Penyajian dan Analisis Data - ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

B. Penyajian dan Analisis Data

Dalam pemenuhan kebutuhan proses produksi perusahaan agar berjalan dengan baik dan lancar diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam seluruh kegiatan operasi perusahaan. Selain sistem akuntansi yang baik, diperlukan juga sistem pengendalian intern yang handal dalam menjaga dan memenuhi seluruh proses produksi. Dengan dijalankannya sistem pengendalian intern yang handal dan sistem akuntansi yang baik akan menciptakan pemisahan fungsi yang jelas, otorisasi dari pihak berwenang, dan praktik yang sehat, sehingga akan mengurangi kemungkinan kerugian yang timbul selama proses produksi berlangsung. Jaringan prosedur, fungsi, dan bagian yang terkait pada sistem pembelian bahan baku kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah:

1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah:

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

a. Bagian Produksi

Dalam prosedur ini, Bagian Produksi membuat rencana kebutuhan bahan baku kapas dengan disertai spesifikasi material, yang kemudian diajukan kepada team pembelian serat. Setelah disetujui team pembelian serat, Bagian Produksi mengarsip rekapitulasi hasil kontrak. b. Team Pembelian Serat

Dalam prosedur ini, team pembelian serat melakukan negosiasi pembelian berdasarkan rencana kebutuhan bahan baku kapas, yaitu dengan melakukan penawaran harga langsung dengan supplier melalui telepon. Setelah mencapai kesepakatan, maka sekertaris team membuat rekapitulasi hasil negosiasi. Selain itu team pembelian serat juga membuat kontrak pembelian; lembar ke-1 sebagai arsip untuk team pembelian serat, lembar ke-2 diserahkan pada Bagian Keuangan sebagai pengajuan pembayaran, lembar ke-3 diserahkan ada Bagian Gudang, dan lembar ke-4 diserahkan kepada Bagian Logistik.

c. Bagian Logistik

Dalam prosedur ini Bagian Logistik menerima lembar ke-4 dari kontrak pembelian yang kemudian diteruskan kepada Bagian Administrasi Logistik sebagai dasar pembuatan laporan penerimaan barang. Selain itu, Bagian Logistik juga menginstruksikan ke Bagian Gudang untuk melakukan pembongkaran ketika barang sudah diterima.

commit to user d. Bagian Gudang

Pada prosedur ini, Bagian Gudang Logistik menerima lembar ke-3 dari kontrak pembelian dan menerima instruksi dari Bagian Logistik. Bagian Gudang langsung melakukan pembongkaran barang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang yang tertera pada kontrak pembelian. Apabila barang sesuai, maka bagian gudang akan membuat tanda terima barang rangkap 4. tanda terima barang lembar ke-1, 2, 3 bersama dengan surat jalan dan nota dikirim ke Bagian Administrsi. Tanda terima barang ke-4 dikirim ke bagian produksi.

e. Bagian Administrasi Logistik

Pada prosedur ini Bagian Administrasi Logistik menerima tanda terima barang lembar ke-1, 2, 3, surat jalan, dan nota dari Bagian Gudang sebagai dasar pembuatan laporan penerimaan barang. Tanda terima barang lembar ke-1 dan 3 beserta surat jalan, nota, dan laporan penerimaan barang dikirim ke Bagian Akuntansi dan Keuangan sebagai dasar pengajuan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui dengan pihak supplier. Tanda Terima Barang lembar ke-2 disimpan sebagai arsip oleh Bagian Administrasi.

f. Bagian Akuntansi dan Keuangan

Pada prosedur ini, ketika seluruh dokomen pembelian sudah diterima dari pemasok, maka Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran uang muka sebesar yang telah disepakati oleh kedua belah pihak, kemudian bagian pencatatan jumlah sediaan barang sudah diterima dan diperiksa oleh Bagian Penerimaan.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah:

a. Fungsi Gudang

Fungsi gudang terdiri atas Bagian Penerimaan Barang yang bertugas menerima bahan barang beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan stempel tanda terima pada dokumen tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat tanda terima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang logistik. Setelah itu tanda terima barang tersebut diserahkan kepada bagian pembelian untuk dicocokkan dengan surat pesanan pembelian dan Bagian Administrasi untuk pengecekan pesanan dan konfirmasi kedatangan barang. Kemudian fungsi lain dari gudang adalah melakukan pemeriksaan terhadap stock persediaan bahan. Pemeriksaan ini dilakukan apabila bagian produksi meminta barang kepada bagian pembelian. Selain fungsi di atas, fungsi gudang juga merupakan fungsi penyimpanan bahan baku kapas.

b. Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian ini dilaksanakan oleh bagian logistik. tugas dari fungsi ini adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang kebutuhan bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari supplier yang menjual bahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan tersebut jadi

commit to user

dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian dengan membuat surat pesanan pembelian.

c. Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan ini dirangkap oleh Bagian Gudang Logistik yang juga sebagai fungsi penyimpanan. Bagian ini bertanggung jawab dalam menerima barang beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan membubuhkan stempel tanda terima pada dokumen tersebut mengecek kecocokan barang yang dipesan dengan yang diantar oleh supplier. d. Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi ini bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang sudah dilunasi. Selain itu, fungsi akuntansi juga bertugas dalam pembuatan kartu utang dan kartu persediaan serta membuat bukti pengeluaran dan menerima bukti yang belum dibayar terhadap utang.

