RANCANG BANGUN APLIKASI PENJUALAN PADA APOTEK
SENTRA BERKAT SURABAYA
TUGAS AKHIR
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
LAY NANIEK HOLLYA WATTY
08.41010.0198
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
Program Sarjana
Oleh:
Nama : Lay Naniek Hollya Watty
NIM : 08.41010.0198
Program : S1 (Strata Satu)
Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ix
ABSTRAK ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Aplikasi ... 6
2.2 Penjualan ... 6
2.3 Persediaan ... 8
2.4 Piutang Dagang ... 9
2.5 Apotek ... 10
2.6 Obat ... 12
2.7 Analisis dan Perancangan Sistem... 12
2.8 Microsoft Visual Basic .NET ... 13
2.9 My SQL Server ... 14
x
2.12 DFD ... 18
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22
3.1 Analisis Sistem ... 22
3.1.1 Komunikasi ... 22
3.1.2 Perencanaan Kebutuhan Sistem ... 29
3.2 Perancangan Sistem ... 29
3.2.1 Menganalisis Kebutuhan Sistem ... 30
3.2.2 Desain Sistem ... 31
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ... 75
4.1 Implementasi Sistem ... 75
4.1.1Kebutuhan Sistem ... 75
4.1.2 Implementasi Program ... 76
4.2 Evaluasi Sistem ... ... 88
BAB V PENUTUP ... 101
5.1 Kesimpulan ... 101
5.2 Saran ... 101
xi
Tabel 2.1 Tabel Simbol System Flow ... 18
Tabel 2.2 Tabel Simbol DFD ... ... 19
Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Pengguna Administrator ... 25
Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan Pengguna Kasir ... 26
Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Pengguna Apoteker ... 26
Tabel 3.4 Tabel Kebutuhan Pengguna Pemilik Apotek ... 26
Tabel 3.5 Tabel Barang ... 49
Tabel 3.6 Tabel Supplier ... 50
Tabel 3.7 Tabel Pelanggan ... 50
Tabel 3.8 Tabel Pengguna ... 51
Tabel 3.9 Tabel Karyawan ... 51
Tabel 3.10 Tabel Penjualan ... 51
Tabel 3.11 Tabel Detil Penjualan ... 52
Tabel 3.12 Tabel Penerimaan Barang ... 53
Tabel 3.13 Tabel Detil Penerimaan Barang ... 53
Tabel 3.14 Tabel Pembayaran Piutang ... 54
Tabel 3.15 Tabel Detil Pembayaran Piutang ... 54
Tabel 3.16 Tabel Desain Uji Coba ... 69
xii
Gambar 2.1 Model Waterfall... 15
Gambar 2.2 Sistem alir data ... 18
Gambar 3.1 Document Flow Penjualan Retail ... 32
Gambar 3.2 Document Flow Penjualan Partai ... 34
Gambar 3.3 Diagram IPO ... 36
Gambar 3.4 System Flow Transaksi Penjualan ... 37
Gambar 3.5 System Flow Pembuatan Laporan ... 38
Gambar 3.6 Context Diagram ... 39
Gambar 3.7 DFD Level 0 ... 41
Gambar 3.8 DFD Level 1 Maintenance ... 42
Gambar 3.9 DFD Level 2 Maintenance Barang... 42
Gambar 3.10 DFD Level 2 Maintenance Supplier... 42
Gambar 3.11 DFD Level 2 Maintenance Pengguna ... 43
Gambar 3.12 DFD Level 2 Maintenance Pelanggan ... 43
Gambar 3.13 DFD Level 2 Maintenance Karyawan ... 44
Gambar 3.14 DFD Level 1 Transaksi ... 44
Gambar 3.15 DFD Level 2 Transaksi Penerimaan Barang ... 44
Gambar 3.16 DFD Level 2 Transaksi Penjualan ... 45
Gambar 3.17 DFD Level 2 Transaksi Pembayaran Piutang ... 45
Gambar 3.18 DFD Level 1 Pembuatan Laporan ... 46
Gambar 3.19 Conceptual Data Model (CDM) ... 47
xiii
Gambar 3.22 Desain I/O Tampilan Halaman Utama ... 56
Gambar 3.23 Desain I/O Tampilan Input Supplier ... 56
Gambar 3.24 Desain I/O Tampilan Input Barang ... 57
Gambar 3.25 Desain I/O Tampilan Input Pelanggan ... 57
Gambar 3.26 Desain I/O Tampilan Input Karyawan ... 58
Gambar 3.27 Desain I/O Tampilan Input Pengguna ... 58
Gambar 3.28 Desain I/O Tampilan Input Penerimaan Barang ... 59
Gambar 3.29 Desain I/O Tampilan Input Detil Penerimaan Barang ... 60
Gambar 3.30 Desain I/O Tampilan Input Penjualan ... 60
Gambar 3.31 Desain I/O Tampilan Input Detil Penjualan ... 61
Gambar 3.32 Desain I/O Tampilan Input Pembayaran Piutang ... 62
Gambar 3.33 Desain I/O Tampilan Laporan ... 62
Gambar 3.34 Desain I/O Tampilan Input Setting ReminderPiutang ... 63
Gambar 3.35 Desain I/O Tampilan Input Setting Harga Penjualan ... 63
Gambar 3.36 Desain I/O Tampilan Input Setting ReminderBarang Expired ... 64
Gambar 3.37 Desain I/O Tampilan Output Daftar Barang ... 64
Gambar 3.38 Desain I/O Tampilan Output Daftar Pelanggan ... 65
Gambar 3.39 Desain I/O Tampilan Output Laporan Penerimaan Barang ... 66
Gambar 3.40 Desain I/O Tampilan Output Laporan Penjualan ... 66
Gambar 3.41 Desain I/O Tampilan Output Laporan Stok ... 67
Gambar 3.42 Desain I/O Tampilan Output Laporan Barang Terlaris ... 67
xiv
Gambar 4.1 Form Login ... 76
Gambar 4.2 Form Halaman Utama ... 77
Gambar 4.3 Form Maintenance Pelanggan ... 77
Gambar 4.4 Form Maintenance Barang ... 78
Gambar 4.5 Form Maintenance Supplier ... 79
Gambar 4.6 Form Maintenance Pengguna ... 79
Gambar 4.7 Form Maintenance Karyawan ... 80
Gambar 4.8 Form Transaksi Penerimaan Barang ... 80
Gambar 4.9 Form Transaksi Penjualan ... 81
Gambar 4.10 Form Transaksi Pembayaran Piutang ... 81
Gambar 4.11 Form Laporan Penerimaan Barang ... 82
Gambar 4.12 Form Laporan Penjualan ... 82
Gambar 4.13 Form Laporan Stok ... 83
Gambar 4.14 Form Laporan Barang Terlaris ... 83
Gambar 4.15 Form Laporan Pelanggan Terloyal ... 84
Gambar 4.16 Form Laporan Piutang ... 84
Gambar 4.17 Form Setting Reminder Piutang... 85
Gambar 4.18 Form Setting Reminder Expired Barang ... 85
Gambar 4.19 Form Setting Harga Penjualan ... 86
Gambar 4.20 Form Nota Penjualan ... 86
Gambar 4.21 Form Daftar Barang ... 87
1
1.1Latar Belakang Masalah
Apotek Sentra Berkat merupakan suatu usaha dagang yang bergerak dalam
bidang penjualan obat-obatan dan barang-barang pendukung kesehatan seperti
masker, perban, oksigen, pispot dan lain-lain. Apotek ini terletak di Jalan Nginden
Semolo no 101, kav 2 Surabaya, telah berdiri sejak pertengahan 2011 dan
memiliki total 2.315 pelanggan. Penjualan dilakukan dengan dua cara, yaitu
menggunakan resep dokter dan tanpa menggunakan resep dokter. Selain menjual
obat yang sudah jadi, apotek juga menjual obat racikan berdasarkan resep dokter.
Apotek Sentra Berkat menerima penjualan obat-obatan secara retail dan partai
yang terdapat perbedaan harga ketika penjualan retail dan partai. Penjualan partai
mendapat harga lebih murah daripada retail. Khusus untuk penjualan partai
diberikan fasilitas kredit oleh apotek yang berjatuh tempo minimal 7 hari dan
maksimal 30 hari ke depan. Total transaksi penjualan pada Apotek Sentra Berkat
yaitu sekitar 2.072 transaksi per bulannya.
