TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat kelulusan pada Program Studi
Manajemen Informatika Jenjang D3 (Diploma III) Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
HANA PUTRI SARASWATI 10910057
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
viii
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 2
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ... 4
2.2.2. Kualitas Informasi... 12
2.2.3. Nilai Informasi ... 13
2.3 Pengertian Sistem Informasi ... 14
2.3.1. Konsep Sistem Informasi ... 14
ix
2.4.1. MySQL ... 16
2.4.2. NetBeans ... 17
2.5 Pengertian Surat ... 17
2.5.1. Surat Masuk dan Surat Keluar ... 19
2.5.2. Pengertian Surat Perjalanan Dinas ... 19
BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN ... 20
3.1. Objek Penelitian ... 20
3.1.1. Sejarah Singkat Lembaga ... 20
3.1.2 Visi dan Misi KPU ... 24
3.1.3. Struktur Organisasi Lembaga ... 25
3.1.4. Deskripsi Tugas ... 26
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem ... 35
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem ... 35
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem ... 36
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan ... 37
3.2.4. Pengujian Software ... 40
BAB IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 41
4.1. Analisis Sistem yang sedang Berjalan ... 41
4.1.1. Analisisi Dokumen ... 43
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan ... 43
4.1.2.1. Flow Map ... 44
4.1.2.2. Diagram Konteks ... 52
4.1.2.3. Data Flow Diagram ... 53
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan ... 55
4.1.3.1. Permasalahan ... 55
4.1.3.2. Solusi ... 55
4.2. Perancangan Sistem ... 56
x
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan... 57
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 57
4.2.3.1. Flow Map ... 58
4.2.4.3. Entity Relationship Diagram ... 77
4.2.4.4. Struktur File ... 77
4.2.4.5. Kodifikasi ... 84
4.2.5. Perancangan Antar Muka ... 85
4.2.5.1. Struktur Menu ... 85
4.2.5.2. Perancangan Input ... 86
4.2.5.3. Perancangan Output ... 92
4.2.6. Perancangan Arsitektur Jaringan ... 98
BAB V. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... 99
5.1. Implementasi ... 99
5.1.1. Batasan Implementasi (optional) ... 99
5.1.2. Implementasi Perangkat Lunak ... 99
5.1.3. Implementasi Perangkat Keras ... 100
5.1.4. Implementasi Basis Data (Sintaks SQL) ... 101
5.1.5. Implementasi Antar Muka ... 106
5.1.6. Implementasi Intalasi Program ... 112
5.1.7. Penggunaan Program ... 115
5.2 Pengujian ... 122
5.2.1. Rencana Pengujian ... 122
5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian ... 123
5.2.3. Kesimpilan Hasil Pengujian ... 131
BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN ... 132
6.1. Kesimpulan ... 132
xi DAFTAR PUSTAKA
v
KATA PENGANTAR
Bismillahhirohmanirohim,
Puji dan Syukur kami panjatkan atas kehadiran Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah – Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini sebagai syarat untuk memenuhi syarat kelulusan pada program studi Manajemen Informatika diploma tiga (D3), Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer, Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung. Dengan menggambil objek penelitian di Komisi Pemilihan Umum (KPU) Prov. Jawa Barat, penulis mengangkat judul : “SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK, SURAT KELUAR SERTA SPPD DI KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI JAWA BARAT”. Tak lupa shalawat serta salam kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW dan para sahabat-Nya.
Selama menyusun Tugas Akhir, penulis banyak menerima bimbingan, arahan, dan dorongan dari semua pihak. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan terimakasih kepada :
1. Dr. Ir. Eddy Soeryanto Soegoto selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
2. Syahrul Mauluddin, S.Kom., M.Kom selaku Ketua Prodi Manajemen Iinformatika sekaligus sebagai Wali Dosen.
3. Julian Chandra W,S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah
vi
4. Seluruh sraff pengajar di Prodi Manajemen Informatika Unikom Bandung.
5. Ibu Anna selaku pembimbing di Lembaga, serta Bapak Sekertaris dan Staff KPU Provinsi Jawa Barat yang telah bersedia membantu dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
6. Orang Tua saya Tuan Papih dan Kanjeng Mamih yang telah memberikan saya semangat, motivasi, do’a hingga saya bisa menyelesaikan Tugas Akhir. You’re the best thing in my life.
#KecupBasah
7. Adik kecil saya yang mulai beranjak dewasa Ilham Tegar Prayoga. Yang memberi saya motivasi dan do’anya.
8. Teman – teman terdekat saya Windri Hendriawati, Faisal Farhan Mubaraq, Fitri Fauziah Apriliani, Dian Ratna Sumeinar dan Yulia Rachmawati Hidayat yang telah memberikan semangat, do’a dan dorongan ketika galau melanda jiwa.
9. Asep Suryono yang tak lelah memberikan semangat, nasehat, do’anya pada saya, hingga saya bisa survive menyelesaikan Tugas
Akhir ini.
10.Widi Sunanjar Nata Dibja, orang yang jarang muncul tapi sekalinya muncul bikin galau terima kasih dorongan, semangat, dan do’anya.
vii
11.Rekan – rekan seperjuangan di kelas MI-18 yang tidak bisa disebutkan satu – persatu, terima kasih atas dukungan dan wejangannya. Kalian Luar Biasa
12.Semua orang – orang yang mengenal saya baik yang terlihat maupun tidak terlihat yang telah memberikan semangat serta do’anya demi kelancaran Tugas Akhir ini. Terima kasih.
Penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini jauh dari titik sempurna baik itu dalam materi penyajian maupun dalam susunan tata bahasa yang baik dan benar. Oleh karena itu, penulis berharap Tugas Akhir ini dapat digunakan dengan baik oleh berbagai pihak terutama oleh pihak yang membutuhkan dan semoga Tugas Akhir ini dapat berguna bagi semua pihak. Aamiin .
Bandung, 23 Juli 2013
Jogiyanto. 2013. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan tertruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.Andi Offset. Yogyakarta
Jogiyanto Hartono, MBA, Ph.D. 2004. Pengenalan Komputer. Andi. Yogyakarta.
Kristanto Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. Yogyakarta
Pressman, Roger S., 2002, Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi jilid Dua, Penerbit: Andi Offset, Yogyakarta
Simarmata, Janner. 2007. Perancangan Basis Data. Andi Yogyakarta, Medan
Shalahuddin,M dan A.S, Rossa. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Modula. Bandung
http:// www.kpu.jabarprov.go.id/index.php/SubMenu/690/Visi Misi/ 16 Mei 2013
http:// www.kpu.jabarprov.go.id/index.php/SubMenu/716/Sejarah KPU /
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Merambahnya Teknologi dan Informasi belakangan ini berpengaruh pada sendi – sendi kehidupan masyarakat. Di kota – kota besar saja misalnya sebagian besar aktivitas masyarakatnya tidak terlepas dengan Teknologi dan Informasi. Tidak hanya di kehidupan sehari – hari Teknologi dan Informasi pun masuk dengan baik kedalam dunia pekerjaan.
Dengan semakin berkembangnya Teknologi dan Informasi di harapkan dapat memberikan kontribusi yang postif bagi penyelesaian tugas pekerjaan khususnya di Bidang yang sangat vital dalam suatu instansi. Komisi Pemilihan Umum (KPU) contohnya, merupakan instansi pemerintah yang menyelenggarakan pemilihan umum di Indonesia yakni meliputi Pemilihan Umum Anggota DPR/DPD/DPRD, Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden, serta Pemilihan Umum Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah.
menjadi salah satu bagian yang memberi andil dalam menyukseskan pemilu atau kegiatan lainnya di KPU Prov. Jawa Barat.
