BUKU PEDOMAN PESERTA PELATIHAN

(1)

1 Modul 2

Menerapkan Pengadaan Sederhana

Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Pengembangan Sumber Daya Manusia

(2)

2

Module 2: Menerapkan Pengadaan Sederhana

Pelatihan Pengadaan

—

Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

(3)

3

► AGENDA PELATIHAN ...7

► ATURAN PELATIHAN ...9

► PENGENALAN MODUL ... 11

► SESI 1 - PENGENALAN TENTANG TAHAPAN PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DAN TAHAP PERENCANAAN PENGADAAN BARANG/JASA ... 27

► SESI 2 - MERENCANAKAN PENGADAAN SEDERHANA ... 39

► HARI KE-2 MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-1 ... 49

► SESI 3 - MENENTUKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGADAAN BARANG/JASA ... 53

► KEGIATAN MERANGKUM SESI 1-3 ... 71

► SESI 4 - ANALISIS KEBUTUHAN ... 73

►SESI 5 - ANALISIS PASAR PENYEDIA BARANG/JASA ... 87

► KEGIATAN MERANGKUM SESI 4-5 ... 105

►HARI KE-3 MEMAPARKAN YANG DIPELAJARI HARI KE-2 ... 107

►SESI 6 - IDENTIFIKASI RISIKO ... 109

► SESI 7 - MENENTUKAN METODE PENGADAAN BARANG/JASA ... 127

►KAJIAN MODUL 2 ... 139

► KEGIATAN HARI PERTAMA ... 141

► KEGIATAN HARI KEDUA ... 143

(4)

(5)

5

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

 Pembelajaran bersifat mandiri

 Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif

 Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)

 Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif

 Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

(6)

6

 Mengetahui dan memahami unsur-unsur penting dalam tahap perencanaan pengadaan

 Mengetahui dan memahami tugas-tugas utama dalam menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan

 Mengetahui tugas-tugas utama dalam analisis kebutuhan, dan memahami sifat serta skala kebutuhan

 Memahami kebutuhan dan tujuan analisis pasar penyedia barang/jasa serta berbagai metode untuk melakukan analisis pasar

 Memahami pentingnya identifikasi risiko dalam perencanaan pengadaan dan berbagai aspek pengelolaan risiko

(7)

7 13.00-13.15 Permainan Penyemangat

13.15-13.30 Gambaran Umum Modul dan Tujuan Modul 2 13.30-13.45 Ujian Pengetahuan Pra Pelatihan

13.45-14.30 Sesi 1: Pengenalan tentang Tahapan Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Tahap Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

14.30-14.45 Rehat

14:45-15:15 Kegiatan 1: Tanggung Jawab Pengelola Pengadaan dan Ahli Teknis

15:15-16:00 Sesi 2: Merencanakan Pengadaan Sederhana

HARI KEDUA

Waktu Topik

08.00-08.15 Pembukaan

08.15-08.30 Kegiatan 1: Menentukan Nilai Pengadaan dan Tingkat Risikonya 08.30-08.45 Kegiatan 2: Menggambar Simbol

08.45-09.30 Sesi 3: Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

09.30-09.45 Rehat

09.45-10.15 Kegiatan 1: Skenario Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa 10.15-10.35 Kegiatan Merangkum Sesi 1-3: Permainan Balon

10.35-10.45 Kegiatan Merangkum Sesi 1-3: Uji Pengetahuan Interaktif

10.45-11.30 Sesi 4: Analisis Kebutuhan

11.30-11.45 Kegiatan 1: Pengadaan Kendaraan Baru

11.45-13.00 Ishoma

13.00-13.30 _{Kegiatan 2: Apa yang Akan Anda Beli?}

13.00-13.45 _{Kegiatan 3: Mengidentifikasi Opsi-Opsi Alternatif}

13.45-14.30 Sesi 5: Analisa Pasar Penyedia Barang/Jasa 14.30-14.45 Rehat

14.45-15.10 Kegiatan 1: Faktor-faktor Pasar Penyedia Barang/Jasa yang Perlu Dipertimbangkan

15.10-15.35 Kegiatan 2: Latihan Berbasis Skenario – Riset Pasar 15.35-16.00 Kegiatan Merangkum Sesi 4-5: Menulis Cerita

(8)