Proses penjualan retail dan partai yang berjalan saat ini di Apotek Sentra
Berkat dapat dikategorikan sebagai penjualan pada umumnya. Pelanggan
melakukan pemesanan obat kemudian kasir mengecek ketersediaan obat serta
memberitahukan harga obat. Jika tidak ada stok, pegawai akan memberitahukan
kepada pelanggan. Jika ada dan pelanggan setuju dengan harga tersebut maka
kasir membuat nota penjualan rangkap dua, 1 untuk rekap penjualan apotek, 1
pengeluaran stok barang. Dalam pembayaran pemesanan, pelanggan bisa
langsung membayar secara tunai, transfer atau sistem pembayaran mundur sesuai
jatuh tempo yang sudah ditentukan dan hanya untuk pelanggan atau outlet yang
sudah menjadi pelanggan tetap. Dalam proses yang berjalan saat ini pencatatan
pembayaran mundur dicatat dalam buku rekap piutang dan nota penjualan.
Permasalahan yang ada di Apotek Sentra Berkat adalah sistem penjualan
obat sering kali menimbulkan masalah, dimana pencatatan daftar dan harga obat
bersifat manual, sehingga pegawai harus selalu melihat daftar dan harga obat
(dalam lembaran kertas catatan) kemudian mencatatnya ke dalam nota penjualan
secara manual. Pelanggan pun sering mengeluh pelayanan yang lama dari apotek
ketika pegawai menginformasikan harga barang serta mengecek ada stok tidak
barangnya. Apotek juga sukar untuk mengetahui kondisi inventori (persediaan)
barang secara real time. Item obat yang dijual di Apotek Sentra Berkat sebanyak
3.908 item.
Data-data transaksi penjualan masih berupa dokumen. Ketika pembuatan
laporan penjualan apotek dan laporan stok obat yang dilakukan oleh admin
membutuhkan waktu sekitar 3-4 hari dari total penjualan apotek sebanyak 2.072
transaksi per bulan. Tingkat keakuratan data laporan penjualan dan stok barang
tidak akurat sebanyak 12% karena adanya Human Error. Hal ini menyebabkan
kerugian financial pada pihak pemilik apotek.
Prosedur penagihan piutang Apotik Sentra Berkat juga memiliki kendala
dalam hal melakukan penagihan yang sudah jatuh tempo, dikarenakan setiap
dalam penagihan. Pembayaran mundur yang tidak sesuai jatuh tempo membuat
perputaran uang di apotek terganggu.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka pihak apotek membutuhkan
aplikasi penjualan yang dapat membantu pihak apotek. Dengan adanya aplikasi
penjualan ini diharapkan aplikasi yang dibangun dapat membantu semua proses
transaksi penjualan agar lebih cepat dalam melayani pelanggan sehingga
pendapatan yang diperoleh juga semakin banyak, mengatasi permasalahan
kehilangan data dan menghilangkan kesalahan pembuatan laporan.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan masalah
yaitu bagaimana merancang dan membangun Aplikasi Penjualan pada Apotek
Sentra Berkat Surabaya?
1.3Pembatasan Masalah
Pada perancangan aplikasi ini batasan-batasan masalah antara lain:
1. Aplikasi menangani penjualan obat tunai dan pembayaran mundur.
2. Tidak membahas pembelian hanya mencatat penerimaan barang.
3. Laporan yang dihasilkan berupa laporan penerimaan barang, laporan
penjualan, laporan stok, laporan barang terlaris, laporan pelanggan terloyal
dan laporan piutang.
4. Tidak membahas tentang retur penjualan.
5. Tidak membahas laporan akuntansi.
6. Satu faktur penerimaan barang terdapat 1 tanggal expired setiap jenis
1.4 Tujuan
Berdasarkan batasan dan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari
penelitian ini adalah menghasilkan rancang dan bangun aplikasi penjualan pada
Apotek Sentra Berkat Surabaya untuk mempercepat semua pencatatan transaksi
penjualan.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan disusun dengan tujuan agar segala aktifitas yang
dilakukan dalam penelitian ini dapat terekam dalam bentuk laporan secara jelas
dan sistematis. Penyajiannya dibagi berdasarkan beberapa bab.
Pada bab pertama menjelaskan latar belakang masalah yang mendasari
penulis dalam merancang dan membangun aplikasi penjualan apotek. Bab ini juga
mencakup perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian dan sistematika penulisan laporan penelitian.
Pada bab kedua menjelaskan mengenai teori-teori yang mendukung dalam
penyelesaian penelitian, yaitu: Aplikasi, Persediaan, Piutang Dagang, Apotek,
Obat, Analisis dan Perancangan Sistem, Microsoft Visual Basic .NET, My SQL,
System Development Life Cycle, System Flow, Data Flow Diagram. Teori-teori ini
yang akan digunakan oleh penulis dalam menyelesaikan laporan dan sistem
informasi pada penelitian ini.
Pada bab ketiga berisi tentang penjelasan dari analisis sistem dan desain
sistem yang dilakukan oleh penulis. Pada bagian analisis sistem akan dijelaskan
tentang sistem yang ada sekarang, dilanjutkan dengan analisis dari permasalahan
menjelaskan bagaimana sistem ini akan dibuat. Desain sistem akan digambarkan
menggunakan Document Flow, Diagram IPO, System Flow, Data Flow Diagram,
Entity Relationship Diagram, dan desain interface.
Pada bab keempat menjelaskan mengenai hasil implementasi dari analisis
dan perancangan sistem yang telah dilakukan. Bab ini akan menunjukkan
tampilan dari aplikasi yang telah dibuat, serta analisis dari hasil uji coba aplikasi
yang telah dilakukan.
Pada bab kelima menjelaskan tentang kesimpulan dari hasil analisis dan
perancangan aplikasi penjualan pada apotek. Selain itu, pada bab ini berisi tentang
pembahasan permasalahan yang telah dilakukan dan saran bagi pengembangan
6 2.1 Aplikasi
Menurut Noviansyah (2008), aplikasi adalah penggunaan atau penerapan
suatu konsep yang menjadi suatu produk pembahasan. Aplikasi dapat diartikan
juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam
melaksanakan tugas tertentu.
2.2 Penjualan
Menurut Kotler dan Amstrong (2006:457), penjualan merupakan sebuah
proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar
pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk
mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Penjualan
merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh
laba serta usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik
mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan.
Dalam praktek kegiatan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor
sebagai berikut:
1. Kondisi dan Kemampuan Penjual.
Transaksi jual beli atau pemindahan hak milik secara komersial atas barang
dan jasa itu pada prinsipnya melibatkan dua pihak, yaitu penjual sebagai
pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Disini, penjual harus
penjualan yang diharapkan. Untuk mencapai sasaran tersebut, penjual harus
memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan, yakni:
a. Jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan.
b. Harga produk.
c. Syarat penjualan seperti: pembayaran, penghantaran, pelayanan sesudah
penjualan, garansi dan sebagainya.
2. Kondisi Pasar
Pasar sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam
penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya. Adapun
faktor-faktor kondisi pasar yang perlu diperhatikan adalah:
a. Jenis pasarnya.
b. Kelompok pembeli atau segmen pasarnya.
c. Daya belinya.
d. Frekuensi pembelian.
e. Keinginan dan kebutuhan.
3. Modal
Akan lebih sulit lagi bagi penjualan barangnya apabila barang yang dijual
tersebut belum dikenal oleh calon pembeli atau apabila lokasi pembeli jauh
dari tempat penjual. Dalam keadaan seperti ini, penjual harus
memperkenalkan dulu membawa barangnya ketempat pembeli. Untuk
melaksanakan maksud tersebut, diperlukan adanya sarana serta usaha,
seperti: alat transportasi, tempat peragaan baik didalam perusahaan maupun
dilakukan apabila penjualan memiliki sejumlah modal yang diperlukan untuk
itu.
4. Kondisi Organisasi Perusahaan.
Pada perusahaan besar, biasanya masalah penjualan ini ditangani oleh bagian
tersendiri (bagian penjualan) yang dipegang orang-orang tertentu atau ahli
dibidang penjualan.