3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Bahan Baku Kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:

a. Rencana Kebutuhan Bahan Baku Kapas

Dokumen yang berisi tentang kuantitas kapas yang dibutuhkan dan disertai dengan spesifikasi material yang kemudian diajukan kepada team serat PT Kusumahadi Santosa.

b. Rekapitulasi Hasil Negosiasi Pembelian Serat

Dokumen yang berisi negosiasi pembelian serat yang berisi tentang tanggal dilakuka negosiasi dan berbagai spesifikasi serat.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

c. Kontrak Pembelian

Dokumen yang merupakan alat yang digunakan dalam meaksanakan transaksi pembelian kepada supplier yang ditandatangani oleh ketua team serat.

d. Permintaan Pembelian Barang

Permintaan pembelian barang berisi tentang dokumen yang ditujukan kepada Bagian Logistik tentang permintaan kebutuhan pada periode mendatang yang akan dibeli kepada supplier berdasarkan surat kebutuhan bulanan yang dibuat oleh Bagian Produksi. Di dalamnya berisi spesifikasi bahan baku berdasarkan jumlah, kualitas, dan jenis. e. Surat Penawaran Harga

Surat penawaran harga berisi surat yang dibuat oleh Bagian Logistik tentang permintaan penawaran harga barang yang ditujukan kepada beberapa supplier, dan menyangkut pembelian dalam jumlah yang besar.

f. Surat Balasan Penawaran Harga

Surat balasan penawaran harga berisi tentang jawaban dari surat penawaran harga yang dibuat bagian logistik. Masing-masing supplier bisa mengajukan 2 macam balasan, yang pertama setuju dengan surat penawaran harga yang dibuat Bagian Logistik, yang kedua mengajukan penawaran harga mengenai jenis harga barang yang diminta Bagian Logistik.

commit to user g. Surat Pengajuan Perubahan Harga

Surat Pengajuan Perubahan Harga berisi surat yang dibuat oleh Bagian Logistik kepada Bagian Produksi, tentang perubahan harga yang diajukan supplier yang telah dipilih Bagian Logistik. Surat ini dibuat berdasakan surat balasan penawaran harga. Selain itu isinya berupa kenaikan harga barang yang diminta dan pengajuan barang pengganti. h. Surat Pesanan Pembelian

Surat pesanan pembelian adalah surat yang digunakan untuk melakukan pesanan pembelian barang pada supplier yang telah disetujui Bagian Produksi.

i. Surat Jalan

Surat jalan adalah surat yang berisi nomor polisi kendaraan yang mengangkut persediaan barang berdasarkan persetujuan pembelian. j. Nota

Nota adalah dokumen yang dibuat supplier berupa tagihan yang berisi jenis barang, kuatitas barang, harga barang yang telah menjadi kewajiban perusahaan.

k. Tanda Terima Barang

Tanda terima barang adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang guna untuk dilaporkan kepada Bagian Administrasi berisikan keterangan bahwa barang yang tercantum pada pesanan pembelian sudah diterima.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

l. Laporan Penerimaan Barang

Laporan penerimaan barang adalah dokumen yang dibuat oleh Bagian Administrasi berisi tentang laporan barang yang sudah diterima sebagai tindak lanjut dari tanda terima barang untuk diserakan ke Bagian Akuntansi.

m. Bukti Pengeluaran

Bukti pengeluaran adalah bukti yang dibuat oleh bagian akuntansi yang berisikan nominal pembayaran barang yang telah dilakukan Bagian Logistik.

4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Bahan Baku Kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:

a. Catatan Persediaan Bahan Baku

Catatan ini berisi saldo persediaan bahan baku pada bagian logistik gudang berupa catatan yang tertulis dalam white board

b. Kartu Buku Besar Utang

Catatan ini berfungsi untuk mengontrol akun utang berisi tentang rincian atas saldo utang.

c. Kartu Utang

Catatan ini berisi jumlah saldo utang perusahaan sebagai dasar pembuatan kartu buku besar utang.

d. Buku Jurnal pembelian

Catatan ini berfungsi untuk memuat transaksi pembelian kredit berdasarkan urutan tanggal yang terjadi selama periode akuntansi.

commit to user e. Kartu Persediaan

Catatan ini berisi tentang jumlah saldo persediaan sebagai dasar pembuatan kartu buku besar persediaan bahan baku kapas.

f. Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Baku Kapas

Catatan ini berfungsi untuk mengontrol akun persediaan bahan baku kapas. Berisi tentang rincian atas saldo persediaan bahan baku kapas. g. Kartu Stock Bahan

Kartu ini berisi mengenai jumlah persediaan bahan baku kapas yang masih tersisa dan biasanya ditempelkan pada persediaan bahan baku kapas tersebut.

