Merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dan saran dari tugas akhir yang di buat oleh penulis
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
1. Sejarah Ringkas
a. Sejarah Ringkas Universitas Sumatera Utara
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul kemudian Fakultas Hukum, Pertanian, dan Teknik. Sementara Fakultas Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh) pada tahun 1959.
Berhubung fakultas ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh menjadi bagian dari Universitas Syiah Kuala Pada tahun 1961, USU membuka kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No.64/1961 tanggal 24 Nopember 1961 yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis Fakultas Ekonomi USU.
Pada tahun 1975 AAN (Akademi Administrasi Negara) Medan dilebur ke Fakultas Ekonomi USU menjadi PAAP (Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan). PAAP kemudian menjadi program Diploma Tiga (DIII) dengan tiga program studi, yakni DIII Keuangan, DIII Akuntansi dan DIII Kesekretariatan. Dalam perjalanan yang panjang, pada tahun 2003 USU menjadi PT BHMN (Perguruan Tinggi Badan Hukum Milik Negara) berdasarkan Peraturan
Pemerintah Nomor 56 tahun 2003, tanggal 11 Nopember 2003, dimana Fakultas Ekonomi USU merupakan satu dari 10 Fakultas dan Program Pascasarjana yang ada pada saat USU menjadi PT BHMN. Setelah menjadi PT BHMN, dengan dibentuknya Fakultas Farmasi dan Fakultas Psikologi pada tahun 2007 USU telah memiliki 12 fakultas.
b. Visi dan Misi Universitas SumateraUtara Visi Universitas Sumatera Utara:
University for Industry
Misi Universitas Sumatera Utara:
a. Mempersiapkan Mahasiswa menjadi anggota masyarakat bermoral dengan kemampuan akademik dan/atau profesional dan/atau vokasional untuk menerapkan, mengembangkan, dan memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
b. Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan seni terutama pada kerjasama berbasis industri, dan pengembangan aplikasinya untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional, dan
c. Mendukung pengembangan masyarakat sipil yang demokratis melalui peran USU sebagai suatu kekuatan moral yang otonom untuk mencapai kemampuan yang kuat dalam lingkungan kompetisi global melalui pengelolaan secara profesional sumber daya manusia, memperluas partisipasi dalam pembelajaran, memenuhi kebutuhan nasional dalam pembelajaran, dan memodernisasi cara pembelajaran.
c. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi pertama kali berkedudukan di Banda Aceh. Pada tahun 1961 Universitas Sumatera Utara membuka Fakultas Ekonomi yang bertempat di Medan. Penetapan pembukaan dilakukan dengan Surat keputusan Menteri Pendidikan Tinggi Republik Indonesia No.64/1961 tanggal 21 Nopember 1961. Pada tahun 1975 Akademi Administrasi Niaga Medan (AAN) dipindahkan ke Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menjadi Pendidikan Ahli Administrasi Perusahaan (PAAP) berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI No.42/U/1975 tanggal 13 Maret 1975.
Sehubungan dengan pembaharuan yang dilaksanakan pada pendidikan tinggi dengan SK Dirjen Dikti No.23/DIKTI/Kep/1987, No.25/DIKTI/Kep/1987, No.26/DIKTI/Kep/1987 dan SK Rektor USU No.568/PTO5.H/SK/Q87 tanggal 19 Agustus 1987. Pada tanggal 14 September 1987 diadakan serah terima antara Direktur PAAP USU kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara atas pengelolaan PAAP USU.
Setelah serah terima maka nama tersebut berubah menjadi program Diploma III Fakultas Ekonomi USU sampai saat ini. Fakultas Ekonomi mengelola program S1 dan DIII, serta Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAK) yang telah menghasilkan tenaga ahli dan Sarjana Ekonomi yang baik dan bermutu. Setelah keluar peraturan pemerintah No.56 tahun 2003 tanggal 11 Nopember 2003 tentang Penetapan Universitas Sumatera Utara sebagai Badan Hukum Milik Negara (BHMN) maka terjadi perubahan nama Jurusan yang ada di Fakultas Ekonomi menjadi Departemen.
Dasar
Dalam penyusunan Laporanm Kinerja Instansi Pemerintah Fakultas Ekonomi USU, berpedoman kepada surat keputusan Lembaga Administrasi (LAN) No.239/IX/6/8/2003 tanggal 25 Maret 2003 tentang Pedoman Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dan Instuktur Menteri Pendidikan Nasional No.1/U/2002 perlu disempurnakan.