5. Faktor lain
Faktor-faktor lain, seperti periklanan, peragaan, kampanye, pemberian
hadiah, sering mempengaruhi penjualan. Namun untuk melaksanakannya,
diperlukan sejumlah dana yang tidak sedikit. Bagi perusahaan yang bermodal
kuat, kegiatan ini secara rutin dapat dilakukan. Sedangkan bagi perusahaan
kecil yang mempunyai modal relatif kecil, kegiatan ini lebih jarang
dilakukan.
Ada pengusaha yang berpegangan pada suatu prinsip bahwa “paling penting
membuat barang yang baik”. Bilamana prinsip tersebut dilaksanakan maka,
diharapkan pembeli akan kembali membeli lagi barang yang sama. Namun
sebelum pembelian dilakukan, sering pembeli harus dirangsang daya tariknya,
misalnya dengan memberikan bungkus yang menarik atau dengan cara promosi
lainnya.
2.3. Persediaan
Menurut Ristono (2009), inventory atau persediaan (stok barang) adalah
suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan.
Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang
dengan penyimpanan, serta biaya apalagi terjadi kekurangan persediaan
(shortage).
Sistem penjualan dan stok barang merupakan bagian yang penting dalam
pengoperasian suatu perusahaan, baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan
dagang. Pembuatan atau pengaturan sistem penjualan berpengaruh pada tingkat
penerimaan pendapatan perusahaan, sedangkan sistem stok barang memberikan
pengaruh pada informasi penerimaan barang yang diperoleh dari supplier. Oleh
karena itu, perusahaan harus benar-benar mengawasi dan mengendalikan kegiatan
penjualan serta stok barang dengan menerapkan sistem yang memadai, sehingga
target penjualan dapat dicapai dengan baik. Selain itu, cara transaksi dengan
menulis ke nota penjualan membutuhkan waktu yang lama, mengakibatkan
pelayanan kepada pelanggan menjadi lebih lambat.
2.4. Piutang Dagang
Dalam proses bisnis Apotek Sentra Berkat menggunakan 2 sistem
pembayaran yaitu uang tunai dan pembayaran mundur yang berjatuh tempo.
Pembayaran mundur disini yang dimaksudkan dalam piutang dagang pada tugas
akhir ini. Menurut Bodnar dan Hopwood (2006), piutang dagang mewakili uang
yang dimiliki oleh pelanggan untuk barang atau jasa yang telah dijual yang
dimasukkan dalam rekening. Menurut Horngren, dkk (2007), piutang usaha
(accounts receivable), yang juga disebut piutang dagang (trade receivables),
adalah jumlah harus yang ditagih dari pelanggan. Piutang usaha berperan sebagai
2.5. Apotek
Apotek berasal dari bahasa yunani apotheca yang secara harfiah berarti
“penyimpanan”. Bila diartikan definisi apotek adalah tempat menjual dan kadang
membuat atau meramu obat. Apotek juga merupakan tempat apoteker melakukan
praktek profesi farmasi sekaligus menjadi peritel. Dimana dilakukan pekerjaan
kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya
kepada masyarakat. Salah satu realisasi pembangunan dibidang farmasi oleh
pemerintah dan swasta adalah dengan menyediakan sarana pelayanan kesehatan
salah satunya adalah apotek. Apotek yang merupakan suatu jenis bisnis eceran
(retail) yang komoditasnya (barang yang diperdagangkan) terdiri dari perbekalan
farmasi (obat dan bahan obat) dan perbekalan kesehatan (alat kesehatan). Sebagai
perantara, apotek dapat mendistribusikan perbekalan farmasi dan perbekalan
kesehatan dari supplier kepada pelanggan, memiliki beberapa fungsi kegiatan
yaitu: pembelian, gudang, pelayanan dan penjualan, keuangan, dan pembukuan,
sehingga agar dapat dikelola dengan baik, maka seorang Apoteker Pengelola
Apotek (APA) disamping ilmu kefarmasian yang telah dikuasai, juga diperlukan
ilmu lainnya seperti ilmu Pemasaran (marketing) dan ilmu akuntansi (accounting).
Apotek bukanlah suatu badan usaha yang semata-mata hanya mengejar
keuntungan saja tetapi apotek mempunyai fungsi sosial yang menyediakan,
menyimpan dan menyerahkan perbekalan farmasi yang bermutu baik dan terjamin
keabsahannya.
A. Tugas dan Fungsi Apotek
Menurut Permenkes RI Nomor 35 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan
1. Tempat pengabdian profesi seorang apoteker yang telah mengucapkan sumpah
jabatan.
2. Sarana farmasi yang melakukan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran
dan penyerahan obat atau bahan obat.
3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan masyarakat secara meluas dan merata.
Tugas dan fungsi apotek ini dijabarkan lebih lanjut dalam Permenkes RI
Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin
Apotek dalam bab Pengelolaan Apotek. Pengelolaan apotek meliputi :
1. Pembuatan, pengelolaan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,
penyimpanan, dan penyerahan obat atau bahan obat.
2. Pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan penyerahan perbekalan farmasi
lainnya.
3. Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi meliputi :
a. Pelayanan informasi tentang obat dan perbekalan farmasi lainnya yang
diberikan baik kepada dokter dan tenaga kesehatan lainnya maupun
kepada masyarakat.
b. Pelayanan informasi mengenai khasiat, keamanan, bahaya dan mutu obat
serta perbekalan farmasi lainnya. Pelayanan informasi dan pelaporan
tersebut wajib didasarkan pada kepentingan masyarakat.
B. Jenis-jenis Pelayanan di Apotek :
Selain pelayanan seperti tersebut di atas, pelayanan lain di apotek yaitu:
2. Pelayanan resep dimaksud sepenuhnya atas tanggung jawab Apoteker
pengelola apotek.
2.6. Obat
Apotek memperoleh obat dan perbekalan farmasi harus bersumber dari
Pabrik Farmasi, Pedang Besar Farmasi atau Apotek lainnya atau alat distribusi
yang sah. Obatnya harus memenuhi ketentuan wajib daftar obat. Surat pesanan
obat dan perbekalan kesehatan dibidang farmasi lainnya harus ditandatangani oleh
Apoteker pengelola apotek dengan mencantumkan nama dan nomer SIK.
Obat sering disebut obat modern ialah suatu bahan yang dimaksudkan
untuk digunakan dalam menetapkan diagnosis, mencegah, mengurangkan,
menghilangkan, menyembuhkan penyakit atau gejala penyakit, jika atau kelainan
badaniah dan rokhaniah pada manusia atau hewan, memperelok badan atau bagian
badan manusia. Macam-macam istilah obat yang perlu diketahui adalah obat
tradisional, obat jadi, obat paten, obat baru, obat esensial dan obat generik. Resep
adalah permintaan tertulis dari seorang Dokter kepada Apoteker untuk membuat
dan atau menyerahkan obat kepada pasien. Pembuatan resep atau meracik obat
adalah tugas dari seorang Apoteker dan Asisten Apoteker dibawah pengawasan
Apoteker. (Deni, 2008)
2.7 Analisis dan Perancangan Sistem
Analisis sistem dilakukan dengan tujuan untuk dapat mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang
utuh kedalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi
terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluruh kebutuhan operasional dalam
membangun aplikasi.
Menurut Kendall dan Kendall (2003:7), Analisis dan Perancangan Sistem
dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan
peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan
sistem informasi terkomputerisasi.
2.8. Microsoft Visual Basic .NET
Visual Basic .NET 2010 adalah salah satu bahasa pemrograman yang
tergabung dalam Microsoft Visual Studio 2010. Microsoft Visual Studio 2010
diperkenalkan pertama kali ke masyarakat umum pertengahan Mei 2009
(Yuswanto dan Subari, 2010). Dalam Visual Studio 2010 diperkenalkan beberapa
kelebihan, diantaranya:
1. Teknologi yang ada mendukung “parallel programming” untuk manajemen developer dengan hadirnya fitur proyek manajemen, work item tracking, simple server reporting service, dan version control.
2. Visual Studio 2010 sudah mendukung analisis dan desain UML bukan hanya
coding, compile dan sistem.
