RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ASET PADA PT. BINA MEGAH INDOWOOD
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
FATKUR ALFIANTO 11410100273
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ASET PADA PT. BINA MEGAH INDOWOOD
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana
Oleh:
Nama : Fatkur Alfianto
NIM : 11410100273
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai civitas academica Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya, saya :
Nama : Fatkur Alfianto
NIM : 11410100273
Program Studi : S1 Sistem Informasi
Jurusan/ Fakultas : Fakultas Teknologi dan Informatika
Demi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, menyetujui untuk
memberikan kepada Institut Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya Hak Bebas
Royalty Non Eksklusif (Non-Exclusive Royalty Free Right) atas karya ilmiah yang
berjudul:
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGELOLAAN ASET PADA PT. BINA MEGAH INDOWOO
Untuk disimpan, dialih mediakan, dikelola dalam bentuk database, atau
dipublikasikan untuk kepentingan akademis dengan tetap mencantumkan nama
saya sebagai penulis dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Surabaya, 1 Agustus 2016
Fatkur Alfianto
iv DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAKSI ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR TABEL ...x
DAFTAR LAMPIRAN ... xii
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1 Latar Belakang Masalah ...1
1.2 Rumusan Masalah ...3
1.3 Batasan Masalah ...3
1.4 Tujuan ...3
1.5 Manfaat ...4
1.6 Sistematika Penulisan ...4
BAB II LANDASAN TEORI ...6
2.1 Manajemen Aset ...6
2.1.1 Pengertian Manajemen ...6
2.1.2 Pengertian Aset ...7
2.1.3 Pengertian Manajemen Aset ...8
2.1.4 Klasifikasi Aset ...10
2.1.5 Siklus Manajemen Aset ...12
2.1.6 Tujuan Manajemen Aset ...13
2.2 Sistem Informasi Manajemen Aset ...16
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Aset ...16
2.2.2 Sistem Pemeliharaan dan Pengelolaan Aset ...21
2.2.3 Penyusutan Aset ...26
2.3 Sistem ...27
v
2.5 Bahasa Pemrograman ...30
2.6 Konsep Basis Data ...32
2.6.1 Sistem Basis Data ...32
2.6.2 Database Management System (DBMS)...32
2.6.3 Desain Sistem ...35
2.7 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) ...36
2.7.1 Kebutuhan Perangkat Lunak ...36
2.7.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak ...37
2.8 Teknik Wawancara ...38
2.9 Teknik Observasi ...38
2.10 Analisa dan Perancangan Sistem ...39
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ...41
3.1 Identifikasi Permasalahan ...41
3.2 Analisis Permasalahan ...44
3.3. Analisis Kebutuhan ...44
3.4 Perancangan Sistem ...45
3.4.1 Alur Sistem ...45
3.4.2 Data Flow Diagram ...58
3.4.3 Entity Relationship Diagram ...63
3.4.4 Struktur Database ...66
3.4.5 Desain Interface ...75
3.4.6 Desain Laporan ...81
3.4.7 Desain Uji Coba ...83
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ...88
4.1 Implementasi Sistem ...88
4.2 Uji Coba Sistem ...89
4.2.1 Uji Coba Form Utama ...89
vi
4.2.3 Uji Coba Form Master Aset ...92
4.2.4 Uji Coba Form Transaksi Pemeliharaan ...94
4.2.5 Uji Coba Form Transaksi Usulan Disaktivasi ...96
4.2.6 Uji Coba Form Transaksi Pengalihan Aset ...99
4.2.7 Uji Coba Form Transaksi Disaktivasi...101
4.2.8 Uji Coba Form Transaksi Penyusutan ...103
4.2.9 Uji Coba Form Transaksi Usulan Pengadaan ...106
4.2.10 Uji Coba Form Transaksi Pengadaan Aset ...108
4.2.11 Uji Coba Form Cetak Laporan Rincian Aset ...111
4.2.12 Uji Coba Form Cetak Laporan Histori Pemeliharaan Aset ...112
4.2.13 Uji Coba Form Cetak Laporan Biaya Pemeliharaan Aset ...113
4.2.14 Uji Coba Form Cetak Laporan Penyusutan Aset ...113
4.2.15 Uji Coba Form Cetak Laporan Pengalihan Aset ...114
4.2.16 Uji Coba Form Cetak Laporan Aset Nonaktif ...115
4.2.17 Uji Coba Form Cetak Laporan Pengadaan Aset ...116
BAB V PENUTUP ...117
5.1 Kesimpulan ...117
5.2 Saran ...117
DAFTAR PUSTAKA ...118
BIODATA PENULIS ...120
1 1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Bina Megah Indowood (PT. BMI) adalah perusahaan swasta yang
bergerak dibidang wood manufacture dengan produk utama wood flooring dan
wood decking. Berdiri pada tahun 2007 PT.Bina Megah Indowood berlamatkan di
jalan Putat Lor 16 Menganti Gresik, Jawa Timur, 61174. Adapun beberapa produk
yang dihasilkan oleh PT Bina Megah Indowood adalah hasil olahan kayu Merbabu,
kayu Kuku, kayu Jati Sika dan kayu Sonokeling. Saat ini PT. Bina Megah Indowood
tumbuh menjadi produsen lantai kayu utama dan eksportir dengan jangkauan global
yang luas, tidak hanya memiliki pangsa pasar di Asia namun juga menjangkau pasar
Australia, Afrika hingga Eropa. Adapun produk-produk kayu jadi yang di hasilkan
PT. Bina Megah Indowood adalah E4E, E2E, S4S, T&G (Tongued and Grooved),
Decking dan FJL E2E (Finger Joint Laminating), FJL E4E.
Sebagai perusahaan eksportir, PT. BMI memiliki banyak aset tetap untuk
menunjangan proses bisnisnya. Menurut Mulyadi, (2001:591) aset tetap adalah
kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomi lebih
dari satu tahun buku, dan diperoleh oleh perusahaan untuk melaksanan kegiatan
perusahaan dan bukan untuk dijual kembali. Aset tetap yang dimiliki PT. BMI
diantaranya: Mesin Moulding, Mesin Spindle, Dinamo mesin cross cut, Double
End, Mesin Double Planer, Mesin Single Planer, Mesin Single Rip saw, Mesin
Jump Cross Cut, Mesin Jointer , Conveyor, Forklift, dan lain-lain. Aset tetap
dan memberikan manfaat serta keuntungan maksimal terhadap perusahaan. Proses
pengelolaan aset PT. BMI diantarannya adalah proses pemeliharaan, pengadaan,
pengalihan, disaktivasi aset, dan perhitungan penyusutan aset. Proses pemeliharaan
PT. BMI adalah pemeliharaan terhadap aset produktif seperti kendaraan dan mesin.
Proses pengadaan merupakan proses mengadakan / membeli aset baru. Proses
pengalihan merupakan proses pemindahan aset kepada pihak lain sedangkan
disaktivasi aset adalah menonaktifkan aset-aset yang sudah tidak produktif dan/atau
sudah tidak digunakan. Proses perhitungan nilai penyusutan adalah proses hitung
nilai aset dan nilai buku untuk semua aset yang dimiliki.