Dengan kegiatan yang sering berulang seperti itu, terdapat beberapa masalah yang menggurangi efektifitas penggerjaannya yaitu pencatatan yang dilakukan dalam pendataan surat yang masuk dan keluarnya surat masih manual dan tertulis di buku registernya. Ketika ada salah satu staff maupun tamu yang meminta data dari surat yang bersangkutan kadang membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari surat tersebut berada dimana. Berbeda dengan surat perjalanan dinas ketika akan melakukan perjalanan dinas surat dan kwitansi di cetak terlebih dahulu dan tidak dicatat langsung pada buku register, itu membuat pencatatan data yang tidak beraturan.
Berdasarkan uraian diatas dan berdasarkan kegiatan yang sering dilakukan di Komisi Pemilihan Umum yaitu Penulis memutuskan untuk menggambil judul “Sistem Informas Pengelolaan Surat Masuk, Surat Keluar serta Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di KPU Prov. Jawa Barat”.
1.2. Indentifikasi dan Rumusan Masalah A. Identifikasi
Dari apa yang terjadi dilapangan, indentifikasi yang didapat yaitu : 1. Sarana pencatatan Surat Keluar, Surat Masuk hingga SPPD masih
2. Ketidakefektifan terjadi apabila ada salah seorang staff atau tamu yang ingin menanyakan surat yang telah masuk berada di bagian mana.
3. Riskan apabila terjadi hilangnya buku register untuk pencatatan SPPD maupun buku pencatatan untuk Surat Keluar Masuk sebab terkadang siapa saja bisa menulis di buku itu.
4. Arsip untuk SPPD beseta kwitansi biaya perjalanan dinas kadang tidak ada dan itu akan membingungkan ketika rekapan laporan tiap bulannya.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, rumusan masalah yang diajukan adalah :
1. Bagaimana sistem yang berjalan di KPU Prov. Jawa Barat.
2. Bagaimana perancangan sistem informasi pendataan dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
3. Bagaimana implementasi sistem informasi pendataan dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian A. Maksud
Maksud dari penelitian ini adalah meciptakan suatu sistem dengan harapan hasil yang didapat bisa membantu mempermudah pekerjaan, meminimalisir kesalahan baik secara teknis maupun non teknis, pendataan dan penggelolaan Surat dengan baik dan benar.
B. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan di KPU Prov.Jawa Barat.
2. Untuk membuat perancangan sistem informasi pendataan dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
3. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi pedataan dan pengelolaan surat di KPU Prov. Jawa Barat.
1.4. Kegunaan Penelitian 1.4.1. Kegunaan Praktis
A. Bagi Instansi
Hasil penelitian diharapkan berguna bagi meningkatkan efektifitas kerja pegawainya kualitas pealayanan penggelolaan surat – surat di KPU Prov. Jawa Barat.
B. Bagi Staff
Hasil penelitian diharapkan dapat mempercepat waktu pengerjaan dalam melakukan pendataan surat.
1.4.2. Kegunaan Akademis A. Bagi Pengembangan Ilmu
Hasil penelitian ini diharapkan menjadi pembanding antara ilmu manajemen (teori) dengan keadaan yang terjadi langsung di lapangan (praktek). Sehingga dengan adanya perbandingan tersebut akan lebih memajukan ilmu manajemen informatika yang sudah ada untuk ditahapkan pada dunia nyata dan dapat menguntungkan berbagai pihak. B. Bagi Peneliti lain
C. Bagi Penulis
Hasil penelitian diharapkan dapat lebih memantapkan penguasaan fungsi keilmuan yang dipelajari selama mengikuti program perkuliahan Manajemen Informatika.
1.5. Batasan Masalah
Agar sistem yang dibuat tidak terlalu luas dan menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis membatasi apa saja yang berkaitan dengan penelitian, yaitu :
1. Sistem yang dibangun hanya dapat dijalankan pada Bagian Umum di KPU Prov. Jawa Barat.
2. Program yang dibangun hanya dapat berjalan pada pendataan dan pengeloaan surat masuk, surat keluar dan pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang ada di KPU Prov. Jawa Barat.
3. Perhitungan rincian biaya pada SPPD yang diberikan hanya biayanya saja tidak termasuk apabila menginap dan terbatas hanya di Jawa Barat dan DKI Jakarta.
4. Data karyawan yang digunakan pada pembuatan SPPD telah diinputkan terlebih dahulu. Sehingga data karyawan sudah ada.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Nama Instansi : KPU Provinsi Jawa Barat Alamat Instansi : Jalan Garut No.11 Bandung Divisi/Bagian : Bagian Umum b. Survei Objek Penelitian
2.
Penyusunan Sistem Informasi a. Pengumpulan Data b. Analisa dan Perancangan
3. Evaluasi
a. Pengujian Sistem
4. Penggunaan Selanjutnya
a. Implementasi Sistem
8 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Menurut Andri Kristanto (2008 : 1) sistem merupakan kumpulan elemen – elemen yang saling terkait dan bekerjasama untuk memroses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilakan keluaran (output) yang diinginkan.
2.1.1. Definisi Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 2) Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mendefinisikan suatu tujuan tertentu. Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemnya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada eleman atau komponennya mendefinisikan sistem. Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem – sistem bagian. Komponen – komponen atau subsistem – subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri lepas sendiri – sendiri.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005 : 3) Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen – komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolhan (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa subsistem atau bagian – bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat – sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses secara keseluruhan.
2. Batas Sistem
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sesuatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
4. Penghubung Sistem
Media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Program adalah Maintenance input yang digunakan untuk mengoprasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran sistem (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
7. Pengolahan Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan (input) menjadi keluaran (output).
8. Sasaran Sistem
2.2. Konsep Dasar Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:7) informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya berakhir. Robert N. Anthony dan John Dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy
yang disebut negative entropy atau negantropy. Karena begitu pentingnya informasi bagi suatu sistem maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya.
2.2.1. Siklus Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:8) Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.
Gambar 2.1 Siklus Informasi
(Sumber : Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan tertruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Oleh : Jogiyanto)
2.2.2. Kualitas Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:10) Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate),
tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance).
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab – musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya, informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.2.3. Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:11) Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.
informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:11) Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan proccesing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertent dengan laporan – laporan yang
diperlukan”.
2.3.1. Komponen Sistem Informasi
Gambar 2.2 Blok sistem Informasi yang berinteraksi
(Sumber : Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan tertruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Oleh : Jogiyanto)
Adapun penjelasannya menurut Jogiyanto (2005-12) sebagai berikut :
1. Blok Masukan, Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.
3. Blok Keluaran, Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi, Teknologi merupakan tool-box dalam sistem informasi, digunakan untuk menerima input, menjalankan, model, menyimpan dan mengakses data, menghasilakan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data, Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali, Beberapa pengendalian perlu diracang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan – kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.4. Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak pendukung adalah software yang diperlukan untuk mendukung sistem yang akan dibangun.
2.4.1. MySQL
(Fatansyah, 2004). MySQL merupakan salah satu contoh produk DBMS yang sangat popular di lingkungan linux, tetapi juga tersedia pada windows. Banyak situs web yang menggunakan MySQL sebagai database server (server yang melayani permintaan akses database) (Abdul Kadir, 2003).
