BAB 4. PEMBAHASAN
4.3 Bangunan dan peralatan
4.4.2 Penyaluran dan Distribusi
Sistem Penyaluran dan Distribusi Obat di PBF PT. SamMarie Tramedifa dibagi dalam empat bagian, yaitu :
a. Pemesanan Obat oleh Pelanggan ke PBF (SFHG dan Non-SFHG) b. Pengiriman Obat ke Pelanggan (SFHG dan Non-SFHG)
c. Pemesanan Obat ke Industri Farmasi/Distributor (Principal) d. Penerimaan Obat dari Industri Farmasi/Distributor (Principal) 4.4.2.1 Pemesanan Obat oleh Pelanggan ke PBF (SFHG dan Non-SFHG)
Awalnya setiap pelanggan yang ingin memesan obat dari PBF PT. SamMarie Tramedifa, baik yang merupakan anggota SFHG, maupun yang bukan anggota grup SFHG mengirimkan PO (Purchasing Order) ke PBF PT, SamMarie Tramedifa via telepon. PO kemudian diterima oleh Apoteker Penanggung Jawab PBF untuk diperiksa, apakah obat masih tersedia atau tidak di gudang, pemeriksaan ini dilakukan secara komputerisasi melalui software Tramedifa System dari PT. SamMarie Tramedifa. Software Tramedifa System ini juga
langsung terhubung dengan petugas gudang sehingga dapat mempermudah koordinasi antara Apoteker Penanggung Jawab PBF dan petugas gudang.
Setelah PO diperiksa dan obat tersedia di gudang, maka Apoteker Penanggung Jawab PBF yang bertanggung jawab terhadap pengadaan akan mencetak SPB (Surat Permintaan Barang) yang berisi item – item barang yang dipesan oleh pelanggan beserta jumlahnya. Bila sudah ada SPB maka petugas gudang akan langsung mencetak faktur karena datanya sudah otomatis masuk di komputer gudang. Faktur penjualan dibuat atas lima rangkap, yaitu lembar dengan warna putih, merah, kuning, hijau, dan biru. Tiap satu faktur dapat memuat hingga sebanyak 10 item pesanan. Apabila pesanan lebih dari jumlah tersebut, maka harus dibuat dalam faktur baru. Selain dimasukkan ke dalam faktur, data pesanan dari SPB juga dicatat ke dalam Buku SPB sesuai dengan pesanan untuk setiap nomor SPB. Data dalam catatan tersebut nantinya akan berfungsi untuk memonitor pelunasan dari pihak pelanggan terhadap pesanannya ke PBF.
4.4.2.2 Pengiriman Obat ke Pelanggan (SFHG dan Non-SFHG)
Pengiriman obat dilakukan kepada pelanggan yang dapat dipertanggungjawabkan menurut perundang-undangan yang berlaku antara lain ke outlet pelanggan seperti apotek dan rumah sakit (SFHG dan Non-SFHG), PBF lain, toko obat berizin, apotek rakyat dan lain-lain.
Faktur penjualan yang telah dicetak oleh petugas gudang yang terdiri dari nama obat, jumlah, harga, potongan harga, nomor bets, expired date dan telah ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab PBF, dikirimkan ke pelanggan bersamaan dengan barang pesanan yang diantar oleh kurir PBF. Sebelum barang diantarkan, dilakukan cross check kembali oleh kurir mengenai kesesuaian barang dengan faktur penjualan yang ada.
Pihak gudang menyiapkan dan mengemas barang yang akan dikirim ke pelanggan sesuai dengan isi pesanan dalam faktur. Barang-barang yang telah disiapkan kemudian diperiksa kembali kesesuaiannya dengan faktur, lalu kemudian terakhir dikemas dan dikirim ke pelanggan. Cara pengemasan barang pesanan harus diperhatikan dan disesuaikan dengan jenis produk, tujuannya adalah agar dapat menjaga keamanan dan mutu produk dari kerusakan selama proses pendistribusian. Pengemasan menggunakan box karton atau plastik,
disesuaikan dengan keadaan cuaca pada saat pengiriman. Untuk sediaan vaksin, faktur penjualan dibuat khusus, terpisah dari faktur penjualan lainnya. Dalam faktur penjualannya terdapat data tambahan mengenai suhu pada saat vaksin dikirim dari PBF ke pelanggan, serta suhu pada saat vaksin terebut diterima. Suhu tidak boleh menyimpang dari range suhu yang dipersyaratkan.