Undang-undang Sistem Pendidikan Nasional No.20 Tahun 2003 yaitu Pendidikan yang bermutu, Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, serta Nilai Keimanan dan Ketaqwaan, Etika dan Kepribadian, meningkatkan kualitas jasmani menuju bangsa yang modern.
d. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi:
Menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetisi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar. b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dan internasional.
e. Tujuan Umum Pendidikan Tinggi
Secara umum pendidikan tinggi di Indonesia diarahkan untuk menghasilkan tenaga bagi pembangunan nasional guna mengisi kebutuhan masyarakat akan tenaga yang mahir, terampil, mampu berdiri sendiri dan peka terhadap perubahan sosial, ilmu, dan teknologi. Secara spesifik tujuan pendidikan ialah menghasilkan lulusan yang mempunyai kualifikasi sebagai berikut:
1. Berjiwa Pancasila dan memiliki integritas kepribadian yang tinggi sebagai sarjana.
2. Bersifat terbuka, tanggap terhadap perubahan dan kemajuan ilmu dan teknologi maupun masalah yang dihadapi masyarakat, khusus yang berkaitan dengan bidang keahliannya.
3. Menerapkan pengetahuan dan keterampilan teknologi yang dimilikinya sesuai dengan bidang keahliannya dalam kegiatan produktif dan pelayanan kepada masyarakat.
4. Menguasai dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara penyelesaian masalah yang ada di dalam keahliannya.
5. Menguasai dasar-dasar ilmiah sehingga mampu berfikir, bersikap, dan bertindak sebagai ilmuwan.
6. Mampu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan keterampilan sesuai dengan bidangnya.
2. Struktur Organisasi Pada Bagian Keuangan
Tabel 1: Struktur Organisasi Pada Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Kasubag Keuangan EkaYuliani,SE PUMK Gaji Maslan, SE PUMK Dana Masyarakat Supario, SE Pembukuan Ahmad Faizul, SE,Msi Pudek II Fahmi N.Nasution,SE,Macc
Pembuat Daftar Gaji Santuso
3. Job Description
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
2. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. 3. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
4. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
5. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
6. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
7. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
8. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
9. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
4. Kinerja Bagian Keuangan
Upaya untuk pelaksanaan dan hasil kerjasama kemitraan:
Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU telah menjalin kerjasama kemitraan dengan berbagai instansi dari dalam negeri. Berbagai instansi yang telah menjalin kerjasama denga Bagian Keuangan Fakultas Ekonomi USU adalah,
1. Biro Rektor
2. Keuangan Biro Rektor 3. Bank Sumut
4. Bank BNI
5. Rencana Kegiatan a. Sasaran Strategis
Sasaran yang ingin dicapai pada Bagian Keuangan adalah sebagai berikut,
1. Melakukan pencatatan atas penerimaan dan pangeluaran yang berhubungan dengan keuangan di Fakultas Ekonomi USU.
2. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan di Fakultas Ekonomi USU.
b. Rencana Strategis
Rencana strategis pada Bagian Keuangan adalah sebagai berikut, 1. Transfer dana UP / TUP ke Fakultas
2. Pembayaran kegiatan Fakultas
3. Pengajuan permintaan pembagian honararium 4. Versifikasi Bagian Keuangan
6. Pembayaran honorarium
7. Pembayaran LS ( Kontrak Kerja )
8. Pengajuan permintaan UP / TUP bulan berikutnya 9. Penyusunan SPJ Fakultas / unit kerja
10. Pengiriman SPJ ke BPA 11. Pembukuan
12. Penutupan buku 13. Pengawasan 14. Pelaporan
Rencana strategis, dan program kerja pada Bagian Keuangan secara rinci dapat dilihat pada halaman lampiran.
BAB III
TOPIK PENELITIAN
A.Teori Sistem Akuntansi 1. Sistem Akuntansi
Sebenarnya orang belum dapat dikatakan belajar akuntansi jika belum mempelajari sistem akuntansi. Karena pada dasarnya akuntansi merupakan sistem pengolahan informasi yang menghasilkan keluaran berupa informasi akuntansi. Jadi, sebelum kita mempelajari sistem akuntansi, kita harus mengetahui dan memahami apa itu sistem dan akuntansi.
Sistem adalah sesuatu yang memilki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan Akuntansi diartikan sebagai seni pencatatan, penggolongan dan pengikhtisaran dengan cara tertentu dan dalam ukuran moneter, transaksi dan kejadian-kejadian yang umumnya bersifat keuangan dan menafsirkan hasil-hasilnya.
