ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Sistem
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan (Romney dan Paul, 2003: 2). Berbeda dengan Mulyadi (2001: 2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem merupakan suatu kerangka suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang paling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan, 1990: 1)
Dari ketiga pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah serangkaian unsur/ komponen suatu kegiatan dan prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan berinteraksi antara satu dengan lainnya yang disusun dengan suatu skema untuk mencapai tujuan tertentu sebuah perusahaan.
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan yang terdiri atas jurnal, buku besar, dan buku pembantu, serta laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001: 3).
3. Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan (Romney dan Paul, 2003: 229).
Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001: 163).
Pembahasan mengenai sistem informasi akuntansi tidak akan terpisah dari Sistem Pengendalian Intern. Sistem akuntansi yang baik mengandung Sistem Pengendalian Intern yang kuat, dan begitu juga sebaliknya.
a. Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian intern adalah:
1) Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen b. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
commit to user
1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Fungsi dan Tanggung Jawab secara Tegas
Pembagian tanggung jawab secara fungsional didasarkan pada prinsip-prinsip, yaitu:
a) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur
Dalam perusahaan, transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktik yang sehat adalah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaianya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga dapat menetapkan pertanggungjawaban transaksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
b) Pemeriksaan mendadak
Periksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan. c) Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, sehingga terjadi internal check terhadap tugas setiap unit.
d) Perputaran jabatan
Dilakukan perputaran jabatan ini untuk menghindari adanya persekongkolan antar karyawan.
e) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaanya dengan efisien dan efektif. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap dapat menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
commit to user 4. Pembelian
a. Pengertian Pembelian
Menurut Anorga (1993) pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan sendiri atau dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut sebelumnya.
b. Pengertian Sistem Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2000: 299). Dapat dikatakan sistem pembelian adalah suatu sistem yang dibuat menurut prosedur tertentu yang digunakan dalam pemenuhan kebutuhan perusahaan dengan cara pengadaan atau pembelian barang. Begitu juga pada PT Kusumahadi Santosa yang termasuk perusahaan manufaktur pembelian bahan baku sangat penting dilakukan untuk penyediaan bahan baku produksi sesuai konsumen. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua, pembelian lokal dari pemasok dalam negeri dan pembelian impor dari pemasok luar negeri. Cara pembayarannya pun dapat dilakukan dengan tunai atau dengan kredit.
c. Fungsi yang Terkait dengan Transaksi Pembelian
Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku tidak hanya melibatkan satu unsur atau bagian saja, melainkan melibatkan beberapa bagian yang terkait. Berbagai fungsi yang terkait dalam transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi Penerimaaan Barang
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini terkait dalam transaksi pembelian yaitu pada proses pencatatan utang dan pencatatat persediaan.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian 1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok 3) Prosedur order pembelian
4) Prosedur penerimaan barang 5) Prosedur pencatatan utang 6) Prosedur distribusi pembelian
commit to user e. Dokumen yang Digunakan
1) Surat permintaan pembelian
2) Surat permintaan otorisasi investasi 3) Surat permintaan otorisasi reparasi 4) Surat permintaan penawaran harga 5) Surat order pembelian
6) Laporan penerimaan barang 7) Surat perubahan order 8) Faktur dari pemasok
f. Catatan Akuntansi yang Digunakan 1) Catatan persediaan bahan baku 2) Jurnal pembelian
3) Buku pembantu utang 4) Buku pembantu sediaan 5. Bahan Baku
a. Pengertian Bahan Baku
Bahan (material) adalah, sesuatu (yang berbentuk bahan) yang digunakan untuk membuat barang jadi. Bahan baku adalah bahan yang menempel menjadi satu dengan barang jadi yang mempunyai nilai relatif tinggi dibanding nilai bahan yang lain dalam suatu pembuatan barang jadi (Hanggana 2006, 11).
b. Metode Pencatatan Persediaan Bahan Baku
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
1) Metode pencatatan perpetual adalah metode pencatatan persediaan yang melakukan pencatatan dalam rekening persediaan ketika ada transaksi persediaan masuk dan keluar gudang, dan dibuatkan buku pembantu persediaan sehingga saldo setiap saat dapat diketahui.
2) Metode pencatatan periodik adalah metode pencatatan persediaan yang tidak melakukan pencatatan dalam rekenng persediaan, baik ketika ada transaksi persediaan keluar maupun masuk gudang, dan tidak dibuatkan buku pembantu persediaan sehingga saldo setiap saat tidak diketahui, dan untuk mengetahui saldo harus dilakukan stock opname (perhitungan fisik) setiap akhir periode. c. Metode Penilaian Bahan Baku
Metode penilaan bahan baku ada 4, yaitu: 1) Metode Penilaian First-in First-out Method
Mengansumsikan persediaan yang dikeluarkan diambil dari persediaan yang paling awal masuk gudang, dengan kata lain persediaan yang dikeluarkan dinilai dengan harga persediaan yang lebih dulu masuk.
2) Metode Penilaian Last-In First-Out Method
Mengansumsikan persedian yang dikeluarkan diambil dari persediaan yang paling akhir masuk gudang, dengan kata lain persediaan yang dikeluarkan dinilai dengan harga persediaan yang paling akhir masuk.
commit to user
3) Metode Penilaian Rata-Rata Bergerak
mengasumsikan persediaan yang dikeluarkan diambil dari campuran persediaan digudang pembelian yang lebih awal dan yang lebih akhir, dengan kata lain persediaan yang keluar dinilai dengan harga rata-rata saldo persediaan saat pengeluaran.
4) Metode Penilaian Identifikasi Khusus
Mengansumsikan persediaan yang keluar dinilai dengan harga persediaan tersebut masuk.