2.4.2. NetBeans
NetBeans mengacu pada kedua platform kerangka untuk aplikasi desktop java, dan sebuah lingkungan pengembangan terpadu (IDE) untuk pengembangan dengan java, java script, php, python, ruby, groovy, c, c++, scala, clojure, dan lain-lain. NetBeans yang ditulis dalam java dan berjalan di mana-mana JVM diinstal, termasuk windows, Mac Os, Linux, solaris. Sebuah JDK diperlukan untuk pengembangan fungsionalitas jawa, tetapi tidak diperlukan untuk pembangunan di bahasa pemograman lain. Platform NetBeans memungkinkan aplikasi untuk dikembangkan dari satu set modular komponen software yang disebut modul. Aplikasi berbasis platform NeatBeans (termasuk IDE NetBeans) dapat diperpanjang oleh pengembangan pihak ketiga. (Miftakhul Huda & Bunafit Komputer. 2010. Membuat Aplikasi Database dengan Java, MySQL, dan NetBeans. PT Elex Media Komputindo.
Jakarta.)
2.5. PengertianSurat
Menurut buku arsip Nasional Republik Indonesia Tahun 1998:
Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang
digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi
kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Dengan adanya surat diharapkan dapat menyampaikan informasi secara lengkap dan jelas sesuai dengan yang diinginkan. Dalam penulisan surat terdapat beberapa syarat dan ciri penulis surat yang baik adalah sebagai berikut:
1. Surat ditulis dalam bentuk yang menarik dan tersusun rapi 2. Kalimat hendaknya sederhana dan mudah dipahami 3. Praktis, estetis dan menghilangkan salah pengertian 4. Bersih dan rapi
Adapun sifat surat adalah sebagai berikut:
1.Sangat Rahasia adalah surat apabila isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak dapat membahayakan keamanan perusahaan.
2.Rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui pejabat yang berwenang.
3.Terbatas adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat atau instansi yang mempunyai kewenangan tertentu.
2.5.1. Surat Masuk Dan Surat Keluar
Surat Masuk adalah semua tulisan dinas yang disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik pada amplop maupun tulisan dinas itu sendiri untuk pengurusan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan disekretariat atau bagian yang diberi wewenang untuk melaksanakan tugas tersebut.
Surat keluar adalah semua tulisan dinas yang akan dikirim kepada pejabat yang tercantum pada alamat tulisan dinas maupun pada amplop.
2.5.2. Pengertian Surat Perintah Perjalanan Dinas
20 3.1. Objek Penelitian
Objek penelitian ini dilakukan di Komisi Pemilihan Umum (KPU) Jalan Garut No. 11 Bandung. Berikut Sejarah singkat,visi dan misi, struktur organisasi, dan deskripsi kerja.
3.1.1. Sejarah Singkat Lembaga
Sejak diberlakukannya pemilihan umum kepala daerah yang semula dilakukan oleh DPRD menjadi pemilihan langsung oleh rakyat, dari situlah asal muasal Komisi Pemilihan Umum (KPU) dibentuk. KPU ditunjuk menjadi suatu lembaga penyelenggara pemilu.
KPU Provinsi yang menurut UU No.12 Tahun 2003 merupakan bagian dari KPU, dalam konteks penyelenggaraan pilkada, oleh UU No.32 Tahun 2004 dijadikan KPU Daerah dan diberi tugas dan wewenang sebagai penyelenggara pilkada. Dengan kata lain penyelenggara pemilihan Gubenrnur dan Wakil Gubernur adalah KPU Provinsi.
penting, selain menjadi motor penggerak KPU juga membuat KPU lebih kredibel di mata masyarakat karena didukung oleh personal yang jujur dan adil. Tepat 3 (tiga) tahun setelah berakhirnya penyelenggaraan Pemilu 2004, muncul pemikiran di kalangan pemerintah dan DPR untuk meningkatkan kualitas pemilihan umum, salah satunya kualitas penyelenggara Pemilu. Sebagai penyelenggara pemilu, KPU dituntut independen dan non-partisan.
Untuk itu atas usul insiatif DPR-RI menyusun dan bersama pemerintah mengesyahkan Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu. Sebelumnya keberadaan penyelenggara Pemilu terdapat dalam Pasal 22-E Undang-undang Dasar Tahun 1945 dan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2003 Tentang Pemilu DPR, DPD dan DPRD, Undang-undang Nomor 23 Tahun 2003 Tentang Pemilu Presiden dan Wakil Presiden.
Dalam Undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu diatur mengenai penyelenggara Pemilihan Umum yang dilaksanakan oleh suatu Komisi Pemilihan Umum (KPU) yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri. Sifat nasional mencerminkan bahwa wilayah kerja dan tanggung jawab KPU sebagai penyelenggara Pemilihan Umum mencakup seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Sifat tetap menunjukkan KPU sebagai lembaga yang menjalankan tugas secara berkesinambungan meskipun dibatasi oleh masa jabatan tertentu. Sifat mandiri menegaskan KPU dalam menyelenggarakan Pemilihan Umum bebas dari pengaruh pihak mana pun.
penyelenggara Pemilihan Umum Anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah; Pemilihan Umum Presiden dan Wakil Presiden; serta Pemilihan Umum Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah yang sebelumnya diatur dalam beberapa peraturan perundang-undangan kemudian disempurnakan dalam 1 (satu) undang-undang secara lebih komprehensif.
Dalam undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu diatur mengenai KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota sebagai lembaga penyelenggara pemilihan umum yang permanen dan Bawaslu sebagai lembaga pengawas Pemilu. KPU dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta dalam hal penyelenggaraan seluruh tahapan pemilihan umum dan tugas lainnya. KPU memberikan laporan Presiden kepada Dewan Perwakilan Rakyat.
Undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu juga mengatur kedudukan panitia pemilihan yang meliputi PPK, PPS, KPPS dan PPLN serta KPPSLN yang merupakan penyelenggara Pemilihan Umum yang bersifat ad hoc. Panitia tersebut mempunyai peranan penting dalam pelaksanaan semua tahapan penyelenggaraan Pemilihan Umum dalam rangka mengawal terwujudnya Pemilihan Umum secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, dan adil.
diterapkan dalam penyelenggaraan Pemilihan Umum, dibentuk Dewan Kehormatan KPU, KPU Provinsi, dan Bawaslu.
Di dalam Undang-undang Nomor 12 Tahun 2003 Tentang Pemilu DPR, DPD dan DPRD, jumlah anggota KPU adalah 11 orang. Dengan diundangkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, jumlah anggota KPU berkurang menjadi 7 orang. Pengurangan jumlah anggota KPU dari 11 orang menjadi 7 orang tidak mengubah secara mendasar pembagian tugas, fungsi, wewenang dan kewajiban KPU dalam merencanakan dan melaksanakan tahap-tahap, jadwal dan mekanisme Pemilu DPR, DPD, DPRD, Pemilu Presiden/Wakil Presiden dan Pemilu Kepala Daerah Dan Wakil Kepala Daerah.
Menurut Undang-undang Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, komposisi keanggotaan KPU harus memperhatikan keterwakilan perempuan sekurang-kurangnya 30% (tiga puluh persen). Masa keanggotaan KPU 5 (lima) tahun terhitung sejak pengucapan sumpah/janji.
