Sebagai unit instansi vertikal, KPKNL melaksanakan
tugas pelayanan di bidang pengelolaan kekayaan negara, penilaian, pengurusan
piutang negara dan pelayanan lelang.
Untuk menunjang kegiatan pengelolaan persuratan yang telah telah diatur
secara tegas dan terstandar melalui Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara
Nomor : 145/KN/2013 tentang Standard Operating Procedures (SOP) Kantor
Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang. Didalam keputusan tersebut, secara
spesifik diatur SOP mengenai penyelenggaraan administrasi surat masuk dan surat
keluar yang masing-masingnya ditetapkan dalam waktu satu hari sejak tiap-tiap
jenis surat tersebut diterima untuk dikelola oleh Sub Bagian Umum.
Berdasarkan wawancara dan observasi yang dilakukan, masalah yang
melakukan pencatatan pada buku register surat masuk dan buku register surat
keluar. Dengan cara pembukuan tersebut seringkali arsip surat sulit ditemukan
karena sangat tergantung pada penomoran pada buku-buku register tersebut.
Apalagi dengan volume surat yang berkisar rata-rata lima puluh surat masuk dan
lima puluh surat keluar perharinya tentunya cukup riskan apabila hanya
dikerjakan secara tanpa proses komputerisasi dan menjadi beban kerja sub bagian
umum. Pendistribusian surat masuk setelah memperoleh disposisi hanya dipantau
secara manual melalui buku ekspedisi surat, sehingga kemungkinan surat tidak
tercatat dan tidak terdistribusi dengan benar. Dalam rangka penyelenggaraan surat
keluar juga masih dikelola tanpa proses komputerisasi, sehingga kemungkinan
surat keluar tersebut belum atau bahkan tidak terkirim juga besar mengingat tidak
ada sistem kendali yang dapat memantau keadaan tersebut.
KPKNL Bandung membutuhkan aplikasi untuk memperbaiki dan
meningkatkan kualitas pelayanan kepada stakehorder-nya, meningkatkan
transparasi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam
rangka penerapan konsep good governance dan clean governance serta
memenuhi Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013
tentang Standard Operating Procedures (SOP) Kantor Pelayanan Kekayaan
Negara dan Lelang.
Dari penjelasan di atas bahwa permasalahan yang dihadapi oleh KPKNL
Bandung membutuhkan aplikasi kendali administrasi yang terkomputerisasi,
sehingga dapat membantu pemenuhan pelaporan terkait penerimaan surat masuk
dan penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh
tersebut merupakan kewajiban bagi KPKNL Bandung yang telah diatur format
dan standarnya serta tenggang waktu penyampaiannya. Dengan adanya aplikasi
tersebut dapat KPKNL Bandung dapat memenuhi Keputusan Direktur Jenderal
Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013 tentang Standard Operating Procedures
(SOP) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang. sesuai dengan peraturan
pemerintah untuk menuju konsep good govermance. Selain itu pelaporan tersebut
juga sebagai alat bukti untuk proses audit yang dilakukan oleh pihak Badan
Pemeriksa Keuangan (BPK) dan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK).
Saat ini KPKNL Bandung sudah memiliki infrastruktur dan fasilitas
teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasionalnya, akan tetapi
perangkat keras yang ada spesifikasinya tidak sesuai dengan perangkat lunak
generasi 4GL, misalnya Visual Basic yang merupakan pemrograman visual yang
berbasis desktop. Bahasa pemrograman berbasis desktop masih menggunakan
arsitektur stand-alone, sehingga semua kegiatan pemrosesan informasi
berlangsung pada komputer itu sendiri. Dengan demikian aplikasi yang akan
dibuat harus memperhatikan keterbatasan tersebut dan KPKNL Bandung
membutuhkan aplikasi yang dapat menghubungkan banyak orang/pegawai tanpa
perlu installer/unistaller, proses update dan proses penanggan bug/error sangat
mudah, dan kemudahan untuk proses notifikasi, sehingga pada penelitian ini akan
dibuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar berbasis
web.
Dari permasalahan di atas perlu dibuat aplikasi administrasi berbasis web
yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar yang sesuai dengan SOP
Bandung dalam melakukan pencarian/tracking arsip melalui penomoran arsip dan
pengkodean surat sesuai ketentuan unit Eselon IV. Pembuatan aplikasi ini dapat
membantu pemantauan disposisi dan distribusi surat, membantu tata letak
pengarsipan, membantu pemilahan jenis surat, dan membantu proses pembuatan
laporan bulanan/triwulanan/tahunan yang terkait dengan pengelolaan surat masuk
dan surat keluar melalui cetakan due date arsip tersebut.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah maka dapat dirumuskan
permasalahan yang dihadapi KPKNL Bandung saat ini, yaitu : Bagaimana
merancang dan membangun aplikasi administrasi untuk mendukung pengelolaan
surat masuk dan surat keluar di KPKNL Bandung.
1.3Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah di atas, adapun batasan masalah pada
penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Adapun data sampel surat masuk dan surat keluar adalah data surat yang
terhimpun dalam buku surat masuk dan buku surat keluar mulai bulan Januari
2014.
2. Pengadministrasian hanya dilakukan terhadap surat masuk yang telah
diterima secara resmi dan diberi nomor surat masuk sedangkan
pengadministrasian surat keluar juga hanya dilakukan terhadap surat yang
diotorisasi lengkap, yaitu telah ditandatangani Kepala Kantor, distempel, dan
diberi nomor surat keluar.
3. Aplikasi Administrasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ini meliputi
Milik Negara (BMN), surat permohonan Rekon, surat keseketariatan, surat
kepegawaian, surat perlengkapan, dan tidak termasuk pada pengelolaan surat
berkualifikasi khusus atau produk hukum seperti Surat Rahasia, Security
Paper, Surat Perintah, Surat Keputusan, Memo, Kawat, serta Telegram pada
KPKNL Bandung sesuai SOP Penyelenggaraan Surat.
4. Proses pencarian/tracing arsip surat dilakukan berdasarkan nomor, kode, dan
tahun surat.
5. Proses penyelenggaraan administrasi persuratan dilaksanakan berdasarkan
Keputusan Direktur Jenderal Kekayaan Negara Nomor : 145/KN/2013
tentang Standar Prosedur Operasi (Standard Operating Procedures) Kantor
Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang.
6. Untuk penerbitan Surat Tugas (ST) dan Surat Perjalanan Dinas (SPD) hanya
sebatas pencatatan, tidak membahas soal anggaran tugas dan perjalanan dinas.
7. Proses pemindahan dokumen surat dengan cara petugas men-scan surat
masuk dan surat keluar, kemudian hasil dari scan diunggah ke dalam
database.
