SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
(
STUDI KASUS SMP 3 MANYAR SEKARAN LAMONGAN)
SKRIPSI
Disusun oleh :
AHMAD MASRUR
NPM. 0834015054
J URUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNOLOGI INDUSTRI
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”
J AWA TIMUR
SURAT KELUAR ( STUDI KASUS SMP 3 MANYAR SEKARAN LAMONGAN)
Oleh
AHMAD MASRUR NPM : 0834015054
Telah disetujui untuk mengikuti Ujian Negar a Lisan Gelombang V Tahun Akademik 2012/2013
Mengetahui,
Dosen Pembimbing Utama
Rinci Kembang Hapsari S.Si, M.Kom NPT. 37712 080 1681
Ketua J ur usan Teknik Infor matika Fakultas Teknologi Industri
Univer sitas Pembangunan Nasional ”Veteran” J awa Timur
ii
Bissmillahirrahmanirrahim
Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah Swt. yang melimpahkan segala
rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang
menjadi salah satu syarat mutlak untuk menyelesaikan program studi Teknik
Informatika jenjang Strata-1Universitas Pembangunan Nasional “Vetaran” Jawa
Timur.
Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa dalam
menyelesaikan skripsi ini tidak lepas dari peran berbagai pihak yang telah banyak
memberikan bantuan, bimbingan dan dorongan. Dalam kesempatan ini penulis
ingin mengucapkan terima kasih yang tak terhingga khususnya kepada:
1. Bapak Dr.Ir Teguh Sudarto MP, selaku Rektor Universitas Pembangunan
Nasional “Veteran” Jawa Timur.
2. Bapak Ir. Sutiyono, MT selaku Dekan Fakultas Teknologi Industri
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
3. Ibu Dr. Ir. Ni Ketut Sari, MT, selaku ketua jurusan Teknik Informatika
Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur.
4. Ibu Rinci Kembang Habsari ,S.Si, M.Kom selaku Dosen Pembimbing
pertama penulisan skripsi ini yang telah memotivasi, membantu dan
memberikan penulis arahan yang baik dan benar dalam menyelesaikan
iii
arahan yang baik dan benar dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini
6. Seluruh Dosen Teknik Informatika Universitas Pembangunan Nasional
“Veteran” Jawa Timur yang telah mengajar penulis selama empat tahun
lamanya, dan memberikan dukungan untuk menyelesaikan penulisan skripsi.
7. Orang Tuadan keluarga yang telah banyak memberikan doa, motivasi dan
dorongan dalam penyelesaian skripsi ini.
8. Sahabat-sahabat dan teman-teman seperjuangan di Universitas
Pembangunan Nasional “Veteran”
9. Semua pihak yang mungkin belum saya sebutkan dan sahabat-sahabat yang
telah membantu penulis hingga terselesaikanya skripsi ini
Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa sebagai manusia biasa tentunya tidak
akan luput dari kekurangan dan keterbatasan. Maka dengan segenap kerendahan
hati, penulis mengharapkan saran dan kritik yang dapat menyempurnakan
penulisan ini sehingga dapat bermanfaat dan berguna untuk pengembangan ilmu
pengetahuan.
Surabaya, 1 November 2012
iv
1.6 Metode Penelitian ... 3
1.7 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II TINJ AUAN PUSTAKA ... 7
2.1 Landasan Teori ... 7
2.1.1 Pengertian Arsip ... 7
2.1.2 Jenis Arsip ... 10
2.1.3 Fungsi dan Peranan Arsip ... 13
2.1.4 Tujuan Arsip ... 14
2.1.5 Pengertian Surat ... 14
v
2.1.8 Pengertian Sistem Informsi ... 19
2.1.9 Pengertian Konsep Dasar Sistem ... 19
2.2 VB.NET ... 23
2.2.1 Sejarah VB.NET ... 23
BAB III PERANCANGAN SISTEM ... 29
3.1 Analisa Sistem ... 29
3.2 Perancangan Sistem ... 29
3.3 Alur Sistem ... 30
3.3.1 Flow Map Surat Masuk ... 30
3.3.2 Flow Map Surat Keluar ... 31
3.4 Desain Sistem ... 32
3.4.1 Data Flow Diagram ... 32
3.4.1.1Diagram Berjenjang ... 33
3.4.1.2Data Contex Diagram atau DFD Level 0 ... 33
3.4.1.3DFD Level 1 ... 34
3.4.1.4DFD Level 2 ... 35
3.5 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 35
3.5.1 CDM (Conseptual Data Modeling) ... 36
3.5.2 PDM (Physical Data Modeling) ... 37
3.6 Perancangan Database ... 38
vi
4.1 Alat yang digunakan... 49
4.1.1 Perangkat Keras ... 49
4.1.2 Perangkat Lunak ... 49
4.2 Implementasi Aplikasi Desain Antarmuka ... 50
4.2.1 Form Tampilan Menu Utama ... 50
4.2.2 Form Tampilan Login ... 51
4.2.3 Form Tampilan Data Surat Masuk ... 52
4.2.4 Form Tampilan Tambah Data Surat Masuk ... 53
4.2.5 Form Tampilan Edit Data Surat Masuk ... 53
4.2.6 Form Tampilan Data Surat Keluar ... 54
4.2.7 Form Tampilan Tambah Data Surat Keluar ... 55
4.2.8 Form Tampilan Edit Data Surat Keluar ... 56
4.2.9 Form Tampilan Spesifikasi Surat ... 56
4.2.10 Form Tampilan Tambah spesifikasi Surat ... 57
4.2.11 Form Tampilan Edit Spesifikasi Surat ... 58
4.2.12 Form Tampilan Data Pengguna ... 58
4.2.13 Form Tampilan Tambah Data Pengguna ... 59
4.2.14 Form Tampilan Edit Data Pengguna ... 59
BAB V UJ I COBA DAN ANALISA APLIKASI ... 50
5.1 Uji Coba... 50
5.1.1 Uji Coba Menu User ... 50
vii
6.1 Kesimpulan... 74
6.2 Saran ... 74
viii
Gambar 3.1 Flow Map Surat Mauk ... 30
Gambar 3.2 Flow Map Surat Keluar ... 31
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang ... 33
Gambar 3.4 Diagram Contex atau DFD Level 0 ... 33
Gambar 3.5 Diagram Level 1 ... 34
Gambar 3.6 Diagram Level 2 ... 35
Gambar 3.7 Conseptual Data Model (CDM) ... 35
Gambar 3.8 Physical Data Model (PDM) ... 37
Gambar 3.9 Desaign Interface Form Login ... 40
Gambar 3.10 Desaign Interface Form Menu Utama ... 41
Gambar 3.11 Desaign Interface Form Data Surat Masuk ... 42
Gambar 3.12 Desaign Interface Form Tambah Data Surat Masuk ... 42
Gambar 3.13 Desaign Interface Form Edit Data Surat Masuk... 43
Gambar 3.14 Desaign Interface Form Data Surat Keluar ... 44
Gambar 3.15 Desaign Interface Form Tambah Data Surat Keluar ... 44
Gambar 3.16 Desaign Interface Form Edit Data Surat Keluar... 45
Gambar 3.17 Desaign Interface Form Data Spesifikasi Surat ... 46
Gambar 3.18 Desaign Interface Form Tambah Spesifikasi Surat ... 46
Gambar 3.19 Desaign Interface Form Edit Spesifikasi Surat ... 47
Gambar 3.20 Desaign Interface Form Data Pengguna ... 47
Gambar 3.21 Desaign Interface Form Tambah Data Pengguna ... 48
ix
Gambar 4.3 Form Data Surat Masuk ... 52
Gambar 4.4 Form Tambah Data Surat Masuk... 53
Gambar 4.5 Form Edit Data Surat Masuk ... 54
Gambar 4.6 Form Data Surat Keluar ... 55
Gambar 4.7 Form Tambah Data Surat Keluar... 55
Gambar 4.8 Form Edit Data Surat Keluar ... 56
Gambar 4.9 Form Spesifikasi Surat ... 57
Gambar 4.10 Form Tambah Spesifikasi Surat ... 57
Gambar 4.11 Form Edit Spesifikasi Surat... 58
Gambar 4.12 Form Data Pengguna ... 58
Gambar 4.13 Form Tambah Data Pengguna ... 59
x
Tabel 3.1 Tabel Admin ... 38
Tabel 3.2 Tabel Surat Masuk ... 39
Tabel 3.3 Tabel Surat Keluar ... 39
khususnya teknologikomputer dengan data terpusat dalam hal pengarsipan dokumen.Namun tidak semua sekolah mempunyai sarana dan prasarana yang lengkap. Seperti yang adadi SMP Ma’arif Manyar Sekaran lamongan.