Penyelenggara Pemilu berpedoman kepada asas : mandiri; jujur;
adil; kepastian hukum; tertib penyelenggara Pemilu; kepentingan umum;
keterbukaan; proporsionalitas; profesionalitas; akuntabilitas; efisiensi
dan efektivitas.
kemudian diajukan kepada Dewan Perwakilan Rakyat untuk mengikuti fit and proper test. Sesuai dengan bunyi Pasal 13 ayat (3) Undang-undang N0 22 Tahun 2007 Tentang Penyelenggara Pemilu, Tim Seleksi Calon Anggota KPU pada tanggal 9 Juli 2007 telah menerima 545 orang pendaftar yang berminat menjadi calon anggota KPU. Dari 545 orang pendaftar, 270 orang lolos seleksi administratif untuk mengikuti tes tertulis. Dari 270 orang calon yang lolos tes administratif, 45 orang bakal calon anggota KPU lolos tes tertulis dan rekam jejak yang diumumkan tanggal 31 Juli 2007.
3.1.2. Visi dan Misi Lembaga A. Visi
Terwujudnya Komisi Pemilihan Umum sebagai penyelenggara Pemilihan Umum yang memiliki integritas, profesional, mandiri, transparan dan akuntabel, demi terciptanya demokrasi Indonesia yang berkualitas berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
B. Misi
1. Membangun lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang memiliki kompetensi, kredibilitas dan kapabilitas dalam menyelenggarakan pemilihan umum;
Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, adil, akuntabel, edukatif dan beradab;
3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan pemilihan umum yang bersih, efisien dan efektif;
4. Melayani dan memperlakukan setiap peserta Pemilihan Umum secara adil dan setara, serta menegakkan peraturan Pemilihan Umum secara konsisten sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
5. Meningkatkan kesadaran politik rakyat untuk berpartisipasi aktif dalam pemilihan umum demi terwujudnya cita-cita masyarakat Indonesia yang demokratis.
3.1.3. Struktur Organisasi Lembaga
1. Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik, yang terbagi menjadi sub bagian Keuangan dan Umum
2. Bagian Program, Data, dan SDM, yang terdiri dari sub bagian Program Data, dan SDM
3. Bagian Hukum, Teknis dan Hupmas, yang terdiri dari sub bagian Hukum dan Teknis Hupmas.
Berikut adalah struktur organisasi KPU Provinsi Jawa Barat :
Gambar 3.1 Stuktur Organisai KPU
3.1.4. Deskripsi Tugas
1. Sub Bagian Keuangan, Umum, dan Logistik
perbendaharaan, verifikasi, dan pembukuan pelaksanaan anggaran, pelaksanaan urusan rumah tangga, perlengkapan, keamanaan dalam, tata usaha, pengadaan logistik Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, distribusi logistik Pemilu anggota DPR, DPD, dan DPRD, Presiden dan Wakil Presiden, Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, kepegawaian, serta dokumentasi.
Dalam pelaksanaannya Kasubbag Keuangan, Umum dan Logistik dibantu oleh staf pelaksana yang mempunyai tugas :
a. Menggelola dan menyusun rencana sub bagian umum,
b. Menyusun dan melakukan kearsipan, surat – menyurat, dan ekspedisi,
c. Menyusun dan melaksanakan penomoran, pengetikan dan pengadaan naskah dinas,
d. Menyusun dan melakukan urusan perlengkapan di sub bagian masing – masing,
e. Meyusun dan mengelola urusan rumah tangga, f. Mencatat dan menyusun surat masuk/keluar, g. Menyusun dan mengarsipkan surat masuk/keluar,
h. Menyusun dan mengarsipkan himpunan – himpunan naskah dinas, i. Menyusun dan mencatat himpunan – himpunan naskah dinas yang
keluar,
l. Mengelola dan memelihara barang inventaris milik negara,
m. Menyusun dan mencari bahan pertimbangan kepada Sekertaris KPU,
n. Menyusun dan melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada Sekertaris KPU,
o. Menyusun dan melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris KPU,
p. Mengelola dan melakukan koordinasi dengan sub bagian lain, q. Menjalankan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.
2. Sub Bagian Program dan Data
Secara garis besar Sub Bagian Program dan Data mempunyai tugas mengumpulkan dan mengelola bahan rencana, program, anggaran pembiayaan kegiatan tahapan Pemilu.
Dalam pelaksanaanya Kasubbag Program dan Data dibantu oleh staf pelaksana yang mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan dan mengelola bahan penyusunan rencana anggaran Pemilu,
b. Menyusun dan mengelola perencanaan anggaran Pemilu, c. Megelola, menyusun data pemilih,
f. Mengumpulkan dan mengelola bahan kebutuhan Pemilu,
g. Mengumpulkan dan mengelola bahan hasil monitoring penyelenggaraan Pemilu,
h. Mengumpulkan dan mengelola hasil surpervise penyelenggaraan Pemilu,
i. Menyusun dan mengelola laporan pelaksanaan kegiatan Sub Bagian Program dan Data,
j. Memberikan dan mengelola bahan pertimbangan kepada Sekertaris KPU,
k. Melaporkan hasil penyusunan dan pengelolaan pelaksanaan tugas kepada Sekertaris KPU,
l. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris KPU,
m. Menyusun dan merencanakan kebutuhan anggaran proses rekrutmen Anggota KPU,
n. Menyusun dan merencanakan anggaran proses penggantian antar waktu Anggota KPU,
o. Menjalankan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.
3. Sub Bagian Hukum
berkaitan dengan Pemilu, dan penyiapan verifikasi faktual peserta Pemilu, serta administrasi keuangan, dan dana kampanye.
Dalam pelaksanaannya Kasubbag Hukum dibantu oleh staf pelaksana yang mempunyai tugas :
a. Mengumpulkan dan mengelola bahan untuk materi penyuluhan peraturan perundang – undangan tentang pemilu,
b. Mengumpulkan dan mengelola bahan untuk advokasi dan konsultasi hukum penyelenggara Pemilu,
c. Menyusun dan mengelola bahan – bahan yang sudah dikumpulkan untuk advokasi dan konsultasi hukum penyelenggara Pemilu, d. Menyusun dan mengelola bahan – bahan untuk pembelaan dalam
sengketa hukum penyelenggara Pemilu,
e. Menyusun dan mengelola bahan – bahan untuk verifikasi administrasi dan faktual partai politik peserta Pemilu,
f. Menyusun dan mengelola evaluasi tahapan kegiatan verifikasi partai politik peserta pemilu dan pelaporannya,
g. Menyusun laporan kegiatan verifikasi partai politik peserta pemilu, h. Mengumpulkan dan menyusun bahan – bahan untuk verifikasi
administrasi dan faktual perseorangan peserta Pemilu,
j. Mengumpulakan dan mengolah bahan – bahan informasi administrasi pelaporan dana kampanye peserta Pemilu,
k. Mengumpulkan dan mengolah identifikasi kinerja staf di Sub Bagian Hukum,
l. Menghimpun dan mempelajari peraturan perundang – undangan, kebijakan teknis, pedoman dan petunjuk teknis serta bahan – bahan lainnya yang materinya berhubungan dengan bidang tugas Sub Bagian Hukum,
m. Menyusun dan mencari bahan permasalahan yang terjadi dan menyiapkan bahan – bahan yang diperlukan dalam rangka pemecahan masalah,
n. Meyusun dan mencari bahan pertimbangan kepada Sekertaris KPU,
o. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Sekertaris KPU,
p. Melaksanakan inventarisasi peraturan perundang – undangan, q. Menjalankan tugas lain yang di perintahkan oleh pimpinan.