8. Pengamanan jaringan hanya sebatas pengamanan website yang meliputi
pemberian hak akses dan security login.
1.4Tujuan
Dengan melihat perumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang
hendak dicapai adalah menghasilkan aplikasi administrasi pengelolaan surat
masuk dan surat keluar di KPKNL Bandung yang dapat membantu pencatatan dan
pengarsipan surat dan membantu memenuhi Keputusan Direktur Jenderal
(Standard Operating Procedures) Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan
Lelang, sehingga dapat memudahkan akses terhadap arsip surat yang telah masuk
dan keluar dan dapat mengoptimalisasi proses disposisi dan distribsusi surat.
Selain itu KPKNL Bandung mampu meminimalisir kesalahan dalam pencatatan
surat, sehingga aman saat ada proses audit yang dilakukan oleh BPK dan KPK.
1.5Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar segala aktivitas yang
dilakukan dalam tugas akhir ini dapat terekam dalam bentuk laporan secara jelas
dan sistematis. Penyajiannya dibagi beberapa bab.
Bab pertama menguraikan pendahuluan secara garis besar. Isi
pendahuluan meliputi tentang latar belakang dari kasus yang diangkat menjadi
topik dalam tugas akhir ini, serta perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan
dan sistematika penulisan yang mendiskripsikan semuanya sebagai pengantar.
Bab kedua menjelaskan tentang landasan teori-teori penunjang. Landasan
teori yang dibahas berupa landasan dari teori yang terkait dengan masalah
maupun, landasan teori yang yang digunakan untuk memecahkan suatu
permasalahan yang ada.
Bab ketiga menjelaskan proses bisnis masalah, perancangan sistem,
sistem yang ada dan sitem yang akan dirancang meliputi Diagram Alir Sistem
(System Flow Diagram), Diagram Konteks, Diagram Alur Data (Data Flow
Diagram), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur dari tabel-tabel database,
desain I/O, dan analisis kebutuhan sistem.
Bab keempat menjelaskan tentang pembuatan aplikasi, mulai dari
Bab kelima berisi kesimpulan dari aplikasi yang dibuat apakah sesuai
dengan tujuan yang ingin dicapai serta berisikan saran-saran untuk proses
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Administrasi
Menurut Hidayat (2007) Administrasi adalah perbaikan atau perubahan
atas organisasi dan manajemen pemerintahan negara dari bentuk yang berlaku
sebelumnya.
Administrasi merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi
secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam
hubungannya satu sama lain (Silalahi, 2008). Kegiatan administrasi dapat dibagi
menjadi dua yaitu :
1. Ekspedisi (expedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim
atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern.
2. Pengarsipan (filing), yaitu suatu proses pengaturan dan penyimpanan
informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat
ditemukan setiap diperlukan.
Dengan demikian dapat disimpulkan suatu batasan tentang administrasi
yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan
pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan
2.2 Pengertian Surat
Surat dapat didefinisikan dapat didefinisikan sebagai suatu sarana
komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain. (Purwanto, 2008) .
Persayaratan tertentu sekaligus menjadi ciri pembeda antara surat dan
karangan tertulis lainya dalam hal :
1. Penggunaan kertas
2. Penggunaan model dan bentuk
3. Penggunaan kode dan notasi
4. Pemakaian bahasa yang khas
5. Pencantuman tanda tangan
Walaupun surat memerlukan proses yang agak lambat, surat masih tetap
dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat
canggih dewasa ini. Surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan alat
komunikasi modern yang cepat. Surat memiliki bukti otentik berupa tulisan dan
tanda tangan yang tidak dimiliki alat komunikasi lisan. Selain itu surat juga
berfungsi sebagai wakil sebuah organisasi. Dengan jasa surat, suatu organisasi
dapat berhubungan dengan organisasi yang sangat jauh tempatnya tanpa harus
menghadirkan pejabatnya. Dengan surat wakil organisasi dapat bertindak dengan
pasti, sebab dalam surat dapat dituliskan secara jelas tentang tugas, hak dan
kewajiban seseorang.
2.2.1 Penggolongan Surat
1. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang terdiri dari kertas beserta amplopnya. Isi
surat bersampul boleh beberapa lembar kertas dengan berat maksimum tertentu
sesuai dengan peraturan PT. Pos Indonesia bila berat sudah melebihi batas
yang ditetapkan, perangkonya harus ditambah sesuai dengan daftar biaya yang
ditentukan.
2. Kartu Pos
Kartu pos adalah surat yang berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm X 15 cm
yang dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia. Ada juga yang berukuran lebih besar,
antara 15 cm X 20 cm yang dikeluarkan oleh perusahaan swasta. Karena
ukurannya yang demikan terbatas itu, kartu pos hanya berisi berita singkat.
Kartu pos lazim dikirim tanpa amplop karena isinya tidak bersifat rahasia.
3. Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas
surat. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa sehingga bila dilipat
membentuk amplop. Ke dalam amplop warkat pos tidak boleh diisi benda apa
pun.
4. Telegram dan Teleks
Telegram berasal dari kata tele yang berarti jauh, dan gram (graf) yang berarti
tanda yang dicetak. Jadi, makna kata telegram selengkapnya adalah
tanda/berita yang tercetak dari jarak jauh.
5. Memo dan Nota
Memo dan nota adalah surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu
informasi serta petunjuk antar pejabat kantor. Kertas untuk memo dan nota
umumnya berukuran setengah folio atau setengah quarto.
6. Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk folmulir yang
dipakai untuk tanda bukti suatu kegiatan antara kedua belah pihak atau untuk
membuktikan keabsahan suatu hal. Wujud surat tanda bukti sangat beraneka
ragam. Ada yang kecil berupa potongan kertas saja dan ada pula yang besar.
Contoh surat tanda bukti adalah faktur, kuitansi, tanda terima, dan kartu-kartu
identitas.
Sedengkan penggolongan surat menurut pemakaiannya yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat perseorangan kepada orang lain atau kepada
organisasi. Pengirim surat pribadi harus menyebut dirinya dengan kata saya
atau kata ganti orang pertama. Jika dilihat dari isinya surat pribadi dapat
dibedakan atas dua macam
a. Surat pribadi yang isinya yang bersifat prive, yaitu surat yang dikirim
kepada teman atau kepada kerabat/keluarga. Surat ini memiliki kebebasan
dalam pemakian bentuk dan bahasa. Bentuk surat pribadi boleh
menyimpang dari aturan surat resmi dan bahasanya pun tidak baku.
b. Surat pribadi yang isinya bersifat resmi, yaitu surat pribadi yang dikirim
kepada pejabat instansi atau organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan,
surat pernyataan. Surat pribadi yang resmi harus menggunakan bentuk
2. Surat Pemerintah
Surat pemerintah adalah surat resmi yang terutama dipergunakan oleh instansi
pemerintahan untuk kepentingan administrasi pemerintahan. Mengingat surat
pemerintah adalah surat resmi, bahasanya pun harus resmi. Surat pemerintah
dipakai oleh instansi pemerintah mulai dari tingkat yang paling rendah sampai
tingkat yang paling tinggi.