Pada saat ini, prosedur yang diterapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar pada. Bagian Umum Tata Usaha mulai dari penerimaan, pembuatan,penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional.Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sedangkan pada tahappengarsipan surat hanya berupa penyimpanan dokumen hardcopy.
Dengan adanya masalah yang telah sebutkan, Bagian Umum Tata UsahaSMP Ma’arif Manyar Sekaran lamongan dirasa perlu untuk merubah metode manajemen persuratan yang saat ini mereka gunakan,yaitu metode konvensional, menjadi metode manajemen persuratan yang terkomputerisasi danotomatis. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen surat Masuk Dan Surat Keluar, diharapkanmenghasilkan aplikasi yang dapat mengelola surat masuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan,dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini.
Penelitian ini dilakukan untuk membuat aplikasipengarsipan, yang dapat mengelola surat masuk dan keluar secara efektif sesuai alur yang telahditetapkan oleh Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan . Pengarsipan surat dilakukansecara elektronik, yaitu penyimpanan dokumem softcopy, dan dilengkapi dengan laporan surat masukdan surat keluar. Adapun metode penelitian yang digunakanuntuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang terjadi adalah pustaka, observasi, wawancara,analisis data dan system, perancangan system, pembuatan program, pengujian program, implementsiprogram. Yang dihasilkan dari penelitian ini adalah menghasilkan aplikasi yang dapat mengelola suratmasuk dan keluar sesuai alur yang di tetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini.
1
1.1 LATAR BELAKANG
Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi
sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi
informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era globalisasi sekarang ini
telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari
penggunaan perangkat komputer.
Setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah , dapat
dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang
administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga
pendidikan sekolah pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu
yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan
berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya
adalahmenghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat,
laporan,formulir dan sebagainya.
Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak
pengelolah arsip untuk dapat mengelolah arsipnya secara efektif dan efisien.
Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh
manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan disini adalah
melalui penggunaan media elektronik maka proses pencarian,penemuan,
pendistribusian dan pengolahan data dilakukan dalam waktu yang singkat.
hal pencarian, pendistribusian dan pengolahan data, yang dimaksud hemat dalam
penggunaan media elektronik bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran dan
menghemat biaya dalam pengelolaan arsip. Dengan alasan tersebut maka pada
masa sekarang banyak organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik
dalam pengelolaan arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
Pada SMP 3 Sekaran Lamongan mengalami kesulitan dalam pengelolaan
menerima dan menyimpan berbagai surat, laporan,formulir dan sebagainya
pengarsipan.Bagian Tata usaha (TU) adalah salah satu Bagian bagian dari SMP 3
Sekaran Lamongan. Unit kerja ini mengelolah arsip-arsip sebagai hasil akhir dari
kegiatan administrasi. Salah satu jenis arsip yang dikelola adalah berkas-berkas
surat. Berkas ini belum dilakukan secara elektronik. Oleh sebab itu penulis
melakukan pembuatan program dengan menggunakan program vb.net. Dimana program ini bisa mengelola dan menyimpan arsip sekalian imagenya dengan cara
menscan arsip yang asli sehingga dapat diketahui bentuk dari pada arsip itu untuk
bisa digunakan lagi tanpa mengolah dari awal kembali.
1.2 PERUMUSAN MASALAH
Adapun yang menjadi rumusan masalah dalam penuliasan ini adalah
“Bagaimana Membuat Sistem Informasi Pengarsipan di SMP 3 Sekaran
Lamongan yang bertujuan untuk menata, menyimpan data, melihat bentuk arsip
dan sebagai sarana temu balik apabila dibutuhkan dikemudian hari.
1.3 TUJ UAN
Adapun tujuan dari merancang dan membuat aplikasi surat masuk dan
baru dimana sistem baru ini menggunakan komputerisasi untuk memudahkan
dalam pengerjaanya dan mengefisiensi pekerjaan.
1.4 BATASAN MASALAH
Perancangan ini diharapkan dapat mencapai sasaran dan tujuan, maka
permasalahan yang ada dibatasi sebagai berikut :
1. Sistem pengarsipan ini berdasarkan pada arsip yang ada di SMP 3
Sekaran Lamongan.
2. Proses pengarsipan ini hanya pada dokumen yang sifatnya tidak
rahasia arsip data siswa, surat masuk dan surat keluar .
1.5 MANFAAT
Hasil dari pembuatan sistem ini dapat mendukung kelancaran pelaksanaan
dan fungsi dalam bidang tata usaha (TU) yang efektif dan efisien, meningkatkan
pelayanan kebutuhan akan informasi yang lebih akurat dan relevan, serta dapat
memahami prosedur kerja yang ada di SMP3 Sekaran Lamongan.
1.6 METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian merupakan suatu proses yang digunakan untuk
memecahkan suatu masalah yang logis, dimana memerlukan data-data untuk
mendukung terlaksananya suatu penelitian. Metode penelitian yang digunakan
adalah metode deskriptif. Metode deskriptif merupakan metode yang
menggambarkan fakta-fakta dan informasi dalam situasi atau kejadian
dimanasekarang secara sistematis, faktual dan akurat. Metode penelitian ini
memiliki dua tahapan, yaitu tahap pengumpulan data dan tahap perancangan
Tahap pengumpulan data dapat diperoleh secara langsung dari objek penelitian.
Cara-cara yang mendukung untuk mendapatkan data primer adalah sebagai
berikut :
a. Studi pustaka
Studi ini dilakukan dengan cara mempelajari, meneliti dan menelaah
berbagai literatur-literatur yang bersumber dari buku-buku, teks, jurnal ilmiah,
situs-situs di internet, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan topik
penelitian.
b. Studi lapangan
Studi ini dilakukan dengan cara mengunjungi tempat yang akan diteliti
dan pengumpulan data dilakukan secara langsung. hal ini meliputi :
1) Wawancara
Wawancara yaitu teknik pengumpulan data dengan cara
mengadakan tanya jawab secara langsung dengan narasumber yang
terkait dengan permasalahan yang diambil untuk memperoleh data
dan informasi.
2) Observasi
Observasi adalah pengamatan dan pencatatan yang sistematis
terhadapgejala-gejala yang diteliti (Husaini Usman, 2008:52).