Tabel 1. Nilai Aset PT. BMI Tahun 2015 Kelompok Aset Jumlah Nilai Total Aset
Tanah 9 12,010,638,000.00
Bangunan 18 20,994,474,150.00
Mesin 42 17,473,600,000.00
Peralatan 25 3,619,500,000.00
Kendaraan 12 2,796,005,258.00
Inventaris 142 677,623,298.50
Total Nilai Aset 57,571,840,706.50
Masalah yang dialami PT. Bina Megah Indowood (BMI) dalam
pengelolaan aset adalah proses pengelolaannya dilakukan secara manual dan hanya
dicatat menggunakan Microsoft® Office Excel. Sedangkan pemeliharaan aset
dilakukan apabila ada kerusakan atau ada permasalahan terhadap aset tersebut,
tidak terjadwal secara berkala (kecuali kendaraan) sehingga masa pakai lebih
pendek dari masa pakai normalnya. Akibatnya, perusahaan harus melakukan
pengadaan kembali atau mengganti komponennya yang rusak sehingga perlu
menentukan kapan suatu aset itu perlu diganti atau diservis. Permasalahan lain yang
dihadapi PT. BMI adalah pencatatan aset yang tidak terkontrol, penonaktifan aset,
lambatnya pencarian data aset serta pelaporan aset yang seringkali tidak tepat.
Berdasarkan permasalahan-permasalahan tersebut, maka PT. BMI
membutuhkan sebuah aplikasi yang mampu mengelola aset-aset yang dimiliki PT.
BMI, menjadwalkan secara berkala waktu perawatannya, penghapusan aset dapat
tercatat dengan baik, menampilkan nilai penyusutan aset secara otomatis serta
pelaporan aset yang cepat, tepat, dan akurat.
1.2 Perumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang yang ada, maka perumusan masalah adalah
bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengelolaan aset pada PT. Bina
Megah Indowood.
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah pada penelitian ini sebagai berikut:
1. Metode Penyusutan aset yang digunakan dalam aplikasi mengacu pada proses
hitung penyusutan yang digunakan oleh bagian akuntansi PT. Bina Megah
Indowood
2. Data aset yang digunakan adalah data asli milik PT. Bina Megah Indowood
1.4 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang ingin
Indowood yang dapat membantu dalam pengelolaan aset diantaranya proses
pengadaan, pengalihan, disaktivasi aset, pemeliharan, penghitung penyusutan dan
pembuatan laporan-laporannya.
1.5 Manfaat
Penelitian ini diharapkan memiliki manfaat yaitu:
1. Dapat mempermudah dalam melakukan pengelolaan aset.
2. Dapat menjadi pengingat waktu pemeliharaan aset.
3. Dapat memberikan rekomendasi terhadap aset yang dipilih berdasarkan histori
pemeliharaannya
4. Dapat mempercepat proses penghitungan nilai penyusutan
5. Memudahkan dalam mencetak laporan-laporan aset yang diperlukan.
1.6 Sistematika Penulisan
Di dalam penyusunan laporan tugas akhir ini secara sistematis diatur dan
disusun dalam lima bab, yang masing-masing terdiri dari beberapa sub bab. Adapun
urutan dari bab pertama sampai bab terakhir adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan pembuatan sistem, manfaat bagi
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini membahas mengenai berbagai macam teori yang mendukung
dalam pembuatan rancang bangun aplikasi pengelolaan aset pada
PT. Bina Megah Indowood.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini membahas analisa dan perancangan sistem. Analisa berisi
penjelasan dari timbulnya masalah beserta penyelesaiannya,
sedangkan perancangan sistem berisi Document Flow, System Flow,
Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Desain Input
/ Output.
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Bab ini membahas tentang kebutuhan perangkat lunak, perangkat
keras, implementasi dan evaluasi sistem. Implementasi ini mengacu
pada perancangan desain sistem yang telah dibuat dan berfokus
dalam pengelolaan aset. Dalam implementasi ini juga berisi
penjelasan Graphical User Interface (GUI) sistem yang telah dibuat.
Sedangkan evaluasi sistem berisi validasi dan uji coba sistem agar
terhindar dari error serta berjalan sesuai yang diharapkan.
BAB V PENUTUP
Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari
pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk
6
2.1 Manajemen Aset
Manajemen aset merupakan suatu ilmu yang dibutuhkan bagi setiap
entitas/instansi/organisasi. Manajemen aset diterapkan guna mempermudah proses
pengelolaan aset tersebut agar dapat memberikan nilai (value) bagi organisasi
tersebut.
Manajemen Aset adalah spesifikasi dari ilmu manajemen dan merupakan
gabungan dari ketiga dasar ilmu yaitu manajemen, akuntansi, dan teknik sipil.
Dalam kaitan ini Manajemen Aset diartikan sebagai suatu kegiatan manajemen
dalam mengelola aset fisik yang berupa fasilitas dalam rangka meningkatkan
control atau pengawasan terhadap operasi penggunaan dan pemeliharaan dari aset
tersebut. Hal ini agar dapat sesuai dengan tugas pokok dan fungsi.
Dengan penerapan manajemen aset maka setiap entitas bisa memanfaatkan
aset yang mereka miliki dengan optimal/sesuai dengan tupoksinya. Untuk
mengoptimalkan aset tersebut maka alangkah lebih baik dijelaskan terlebih dahulu
pengertian dari manajemen, aset, dan manajemen aset.
2.1.1 Pengertian Manajemen
Menurut Stoner (2006) “Manajemen adalah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan usaha-usaha para anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan
Menurut Nawawi (2003) ”Manajemen merupakan serangkaian proses yang
terdiri atas perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan
(actuating), pengawasan (controlling) dan penganggaran (budgeting)”.
Menurut Daft yang diterjemahkan oleh Tarnujaya & Shirly (2006)
“Manajemen (management) adalah pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang
efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian sumber daya organisasi”.
Berdasarkan pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
manajemen adalah kegiatan pengelolaan yang dimulai dari perencanaan,
pengorgansasian, pelaksanaan, hingga pengawasan untuk mencapai tujuan
organisasi.
2.1.2 Pengertian Aset
Aset berasal dari kosa kata bahasa Inggris. Asset secara umum artinya
adalah barang (thing) atau sesuatu barang (anything) yang mempunyai nilai
ekonomi (economic value), nilai komersial (commercial value), atau nilai tukar
(exchangevalue) yang dimiliki oleh instansi, organisasi, badan usaha, individu atau
perorangan (Hidayat, 2011: 4). Aset adalah sarana atau sumber daya ekonomik
yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang harga perolehannya atau nilai wajarnya
harus diukur secara objektif (Munawir, 2007: 30).
Menurut Raymodn H. Peterson, definisi aset adalah assets that one can
touch, hold, or feel. Typicallycalled fixed assets in accounting literature, tangible
assets are the physical things that a business uses in the production of goods and
services. They constitute the production facilities, buildings, equipment, and
similar items not used up within a year.(Accounting for Fixed Asset 2nd edition,
:11)
Menurut pendapat Djumara (2007), Aset adalah barang, yang dalam
pengertian hukum disebut benda, yang terdiri dari benda tidak bergerak dan benda
bergerak, baik yang berwujud (tangible) maupun yang tidak berwujud (Intangible),
yang tercakup dalam aktiva/kekayaan atau harta kekayaan dari suatu instansi,
organisasi, badan usaha ataupun individu perorangan.
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 24 tahun 2005, tentang Standar
Akuntansi Pemerintah menyatakan bahwa: Aset adalah sumber daya ekonomi yang
dikuasai dan/atau dimiliki oleh pemerintah sebagai akibat dari peristiwa masa lalu
dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat
diperoleh, baik oleh pemerintah maupun masyarakat, serta dapat diukur dalam
satuan uang, termasuk sumber daya non keuangan yang diperlukan untuk
penyediaan jasa bagi masyarakat umum dan sumber-sumber daya yang dipelihara
karena alasan sejarah dan budaya.
Dari beberapa pendapat tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa aset
adalah barang atau benda yang dimiliki dan/atau dimiliki oleh suatu instansi,
organisasi, badan usaha ataupun individu perorangan baik berwujud maupun tidak
berwujud, bergerak maupun tidak bergerak yang memiliki nilai ekonomis.