3. Surat Bisnis
Surat bisnis adalah surat yang terutama dipakai oleh perussahaan untuk urusan
perdagangan atau jual beli. Surat-surat bisnis memakai bentuk bervariasi,
namun mengikuti ketentuan surat resmi. Pemakaian bahasa dalam surat bisnis
lebih luwes jika dibandingkan dengan bahasa surat pemerintah.
4. Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan,
misalnya yayasan, perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan
organisasi lainnya yang bersifat nonprovit.
2.2.2 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
A. Pengertian Prosedur
Prosedur menurut Moekijat (2001) adalah suatu rangkaian tugas-tugas
yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan
tatacara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang harus diselesaikan,
prosedur merupakan bagian penting dalam tiap perusahaan.
Menurut Amsyah (2005) prosedur adalah langkah-langkah atau kegiatan
yang mempunyai urutan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan. Dari
suatu tatacara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan
waktu dan memiliki pola kerja yang telah ditentukan.
B. Pengertian Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan
tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
(Poerwadarminta, 2006)
Pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan pengelolaan yang membantu
merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau yang memberikan pengawasan
suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan
dengan menggunakan tenaga orang lain. (Syamsi, 2008)
Menurut pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan adalah suatu proses dalam menjalankan suatu pekerjaan untuk
mencapai tujuan tertentu.
C. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain
maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun
yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku
pengiriman. Menurut Hidajat dalam bukunya “Pembimbing Administrasi dan
Surat-menyurat” surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu
pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan atau
dinyatakan kepada orang lain. Sedangkan surat keluar ialah surat yang lengkap
(bertanggal,bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
C.1 Pengelolaan Surat Masuk
Dalam pengelolaan surat masuk diperlukan langkah-langkah yang baik
dan sistematis. Adapun pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut:
1. Penerimaan
Surat pertama kali diterima atau diambil dari kurir yang mengantar surat
tersebut. Tugas penerima adalah:
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk;
b. Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat;
c. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian;
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
2. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan
rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut.
3. Pencatatan
Setelah surat dicatat, distempel serta memeriksa ketepatan jenis ataupun
jumlah lampiran yang harus diterima, maka langkah berikutnya adalah
4. Mengagendakan Surat Masuk
Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda (buku harian). Setiap surat yang masuk dicatat
dan diberi nomor agenda surat masuk.
5. Pengarahan dan Penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan
kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
6. Penyampaian Surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah yang dilaksanakan
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku agenda
b. Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku agenda yang
bersangkutan.
c. Petugas pengarah mengembalikan kepada petugas untuk dicatat dalam
buku pengarahan.
7. Penggandaan
Penggandaan surat dapat dilakukan dengan mesin fotokopi.
8. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit
pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku pada
Untuk lebih jelasnya, berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan surat
masuk :
Aliran Pengelolaan Surat Masuk
P
h
as
e
Pencatatan dan Penyortiran
Surat Dinas
Penggandaan
Surat Dinas Rahasia Langsung disampaikan
Kepada Pimpinan
Surat Pribadi disampaikan kepada yang Bersangkutan
Surat Dinas bukan Rahasia
Pendistribusian Surat
Pendisposisian Surat
Penyampaian Surat
Gambar 2.1 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Masuk Sumber : Modul Melakukan Prosedur Administrasi (Wursanto, 2003).
Pada gambar 2.1 menjelaskan tentang tata aliran pengelolaan surat
masuk:
1. Setelah surat masuk diterima oleh petugas penerima selanjutnya akan dipilah
menjadi 2 macam, yaitu:
a. Surat pribadi dapat langsung ditujukan kepada yang bersangkutan.
b. Surat dinas dapat dibedakan antara surat sangat rahasia/rahasia dan bukan
2. Selanjutnya oleh Agendaris surat yang sifatnya rahasia akan langsung
disampaikan kepada pimpinan dan untuk surat yang sifatnya bukan rahasia
oleh Agendaris dibuka. Selanjutnya Agendaris akan membaca isi suratnya
terus dicatat pada buku agenda.
3. Kemudian surat akan dibaca oleh pimpinan untuk didiposisi. Biasanya
disposisi dibubuhkan di bagian kiri bawah yang kosong atau bagian kiri atas
sebelum salam pembuka. Disposisi berupa : alamat disposisi, isi disposisi,
paraf dan tanggal disposisi. Selesai didisposisi oleh pimpinan, surat akan
disalurkan ke alamat disposisi (biasanya Kepala Bagian).
4. Kepala bagian (alamat disposisi) setelah membaca isi surat akan memproses
surat tersebut sesuai dengan disposisi yang dibubuhkan pimpinan. Apabila
surat telah selesai diolah, Kepala Bagian akan membubuhkan disposisi di
bawah disposisi yang telah ada. Selanjutnya surat diserahkan kepada
Arsiparis.
5. Selanjutnya Arsiparis akan mencatat surat pada buku arsip sesuai dengan
pokok soal.
C.2 Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat disusun dan
2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau
nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit
pengolah harus tekun dan teliti dalam memeriksa hasil pengetikan konsep
surat tersebut hingga konsep surat tersebut menjadi bentuk surat yang sesuai
dengan ketentuan yang ada, setelah melalui koreksi kesalahan.
3. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir
pada kertas berkepala surat atau kop surat.
4. Penandatangganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berewenang untuk menandatangani.
5. Pencatatan
Dalam pencatatan ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut:
a. Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,
seperti lampiran dan amplop.
b. Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam agenda oleh petugas yang
disebut agendaris.
c. Surat dinas telah selesai dicatat dalam buku agenda, kemudian surat
tersebut siap untuk dikirim.
6. Pengiriman surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan dua macam cara yaitu dikirim
secara langsung atau melalui pos.
Lembar utama dikirim ke alamat yang dituju, sedangkan lembar kedua
disimpan dengan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu
organisasi.