4. Sub Bagian Teknis dan Hubungan Partisipasi Masyarakat
penetapan daerah pemilihan dan pencalonan, dan penetapan calon terpilih Pemilu anggota DPRD Provinsi, dan Pemilu Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah, penyuluhan, bantuan, kerja sama antar lembaga, melaksanakan pelayanan informasi, serta pendidikan pemilih.
Dalam pelaksanaannya Kasubbag Teknis Pemilu dan Hubungan Partisipasi Masyarakat dibantu oleh staf pelaksana yang mempunyai tugas: a. Mengumpulkan dan menyusun identifikasi bahan dan informasi pembagian daerah daerah pemilih dan alokasi kursi untuk Pemilu Anggota DPR, DPD, dan DPRD Provinsi,
b. Menyusun draf pembagian daerah pemilihan dan alokasi kursi untuk Pemilu Anggo DPRD Provinsi,
c. Mengumpulkan dan menyusun identifikasi bahan dari informasi tentang pemungutan, perhitungan suara, dan penetapan hasil Pemilu,
d. Menyusun dan mencari bahan draf pedoman dan petunjuk teknis pemungutan, perhitungan suara, dan penetapan hasil Pemilu, e. Mengumpulkan dan menyusun identifikasi bahan informasi untuk
penyusunan pedoman dan petunjuk teknis penggantian antar waktu dan pengisian Anggota DPRD Provinsi,
g. Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan pemberitaan dan penerbitan informasi Pemilu,
h. Menyusun draf pemebritaan dan penerbitan informasi Pemilu, i. Mengumpulkan dan mengidentifikasikan bahan dan informasi
pelaksanaan kampanye,
j. Menyusun draf tata cara pelaksanaan sosialisasi dan kampanye, k. Mengumpulkan dan mengidentifikasi bahan dan informasi
pedoman teknis bina partisipasi masyarakat, dan pelaksanaan pendidikan pemilih,
l. Melakukan identifikasi kinerja staf di Sub Bagian Teknis Pemilu dan Hubungan Partisipasi Masyarakat,
m. Menginventarisasi permasalahan yang terjadi dan menyipkan bahan – bahan yang diperlukan dalam rangka pemecahan masalah, n. Memberikan saran dan pertimbangan kepada Sekertaris KPU, o. Melaksanakan dan menjalankan tugas – tugas lain yang diberikan
oleh Sekertaris KPU,
p. Membantu dan mengelola memfasilitasi pemeliharaan data dan dokumentasi hasil pemilu,
q. Menyiapkan pelaporan hasil pelaksanaan tugas kepada Subag Teknis dan Hubmas,
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan cara atau teknik ilmiah untuk memperoleh data dengan tujuan dan kegunaan yang diinginkan.
3.2.1. Desain Penelitian
Desain penelitian merupakan rancangan penelitian yang digunakan sebagai pedoman dalam melakukan proses penelitian. Desain penelitian akan berguna bagi semua pihak yang terlibat dalam prose penelitian, karena desain penelitian dibuat untuk melakukan perbaikan – perbaikan terhadap kegiatan ang dilakukan sebelumnya.
3.2.2. Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Jenis dan metode pengumpulan data ada dua yaitu data primer dan data sekunder.
3.2.2.1. Sumber Data Primer
Adapun sumber data primer yang di dapat oleh penulis dengan cara : 1. Wawancara
2. Observasi
Observasi adalah salah satu teknik pengumpula data dengan cara datang langsung ke tempat objek penelitian. Dalam hal ini peneliti datang langsung ke Kantor KPU Prov. Jawa Barat.
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder di dapat dari dokumen – dokumen yang berhubungan dengan objek penelitian di tempat.
3.2.3. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai metode pendekatan, pengembangan sistem, metode analisis dan alat bantu analisis perancangan. Berikut ini adalah uraian dari metodependekatan sistem.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Analisis dan pengembangan sistem terdiri dari berbagai kegiatan yang dapat dikelompokan menjadi beberapa tahapan yang membantu kita dalam mengembangkan sebuah sistem.
Metode pengembangan sistem yang digunkan penulis adalah metode prototype. Metode ini sering digunakan di dunia riil sebab secara keseluruhann metode ini mengacu pada kepuasan user. Bahkan bisa dikatakan bahwa metode ini merupakan metode waterfall yang dilakukan secara berulang – ulang.
Gambar 3.2 Model Prototype
(Sumber : Pressman, Roger S., 2002, Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi jilid Dua, Penerbit: Andi Offset, Yogyakarta)
1. Pemilihan Fungsi. Mengacu pada pemilihan fungsi yang harus ditampilkan oleh prototyping. Pemilihan harus selalu dilakukan berdasarkan pada tugus – tugas yang relevan sesuai dengan contoh. Artinya kita mengidentifikasi aspek – aspek mana yang akan dilakukan untuk melakukan perancangan sistem.
2. Penyusunan Sistem Informasi. Bertujuan memenuhi permintaan kebutuhan. Artinya semua yang dibutuhkan untuk membangun sistem dipersiapkan pada tahapan ini.
3. Evaluasi. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang telah dibuat sudah sesui dengan yang diharapkan. Jika terpenuhi maka langkah penggunaan sistem akan dilaksanakan, jika tidak maka harus mengulangi tahapan sebelumnya.
4. Penggunaan Selanjutnya. Sistem yang telah terpenuhi diimplementasikan di lapangan.
3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan Dalam metode ini terdapat :
1. Flowmap
Bagan – bagan yang mempunyai arusa yang menggambarkan langkah – langkah penyelesaian suatu masalah.
2. Diagram Konteks
keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem.
3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data tersipan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
4. Kamus Data
Kamus data adalah kumpulan elemen – elemen atau simbol – simbol yang digunakan untuk membantu dalam penggambaran atau pengidentifikasian setiap field atau file di dalam sistem. 5. Perancangan Basis Data
Basis Data adalah suatu aplikasi terpisah yang menyimpan suatu koleksi data. Sebagai file data suatu basis data tidak menyajikan informasi secara langsung kepada pengguna. Pengguna harus menjalakan aplikasi untuk mengakses data darai basis data dan menyajikannya dalam bentuk yang bisa dimengerti.
a. Normalisasi
Normalisasi adalah proses mengubah perancangan basis data untuk menghasilkan skema tabel dalam bentuk normal.
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang direkam, tidak ada keharusan mengikuti format tertentu. Data dikumpulkan apa adanya.
2. Bentuk Normal Pertama (1NF)
Bentuk Normal Pertama sangat sederhana. Skema tabel disebut dalam bentuk normal pertama jika nilai atribut tidak terpisahkan.
3. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Bentuk normal kedua terjadi jika semua atribut informasi (atribut yang tidak memiliki kunci mana pun) adalah atribut dari entitas lain dalam skema tabel dan bukan dari kelas entitas lainnya. Dengan kata lain, atribut informasi menyediakan informasi secara rinci tentang entitas di dalam kelas entitas itu dan bukan tentang beberapa entitas lain.
