BAB 4. PEMBAHASAN
4.3 Bangunan dan peralatan
4.4.3 Sistem Pengadaan Obat di PBF
4.4.3.1 Perencanaan Pengadaan Obat
Kegiatan utama di PBF SamMarie Tramedifa adalah Pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat. Sebelum dilakukan pengadaan maka harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilakukan dalam rangka menyusun daftar kebutuhan obat. Proses perencanaan terdiri dari perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.
Tujuan perencanaan dalam distribusi farmasi adalah untuk menyusun kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan farmasi serta meningkatkan penggunaan persediaan farmasi secara efektif dan efisien. Ada beberapa hal yang diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat, yaitu :
a. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran.
b. Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika dan psikotropika harus mengikuti peraturan yang berlaku.
c. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang. d. Pertimbangan anggaran dan prioritas.
Adapun beberapa manfaat dari perencanaan, diantaranya adalah : a. Menghindari tumpang tindih penggunaan anggaran.
b. Keterpaduan dalam evaluasi, penggunaan dan perencanaan. c. Kesamaan persepsi antara pemakai obat dan penyedia anggaran. d. Estimasi kebutuhan obat lebih tepat.
e. Koordinasi antara penyedia anggaran dan pemakai obat.
Perencanaan di PBF PT. SamMarie Tramedifa dilakukan berdasarkan beberapa parameter sebagai pengendalian persediaan. Data keseluruhan obat yang dibuat tergabung kedalam database satu software yang sudah diaplikasi kedalam satu sistem “Tramedifa System”. Software ini tereintegrasi ke seluruh
perangkat komputer yang ada di kantor PBF ini. Sehingga setiap unit bagian kerja dapat mengakses untuk pelaksanaan seluruh kegiatan operasional di PBF PT SamMarie Tramedifa. Database obat terutama untuk instansi di dalam SFHG yang disusun berdasarkan data pareto selama tiga bulan ke belakang.
Perencanaan pengendalian persediaan di PBF PT. SamMarie Tramedifa diantaranya adalah konsumsi rata-rata, yang sering juga disebut permintaan (demand). Konsumsi rata-rata dapat dilihat dari banyaknya pemesanan obat yang dipesan baik oleh SFHG maupun consumer atau principle yang sudah bekerjasama dengan PBF PT. SamMarie Tramedifa. Parameter lainnya adalah
Safety stock atau stok pengaman yaitu persediaan yang selalu ada dicadangkan
untuk menghindari kekosongan stok akibat beberapa hal misalnya keterlambatan datangnya obat dari distributor. Persediaan minimum merupakan parameter berikutnya, di mana persediaan minimum adalah jumlah persediaan terendah yang masih tersedia di PBF. Apabila penjualan telah mencapai nilai persediaan minimum, maka pemesanan langsung dilakukan. Untuk pemesanan obat standar di PBF PT. SamMarie Tramedifa yang biasa dipesan secara rutin oleh pelanggan di lakukan pemesanan dengan melihat jumlah stok minimum yang terdapat di gudang. Jumlah stok minimum dapat secara tidak langsung di cek oleh bagian pengadaan obat ketika ada pemesanan obat tersebut. Untuk pengadaan obat-obat yang bersifat CITO, maka PBF akan menggunakan kebijakan kesepakatan agar barang yang dibutuhkan segera di antarkan. Parameter selanjutnya adalah perputaran persediaan yang menggambarkan jumlah siklus yang dialami barang dari mulai pembelian hingga penjualan kembali. Jika suatu barang memiliki angka perputaran persediaan yang besar maka barang tersebut dikategorikan sebagai barang fast moving. Sebaliknya, jika angka perputaran persediaan suatu barang terbilang kecil maka barang tersebut termasuk slow moving. Di PBF PT. SamMarie Tramedifa juga menggunakan parameter tersebut, sehingga untuk obat yang termasuk ke dalam kategori fast moving perencanaan pengadaan akan lebih diperhatikan karena pemesanan akan disesuaikan jumlah serta waktu pemesanannya begitu pula untuk obat yang tergolong kategori slow moving.
Hingga saat ini proses pembelian obat atau order obat di PBF PT.SamMarie Tramedifa dilakukan dua kali dalam seminggu. Tetapi tidak
menutup kemungkinan pemesanan obat dilakukan di luar hari yang sudah dijadwalkan, karena disesuaikan dengan keperluan untuk pengisian stok minimum ataupun permintaan obat dari pelanggan. Pemesanan barang dilakukan melalui telepon dan faximile, yang kemudian distributor akan mengirimkan SP (Surat Pesanan) pada PBF PT.SamMarie, sedangkan PBF PT.SamMarie Tramedifa akan mengirimkan PO (Pesanan Obat) pada distributor sebagai bukti pemesanan obat. Untuk pemesanan barang yang berasal dari luar kota dapat melalui email dan
website PBF PT. SamMarie Tramedifa.