5. Prosedur Pembelian Bahan Baku Kapas yang Dilakukan pada PT Kusumahadi Santosa

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Gambar 2. 1

Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas Bagian Produksi

Keterangan:

RKKB : Rencana Kebutuhan Bahan Baku RHN : Rekapitulasi Hasil Kontrak

Mulai Membuat RKKB 1 2 3 RHN T

commit to user Gambar 2. 2

Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas Team Pembeli Serat

Keterangan:

RHN: Rekapitulasi Hasil Negoisasi KP : Kontrak Pembelian 1 Negosiasi dengan supplier 3 2 1 RHN Membuat Kontrak Pembelian T 2 4 3 2 1 KP 3 T 4

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Gambar 2. 3

Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas Bagian Logistik

Keterangan:

RHN : Rekapitulasi Hasil Negosiasi KP : Kontrak Pembelian 2 ₃ 2 RHN 4 KP Meneruskan informasi ke Bagian Gudang dan

commit to user Gambar 2. 4

Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas Bagian Gudang Logistik

Keterangan: KP : Kontrak Pembelian SJ : Surat Jalan

TTB : Tanda Terima Barang

Ke bagian produksi Nota Nota 3 3 KP

Menerima barang dari

supplier beserta dokumen

pendukung SJ 3 KP Barang diperiksa dan distempel Membuat TTB SJ KP 3 4 3 2 1 TTB 4

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Gambar 2. 5

Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas Bagian Administrasi

Keterangan:

TTB : Tanda Terima barang KP : Kontrak Pembelian SJ : Surat Jalan

LPB : Laporan Penerimaan Barang

4 Nota SJ KP 2 3 2 1 LPB Membuat LPB Nota SJ KP 2 3 2 TTB 1 LPB T 5

commit to user Gambar 2. 6

Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas Bagian Akuntansi dan Keuangan

Keterangan:

LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan

SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran

KBBP : Kartu Buku Besar Persediaan KP : Kontrak Pembelian Nota SJ KP 2 3 TTB 1 LPB BP T Kartu Utang 5 Nota SJ KP 2 3 TTB 1 LPB KBBU Memasukkan pada kartu utang Melakukan pembayaran Sesudah JT Sebelum JT Input Data Jurnal Pengeluaran Kas Memasukkan pada buku besar

KBBP

Memasukkan pada kartu persediaan

Kartu Persediaan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

Berikut ini adalah gambaran mengenai sistem pengendalian intern pembelian bahan baku kapas yang terdapat pada PT Kusumahadi Santosa.

Tabel II. 1

Kertas Kerja Penilaian Kekuatan/ Kelemahan Sistem Pengendalian Intern Pembeliaan Bahan Baku Kapas PT Kusumahadi Santosa

Tahap Transaksi

Fungsi/ bagian Formulir/ Dokumen Aktifitas pengendalian intern Kekuatan sistem pengendalian intern Permintaan pembelian barang Penawaran harga dan pembuatan surat order pembelian Penerimaan barang Penyimpanan barang Bagian produksi mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada.

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian Dilakukan oleh Team Pembelian Serat. Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok. Fungsi ini dirangkap oleh Bagian Gudang.

Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi

penerimaan. Fungsi ini dirangkap oleh Bagian Gudang. Rencana kebutuhan bahan baku kapas Rekapituasi Hasil Negosasi dan Kontrak Pembelian Tanda Terima Barang Laporan penerimaan Barang

Otorisasi khusus dari Kepala Divisi Produksi.

Setiap pembelian yang dilakukan harus berdasarkan Surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi.

Setiap penerimaan barang yang dlakukan harus terdapat Surat Order Pembelian yang telah diotorisasi. Fungsi penerimaan melakukan cek fisik terhadap barang yang diterima dan disesuaikan dengan Surat Order Pembelian. Setiap kali terjadinya penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan, harus didokumentasikan ke dalam Laporan Penerimaan Barang.

Sudah terdapat otorisasi khusus dalan

permintaan pembelian bahan baku, sehingga dapat mengurangi resiko terjadinya kecurangan. Pembelian hanya dilakukan berdasarkan surat Permintaan Pembelian yang sudah di otorisasi sehingga mengurangi kemungkinan kecurangan.

Dengan adanya surat order pembelian, dapat mengurangi resiko kesalahan dalam pengecekan megenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang dibeli.