2.1.3 Pengertian Manajemen Aset
Menurut Sugiama (2013:15) berdasarkan pada pengelolaan aset fisik, secara
definitif manajemen aset adalah ilmu dan seni untuk memandu pengelolaan
kekayaan yang mencakup proses merencanakan kebutuhan aset, mendapatkan,
membaharukan atau menghapuskan hingga mengalihkan aset secara efektif dan
efisien.
Menurut Hariyono (2007), Pengelolaan Aset adalah kegiatan mengelola
suatu barang yang dimiliki mulai dari perencanaan, pengadaan, operasi dan
pemeliharaan serta penghapusan. Berdasarkan pada Departemen of Threasury and
Finance (2004), bahwa pengertian Manajemen Aset adalah proses pengelolaan
suatu barang yang memiliki nilai dan manfaat lebih dari 1 tahun yang digunakan
dalam kegiatan operasional Perusahaan.
Pemerintah South Australia dalam Hariyono (2007) mendefinisikan
manajemen aset sebagai “…a process to manage demand and guide acquisition,
use and disposal of assets to make the most of their service delivery potential, and
manage risks and costs over their entire life”, yang artinya proses untuk mengelola
permintaan dan akuisisi panduan, penggunaan dan penjualan aset untuk
memanfaatkan potensi layanan, dan mengelola risiko dan biaya seumur hidup aset.
Sedangkan definisi lain dari manajemen aset menurut Danylo dan Lemer dalam
Hariyono, (2007) adalah “…a methodology to efficiently and equitably allocate
resources amongst valid and competing goals and objectives.”, yang artinya sebuah
metodologi efisien dan mengalokasikan sumber daya secara adil untuk mencapai
tujuan dan sasaran.
Dari pengertian mengenai manajemen dan aset di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa manajemen aset secara umum adalah proses mulai dari
perencanaan (planning) sampai dengan penghapusan (disposal) dan perlu adanya
2.1.4 Klasifikasi Aset
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2005
tentang Standar Akuntansi Pemerintahan, aset diklasifikasikan ke dalam aset lancar
(current asset) dan aset nonlancar (noncurrent asset).
Suatu aset diklasifikasikan sebagai aset lancar jika dapat direalisasikan atau
dimiliki untuk dipakai atau dijual dalam waktu dua belas bulan sejak tanggal
pelaporan. Aset yang tidak dapat dimasukkan dalam kriteria tersebut
diklasifikasikan sebagai aset nonlancar. Aset lancar meliputi kas dan setara kas,
investasi jangka pendek, piutang, dan persediaan. Aset nonlancar diklasifikasikan
menjadi investasi jangka panjang, aset tetap, dana cadangan, dan aset lainnya
meliputi aset tak berwujud dan aset kerja sama atau kemitraan. Aset tetap meliputi
tanah, peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi, dan jaringan, dan
aset tetap lainnya.
Berdasarkan uraian diatas, secara ringkas asset bisa digambarkan sebagai
berikut:
Menurut para ahli, dalam manajemen aset, aset diklarifikasikan kedalam
beberapa jenis. Untuk mengetahui klasifikasi aset bisa dilihat berdasarkan
bentuknya, aset berdasarkan karakteristik, aset berdasarkan sumber dana dan aset
berdasarkan pandangan dari segi hukum.
2.1.4.1 Aset Berdasarkan Bentuknya
Dalam Hermanto (2009), dijelaskan bahwa aset diklasifikasikan
berdasarkan bentuknya dibagi atas 2 jenis, yaitu aset berwujud (tangible) dan aset
tidak berwujud (intangible).
Tabel 2.1 Bentuk Aset Sumber : Hermanto (2009)
No Bentuk Aset Aset
-Sistem Organisasi (Tujuan, Visi, dan Misi) -Hak Cipta (Patent)
-Kualitas (Quality)
-Nama Baik/Citra (Goodwil) -Budaya ( Culture)
-Sikap, Hukum, Pengetahuan, Keahlian (Capacity) -Perjanjian (Contract)
-Motivasi (Motivation)
Aset Berwujud (Tangible)
Bentuk aset tangible (berwujud) adalah aset yang keadaannya benar-benar ada
dan dapat dilihat volume, bentuk, ukuran, berat, dimana mempunyai masa manfaat
lebih baik dari dua belas bulan untuk digunakan dalam kegiatan pemerintah atau
dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Bentuk aset berwujud yaitu bangunan,
Aset tidak berwujud (intagible)
Aset intangible (tidak berwujud), adalah aset non keuangan yang dapat di
identifikasikan dan tidak mempunyai wujud fisik serta dimiliki untuk digunakan
dalam menghasilkan barang atau jasa atau digunakan untuk tujuan lainnya termasuk
hak atas kekayaan intelektual.
Bentuk aset yang tidak berwujud adalah sistem organisasi (visi dan misi),
patent (hak cipta), quality (kualitas), goodwill (namabaik / citra), culture (budaya),
capacity (sikap, hukum, pengetahuan, keahlian), contract (perjanjian)
dan motivation (motivasi).
2.1.5 Siklus Manajemen Aset
Dalam manajemen aset terdapat proses sistematis untuk pemeliharaan,
upgrade, dan mengoperasikan aset fisik dengan biaya yang efektif, dengan
menggabungkan prinsip rekayasa dengan praktek bisnis dan teori ekonomi, dan
menyediakan alat yang memfasilitasi agar lebih terorganisir, menggunakan
pendekatan logis untuk pengambilan keputusan sehingga tersedia kerangka kerja
untuk perencanaan jangka pendek dan jangka panjang.
Menurut Hindrawan, dkk, (2006: 119) siklus hidup fisik dari suatu aset atau
kelompok aset memiliki empat fase, yaitu perencanaan, pengadaan (acquisition),
operasi dan pemeliharaan, serta penghapusan (disposal).
Dalam manajemen aset terdapat siklus hidup manajemen yang disebut
sebagai Life Cycle Asset Management seperti yang ditunjukkan pada gambar
Gambar 2.2 Siklus hidup manajemen asset
a) Fase perencanaan adalah fase identifikasi kebutuhan, yaitu ketika ada
permintaan atas aset.
b) Fase pengadaan, yaitu ketika aset dibeli, dibangun atau dibuat.
c) Fase pengoperasian dan pemeliharaan, yaitu ketika aset digunakan untuk
tujuan yang telah ditentukan. Fase ini diselingi dengan pembaruan,
pergantian atau perbaikan secara periodik atas aset yang rusak.
d) Fase penghapusan (disposal) dilakukan ketika umur ekonomis suatu aset
telah habis atau ketika kebutuhan atas pelayanan yang disediakan aset telah
hilang.
2.1.6 Tujuan Manajemen Aset
Tujuan manajemen aset dapat ditentukan dari berbagai dimensi atau sudut
keputusan yang tepat agar aset yang dikelola berfungsi secara efektif dan efisien.
Efektif adalah pencapaian hasil yang sesuai dengan tujuan sebagaimana yang telah
ditetapkan sebelumnya. Efektif dalam pengelolaan aset berarti aset yang dikelola
dapat mencapai tujuan yang diharapkan organisasi bersangkutan, misal mencapai
kinerja tertinggi dalam pelayanan pelanggan. Sedangkan efektivitas berarti derajat
keberhasilan yang dapat dicapai berdasarkan tujuan yang telah ditetapkan. Atau
efektifitas adalah suatu ukuran yang menunjukkan tinggi-rendahnya target yang
telah dicapai misal jumlah capaian, derajat kualitas, waktu dan lain-lain.