8 08.15-09.00 Sesi 6: Identifikasi Resiko

09.00-09.15 Kegiatan 1: Mengidentifikasi Resiko

09.15-09.35 Kegiatan 2: Penyebab Risiko dan Strategi Mitigasi 09.35-09.50 Rehat

09.50-10.15 Kegiatan 3: Studi Kasus – Pengadaan Armada Kendaraan 10.15-11.00 Sesi 7: Menentukan Metode Pengadaan Barang/Jasa

11.00-11.30 Kegiatan 1: Latihan Berbasis Skenario – Opsi-Opsi Pengadaan

11.30-13.30 Ishoma

13.30-14.00 Kegiatan 2: Studi Kasus – Pembelian Komputer untuk Sekolah

14.00-14.30 Kegiatan Kajian Modul 2 –Kuis “Jeopardy”

(9)

9

fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

 Memastikan kehadiran Anda setiap hari

 Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

 Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

 Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

 Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat.

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru

tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik.

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok.

(10)

(11)

11

1

SELAMAT DATANG DI MODUL 2

Merencanakan Pengadaan Sederhana

Pelatihan Pengadaan—Tingkat Dasar

(12)

12

2

(13)

13

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara“BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

(14)

14

4

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber

Daya Manusia (PSDM)

(15)

15

5

GAMBARAN UMUM

Pelatihan akan memusatkan perhatian padapengembangan keahlian yang sesungguhnya bagi peserta pelatihandan menyelaraskannya denganjenjang sertifikasi pengadaan yang dibuat oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat lanjutan dan tingkat mahir

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan Keahlian Pengadaanmelengkapiprogram sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaituISP3 (Ausaid).

PENDEKATAN

•Pengembangan pelatihan pengadaan yang didasarkan hasil-hasil yang diperoleh dariPenilaian tentang Kebutuhan Pelatihanyang dilakukan pada tahun 2012 danLaporan Akhiryang disampaikan pada September 2012.

•Peningkatan pelatihan yang diberikan dengan sejumlah cara, sepertipembelajaran melalui media elektronik (E-learning), pelatihan dalam kelas, pelatihan di tempat kerja (on-the-job training) dan memasukkan program-program pengelolaan pengadaan lainnya, sepertiPerjanjian Payung, Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan, Katalog Elektronik dan Pengadaan Berkesinambungan.

(16)

16

Tingkat Dasar Tingkat Menengah Tingkat Lanjutan

Modul1

Menerapkan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan

Modul 7

Merencanakan & Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks

Modul 13

Perencanaan & Pelaksanaan Pengadaan Strategis

Modul 2

Bagaimana Merencanakan Pengadaan Sederhana

Modul 8

Bagaimana Cara Menyusun Estimasi Biaya dan Mengapa Estimasi Biaya

Diperlukan?

Modul 14

Melaksanakan Kontrak Payung

Modul 3

Menyusun Dokumen Pengadaan

Modul 9

Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (Total Cost of Ownership/TCO) dan Mengapa TCO

Diperlukan

Modul 15

Mengidentifikasi & Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang Rumit

Modul 4

Menerima & Mengevaluasi Penawaran

Modul 10

Bagaimana Cara Menyusun & Menafsirkan Persyaratan & Spesifikasi

Modul 16

Mengelola Kontrak yang Strategis & Kompleks

Modul 5

Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan

Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Module 11

Bagaimana Cara Memilih Model Kontrak yang Tepat

Modul 17

Mengembangkan & Melakukan Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan

yang Rumit

Modul 6

Kontrak Payung & Sistem Informasi Pengelolaan Pengadaan

Modul 12

Bagaimana Cara Melaksanakan dan Mengelola Kontrak

Modul 18

Skema & Indikator Kecurangan

Kurikulum & Silabus Pelatihan

(17)

17

Tujuan Modul

• Mengidentifikasi tahap-tahap dalam proses pengadaan barang/jasa dan mengetahui langkah-langkah utama dalam tahap perencanaan pengadaan barang/jasa

• Mengetahui dan memahami unsur-unsur penting dalam tahap perencanaan pengadaan

• Mengetahui dan memahami tugas-tugas utama dalam menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan

• Mengetahui tugas-tugas utama dalam analisis kebutuhan, dan memahami sifat serta skala kebutuhan

• Memahami kebutuhan dan tujuan analisis pasar penyedia barang/jasa serta berbagai metode untuk melakukan analisis pasar