3. Visual Studio 2010 dapat bekerja dengan baik pada platform windows untuk
4. Visual Studio 2010 dan Microsoft .NET Framework 4.0 membantu developer
menghasilkan performansi yang lebih dan menghasilkan aplikasi-aplikasi
yang scalable.
2.9 MySQL Server
MySQL adalah sebuah sistem manajemen database relasi (relational
database management system) yang bersifat open source. (Arbie, 2004: 5).
MySQL merupakan buah pikiran dari Michael “Monty” Widenius, David Axmark
dan Allan Larson yang di mulai tahun 1995. Mereka bertiga kemudian
mendirikan perusahaan bernama MySQL AB di Swedia.
Pengertian MySQL menurut MySQL manual adalah sebuah open source
software database SQL (Search Query Language) yang menangani sistem
manajemen database dan sistem manajemen database relational. MySQL adalah
open source software yang dibuat oleh sebuah perusahaan Swedia yaitu MySQL
AB. MySQL mempunyai fitur-fitur yang sangat mudah dipelajari bagi para
penggunanya dan dikembangkan untuk menangani database yang besar dengan
waktu yang lebih singkat. Kecepatan, konektivitas dan keamanannya yang lebih
baik membuat MySQL sangat dibutuhkan untuk mengakses database di internet.
MySQL versi 1.0 di rilis pada Mei 1996 dan penggunaannya hanya
terbatas di kalangan perusahaan saja. Barulah pada bulan Oktober 1996, MySQL
versi 3.11.0 di rilis ke masyarakat luas. MySQL menggunakan bahasa standar
SQL (Structure Query Language) sebagai bahasa interaktif dalam mengelola data.
MySQL memiliki kinerja, kecepatan proses dan ketangguhan yang tidak kalah
dibanding database-database besar lainnya yang komersil seperti ORACLE,
operasi seperti Linux, Windows, Solaris, FreeBSD, Mac OS X, dan lain
sebagainya.
2.10 System Development Life Cycle
Menurut Pressman (2015), System Development Life Cycle (SDLC) ini
biasanya disebut juga dengan model waterfall. Menurut Pressman (2015), nama
lain dari Model Waterfall adalah Model Air Terjun kadang dinamakan siklus
hidup klasik (classic life cycle), dimana hal ini menyiratkan pendekatan yang
sistematis dan berurutan (sekuensial) pada pengembangan perangkat lunak.
Pengembangan perangkat lunak dimulai dari spesifikasi kebutuhan
pengguna (communication) dan berlanjut melalui tahapan-tahapan perencanaan
(planning), pemodelan (modeling), konstruksi (construction), serta penyerahan
sistem perangkat lunak ke para pelanggan/pengguna (deployment), yang diakhiri
dengan dukungan berkelanjutan pada perangkat lunak yang dihasilkan.
Gambar 2.1. Model Waterfall
Gambar 2.1 menunjukkan tahapan umum dari model proses waterfall.
menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Akan tetapi,
memecah model ini meskipun secara garis besar sama dengan tahapan-tahapan
model waterfall pada umumnya (Pressman, 2015).
Model ini merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software
Engineering. Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai
dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap Communication, Planning,
Modeling, Construction, dan Deployment.
Berikut ini adalah penjelasan dari tahap-tahap yang dilakukan di dalam
Model Waterfall menurut Pressman (2015):
1. Communication
Tahap pertama, pihak pengembang akan melakukan pengumpulan data
kebutuhan-kebutuhan pelanggan. Pada tahap ini, pengembang dapat
mengetahui sistem seperti apa yang harus dibuat.
2. Planning
Setelah diketahui sistem seperti apa yang harus dibuat, pengembang dapat
melakukan perencanaan proyek pengembangan perangkat lunak yang sesuai
dengan kebutuhan pelanggan.
3. Modelling
Pada proses modelling ini menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah
perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding.
Proses ini berfokus pada rancangan struktur data, arsitektur software,
4. Construction
Construction merupakan proses membuat kode (code generation). Coding
atau pengkodean merupakan penerjemah desain dalam Bahasa yang biasa
dikenali oleh komputer. Programmer akan menerjemahkan transaksi yang
diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secata nyata dalam
mengerjakan suatu software, artinya pengguna komputer akan dimaksimalkan
dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing
terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan
kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untuk kemudian bisa diperbaiki.
5. Deployment
Setelah semua tahap selesai dan perangkat lunak dinyatakan tidak terdapat
kesalahan, pada tahap ini dilakukan implementasi (instalasi), pemeliharaan
perangkat lunak dan feedback dari pelanggan.
2.11 System Flow
System Flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
prosedur-prosedur yang ada didalam sistem (Jogiyanto, 2005). Dalam membuat System
Flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau
bertanggung jawab terhadap sub-sub sistem. Simbol-simbol yang digunakan
Tabel 2.1 Simbol System Flow
Simbol Keterangan
Simbol proses, menunjukkan kegiatan proses dari operasi
komputer.
Simbol inputan keyboard, menunjukkan data yang
diinputkan melalui keyboard.
Simbol decission (keputusan).
Simbol Database.
2.12 DFD
Menurut Kendall dan Kendall (2003), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas.
pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didesain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggaris bawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu dikembangkan untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya. Berikut ini simbol-simbol yang digunakan dalam sistem aliran data antara lain:
Tabel 2.2 Simbol DFD
No Simbol Nama Keterangan
1
Entitas
luar
Merupakan entitas di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang,
organisasi atau sistem lainnya yang
berada di lingkungan luarnya yang akan
memberikan masukan atau menerima
keluaran dari sistem.
2 Arus Data
Arus data mengalir di antara proses,
simpanan data dan entitas luar. Arus data
menunjukkan arus dari data yang dapat
berupa masukan untuk sistem atau hasil
dari proses sistem.
3 Proses
Merupakan kegiatan yang dilakukan
oleh orang, mesin atau komputer dari
hasil suatu arus data yang masuk ke
dalam proses untuk dihasilkan arus data
No Simbol Nama Keterangan
proses biasanya berbentuk suatu kalimat
diawali dengan kata kerja.
4
Simpanan
Data
Merupakan simpanan data yang dapat
berupa suatu file atau basis data di
sistem komputer, suatu arsip atau catatan
manual, suatu agenda atau buku.
Menurut Kendall dan Kendall (2003:245), untuk memulai membuat DFD
dari suatu sistem daftarkan semua komponen yang terlibat (entitas luar, proses,
arus data dan simpanan data). Setelah semua teridentifikasi maka dilanjutkan
dengan melakukan langkah berikut:
1. Pembuatan Context Diagram
Context diagram adalah level tertinggi dalam sebuah DFD dan hanya berisi
satu proses yang merupakan representasi dari suatu sistem. Proses dimulai
dengan penomeran ke – 0 dan tidak berisi simpanan data.
2. Pembuatan Diagram Level 0
Diagram level 0 merupakan hasil pemecahan dari Context diagram menjadi
bagian yang lebih terinci yang terdiri dari beberapa proses. Sebaiknya jumlah
proses pada level ini maksimal 9 proses untuk menghindari diagram yang
sulit untuk dimengerti. Setiap proses diberikan penomeran dengan sebuah
3. Pembuatan Child Diagram
Setiap proses pada diagram level 0 dipecah lagi agar didapat level yang lebih
terinci lagi (child diagram). Proses pada level 0 yang dipecah lebih terinci lagi
disebut parent process. Child diagram tidak menghasilkan keluaran atau
menerima masukan yang mana parent process juga tidak menghasilkan
keluaran atau menerima masukan. Semua arus data yang menuju ke atau
keluar dari parent process harus ditampilkan lagi pada child diagram.
4. Pengecekan Kesalahan
Pengecekan kesalahan pada diagram digunakan untuk melihat kesalahan yang
terdapat pada sebuah DFD. Kesalahan yang umum terjadi dalam pembuatan
DFD yaitu:
a. Sebuah proses tidak mempunyai masukan atau keluaran.
b. Simpanan data dengan entitas luar dihubungkan secara langsung tanpa
melalui suatu proses.
c. Kesalahan dalam penamaan pada proses atau pada arus data.
d. Memasukkan lebih dari sembilan proses dalam sebuah diagram yang akan
22
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini akan dibahas mengenai analisis dari permasalahan yang
diambil pada Apotek Sentra Berkat Surabaya. Selain itu, analisis dan perancangan
sistem disini mengambil dari model waterfall meliputi komunikasi, perancangan
sistem (pemodelan sistem) dan desain uji coba sistem.
