BAB II LANDASAN TEORI, PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
B. Penyajian dan Analisis Data
Untuk menjaga kekayaan perusahaan dan kelancaran proses produksi, diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam kegiatan operasi perusahaan. Selain sistem akuntansi yang baik, sistem pengendalian intern yang handal juga sangat diperlukan demi menjaga kekayaan dan kelancaran proses pembelian. Sistem akuntansi yang baik dan sistem pengendalian intern yang handal dapat mengurangi risiko kerugian yang mungkin dapat timbul selama proses pembelian berlangsung. Unsur-unsur yang terkait pada sistem pembelian UD Berdijaya antara lain:
1. Sistem Pembelian Barang Dagang Kertas pada UD Berdijaya adalah sebagai berikut:
a. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian pada UD Berdijaya antara lain:
1) Fungsi Penerima Penawaran Barang
Fungsi ini mempunyai tanggung jawab untuk menerima pesanan pembelian yang ditawarkan oleh penjual. Fungsi ini dilakukan oleh direktur.
2) Fungsi Pengambilan Barang
Fungsi ini mempunyai tanggung jawab untuk mengambil barang yang dijual oleh individu atau dari perusahaan yang menjual kertas–kertas yang sudah tidak terpakai kemudian membawanya ke perusahaan. Fungsi ini berada pada seksi angkutan pembelian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
3) Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab menerima barang dari pengemudi dan memutuskan perlu tidaknya proses penyortiran serta membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan mencatat ke kartu gudang. Fungsi ini berada pada seksi penerimaan.
4) Fungsi pembelian
Bertanggung jawab untuk mencocokan Laporan Penerimaan Barang (LPB) dengan Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS) dan membuat Bukti Pembelian Barang (BPB). Fungsi ini berada pada bagian logistik.
5) Fungsi pembayaran
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengotorisasi dokumen Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan Bukti Pembelian Barang (BPB) saat terjadi pembelian tunai. Fungsi ini juga bertugas membuat Bukti Memo (BM) saat terjadi pembelian kredit. Fungsi ini berada pada bagian administrasi dan umum.
6) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi yang terjadi di perusahaan kedalam jurnal pembelian, buku pembantu hutang dan kartu persediaan. Fungsi ini berada pada seksi akuntansi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
b. Dokumen yang digunakan
1) Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS)
Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS) dibuat oleh seksi angkutan pembelian saat pengambilan barang dan dimintakan tanda tangan pada penjual barang. Dokumen ini dibuat untuk bukti bahwa barang dagang yang dijual telah diambil.
2) Laporan Penerimaan Barang (LPB)
Laporan Penerimaan Barang (LPB) dibuat oleh seksi penerimaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima. LPB di otorisasi oleh bagian logistik yang kemudian digunakan sebagai dasar pembuatan BPB.
3) Bukti Pembelian Barang (BPB)
Bukti Pembelian Barang (BPB) dibuat oleh bagian logistik. BPB merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi pembelian dan juga berfungsi sebagai bukti kas keluar.
4) Bukti Memo (BM)
Bukti Memo (BM) merupakan dokumen yang berisi pemberitahuan bahwa perusahaan melakukan pembelian kredit, baik itu menggunakan uang muka pembelian ataupun tidak. Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi dan umum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
c. Catatan akuntansi yang digunakan 1) Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat mutasi barang yang masuk dan keluar dari gudang. Kartu persediaan mencakup catatan atas jenis barang, jumlah barang dan harga barang tersebut. Pencatatan ini dilaksanakan oleh fungsi penerimaan.
2) Jurnal pembelian
Jurnal pembelian yaitu catatan akuntansi yang dipergunakan untuk mencatat pembelian barang dagang kertas. Jurnal pembelian dibuat oleh fungsi akuntansi
3) Buku pembantu hutang
Buku pembantu hutang merupakan buku yang digunakan untuk mencatat jumlah hutang atas pembelian kredit secara lebih terperinci untuk masing-masing penjual. Pencatatan pada buku pembantu hutang ini dilakukan oleh fungsi akuntansi.