• Memahami pentingnya identifikasi risiko dalam perencanaan pengadaan dan berbagai aspek pengelolaan risiko

(18)

(19)

19

(20)

20

(21)

21

(22)

22

11

(23)

23

Icebreaker

(24)

24

Pengukuran Pengetahuan

Prapelatihan

(25)

25

(26)

(27)

27

Sesi 1

Pengenalan tentang Tahapan Proses Pengadaan

Barang/Jasa dan

Tahap Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa

Proyek Modernisasi Pengadaan

1

_____________________________________________________________________________________

(28)

28

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

• Mengidentifikasi tahapan proses pengadaan barang/jasa

• Mengetahui dan memahami langkah-langkah penting

dalam tahap Perencanaan pengadaan barang/jasa

• Menentukan tugas dan tanggung jawab para pemangku

kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan

barang/jasa

2

_____________________________________________________________________________________

(29)

29

Gambaran umum: tahapan proses pengadaan

Pengadaan memiliki proses yang rumit, tetapi terstruktur dengan baik dan melibatkan banyak pihak dalam setiap tahap. Proses pengadaan terdiri

dari tahapan berikut ini :

3

Tahapan Proses Pengadaan

Perencanaan Pengadaan

Administrasi & Pengelolaan Kontrak Penyusunan

Dokumen Pengadaan

Evaluasi & Pemberian Kontrak

Prinsip-prinsip pengadaan sangat penting untuk ditaati pada setiap tahap dalam proses pengadaan barang/jasa; Namun, landasan untuk mematuhi dan

menerapkan prinsip-prinsip pengadaan dibangun pada tahap perencanaan pengadaan.

(30)

30

Perencanaan pengadaan

Diawali dengan identifikasi kebutuhan dan diakhiri

dengan publikasi dokumen pengadaan

Langkah-langkah apa saja yang mungkin

dilakukan dalam tahap

“

Perencanaan

Pengadaan

”?

4

_____________________________________________________________________________________

(31)

31

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Identifikasi Risiko Analisis Kebutuhan

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

Menentukan Metode Pengadaan

1

2

3

4

5

Perencanaan Pengadaan

1

*Langkah-langkah pada tahap perencanaan pengadaan akan didiskusikan dengan terperinci di sesi selanjutnya dalam modul pelatihan ini.

Persiapan dan penyusunan awal

pengadaan

Menelaah sifat dan skala kebutuhan

Memahami pasar penyedia barang/jasa dan barang/jasa yang dapat ditawarkan

Mengidentifikasi risiko dan strategi untuk memitigasi risiko yang mungkin timbul

Menentukan metode untuk melakukan pendekatan ke pasar

Administrasi & Pengelolaan Kontrak

4

Penyusunan Dokumen Pengadaan

2

Evaluasi & Pemberian Kontrak

3

Berbagai pemangku kepentingan terlibat dalam sebagian besar tahapan proses pengadaan dan dalam tahap perencanaan pengadaan

_____________________________________________________________________________________

(32)

32

Tanggung jawab utama dalam proses

pengadaan barang/jasa

• Melakukan dan melaksanakan proses pengadaan

• Menerapkan prinsip-prinsip pengadaan dan melindungi

proses pengadaan agar terhindar dari korupsi dan

kecurangan

• Menjalankan proses dan prosedur yang adil, kompetitif,

dan transparan

–

memberikan kontrak kepada

kontraktor/konsultan yang mengajukan penawaran atau

proposal terbaik

• Melakukan administrasi kontrak setelah pemberian

kontrak kepada pemenang

6

(33)

33

Keahlian teknis yang diperlukan

Para ahli teknis…

• Bekerja sama dengan konsultan/kontraktor setelah penandatanganan kontrak

• Mengawasi pengelolaan proyek (menyetujui hasil kerja, laporan, dan lain sebagainya)

Para ahli teknis juga terlibat dalam proses pengadaan (khususnya pada tahap perencanaan)

• Membantu menentukan kebutuhan yang diperlukan

7

Contohnya, dalam pengadaan untuk konstruksi jalan, para ahli teknis dapat berasal dari departemen perhubungan, yang tanggung jawabnya mencakup pembangunan dan pemeliharaan jalan.