3.1 Analisis Sistem
Pada tahap analisis sistem ini dilakukan beberapa proses yang
berhubungan dengan tahapan awal metode penelitian. Pada metode penelitian
yang diambil menggunakan model waterfall terdapat beberapa tahapan yang
meliputi tahap komunikasi dan tahap perencanaan.
3.1.1 Komunikasi
Pada tahap komunikasi dilakukan proses observasi dan wawancara. Proses
observasi dilakukan dengan cara mengamati secara langsung kebagian Pemilik
Apotek yang bertujuan untuk mengetahui informasi tentang nama perusahaan,
bidang usaha, gambaran umum perusahaan, visi dan misi perusahaan. Sedangkan
proses wawancara dilakukan dengan cara melakukan proses tanya jawab kepada
beberapa karyawan Apotek Sentra Berkat yang berfungsi untuk mencocokkan
data dan informasi dari hasil observasi. Selain itu, proses wawancara juga
berfungsi untuk menanyakan beberapa hal yang tidak didapat dari hasil observasi.
Proses wawancara dilakukan pada Admin Apotek. Setelah melakukan observasi
dapat disusun analisis bisnis, analisis kebutuhan pengguna dan analisis kebutuhan
data.
A. Analisis Bisnis
Setelah dilakukan tahap komunikasi, selanjutnya dilakukan analisis bisnis
meliputi identifikasi masalah, identifikasi pengguna, identifikasi data dan
identifikasi fungsi.
1. Identifikasi Masalah
Setelah melakukan observasi dan wawancara langsung dengan pihak Apotek
Sentra Berkat, permasalahan yang ada di Apotek Sentra Berkat adalah sistem
penjualan barang seringkali menimbulkan masalah, dimana pencatatan daftar
dan harga barang bersifat manual, sehingga pegawai harus selalu melihat
daftar dan harga barang (dalam lembaran kertas) kemudian mencatatnya
kedalam nota penjualan secara manual. Pelanggan pun sering mengeluh
pelayanan yang lama dari apotek ketika pegawai menginformasikan harga
barang serta mengecek ketersediaan stok barang. Apotek juga sukar untuk
mengetahui kondisi inventori (persediaan) barang secara real time.
Data-data transaksi penjualan masih berupa dokumen. Ketika pembuatan
laporan penjualan apotek dan laporan stok barang yang dilakukan oleh admin
membutuhkan waktu sekitar 3-4 hari dari total penjualan apotek.
Prosedur penagihan piutang Apotik Sentra Berkat juga memiliki kendala
dalam hal melakukan penagihan yang sudah jatuh tempo, dikarenakan setiap
pelanggan atau outlet memiliki jangka waktu yang berbeda-beda dan kasir
lalai dalam penagihan. Pembayaran mundur yang tidak sesuai jatuh tempo
2. Identifikasi Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai Apotek Sentra Berkat
Surabaya. Pada proses penjualan, user yang ada yaitu Administrator, Kasir,
Apoteker dan Pemilik Apotek Sentra Berkat.
3. Identifikasi Data
Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan dan penguna, maka dapat
dilakukan identifikasi data. Pada proses penjualan dan pembuatan laporan
memerlukan data sebagai berikut: Data Barang, Data Supplier, Data
Karyawan, Data Pelanggan, Data Pengguna, Data Penjualan, Data Penerimaan
Barang, Data Piutang, Data reminder piutang, Data reminder expired
barang/obat dan Data setting harga penjualan.
4. Identifikasi Fungsi
Setelah dilakukan proses identifikasi permasalahan, pengguna dan data. Maka,
dapat diidentifikasi fungsi dari proses penjualan dan pembuatan laporan
sebagai berikut: proses penjualan, mendata penerimaan barang, mengetahui
laporan penjualan, mengetahui stok barang secara realtime, mengetahui
pembayaran piutang, mengetahui daftar barang terlaris, mengetahui daftar
pelanggan terloyal, menampilkan seluruh daftar barang, menampilkan seluruh
daftar pelanggan apotek.
B. Analisis Kebutuhan Pengguna
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai Apotek Sentra Berkat
Surabaya khususnya dengan user-user yang bersangkutan dengan sistem, maka
dapat dibuat kebutuhan pengguna. Analisis kebutuhan pengguna berfungsi untuk
dengan sistem yang dibuat dapat sesuai dengan apa yang diminta oleh user-user
yang bersangkutan dengan sistem. Dapat dilihat kebutuhan pengguna dalam
proses penjualan dan pembuatan laporan sebagai berikut:
1. Administrator
Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Pengguna Administrator
Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Mengelola Master 1.Data Barang
2.Data Supplier
3.Data Karyawan
4.Data Pengguna 5.Data Pelanggan
1. Laporan Daftar barang 2. Laporan Daftar
Supplier 3. Laporan Daftar
Karyawan 4. Laporan Daftar
Pengguna 5. Laporan Daftar
Pelanggan
Mengelola Transaksi 1. Data Penerimaan
Barang
2. Data Penjualan
3. Data Pembayaran
Piutang
1.Laporan Penerimaan
Barang
2.Laporan Penjualan
Barang
3.Laporan Pembayaran
Piutang
Mengelola Laporan 1. Data Penerimaan
Barang
2. Data Penjualan 3. Data Stok Barang 4. Data Pelanggan
Terloyal
5. Data Pembayaran
Piutang
1.Laporan Penerimaan
Barang
2.Laporan Penjualan 3.Laporan Stok Barang
4.Laporan Barang
Terlaris
5.Laporan Pelanggan
Terloyal
6.Laporan Piutang
Mengelola Setting 1. Data reminder
piutang.
2. Data reminder
expired barang/obat.
3. Data setting harga penjualan.
1.Reminder Stok Barang
dan expirednya.
2.Reminder Piutang Pelanggan.
2. Kasir
Tabel 3.2 Tabel Kebutuhan Pengguna Kasir
Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Mengelola Transaksi 1. Data Penjualan
2. Data Pembayaran
Piutang
1. Laporan Penjualan
2. Laporan Pembayaran
Piutang
3. Apoteker
Tabel 3.3 Tabel Kebutuhan Pengguna Apoteker
Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Mengelola Master Data Barang Laporan Daftar Barang
Mengelola Transaksi Data Penerimaan Barang Laporan Penerimaan
Barang
4. Pemilik Apotek
Tabel 3.4 Tabel Kebutuhan Pengguna Pemilik Apotek
Kebutuhan Fungsi Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi
Mengelola Laporan 1.Data Penerimaan
Barang
2.Data Penjualan 3. Data Stok Barang 4. Data Barang Terlaris 5. Data Pelanggan
Terloyal
6. Data Pembayaran
Piutang
1.Laporan Penerimaan
Barang
2.Laporan Penjualan 3.Laporan Stok Barang
4.Laporan Barang
Terlaris
5.Laporan Pelanggan
Terloyal
6.Laporan Piutang
C. Analisis Kebutuhan Data
Dari analisis kebutuhan pengguna yang telah disusun sebelumnya, maka
dibutuhkan beberapa data untuk menunjang sistem yang akan dibuat. Terdapat
1. Data Supplier
Data supplier berfungsi sebagai penampung seluruh data pemasok barang/obat
dari berbagai wilayah di Indonesia. Data tersebut meliputi kode supplier,
nama, alamat, no telepon, email, kota dan kecamatan.
2. Data Barang
Data barang berfungsi sebagai penampung seluruh data barang/obat dari
berbagai supplier. Data tersebut meliputi kode barang, nama, kemasan, jenis,
supplier, komposisi 1, komposisi 2 dan komposisi 3.
3. Data Pelanggan
Data pelanggan berfungsi sebagai penampung seluruh data pelanggan dari
Apotek Sentra Berkat. Data tersebut meliputi kode pelanggan, nama, alamat,
kota, kecamatan, no telepon dan jenis kelamin.