Sebuah capaian dapat dinyatakan dalam prosentase target yang dicapai dari
keseluruhan target yang ditetapkan. Jika capaian target tersebut tinggi, berarti
efektifitasnya makin tinggi pula. Serangkaian kegiatan yang dapat merealisasikan
tujuan dengan tepat, maka berarti seluruh kegiatan tersebut memiliki efektifitas
yang tinggi. Dengan kata lain efektif itu mampu mencapai tujuan atau sasaran yang
telah ditetapkan. Adapun efisien berarti menggunakan sumber daya serendah
mungkin untuk mendapat hasil (output) yang tinggi, atau efisien itu rasio yang
tinggi antara output dengan input. Dalam manajemen aset, efisiensi yang senantiasa
melekat dalam setiap tahap pengelolaan aset terutama upaya mencapai efisiensi
yang tinggi dalam menggunakan waktu, tenaga, dan biaya. Jika tujuan aset
dinyatakan lebih spesifik dibanding tujuan umum, maka tujuan manajemen aset
yang lebih rinci yaitu:
1. Meminimisasi biaya selama umur aset bersangkutan (to minimize the whole life
cost of assets)
3. Dapat mencapai penggunaan serta pemanfaatan aset secara optimum
(optimizing the utilization of assets)
Menurut Hariyono (2007), tujuan utama manajemen aset adalah membantu
suatu entitas dalam memenuhi tujuan penyediaan pelayanan secara efektif dan
efisien. Hal ini mencakup panduan pengadaan, penggunaan, dan penghapusan aset,
serta mengatur risiko dan biaya yang terkait selama siklus hidup aset. Menurut
Hariyono juga, agar efektif dalam prinsip dan teknik manajemen aset sebagai
aktivitas komprehensif, perlu dikaitakan dengan beberapa faktor sebagai berikut:
1. Kebutuhan dari para pengguna aset,
2. Kebijakan dan peraturan perundangan,
3. Kerangka manajemen dan perencanaan organisasi,
4. Kelayakan teknis dan kelangsungan komersial,
5. Pengaruh eksternal/pasar (seperti komersial, teknologi, lingkungan, dan
industri), serta
6. Persaingan permintaan dari para stakeholder dan kebutuhan merasionalisasikan
operasi untuk memperbaiki pemberian pelayanan atau untuk meningkatkan
keefektifan biaya.
Sedangkan menurut Siregar (2004), ada tiga tujuan utama dari manajemen
adalah sebagai berikut:
1. Efisiensi pemanfaatan dan pemilikan.
2. Terjaga nilai ekonomis dan potensi yang dimiliki. .
3. Objektivitas dalam pengawasan dan pengendalian peruntukkan, penggunaan
2.2 Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem informasi manajemen aset merupakan sebuah sistem informasi yang
mengelola dan mengolah data-data yang berkaitan dengan aset dan mampu
mengakomodasi proses-proses yang terdapat dalam manajemen aset.
Fungsi utama yang perlu disediakan pada sistem informasi manajemen aset
adalah sebagai berikut:
1. mengakomodasi kegiatan operasional dalam pengelolaan aset sangatlah penting;
2. pihak manajemen juga mengharapkan sistem yang dapat menyediakan informasi
secara up to date;
3. sistem dapat diakses di mana pun dan kapan pun oleh user dengan privilleges
tertentu;
4. sistem yang terintegrasi dengan sistem lainnya, baik yang sudah ada maupun
yang sedang dalam tahap pengembangan;
5. pengelolaan dan pengembangan sistem pada tahapan selanjutnya dapat dilakukan
dengan mudah;
6. sistem yang menerapkan keamanan terhadap aplikasi karena menyimpan
data-data yang sangat penting.
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Aset
Sistem informasi manajemen menurut O’Brien (2010) adalah suatu
kombinasi teratur apapun dari orang-orang (brainware), hardware, software,
jaringan komunikasi (netware), dan sumberdaya data (dataware) yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para
pengguna yang memiliki kebutuhan serupa.
Sistem informasi manajemen secara umum dapat didefinisikan sebagai
sebuah sistem manusia dan mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi
guna mendukung fungsi operasi manajemen dan penentuan alternatif tindakan
dalam sebuah organisasi sistem tersebut. Dimana dalam pengoperasiannya sistem
informasi manajemen menggunakan suatu perangkat keras (hardware), perangkat
lunak (software), prosedur, model manajemen, keputusan, serta sebuah terminal
data (Jimmy L. Gaol, 2008). Dengan demikian, sistem informasi manajemen
sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organisasi
bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data serta menghasilkan
informasi yang berguna untuk setiap hierarki manajemen dalam perencanaan,
pengendalian dan evaluasi kegiatan organisasi.
Sistem informasi manajemen aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset
yang ditujukan untuk perusahaan besar atau BUMN yang memiliki aset dengan
jumlah banyak yang seharusnya memerlukan sebuah divisi sendiri untuk
pengelolaan aset tersebut. Sistem informasi manajemen aset seharusnya dapat
menjawab permasalahan-permasalahan aset sering muncul dan atau dihadapi oleh
perusahaan berskala enterprise (Dit TIK UPI, 2008: 4). Adapun permasalahan
tersebut diantaranya, adalah sebagai berikut.
1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis.
2. Aset memiliki penanganan yang spesifik.
3. Aset memiliki nilai tertentu dikaitkan dengan posisi geografis.
Sistem informasi manajemen aset merupakan suatu aplikasi yang digunakan
untuk mengelola aset yang ditujukan untuk dapat menjawab permasalahpermasalah
aset, seperti berikut (Taramitra, 2008) :
1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis;
2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik;
3. Aset memiliki “nilai” tertentu dikaitkan dengan posisi geografis;
4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda;
5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah;
6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi;
7. Manajemen data masih manual;
8. Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal.
Dengan adanya sistem informasi manajemen aset (SIMA) diharapkan
dapat memberikan manfaat, diantaranya :
1. Tertib aministrasi, seluruh data tercatat dengan baik, proses pengelolaan
data cepat;
2. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset, seperti penataan
kawasan;
3. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang,
sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik;
4. Manajemen pemeliharaan aset;
5. Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem
pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan.
data atribut baik secara deskriptif yang menunjukan identitas maupun dokumen
legal yang menunjukan kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset
tersebut. Selain itu, aset memiliki nilai, baik nilai perolehan maupun nilai pasar
serta nilai penyusutannya.
Seluruh tahapan menajemen aset dimonitor dengan menggunakan sebuah
sistem yang disebut dengan SIMA. Dengan adanya sistem, seluruh aktifitas aset di
perusahaan dapat terpantau secara berkelanjutan. Bahkan, identitas dari aset
tersebut akan diupdate setelah pendataan selesai. Hasil dari inventaris kemudian
diproses dalam database yang kemudian diproses lebih lanjut didalam SIMA.
Adapun, konsep dasar dari SIMA dapat dijelaskan sebagai berikut.
Gambar 2.4 Konsep dasar Sistem Informasi Manajemen Aset
Menurut Taramitra (2008) SIMA merupakan sebuah aliran data untuk
pengelolaam aset yang ditujukan untuk perusahaan swasta ataupun pemerintah,
yang bertujuan untuk memperoleh informasi dari aset tersebut. SIMA dapat
memudahkan dalam pengelompokan tanggung jawab dan hak terhadap aset
tersebut, baik berupa tanggung jawab, pemeliharaan, dan jatuh tempo suatu
menunjukkan identitas maupun dokumen legal yang menunjukkan
kepemilikan/hak dan kewajiban terhadap aset tersebut. Selain itu, aset pun memiliki
nilai-nilai kondisi fisik. Nilai dari suatu aset biasanya diperoleh dari nilai pasar,
penyusutan, maupun nilai perolehan. Sedangkan, kondisi fisik aset berupa “baik”
atau “rusak”.