Penyalur yang bekerja sama dengan PBF PT. SamMarie Tramedifa dipilih untuk pengadaan barang yang merupakan distributor atau subdistributor resmi. Pemilihan distributor atau sub distributor ini memiliki tujuan untuk memudahkan proses administrasi atau pembayaran dan penerbitan faktur.
4.4.3.2. Pembayaran
Sistem pembayaran yang dibuat berdasarkan tanggal jatuh tempo yang sudah disepakati baik oleh distributor maupun pelanggan dengan PBF PT.SamMarie Tramedifa. Waktu pembayaran sudah di tetapkan pada hari Jumat dan Sabtu, dengan cara tunai dan non-tunai. Apabila tanggal jatuh tempo dari penyalur tidak jatuh pada hari tersebut yang telah ditetapkan maka pihak PBF akan memajukan dan memundurkan tanggal jatuh tempo agar pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan waktu yang sudah disepakati. Tenggang waktu penagihan yang ditetapkan kurang lebih 3 hari.
Sebelum hari pembayaran oleh PBF, akan dilakukan tukar faktur dengan pihak sales dari penyalur. Dilakukan satu minggu setelah barang pesanan datang diterima oleh pihak PBF. Kegiatan tukar faktur dilakukan dua kali dalam seminggu yaitu pada hari senin dan selasa. Pada proses tukar faktur , sales dari pihak penyalur akan memberikan faktur penjualan asli kepada pihak PBF, sebagai bukti telah dilakukan proses tukar faktur. Tanda terima tukar faktur yang harus ditandatangani oleh masing-masing pihak setelah proses pertukaran selesai. Selain itu PBF akan menerima faktur pajak yang dikeluarkan oleh pihak penyalur.
Pada saat melakukan pembayaran ada beberapa bagian yang akan diterima oleh kasir keuangan yaitu faktur penjualan asli (1 lembar), copy faktur penjualan (1 lembar), dan faktur pajak. Pembayaran dapat dilakukan dengan cara tunai atau
non-tunai, di mana pembayaran tunai (cash) dilakukan untuk pembayaran pemesanan obat kurang dari atau sebanyak Rp 100.000,00. Sedangkan untuk pembayaran non-tunai dilakukan dengan cara giro atau transfer sesuai jumlah nominal yang akan dibayarkan. Kemudian bagian keuangan akan menerbitkan bukti pengeluaran sebagai bukti telah dilakukan pembayaran oleh pihak PBF PT. SamMarie Tramedifa.
4.5 Dokumentasi
Dokumentasi merupakan hal penting dari sistem manajemen. Di PBF PT. SamMarie Tramedifa sendiri, dokumentasi ditujukan untuk meminimalkan kesalahan komunikasi lisan dan untuk memudahkan penelusuran. Dokumen tersebut merupakan dokumentasi yang terkait dengan kegiatan distribusi (pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pelaporan).
Sistem dokumentasi yang dibuat oleh PBF PT. SamMarie Tramedifa menggunakan “Tramedifa System”. Di mana bentuk dokumentasinya selain dalam bentuk elektronik, dokumentasi juga yang dibuat dalam bentuk tertulis yang sudah dicetak (print). Salah satu contoh dokumentasi yang di buat berupa Surat Pesanan Obat (SPB) dari PBF PT. SamMarie Tramedifa untuk pelanggan dan Surat Pesanan Obat (PO) dari pelanggan untuk PBF PT. SamMarie Tramedifa. Isi dari dokumentasi surat (SPB) tersebut harus tertulis jelas disetujui, ditandatangani serta terdapat tanggal pemesanan dan tanggal cetaknya. Hal tersebut dilakukan oleh personil yang berwenang, dalam hal ini adalah penanggung jawab PBF. Penyimpanan dokumentasi disimpan minimal 3 tahun, dalam hal ini PBF PT.SamMarie Tramedifa sudah secara langsung melakukan penyimpanan dokumentasi secara elektronik selama ± 3 tahun, tetapi untuk dokumentasi tertulis, dalam hal ini dicetak, baru dilakukan beberapa waktu belakangan ini.