Metode ini bertujuanuntuk mengetahui ciri-ciri dan luasnya obyek
yang diamati. Denganpengamatan langsung dapat diperoleh data
1.7 SISTEMATIKA PENULISAN
Adapun sistematika penulisan Tugas Akhir ini terdiri dari 5 (lima) bab,
dari uraian masing-masing bab tersebut adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menjelaskan hal-hal yang menjadi latar belakang
masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian,
manfaat penelitian, serta sistematika penulisan tugas akhir.
BAB II : TINJ AUAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang landasan teori pengarsipan
dan beberapa pengertian maupun jenis arsip sehingga dapat
mempermudah penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
BAB III : METODE PENELITIAN
Dalam Bab II ini menjelaskan tentang profil perusahaan yang berupa
sejarah singkat SMP 3 Sekaran Lamongan, serta struktur organisasi dan
uraian pekerjaannya. Selain itu, dalam bab II ini juga berisi mengenai
tatacara dalam melakukan metode penelitian yang di gunakan dan
permasalahan yang akan dibahas yaitu sekilas mengenai permasalahan
yang akan dibahas, data yang dikumpulkan, prosedur penyusunan
program.
BAB IV : PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM
Dalam bab ini penulis menguraikan pembahasan mengenai perancangan
database, implementasi sistem yang mencakup defenisi implementasi
sistem, komponen utama dalam implementasi sistem, tujuan
BAB V : PENUTUP
Dalam bab ini penulis menguraikan pembahasan yang mencakup
7 2.1 LANDASAN TEORI
2.1.1 Pengertian Arsip
Arsi berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “
Archivum” yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata
tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk
menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. Menurut bahasa
belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti:
a) Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan
yang lain.
b) Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan, gambar,
grafik dan sebagainya.
c) Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.
Perkataan arsip sudah secara umum dianggap sebagi istilah bahasa
Indonesia, mempunyai arti:
a) Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingat.
b) Bahan-bahan, baik berujud surat, laporan, perjanjian-perjanjian,
gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya, yang
disimpan sebagai bahan pengingatan.
Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai definisi arsip :
1) Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut
sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. (Sularso
Mulyono, dkk , 984:3)
2) Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran
Negara Nomer 2964) arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan. ( Zulkifli Amsyah, 1993:2).
3) Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12) kearsipan adalah proses kegiatan
pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem
tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
4) Menurut Maulana (1974:18) memberikan rumusan bahwa kearsipan
adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan untuk
menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan
memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling
ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari
5) Dari segi bahasa Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa Yunani
“Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta archia” selanjutnya
menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian
dalam bahasa latinnya berbunyi “Archifium”.
6) Menurut 3 penulis : Mulyono, Muhsin, dan Marimin (1985:3) memberikan
pengertian tentang kearsipan yaitu tata cara pengurusan penyimpanan
warkat menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3
unsur pokok yang meliputi : penyimpanan, penempatan, dan penemuan
kembali.
7) Menurut The Liang Gie (200:20) yaitu arsip sebagai kumpulan
warkat-warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.Menurut T. R. Schellenberg (The Liang Gie, 1979, 217). “The term „archives may now be defined as follow : “Those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purpose and which have been deposited or have been selected for deposit in on archival institution”. (istilah “arsip” dapatlah kini dirumuskan sebagai berikut : “warkat-warkat”
dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai
dokumen berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari
keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan
pada suatu badan kearsipan
Berdasarkan definisi beberapa ahli di atas, Arsip merupakan
perangko) yang di dalamnya memberikan keterangan – keterangan atau
bukti tentang sutau kejadian, sehingga pada saat di perlukan dapat dengan
mudah ditemukan. Arsip adalah naskah-naskah dinas yang dibuat dan
diterima oleh semua satuan organiosasi dalam lingkungan Departemen
dalam negeri dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam pelaksanaan tugas.
2.1.2 J enis Ar sip
Wursanto (1991: 21-28) membagi jenis arsip dilihat dari beberapa
segi diantaranya :
1) Menurut subjek atau isisnya :
a. Arsip Keuangan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seperti
laporan keuangan, surat perintah membayar tunai, surat penagihan, dan
daftar gaji.
b. Arsip Kepegawaian
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian seperti
daftar riwayat hidup pegawai dan absensi pegawai.
c. Arsip Pemasaran
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pemasaran
seperti surat penawaran, surat pesanan, daftar harga barang, surat
d. Arsip Pendidikan
Jenis arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah pendidikan
seperti garis-garis besar program pengajaran (GBPP), satuan pelajaran,
program pengajaran, daftar absensi siswa dan guru.
2) Arsip menurut bentuk dan wujudnya
a. Surat
Setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang
berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi seperti naskah
perjanjian atau kontrak, akte pendirian perusahaan, notulen rapat,
kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, dan bon penjualan.
b. Pita rekaman
c. Piringan hitam
d. Mikro film
Film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan tergambar
dalam ukuran yang sangat kecil untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan. Cetakan microfilm tersebut disebut hard copy.
3) Arsip menurut sifat kepentingannya
a. Arsip nonessensial yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan
dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting
sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama (tidak
penting). Contohnya antara lain : Surat atau kartu undangan,
pengumuman hari libur, memo atau nota tentang hal-hal yang tidak
b. Arsip yang diperlukan (useful archives), yaitu arsip yang masih
mempunyai nilai kegunaan, tetapi sifatnya sementara dan
kadang-kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan (arsip ini masih
disimpan antara 2 atau 3 tahun). Contohnya antara lain : Surat
perintah jalan, Surat keterangan pegawai, Surat telegram, dan
lain-lain.
c. Arsip penting (important archives), yaitu arsip yang mempunyai
nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan
sebagainya. Apabila arsip ini hilang maka sulit untuk mencari
penggantinya karena masih diperlukan atau dipergunakan dalam
membantu kelancaran pekerjaan. Contohnya antara lain : Surat
keputusan (penangkatan, pemindahan,pemberhentian) daftar sensus
pegawai, laporan keuangan, berita acara pemeriksaan keuangan, dan
lain-lain.
d. Arsip Vital (vital archives), yaitu arsip yang bersifat permanen,
langgeng, disimpan untuk selama-lamanya. Contohnya antara lain :
akte pendirian perusahaan, daftar hasil ujian dinas pegawai, daftar
hasil ujian jabatan pegawai, dokumen-dokumen kepemilikan tanah
(gedung), buku induk pegawai dan lain-lain.
4) Arsip menurut fungsinya
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip ini dapat
dibedakan menjadi 3 macam menurut fungsi dan kegunaannya
Arsip aktif yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
Arsip In-aktif yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaansehari-hari.
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2.1.3 Fungsi dan Peranan Ar sip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu
meningkatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat
mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa fungsi
dan peranan arsip yaitu :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Nilai informasional yang perlu, misalnya untuk pengambilan
keputusan
4. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
5. Nilai informasional dalam proses menuju penentuan kebijakan yang
menyangkut banyak orang dan perlu memperhatikan kesinambungan
serta perkembangan.
6. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
8. Sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara lagsung atau
tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan,
penelitian, evaluasi dan berbangsa dan berbegara.
9. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
2.1.4 Tujuan Arsip
Tujuan dari arsip yaitu
1. Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali dengan cepat dan
tepat, jika sewaktu-waktu diperlukan.
2. Dapat menunjang terlaksananya peyusutan arsip yang berdaya guna
dan berhasil guna.
3. Untuk menjaga arsip, agar setiap historis dari perusahaan maupun
individu dapat ditempatkan disuatu tempat tertentu, dengan system
penyimpanan arsip.