Mereka inilah yang akan mempersiapkan spesifikasi teknis, ruang lingkup pekerjaan, dan gambar desain konstruksi jalan yang terlampir pada dokumen pengadaan karena mereka adalah para ahli teknis (insinyur jalan dan jembatan) yang mengetahui rincian teknis untuk pembangunan jalan.

_____________________________________________________________________________________

(34)

34

Mengapa koordinasi yang efektif antar berbagai

pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses

pengadaan barang/jasa sangat diperlukan selama

berlangsungnya seluruh proses pengadaan barang/jasa?

8

Apa saja beberapa tanggung jawab dari berbagai

pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses

pengadaan barang/jasa selama berlangsungnya

seluruh proses pengadaan barang/jasa?

_____________________________________________________________________________________

(35)

35

9

Pengelola Pengadaan

Menyusun rencana pengadaan berdasarkan masukan dari ahli teknis

Menyusun rencana pelaksanaan pengadaan (PIP) setiap pengadaan yang akan dilakukan termasuk rincian jadwal semua tindakan yang akan diambil

Menyusun dokumen pengadaan berdasarkan masukan dari ahli teknis

Merancang dan mempublikasikan iklan dan melakukan riset pasar

Ahli Teknis

Mempersiapkan, menyusun atau mengawasi penyusunan ruang lingkup pekerjaan (SOW), kerangka acuan kerja (TOR), atau spesifikasi teknis

 perkiraan harga

Memberikan masukan dalam penyusunan persyaratan kualifikasi dan kriteria evaluasi dan susunan panitia evaluasi

Meninjau komponen teknis dalam dokumen pengadaan sebelum dipublikasikan

Tanggung

jawab dalam tahap perencanaan

Koordinasi yang efektif antar berbagai pemangku kepentingan pada tahap perencanaan sangat penting :

Koordinasi

(36)

36

10

Terima kasih!

Ada Pertanyaan?

_____________________________________________________________________________________

(37)

37

Tanggung Jawab Pengelola Pengadaan

dan Ahli Teknis

Lihat buku kegiatan di bagian belakang buku panduan Anda

_____________________________________________________________________________________

(38)

(39)

39

Sesi 2

Merencanakan Pengadaan Sederhana

1

_____________________________________________________________________________________

(40)

40

Tujuan

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

• Memahami perencanaan pengadaan sederhana

• Memahami pentingnya tahap perencanaan dalam proses

pengadaan

• Mengidentifikasi unsur-unsur penting dalam perencanaan

pengadaan

• Mengidentifikasi berbagai dokumen yang dihasilkan dalam

tahap perencanaan pengadaan

2

_____________________________________________________________________________________

(41)

41

Merencanakan pengadaan sederhana:

gambaran umum

• Baik pengadaan kompleks maupun pengadaan

sederhana membutuhkan perencanaan

• Tokoh-tokoh berpengaruh sepanjang sejarah

mengemukakan bahwa gagal merencanakan

berarti merencanakan kegagalan

3

_____________________________________________________________________________________

(42)

42

Pengadaan sederhana

Merencanakan pengadaan sederhana berarti:

• Melakukan persiapan dan menyetujui pengadaan barang,

jasa atau pekerjaan konstruksi yang:

‒ nilainya rendah

‒ risikonya rendah

4

_____________________________________________________________________________________

(43)

43 RISIKO TINGGI

NILAI RENDAH

RISIKO TINGGI NILAI TINGGI

RISIKO RENDAH NILAI RENDAH

RISIKO RENDAH NILAI TINGGI

PENGADAAN SEDERHANA

NILAI PEMBELANJAAN

T

Menentukan pengadaan sederhana

(44)

44

Apa saja contoh pengadaan

sederhana?

6

_____________________________________________________________________________________

(45)

45

Apa yang dipertimbangkan ketika

merencanakan suatu pengadaan?

7

_____________________________________________________________________________________

(46)

46

8

Unsur-unsur yang penting

• Perencanaan pengadaan mengidentifikasi antara lain:

‒ barang/jasa yang akan dibeli

‒ riset dan analisis pasar

‒ metode pengadaan dan persyaratan pembelian

‒ persyaratan kualifikasi dan kriteria evaluasi

‒ penyusunan perkiraan harga

‒ penyusunan spesifikasi teknis, ruang lingkup pekerjaan, kerangka acuan

‒ pembentukan pedoman evaluasi, susunan panitia evaluasi, dll.