Lama waktu penyaluran barang dari PBF ke pelanggan dilakukan pada saat hari pemesanan itu juga. Namun, untuk produk tertentu, waktu pengiriman dapat terjadi lebih lama, misalnya untuk produk yang sebelumnya belum pernah diadakan di gudang, barang biasanya diantarkan dalam waktu 2 hari setelah pemesanan.
4.4.2.3 Penerimaan Obat oleh Pelanggan (SFHG dan Non-SFHG)
Pelanggan menerima barang yang dikirimkan oleh kurir PBF, kemudian pelanggan memeriksa kelengkapan barang meliputi nama obat, jumlah, harga, potongan harga, nomer batch, dan expired date. Copy faktur penjualan diterima oleh pelanggan. Apabila tidak terjadi kesesuaian pada pesanan, maka dapat segera dilakukan retur (pengembalian barang) ke PBF. Sementara, apabila barang sudah sesuai dengan permintaan pelanggan, maka kurir akan memberikan faktur penjualan dari PBF untuk ditandatangani oleh penerima barang dari pihak pelanggan.
4.4.2.4 Pemesanan Obat ke Industri Farmasi/Distributor (Principal)
Pemesanan obat ke principal dilakukan berdasarkan keadaan buffer stock dan safety stock obat yang dapat diperiksa dengan menggunakan software Tramedifa System. Jika keadaan buffer stock dan safety stock obat sudah menunjukkan tanda waktu untuk melakukan pemesanan obat, maka Apoteker Penanggung Jawab PBF akan menghubungi principal, diikuti dengan mengirimkan PO (Purchasing Order). Setelah terjadi kesepakatan harga, maka
principal akan mengirimkan barang yang dipesan.
Untuk obat-obat yang belum tersedia di gudang sebelumnya, atau baru akan diadakan oleh pihak PBF, misalnya obat dari principal baru yang sebelumnya bukan merupakan rekanan pemasok, maka Apoteker Penanggung Jawab PBF akan menghubungi rekanan kerjasama Industri Farmasi/Distributor
terlebih dahulu, dalam hal ini akan diambil kesepakatan mengenai harga, potongan harga, jatuh tempo pembayaran, dan waktu pengiriman barang.
4.4.2.5 Penerimaan Obat dari Industri Farmasi/Distributor (Principal)
Barang yang dikirimkan oleh principal diterima oleh petugas gudang PBF, kemudian PBF memeriksa kelengkapan barang yang masuk meliputi segel barang, nama obat, jumlah, harga, potongan harga, nomer batch, dan expired date. Selanjutnya dilihat kondisi kemasan barang, ada tidaknya kebocoran atau kerusakan fisik terhadap barang, dan lain-lain. Copy faktur pembelian diserahkan dan diterima oleh petugas gudang PBF. Apabila tidak terjadi kesesuaian pada pesanan, maka dapat segera dilakukan retur (pengembalian barang) ke distributor. Sementara, apabila barang sudah sesuai dengan permintaan, maka kurir akan memberikan faktur pembelian dari distributor untuk ditandatangani oleh penerima barang di PBF. Selanjutnya obat akan diletakkan di tempat yang sesuai sebelum akhirnya masuk ke gudang.
Gambar 4.1 Alur Distribusi Obat di PT. SamMarie Tramedifa
Pemesanan Obat Pembelian Faktur Pemesanan Obat Keuangan Kurier Gudang Barang Outlet atau Pelanggan