4. Untuk mengamankan arsip yang penting, baik dari bahaya pencurian
atau kebakaran.
2.1.5 Pengertian Sur at
Komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis,
pemerintahan, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu
bentuk komunikasi yang sering digunakan adalah surat. Adapun beberapa
pengertian surat menurut pendapat beberapa para ahli adalah :
1. Menurut Thomas Wiyasa Bratawidjaja (1982:5), Surat adalah alat untuk
menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis dari pihak satu kepada
pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak
lainnya.
2. Menurut Sedarmayanti (2001-162), Surat adalah alat komunikasi
tertulis yang berasal dari satu pihak yang ditunjukkan kepada pihak lain
untuk menyampaikan berita.
3. Menurut Yhundazt 1627.blogspot.com, Surat adalah suatu komunikasi
yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak lain kepada pihak lainnya. Surat merupakan lembaran kertas yang
tertulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam
organisasi untuk berbagai kepentingan.
4. Menurut Y. S. Marjo (2000:15), Surat adalah alat komunikasi tertulis
atau sarana untuk menyampaikan pertanyaan maupun informasi.
5. Menurut Atmosudirjo (1999:139), Surat adalah kertas atau lebih yang
ditulis atau diketik atas nama kedudukan dalam organisasi yang
ditujukkan kepada suatu alamat tertentu dan membuat suatu badan
komunikasi.
6. Menurut The Liang gie (2000:115), Surat adalah setiap catatan tertulis
atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
7. Menurut Barthos (2003:36), Surat adalah alat komunikasi tertulis yang
berasal dari satu pihak dan ditujukkan kepada pihak lain uintuk
2.1.6 Fungsi Sur at
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi dan pemberi informasi
dari pihak satu ke pihak lain, surat pun dapat memberikan informasi yang
sesuai dengan aslinya, selain itu surat juga memiliki beberapa fungsi,
diantaranya:
a. Wakil dari pengirim/penulis
b. Bahan pembukti
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d. Alat pengukur kegiatan organisasi
e. Sarana memper pendek jarak (Marjo,2000:16)
Berdasarkan pendapat diatas mengenai fungsi-fungsi surat maksud
dari fungsi surat sebagai wakil dari pengirim/penulis, yaitu surat berfungsi
sebagai pembawa misi dan pesan-pesan yang mewakili si penulisnya.
Dengan demikian surat dapat menghemat pemakaian tenaga manusia dan
menghemat ongkos atau biaya. Karena sifatnya sebagai wakil dari penulis,
maka surat harus ditulis dengan teliti, praktis, sistematis dan obyektif.
Maksud dan tujuan surat tersebut harus jelas, sopan serta menarik.
Fungsi surat sebagai bahan pembukti, surat merupakan alat
komunikasi tertulis, oleh karena itu surat juga dapat dijadikan sebagai
bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hukum. Fungsi
surat sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut yaitu
surat-surat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam
Maksud dari fungsi surat sebagai alat pengukur kegiatan organisasi
adalah pengelolaan surat dalam sebuah perusahaan kecil tentulah berbeda
dengan pengelolaan surat dalam sebuah perusahaan besar. Jika dalam
sebuah perusahaan kecil surat dikelola oleh satu orang pegawai saja.
Namun di perusahaan besar surat dikelola oleh beberapa pegawai. Maka
hal ini dapat memperlihatkan bahwa dalam satu perusahaan besar kegiatan
organiasi lebih kompleks.
Fungsi surat sebagai sarana memperpendek jarak adalah jika kita
akan mengadakan suatu penelitian atau kunjungan ke suatu tempat, untuk
mengkonfirmasi kapan waktu yang tepat, kita dapat mengkonfirmasinya
melalui surat.
2.1.7 Pembagian Sur at
Prosedur pengurusan dan pengendalian surat dalam suatu
perusahaan terdiri dari berbagai jenis, salah satunya adalah pembagian
surat berdasarkan prosedur pengurusannya dan berdasarkan urgensi
penyelesaiannya.
Berdasarkan prosedur pengurusannya surat terdiri atas:
1. Surat masuk
2. Surat Keluar
Menurut Wursanto (1991:108) pengertian surat masuk adalah:
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi
maupun yang diterima melalui kurir (pengirim surat) dengan
mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).
Menurut Wursanto (1991:144) pengertian surat keluar adalah:
Surat keluar (out going mail) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal,
bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk
ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Berdasarkan urgensi penyelesaiannya surat dapat terdiri dari, surat
penting, surat biasa/rutin, dan surat rahasia (Sedarmayanti, 1999:74).
a. Sur at penting
Surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut,
menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat
menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan kelembagaan,
kepegawaian, keuangan dan kebendaan.
b. Sur at biasa/rutin
Surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut
dan bila surat tersebut hilang informasinya dapat diperoleh dari sumber
c. Sur at rahasia
Surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan,
karena jika bocor akan menimbulkan kerusakan/kerugian besar,
mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya.
2.1.8 Pengertian Sistem Infor masi Arsip
Kearsipan adalah tata cara pengurusan penyimpanan arsip menurut
aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang
meliputi:
a) Penyimpanan (storing)
b) Penempetan (placing)
c) Penemuan kembali (finding)
2.1.9 Pengertian Konsep Dasar Sistem
Terdapat dua kelompok didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya
atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari beberapa prosedur yang saling
Berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau
elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut:
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan berinteraksi
Sistem itu sendiri memiliki karakterisitik atau beberapa sifat tertentu, yaitu
mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan
luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input),
keluaran (output), pengolah (proses), dan sasaran suatu tujuan (goal).
Adapun penjelasan dari karateristik dari suatu system adalah sebagai
berikut:
a) Komponen sistem (Components)
Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan.
Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa
bagian sistem.
b) Batas sistem (Boundary)
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya
atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem
dipandang sebagai satu kesatuan.
c) Lingkungan Luar Sistem (Environments)
Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi
sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem
atau merugikan sistem.
d) Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem
e) Masukan Sistem (Input)
Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari
lingkungan.
f) Keluaran Sistem (Output)
Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke
lingkungan.
g) Pengolah Sistem (Proses)
Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran
(output).
h) Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu
dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran
atau tujuannya.
Adapun definisi sistem menurut Van de Poel dalam Winardi adalah: Een verzameling elemnten waartussen relaties bestan. Vaak treft men bovendien in de litteratuur nog de volgende toevoeging ... elementen gericht op de verwezenlijking van bepaalde gemeenschappelijke doeleinden. Yang diterjemahkan oleh Winardi sebagai sekumpulan elemen diantara mana terdapat adanya hubungan-hubungan. Kerapkali dalam
literatur dapat diketemukan kata-kata tambahan elemen-elemen mana
ditunjukan ke arah pencapaian sasaran-sasaran umum tertentu. Dari
pengertian diatas dapat diuraikan bahwa suatu sistem terdiri dari
sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang
Voich dalam Lukman mengatakan bahwa “system is whole compounded of several parts...” yang dapat diartikan, sistem adalah suatu keseluruhan yang tersusun dari sekian banyak bagian. Senada dengan pendapat diatas
maka Awad menyatakan bahwa system is an organized, funtioning, relationship among unit or components”. Yang dapat diartikan, sistem adalah hubungan yang berlangsung diantara satuansatuan atau komponen
secara teratur. Riggs dalam Winardi mengemukan pengertian sistem
sebagai suatu kelompok yang terdiri dari beberapa komponen atau bagian
yang saling berinteraksi dalam hubungan yang dinamis. Kemudian
Johnson, Katzs dan Rosenzwig dalam Lukman mendefinisikan sistem
sebagai suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau terorganisir;
suatu himpunan atau perpaduan hal-hal atau bagian – bagian yang
membentuk suatu kebulatan atau keseluruhan yang kompleks atau utuh.
Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem
menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu
wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang
memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya ; kedua menunjukan
suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode,
alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu. Sejalan dengan pendapat di
atas, Lukman mengartikan sistem sebagai wujud (entitas). Suatu sistem
seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling
berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas)
adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang
2.2 VB.NET
2.2.1 Sejar ah VB.NET
VB 1.0 dikenalkan pada tahun 1991, pendekatan yg dilakukan
untuk menghubungkan bahasa pemrograman dengan GUI berasal dari
prototype yg dikembang oleh “Alan Cooper” yg di sebut TRIPOD,.
Kemudian Microsoft mengontrak copper dan asosiasinya utk
mengembangkan tripod agar dapat digunakan di windows 3.0 dibawah
nama kode Ruby.
Berikut Perjalanan Visual Basic (VB 1.0 Sampai VB 10) :
Perjalanan dari Visual Basic (VB1 to VB 10)
a. Proyek “Thunder” dirintis
b. Visual Basic 1.0 (May 1991) di rilis untuk windows pada
Comdex/Windows Wordltrade yg dipertunjukan di Atlanta , Georgia
c. Visual Basic 1.0 untuk DOS dirilis pada bulan September 1992.
Bahasa ini tidak kompatibel dengan Visual Basic For Windows. VB
1.0 for DOS ini pada kenyataaanya merupakan versi kelanjutan dari
compiler BASIC, QuickBasic dan BASIC Professional Development
System
d. Visual Basic 2.0 dirilis pada November 1992, Cakupan
pemrogramannya cukup mudah untuk digunakan dan kecepatannya
juga telah di modifikasi. Khususnya pada Form yg menjadikan object
dapat dibuat secara seketika, serta konsep dasar dari Class modul yg
e. Visual Basic 3.0 , dirilis pada musim panas 1993 dan dibagi menjadi
versi standard dan professional. VB 3 memasukan Versi 1.1 dari
Microsoft Jet Database Engine yg dapat membaca serta menulis
database Jet (atau Access) 1.x
f. Visual Basic 4.0 (Agustus 1995) merupakan versi pertama yg dapat
membuat windows program 32 bit sebaik versi 16 bit nya. VB 4 juga
memperkenalkan kemampuan untuk menulis non-GUI class pada
Visual Basic
g. Visual Basic 5.0 (February 1997), Microsoft merilis secara eksklusif
Visual basic untuk versi windows 32 bit . Programmer yg menulis
programnya pada versi 16 bit dapat dengan mudah melakukan import
porgramnya dari VB4 ke VB5. dan juga sebaliknya, program VB5
dapat diimport menjadi VB4. VB 5 memperkenalakan kemampuan
untuk membuat User Control.
h. Visual Basic 6.0 (pertengahan 1998) memperbaiki beberapa cakupan,
temasuk kemapuannya untuk membuat Aplikasi Web-based . Visual
Basic 6 di jadwalkan akan memasuki Microsoft “fasa non Supported”
dimulai pada maret 2008
i. Visual Basic .NET (VB 7), dirilis pada tahun 2002, Beberapa yang
mencoba pada versi pertama .NET ini mengemukakan bahwa bahasa
ini sangat powerful tapi bahasa yg digunakan sangat berbeda dengan
bahasa sebelumnya, dengan kekurangan diberbagai area, termasuk
runtime-nya yang 10 kali lebih besar dari paket runtime VB6 serta
j. Visual Basic .NET 2003 (VB 7.1) , dirilis dengan menggunakan NET
framework versi 1.1.
k. Visual Basic 2005 (VB 8.0) , merupakan iterasi selanjutnya dari
Visual Basic .NET. dan Microsoft memutuskan untuk menghilangkan
kata kata .NET pada judulnya. Pada Rilis ini , Microsoft memasukan
beberapa fitur baru, diantaranya :
1. Edit and Continue , mungkin inilah kekurangan fitur terbesar dari
VB .NET . pada VB 2005 ini kita diperbolehkan melakukan
perubahan kode pada saat program sedang dijalankan
2. Perbaikan pada Konversi dari VB ke VB NET12Visual Basic
.NET 2003 (VB 7.1) , dirilis dengan menggunakan NET
framework versi 1.1.12. IsNot Patent, merupakan salah satu fitur
dari Visual Basic 2005 merupakan konversi If Not X Is Y
menjadi If X IsNot Y
l. Visual Basic 2005 Express , merupkan bagian dari Product Visual
Studio. Microsoft membuat Visual Studio 2005 Express edition untuk
pemula dan yg gemar dengan VB, salah satu produknya adalah Visual
Basic 2005 Express yg merupakan produk gratis dari Microsoft
m. Visual Basic “Orcas” (VB 9.0) , dijadwalkan akan dirilis pada tahun
2007 dan dibangung diatas .NET 3.5. Pada rilis ini , Microsoft
menambahkan beberapa fitur , diantaranya :
- True Tenary operator , yaitu fungsi If(boolean,value, value) yg
digunakan untuk menggantikan fungsi IIF
- Ekspresi Lambda
mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem
.NET Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan
menggunakan alat ini, para programmer dapat membangun aplikasi
Windows Forms, Aplikasi web berbasis ASP.NET, dan juga aplikasi
command-line. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa
produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau Visual J#),
atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio
.NET. Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa
pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari
Microsoft Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas
.NET Framework. Peluncurannya mengundang kontroversi, mengingat
banyak sekali perubahan yang dilakukan oleh Microsoft, dan versi baru ini
tidak kompatibel dengan versi terdahulu.
Versi pertama dari Visual Basic .NET adalah Visual Basic .NET
2002 yang dirilis pertama kali pada bulan Februari 2002. Visual Basic
.NET 2002 merupakan sebuah bahasa pemrograman visual yang berbasis
bahasa BASIC (sama seperti halnya Visual Basic 6.0, tetapi lebih
disempurnakan dan lebih berorientasi objek), dan didesain untuk berjalan
di atas Microsoft .NET Framework versi 1.0.
Versi 7.0 ini dirilis bersamaan dengan Visual C# dan ASP.NET.
Bahasa C#, yang dianggap sebagai jawaban terhadap Java, mendapatkan
perhatian yang lebih banyak dibandingkan dengan VB.NET yang kurang
begitu banyak diulas. Hasilnya, sedikit orang di luar komunitas Visual
Basic yang memperhatikan VB.NET. Versi pertama ini kurang mendapat
sambutan yang bagus dari para programmer, dan pada saat itu, program
berbasis Visual Basic 6.0 sedang marak-maraknya dibuat. Para
programmer yang mencoba Visual Basic .NET untuk pertama kali akan
merasakan bahwa Visual Basic .NET sangatlah berbeda dibandingkan
dengan Visual Basic sebelumnya. Contoh yang paling mudah adalah
runtime engine yang lebih besar 10 kali lipat dibandingkan Visual Basic
6.0, dan juga meningkatkan beban di memori.
Visual Basic .NET 2003 (VB 7.1)
Selanjutnya, pada bulan Maret 2003, Microsoft pun merilis lagi
versi yang lebih baru dari Visual Basic .NET, Visual Basic .NET 2003.