4. Bentuk Normal Ketiga (3NF)
Bentuk normal kedua adalah baik, tetapi kita bisa melakukan yang
b. Tabel Relasi
3.2.4. Pengujian Software
Pengujian software dapat dilakukan dengan menggunakan pengujian Black box/Black box testing. Pengujian Black box adalah pengujian aspek
fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berpungsi dengan benar. Pengujian Black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak dicek apakah telah sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian Black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori :
1. Fungsi – fungsi yang tidak benar atau hilang, 2. Kesalahan Interface,
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, 4. Kesalahan kerja,
41 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis ini memberikan gambaran tentang sistem yang ada saat ini dan untuk mengetahui bagaimana cara kerja sistem tersebut, selain untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan juga untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi dilapangan dan memberi usulan untuk memperbaikinya. Analisis yang dilakukan sistem informasi pengelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD didapatkan data seperti dibawah ini.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen bertujuan untuk mengetahui semua dokumen dan file – file yang terlibat dalam sistem. Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal – hal sebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Menjelaskan nama dokumen yang terlibat dalam sistem
2. Fungsi : menjelaskan nama dokumen yang digunakan 3. Sumber : Asal dokumen tersebut
Dokumen dalam sistem informasi pengelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD di KPU Prov. Jabar yang ada saat ini adalah sebagai berikut :
A. Nama Dokumen : Surat Masuk
Fungsi : Memberi Informasi dari Bagian Luar Sumber Data : Pengirim
Rangkap : 1 (satu) Rangkap
Atribut : NoSurat, Lampiran, Perihal, TujuanSurat, TglSurat, Tembusan
B. Nama Dokumen : Surat Keluar
Fungsi : Memberi informasi dari bagian dalam KPU / balasan dari surat masuk yang telah disetujui Sumber Data : Setiap Bagian
Rangkap : 2 (Arsip Satu)
Atibut : NoSurat, Perihal, Tgl, Kepada, Tembusan, C. Nama Dokumen : Kartu Disposisi
Fungsi : Pemberian instruksi dari atasan kepada bagian yang bersangkutan
Sumber Data : Subag Umum, Sekertaris, Ketua Rangkap : 2 (Dua)
D. Nama Dokumen : Surat Perintah
Fungsi : Pemberi perintah dari atasan kepada pegawai untuk melaksanakn tugasnya dan sebagai dasar pembuatan SPPD
Sumber Data : Setiap Subagian Rangkap : 2 (Arsip Satu)
Atribut : NoSurat, Perihal, (Memperintahkan siapa) E. Nama Dokumen : SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
Fungsi : Surat yang harus ada ketika melakukan perjalanan dinas
Sumber Data : Subag Keuangan Rangkap : 3 (Arsip Dua)
Atribut : Nama, Nip, Jabatan, DariMana, KeMana, F. Nama Dokumen : Kwitansi
Fungsi : Pemberian biaya saat melakukan perjalanan dinas Sumber data : Subag Keuangan
Rangkap : 3 (Arsip Dua)
Atribut : Nama, Nominal, Golongan, Tujuan,
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
memberikan gambaran yang jelas mengenai sistem surat masuk dan keluar di KPU Prov. Jabar.
4.1.2.1. Flow Map
Gambar 4.2 Surat Keluar atau Surat Balasan yang sedang Berjalan Keterangan :
Prosedur Masuk dan Keluarnya surat pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Bagian luar KPU membuat surat masuk yang diberikan kepada Bagian Umum untuk di catat dan apabila di perlukan surat masuk tersebut diarsipkan,
2. Bagian umum mengecek prihal dari surat masuk tersebut apabila perihal tersebut ditujukan kepada Ketua maka surat masuk akan di berikan kepada ketua sedangkan perihal tersebut lebih condong ditujukan kepada Sekertaris maka surat masuk diberikan kepada Sekertaris,
3. Setelah surat masuk ditujukan kepada ketua maka ketua akan melakukan disposisi dan surat masuk tersebut masuk kepada sekertaris kemudian di disposisikan kembali kemudian diberikan kepada Kabag atau Kasubag yang bersangkutan,
4. Sedangkan surat masuk yang langsung ditujukan kepada Sekertaris akan langsung di disposisi kemudian diberikan kepada Kabag atau Kasubag yang bersangkutan,
5. Surat masuk telah diterima maka Kabag maupun Kasubag akan melakukan pencatatan masing – masing sebagai arsip bagian dan tidak diharuskan untuk membuat laporan secara berkala,
7. Surat balasan atau Surat Keluar akan di cek Perihalnya oleh Kabag maupun Kasubag untuk menentukan siapa yang harus menandatangani surat tersebut,
8. Apabila Surat Balasan / Surat Keluar mengetahui Ketua maka surat tersebut diberikan kepada Ketua untuk ditanda tangani kemuadian di disposisikan kepada Sekertaris,
9. Sekertaris hanya memberi paraf pada surat Balasan / Keluar yang akan diarsipkan,
10.Sekertaris sebagai Pengawas Pelaksana harus mengetahui surat apa saja yang keluar dan masuk,
11.Surat yang telah di tanda tangani Ketua dan mengetahui Sekertaris, Surat tersebut kemudian diberikan kembali kepada Kabag / Kasubag untuk di catat dan di arsipkan,
12.Sedangkan Surat Balasan / Surat Keluar yang harus ditanda tangani oleh Sekertaris maka Kabag / Kasubag memberikan surat keluar / surat balasan tersebut kepada Sekertaris.
13.Dan yang harus mengetahui Surat yang akan keluar yaitu para kabag masing – masing bagian, Kabag memberi paraf pada Surat Balasan / Surat Keluar yang akan diarsipakan,
15.Bagian Umum melakukan Pencatatan dan Pemberian Nomor Surat pada Surat Balasan / Surat Keluar dan mengarsipkan dokumen yang rangkap yang telah diketahui oleh Sekertaris ataupun Kabag
16.Surat Balasan / Surat Keluar diberikan kepada Bagian Luar KPU,
Prosedur pembuatan SPPD pada sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) didasari oleh keluarnya Surat Perintah (SP).
2. Setiap Surat perintah yang dikeluarkan harus mendapatkan nota dinas. Nota dinas berfungsi untuk pendapatakan surat perintah perjalanan dinas dan kwitansi sebagai biaya untuk mendapatkan uang perjalanan dinas tersebut
3. Nota dinas yang keluar harus mengikuti beberapa proses seperti alur diatas.`
4. Surat Nota Dinas diajukan kepada Kabag Keuangan, Umum dan Logistik untuk mendapat persetujuan.
5. Setelah disposisi oleh Kabag Keuangan, Umum dan Logistik Nota dinas diteruskan kepada Sekertaris untuk Disdisposisikan kembali. 6. Setelah mendapat Disposisi dari Sekertaris Nota dinas bisa dilanjutkan
dan Nota dinas masuk kembali pada Kabag Logistik, Umum dan Keuangan untuk didisposisikan kembali.
7. Apabila tidak mendapat disposisi dari Sekertaris maka Nota Dinas kembali ke Bagian Luar/KPU
9. Setelah turun dari Kabag Keuangan Nota Dinas kembali didisposisikan kepada bendahara untuk mengecek apakah anggaran yang tersedia bisa digunakan untuk biaya melakukan perjalanan dinas.
10. Apabila anggaran biaya masih ada, maka akan dibuat kan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) beserta Kwitansi.
11. Kemudian apabila anggaran tidak mencukupi Nota Dinas akan dikembalikan kepada Bagian Luar/KPU.
4.1.2.2. Diagram Kontek
Menurut (Andri Kristanto : 2008) Diagram konteks adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem. Diagram konteks direpresentasiakan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keleseluruhan sistem. Berikut diagram konteks sistem penggelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD di KPU Prov. Jabar.
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Menurut Jogiyanto (2005:700) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lungkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan.