4. Data Karyawan
Data karyawan berfungsi sebagai penampung seluruh data karyawan apotek.
Data tersebut meliputi NIK, nama, alamat, kota, kecamatan, jenis kelamin dan
no telepon.
5. Data Pengguna
Data pengguna berfungsi sebagai penampung seluruh data pengguna pada
apotek. Data ini berguna untuk pembuatan password dan membagi grup
pengguna pada sistem aplikasi. Data tersebut meliputi NIK, nama, password
dan grup pengguna.
6. Data Penjualan
Data penjualan berfungsi sebagai penampung data penjualan yang terjadi di
pelanggan, nama pelanggan, kode barang, nama barang, jumlah, harga, diskon
dan subtotal.
7. Data Penerimaan Barang
Data penerimaan barang berfungsi sebagai penampung data penerimaan
barang dari supplier ke pihak apotek. Data tersebut meliputi no nota, kode
supplier, nama supplier, no faktur, tanggal terima, kode barang, nama barang,
kemasan, jumlah, harga beli dan kadaluarsa.
8. Data Pembayaran Piutang
Data pembayaran piutang berfungsi sebagai penampung data pembayaran
piutang dari pelanggan ke pihak apotek. Data tersebut meliputi id bayar, no
nota, kode pelanggan, nama pelanggan, jumlah piutang, tanggal piutang,
tanggal jatuh tempo, jumlah bayar dan sisa bayar.
9. Data reminder piutang
Data reminder piutang berfungsi sebagai reminder batas waktu jatuh tempo
piutang pelanggan. Reminder ini berisikan jangka waktu tertentu berdasarkan
hari untuk memunculkan pengingat otomatis penagihan piutang pelanggan.
10. Data reminder expired barang/obat
Data reminder expired barang/obat berfungsi sebagai reminder batas waktu
expired barang/obat. Reminder ini berisikan jangka waktu tertentu berdasarkan
bulan untuk memunculkan pengingat otomatis expired barang/obat.
11. Data setting harga penjualan
Data setting harga penjualan berfungsi sebagai data persentase laba setiap
berdasarkan persentase untuk menghitung harga penjualan setiap barang pada
apotek.
3.1.2 Perencanaan Kebutuhan Sistem
Sistem yang dibuat membutuhkan beberapa elemen yang mendukung.
Elemen dari sistem tersebut antara lain adalah hardware (perangkat keras) dan
software (perangkat lunak). Kebutuhan minimal perangkan keras yang diperlukan
antara lain: processor core 2 duo, memory 1 Gb, harddisk 100 Gb, monitor
dengan resolusi 1024x768, printer, mouse, keyboard. Kebutuhan perangkat lunak
yang diperlukan adalah Microsoft Visual Basic .Net, My SQL Server 2008 dan
Windows 7 sebagai sistem operasi.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan
sistem atau aplikasi yang baru. Dalam tahap ini harus dapat dipastikan bahwa
semua persyaratan untuk menghasilkan sistem atau aplikasi yang baru dapat
terpenuhi. Hasil aplikasi yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pengguna
untuk mendapatkan sebuah informasi yang diinginkan.
Dari hasil identifikasi dan analisis untuk membantu Apotek Sentra Berkat
menyelesaikan permasalahannya, maka perlu dibuatkan aplikasi ini terdiri dari
transaksi penerimaan barang, transaksi penjualan, transaksi pembayaran piutang,
laporan penerimaan barang, laporan penjualan, laporan stok, laporan barang
terlaris, laporan pelanggan terloyal dan laporan piutang. Untuk membantu
1. Menganalisis Kebutuhan Sistem.
2. Mendesain Sistem (Document Flow, Diagram IPO, System Flow, Context
Diagram, Data Flow Diagram (DFD), ERD, Struktur Tabel Desain I/O (input-output), Desain Interface.
3.2.1 Menganalisis Kebutuhan Sistem
Sebelum melakukan desain sistem yang akan dibuat, maka langkah yang
pertama kali dilakukan yaitu menganalisis kebutuhan sistem. Didalam tahapan
analisis ini, berisikan proses identifikasi data transaksi penjualan pada Apotek
Sentra Berkat. Proses identifikasi ini meliputi data-data yang akan diolah,
kebutuhan dari solusi permasalahan, dan informasi yang akan dihasilkan dan
disajikan.
Dari data transaksi penjualan pada Apotek Sentra Berkat, selanjutnya
mengidentifikasi data-data tersebut agar dapat dirumuskan solusi-solusi yang
ditawarkan untuk mengatasi permasalahan yang ada. Dari perumusan tersebut,
kemudian menggambarkan terlebih dahulu output yang akan dihasilkan dari
solusi.
Setelah gambaran singkat solusi diberikan kepada pemilik perusahaan
Apotek Sentra Berkat, maka langkah selanjutnya yaitu dengan dengan mendesain
sistem dari Diagram IPO, Document Flow, System Flow, Context Diagram, Data
3.2.2 Desain Sistem
Pada perancangan aplikasi yaitu rancang bangun aplikasi penjualan di
Apotek Sentra Berkat ini memiliki beberapa sub desain yaitu Document Flow,
Diagram IPO, System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), ERD,
Struktur Tabel, Desain I/O (input-output) dan Desain Uji Coba.
A. Document Flow
Pada document flow ini terdapat gambaran document flow sistem
penjualan yang terdapat pada Apotek Sentra Berkat meliputi:
1. Document Flow Penjualan Retail
Document flow ini menjelaskan proses penjualan retail. Proses penjualan ini
melayani penjualan barang/obat dengan resep maupun tanpa resep. Pelaku
utama dalam penjualan ini adalah pihak kasir dan apoteker. Setelah pihak
kasir menerima pesanan dari pelanggan, maka akan dikonfirmasikan apakah
pesanan tersebut merupakan resep atau bukan. Jika pesanan pelanggan adalah
pesanan menggunakan resep, maka pesanan akan langsung diberikan kepada
Apoteker, kemudian Apoteker akan melakukan peracikan obat sesusai
pesanan. Apabila pesanan pelanggan bukan resep maka proses penjualan
langsung dilakukan oleh pihak kasir. Pihak kasir akan menyiapkan barang
serta membuatkan nota penjualan rangkap 2. Nota penjualan rangkap 1 akan
diberikan pada pelanggan beserta pesanan barang/obat kemudian pelanggan
melakukan pembayaran. Sedangkan pihak apotek akan menyimpan nota
penjualan rangkap 2. Document flow penjualan retail seperti terlihat pada
PELANGGAN KASIR
2. Document Flow Penjualan Partai
Document flow ini menjelaskan proses penjualan partai. Proses penjualan ini
melayani penjualan barang/obat tanpa resep serta mempunyai tipe pembayaran
kredit yang berjatuh tempo. Pelaku utama dalam penjualan ini adalah pihak
Kasir dan Admin. Setelah pihak Kasir menerima pesanan dari pelanggan,
maka akan dikonfirmasikan apakah stok barang mencukupi pesanan tersebut.
Jika ya, maka Kasir akan menyediakan barang/obat sesuai dengan pesanan
pelanggan. Jika stok barang tidak mencukupi, maka Kasir akan
memberitahukan kepada pelanggan bahwa stok tidak mencukupi. Pesanan
yang sudah disediakan oleh Kasir, akan diberikan kepada pelanggan beserta
nota penjualan. Nota penjualan yang dibuat Kasir yaitu nota penjualan
rangkap 3. Pihak pelanggan akan menerima nota penjualan rangkap 2. Admin
Apotek akan menerima nota penjualan rangkap 1 dan 3. Pencatatan piutang
pelanggan akan dicatat dibuku piutang oleh Admin Apotek. Kemudian Admin
akan membuat laporan piutang yang dipergunakan untuk penagihan kepada
pelanggan sebelum jatuh tempo.. Document flow penjualan partai seperti
PELANGGAN KASIR
B. Diagram IPO (Input, Process, Output)
Proses penjualan dimulai dengan pelanggan yang ingin membeli baik lewat
telepon atau langsung datang ke apotek dengan memberikan data pesanan.