Versi ini berisi beberapa perbaikan dibandingkan dengan versi
sebelumnya, dan aplikasi yang dibuatnya dapat berjalan di atas .NET
.NET Compact Framework dan mesin wizard upgrade VB6 ke VB.NET
yang telah ditingkatkan. Peningkatan yang lainnya adalah peningkatan
pada performa dan keandalan dari Integrated Development Environment
(IDE) Visual Basic itu sendiri, dan juga runtime engine.
Visual Basic .NET 2003 tersedia dalam beberapa jenis cita rasa:
Professional, Enterprise Architect dan Academic Edition. Khusus untuk
Visual Basic .NET 2003 Academic Edition, versi tersebut didistribusikan
secara gratis untuk beberapa sekolah di dalam setiap negara; versi
Professional dan Enterprise Architect merupakan produk komersial.
Visual Basic 2005 (VB 8.0)
Setelah itu, Microsoft pun berkonsentrasi dalam mengembangkan
Microsoft .NET Framework 2.0, dan tentunya alat bantu untuk
membangun program di atasnya. Hingga pada tahun 2005, mereka pun
merilis versi terbaru dari Visual Basic .NET, yang kali ini disebut dengan
Visual Basic 2005 (dengan membuang kata ".NET"), bersama-sama
dengan beberapa aplikasi pengembangan lainnya.
Visual Basic 9.0 (Visual Basic 2008)
Versi ini merupakan versi terbaru yang dirilis oleh Microsoft pada
tanggal 19 November 2007, bersamaan dengan dirilisnya Microsoft Visual
C# 2008, Microsoft Visual C++ 2008, dan Microsoft .NET Framework
29 3.1 Analisa Sistem
Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan
sistemyang menjadi pondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang
dihasilkan nantinya
System analysis merupakan sebuah pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari
seberapa bagus komponen-komponen bekerja dan berinterkasi untuk meraih
tujuan mereka (Whritten, 2004:176),
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem membahas mengenai konsep dari sistem yang akan
dibangun untuk memenuhi kebutuhan user. Oleh sebab itu user harus mengetahui gambaran secara umum dan jelas tentang sistem ini. Desain sistem secara umum
harus mengidentifikasi komponen-komponen sistem yang ada secara mendetail.
3.3 Alur Sistem
Untuk alur sistem dalam proses pengarsipan ini akan menggunakan
diagram flow guna untuk mengetahui proses mulai dari input data surat masuk, data surat keluar data arsip, pembuatan laporan surat dan arsip. Berikut gambar
3.3.1 Flow Map Surat Masuk
Pada sistem flow ini akan memberikan alur sistem yang akan digunakan
pada pengarsipan surat, mulai dari input data surat masuk, surat keluar dan
laporan-laporan yang dibutuhkan. Berikut adalah sistem flownya
Gambar 3.1 Flow Map Surat Masuk
Pada proses input surat masuk, dimulai dari pengirim yang mengantarkan
suratkemudian di terima oleh bagian tata usaha yang selanjutnya diberikan
selanjutnya di kembaikan kepada bagian tata usaha untuk di masukan
datanya ke dalam sistem.
3.3.2 Flow Map Surat Keluar
Gambar 3.2 Flow Map Surat Keluar
Pada proses input surat keluar, dimulai dari kepala bidang yang
memberikan surat kepada tata usaha yang bertujuan untuk di masukan
datanya ke sistem dan di lanjutkan untuk di kirim kepada instansi yang
3.4 Desain Sistem
Proses-proses akan dijabarkan dalam proses DFD (Data Flow Diagram),Diagram Berjenjang, ERD (Entity Relationship Diagram) yang terdiri dari CDM (Conceptual Data Model) dan PDM (Physical Data Model). Selain itu juga dibuat perancangan database dan perancangan antarmuka aplikasi yang akan dirancang.
3.4.1 Data Flow Diagr am
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model
yangmemungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistemsebagai
suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satusama lain dengan alur
data, baik secara manual maupunkomputerisasi. DFD ini sering disebut juga
dengan nama Bubblechart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja,
atau modelfungsi.
DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang seringdigunakan,
khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagianyang lebih penting dan
kompleks dari pada data yang dimanipulasioleh sistem. Dengan kata lain, DFD
adalah alat pembuatan modelyang memberikan penekanan hanya pada fungsi
sistem.
DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi padaalur
data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untukpenggambaran analisa
maupun rancangan sistem yang mudahdikomunikasikan oleh profesional sistem
3.4.1.1Diagram Berjenjang
Pembuatan diagram berjenjang dimaksudkan untuk memudahkan dalam
pembuatan level‐ level berikutnya.
Gambar 3.3 Diagram Berjenjang
3.4.1.2Data Contex Diagr am atau DFD Level 0
Data Context Diagram (DCD) disebut juga DFD level 0, karena
merupakan data arus awal. DCD ini memiliki sebuah proses yaitu: identifikasi
sistem dan dua external entity yaitu kepala bidang dan petugas.
3.4.1.3DFD Level 1
DFD level 1 merupakan penjabaran dari proses DFD level 0. Pada DFD
level 1 ini mempunyai tiga proses yaitu proses pada login, proses maintenance
surat dan proses pembuatan laporan arsip. Proses pertama yaitu Login di tujukan
untuk kepala bidangdan petugas agar dapat melakukan proses melihat. Proses
kedua yaitu maintenance ditujukan untuk seorang petugas yang dapat menginput
data surat masuk, data surat keluar. Proses ketiga yaitu pembuatan laporan yang
ditujukan kepada kepala bidang dan petugas . Berikut adalah gambar DFD level
1:
3.4.1.4DFD Level 2
DFD level 2 merupakan penjabaran dari DFD level 1 menu petugas. Pada
DFD level 2 meliputi petugas, yang terdiri dari dua proses pengelolaan surat
masukdan pengelolaansurat keluar. Berikut adalah gambar DFD level 2
Gambar 3.6 DFD Level 2
3.5 ERD (Entity Relationship Diagram)
Entity Relationship Diagram adalah suatu model jaringan yang disajikan
dengan menggunakan susunan data yang disimpan dari sistem secara tidak nyata /
abstrak, dan diperkenalkan pertama kali oleh P. P. Chen pada tahun 1976.
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan dan konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk
memodelkan struktur data dan hubungan antar data, karena hal ini relative
Dengan ERD, dapat menguji model dengan menghasilkan proses yang
dilakukan. ERD juga menggunakan sejumlah notasi dan symbol untuk
menggambarkan struktur dan hubungan antar data.
3.5.1 CDM ( Conseptual Data Model )
Merancang suatu tabel dalam database secara logic akan lebih
memudahkan user pengembang sistem, untuk dapat merancang sebuah sistem
yang spesifik dalam akses data serta efisien dalam penyimpanan data pada tabel
didatabase. Merancang CDM ini didasarkan pada perancangan DFD yang telah
dibuat sampai dengan level 1.
Pada gambar 3.7 menjelaskan akses data yang terjadi dan tempat
penyimpanan data yang akan telah digunakan. Pada pembuatan CDM ini setiap
tempat penyimpanan data masih berupa konseptual, dimana masih bersifat umum
dan belum mendekati dariBerikut adalah Gambar CDM:
3.5.2 PDM ( Physical Data Model )
PDM memodelkan struktur fisik dari database, dengan mempertimbangkan software DBMS serta model struktur yang akan digunakan. PDM yang valid dapat dikonversi ke CDM atau OOM. PDM dapat dihasilkan
(di-generate) dari CDM yang valid. Berikut adalah gambar PDM
3.6 Perancangan Database
Database adalah suatu kumpulan data-data yang disusun sedemikian rupa
sehingga membentuk informasi yang sangat berguna. Database terbentuk dari
sekelompok data-data yang memiliki jenis/sifat sama. Ambil contoh, data-data
berupa nama-nama, kelas-kelas, alamat-alamat. Semua data tersebut dikumpulkan
menjadi satu menjadi kelompok data baru, sebut saja sebagai data-data
mahasiswa. Demikian juga, kumpulan dari data-data mahasiswa, data-data dosen,
data-data keuangan dan lainnya dapat dikumpulkan lagi menjadi kelompok besar,
misalkan data politeknik elektronika. Bahkan dalam perkembangannya,
data-data tersebut dapat berbentuk berbagai macam data-data, misalkan dapat berupa
program, lembaran-lembaran untuk entry (memasukkan) data, laporan-laporan.