Setelah kita mengetahui pengertian sistem dan akuntansi, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian dari Sistem Akuntansi adalah suatu metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi perusahaan atau organisasi bisnis sebagai alat untuk mencatat transaksi-trnasaksi serta melaporkan hasilnya.
Menurut Mulyadi (2001:3), Beliau berpendapat bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi dapat memberikan suatu informasi dan pengawasan sebagai pertimbangan untuk menentukan langkah-langkah kebijakan bagi suatu perusahaan untuk mencapai suatu kemakmuran.
Sistem akuntansi terdiri atas dokumen bukti transaksi, alat-alat pencatatan, laporan dan prosedur yang digunakan perusahaan untuk mencatat transaksi-transaksi serta melaporkan hasilnya.
Operasi suatu sistem akuntansi meliputi tiga tahapan:
1. Harus mengenal dokumen bukti transaksi yang digunakan oleh perusahaan, baik mengenai jumlah fisik mupun jumlah rupiahnya, serta data penting lainnya yang berkaitan dengan transaksi perusahaan. 2. Harus mengelompokkan dan mencatat data yang tercantum dalam
dokumen bukti transaksi kedalam catatan-catatan akuntansi.
3. Harus meringkas informasi yang tercantum dalam catatan-catatan akuntansi menjadi laporan-laporan untuk manajemen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
2. Desain Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi harus dirancang untuk memenuhi spesifikasi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, asalkan informasi tersebut tidak terlalu mahal. Dengan demikian, pertimbangan utama dalam merancang sistem akuntansi adalah keseimbangan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi tersebut.
Agar efektif, laporan yang disajikan oleh sistem akuntansi harus dibuat secara tepat waktu, jelas dan konsisten. Laporan yang disajikan dengan pengetahuan dan kebutuhan pemakai agar dapat digunakan sebagai pertimbangan didalam pengambilan keputusan.
Desainer (perancang) sistem harus memiliki pengetahuan untuk membedakan sistem akuntansi dan metode pemrosesan data baik pemrosesan data secara manual maupun dengan menggunakan komputerisasi. Kemampuan untuk membedakan pemrosesan transaksi secara manual dan komputer cukup penting, karena pada organisasi bisnis tertentu tidak semua transaksi dapat di proses dengan komputer dan kemampuan desainer sistem dalam mengevaluasi alternatif-alternatif yang dipertimbangkan pengetahuan akan prinsip-prinsip dasar sistem akuntansi. Singkatnya, prinsip dasar yang terkandung dalam sistem akuntansi yang baik kemungkinan besar sistem yang dirancang pada perusahaan tertentu akan mengalami kesulitan ketika diterapkan.
3. Implementasi Sistem Akuntansi
Implementasi sistem bukan hanya merupakan tanggung jawab personil yang ada pada bagian tertentu, tetapi semua personil harus bertanggung jawab terhadap pengoperasian sistem. Pengoperasian sistem harus secara hati-hati dan selalu dilakukan supervisi atas sistem tersebut sebelum dioperasikan sepenuhnya.
Sistem akuntansi berkembang melalui tiga langkah ketika perusahaan akan mengalami perubahan yaitu sebagai berikut,
1. Analisis sistem akuntansi yang terdiri dari identifikasi kebutuhan dari pihak-pihak yang membutuhkan laporan keuangan dan penentuan bagaimana sistem akan menyajikan informasi tersebut.
2. Sistem akuntansi didesain (desaigned) sehingga mampu memenuhi kebutuhan para pengguna.
3. Sistem akuntansi diterapkan (implemented) dan digunakan untuk melaporkan suatu statement dari informasi yang telah diterima.
4. Sistem Akuntansi Terkomputerisasi
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mirip dengan sistem akuntansi manual. Keunggulan utama dari sistem akuntansi yang terkomputerisasi adalah pencatatan serta posting transaksi secara simultan, tingkat akurasi yang tinggi, dan kecepatan pelaporan. Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Office seperti
Microsoft Excel, Microsoft word, Microsoft Access dan Myob Accounting System.
5. E-Commerce
E-commerce adalah penggunaan internet untuk menjalankan transaksi
usaha. B2C e-commerce melibatkan transaksi internet antara perusahaan dengan para pelanggannya dan juga antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
E-commerce dapat digunakan untuk memperbaiki kecepatan dan efisiensi pada
siklus pendapatan/penagihan dan siklus pembelian/pembayaran. Penerapan lebih luas mengenai e-commerce meliputi perencanaan dan koordinasi para pemasok, pelanggan, dan proses desain produk.