4) Buku kegiatan angkutan kendaraan
Buku kegiatan angkutan kendaraan berisi tentang tanggal dilakukannya pengambilan barang, nomor polisi kendaraan yang digunakan untuk pengambilan barang, dan tempat/lokasi pengambilan barang. Buku kegiatan angkutan kendaraan diisi oleh fungsi penerimaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
d. Prosedur pembelian barang dagang kertas pada UD Berdijaya
Pelaksanaan pembelain barang dagang kertas pada UD Berdijaya harus melewati prosedur yang ditetapkan oleh perusahaan, yaitu mulai dari permintaan pengambilan barang dagang kertas hingga pencatatannya. Prosedur pembelian barang dagang kertas pada UD Berdijaya selengkapnya adalah sebagai berikut:
1) Prosedur penawaran barang.
a) Direktur menerima telpon dari penjual mengenai pemberitahuan penawaran penjualan barang dagangannya yang berupa kertas. b) Setelah menerima penawaran, direktur memerintahkan kepada
seksi angkutan pembelian untuk mengambil barang dagang tersebut dan memberitahukan alamat penjual.
2) Prosedur pengambilan barang.
a) Setelah memperoleh perintah dari direktur, seksi angkutan pembelian datang ke tempat penjual barang sesuai dengan alamat yang sudah diberitahukan..
b) Seksi angkutan pembelian melakukan pencatatan atas penimbangan barang dan membuat Bukti Tanda Terima Sementara (BTTS) rangkap 2.
c) BTTS dimintakan tanda tangan pada penjual barang dan lembar pertama diserahkan kepada penjual, sedangkan lembar ke 2 dibawa pengemudi untuk diserahkan ke Kabag Logistik dan diarsip sementara sesuai nomor.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
3) Prosedur penerimaan barang.
a) Setalah truk beserta barang telah datang, kemudian seksi penerimaan menerima barang dan mencatat kedalam buku kegiatan angkutan kendaraan.
b) Kemudian seksi penerimaan memutuskan perlu tidaknya proses penyortiran dan mencatat ke kartu persediaan menurut jenis kertasnya.
c) Seksi penerimaan membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) dan menyerahkan ke Kabag. Logistik.
4) Prosedur pembuatan bukti pembelian
a) Kabag. Logistik menerima dokumen pendukung (BTTS lembar pertama) dari penjual, dan LPB dari seksi penerimaan.
b) Kabag Logistik mencocokan dokumen pendukung, LPB, dan BTTS lembar ke 2 dari seksi angkutan pembelian yang sebelumnya telah diarsip sementara.
c) Jika tidak cocok maka pembelian barang dagang akan diberikan potongan pembelian. Ketidakcocokan ini disebabkan kerena kwalitas barang dagang kertas yang diambil tidak sesuai dengan kriteria yang diinginkan perusahaan, misalnya kertas tersebut basah atau rusak sehinnga tidak dapat diolah kembali. Bagian logistik menghubungi penjual lewat telpon atas ketidakcocokan tersebut. Kemudian penjual akan memberikan potongan atas pembelian ini. Setelah itu potongan pembelian ditulis manual pada LPB dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
mengesahkan LPB tersebut. Bagian logistik membuat Bukti Pembelian Barang (BPB) rangkap 3. BPB lembar pertama, ke 2, dokumen pendukung, dan LPB diserahkan ke bagian administrasi dan umum. BPB lembar ke 3 dan BTTS lembar ke 2 di arsip permanen dibagian logistik berdasar tanggal.
d) Jika cocok, Kabag Logistik mengesahkan LPB dan membuat Bukti Pembelian Barang (BPB) rangkap 3. BPB lembar pertama, BPB lembar ke 2, dokumen pendukung, dan LPB diserahkan ke bagian administrasi dan umum. BPB lembar ke 3 dan BTTS lembar ke 2 di arsip permanen dibagian logistik berdasar tanggal.