Kesemuanya itu dapat dikumpulkan menjadi satu yang disebut dengan database.
Dalam perancangan program rancang bangun sistem informasi
pengarsipan yaitu antara lain:
1. Tabel Admin
Fungsi : Menyimpan data Admin
Primary key : username
Kolom : 2
Tabel admin di pergunakan untuk menyimpan data-data admin yang akan
menggunakan atau menjalankan progam.
Tabel 3.1 Data Admin
Name Type Size Keterangan
Username Varchar 20 Username
2. Tabel Data Surat Masuk
Fungsi : Menyimpan Data Surat Masuk
Primary key : nosuratmasuk
Kolom : 10
Tabel data masuk berfungsi atau berguna untuk menyimpan data surat
masuk yang di lakukan oleh admin.
Tabel 3.2 Data Sur at Masuk
Name Type Size Keterangan
Nosuratmasuk Varchar 75 No Surat Pk
Kode Varchar 30 Kode
Keterangan Varchar 30 Keterangan
Perihal Varchar 50 Perihal
Pengirim Varchar 50 Pengirim
Pengelolah Varchar 50 Pengelolah
Tanggalsurat Date Tanggal Surat
Tanggalditerima Date Tanggal Diterima
Filegambar Varchar 100 Lokasigambar
3. Tabel Data Surat Keluar
Fungsi : Menyimpan data surat keluar
Primary key : nosuratkeluar
Kolom : 9
Tabel data surat keluar bergunak untuk menyimpan data surat yang telah
keluar.
Tabel 3.3 Data Sur at Keluar
Name Type Size Keterngan
Nosuratkeluar Varchar 75 No Surat Pk
Kode Varchar 30 Kode
Keterangan Varchar 30 Keterangan
Perihal Varchar 30 Perihal
Tujuan Varchar 30 Tujuan
Tanggalsurat Date Tanggal Surat
Tanggalkeluar Date Tanggal Keluar
Filegambar Varchar 50 Lokasi gambar
4. Tabel Data Klasifikasi
Fungsi : Menyimpan data klasifikasi
Primary Key : kode klasifikasi
Kolom : 9
Tabel data klasifikasi berfungsi untuk yimpan data surat berdasarkan
spesifikasi surat.
Tabel 3.4 Data Klasifikasi
Name Type Size Keterangan
Kode Varchar 20 Kode pk
Keterangan Varchar 20 Keterangan
Pengolah Varchar 20 Pengolah
3.7Rancangan Antar Muka
Disini akan dijelaskan gambar sturktur program dari Sistem Informasi
Pengarsipan SMP 3 Ma’arif Manyar Sekaran Lamongan.
Desaign Interface Login
Pada gambar 3.9 adalah desaign login dimana form ini di gunakan
untuk petugas maupun kepala bidang untuk bisa masuk pada form
berikutnya.
1. Desaign Interface Menu Utama Sistem Informasi Pengarsipan
Gambar 3.10 Design Interface Form Menu Utama
Desaign menu pada gambar 3.10 menunjukan desaign yang didalamnya terdapat suatu pilihan yang akan di lakukan petugas
maupun kepala bidang. Di antaranya adalah pilihan login yaitu untuk
masuk pada form pilihan selanjutnya, pilihan tombol surat masuk
yaitu berfungsi untuk mengelolah data surat masuk, pilihan
selanjutnya yaitu tombol surat keluar yang berfungsi untuk
mengelolah data surat keluar, kemudian tombol spesifikasi surat yang
berfungsi untuk menspesifikasi surat masuk maupun surat keluar,
selanjutnya tombol pengguna yang berfungsi untuk menambah atau
merubah data pengguna dan tombol Keluar yang berfungsi untuk
keluar dari program.
Sistem Informasi Pengarsipan SMP 3 Ma’arif Manyar
2. Desain Interface Data Surat Masuk
Gambar 3.11 Desaign Interface Data Sur at Masuk
Desaign gambar 3.11 berisikan laporan data masuk dan pilihan untuk melihat data maupun mengelolah data surat masuk. Di pergunakan oleh
petugas dan kepala bidang.
3. Desain Interface Tambah Data Surat Masuk
Gambar 3.12 Desain Interface Tambah Data Surat Masuk Tambah Data Surat Masuk
No Surat Kode Keterangan Perihal
Desaign gambar 3.12 yang terdiri dari beberapa tombol pilhan yang berfungsi untuk memasukan data surat masuk.
4. Desain Interface Edit Data Surat Masuk
Gambar 3.13 Desain Interface Edit Data Surat Masuk
Desaign gambar 3.13 terdiri dari beberapa kolom dan tombol yang berfungsi untuk merubah data surat masuk, sehingga data yang semula
masih kurang benar akan menjadi lebih baik dari pada sebelumnya,
oleh sebab itu pilihan halaman edit di buat. Edit Data Surat Masuk
Nomor Surat
Kode
Keterangan
Perihal
Pengirim
Pengelolah
Tanggal Surat
Tanggal Diterima
File Gambar SIMPAN KEMBALI
5. Desain Interface Data Surat Keluar
Gambar 3.14 Desain Interface Data Sur at Keluar
Desaign gambar 3.14 berisikan laporan data keluar dan pilihan untuk melihat data maupun mengelolah data surat keluar. Di pergunakan oleh
petugas dan kepala bidang.
6. Desain Interface Tambah Data Surat Keluar
Gambar 3.15 Desain Interface Tambah Data Surat Keluar Edit Data Surat Keluar
Pilihan Pencarian Berdasarkan Cari Cetak Report Cetak Gambar
Tambah Edit Hapus Keluar Tanggal keluar
Desaign gambar 3.15 yang terdiri dari beberapa tombol pilhan yang berfungsi untuk memasukan data surat keluar.
7. Desain Interface Edit Data Surat Keluar
Gambar 3.16 Desain Interface Edit Surat Keluar
Desaign gambar 3.16 terdiri dari beberapa kolom dan tombol yang berfungsi untuk merubah data surat keluar. sehingga data yang semula
masih kurang benar akan menjadi lebih baik dari pada sebelumnya,
8. Desaign Interface Data Spesifikasi Surat
Gambar 3.17 Desaign Interface Data Spsifikasi Sur at
Desaign gambar 3.17 terdiri dari beberapa pilihan tombol dan kolom untuk mengelolah data spesifikasi data surat.
9. Desaign Interface Tambah Spesifikasi Surat
Gambar 3.18 Desaign Interface Spesifikasi
Desaign gambar 3.18 terdiri dari beberapa kolom dan tombol yang berfungsi untuk menambah spesifikasi surat masuk maupun surat
keluar.