Unsur-unsur dalam perencanaan pengadaan

(47)

47

Dokumen yang dihasilkan selama tahapan

perencanaan

I. Rencana Pengadaan

II. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan

III. Rencana Pelaksanaan Pengadaan

IV. Ruang Lingkup Pekerjaan/Kerangka Acuan Kerja /Spesifikasi Teknis

V. Perkiraan Harga

VI. Dokumen Pengadaan

(48)

48

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

10

_____________________________________________________________________________________

(49)

49

Diskusikan apa yang dipelajari

pada Hari Pertama

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_____________________________________________________________________________________

(50)

50

Menentukan Nilai Pengadaan dan Tingkat

Risikonya

Lihat buku kegiatan di bagian akhir

buku pedoman Anda

_____________________________________________________________________________________

(51)

51

Menggambar Simbol

Lihat buku kegiatan di bagian akhir

buku pedoman Anda

_____________________________________________________________________________________

(52)

(53)

53

Sesi 3

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan

Pengadaan Barang/Jasa

1

_____________________________________________________________________________________

(54)

54

2

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

• Mengetahui tugas-tugas yang dilakukan untuk

menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan

barang/jasa

• Mengetahui siapa yang menetapkan tujuan dan

mengidentifikasi kebutuhan

• Mendefinisikan dan memberi contoh kebutuhan

• Menentukan bagaimana cara mengidentifikasi para

pemangku kepentingan

• Mengetahui langkah-langkah untuk menyusun anggaran

dan menetapkan jadwal

(55)

55

3

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

1

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan

Barang/Jasa

1

TUGAS 1: Menetapkan tujuan dan mengidentifikasi kebutuhan

TUGAS 2: Mengidentifikasi pemangku kepentingan

TUGAS 3: Menetapkan syarat tata kelola

TUGAS 4: Menetapkan jadwal

TUGAS 5: Menyusun anggaran Identifikasi Risiko 4

Analisis Kebutuhan 2

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

3

TUGAS-TUGAS UNTUK MENENTUKAN RUANG LINGKUP KEGIATAN PENGADAAN BARANG/JASA

LANGKAH:

kegiatan pengadaan barang/jasa

(56)

56

4

kebutuhan

• Tujuan pengadaan ditentukan oleh pejabat senior

‒ Tujuan pengadaan berkaitan dengan tujuan instansi

pengadaan secara keseluruhan

‒ Misalnya, keputusan untuk perbaikan jalan raya di suatu

negara biasanya diambil oleh pemerintah dan pejabat senior yang berwenang di instansi pengadaan

• Identifikasi kebutuhan dilakukan oleh pemangku kepentingan

utama dan harus sesuai dengan tujuan pengadaan yang telah ditentukan

‒ Warga negara, pengendara kendaraan bermotor, badan

pariwisata, perusahaan transportasi dan logistik dapat menjadi pemangku kepentingan utama yang

mengidentifikasi adanya kebutuhan perbaikan jalan raya di suatu negara.

(57)

57

I

Apa saja kemungkinan kebutuhan

yang dapat timbul dari tujuan untuk

menjaga kebersihan dan kerapian

kota

?

Please turn to the activity book at the end of your manual

_____________________________________________________________________________________

(58)

58

6

kepentingan

• Mengidentifikasi pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan sangat penting dilakukan karena:

‒ Pemangku kepentingan dapat mendukung kegiatan pengadaan dengan memberikan saran dan informasi yang penting

‒ Pelibatan pemangku kepentingan dapat memfasilitasi tercapainya tujuan

Pemangku kepentingan adalah seorang individu atau organisasi yang:

Memiliki kepentingan dan atau terlibat dalam

pengadaan

Memberikan pengaruh terhadap pengadaan

(59)

59

7

• Untuk setiap tugas yang dilakukan, setiap pemangku kepentingan dapat menjadi pihak yang:

‒ Responsible(Bertanggung Jawab)

‒ Accountable(Dimintai Pertanggungjawaban)

‒ Consulted(Dimintai konsultasi) ‒ Informed(Diberikan informasi)

• Model “RACI_{” di atas dapat digunakan untuk}mengidentifikasi tingkat tanggung jawab dari setiap pemangku kepentingan

(lanjutan) dalam Model RACI

_____________________________________________________________________________________

(60)

60

Activity

Siapa saja Pemangku Kepentingan

yang terkait dengan perencanaan

pengadaan?

8

_____________________________________________________________________________________

(61)

61

9

Tugas 2: Mengidentifikasi pemangku

kepentingan (lanjutan)

Pemangku kepentingan utama

Berikut ini adalah contoh pemangku kepentingan yang berkaitan dengan kegiatan pengadaan barang/jasa:

9

Lembaga yang Memiliki

Kebutuhan

Penyedia

Barang/Jasa Pengguna

Bagian Keuangan

Pengguna

Anggaran Ahli Teknis

Pengelola

Pengadaan APIP

Masyarakat

Umum StrukturalPejabat Pegawai OrganisasiProfesi

Bagian Hukum

Kelompok Industri dan

Perdagangan Pemerintah Direksi

(62)

62

10

Tugas 3: Menetapkan syarat tata kelola

• Tata kelola merujuk pada kebijakan dan prosedur untuk

menjalankan kegiatan pengadaan yang adil, efektif, dan

efisien serta menjunjung tinggi standar kejujuran dan

akuntabilitas

• Unsur-unsur penting terkait dengan tata kelola

–

Kepatuhan

–

Pelaporan dan pemantauan

–

Probity (kesesuaian dengan prinsip dan etika)

_____________________________________________________________________________________

(63)

63

11

Tugas 3: Menetapkan syarat tata kelola (lanjutan)

Tingkat tata kelola berbanding lurus dengan tingkat

kompleksitas pengadaan barang/jasa yang dilakukan!

Ti

Kompleksitas Pengadaan

rendah tinggi

_____________________________________________________________________________________

(64)

64

12

Tugas 4: Menetapkan jadwal

• Jadwal merupakan rencana untuk melakukan

tugas-tugas tertentu

• Tugas yang perlu dilaksanakan dan kerangka waktu

terkait dengan pelaksanaan tugas tersebut

ditunjukkan pada jadwal

• Penetapan jadwal memfasilitasi penyelesaian

kegiatan pengadaan barang/jasa

_____________________________________________________________________________________

(65)

65

• Dalam proses pengadaan, langkah-langkah kegiatan digabungkan ke dalam

jadwal pengadaan

• Sebagian besar langkah-langkah kegiatan pengadaan memiliki urutan alur yang

logis

• Jadwal disusun dengan mempertimbangkan risiko dan nilai dari barang/jasa yang

akan dibeli

• Proses pengadaan mencakup penerapan tata kelola dan pengendalian dalam

setiap tahap yang penting

• Jadwal pengadaan harus disepakati dengan para pemangku kepentingan dan

ditelusuri secara aktif

Ilustrasi

Perencanaan

Pengadaan Proses Pengadaan

Evaluasi & Pemberian Kontrak

(66)

66

14

Tugas 4: Menetapkan jadwal (lanjutan)

• Setiap pengadaan barang/jasa yang akan dilakukan

memiliki jadwal yang berbeda

• Beberapa tugas yang dapat dipertimbangkan dalam

penetapan jadwal pengadaan barang/jasa adalah:

‒ Menentukan ruang lingkup kegiatan pengadaan

‒ Tugas lain terkait perencanaan pengadaan

‒

Menyusun rancangan undangan lelang

‒ Menentukan jangka waktu untuk menanggapi lelang

‒ Mengevaluasi dan memberikan persetujuan

‒

Melakukan negosiasi dan melaksanakan kontrak untuk

menyelesaikan pekerjaan

(67)

67

Activity

_{Apa yang dimaksud dengan}

anggaran?

Seberapa pentingkah anggaran

dalam perencanaan pengadaan?

15

_____________________________________________________________________________________

(68)

68

16

Tugas 5: Menyusun Anggaran

• Apa yang dimaksud dengan anggaran?

‒ Batasan biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan barang atau jasa

• Seberapa pentingkah anggaran?