5) Prosedur Pembayaran
a) Kabag. Administrasi dan Umum menerima dokumen pendukung, LPB, BPB lembar ke 1 dan BPB lembar ke 2 dari Kabag Logistik. b) Bila perusahaan melakukan pembayaran secara tunai, maka bagian
administrasi dan umum memberi cap “lunas” pada LPB dan BPB. Dokumen pendukung, LPB, dan BPB lembar ke 1 dan ke 2 diserahkan ke kasir untuk pembayaran.
c) Bila melakukan pembayaran secara kredit baik itu menggunakan uang muka ataupun tidak, bagian administrasi dan umum membuat Bukti Memo (BM).
d) Bagian Administrasi dan Umum mendistribusikan dokumen pendukung, LPB, BPB lembar ke 1, dan BM ke seksi akuntansi. BPB lembar ke 2 diserahkan ke penjual barang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
e) Saat penjual melakukan penagihan, BPB yang diarsip sementara oleh bagian administrasi dan umum dicocokkan dengan BPB yang dibawa oleh penjual.
f) Setelah cocok BPB lembar ke 1 dan ke 2 diberi cap lunas dan diserahkan ke kasir untuk dasar pembayaran utang.
6) Prosedur pencatatan utang
a) Seksi akuntansi menerima dokumen pendukung, LPB, BPB lembar ke 1, BM dari bagian administrasi dan umum.
b) Seksi akuntansi mencatat pembelian kredit ke dalam jurnal pembelian dan buku pembantu hutang.
c) Seksi akuntansi menyerahkan BPB lembar pertama ke bagian administrasi dan umum dan diarsip sementara di bagian administrasi dan umum menurut tanggal untuk menunggu penjual melakukan penagihan.
d) Dokumen pendukung, LPB dan BM diarsip permanen oleh seksi akuntansi menurut tanggal dokumen.
e. Bagan Alir
Bagan alir sistem pembelian pada UD Berdijaya nampak pada gambar dibawah ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Direktur Seksi Angkutan Pembelian
Datang ke tempat penjual barang Mencatat penimbangan barang Membuat BTTS & meminta tanda tangan penjual 2 BTTS 1 2 Diserahkan ke Penjual Stl. Sampai di perusahaan diserahkan kepada Kabag. Logistik MULAI Menerima permintaan pembelian dari penjual Memerintahkan pengemudi untuk mengambil barang 1 1
Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian UD Berdijaya Catatan :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user 41 Seksi Penerimaan Bersama Barang Menerima barang dan ditimbang Perlu disortir Disortir Barang ditimbang menurut jenisnya Membuat Lap. Penerimaan Barang LPB ya Tidak 3 Truk dagang Kartu Persediaan Buku Kegiatan Angkutan Kendaraan
Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user 42 Kabag. Logistik Dok. Pdkg. LPB BTTS 2 3 2 N
Menunggu lap. dari seksi penerimaan mengenai penerimaan barang tsb. Menghubungi penjual untuk memberitahukan dan meminta potongan pembelian cocok Dok. Pdkg. BTTS 2 LPB ya Tidak 4 Mengesahkan Laporan Penerimaan Barang Membuat bukti Pembelian Barang rangkap 3 Dok. Pdkg. BTTS 2 LPB 5 Mencocokkan dokumen pendukung, LPB, dan, BTTS lenbar ke 2 dari penjual 3 2 BPB 1 4 T Menulis potongan pembelian pada LPB
Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :
BTTS : Bukti Tanda Terima Sementara Dok. Pdkg : Dokumen Pendukung LPB : Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang
43
Kabag. Aministrasi dan Umum
5 Dok. Pdkg 2 LPB 2 BPB 1 Tunai atau kredit Kredit Membuat bukti memo Dok. Pdkg. LPB 2 BPB 1 BM Dok. Pdkg. LPB 2 BPB 1 Dok. Pdkg. LPB 2 BPB 1 Memberi cap Lunas pada BPB & LPB Kasir 6 Ke penjual BPB 1 7 T Dicocokan dan Dicap Lunas 2 BPB 1 BPB 2 Penjual melakukan penagihan Tunai
Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :
Dok. Pdkg : Dokumen Pendukung LPB : Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang BM : Bukti Memo
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user 44 Seksi Akuntansi 6 Dok. Pdkg. LPB BPB 1 BM Jurnal Pembelian Buku Pembantu Utang/Piutang Dok. Pdkg. LPB BPB 1 BM T 7
Gambar 2.2 Prosedur Sistem Pembelian (lanjutan) Catatan :
Dok. Pdkg : Dokumen Pendukung LPB : Laporan Penerimaan Barang BPB : Bukti Pembelian Barang BM : Bukti Memo
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
2. Sistem Pengendalian Intern Penjualan pada UD Berdijaya Karanganyar a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
1) Transaksi pembelian dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi yaitu Fungsi Penerima Penawaran Barang, Fungsi Angkutan Pembelian, Fungsi Penerimaan, Fungsi Pembelian, Fungsi Pembayaran, dan Fungsi Akuntansi. Masing-masing fungsi tersebut dijalankan oleh bagian-bagian yang berbeda. Fungsi Penerima Pesanan Pembelian dijalankan oleh Direktur, Fungsi Pengambilan Barang dijalankan oleh seksi angkutan pembelian, Fungsi Penerimaan dijalankan oleh seksi penerimaan, Fungsi Pembelian dijalankan oleh kepala bagian logistik, Fungsi Pembayaran dijalankan oleh kepala bagian administrasi dan umum, dan Fungsi Akuntansi dijalankan oleh seksi akuntansi.
2) Fungsi Pembelian terpisah dari Fungsi Akuntansi. Bagian pembelian dan bagian akuntansi yang terpisah telah menjamin ketelitian, keandalan dan keakuratan catatan akuntansi yang dihasilkan. Pemisahan fungsi ini akan mencegah terjadinya manipulasi catatan utang.
3) Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut maka akan mengurangi kecurangan yang terjadi, misalnya penggelapan barang dan menghindari manipulasi data barang yang diterima.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1) Bukti Tanda Terima sementara (BTTS) diotorisasi oleh seksi angkutan pembelian dan penjual.
2) Laporan Penerimaan Barang (LPB) diotorisasi oleh seksi penerimaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima.
3) Bukti Pembelian Barang (BPB) diotorisasi oleh kepala bagian logistik sebagai bukti bahwa barang telah dibeli.
4) Bukti Memo (BM) dibuat dan diotorisasi oleh kepala bagian administrasi dan umum.
5) Setiap pencatatan transaksi yang terjadi dalam perusahaan dilakukan oleh bagian akuntansi dengan mengarsip semua tembusan dokumen-dokumen..
c. Praktik yang sehat
1) Penggunaan dokumen sudah bernomor urut tercetak. 2) Dokumen yang digunakan dicetak rangkap.
3) Masing-masing bagian mengarsip dokumen yang diperlukan. 4) Perimaan barang hanya diterima dan diteliti oleh bagian
penerimaan barang setelah mendapat BTTS.
5) Bukti Pembelian Barang dicap “lunas” oleh bagian administrasi dan umum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
UD Berdijaya telah melakukan perekrutan karyawan yang mempunyai keahlian yang memadai di bidang masing-masing walaupun sebagian besar tidak mempunyai gelar sarjana.
Tabel berikut adalah gambaran mengenai hubungan sistem akuntansi dan sistem pengendalian intern pembelian yang terdapat pada UD Berdijaya Karanganyar.
48
Tabel 2.2
Kertas Kerja Penilaian Kekuatan/Kelemahan Sistem Pengendalian Intern Pembelian pada UD Berdijaya Karanganyar
Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian
Intern Kekuatan/Kelemahan Sistem Pengendalian Intern Penawaran barang Pengambilan barang
Direktur menerima tawaran pembelian dari pemasok barang melalui telepon.