Berikut ini Arus atau Tata aliran Pengelolaan Surat Keluar :
Aliran Pengelolaan Surat Keluar
P
h
as
e
Perintah/intruksi pembuatan
surat Pembuatan konsep surat Persetujuan Konsep Surat
Penomoran surat
Pengetikan dan penelitian surat
Penandatanggan surat Pencatatan
Tembusan Arsiparis
Diarsipan
Ekspeditor Asli
Dikirim
Gambar 2.2 Bagan Tata Aliran Pengelolaan Surat Keluar Sumber : Modul Melakukan Prosedur Administrasi (Wursanto, 2003)
Pada gambar 2.2 menjelaskan tentang tata aliran pengelolaan surat
masuk:
1. Pembuatan surat diawali dengan adanya perintah atau instruksi dari pimpinan
kepada Unit Pengolah.
2. Unit Pengolah kemudian membuat konsep surat.
3. Konsep surat kemudian diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan
4. Konsep surat yang sudah disetujui oleh pimpinan kemudian diserahkan ke
bagian verbalis untuk mendapatkan nomor surat.
5. Konsep surat diserahkan kepada juru tik dan siap untuk diketik.
6. Tugas juru ketik adalah :
a. Mengetik konsep tersebut rangkap dua (satu untuk dikirim dan satu untuk
diarsipkan)
b. Setelah selesai pengetikan, juru tik membubuhkan paraf pada lembar
konsep, dan
c. Menyerahkan naskah surat kepada Sekretaris atau Kepala Tata Usaha
untuk dicocokkan dengan konsep surat apabila naskah surat tidak sama
dengan konsep maka naskah akan dikembalikan kepada juru tik untuk
diketik ulang, tetapi apabila naskah surat sudah sesuai dengan surat maka
Sekretaris dan Kepala Tata Usaha akan membubuhkan paraf kecil sebagai
tanda penelitian (tanda taklik) di sebelah kiri atas bagian tanda tangan.
7. Naskah surat kemudian diserahkan kepada pimpinan yang memberikan
instruksi untuk ditandatangani.
8. Setelah ditandatangani, surat asli dan tembusan diserahkan ke bagian Verbalis
untuk dicatat di buku verbal atau buku agenda. Surat keluar kemudian dicap
dan diperiksa kelengkapannya seperti lampiran dan sampul surat. Surat asli
diserahkan ke bagian ekspedisi, sedangkan tembusan diserahkan ke bagian
arsip.
9. Surat asli oleh ekspeditur dicatat dalam buku ekspedisi kemudian dilipat dan
10. Tembusan surat oleh Arsiparis dicatat dalam buku arsip kemudian diarsipkan
menggunakan sistem kearsipan yang dipergunakan di kantor tersebut.
2.3 Pengertian Arsip
Menurut (Amsyah, 2005) menyatakan “Arsip adalah setiap
catatan/record/warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf,
angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan
komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, media komputer piringan
dan kertas fotocopy. Berdasarkan uraian diatas dapat didefinisikan bahwa arsip
adalah naskah-naskah atau dokumen-dokumen sebagai pusat ingatan dari
berbagai kegiatan atau organisasi dimana naskah-naskah tersebut disimpan
sebaik mungkin secara sistematis ditempat yang telah disediakan agar lebih
mudah dicari apabila diperlukan kembali.
2.3.1 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal retensi arsip (JRA) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu
penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar
nilai guna tiap-tiap berkas.
Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut,
jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia dan yang terdiri dari pejabat yang
benar-benar memahami kearsipan, fungsi, dan kegiatan instansinya
masing-masing. (Keputusan Menteri Keuanggan Nomor 769/KM.1/2010 Tentang Jadwal
2.3.2 Manajemen Arsip Elektronis
Komputerisasi dokumen dibangun berpacu pada suatu kertas yaitu data
di-scan/ di-copy disimpan dalam harddrive, indeks elektronik dapat memberikan
informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor, dan tanggal pembuatan. Data
dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara terkomputerisasi.
Terdapat empat komponen dasar dalam pemilihan sistem. (Munir, 2007).
1. Memindahkan dokumen
a. scanning, memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data
gambar yang dapat disimpan di komputer.
b. Conversion, merupkan proses mengubah dokumen word processing atau
spreadsheet menjadi gambar permanen untuk disimpan kedalam komputer.
Tampilan ini disimpan sebagai kualitas arsip .tiff (Tagged Image File
Format) atau .pdf (Portable Document Format).
c. Importing, metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti
dokumen, grafik, audio atau video kedalam komputer.
2. Menyiapkan dokumen
Data yang telah dipindahkan kedalam sistem, sistem penyimpanan ini harus
mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu
bertahan dalam waktu yang lama.
3. Mengindeks dokumen
Dokumen yang telah disimpan dalam kantor, agar dapat bermanfaat dokumen
tersebut diberikan pelabelan, sortir, indeks, ditempat pada folder, dan
dimasukkan dalam filling cabinet. Terdapat 3 metode dalam pengindeksan
a. Index field, metode ini harus memungkinkan dilakukannya perubahan oleh
pengguna untuk memodifikasi indeks, misalnya tanggal dibuat, nomor
surat, dan karakter lainnya.
b. Folder / file struktur, metode ini menyediakan visual dalam pencarian
dokumen. File dapat ditemukan dengan mencari pada folder atau filling.
4. Mengontrol akses
Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan
beberapa cara untuk mengakses file. Metode ini digunakan untuk
mengintegrasikan seluruh komputer dengan setiap pengguna (client
baseduser interface) akan memungkinkan pen-scan-an, pengindeksan,
maupun penemuan kembali suatu arsip.
5. Keamanan
Hal ini memungkinkan administrator sistem mengontrol folder dan dokumen
apa yang bisa diakses, dilihat, dan di-copy bahkan diedit atau dihapus oleh
seorang pengguna.
2.4 Pengertian Disposisi
Disposisi surat adalah petunjuk atau perintah singkat mengenai
kelanjutan surat yang ditulis oleh Kepala Kantor untuk ditindaklanjuti atau
diproses, biasanya diparaf atau diberi tanda dan biasanya menggunkan lembaran.
(Basir Barthos, 2009).
2.5 Pengertian Standard Operating Prosedure (SOP)
Menurut Tathagati (2013) SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen
tujuan agar pekerjaan tersebut dilaksanakan secara benar, tepat, dan kosisten
untuk menghasilkan produk sesuai standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manfaat SOP sebagai berikut:
a. Sebagai standar yang digunakan pegawai untuk melakukan tugas-tugasnya
sehingga lebih terarah dan tepat guna.
b. Mengurangi faktor kesalahan dan ketidaktertiban pegawai.
c. Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh pegawai untuk
mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
d. Memberikan inforrmasi mengenai peningkatan kompetensi pegawai.