B.Pengendalian Internal
1. Struktur Pengendalian Internal
Struktur pengendalian internal adalah sebagai suatu tipe pengawasan yang diperlukan karena adanya keharusan untuk mendelegasikan wewenang dan tanggungjawab dalam suatu organisasi.
Seorang manajer/pemilik perusahaan yang merasa tidak memiliki cukup waktu dan kemampuan untuk mengelola sendiri semua kegiatan perusahaannya, akan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya kepada orang lain. Tetapi bersamaan dengan atau segera setelah pemilik perusahaan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawabnya, pada saat itu pula dirasakan suatu kebutuhan untuk senantiasa mengawasi pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dicapai oleh para fungsionaris tersebut.
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319.2) pengendalian internal sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain, entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan.
Tiga golongan tersebut adalah sebagai berikut, a. Keandalan pelaporan keuangan.
b. Efektifitas dan efisiensi operasi.
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Menurut Arens, Elder, Beasly (2004:396) bahwa suatu sistem pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan dan prosedur ini sering disebut pengendalian, dan secara kolektif mereka meringkas pengendalian internal entitas itu.
Mulyadi (2001:163) memberikan definisi mengenai sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2. Komponen Pengendalian Internal
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia (2001:319) pengendalian terdiri dari lima komponen yang saling terkait berikut ini:
a. Lingkungan pengendalian (Control Enviroment) menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian internal dan menyediakan disiplin dan struktur.
b. Penaksiran resiko (Risk Assessment) adalah identifikasi entitas, dan analisis terhadap resiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana resiko harus dikelola.
c. Aktivitas pengendalian (Control Activities) adalah kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa arahan manajemen dilaksanakan.
d. Informasi dan komunikasi (Information and Communication) adalah pengidentifikasian, pengungkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
e. Pemantauan (Monitoring) adalah proses yang menetukan kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu.
Menurut Commite Of Sponsoring Organizations (COSO) (2004:231) pengendalian internal terdiri dari lima komponen yang saling berhubungan yaitu :
a. Lingkungan Pengendalian
Inti dari bisnis apapun adalah orang-orang dan ciri perorangan, termasuk integritas, nilai-nilai etika dan kompetensi serta lingkungan tempat beroperasi. Mereka adalah mesin yang mengemudikan organisasi dan dasar segala hal yang terletak dalam lingkungan pengendalian.
Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut : 1. Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
Merupakan hal yang penting bagi pihak manajemen untuk menciptakan struktur organisasional yang menekankan pada integritas sebagai prinsip dasar beroperasi, dengan cara secara aktif mengajarkan dan mempraktikannya.
2. Filosofi pihak manajemen dan gaya operasinya
Semakin bertanggung jawab filosofi pihak manajemen dan gaya operasi mereka, semakin besar kemungkinannya para pegawai akan berperilaku secara bertanggung jawab dalam mencapai tujuan organisasi. Apabila pihak manajemen menunjukkan sedikit perhatian atas pengendalian informasi maka pegawai akan menjadi kurang rajin dan efektif dalam mencapai tujuan pengendalian tertentu.
3. Struktur organisasional
Struktur organisasional perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan dan pengendalian operasinya.
4. Badan audit dan dewan komisaris
Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangannya, dan kepatuhannya terhadap hukum, peraturan, dan standar yang terkait. Komite tersebut bekerja dekat dengan auditor eksternal dan internal perusahaan.
5. Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
Otoritas dan tanggung jawab dapat diberikan melalui deskripsi pekerjaan secara formal, pelatihan pegawai, dan rencana operasional, jadwal dan anggaran. Salah satu hal yang sangat penting adalah peraturan yang menangani masalah seperti standar etika berperilaku, praktek bisnis yang dapat dibenarkan, peraturan persyaratan, dan konflik kepentingan.
6. Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
Kebijakan dan praktik-praktik mengenai pengontrakan, pelatihan, pengevaluasian, pemberian kompensasi, dan promosi pegawai mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meminimalkan ancaman dan resiko. Para pegawai harus dipekerjakan dan dipromosikan berdasarkan seberapa baik mereka memenuhi persyaratan pekerjaan mereka.
7. Pengaruh-pengaruh eksternal
Pengaruh-pengaruh eksternal yang mempengaruhi lingkungan pengendalian adalah termasuk persyaratan yang dibebankan oleh bursa efek oleh Financial Accounting Standards Board (FASB), dan
Securities and Exchange Commission (SEC).
b. Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur pengendalian harus dibuat dan dilaksanakan untuk membantu memastikan bahwa tindakan yang diidentifikasi oleh pihak manajemen untuk mengatasi resiko pencapaian tujuan organisasi, secara efektif dijalankan.