Fungsi Pengambilan barang bertanggungjawab untuk
mengambil barang dan membuat BTTS serta mengotorisasi
dokumen tersebut. Dilakukan oleh Seksi Angkutan Pembelian.
-
Bukti Tanda Terima Sementara
-
BTTS ditandatangani oleh Seksi Angkutan Pembelian dan pemasok.
Tidak adanya formulir dan otorisasi khusus yang menyertai transaksi sehingga menyebabkan kemungkinan terjadinya kesalahan informasi mengenai nama dan alamat pemasok. (kelemahan SPI) Pengambilan barang disertai dokumen BTTS dimana dokumen tersebut diotorisasi oleh Seksi Angkutan Pembelian dan pemasok sehingga
mengurangi kemungkinan kecurangan.
(kekuatan SPI)
49
Penerimaan barang
Penyimpanan barang
Pembuatan Bukti Pembelian
Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab menerima barang dan melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Fungsi ini
dijalankan oleh Seksi Penerimaan Barang.
Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab menyimpan barang yang diterima Seksi Penerimaan Barang. Fungsi ini dijalankan oleh Bagian Gudang.
Fungsi Pembelian bertanggung jawab membuat Bukti Pembelian Barang. Fungsi ini dijalankan oleh Kabag Logistik.
Laporan Penerimaan Barang
Bukti Pembelian Barang
Setiap penerimaan barang yang dilakukan harus terdapat Laporan Penerimaan Barang yang telah diotorisasi.
Fungsi penerimaan melakukan cek fisik terhadap barang yang diterima dan dicocokan dengan BTTS.
Setiap kali terjadi pembelian barang harus didokumentasikan ke dalam Bukti Pembelian Barang.
Dengan adanya BTTS dapat mengurangi risiko kesalahan dalam
pengecekan terhadap Laporan Penerimaan Barang mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang dibeli. (kekuatan SPI) Tidak adanya Kartu Gudang yang dibuat untuk merekam mutasi barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan sehingga bagian Gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang yang dibeli.
(kelemahan SPI)
Fungsi pembelian hanya membuat BPB berdasarkan BTTS dan LPB yang diterima,sehingga akan menjamin keakuratan pencatatan. (kekuatan SPI) 49
50
Pembayaran
Pencatatan Utang
Pencatatan Kartu Persediaan
Fungsi pembayaran bertanggung jawab melakukan pembayaran kepada pemasok. Fungsi ini dijalankan olah Kabag Administrasi dan Umum.
Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam jurnal pembelian dan catatan utang. Dilakukan oleh Seksi Akuntansi.
Fungsi pencatat persediaan
bertanggung jawab untuk mencatat jumlah sediaan yang ada di
gudang. Fungsi ini dijalankan oleh Seksi Penerimaan Barang.
Bukti Pembelian Barang Jurnal Pembelian Buku Pembantu Utang/Piutang Kartu Persediaan
Membubuhkan tanda cap ”lunas” pada BPB.
Setiap pencatatan utang harus berdasarkan BPB dan dokumen pendukung lainnya serta diotorisasi khusus Seksi Akuntansi.
Setiap pencatatan sediaan harus berdasarkan Laporan
Penerimaan Barang.
Sudah terdapat otorisasi khusus yang mengurangi resiko terjadinya
kecurangan. (kekuatan SPI) Pencatatan hanya
dilaksanakan oleh bagian yang berwenang yaitu Seksi Akuntansi dan hanya berdasar dokumen sumber/dokumen pendukung sehingga catatan akuntansi yang dihasilkan akurat dan terpercaya.
(kekuatan SPI)
Tidak adanya otorisasi dari bagian Akuntansi sehingga data yang dihasilkan kurang akurat. Sebaiknya fungsi
pencatatan harus terpisah dari fungsi operasi. (kelemahan)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
BAB III