Kemudian pegawai akan memberikan informasi harga barang dan mengecek
ketersediaan barang serta mencetak nota penjualan. Proses pengecekan
ketersediaan barang merupakan proses yang mengelola inputan data barang/obat
yang akan dibeli pelanggan dan akan mengurangi stok barang. Setelah itu,
pelanggan akan membayar secara transfer atau tunai atau bisa secara kredit
sesuai jatuh tempo yang diberikan oleh apotek, tetapi jenis pembayaran
mundur ini khusus pelanggan-pelangan yang termasuk dalam data pelanggan
tetap apotek. Semua bentuk pembayaran, pelanggan harus mengkonfirmasikan
kepihak apotek. Pengguna dapat menggunakan aplikasi ini untuk
menghasilkan nota penjualan, daftar barang, daftar pelanggan, laporan
penerimaan barang, laporan penjualan, laporan stok, laporan barang terlaris,
laporan pelanggan terloyal, laporan piutang berdasarkan periode bulan dan
tahun, reminder piutang, reminder barang expired dan harga penjualan.
Input Process Output
Data Pelanggan
Data Barang
Data Supplier Maintenance Data Master
Setting Reminder Expired Barang Reminder Piutang
Data Pengguna Master Pengguna
Transaksi
Gambar 3.3 Diagram IPO
C. System Flow
Perancangan desain sistem yang akan menjadi solusi dari permasalahan
1. System Flow Transaksi Penjualan
Penjualan dibagi menjadi dua yaitu: penjualan disertai resep dan non-resep
serta penjualan retail dan partai. Proses ini dimulai dari pesanan pelanggan
yang diberikan kepada kasir. Kemudian kasir akan menyimpan pesanan
tersebut ke dalam tabel penjualan. Kemudian sistem akan mengecek
persediaan barang tersebut, jika ada secara otomatis sistem akan mengurangi
persediaan yang ada. Jika stok barang tidak mencukupi, maka sistem akan
menolak melakukan transaksi penjualan. Setelah memasukkan transaksi
penjualan ke sistem, lalu menyimpan data penjualan, maka sistem akan
mencetak nota penjualan rangkap 2. Nota penjualan rangkap 1 akan diberikan
kepada pelanggan, sedangkan nota satunya akan disimpan oleh kasir. System
flow penjualan barang/obat dapat dilihat pada gambar 3.4.
2. System Flow Pembuatan Laporan
Pembuatan laporan berfungsi melihat laporan baik penjualan, penerimaan
barang, piutang serta stok barang. Pertama pemilik harus memilih periode dan
jenis laporan yang diinginkan. Kemudian sistem akan menghasilkan laporan
yang diinginkan. System flow proses pembuatan laporan dapat dilihat pada
gambar 3.5. Laporan terdiri dari: laporan penerimaan barang, laporan
penjualan, laporan stok, laporan barang terlaris, laporan pelanggan terloyal
dan laporan piutang.
OWNER
START
LAPORAN
END DATA PILIHAN
MEMILIH LAPORAN DAN
PERIODE
BUAT LAPORAN
PENJUALAN
PENERIMAAN BARANG CETAK LAPORAN
BARANG
PEMBAYARAN PIUTANG PELANGGAN
D. Context Diagram
Pada context diagram menggambarkan entity yang berhubungan langsung
dengan sistem dan aliran data secara umum. Sedangkan proses-proses yang
lebih detail yang terdapat dalam sistem masih belum bisa diketahui. Desain
dari context diagram analisis dan perancangan sistem ini dapat dijelaskan pada
gambar 3.6.
SETTING REMINDER EXPIRED SETTING HARGA PENJUALAN
DATA PENERIM AAN BARANG DATA PELANGGANN
PENJ UALAN PADA APOTEK SENTRA BERKAT
Gambar 3.6 Context Diagram
E. DFD
1. DFD Level 0
Berikut ini adalah Data Flow Diagram Rancang Bangun penjualan pada
Apotek Sentra Berkat. Pada DFD inilah kita bisa mengetahui aliran data yang
atau detail dari context diagram. Gambar 3.7 merupakan DFD level 0 pada
sistem penjualan tersebut.
PEM BAYARAN PIUTANG DATA BARANG M ASUK
KARYAWAN SUDAH ADA
KARYAWAN UBAH
KARYAWAN BARU
SETTING REMINDER PIUTANG SETTING REMINDER EXPIRED SETTING HARGA PENJ UALAN DATA PELANGGANN
DATA PENERIM AAN BARANG DATA_BARANG 8 PENERIMAAN BRG
22 SUPPLIERR
4
SETTING 24 KARYAWAN
25 PEM BAYARAN PIUTANG
2. DFD Level 1
Pada proses maintenance ada tiga sub proses, yaitu: maintenance barang,
supplier, pengguna dan pelanggan. DFD level 1 proses maintenance dapat
dilihat lebih jelas pada gambar 3.8. Sedangkan untuk level 2 maintenance
barang, supplier, pengguna, pelanggan dan karyawan pada gambar 3.9, 3.10,
3.11,3.12 dan 3.13.
[PENGGUNA UBAH]
[DATA_BARANG] BARANG 2
Gambar 3.9 DFD level 2 Maintenance Barang
[SUPPLIER UBAH]
Gambar 3.10 DFD level 2 Maintenance Supplier
[DATA PENGGUNA]
[DATA PELANGGANN]
[PELANGGAN SDH ADA] PELANGGAN 2
PELANGGAN 1
[PELANGGAN BARU]
[PELANGGAN UBAH] 3 PELANGGAN 1.4.1
INPUT PELANGGAN
1.4.2
UPDATE PELANGGAN ADMIN
Gambar 3.12 DFD level 2 Maintenance Pelanggan
[KARYAWAN SUDAH ADA] [KARYAWAN UBAH]
[KARYAWAN BARU]
Flow_654 Flow_653
[[DATA KARYAWAN]] ADMIN
24 KARYAWAN 1.5.1
INPUT KARYAWAN
1.5.2
UPDATE KARYAWAN
Gambar 3.13 DFD level 2 Maintenance Karyawan
Pada level 1 transaksi ada tiga proses yaitu: proses transaksi penerimaan
barang, proses transaksi penjualan dan proses transaksi pembayaran piutang.
DFD level 1 proses transaksi dapat dilihat lebih jelas pada gambar 3.14.
Sedangkan untuk level 2 transaksi penerimaan barang, transaksi penjualan
serta transaksi pembayaran piutang dapat dilihat pada gambar 3.15, 3.16 dan
[PEMBAYAR AN PIUT AN G]
Gambar 3.14 DFD Level 1 Transaksi
[DATA PENERIMAAN BARANG]
JUM LAH STOK BARU [SUPPLYBRG]
NON RESEP RESEP
PESANAN PELANGGAN
DETIL PESANANDETIL NON RESEP DETIL RESEP
Gambar 3.16 DFD Level 2 Transaksi Penjualan
[PEMBAYARAN PIUT ANG] DATA PEMBAYARAN
NOT A PELUNASAN PIUT ANG [JUMLAH BAYAR]
[DET IL PENJUALAN]
[DAT A PEMBAYARAN PIUT ANG]
KASIR
25 PEM BAYARAN PIUT ANG
Pada pembuatan laporan, entity yang menjalankan proses ini adalah Pemilik
Apotek. Proses-proses yang ada dalam pembuatan laporan dapat dilihat pada
gambar 3.18.
[LAPORAN PENERIM AAN BARANG] [LAPORAN PENJUALAN]
25 PEM BAYARAN PIUTANG
Gambar 3.18 DFD level 1 Pembuatan Laporan
F. ERD
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah suatu desain sistem yang
digunakan untuk merepresentasikan, menentukan dan mendokumentasikan
berikut, akan dijelaskan relasi-relasi atau hubungan antar tabel rancang
bangun aplikasi penjualan pada Apotek Sentra Berkat Surabaya dalam bentuk
Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM).
1. Conceptual Data Model (CDM)
Sebuah Conceptual Data Model (CDM) menggambarkan secara
keseluruhan konsep struktur basis data yang dirancang untuk suatu
aplikasi. Pada Conceptual Data Model (CDM) yang telah dirancang
terdapat 8 tabel yang saling berelasi, seperti terlihat pada gambar 3.19.