Fungsi penerimaan dan Fungsi Penyimpanan dirangkap oleh bagian Gudang, hal ini dapat mengakibatkan salah pencatatan dan kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan.

commit to user BAB III TEMUAN

Berdasarkan analisis data dan penilaian kelebihan/ kekurangan sistem pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku kapas PT Kusumahadi Santosa, penulis dapat menyimpulkan beberapa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada sistem pembelian tersebut, antara lain adalah:

A. Kelebihan

Sistem pengendalian intern yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik, hal ini terlihat pada beberapa sistem yang diterapkan perusahaan seperti sudah ada sistem otorisasi umum dan otorisasi khusus yang dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait.

1. Adanya pemisahan fungsi dalam sistem pembelian yaitu fungsi operasional, fungsi penyimpanan, dan fungsi pencatatan telah dipisahkan secara jelas.

2. Perusahaan telah menggunakan formulir/ dokumen bernomor urut tercetak dan pemakaianya bisa dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat mempermudah pertanggungjawaban setiap transaksi dan mewujudkan praktik sehat.

3. Terdapat catatan akuntansi yang memadai yaitu laporan harian penerimaan atau pengeluaran barang yang mempermudah Bagian Akuntansi memperoleh informasi tentang saldo persediaan, kartu persediaan yan mempermudah perusahaan untuk mengetahui informasi

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

tentang mutasi persediaan dan kartu utang yang mempermudah perusahaan untuk mengetahui informasi tentang mutasi utang.

4. Perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan pemeriksaan ini dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur, hal ini dapat mendorong karyawan untuk tidak melakukan kecurangan.

B. Kelemahan

1. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian yang sama yaitu Bagian Gudang, hal ini dapat mengakibatkan salah pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari Bagian Gudang tentang keberadaan barang, selain itu Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan menjadi satu. Hal ini kurang baik karena fungsi operasional (pembayaran) dan fungsi pencatatan harus terpisah untuk menghindari penyelewengan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan merugikan perusahaan.

2. Bagian Produksi melakukan permintaan pembelian yang seharusnya dilakukan oleh Bagian Gudang. Hal ini kurang baik karena dalam kasus ini yang mengetahui jumlah persediaan bahan baku adalah Bagian Gudang.

commit to user BAB IV PENUTUP

A. SIMPULAN

Sistem akuntansi pembelian bahan baku kapas pada PT Kusumahadi Santosa terdiri atas:

1. Fungsi yang Terkait yaitu: a. Fungsi gudang

b. Fungsi pembelian

c. Fungsi penerimaan barang d. Fungsi akuntansi

2. Dokumen yang Digunakan a. Surat permintaan pembelian

b. Surat permintaan otorisasi investasi c. Surat permintaan otorisasi reparasi d. Surat permintaan penawaran harga e. Surat order pembelian

f. Laporan penerimaan barang g. Surat perubahan order h. Faktur dari pemasok

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan a. Catatan persediaan bahan baku b. Jurnal pembelian

c. Buku pembantu utang d. Buku pembantu persediaan

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a. Prosedur permintaan pembelian

b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok c. Prosedur order pembelian

d. Prosedur penerimaan barang e. Prosedur pencatatan utang f. Prosedur distribusi pembelian

Dari hasil pengamatan pada sistem pembelian bahan baku kapas pada PT Kusumahadi Sentosa secara keseluruhan baik, namun ditemukan beberapa kelemahan yaitu pada bagian gudang terdapat fungsi ganda sebagai penerimaan dan penyimpanan, Bagian Produksi melakukan permintaan pembelian yang seharusnya dilakukan bagian gudang, bagian keuangan dan bagian akuntansi menjadi satu.

B. SARAN

Setelah menyimpulkan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku cotton pada PT Kusumahadi Santosa dan beberapa kekurangan dan kelebihan pada sistem tersebut, penulis dapat memberikan beberapa saran untuk mengatasi beberapa kekurangan tersebut:

3. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan tidak dirangkap oleh Bagian Gudang saja akan tetapi mutlak dipisahkan menjadi dua fungsi yaitu Bagian Penerimaaan Barang dan Bagian Gudang yang berfungsi sebagai penyimpanan barang, selain itu pada Bagian Keuangan dan Akuntansi perlu

commit to user

dilakukan pemisahan fungsi operasional (pembayaran) dan fungsi pencatatan. Supaya tidak terjadi salah pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian gudang tentang keberadaan barang, yang dapat merugikan bagi perusahaan.

4. Sebaiknya yang melakukan permintaan pembelian adalah Bagian Gudang dengan rekomendasi dari Bagian Produksi mengenai jumlah kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi periode yang akan datang.

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

Dalam dokumen EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN BAHAN BAKU KAPAS PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA (Halaman 47-77)