2.5.1 SOP Penunjang Penelitian
Tugas Akhir yang dikerjakan ini berpedoman pada Keputusan Direktur
Jenderal Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013 Tentang SOP kearsipan Kantor
Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang. Berikut merupakan SOP kearsipan yang
digunakan dalam penetian ini :
1. SOP penyelenggaraan urusan surat masuk.
2. SOP penyelenggaraan surat keluar.
3. SOP penataan arsip inaktif.
5. SOP Penyelenggaraan Urusan Surat Masuk
Tabel 2.1 SOP Urusan Surat Masuk
6. SOP Penyelenggaraan Urusan Surat Keluar
Tabel 2.2 SOP Urusan Surat Keluar
7. SOP Penataan Arsip Inaktif
Tabel 2.3 SOP Penataan Arsip Inaktif
8. SOP Penyusutan Arsip Yang Telah Memenuhi Jadwal Retensi Arsip
Tabel 2.4 SOP Penyusutan Arsip Yang Telah Memenuhi Jadwal Retensi Arsip
2.6 Pembanding pada Penelitian Sebelumnya
Penulis telah melakukan observasi pada penelitian sebelumnya dengan
judul berikut:
1. Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web pada Perusahan
Daerah Pasar Surya. (Setiawan : 2014)
2. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Berbasis Web pada
Rumah Sakit Bedah Surabaya. (Pascaprahastyan : 2014)
3. Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web pada Dinas
Perhubungan Kota Surabaya (Gunawan :2015)
Judul tugas akhir pertama “Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat
Berbasis Web pada Perusahan Daerah Pasar Surya” membahas tentang
permasalahan menangani administrasi yang masuk dan konsep naskah dinas dari
internal maupun eksternal, menjalankan administrasi surat keluar internal dan
eksternal, dan melakukan pengiriman surat. Solusi yang diusulkan oleh tugas
akhir tersebut adalah menggunakan aplikasi berbasis web untuk melakukan proses
penyimpanan rekaman arsip surat, pemberian kode otomasi, dan mendistribusikan
surat melalui jaringan online.
Pada judul tugas akhir kedua “Rancang Bangun Sistem Informasi
Manajemen Arsip Berbasis Web pada Rumah Sakit Bedah Surabaya” membahas
permasalahan tentang belum terdapat tata letak kearsipan dan penentuan masa
kadaluwarsa arsip dan dokumen. Solusi yang diusulkan oleh tugas akhir tersebut
adalah menggunakan sistem informasi berbasis web agar menghasilkan informasi
memudahkan dalam mengakses dan pendistribusian arsip atau dokumen secara
cepat dan aman.
Pada judul tugas akhir ketiga “Rancang Bangun Aplikasi Manajemen
Surat Berbasis Web Pada Dinas Perhubungan Kota Surabaya” membahas
permasalahan pada sub bagian Kesekertariatan yang mengalami kesulitan dalam
berberapa proses, meliputi proses pendistribusian surat yang membutuhkan tindak
lanjut dengan dilengkapi surat disposisi, kesulitan dalam proses penyimpanan
surat (pengarsipan), kesulitan dalam dalam pencarian surat dan, penyusustan
surat. Solusi yang yang diusulkan tugas akhir tersebut adalah dengan
memanfaatkan teknologi informasi yang berdasarkan pada konsep manajemen
surat untuk mendukung proses penerimanan, pendataan, pendistribusian,
pengarsipan, dan pengiriman surat, sehingga diharapkan dapat mengatasi
permasalahan yang ada dan proses administrasi surat menyurat berjalan lebih baik
dengan pemanfaatan elektronik saat ini.
Pada Tugas Akhir yang penulis kerjakan ini memiliki perbedaan
dibanding ketiga judul tugas akhir di atas yaitu dari segi proses bisnis KPKNL
Bandung yang sesuai dengan SOP manajemen surat masuk, dan surat keluar,
adanya notifikasi melalui e-mail, dan dapat melakukan sinkronisasi dengan google
calender untuk agenda harian elektronis pegawai KPKNL Bandung.
2.7 Sistem
Dalam pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai
kumulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh dari sistem
didefiniskan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.
(Jogiyanto, 2003).
2.8 Aplikasi
Aplikasi adalah perangkat lunak yang ada pada komputer digunakan
untuk melyani berbagai macam kebutuhan. Menurut Jogiyanto (2003), teknologi
yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila intruksi-intruksi tertentu
telah diberikan kepadanya. Intruksi-intruksi tersebut disebut perangkat lunak
(software).
2.9 Website
Menurut Yuhefizar dkk (2009), website adalah keseluruhan
halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi.
Sebuah website biasanya dibanggun atas banyak halaman web yang saling
berhubungan. Selain itu, website dapat digunakan sebagai alat promosi, tetapi
bukan sebagai alat promosi utama.
Saat ini pengguna internet semakin hari semakin bertambah banyak,
sehingga hal ini adalah potensi pasar yang berkembang terus. Dilihat dari
kegunaannya, pada saat ini orang lebih suka mencari informasi tentang berbagai
hal melalui internet.
Kelebihan website dibandingkan media cetak elektronik adalah
kelengkapan informasi yang disajikan dengan biaya relatif murah. Kekurangannya
adalah produk yang ditampilkan serta pasar yang dituju lebih segmented (terpusat
pada kalangan/kelompok konsumen tertentu). Oleh karena itu, maka kita harus
memanfaatkan kekurangannya menjadi strong point dalam pemasaran, yaitu
2.10 Hypertext Prepceprocessor
Menurut Wahyono (2005), Hypertext Prepceprocessor (PHP) merupakan
program yang dikembangkan secara bersama oleh para programer dari seluruh
dunia yang menekuni dunia open source. PHP dikembangkan khususnya untuk
mengakses dan memanipulasi data yang ada di database server open sorce seperti
MySQL. Bahasa pemrograman ini ditemukan oleh Rasmus Lerdorf yang bermula
dari keinginan sederhana untuk mempunyai alat bantu atau tools dalam
memonitor pengunjung yang melihat situs web pribadinya. Oleh sebab itu, pada
awal pengembangannya, PHP merupakan akronim dari Personal Home
PageTools sebelum akhirnya menjadi PHP.
2.11 My Structure Query Language (MySQL)
Menurut Anhar (2009), My Structure Query Language (MySQL) adalah
salah satu Database Management System (DBMS) dari sekian banyak DBMS
seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain-lain. Pemrograman PHP juga
sangat mendukung dengan penggunaan database MySQL.
Keunggulan dari MySQL adalah cepat dan mudah digunakan. MySQL
semula berkembang karena memerlukan SQL Server yang dapat mengatasi
sebuah perintah database.
2.12 Konsep Basis data
2.12.1 Sistem Basis Data
Menurut Marlinda (2004) sistem basis data adalah suatu sistem
menyusun dan mengolah record-record mengunakan komputer untuk menyimpan
organisasi/perusahan sehingga mampu menyedikan informasi optimal yang
diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan.