Seluruh data dari aset tersebut diproses dalam database untuk dilanjutkan
pada sebuah SIMA, yang ditujukan untuk menghasilkan informasi dari aset
tersebut. Informasi yang diperoleh dari SIMA, akan mempengaruhi keputusan
pihak manajemen dalam menyusun strategi selanjutnya. Misalnya: SIMA
menghasilkan informasi bahwa terdapat aset yang belum digunakan, maka
selanjutnya pihak manajemen akan menetapkan strategi apakah aset tersebut akan
disewakan atau dijual (hal ini merupakan salah satu strategi optimasi aset).
Menurut Siregar (2004) objek pengembangan SIMA adalah semua aset
yang terdiri dari tanah, bangunan, kendaraan, mesin dan peralatan, serta aset
lainnya. Pengembangan SIMA adalah sebagai alat untuk optimalisasi dan efisiensi
pengelolaan asset BUMN/BUMD. Sedangkan SIMA adalah suatu konsep
pengelolaan asset yang memadukan beberapa disiplin keahlian anatara lain:
1) Penyusunan system dan prosedur logistik (aset)
2) Penyusunan aplikasi komputer bidang logistik
3) Pendataan (iventarisasi) aset
4) Penilaian aset
5) Konsultasi properti
Dengan memadukan berbagai disiplin keahlian dalam menunjang
pemanfaatan terbaik dari asset yang dimiliki, penerapan SIMA akan sangat akan
sangat menunjang kepentingan BUMN/BUMD, antara lain :
1. Tertib aministrasi aset
2. Mengetahui pemanfaaatan tertinggi dan terbaik aset
3. Mempermudah pengendalian aset
4. Mengetahui nilai aset
5. Mendukung pengembangan strategi.
2.2.2 Sistem Pemeliharaan dan Pengelolaan Aset
Menurut Dufffua (1999), “System is a collection of components that work
together toward common objective”. Jadi sistem merupakan sekumpulan
komponen-komponen yang saling berintegrasi dan bekerja sama yang memiliki
tujuan yang sama. Pemeliharaan dianggap sebagai sebuah sistem dengan
serangkaian kegiatan yang dilakukan secara pararel dengan sistem produksi.
Menurut Duffuaa (1999) pemeliharaan dapat didefinisikan sebagai “the
combination of activities by which equipment or a system is kept in, or restored to,
a state in which it can perform its designed function”. Pemeliharaan merupakan
kombinasi berbagai aktivitas untuk mempertahankan suatu peralatan atau sistem
bekerja sesuai dengan fungsinya. Sedangkan menurut Heizer (2006) “pemeliharaan
adalah semua aktivitas yang terlibat dalam menjaga peralatan suatu sistem agar
tetap bekerja”.
Jadi berdasarkan pengertian pemeliharaan dan sistem di atas, dapat
saling terintegrasi antara kegiatan-kegiatan pemeliharaan untuk tercapainya
pemeliharaan. Sebuah sistem pemeliharaan dapat dilihat sebagai sebuah model
sederhana input-output. Input yang dimaksud adalah tenaga kerja, manajemen,
peralatan, bahan baku, dan sebagainya. Sedangkan output adalah peralatan yang
sudah habis, dapat diandalkan, dan juga dikonfigurasi untuk mencapai perencanaan
dari operasi.
Menurut Hindrawan, dkk (2006: 185) pengoperasian dan pemeliharaan aset
yang baik adalah sebagai berikut.
a. Pemeriksaan dan pemeliharaan aset secara berkala.
b. Penilaian terhadap kondisi aset.
c. Menentukan jenis pemeliharaan yang akan dilakukan.
d. Menyajikan ramalan biaya pemeliharaan rutin.
e. Terdapat riwayat pemeliharaan.
Proses pada sistem pemeliharaan merupakan kumpulan kegiatan
mentransformasikan sumber daya-sumber daya yang berupa fasilitas, tenaga kerja,
peralatan, suku cadang, dan manajemen, secara efektif dan efisien, sehingga
dihasilkan output berupa kehandalan. Proses pemeliharaan terbagi menjadi fungsi
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), dan pengendalian
(controlling).
Fungsi pemeliharaan adalah memperbaiki mesin atau peralatan
(Equipment) yang rusak dan menjaga agar selalu dalam kondisi siap dioperasikan.
Menurut Patner (1995), pemeliharaan adalah meliputi seluruh kegiatan yang
diambil untuk menjaga kondisi mesin yang bisa diterima. Pemeliharaan
1) Untuk memperpanjang usia kegunaan aset mesin produksi yang ada di
pabrik (yaitu setiap bagian dari suatu tempat kerja, bangunan dan isinya).
2) Kemampuan produksi dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan rencana
produksi.
3) Menjaga kualitas pada tingkat yang tepat untuk memenuhi apa yang
dibutuhkan oleh produksi itu sendiri dan kegiatan produksi tidak terganggu.
4) Untuk membantu pengurangan pemakaian dan penyimpanan diluar batas
dan menjaga modal yang diinvestasikan dalam perusahaan selama waktu
yang ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan mengenai
investasi tersebut.
5) Untuk mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin, dengan
melaksanakan kegiatan perawatan secara efektif dan efisien.
6) Menghindari kegiatan pemeliharaan yang dapat membahayakan
keselamatan kerja.
7) Mengadakan kerjasama yang erat dari perusahaan dengan fungsi-fungsi
utama yang lain dari perusahaan dan dalam rangka mencapai tujuan utama
perusahaan tersebut yaitu memperoleh keuntungan yang sebanyak mungkin
dengan total biaya yang rendah.
Bagian pemeliharaan berkaitan erat dengan proses produksi karena
kegagalan kegiatan pemeliharaan sangat mengganggu kelancaran proses produksi.
Dengan adanya kegiatan pemeliharaan yang baik dan efektif, akan mencegah
timbulnya kerusakan (breakdown) pada waktu yang telah diperkirakan terlebih
Menurut Coder (1992), dalam kenyataannya pelaksanaan kegiatan
pemeliharaan akan berbeda untuk masing-masing jenis peralatan atau kekhususan
suatu industri dan kekhususan persoalan-persoalannya. Lingkup dari kegiatan
perawatan dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
1) Primary Function (Fungsi Utama)
Fungsi ini selalu setiap hari dikerjakan oleh bagian perawatan. Fungsi ini
terdiri dari :
a. Maintenance Of Existing Plant Equipment : Perawatan dari semua peralatan
dipabrik, yaitu mereparasi peralatan produksi yang diperlukan secara cepat
dan ekonomis dan memperkirakan perbaikan dengan preventive maintenance
sebisa mungkin.
b. Equipment Inspection and Lubrication : Pemeriksaan dan pelumasan terhadap
peralatan. Tugas ini biasanya sudah merupakan pekerjaan rutin dari bagian
perawatan.
c. Maintenance Of Existing Plant Building and Grounds : Pemeliharaan dari
bangunan pabrik dan lantai gedung yang biasanya menjadi tanggung jawab
bagian perawatan.
2). Secondary Function (Fungsi Penunjang)
Fungsi ini sebagai kegiatan tambahan pada bagian pemeliharaan. Fungsi ini terdiri
dari :
a. Stores Keeping : Penggudangan peralatan/perlengkapan dan material yang
berhubungan dengan kegiatan operasional pemeliharaan.
b. Plant Protection : Perlindungan pabrik (misalnya dari kebakaran) yang
c. Salvage and Waste Proposal : Pembuangan sampah limbah yang berhubungan
dengan peralatan yang ditetapkan menjadi bagian dari pemeliharaan.