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :
1. Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
Otorisasi seringkali di dokumentasikan sebagai penandatanganan, pemberian tanda paraf, atau memasukkan tanda kode paraf, atau transaksi tertentu terjadi karena keadaan khusus, sehingga pihak manajemen memberikan otorisasi khusus agar dapat dilaksanakan, sebaliknya pihak manajemen dapat memberi otorisasi pada pegawai untuk menangani transaksi rutin tanpa persetujuan khusus, atau disebut otorisasi umum.
2. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas yang efektif dicapai ketika fungsi-fungsi berikut dipisahkan :
a. Otorisasi – menyetujui transaksi dan keputusan.
b. Pencatatan – mempersiapkan dokumen sumber, memelihara catatan jurnal, buku besar dan file lainnya, mempersiapkan rekonsiliasi, serta mempersiapkan laporan kinerja.
c. Penyimpanan – menangani kas.
3. Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
Desain dan penggunaan catatan yang memadai membantu untuk memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap atas seluruh data transaksi yang berkaitan. Bentuk dan isinya harus dijaga agar tetap sesederhana mungkin untuk mendukung pencatatan, dan menfasilitasi peninjauan serta verifikasi.
4. Penjagaan asset dan catatan yang memadai
Seseorang berpikir tentang penjagaan asset fisik adalah persediaan dan perlengkapan. Akan tetapi, dimasa sekarang ini salah satu asset terpenting perusahaan adalah informasi. Oleh karena itu, harus diambil langkah-langkah untuk menjaga baik asset berupa informasi maupun fisik.
Prosedur-prosedur menjaga asset dari pencurian, penggunaan tanpa otorisasi dan vandalisme :
a. Mensupervisi dan memisahkan tugas secara efektif
b. Memelihara catatan asset, termasuk informasi secara akurat
c. Membatasi asset secara fisik (mesin kas, lemari besi, kotak uang, dan akses terbatas ke save deposit box kas, sekuritas, dan asset dalam bentuk surat-surat berharga)
d. Melindungi catatan dan dokumen (area penyimpanan tahan api, kabinet file yang terkunci, dan alokasi pendukung diluar kantor) merupakan cara yang efektif untuk melindungi catatan dan dokumen
e. Mengendalikan lingkungan (perlengkapan komputer yang sensitif harus diletakkan dalam ruangan yang memiliki alat pendingin dan perlindungan dari api yang memadai)
f. Pembatasan akses ke ruang komputer, file komputer dan informasi. 5. Pemeriksaan independen atas kinerja
Pemeriksaan internal untuk memastikan seluruh transaksi diproses secara akurat adalah elemen pengendalian lain yang penting. Pemeriksaan ini harus independen, karena pemeriksaan umumnya akan efektif apabila dilaksanakan oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab atas jalannya operasi yang diperiksa.
c. Penilaian resiko
Organisasi harus sadar akan resiko dan berurusan dengan resiko yang dihadapinya. Organisasi harus menempatkan tujuan, yang terintegrasi dengan penjualan, produksi, pemasaran, keuangan dan kegiatan lainnya, agar organisasi beroperasi secara harmonis. Organisasi juga harus membuat mekanisme untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko
yang terkait. Akuntan memainkan peranan penting dalam membantu manajemen mengontrol bisnis dengan mendesain sistem pengendalian yang efektif, dan mengevaluasi sistem yang ada untuk memastikan bahwa sistem tersebut berjalan dengan efektif.
d. Informasi dan komunikasi
Disekitar aktivitas pengendalian terdapat sistem informasi dan komunikasi. Mereka memungkinkan orang-orang dalam organisasi untuk mendapatkan dan bertukar informasi yang dibutuhkan untuk melaksanakan, mengelola, dan mengendalikan operasinya. Akuntan harus memahami bagaimana (1) transaksi diawali, (2) data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, (3) file komputer diakses dan diperbaharui, (4) data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi, dan (5) informasi dilaporkan ke para pemakai internal dan pihak eksternal.
e. Pengawasan
Seluruh proses harus diawasi, dan perubahan dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan. Melalui cara ini sistem dapat bereaksi secara dinamis, berubah sesuai tuntutan keadaan. Metode untuk mengawasi kinerja dapat mencakup supervisi yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal.
3. Unsur Sistem Pengendalian Internal
Adapun unsur pokok pengendalian internal adalah :
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara