Untuk memikirkan secara kritis tentang risiko umum pengadaan barang/jasa, mengidentifikasi penyebab utamanya dan bagaimana memitigasi risikonya dalam perencanaan pengadaaan. Petunjuk untuk Peserta:
1. Diskusikan dengan kelompok dan jawab pertanyaan berikut ini:
2. Sebutkan beberapa risiko umum dalam pengadaan barang/jasa dan apa penyebabnya? 3. Bagaimana cara memitigasi risiko tersebut selama proses perencanaan pengadaan
barang/jasa?
4. Tulis jawaban Anda pada flip chart
5. Berbagi pengalaman yang menunjukkan bahwa identifikasi risiko telah membantu Anda meraih tujuan proyek (bisa proyek pengadaan, bisa juga bukan).
160 Tujuan:
Mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul dan strategi mitigas dalam studi kasus yang disediakan.
Petunjuk untuk Peserta:
1. Bacalah studi kasus dalam buku kegiatan.
2. Identifikasi risiko yang mungkin Anda jumpai ketika melakukan pengadaan yang diajukan 3. Identifikasi dampak dan kemungkinan yang terkait dengan setiap risiko.
Studi Kasus
Pemerintah ingin mengadakan armada kendaraan untuk stafnya dan tim Anda diminta untuk melaksanakan proyek pengadaan ini.Persetujuan untuk pembelian 10 kendaraan telah diberikan dan anggaran yang cukup telah disetujui. Dokumentasi persetujuan menunjukkan anggaran tidak boleh, dalam keadaan apapun, melebihi batas yang ditentukan dan mengharuskan kendaraan dibeli dalam waktu dua minggu Anda telah diberi arahan untuk melanjutkan pengadaan, namun spesifikasi kendaraan belum diberikan dan Anda mengkhawatirkan alokasi anggaran untuk 10 armada kendaraan.
161 Tujuan :
Agar peserta dapat mempraktikkan pemahaman tentang metode pengadaan dan kemampuan untuk berpikir secara kritis ketika dihadapkan dengan skenario pengadaan yang menantang.
Petunjuk untuk Peserta:
Bacalah skenario berikut ini. Anda akan membahas pertanyaan berikut ini dan jawabannya bersama seluruh peserta:
Dapatkah kita mengidentifikasi ketiga pengadaan tersebut masing-masing sebagai usaha untuk menghindari proses pengadaan yang kompetitif dan terbuka? Mengapa ya atau mengapa tidak?
Jenis informasi apa yang dapat membantu pengelola pengadaan mengambil keputusan? Skenario
Dalam penyusunan rencana pengadaan, pengelola pengadaan dari Kementerian Keuangan diminta untuk membuat rancangan dokumen pengadaan untuk tiga pengadaan terpisah untuk peralatan komputer yang sama. Justifikasinya adalah sebagai berikut: peralatan tersebut dibutuhkan oleh tiga kantor yang berbeda dengan tujuan pengiriman dan pemasangan yang berbeda. Pengelola pengadan melakukan riset pasar untuk menentukan opsi mana yang lebih baik di antara kedua opsi ini: 1 Tiga prosedur pengadaan yang terpisah 2. Satu pengadaan gabungan dengan 3 paket
162 Tujuan:
Untuk menguji dan meneguhkan pemahaman yang diperoleh melalui permainan yang menyenangkan dan menantang
Petunjuk untuk Peserta:
1. Bersama kelompok Anda, bacalah skenario yang diberikan dan lengkapi perincian yang relevan pada buku kegiatan.
2. Mintalah seorang peserta untuk mempresentasikan:
Ruang lingkup dan kegiatan pengadaan;
Melakukan analisis kebutuhan;
Melakukan analisis pasar penyedia barang/jasa;
Mengidentifikasi risiko; dan
Skenario
Satu sekolah ingin membeli empat komputer baru berikut perangkat lunak e-learning. Sekolah telah meminta pengelola pengadaan dari kantor Anda untuk membantu pembelian komputer dan perangkat lunak tersebut. Sekolah telah meminta agar perangkat lunak e-learning yang baru bersifat sederhana, karena kebutuhan di sekolah tersebut tidak rumit. Untuk memahami permintaan tersebut, Anda, antara lain, akan perlu memaparkan opsi-opsi kepada staf administrasi dan manajemen sekolah tersebut. Staf sekolah tersebut mengingatkan Anda bahwa barang/jasa yang akan dibeli harus berasal dari dalam negeri, dan bukan dari perusahaan swasta internasional. Komputer, perangkat lunak dan pelatihannya juga lebih disukai disediakan oleh perusahaan yang sama.
Sekolah telah memberitahukan bahwa komputer dan perangkat lunak e-learning harus sudah dapat dijalankan dengan sempurna pada awal tahun ajaran baru, yaitu tiga bulan lagi. Sekolah juga telah memberitahukan bahwa anggaran pembelian ini tidak lebih dari Rp 250,000,000. Staf sekolah mengetahui bahwa ada lima penyedia perangkat lunak yang berbeda di pasar yang mampu menyediakan perangkat lunak e-learning yang sesuai.
Pembelian Empat Unit Komputer Baru dan Perangkat Lunak Ruang Lingkuo
163 Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa
Risiko
164 Tujuan:
Untuk menguji dan meneguhkan pemahaman yang diperoleh melalui permainan yang menyenankan dan menantang
Petunjuk untuk peserta:
1. Di bagian awal, pembawa acara kuis, akan menunjuk kelompok secara untuk memilih satu kategori dan jumlah poinnya.
2. Untuk setiap kategori, bacakan ‘pertanyaan’ dengan jelas kepada peserta.
3. Kelompok yang pertama kali mengangkat kartu nomor mejanya akan ditunjuk untuk
memberikan ‘jawaban’; Apabila benar, kelompok tersebut akan mendapatkan jumlah poinnya. Setiap kelompok hanya diberi waktu 30 detik untuk menjawab.
4. Hanya satu anggota kelompok yang menjadi juru bicara. Kelompok lain tidak boleh melontarkan jawaban mereka kecuali ditunjuk oleh pembawa acara.
5. Untuk memberikan ‘jawaban’ yang benar, ‘jawaban’ harus disampaikan dalam bentuk pertanyaan, misalnya, “Apa yang dimaksud dengan transparansi?”
6. Jika ‘jawaban’ salah atau waktu habis, kelompok berikutnya yang mengangkat kartu nomor mejanya akan diberikan kesempatan untuk menjawab.
7. Jika ada kelompok yang mendapatkan ‘daily double’ dari kategori yang dipilihnya, kelompok itu akan mempertaruhkan poinnya dan hanya kelompok itu saja yang boleh menjawab.
8. Di akhir kuis ini, setiap kelompok berkesempatan untuk mempertaruhkan jumlah poin mereka untuk babak ‘final jeopardy’. ‘Pertanyaan’ akan ditampilkan di layar dan setiap kelompok diberi 30 detik untuk menulis ‘jawaban’-nya masing-masing. Kelompok dengan ‘jawaban’ yang benar mendapatkan jumlah poin yang dipertaruhkan.
9. Kelompok yang mengumpulkan poin terbanyak akan mendapatkan hadiah
Pengadaan Umum I Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan
Pengadaan Umum II Identifikasi Risiko Metode Pengadaan
Pertanyaan: Proses ini diawali dengan identifikasi kebutuhan dan berakhir dengan publikasi dokumen pengadaan Jawaban: Perencanaan Pengadaan Pertanyaan: Melibatkan individu-individu ini dapat memfasilitasi tercapainya tujuan Jawaban: Pemangku Kepentingan
Pertanyaan: Hal ini terkait dengan memahami kebutuhan dengan menetapkan persyaratan, mengkaji sifat dan skala kebutuhan, dan menganalisis (mempertimbangkan) opsi-opsi yang ada untuk memenuhi kebutuhan Jawaban: Analisis Kebutuhan
Pertanyaan: Hal ini didefinisikan sebagai kemungkinan, peluang dan akibat yang ditimbulkan oleh terjadinya suatu peristiwa Jawaban: Risiko
Pertanyaan: Jenis metode pengadaan ini adalah pelelangan kompetitif dengan memberikan undangan langsung kepada beberapa penyedia barang/jasa tertentu yang memenuhi syarat tanpa pengumuman secara terbuka (jumlah penawar terbatas Jawaban: Pelelangan Terbatas
165
acuan kerja, atau spesifikasi teknis Jawaban: Ahli Teknis
pemangku kepentingan. RACI singkatan dari… Jawaban: Responsible (bertanggung jawab), Accountable (akuntabel), Consulted (dikonsultasikan), Informed (diinformasikan)
Monopoli ini): Berkurangnya kemungkinan terjadi kerugian atau peristiwa yang menyebabkan pengeluaran berbiaya tinggi; Meningkatkan kemungkinan pemenuhan kebutuhan yang tepat waktu; meningkatkan hasil pengadaan yang strategis; Melindungi kredibilitas dan reputasi; Memberikan perlindungan yang lebih baik bagi aset dan sumber daya manusia; Mengurangi adanya tuntutan litigasi
kurang transparan dalam hal pemilihan dan dapat mendorong praktik-praktik yang tidak dapat diterima –
membutuhkan justifikasi dan persetujuan dari pejabat di tingkat yang lebih tinggi. Jawaban: Penunjukan langsung/Pemilihan Langsung
Pertanyaan:
Sekelompok individu ini bertanggung jawab untuk mempersiapkan dokumen pengadaan Jawaban: Pengelola Pengadaan
Pertanyaan: Hal ini terkait dengan kebijakan dan prosedur untuk memfasilitasi kegiatan pengadaan yang adil, efektif, dan efisien dan
menetapkan standar yang tinggi dalam kesesuaian dengan prinsip dan etika dan akuntabilitas Jawaban: Tata Kelola
Pertanyaan: Ini adalah bentuk pasar ideal yang menyediakan barang/jasa yang terstandarisasi 100%, tidak ada keuntungan kompetitif, dan penyedia barang/jasa tidak dapat mengendalikan pasar Jawaban: Persaingan Sempurna
Pertanyaan: Benar atau Salah: Anda dapat menghilangkan semu risiko dari sebuah situasi Jawaban: Salah
Pertanyaan: ‒ Benar atau Salah: Semua faktor yang memengaruhi pengadaan perlu dipertimbangkan dengan seksama dalam setiap pengadaan yang akan dilakukan sebelum memilih metode pengadaan yang paling sesuai Jawaban: Benar Pertanyaan:
Menentukan metode untuk melakukan pendekatan terhadap pasar dilakukan pada tahap apa dalam proses pengadaan?) Jawaban: Perencanaan Pengadaan
Pertanyaan: Ini adalah rencana pelaksanaan tugas yang menjelaskan tugas yang perlu dilaksanakan dengan kerangka waktu pelaksanaannya Jawaban: Jadwal Pertanyaan: Jumlah penyedia dan tingkat kompetisi adalah dua faktor pasar ________ yang harus
dipertimbangkan Jawaban: penyedia barang/jasa
Pertanyaan: Proses ini adalah proses mengidentifikasi, melakukan penilaian, dan menangani risiko yang terkait dengan peristiwa yang tidak diinginkan yang mungkin terjadi Jawaban: Proses pengelolaan risiko Pertanyaan: Ini merupakan pendekatan yang digunakan untuk melibatkan pasar penyedia barang/jasa Jawaban: Metode pengadaan
Pertanyaan: Benar atau Salah: Koordinasi yang efektif antara ahli teknis dan pengelola pengadaan tidak diperlukan dalam tahap perencanaan Jawaban: Salah
Pertanyaan: Hal ini membatasi biaya yang dikeluarkan untuk barang atau jasa Jawaban: Anggaran
Pertanyaan: Langkah ini dilakukan untuk menetapkan barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang diperlukan pada suatu saat tertentu. Jawaban: Analisis kebutuhan
Pertanyaan: Langkah ini diambil dalam proses pengelolaan risiko untuk menentukan kemungkinan terjadinya risiko dan dampak terjadinya risiko tersebut Jawaban: Penilaian
Pertanyaan: Benar atau Salah: Keadaan mendesak adalah faktor yang memengaruhi pemilihan metode pengadaan Jawaban: Benar
Final Jeopardy Pertanyaan: Sebutkan empat faktor yang memengaruhi pemilihan metode pengadaan Jawaban: Nilai, keadaan mendesak, kompleksitas atau risiko, dan jenis barang/jasa