Menurut Assauri (1993), dalam setiap kegiatan tidak dapat terlepas dari
prosedur atau langkah-langkah untuk melakukan kegiatan tersebut.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan perawatan antara lain :
1. Inspeksi
Kegiatan ini meliputi kegiatan pemeriksaan secara berkala untuk semua
peralatan yang dimiliki sesuai dengan rencana beserta kegiatan pengecekkan
terhadap peralatan yang mengalami kerusakan dan membuat laporan dari hasil
pengecekkan tersebut. Adapun maksud dari kegiatan ini adalah untuk mengetahui
kondisi peralatan yang dimiliki perusahaan, karena peralatan dalam kondisi baik
akan memperlancar proses produksi. Laporan-laporan inspeksi berguna bagi bagian
perawatan untuk mengadakan perbaikan yang tepat pada sasaran, selain itu berguna
bagi pengambil keputusan untuk memutuskan antara mengganti atau memperbaiki
mesin atau peralatan yang rusak.
2. Kegiatan Teknik
Kegiatan ini meliputi kegiatan percobaan peralatan baru, dan
pengembangan peralatan atau komponen peralatan yang baru diganti, serta
melakukan penelitian terhadap kemungkinan pengembangannya. Dalam kegiatan
ini diperlukan kemampuan untuk melakukan perubahan maupun perbaikan bagi
kemajuan peralatan pabrik tersebut.
3. Kegiatan Produksi
Kegiatan produksi merupakan kegiatan perawatan yang sebenarnya, yaitu
kegiatan inspeksi dan teknik. Adapun maksud dari kegiatan ini adalah agar kegiatan
proses produksi dapat berjalan dengan lancar kembali, diperlukan suatu usaha
perbaikan segera jika terdapat kerusakan pada peralatan.
4. Pekerjaan Administrasi
Pekerjaan administrasi merupakan kegiatan yang meliputi pencatatan biaya
pengeluaran untuk kegiatan perawatan, kebutuhan komponen, laporan kegiatan
yang telah dikerjakan, waktu inspeksi dan perbaikan, lamanya perbaikan dilakukan
dan jumlah komponen yang tersedia dibagian perawatan. Jadi dalam kegiatan
pencatatan ini termasuk penyusunan perencanaan dan jadwal yaitu rencana waktu
suatu mesin harus diperiksa, diservis dan direparasi.
5. Perawatan Bangunan
Perawatan bangunan merupakan kegiatan untuk menjaga agar bangunan
tetap terpelihara.
2.2.3 Penyusutan Aset
Penyusutan adalah semua aktiva tetap kecuali tanah akan menyusut. Ayat
jurnal penyesuaian diperlukan untuk mencatat pengalokasian beban penyusutan
yang merupakan pemindahan dari akun aktiva ke akun beban (Soemarso, 2005).
Menurut PSAK No. 16 Tahun 2009, penyusutan adalah alokasi jumlah suatu aset
yang dapat disusutkan sepanjang masa manfaat yang diestimasi. Penyusutan
dilakukan terhadap aktiva tetap berwujud dengan syarat sebagai berikut:
1. Diharapkan digunakan selama lebih dari satu periode akuntansi
Proses hitung penyusutan asset pada PT. Bina Megah Indowood dihitung
berdasarkan nilai aset periode sebelumnya ditambah nilai kredit dikurangi nilai
debet. Nilai kredit didapatkan dari pembagian nilai beli asset dibagi dengan dasar
perhitungan, hasilnya dibagi dengan 12 (jumlah bulan dalam 1 tahun).
2.3 Sistem
Sistem adalah salah satu bagian dari istilah sistem informasi di mana
sistem berperan penting dalam sebuah perusahaan. Menurut Murdick (1991)
mengatakan bahwa sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan
atau procedure bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau
tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan atau barang pada waktu rujukan
tertentu untuk menghasilkan informasi dan atau energi dan atau barang.
Sistem itu sendiri memiliki beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu.
Menurut Jogiyanto (2005) sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
yakni :
1. Komponen
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen
sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau
bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan sistem
Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan
3. Lingkungan luar sistem
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas
sistem yang mempengaruhi operasi. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dana dapat juga bersifat menguntungkan sistem tersebut.
Lingkungan luar yang menguntungkan berupa energi dari sistem dan dengan
demikian harus tetap dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar yang
merugikan harus ditahan dan dikendalikan jika tidak maka akan mengganggu
kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung sistem
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan sistem
Masukan (input) sistem adalah energi yang masuk kedalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah pengendalian energi yang dimasukan
supaya tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses
untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam komputernya dan data
adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran sistem
Keluaran (output) sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan
untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak
berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah
keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan
berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang
jadi.
8. Sasaran sistem
Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya
sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem
dan keluaran apa yang akan dihasilkan sistem tersebut dapat dikatakan berhasil
apabila mencapai/ mengenai sasaran ataupun tujuan.
2.4 Pengertian Aplikasi
Aplikasi adalah penggunaan atau penerapan suatu konsep yang menjadi
suatu pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer
yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu. Menurut
Noviansyah (2008). Aplikasi software yang dirancang untuk suatu tugas khusus
dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu:
a. Aplikasi special purpose, suatu program yang khusus dibuat untuk menjalankan
satu fungsi tertentu.
b. Aplikasi multi purpose, suatu program yang dapat menjalankan dengan
Aplikasi adalah penggunaan dalam suatu komputer, instruksi (instructiom)
atau pernyataan (statement) yang disusun sedemikian rupa sehingga komputer
dapat memproses input menjadioutput. Menurut Jogiyanto (2006).
2.5 Bahasa Pemrograman
Bahasa pemrograman merupakan suatu himpunan dari aturan sintaks dan
semantik yang dipakai untuk mendefinisikan program komputer. Bahasa ini
memungkinkan seorang programmer dapat menentukan secara persis data mana
yang akan diolah oleh komputer, bagaimana data ini akan disimpan/diteruskan, dan
jenis langkah apa secara persis yang akan diambil dalam berbagai situasi. Berikut
macam-macam bahasa pemrograman:
1. Bahasa pemograman JAVA
Java adalah bahasa pemrograman yang dapat dijalankan di berbagai
komputer termasuk telepon genggam. Java tidak boleh disalahpahami
sebagai JavaScript. JavaScript adalah bahasa scripting yang digunakan
oleh web browser.
2. Bahasa pemograman Visual Basic
Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang sangat popular di
lingkungan sistem operasi Microsoft Windows. Karena Bahasa
pemrograman ini dapat diinstegrasi secara langsung dengan
komponen-komponen yang ada di dalam Microsoft Windows sehingga memudahkan
pengguna untuk mengoperasikan program yang dibuat menggunakan
bahasa pemrograman ini.
PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemrograman script
yang paling banyak dipakai saat ini. PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus
Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama FI (Form
Interpreted), yang wujudnya berupa sekumpulan script yang digunakan
untuk mengolah data form dari web.
4. Bahasa pemograman HTML
HyperText Markup Language (HTML) adalah sebuah bahasa markup
yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web dan menampilkan
berbagai informasi di dalam sebuah browser Internet.
Pada penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic .NET
dikarenakan spesifikasi komputer pada PT. Bina Megah Indowood mendukung
untuk aplikasi berbasis desktop dan user/karyawan sudah terbiasa menggunakan
aplikasi berbasis desktop.