– Anggaran yang telah disetujui memastikan dana yang terbatas dapat dialokasikan dengan tepat untuk berbagai prioritas yang dimiliki pemerintah

– Anggaran dapat menentukan bagaimana kebutuhan dapat dipenuhi, sehingga dapat mendorong pemikiran inovatif (misalnya, mendapat hasil yang lebih maksimal dengan menggunakan dana yang ada)

Pastikan bahwa anggaran disetujui oleh pihak berwenang yang tepat

_____________________________________________________________________________________

(69)

69

17

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

_____________________________________________________________________________________

(70)

70

Skenario Menentukan Ruang Lingkup

Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Lihat buku kegiatan pada bagian

akhir buku panduan Anda

_____________________________________________________________________________________

(71)

71

Permainan Balon

Lihat buku kegiatan pada bagian

akhir buku panduan Anda

_____________________________________________________________________________________

(72)

72

Uji Pengetahuan Interaktif

Lihat buku kegiatan pada bagian

akhir buku panduan Anda

_____________________________________________________________________________________

(73)

73

Sesi 4

Analisis Kebutuhan

1

_____________________________________________________________________________________

(74)

74

2

Tujuan

• Mengetahui dan memahami tugas-tugas dalam

analisis kebutuhan

• Memahami sifat dan skala kebutuhan

• Menelaah opsi-opsi untuk memenuhi kebutuhan

_____________________________________________________________________________________

(75)

75

3

Tugas-tugas dalam langkah

“

analisis

kebutuhan

”

Analisis Kebutuhan

2

TUGAS 1: Memahami kebutuhan dengan menetapkan persyaratan

TUGAS 2: Menelaah sifat dan skala kebutuhan

TUGAS 3: Menganalisis (menimbang) opsi-opsi untuk memenuhi kebutuhan

TUGAS-TUGAS DALAM ANALISIS KEBUTUHAN LANGKAH :

Analisis Kebutuhan 2

Identifikasi Risiko

4

3

Menentukan Metode Pengadaan

5

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan Pengadaan

Barang/Jasa

(76)

76

• Untuk memulai suatu perencanaan pengadaan pengelola

pengadaan perlu mengetahui dengan pasti:

‒

Barang apa yang perlu dibeli?

‒

Kapan barang/pekerjaan konstruksi/jasa

dibutuhkan?

‒

Berapa anggaran yang dibutuhkan?

• Untuk memahami kebutuhan, entitas pengadaan perlu

menetapkan persyaratan pengadaan

• Analisis kebutuhan adalah dokumen berisi jawaban atas

pertanyaan di atas yang membantu menentukan

persyaratan pengadaan

• Analisis kebutuhan dilakukan untuk menetapkan

barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang dibutuhkan pada

suatu saat tertentu

4

Tugas 1: Memahami kebutuhan

(77)

77

• Ketika membuat perencanaan, persyaratan yang

terperinci

tidak

perlu ditetapkan

• Namun, persyaratan

dasar

minimum perlu ditentukan

• Apabila persyaratan dasar minimum tidak ditetapkan

dengan benar, kemungkinan besar kebutuhan (misalnya,

untuk keamanan) tidak dapat terpenuhi dan tidak sesuai

dengan tujuan yang ditetapkan

• Selain itu, jika persyaratan yang ditetapkan tidak

memadai barang/jasa yang tersedia di pasar tidak dapat

dipahami dengan tepat

5

Tugas 1: Memahami kebutuhan

–

Menetapkan persyaratan

(78)

78

6

(lanjutan)

• Beberapa pertanyaan yang perlu dibahas ketika menetapkan persyaratan:

‒ Barang/jasa apa yang dapat memenuhi kebutuhan dan selaras dengan tujuan?

‒ Apakah berupa barang atau jasa saja, atau‘paket’ (mis. barang berikut jasa)?

‒ Apakah sudah mempertimbangkan barang/jasa alternatif?

‒ Apa pertimbangan yang utama? Mis. kesinambungan, lead times(waktu

tunggu), kualitas, life-cycle cost (biaya siklus hidup produk), dsb.

‒ Apakah ada opsi-opsi lain yang lebih berkesinambungan untuk memenuhi

kebutuhan?

‒ Apakah sumber daya yang tersedia di dalam telah dipertimbangkan (daripada

membeli)?

‒ Berapa anggaran saat ini atau anggaran tahunan atau perkiraan anggaran untuk

belanja barang/jasa?

‒ Apakah ada persyaratan untuk penyediaan barang/jasa, instalasi, pemeliharaan

dan/atau pelatihan?

‒ Persyaratan apa yang bersifat wajib dan apa yang semata-mata merupakan

keinginan?

‒ Apakah ada kebijakan pemerintah atau komitmen yang membatasi opsi-opsi?

(79)

79

7

• Pikirkan persyaratan untuk kebutuhan berikut ini:

‒

pagar

‒

komputer

‒

mesin fotokopi

‒

penyejuk ruangan (AC)

Perhatikan

bagaimana

definisi

persyaratan

untuk

kebutuhan tersebut akan berbeda-beda tergantung pada

tujuan dan kebutuhannya.

Tugas 1: Memahami kebutuhan

–

Menetapkan

persyaratan (lanjutan)

_____________________________________________________________________________________

(80)

80

8

Tugas 2: Memahami sifat dan skala

kebutuhan

• Untuk memahami sifat dan skala kebutuhan, perlu dipahami terlebih dahulu tentang seberapa banyak barang/pekerjaan konstruksi/jasa yang perlu diperoleh entitas pengadaan melalui pengadaan yang bersifat rutin, musiman atau pengadaan yang dilakukan satu kali saja untuk memenuhi tujuannya

• Pertanyaan berikut ini harus diajukan untuk menentukan sifat dan skala kebutuhan

‒ Sampai sejauh mana/seberapa sering barang/jasa digunakan?

‒ Apakah kebutuhan tersebut berlangsung terus atau kadang-kadang?

‒ Apakah kebutuhan tersebut untuksementarawaktu saja atau bersifat rutin?

‒ Apakah kebutuhan berfluktuasi pada waktu-waktu tertentu?

(81)

81

9

Tugas 3: Opsi-opsi untuk memenuhi

kebutuhan

• Pertanyaan yang perlu diajukan untuk menentukan

apakah

pengadaan

perlu dilakukan atau tidak:

‒

Apakah kegiatan pengadaan benar-benar diperlukan?

‒

Apakah kebutuhan dapat dipenuhi dengan barang/jasa

yang ada?

‒

Apakah kebutuhan dapat dipenuhi oleh penyedia

barang/jasa yang ada (yang memiliki kontrak payung)?

‒

Apakah barang/jasa alternatif dapat digunakan?

‒

Apakah barang/jasa pengganti dapat digunakan?

‒

Apakah kebutuhan dapat dikurangi?

(82)

82

10

Terima kasih!

Ada pertanyaan?

_____________________________________________________________________________________

(83)

83

Kegiatan Interaktif No. 2-4-1

Pengadaan Kendaraan Baru

Lihat buku kegiatan pada bagian

akhir buku petunjuk Anda

_____________________________________________________________________________________

(84)

84

Kegiatan Interaktif No. 2-4-2

Apa yang akan Anda Beli?

Lihat buku kegiatan pada bagian

akhir buku petunjuk Anda

_____________________________________________________________________________________

(85)

85

Kegiatan Interaktif No. 2-4-3

Mengidentifikasi Opsi-Opsi

Alternatif

Lihat buku kegiatan pada bagian

akhir buku petunjuk Anda

_____________________________________________________________________________________

(86)

(87)

87

Sesi 5

Analisis Pasar Penyedia

Barang/Jasa

Procurement Modernization Project

1

_____________________________________________________________________________________

(88)

88

Tujuan

• Memahami tentang analisis pasar penyedia

barang/jasa

• Mempelajari faktor-faktor terkait pasar penyedia

barang/jasa untuk dipertimbangkan

• Memahami metode-metode analisis pasar

penyedia barang/jasa

2

_____________________________________________________________________________________

(89)

89

3

Tugas-tugas dalam

“

analisis pasar penyedia

barang/jasa

Analisis Pasar Penyedia Barang/Jasa

3 _

TUGAS 1: Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan terkait pasar penyedia barang/jasa

TUGAS 2: Metode-metode analisis pasar penyedia barang/jasa

TUGAS-TUGAS DALAM ANALISIS PASAR PENYEDIA BARANG/JASA LANGKAH:

3

Identifikasi Risiko

4

Menentukan Metode Pengadaan

5

Menentukan Ruang Lingkup Kegiatan

Pengadaan

1

Analisis Kebutuhan

(90)

90

Activity

Faktor-faktor pasar penyedia barang/jasa

apa saja yang harus dipertimbangkan

ketika merencanakan pengadaan?

barang/jasa?

4

_____________________________________________________________________________________