1. Data Flow Diagram Level 1
Berikut ini gambaran DFD level 1 mengenai sistem surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD di KPU Prov. Jabar :
2. Data Flow Diagram Level 2
DFD Level 2 Proses 1 (Proses Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar)
Gambar 4.7 DFD Level 2 Proses 1 yang Berjalan
DFD Level 2 Proses 2 (Proses Pembuatan SPPD)
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melakukan analisis terhadap sistem Pengelolaan surat masuk, surat keluar dan pembuatan SPPD di KPU Prov.Jawa Barat terdapat beberapa permasalahan yang terjadi.
4.1.3.1. Permasalahan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan, terdapat masalah – masalah pada sistem yang sedang berjalan, berikut permasalahan yang terdapat pada sistem yang sedang berjalan :
1. Proses penyimpanan data yang menggunakan buku register sehingga menyulitkan dalam pencarian data sehingga dapat menghabat dalam penyajian informasi.
2. Pada Pembuatan SPPD masih menggunakan salinan dan Perhitungannya rincian biaya yang dikeluarkan masih dihitung menggunakan mesin kalkulator dan melihat buku pedoman rincian terlebih dahulu.
3. Arsip SPPD beserta Kwitansinya sering tidak ada di tempatnya dan mengakibatkan terhambatnya pembuatan laporan dan perhitungan keuangan yang dikeluarkan tidak balance.
4.1.3.2. Solusi
dan tidak memakan waktu yang lama lagi dalam pembuatannya, sedangkan pada SPPD diharapkan pembuatan, penyimpanan, dan perhitungan biaya dapat tersimpan dengan baik, efektif dan efisien. Maka, penulis mengususlkan untuk membuat sebuah sistem informasi terkomputerisasi berbasis desktop java agar bisa membantu dan memudah kan bagian umum untuk melakukan pengelolaan data surat masuk, surat keluar dan pembuatan SPPD.
4.2. Perancangan Sistem
Perancangan sistem ini dibuat sebagai tahapan untuk mempersiapkan proses implementasi sistem yang diinginkan oleh user atau pengguna, serta memaparkan proses – proses yang diinginkan oleh user sesuai dengan metode yang digunakan sistem ini yaitu metode terstruktur.
Perancangan yang digunakan meliputi perancangan Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), serta Kamus Data.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Prosedur yang berjalan tidak menggunakan aplikasi program untuk melakukan perhitungan rincian biayasecara langsung dalam pembuatan SPPD, pembuatan laporan memerlukan waktu yang lama lagi, pendataan untuk SPPD pada buku register kurang terjalankan sebab dokumennya kadang tidak kembali pada tempatnya, untuk itu penulis mengusulkan untuk membuat program aplikasi pengelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD secara terkomputerisasi menggunakan java dengan sistem database yang memudahkan kegiatan tersebut. Sehingga dapat langsung melakukan pembuatan laporan kapan saja bagaimana ketentuan dari pejabat terkait yang memintanya.
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Setelah melihat sistem yang sedang berjalan di KPU Prov. Jawa Barat, penulis mengevaluasi bahwa sistem yang sedang berjalan memiliki beberapa kekurangan maka dari itu penulis mengusulkan perancangan prosedur pengolahan data surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD yang baru untuk digunakan di Instansi tersebut.
1. System dirancang untuk admin dimana user dapat memasuki bagian – bagian yang ada dalam sistem pengelolaan surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD,
2. Semua user yang berkepentingan untuk mengaskses aplikasi tersebut harus memiliki username beserta password untuk bisa login pada sistem,
3. Dibuatkannya sistem ini untuk mempermudah pembuatan laporan.
4.2.3.1. Flow Map
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Setiap surat masuk yang datang ditangani oleh Bagian Umum.
2. Bagian Umum akan menginputkan data – data yang diperlukan dari setiap surat masuk yang datang dan memberikan disposisi atau kemana seharusnya surat tersebut diteruska.
3. Setelah mendapatkan disposisi maka system akan membuat Kartu Disposisi.
4. Setiap Pejabat terkait akan Login pada system untuk mengecek apakah ada surat masuk yang ditujukan pada dirinya.
Sekertaris untuk ditindaklanjuti atau hanya untuk diketahui oleh sekertaris bahwa terdapat surat masuk yang ditujuakan kepada ketua, 6. Apabila surat masuk langsung ditujukan untuk Sekertaris maka
sekertaris pun harus login untuk melihat apakah ada surat yang ditujukan untuk dirinya atau tidak dan apakah ada instruksi dari ketua mengenai surat yang masuk terlebih dahulu kepada ketua dan sekertaris harus mengecek surat tersebut.
Prosedur Pengelolaan Surat Keluar yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Surat yang akan keluar dibuat 2 (dua) rangkap sama seperti surat masuk sebelumnya. Setiap Surat keluar bisa keluar apabila telah ditanda tangani oleh Ketua atau Sekertaris.
2. Bagaimana Perihal yang tercantum pada surat keluar tersebut apakah membutuhkan tanda tangan dari Ketua maka surat tersebut akan diberikan kepada ketua untuk divalidasi dan Pejabat terkait dibawah Ketua yaitu Sekertaris dan Kabag hanya mengetahui saja dengan cara memparaf pada rangkap ke 2 (dua) yang akan dijadikan arsip.
3. Begitu pula Surat Keluar yang membutuhkan tanda tangan Sekertaris maka yang berhak untuk mengetahui yaitu Kabag dan Kasubagnya. 4. Setelah tervalidasi, surat keluar di arsipkan di bagian masing – masing
Prosedur pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) yang disusulkan adalah sebagai berikut :
1. Penerbitan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) di dasari oleh keluarnya Surat Perintah,
2. Setiap Surat Peritah yang dikeluarkan harus mendapatkan Nota Dinas. Nota Dinas berfungsi untuk bisa mendapatkan berkas SPPD yang harus di bawa ketika melakukan perjalanan dinas dan Kwitansi sebagai pencairan biaya untuk melakukan perjalanan dinas.
3. Nota dinas yang keluar harus melewati beberapa proses disposisi seperti alur diatas.
4. Surat Nota Dinas diajukan kepada Kabag Keuangan, Umum dan Logistik untuk mendapat persetujuan.
5. Setelah disposisi oleh Kabag Keuangan, Umum dan Logistik Nota dinas diteruskan kepada Sekertaris untuk Disdisposisikan kembali.
6. Setelah mendapat Disposisi dari Sekertaris Nota dinas bisa dilanjutkan dan Nota dinas masuk kembali pada Kabag Logistik, Umum dan Keuangan untuk didisposisikan kembali.
7. Apabila tidak mendapat disposisi dari Sekertaris maka Nota Dinas kembali ke Bagian Luar/KPU
9. Setelah turun dari Kabag Keuangan Nota Dinas kembali didisposisikan kepada bendahara untuk mengecek apakah anggaran yang tersedia bisa digunakan untuk biaya melakukan perjalanan dinas.
10.Apabila anggaran biaya masih ada, maka akan dibuat kan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) beserta Kwitansi oleh Bag. Umum dan menginputkannya dapa sistem untuk mencetak SPPD beserta kwitansi yang akan diterima.