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
perangkat keras (hardware), sistem operasi (operating system), basis data
(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai
(user), aplikasi lain (bersifat operasional).
Keuntungan sistem basis data adalah :
a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data
yang berbeda-beda sehingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.
b. Menjaga konsistensi data.
c. Keamanan data dapat tejaga.
d. Integritas dapat dipertahankan.
e. Data dapat digunakan bersama-sama.
f. Menyediakan recovery.
g. Memudahkan penerapan standardisasi.
h. Data bersifat mandiri (data independence).
i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini
sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan
pendidikan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah :
a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian yang
terkait.
2.12.2 Database
Menurut Marlinda (2004), database adalah suatu susunan/kumpulan data
oparasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola
dan disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu
menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang
diperlukan pemakainya.
Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada
penyusunan data yaitu redudansi dan inkonsistensi data, kesulitan pengaksesan
data, isoalasi data untuk standardisasi, multiple user (banyak pemakai), dan
masalah keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran
data).
2.12.3 Database Management System (DBMS)
Menurut Marlinda (2004), Database Management System (DBMS)
merupakan kumpulan file yang saling berkaitan dan program untuk pengelolanya.
Basis data adalah kumpulan data, sedangkan program pengelolanya berdiri sendiri
dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data,
dan melaporkan data dalam basis data.
2.13 Desain Sistem
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2006)
desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaiman suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari
beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan
berfungsi.
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
2.14 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC)
2.14.1 Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus
dipamerkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata (IEEE
Computer Society, 2004). Dalam menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang
pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak
adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses, fungsional
atau non-fungsional, dan properti yang akan muncul. Keseluruhan proses tersebut
dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat lunak.
Kedua, yaitu proses dari kebutuhan itu sendiri. Didalamnya digambarkan model,
aktor, dukungan dan manajemen serta kualitas dan pengembangan dari proses itu
sendiri. Ketiga, yaitu elisitasi kebutuhan yang menjelaskan dari mana kebutuhan
analisis kebutuhan yang membahas konflik antar kebutuhan, interaksi perangkat
lunak dengan lingkungan sekitar, dan mengkolaborasikan antara kebutuhan sistem
dengan perangkat lunak. Selain itu, termasuk di dalamnya klasifikasi kebutuhan,
pemodelan konseptual, desain arsitektur dan alokasi kebutuhan, dan negosiasi
kebutuhan. Kelima, yaitu spesifikasi kebutuhan yang menghasilkan dokumen
spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Keenam, yaitu validasi kebutuhan yang
memastikan kebutuhan perangkat lunak yang diabarkan benar-benar telah sesuai
sebelum digunakan. Yang terakhir, ketujuh yaitu, pertimbangan praktis yang
menggambarkan beberapa topik yang perlu dupahami dalam pelaksanaannya,
seperti sifat berulangnya sebuah proses, manajemen dan pemeliharaan, dan
pengukuran kebutuhan.
2.14.2 Analis dan Desain Perangkat Lunak
Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk
dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud,
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria,
menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau
tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan
operasional dalam membangun aplikasi.
Menurut Kendall dan Kendall (2003), analisis dan perancangan sistem
berupaya menganalisis input data atau aliran data secara sistematis, memproses
informasi dalam konteks bisnis khusus. Kemudian, analisis dan perancangan
sistem tersebut dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan
mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai
melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di
dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Dalam
tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh
analis sistem sebagai berikut :
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Proses
selanjutnya adalah menganalis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk
sistem tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.
2.15 Teknik Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengambilan data oleh peneliti
dengan langsung berdialog dengan responden untuk menggali informasi dari
responden. Dalam wawancara, peneliti tidak harus bertatap muka secara langsung,
tetapi dapat melalui media tertentu misalnya telepon, teleconference, chatting
melalui internet, bahkan melalui short message service (SMS) dan e-mail.
Teknik ini merupakan salah satu teknik yang paling sering digunakan
oleh peneliti untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan terkait
penelitian yang dilakukan. Di dalam dunia TI, para pengembang sebuah sistem
sering menggunakan teknik ini untuk menggali informasi yang dibutuhkan
stakeholder atau pemilik kepentingan.
2.16 Teknik Observasi
Teknik obervasi merupakan teknik pengumpulan data dengan
menggunakan pancaindra, jadi tiddak hanya pengamatan menggunakan mata.
Mendengarkan, mencium, mengecap, dan meraba termasuk salah satu bentuk
observasi. Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan
pengamatan dan lembar pengamatan, serta bisa juga berupa catatan singkat
mengenai hal-hal apa saja yang diobservasi. (Suliyanto, 2006).
Observasi sering digunkan sebagai teknik pengumpulan data tambahan
selain wawancara, namun ada juga yang menggunakan observasi tanpa
menggunakan wawancara. Di dalam melakukan observasi, pancaindra yang paling
berperan adalah pengamatan dengan mata atau melihat.
2.17 Pengertian Black Box Testing
Menurut Rizky (2011), pengertian dari Black Box Testing adalah suatu
tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja
internalnya. Berdasarkan hal tersebut, para tester memandang perangkat lunak
seperti layaknya “kotak hitam” yang tidak terlihat isinya, tetapi dikenai proses
testing bagian luarnya saja.
Black Box Testing hanya memandang perangkat lunak dari sisi
Keuntungan dari jenis testing ini antara lain:
1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan
teknis program.
2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug sering ditemukan oleh komponen
tester yang berasal dari pengguna.
3. Hasil dari balck box testing dapat memperjelas kontradiksi ataupun kerancuan
yang mungkin timbul dari eksekusi sebuah perangkat lunak.
41
Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis
permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun
aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL
Bandung. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan wawancara dan
observasi yang dilakukan di KPKNL Bandung. Dari proses pengumpulan data
akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
Idenfikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan
observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik
temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara
menganalisis setiap proses bisnis dari Sub Bagian Umum dan mengacu pada
standart operating procedure (SOP) yang ada dan berlaku.
Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat
diterima hingga surat diproses dan surat dibentuk hingga surat didistribusikan ke
penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa Sub Bagian Umum mengalami
kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti
pencarian dan penyusutan (retensi), pendataan untuk menghasilkan suatu laporan
dan pengkodean surat, serta pendistribusian surat. Berikut alur dokumen
(document flow) yang terdapat pada KPKNL Bandung untuk menangani
3.1.1 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Masuk
Gambar 3.1 Document Flow Penyelenggaraan Surat Masuk
Pada proses penyelenggaraan surat masuk yang ditunjukan gambar 3.1,
proses ini dimulai Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan
a. menerima, memeriksa kelengkapan surat atau dokumen, dan menandatangani
tanda terima surat.
b. Jika tidak lengkap, maka dikembalikan kembali ke Sub Bagian Umum,
sedangkan jika sudah lengkap ke proses selanjutnya.
c. mencatat dalam buku agenda atau menginput ke aplikasi persuratan data surat
atau dokumen yang masuk
d. membuat lembar disposisi atau mencetak lembar disposisi Kepala Kantor
e. menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor
kemudian Kepala Kantor, menerima dan mempelajari serta mendisposisikan surat
masuk kepada Kasubbag Umum atau para Kepala Seksi sesuai dengan bidang
tugasnya. Kemudian Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk
mendistribusikan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisi Kepala Kantor.
Selanjutnya Pelaksana mencatat disposisi Kepala Kantor ke buku agenda
penyelenggaraan surat masuk dan mendistribusikan surat ke Kepala
3.1.2 Document Flow Proses Penyelenggaraan Surat Keluar
Gambar 3.2 Document Flow Penyelenggaraan Surat Keluar
Pada proses penyelenggaraan yang ditunjukan oleh gambar 3.2, proses
ini berawal Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk melaksanakan urusan
kegiatan surat keluar. Kemudian Pelaksana menerima dan memeriksa
kelengkapan surat atau dokumen yang akan ditandatangani oleh Kepala Kantor,
jika tidak lengkap maka kembali ke Sub Bagian Umum, jika lengkap selanjutnya
menyampaikan surat masuk kepada Kepala Kantor. Setelah itu Kepala Kantor
menerima, meneliti dan menandatangani surat atau dokumen. Proses selanjutnya
a. menerima dan meniliti kelengkapan surat atau dokumen yang telah
ditandatangani;
b. mencatat dalam buku agenda surat keluar atau menginput ke aplikasi surat
keluar;
c. memberikan nomor, tanggal dan stempel dinas.
Selanjutnya Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk mendistribusikan
surat keluar sesuai dengan alamat yang dituju. Terakhir Pelaksana :
a. mengetik amplop surat sesuai dengan alamat yang dituju;
b. membuat tanda terima surat atau mencatat dalam buku ekspedisi;
c. mengirimkan surat sesuai dengan alamat yang dituju dan meminta tanda
tangan penerima;
3.1.3 Document Flow Proses Penggandaan Surat
Gambar 3.3 Document Flow Penggandaan Surat
Pada proses penggandaan surat yang ditunjukan gambar 3.3, awal dari
proses ini adalah Kasubbag Umum bertugas :
a. menerima permohonan penggandaan surat dan dokumen dari unit kerja;
b. menugaskan Pelaksana untuk menggandakan surat dan dokumen sesuai
dengan permohonan;
c. mencatat Pelaksanaan penggandaan ke dalam buku agenda.
Selanjutnya diberikan kepada Pelaksana yang bertugas :
a. melakukan penggandaan sesuai dengan permohonan dari unit kerja;
b. mencatat hasil penggandaan yang telah dilakukan ke dalam buku agenda;
c. melaporkan hasil penggandaan kepada Kasubbag Umum.
Penggandaan Surat dan Dokumen
Kasubbag Umum kepada Unit Kerja ybs
Kemudian Kasubbag Umum menerima dan memeriksa surat dan dokumen yang
telah digandakan, selanjutnya menugaskan Pelaksana untuk menyampaikan hasil
penggandaan kepada unit yang bersangkutan.
3.1.4 Document Flow Proses Penataan Surat Inaktif
Penataan Arsip Inaktif
Gambar 3.4 Document Flow Penataan Surat Inaktif
Pada proses penataan arsip inaktif yang ditunjukan gambar 3.4,
Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk menerima arsip yang dipindahkan
yang diserahkan dan menyerahkan berita acara pemindahan arsip kepada
Kasubbag Umum untuk ditandatatanggani. Kemudian Kasubbag Umum
membaca, meneliti dan menandatanggani berita acara tersebut. Kemudian
Pelaksana mengklasifikasikan arsip berdasarkan ketentuan kearsipan selanjutnya
3.1.5 Document Flow Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Pada proses retensi arsip yang ditunjukan gambar 3.5, Kasubbag Umum
menugaskan Pelaksana untuk meneliti dan mengklasifikasikan arsip yang akan
disusutkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) nya. Selanjutnya Pelaksana
meneliti arsip berdasarkan JRA dan membuat konsep surat usulan pelaksanaan
pemusnahan arsip dan surat keputusan pembentukan Tim/panitia Penyusutan
Arsip. Selanjutnya Kasubbag Umum memeriksa dan memaraf konsep surat usulan
pelaksanaan pemusnahan arsip dan keputusan pembentukan Tim/panitia
Penyusutan Arsip kemudian menyampaikannya kepada Kepala Kantor. Setelah
diterima kelapa Kantor selanjutnya dilakukan penandatangganan surat usulan
pelaksanaan pemusnahan arsip. Setelah ditandatanggani oleh Kepala Kantor
Kasubbag Umum menugaskan Pelaksana untuk memberi nomor, tanggal dan cap
dinas keputusan pembentukan Tim/Panitia Penyusutan Arsip serta
menyampaikannya kepada para pegawai yang menjadi ketua dan anggota
tim/panitia dimaksud. Setelah itu Kantor Wilayah (Kanwil) meneruskan surat
usulan Pelaksanaan pemusnahan arsip KPKNL ke Kantor Pusat untuk
ditindaklanjuti. Setelah menerima persetujan pemusnahan dari kantor pusat,
Kepala Kantor mendisposisikan pada Kasubbag Umum untuk
menindaklanjutinya. Kasubbag Umum menugaskan Tim/Panitia Penyusutan Arsip
untuk melakukan pemusnahan arsip sesuai dengan keputusan yang telah
ditetapkan. Terakhir tim penyusutanArsip KPKNL Bandung melakukan
3.1.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas
Penerbitan ST (Surat Tugas) dan SPD (Surat Perjalanan Dinas) Kasubbag Umum
Kepala Kantor Pelaksana Bendahara
D penerbitan ST /
SPD
Gambar 3.6 Document Flow Penerbitan Surat Tugas dan Surat Perjalanan Dinas
Pada proses penerbitan ST dan SPD yang ditunjukan gambar 3.6, Kepala
Kantor menerima permohonan penerbitan ST dan SPD dalam rangka pelaksanaan
tugas dari unit kerja di lingkungan KPKNL Bandung dan mendisposisikan kepada
Kasubbag Umum. selanjutnya Kasubbag Umum mendisposisikan permohonan
kepada Pelaksana untuk menyusun ST dan SPD. Selanjutnya Pelaksana membuat
konsep ST dan SPD sesuai nota permohonan dan disposisi serta menyampaikan
ke Kasubbag Umum. Setelah diterima dan telah dikoreksi oleh Kasubbag Umum,
selanjutnya disampaikan ke Kepala Kantor untuk ditandatanggani. Selanjutnya
menyerahkan ST dan SPD ke bendahara untuk proses selanjutnya.
3.2 Analisis Kebutuhan
Berdasarkan identifikasi dan analisis permasalahan dapat didapat bahwah
dokumen surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan pendistribusian arsip
menjadi tidak tepat waktu, masalah lainnya yaitu kesulitan dalam menentukan dan
mengetahui jadwal retensi arsip, dan juga KPKNL Bandung diharuskan untuk
mematuhi SOP tentang kearsipan yang diatur dalam Keputusan Direktur Jenderal
Kekayaan Negara Nomor 145/KN/2013. Dengan penerapan sistem aplikasi
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini diharapkan dapat
membantu Sub Bagian Umum dalam pengambilan keputusan terkait pengelolaan
arsip pada KPKNL Bandung.
Aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini akan
melibatkan pengguna di dalamnya. Berikut telah dianalisis siapa saja yang dapat
mengoperasikan dan menggunakan aplikasi ini berserta kebutuhannya :
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan
1 Sub Bagian Umum a. Mampu mengimputkan
arsip surat masuk dan surat keluar menjadi data digital.
b. Mampu melakukan
pendisposisian secara terkomputerisasi.
c. Dapat mengetahui
dimana arsip terdisposisi.
d. Mampu menanggani
peminjaman dan penggembalian arsip
e. Dapat menentukan
jadwal retensi arsip
f. Mampu merubah status
arsip
a. Data arsip digital
b. History disposisi arsip
c. Data arsip aktif dan inaktif
d. Laporan surat masuk dan
surat keluar
e. Laporan disposisi surat
f. Laporan peminjaman dan
pengembalian arsip
g. Laporan arsip inaktif
h. Laporan retensi arsip
2 Kepala Kantor a. Dapat mengakses
laporan surat masuk dan surat keluar perperiodik
b. Dapat mengakses
laporan disposisi surat
a. Laporan surat masuk dan
surat keluar
b. Laporan disposisi surat
c. Laporan peminjaman dan
No Pengguna Kebutuhan Laporan yang Dihasilkan
c. Dapat mengakses
laporan retensi arsip secara periodik
d. Dapat mengakses
laporan peminjaman dan pengembalian arsip secara periodik
e. Dapat mengakses
laporan arsip inaktif
f. Dapat mengakses
laporan retensi arsip
d. Laporan arsip inaktif
e. Laporan retensi arsip
3 Kepala Seksi a. Mampu melakukan
peminjaman dan pengembalian arsip secara terkomputerisasi
b. Mampu mengetahui
arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan
c. Mampu melakukan
pendisposisian secara terkomputerisasi
a. History peminjaman dan
penggembalian arsip
b. History disposisi arsip
4 Pelaksana a. Mampu melakukan
peminjaman dan pengembalian arsip
b. Mampu mengetahui
arsip apa saja yang pernah dipinjam maupun yang telah dikempalikan
c. Mengetahui arsip apa
saja yang pernah didisposisikan
d. Dapat melakukan
pembuatan draft surat keluar
a. History peminjaman dan
penggembalian arsip
b. History disposisi arsip
Terdapat beberapa pengguna sistem didalam aplikasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar ini. Dalam hal ini sub bagian umum
pelaksana, kepala seksi dan kepala kantor yang mempunyai hak akses yang berada
dalam aplikasi ini. Berikut dapat dilihat pada gambar 3.7.
Server
Cloud
Sub Bagian Umum
Kepala Kantor Kepala Seksi Pelaksana
Gambar 3.7 Analisis Pengguna Sistem
3.3 Perancangan Sistem
Rancangan aplikasi ini akan dibuat berdasarkan analisis sitem yang
berjalan pada KPKNL Bandung, yaitu aplikasi administrasi pengelolaan surat
masuk dan surat keluar yang akan digunakan untuk membantu seluruh pegawai di
KPKNL Bandung dalam mengelola arsip serta memberikan informasi kepada Sub
Bagian Umum atau Kepala Kantor untuk mendukung pengambilan keputusan.
Sebelum proses pembuatan aplikasi ini ada beberapa tahapan yang harus
dilakukan dengan tujuan supaya aplikasi yang dibuat dapat berfungsi baik sesuai
dengan apa yang dibutuhkan, yaitu dapat membatu Sub Bagian Umum dalam
pengelolaan arsip serta membantu Kepala Kantor dan pegawai yang bersangkutan
untuk mendukung penggambilan keputusan. Dalam perancangan aplikasi ini ada
beberapa tahapan yang harus dilakukan. adapun tahapan dalam perancangan
sistem yang dilakukan adalah pembuatan alur sistem, data flow diagram (DFD),
enttity relationship diagram (ERD), struktur database, dan membuat desain uji
3.3.1 Alur Sistem
Terdapat blok diagram dan system flow untuk aplikasi administrasi
pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung, yakni blok
diagram dan system flow.
A. Blok Diagram
Gambar 3.8 di bawah menggambarkan tentang apa saja input yang
dibutuhkan, proses yang dilakukan, dan output yang dihasilkan oleh sistem
administrasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada KPKNL Bandung.
Input yang dibutuhkan untuk pemrosesan data, antara lain : data surat
masuk, data jenis surat, data pegawai, dan data pengirim surat, data surat keluar,
data penerima surat, dan jadwal retensi arsip.
Selanjutnya pada blok proses terdapat berbagai proses pengolaan pengolaan data
yang saling bekaitan, antara lain : proses pengarsipan, proses disposisi, proses
peminjaman dan pengembalian, proses inaktif, dan proses retensi. Untuk blok
output, hasil informasi berupa laporan terkait penerimaan surat masuk dan
penerbitan surat keluar yang harus disampaikan secara berjenjang oleh KPKNL
Bandung baik secara triwulanan, semesteran maupun tahunan. Laporan tersebut,
antara lain : laporan pengarsipan, laporan disposisi, laporan peminjaman dan
Diagram IPO
Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Gambar 3.8 Diagram Blok Sistem Administrasi Surat Masuk dan Keluar
B. System Flow
Untuk membuat aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk dan surat
keluar pada dibutuhkan system flow yang sesuai dengan proses dan ketentuan
yang berlaku pada KPKNL Bandung. Berikut penjelasan system flow yang dibuat
untuk membantu proses pembuatan aplikasi administrasi pengelolaan surat masuk