Visual Basic .NET adalah Visual Basic yang direkayasa kembali untuk
digunakan pada platform .NET sehingga aplikasi yang dibuat menggunakan Visual
Basic .NET dapat berjalan pada sistem komputer apa pun, dan dapat mengambil
data dari server dengan tipe apa pun asalkan terinstal .NET Framework. Menurut
(Hidayatullah, 2014, hal. 5)
Berikut ini perkembangan Visual Basic .NET :
a. Visual Basic .NET 2002 (VB 7.0)
b. Visual Basic .NET 2003 (VB 7.1)
c. Visual Basic 2005 (VB 8.0)
d. Visual Basic 2008 (VB 9.0)
f. Visual Basic 2012 (VB 11.0)
g. Visual Basic 2013 (VB 12.0)
Pada umumnya Visual Basic .NET terpaket dalam Visual Studio .NET.
Pada distribusinya, terdapat berbagai versi Visual Studio .NET yaitu versi
Professional, Premium dan yang paling lengkap adalah versi Ultimate.
Kelebihan Visual Basic .NET :
1. Sederhana dan mudah dipahami
2. Mendukung GUI
3. Menyederhanakan deployment
4. Menyederhanakan pengembangan perangkat lunak
5. Mempermudah pengembangan aplikasi berbasis web
6. Migrasi ke VB .NET dapat dilakukan dengan mudah
7. Banyak digunakan leh programmer-programmer di seluruh indonesia
2.6 Konsep Basis Data
2.6.1 Sistem Basis Data
Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengolah
record-record mengunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara
dan operasional lengkap sebuah organisasi/perusahan sehingga mampu
menyedikan informasi optimal yang diperlukan pemakai untuk prosse pengambilan
keputusan. Menurut Marlinda (2004).
Pada sebuah sistem basis data terdapat komponen-komponen utama yaitu
(database), sistem (perangkat lunak) pengelola basis data (DBMS), pemakai (user),
aplikasi lain (bersifat operasional).
Keuntungan sistem basis data adalah :
a. Mengurangi redudansi data, yaitu data yang sama disimpan dalam berkas data
yang berbeda-beda senhingga pembaruan dilakukan berulang-ulang.
b. Menjaga konsistensi data.
c. Keamanan data dapat tejaga.
d. Integritas dapat dipertahankan.
e. Data dapat digunakan bersama-sama.
f. Menyediakan recovery.
g. Memudahkan penerapan standarisasi.
h. Data bersifat mandiri (data independence).
i. Keterpaduan data terjaga, memelihara data berarti data harus akurat. Hal ini
sangat erat hubungannya dengan pengontrolan kerangkapan data dan
pendidikan keselarasan data.
Kerugian sistem basis data adalah :
a. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
b. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengolah data.
c. Perangkat lunaknya relatif mahal.
d. Kerusakan sitem basis data yang dapat mempengaruhi departemen/ bagian
yang terkait.
2.6.2 Database Management System (DBMS)
Database adalah suatu susunan/kumpulan data oparasional lengkap dari
terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu mengunakan komputer sehingga
mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya. Menurut
Marlinda (2004).
Penyusunan data yaitu redudansi untuk mengatasi masalah-masalah pada
penyusunan data yaitu redudansi dan inkosistensi data, kesulitan pengaksesan data,
isoalasi data untuk standarisasi, multile user (banyak pemakai), dan masalah
keamanan, masalah integrasi, dan masalah data independence (kebesaran data).
Berikut adalah database yang pakai untuk membuat sebuah aplikasi tersebut:
Microsoft SQL Server 2008 adalah salah satu aplikasi DBMS yang sudah sangat
banyak digunakan oleh para pemrogram aplikasi basis data. Contoh DBMS lainnya
adalah : MySQL, PostgreSQL, MS Access dari Microsoft, DB2 dari IBM, Oracle,
Dbase, dsb.
Pada penelitian ini menggunakan basis data MySQL Server selain mudah
terkoneksi dengan bahasa pemrograman Visual Basic .NET. Menurut Didik Dwi
Prasetyo (2004 :18) MySQL merupakan salah satu database server yang
berkembang di lingkungan open source dan didistribusikan secara free (gratis)
dibawah lisensi GPL. MySQL merupakan RDBMS (Relational Database
Management System) server. RDBMS adalah program yang memungkinkan
pengguna database untuk membuat, mengelola, dan menggunakan data pada suatu
model relational. Dengan demikian, tabel-tabel yang ada pada database memiliki
relasi antara satu tabel dengan tabel lainnya. Beberapa keunggulan dari MySQL
yaitu :
MySQL lebih cepat tiga sampai empat kali dari pada database server komersial
yang beredar saat ini, mudah diatur dan tidak memerlukan seseorang yang ahli
untuk mengatur administrasi pemasangan MySQL.
b. Didukung oleh berbagai bahasa
Database server MySQL dapat memberikan pesan error dalam berbagai bahasa
seperti Belanda, Portugis, Spanyol, Inggris, Perancis, Jerman,dan Italia.
c. Mampu membuat tabel berukuran sangat besar
Ukuran maksimal dari setiap tabel yang dapat dibuat dengan MySQL adalah 4
GB sampai dengan ukuran file yang dapat ditangani oleh sistem operasi yang
dipakai.
d. Lebih Murah
MySQL bersifat open source dan didistribusikan dengan gratis tanpa biaya
untuk UNIX platform, OS/2 dan Windows platform.
2.6.3 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analisis sistem telah
mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian
memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2005)
desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:
a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.
b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.
c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.
d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
e. Berupa gambaran, perencnaan dan pembuatn sketsa atau pengaturan dari
f. Menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan
perangkat keras dari suatu sistem.
2.7 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC)
2.7.1 Kebutuhan Perangkat Lunak
Kebutuhan perangkat lunak dapat diartikan sebagai properti yang harus
dipamerkan dalam rangka memecahkan beberapa masalah di dunia nyata (IEEE
Computer Society, 2004). Dalam menentukan kebutuhan perangkat lunak, yang
pertama perlu harus diperhatikan setelah definisi dari kebutuhan perangkat lunak
adalah jenis dari kebutuhan tersebut seperti apakah produk atau proses, fungsional
atau non-fungsional, dan properti yang akan muncul. Keseluruhan proses tersebut
dapat menjelaskan perbedaan antara kebutuhan sistem dan perangkat lunak.
Kedua yaitu, proses dari kebutuhan itu sendiri. Didalamnya digambarkan
model, aktor, dukungan dan manajemen, kualitas dan pengembangan dari proses
itu sendiri. Ketiga yaitu, elisitasi kebutuhan yang menjelaskan darimana kebutuhan
perangkat lunak berasal dan bagaimana caranya mendapatkannya. Keempat yaitu,
analisis kebutuhan yang membahas konflik antar kebutuhan, interaksi perangkat
lunak dengan lingkungan sekitar, dan mengkolaborasikan antara kebutuhan sistem
dengan perangkat lunak. Selain itu, termasuk di dalamnya klasifikasi kebutuhan,
pemodelan konseptual, desain arsitektur dan alokasi kebutuhan, dan negosiasi
kebutuhan.
Kelima yaitu, spesifikasi kebutuhan yang menghasilkan dokumen
spesifikasi kebutuhan perangkat lunak. Keenam yaitu, validasi kebutuhan yang
memastikan kebutuhan perangkat lunak yang dijabarkan benar-benar telah sesuai
menggambarkan beberapa topik yang perlu dupahami dalam pelaksanaannya.
Topik itu seperti sifat berulangnya sebuah proses, manajemen dan pemeliharaan,
dan pengukuran kebutuhan.
2.7.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak
Analisis sistem atau perangkat lunak dilakukan dengan tujuan untuk dapat
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Perancangan desain perangkat lunak merupakan penguraian suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud,
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria,
menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau
tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan
operasional dalam membangun aplikasi.