MEMILI KI
MELAKUKAN DETI L PEMBAYARAN
MEMBAYAR
DETI L PENERI MAAN BRG
MENSUPPLY
2. Physical Data Model (PDM)
Sebuah Physical Data Model (PDM) menggambarkan secara detail konsep
rancangan struktur basis data yang dirancang untuk suatu program
aplikasi. Pada Physical Data Model (PDM) setelah degenerate dari
Conceptual Data Model (CDM) menghasilkan 3 tabel baru dari relasi many to many sebagaimana terlihat pada gambar 3.20.
NI K = NI K
NI K = KO DE_PELANG G AN I D_BAYAR = I D_BAYAR
NO _NO TA_JUAL = NO_NOT A_JUAL
KO DE_PELANG GAN = KO DE_PELANG GAN
NO _NO TA = NO_NO TA KO DE_BARANG = KO DE_BARANG
KO DE_SUPP = KO DE_SUPP
NO _NO TA_JUAL = NO_NOT A_JUAL KO DE_BARANG = KO DE_BARANG
NI K = KO DE_PELANG G AN
KO DE_PELANG GAN = KO DE_PELANG GAN
BARANG
G. Struktur Tabel
Rancang bangun aplikasi penjualan di Apotek Sentra Berkat ini terdapat 11
(sebelas) table yang berelasi. Tabel–tabel tersebut memiliki struktur tabel yang
saling terintegrasi dan memberikan informasi yang cukup lengkap bagi pengguna
aplikasi. Tabel-tabel tersebut terdiri dari: tabel barang, tabel supplier, tabel
pelanggan, tabel pengguna, tabel karyawan, tabel penjualan, tabel detil
penjualan, tabel penerimaan barang, tabel detil penerimaan barang, tabel
pembayaran piutang dan tabel detil pembayaran piutang. Berikut penjelasan
struktur tabel dari tiap tabel:
1. Tabel Barang
Primary Key : Kode_barang
Fungsi : Untuk menyimpan dan melihat data nama barang
Tabel 3.5 Tabel Barang
Field Type Data Length Constraint
Kode_barang Varchar 20 primary key
Nama_barang Varchar 45 -
Kemasan Varchar 15 -
Jenis Varchar 45 -
Supplier Varchar 45 -
Komposisi_2 Varchar 100 -
Komposisi_3 Varchar 100 -
Komposisi_1 Varchar 100 -
2. Tabel Supplier
Primary Key : Kode_supp
Tabel 3.6 Tabel Supplier
Field Type Data Length Constraint
Kode_supp varchar 50 primary key
Nama_supp varchar 45 -
Alamat Varchar 45 -
No_Telp Varchar 15 -
Email Varchar 50 -
Kota_supplier Varchar 45 -
Kecamatan Varchar 45 -
3. Tabel Pelanggan
Primary Key : Kode_pelanggan
Fungsi : Untuk menyimpan dan melihat data pelanggan
Tabel 3.7 Tabel Data Pelanggan
Field Type Data Length Constraint
Kode_ pelanggan Varchar 35 primary key
Nama_pelanggan Varchar 45 -
Alamat varchar 45 -
Kota Varchar 30 -
Kecamatan Varchar 30 -
No_telp Varchar 15 -
Jkel Varchar 45 -
4. Tabel Pengguna
Primary Key : NIK
Tabel 3.8 Tabel Pengguna
Field Type Data Length Constraint
NIK Varchar 6 Foreign Key
Nama_karyawan Varchar 20 Foreign Key
Password Varchar 15 -
Grup_pengguna Varchar 15 -
5. Tabel Karyawan
Primary Key : NIK
Fungsi : Untuk menyimpan dan melihat data karyawan
Tabel 3.9 Tabel Karyawan
Field Type Data Length Constraint
NIK Varchar 6 primary key
Nama_karyawan Varvhar 45 -
Alamat_karyawan Varchar 55 -
Kota Varchar 45 -
Kecamatan Varchar 30 -
JKel Varchar 1 -
No_telp Varchar 15 -
6. Tabel Penjualan
Primary Key : No_nota_jual
Foreign Key : Kode_pelanggan
Fungsi : Untuk menyimpan data penjualan
Tabel 3.10 Tabel Penjualan
Field Type Data Length Constraint
No_nota_jual Varchar 50 Primary key
Kode_pelanggan Varchar 25 Foreign Key
Field Type Data Length Constraint
Total_Harga Double - -
Model_penjualan varchar 10 -
Type_bayar varchar 15 -
Tanggal_bayar Date - -
7. Tabel detil Penjualan
Primary Key : No_nota_jual
Foreign Key : Kode_barang
Fungsi : Untuk melihat data detil penjualan
Tabel 3.11 Tabel Detil Penjualan
Field Type Data Length Constraint
No_nota_jual Varchar 50 Primary key
Kode_barang Varchar 20 Foreign key
Nama_barang Varchar 45 -
Kemasan Varchar 45 -
Jumlah Integer - -
Harga Double - -
Subtotal Double - -
Kadaluarsa Date - -
8. Tabel Penerimaan Barang
Primary Key : No_nota
Foreign Key : Kode_supplier
Tabel 3.12 Tabel Penerimaan Barang
Field Type Data Length Constraint
No_nota Varchar 50 Primary key
Kode_supplier Varchar 50 Foreign Key
No_faktur Varchar 15 -
Tanggal_terima Date - -
9. Tabel Detil Penerimaan Barang
Foreign Key : No_nota
Foreign Key : Kode_barang
Fungsi : Untuk menambah stok barang masuk dan menentukan harga.
Tabel 3.13 Tabel Detil Penerimaan Barang
Field Type Data Length Constraint
No_nota Varchar 50 Foreign key
Kode_barang Varchar 20 Foreign key
Nama_barang Varchar 45 -
Kemasan Varchar 45 -
Jumlah Integer - -
Harga Double - -
Tgl_kadaluarsa Date - -
Total Double - -
10.Tabel Pembayaran Piutang
Primary Key : Id_Bayar
Foreign Key : Kode_pelanggan
Tabel 3.14 Tabel Pembayaran Piutang
Field Type Data Length Constraint
Id_bayar Varchar 20 Primary Key
Kode_pelanggan Varchar 25 Foreign Key
Nominal_bayar Double - -
Tanggal Date - -
Waktu Time - -
Model_bayar Varchar 25 -
Atas_Nama Varchar 35 -
No_rek Varchar 45 -
Nama_bank Varchar 35 -
11.Tabel Detil Pembayaran Piutang
Foreign Key : No_nota_jual
Foreign Key : Id_bayar
Foreign Key : Kode_pelanggan
Fungsi : Untuk mengupdate pembayaran piutang pelanggan.
Tabel 3.15 Tabel Detil Pembayaran Piutang
Field Type Data Length Constraint
No_nota_jual Varchar 50 Foreign Key
Id_bayar Varchar 20 Foreign Key
Tgl_hutang Date - -
Tgl_jatuhtempo Date - -
Kode_pelanggan Varchar 50 Foreign Key
Nama_pelanggan Varchar 55 -
Total_piutang Double - -
Bayar Integer - -
H. Desain I/O
Pada Rancang Bangun Aplikasi Penjualan Pada Apotek Sentra Berkat,
pembuatan desain I/O merupakan rancangan desain input dan output yang akan
digunakan sebagai gambaran sistem. Adapun desain I/O yang ada sebagai berikut:
1. Desain I/O Tampilan Login
Rancangan desain I/O berikut merupakan tampilan login. Pada tampilan login
berisi text box username dan password yang harus diisi oleh calon pengguna.
Tujuannya adalah supaya sistem digunakan oleh orang yang berhak memakai dan
berjalan sesuai hak aksesnya masing-masing. Adapun desain I/O dapat dilihat
pada gambar 3.20.
Gambar 3.21 Desain I/O Tampilan Login
2. Desain I/O Tampilan Halaman Utama
Rancangan desain I/O untuk halaman utama. Pada tampilan halaman utama ini
berisi menu-menu yang digunakan dalam menjalankan proses bisnis perusahaan.
Setiap pengguna akan memiliki hak akses yang sudah terdaftar. Adapun desain
I/O dapat dilihat pada gambar 3.22.