DATA SPESIFIKASI SURAT
KODE KETERANGAN PENGELOLAH
TAMBAH EDIT HAPUS KEMBALI
Spesifikasi Surat
Kode
Keterangan
Pengelolah
10.Desaign Interface Edit Spesifikasi Surat
Gambar 3.19 Desaign Interface Edit Data Spesifikasi
Desaign gambar 3.19 terdiri dari beberapa kolom dan tombol yang berfungsi untuk merubah data spesifikasi surat.
11.Desaign Interface Data Pengguna
Gambar 3.20 Desaign Interface Data Pengguna
Desaign gambar 3.20 berisikan pilihan tombol yang berguna untuk
menambah data pengguna dan laporan data pengguna. Data Pengguna
Username Password
TAMBAH LIHAT UBAH HAPUS KEMBALI
Spesifikasi Surat
Kode
Keterangan
Pengelolah
12.Desaign Interface Tambah Data Pengguna
Gambar 3.21 Desaign Interface Tambah Data Pengguna
Desaign gambar 3.21 terdiri dari beberapa kolom dan tombol yang berfungsi untuk menambah spesifikasi surat masuk maupun surat
keluar
13.Desaign Interface Edit Data Pengguna
Gambar 3.22 Desaign Interface Tambah Data Pengguna
Desaign gambar 3.22 terdiri dari dua tombol dan dua kolom yang berguna untuk mengubah data pengguna.
Tambah Data Pengguna
Username
Password
SIMPAN BATAL
Edit Data Pengguna
Username
password
49
Pada bab ini akan membahas tentang implementasi program dari hasil
analisa dan perancangan sistem yang ada pada bab III, serta bagaimana cara
sistem tersebut dijalankan.
4.1 Alat Yang Digunakan
Pada implementasi program, alat-alat yang digunakan yaitu perangkat keras
(hardware) dan perangkat lunak (software) yang dijabarkan sebagai berikut: 4.1.1 Perangkat Keras (Hardware)
a) Laptop
b) Memory 2 GB
c) HDD 250
4.1.2 Perangkat Lunak
a) Sistem operasi Windows 7 ultimate. b) Vb . NET
c) Xampp
d) Mysql
4.2 Implementasi Aplikasi Desaign Antar muka
Pada sub bab implementasi aplikasi desain antarmuka menjelaskan form
apa saja yang terlibat dalam aplikasi tersebut yang menampilkan beberapa aplikasi
form yaitu:
4.2.1 Form Tampilan Menu Utama
Pada form tampilan menu utama seperti gambar 4.1 didesain sedemikian
rupa sehingga menjadi tampilan utama yang menarik baik pengguna. Pada
menu utama terdapat beberapa menu yang akan menghubungkan ke form-form yang akan dijalankan dan diisi oleh pengguna, menu-menu tersebut adalah :
4.2.2 Fr om Tampilan Login
From login seperti gambar 4.2 ini ditampilkan pada halaman kedua
sebagai salah satu langkah pengamanan terhadap sistem. Form ini dibuat
guna mengetahui pengguna yang berhak menggunakan sistem ini, dengan
adanya pengisian data user name dan password diharapkan dapat terhindar
dari pencurian data atau pengacauan data. Sehingga data yang telah
tersimpan dalam database bisa tersimpan dengan baik dan aman.
4.2.3 Form Tampilan Data Sur at Masuk
Pada form tampilan data surat masuk ini terdapat beberapa pilihan di
tujukan kepada admin dan pengguna lain, dimana pengguna yang sebagai
admin mempunyai akses untuk mengelolah data surat masuk, baik untuk
menambah, mengedit maupun menghapus data. Sedangkan pengguna user
hanya mempunyai akses melihat, maupun mencari data surat masuk yang
telah tersimpan daalam data.
4.2.4 Form Tampilan Tambah Data Sur at Masuk
Form tambah data surat masuk di gunakan untuk menambahkan data surat
masuk yang telah di terima dari instansi luar. Sehingga data bisa tersimpan
dalam databse.
Gambar 4.4 Form Tambah Data Sur at Masuk
4.2.5 Form Tampilah Edit Data Masuk
Form edit data surat masuk di gunakan untuk mengubah data surat masuk
Gambar 4.5 Form Tampilah Edit Data Masuk
4.2.6 Form Tampilan Data Sur at Keluar
Pada form tampilan data surat keluar ini terdapat beberapa pilihan di
tujukan kepada pengguna untuk mengelolah data surat surat keluar baik
untuk menambah mengedit maupun menghapus data surat keluar guna
Gambar 4.6 Form Data Sur at Keluar
4.2.7 Form Tampilan Tambah Data Sur at Keluar
Form tambah data surat keluar di gunakan untuk menambahkan data surat
keluar yang telah di kirim ke instansi luar. Sehingga data bisa tersimpan
dalam databse.
4.2.8 Form Tampilan Edit Data Sur at Keluar
Form edit data keluar berguna untuk mengubah data surat keluar jika di
perlukan untuk guna perbaikan data di karenakan ada kesalahan pada data
yang telah ada.
4.2.9 Form Tampilan Spesifikasi Surat
Form spesifikasi digunakan untuk membedakan atau mengelompokan data
surat antara surat rahasia, penting maupun biasa.
Gambar 4.9 Form Spsifikasi Surat
4.2.10 Form Tampilan Tambah Spesifikasi Surat
Form tambah spesifikasi berguna untuk menambahkan data spesifikasi
surat yang akan di masukan ke dalam sistem.
4.2.11 Form Tampilan Edit Spesifikasi Surat
Form edit spesifikasi berguna untuk mengubah spesifikasi data surat
masuk maupun spesifikasi data surat keluar
Gambar 4.11 Form Edit Spesifikasi
4.2.12 Form Tampilan Data Pengguna
Pada form tampilan data pengguna ini terdapat beberapa pilihan di
tujukan kepada pengguna untuk mengelolah ataupun menjalankan
Gambar 4.12 Form Data Pengguna
4.2.13 Form Tambah Data Pengguna
Form tambah data pengguna di gunakan untuk menambahkan data
pengguna yang dapat menjalankan program.
Gambar 4.13 Form Tambah Data Pengguna
4.2.14 Form Edit Data Pengguna
Form edit pengguna berguna untuk mengubah data pengguna apa bila ada
perubahan pada data pengguna.
60
Pada bab ini dibahas mengenai uji coba terhadap aplikasi yang telah
dibuat dan selanjutnya akan dibuat evaluasi dari hasil uji coba tersebut. Uji coba
dilaksanakan untuk mengetahui apakah aplikasi dapat berjalan dengan baik sesuai
perancangan yang dibuat. Evaluasi dilakukan untuk menentukan tingkat
keberhasilan dari aplikasi yang dibuat.
5.1Uji coba
Setelah dilakukan proses implementasi sistem, dilakukan proses uji coba
program dengan tujuan mengetahui apakah program aplikasi yang dibuat telah
sesuai dan dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi.
5.1.1 Uji Coba Menu User
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tahap-tahap yang dilakukan oleh
seorang User secara step-by-step
a. Home Menu Utama User
Berikut ini adalah halaman home yang merupakan halaman utama dari
sistem pengarsipan. Yang terdiri dari beberapa pilihan tombol di
antaranya adalah login, surat masuk, surat keluar, spesifikasi surat,
data pengguna dan tombol keluar. Dimana tombol pada hom awal ini
yang aktif hanyalah tombol login dan keluar, seperti di tujukan pada
Gambar 5.1 Menu Home User
b. Login
Pada tahap ini seorang seorang pengguna harus mengimputkan
username dan password guna untuk melanjutkan pengoperasian
aplikasi ini. Pada login ini terdiri dari admin dan pengguna biasa.
Seperti di tujukan pada gambar 5.2