Analisis dan perancangan sistem berupaya menganalisis input data atau
aliran data secara sistematis, memproses atau mentransformasikan data,
menyimpan data, dan menghasilkan output informasi dalam konteks bisnis khusus.
Menurut Kendall dan Kendall (2003). Kemudian, analisis dan perancangan sistem
tersebut dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang bisa dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi.
Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap
selanjutnya. Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
tersebut, tahap ini disebut desain sistem atau perangkat lunak.
2.8 Teknik Wawancara
Teknik wawancara merupakan teknik pengambilan data oleh peneliti
dengan langsung berdialog dengan responden untuk menggali informasi dari
responden. Dalam wawancara, peneliti tidak harus bertatatap muka secara
langsung, tetapi dapat melalui media tertentu misalnya telepon, teleconference,
chatting melalui internet, bahkan melalui short message service (SMS) dan e-mail.
(Suliyanto, 2006).
Teknik ini merupakan salah satu teknik yang paling sering digunakan oleh
peneliti untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan terkait penelitian
yang dilakukan. Di dalam dunia TI, para pengembang sebuah sistem sering
menggunakan teknik ini untuk menggali informasi yang dibutuhkan stakeholder
atau pemilik kepentingan.
2.9 Teknik Observasi
Teknik obervasi merukan teknik pengumpulan data dengan menggunakan
mencium, mengecap, dan meraba termasuk salah satu bentuk observasi. Instrumen
yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan lembar
pengamatan, serta bisa juga berupa catatan singkat mengenai hal-hal apa saja yang
diobservasi. (Suliyanto, 2006).
Observasi sering digunakan sebagai teknik pengumpulan data tambahan
selain wawancara, namun ada juga yang menggunakan observasi tanpa
menggunakan wawancara. Di dalam melakukan observasi, panca indra yang paling
berperan adalah penggamatan dengan mata atau melihat.
2.10 Analisa dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Menurut Jogiyanto
(2005). Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum
tahap desain sistem.
Dalam melakukan analisa dan perancangan sistem diperlukan ketelitian
yang sangat detail, karena dapat mempengaruhi hasil yang akan diciptakan. Jika
analisa yang dilakukan sudah sesuai dengan prosedur maka sistem yang akan
dirancang akan sesuai dengan apa yang akan dirancang sebelumnya.
Adapun langkah-langkah dasar dalam analisis sistem yang harus dilakukan adalah
sebagai berikut :
a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis,
merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi. Menurut
(Kendall & Kendall, 2003)
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan,
dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu
kesatuan yang utuh dan berfungsi. Menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski yang
telah diterjemahkan oleh Jogiyanto (2005) dalam bukunya yang berjudul Analisis
41 3.1 Identifikasi Permasalahan
Dalam tahap ini, identifikasi permasalahan dilakukan pada saat dan setelah
proses wawancara serta observasi pada PT. Bina Megah Indowood. Untuk
melakukan identifikasi permasalahan, maka perlu dilakukan observasi oleh panelis
pada PT. Bina Megah Indowood pada tanggal 12 Desember 2015 dan 19 Desember
2015. Data yang dibutuhkan untuk diidentifikasi, dikumpulkan dengan cara
melakukan wawancara pada bagian akuntansi di PT. Bina Megah Indowood. Selain
itu juga dilakukan pengamatan terhadap dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pengelolaan aset.
Pada PT. Bina Megah Indowood, pengelolaan aset masih dilakukan secara
manual. Aset-aset di PT. Bina Megah Indowood dicatat menggunakan program
Microsoft Excel. Penghitungan nilai penyusutan asset juga dilakukan menggunakan
program yang sama. Selain itu, pemeliharaan asset tidak dicatat dengan baik.
Sehingga dari proses-proses pengelolaan asset yang masih menggunakan Microsoft
excel tersebut memiliki banyak kelemahan diantaranya: data asset tidak terpusat,
sulit melihat histori penyusutan aset, lambat dalam menentukan kapan sebuah aset
perlu dilakukan pemeliharaan, serta apa saja biaya-biaya yang telah digunakan
untuk pemeliharaan asset tersebut. Dari wawancara dan observasi yang dilakukan
didapatkan informasi diantaranya mengetahui proses pengadaan aset, disaktivasi
Pengelolaan aset pada PT. Bina Megah Indowood terbagi menjadi tiga proses
yaitu proses pengadaan, proses pemeliharaan, dan proses penilaian. Proses
pengadaan aset dimulai dengan pembuatan usulan pengadaan aset yang dilakukan
oleh bagian PPIC untuk dimintakan persetujuan kepada direktur. Kemudian data
usulan pengadaan aset diberikan kepada bagian akuntansi untuk dilakukan
pencatatan ke dalam komputer. Apabila direktur menyetujui maka dilakukan
pengadaan aset berdasarkan usulan pengadaan yang telah dibuat.
Proses pemeliharaan aset dilakukan terhadap aset – aset tertentu yang
membutuhkan perawatan berkala. Data pemeliharaan aset dicatat oleh bagian
akuntansi untuk mengetahui masa pakai atau nilai ekonomis terhadap aset tersebut.
Apabila sudah melebih masa pakai, maka aset tersebut akan dibuatkan usulan
disaktivasi kepada bagian PPIC. Apabila disetujui, maka bagian akuntansi akan
melakukan disaktivasi aset berdasarkan data usulan perubahan aset yang telah
dibuat sebelumnya.
Proses penilaian aset dilakukan oleh bagian akuntansi untuk mengetahui nilai
penyusutan aset-asetnya. Penghitungan nilai penyusutan dihitung berdasarkan
kriteria-kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan.
3.1.1 Document Flow Pengelolaan Aset
Gambar 3.1 menunjukkan alur dokumen pengelolaan asset pada PT. Bina
Gambar 3.1 Pengelolaan Aset
Pada proses pengelolaan aset, proses pertama yang dilakukan adalah
melakukan pengecekan data aset. Apabila akan dilakukan perubahaan data aset,
dilakukan pengecekan lagi apakah akan dilakukan pengadaan atau pemeliharaan.
Apabila dilakukan pengadaan, maka akan dibuatkan usulan pengadaan aset.
Sedangkan apabila dilakukan pemeliharaan, dilakukan pengecekan apakah aset
akan diubah statusnya atau dilakukan pemeliharaan terhadap aset tersebut. Apabila
3.2 Analisis Permasalahan
Melalui proses analisis yang dilakukan bagian akuntansi dalam pengelelolaan
aset, diperoleh beberapa masalah diantaranya data aset tidak terpusat, data
pemeliharaan tidak selalu tercatat, histori perubahaan status aset tidak tercatat, dan
proses hitung nilai penyusutan masih dilakukan secara manual.
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka PT. Bina Megah
Indowood memerlukan sebuah aplikasi yang dapat mengelola aset. Aplikasi ini
berbasis desktop karena mudah digunakan dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi
lainnya. Aplikasi ini mampu mencatat semua data aset mulai dari proses pengadaan,
disaktivasi aset, pemeliharaan aset, dan penghitungan nilai penyusutan aset serta
pelaporannya.
3.3 Analisis Kebutuhan
Dalam proses membangun dan mengembangkan perangkat lunak, diperlukan
perancangan spesifikasi perangkat lunak yang tepat dan detail, dengan tujuan agar
perangkat lunak yang akan dikembangkan tersebut memiliki deskripsi fungsi yang
sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh masing-masing pengguna. Kebutuhan
fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional.
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Sistem
No. User Peran Tanggung jawab
1 Bagian
Akuntansi
a. Memasukkan data usulan
pengadaan aset
a. Data usulan pengadaan asset harus sesuai dengan data yang diberikan oleh bagian PPIC
b. Memasukkan data pengadaan
aset