4.2.3.2. Diagram Kontek yang Diusulkan
Berikut adalah diagram konteks yang diusulkan
Gambar 4.13 Diagram Kontek yang diusulkan
4.2.3.3. Data Flow Diagram 1. Data FlowDiagram Level 1
Berikut ini gambaran DFD level 1yang diusulkan mengenai sistem surat masuk, surat keluar serta pembuatan SPPD di KPU Prov. Jabar :
2. Data Flow Diagram Level 2 Proses 1 (Proses Surat Masuk dan Surat Keluar
Gambar 4.15 DFD level 2 Proses 1 yang diusulkan
3. Data Flow Diagram level 2 Proses 2 (Proses Pembuatan SPPD)
4.2.3.4. Kamus Data
1. Nama alur data : Data Surat Masuk
Alur data : Bagian Luar/KPU-proses1.1-proses1.2 proses 1.3 – proses 1.8
Bentuk data : Dokumen Asli
Penjelasan : Merupakan masukan dari entitas Bagian Luar KPU
2. Nama alur data : Data Surat Masuk (Status : Disposisi Ketua)
Alur data : proses 1.3 – proses 1.4 – proses 1.8 Bentuk data : Dokumrn Asli
Penjelasan : Surat masuk untuk ketua beserta kartu disposisi
3. Nama alur data : Data Surat Masuk (Status : Disposisi Sekertaris)
Alur data : proses 1.2 – proses 1.4 – proses 1.8 Bentuk data : Dokumen Asli
Penjelasan : Surat masuk untuk Sekertaris atau Surat masuk yang telah di disposisikan oleh ketua beserta kartu disposisi
4. Nama alur data : Data Surat Masuk (Status : Disposisi) Alur data : proses 1.4 – proses 1.8
Penjelasan : Surat masuk yang telah di disposisi dan berada di kabag maupun kasubag masing - masing
5. Nama alur data : Data Surat Keluar / Surat Balasan Alur data : proses 1.5 – proses 1.3 – proses 1.4 –
proses 1.7 – proses 1.8 - bagian luar/KPU Bentuk data : Dokuem Asli dan Dokumen Rangkap Penjelasan : Merupakan masukan dari entitas dalam
KPU
6. Nama alur data : Data Surat Keluar (Status : Validasi dan Disposisi Ketua)
Alur data : proses 1.3 – proses 1.6
Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Surat keluar yang di tanda tangani ketua
dan diberikan kepada Sekertaris untuk mengetahui bahwa ada surat keluar dengan tanda paraf di dikumen rangkap 7. Nama alur data : Data Surat Keluar (Status : Validasi)
Alur data : proses 1.4 – proses 1.6
Bentuk data : Dokumen Asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Surat keluar yang di tandatangani oleh
8. Nama alur data : Data Nota Dinas
Alur data : Bagian Luar/KPU – proses 2.1 – proses 2.2
Bentuk data : Dokumen Asli
Penjelasan : Nota dinas yang baru diajukan 9. Nama alur data : Nota Dinas (Status : Disposisi kabag
umum dan logistik)
Alur data : proses 2.1 – proses 2.2 – proses 2.3 Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Nota Dinas yang telah mendapat persetuan
dari kabag umum dan logistik
10.Nama alur data : Nota Dinas (Status : Disposisi Sekertaris) Alur data : proses 2.3 – proses 2.4
Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Nota Dinas yang telah mendapat per-
setujuan dari Sekertaris
11.Nama alur data : Nota Dinas (Status : Disposisi kabag keuangan)
Alur data : proses 2.4 – proses 2.5 – proses 2.6 – bagian luar/KPU
Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Nota Dinas yang telah mendapat perse-
12.Nama alur data : Nota Dinas (Status : Pengecekan biaya) Alur data : proses 2.6 – proses 2.7
Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Nota Dinas yang telah disetujui dan me-
ngecek keuangan di kas
13.Nama alur data : Nota Dinas (Status : Disposisi Bendahara) A;ur data : proses 2.7 – proses 2.8
Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Nota Dinas yang telah disetujui semuanya 14.Nama alur data : Data SPPD
Alur data : proses 2.8 – bagian luar/KPU
Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : SPPD yang telah dibuat
15.Nama alur data : Data Kwitansi
Alur data : proses 2.8 – bagian luar/KPU
Bentuk data : Dokumen asli dan dokumen rangkap Penjelasan : Kwitansi yang telah dibuat untuk me-
4.2.4. Perancangan Basis Data
Dalam perancangan basis data ini memberikan gambaran mengenai perancangan basis data dari Sistem Informasi Surat Masuk, Surat Keluar, serta Pembuatan SPPD di KPU Prov. Jawa Barat
4.2.4.1. Normalisasi
Normalisasi merupakan pengelompokan data elemen menjadi tabel yang menunjukan entitas relasinya. Berikut merupakan proses dari normalisasi dari bentuk tidak normal menjadi normal.
1. Bentuk Tidak Normal = {
no, jabatan, gol, keterangan, no, pangkat, no_sppd, nip, maksud, dari, ke, lama, tgl_berangkat, tgl_tiba, keterangan, tgl_keluar, biaya, nip, nama, jkelamin, tempatlahir, tgllahir, alamat, golongan, pangkat, jabatan, no, tgl, NoSurat, perihal, kepada, no, tgl, NoSurat, dari, perihal, disposisi, no, disposisi, status, informasi, id_klaster, nama_klaster, biaya, id, dari, ke, id_klaster, kd_daerah, nama_daerah} 2. Bentuk Noral ke 1 = {
t_jabatan={no*, jabatan} t_golongan={gol*, keterangan} t_pangkat={no*, pangkat}
t_sppd={no_surat*, nip, maksud, dari, ke, lama, tgl_berangkat, tgl_tiba, keterangan, tgl_keluar, biaya}
t_pegawai={nip*, nama, jkelmain, tempatlahir, tgllahir, alamat, golongan, pangkat, jabatan}
t_skeluar={no*, tgl, NoSurat, perihal, kepada, disposisi} t_masuk={no*, tgl, NoSurat, dari, perihal, disposisi} t_disposisi={no*disposisi,status,informasi}
t_klaster={id_klaster, nama_klaster, biaya} t_peta_klaster={id*, dari, ke, id_klaster} t_daerah={kd_daerah, nama_daerah}
Bentuk Normal ke 3 = t_jabatan={no*, jabatan} t_golongan={gol*, keterangan}
t_pangkat={no*, pangkat}
t_sppd={no_surat*, nip, maksud, dari, ke, lama, tgl_berangkat, tgl_tiba, keterangan, tgl_keluar, biaya}
t_pegawai={nip*, nama, jkelmain, tempatlahir, tgllahir, alamat, golongan, pangkat, jabatan}
t_klaster={id_klaster, nama_klaster, biaya} t_peta_klaster={id*, dari, ke, id_klaster} t_daerah={kd_daerah, nama_daerah} 4. t_jabatan={no*, jabatan}
t_golongan={gol*, keterangan} t_pangkat={no*, pangkat}
t_sppd={no_surat*, nip**, maksud, dari**, ke**, lama, tgl_berangkat, tgl_tiba, keterangan, tgl_keluar, biaya**}
t_pegawai={nip*, nama, jkelmain, tempatlahir, tgllahir, alamat, golongan**, pangkat**, jabatan**}
t_skeluar={no*, tgl, NoSurat, perihal, kepada, disposisi**} t_masuk={no*, tgl, NoSurat, dari, perihal, disposisi**} t_disposisi={no*disposisi,status,informasi}
4.2.4.2. Relasi Tabel
4.2.4.3. ERD (Entity Relationship Diagram)
Gambar 4.18 Entity Relationship Diagram Sistem yang Diusulkan
4.2.4.4. Struktur File
