DESKRIPSI LOKAS
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip
4. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip dilakukan terhadap arsip yang bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, arsip-arsip yang bernilai guna sekunder (statis) diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan dilampiri Daftar Inventarisasi Arsip dan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis. Tetapi, Pemerintah Kota Surakarta selama ini belum pernah menyerahkan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setelah berlakunya UU No. 32 tahun 2004 menegaskan bahwa masing-masing daerah boleh menyimpan dan merawat arsip-arsip statis sendiri. Kemudian Pemerintah Kota Surakarta menegaskan bahwa pengelolaan arsip statis masih menjadi tanggungjawab seksi pengelolaan arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Berikut ini adalah contoh Daftar Inventarisasi Arsip dan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis (lihat Tabel 4. 3, hal: 43 dan Tabel 4. 4, hal: 44).
30
Aktif (Th) Inaktif (Th) Berkas Boks
1 2 3 4 000 (Umum) 020 020 400 (Kesejahteraan Rakyat) 483.1 900 (Keuangan) 935
SPJ pembuatan rak dll yang terbuat dari alumunium tahun anggaran 1993/1994
Rekapitulasi surat pertanggungjawaban biaya pengadaan mesin parporasi tahun 2001
Surat izin memasang reklame atas nama PT. Karka Hamukti untuk pemasangan papan nama Coca-Cola tahun 1995
Surat pertanggungjawaban penyuluhan hukum perpajakan bulan November 1993 sampai dengan Maret 1994
2 2 2 2 5 5 3 5 1 2 3 5 1 1 1 1 Baik Baik Baik Baik
xxxi
Tabel. 4. 4: Form Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini ………..., tanggal ……., bulan ……….., tahun ……… kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Jabatan :
Dalam hal ini bertindak atas Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut pihak kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip seperti tercantum dalam Daftar Inventarisasi Arsip untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Yang menerima Yang Menyerahkan Pihak Kedua Pihak Pertama
(………...) (………...) Arsip Nasional RI Instansi yang menyerahkan
xxxii 5. Penataan dan Penyimpanan Arsip
Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, arsip-arsip statis yang sudah dicatat dalam kartu fieches, kemudian diketik dalam Daftar Inventarisasi Arsip yang mempunyai fungsi untuk mengetahui arsip-arsip itu disimpan dan merupakan sarana temu balik arsip. Kemudian berkasnya dimasukkan ke dalam boks sesuai dengan nomor urut atau nomor definitif. Langkah selanjutnya, dalam boks ditulis nomor boks dan nomor berkas yang ada di dalam boks arsip tersebut. Setelah selesai, boks-boks arsip tersebut ditata ke rak arsip, urut sesuai dengan nomor boks. Rak bagian atas ditulis unit organisasi mana. Di bawah ini adalah contoh penataan dan penyimpanan arsip:
Gambar 4. 1. Penataan boks arsip ke dalam rak arsip.
xxxiii 6. Pemeliharaan dan Perawatan
Satu hal penting di dalam penataan arsip statis adalah mengenai pemeliharaan dan perawatan fisik yang menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip. Dalam hal pemeliharaan dan perawatan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih tradisional karena masih menggunakan kemoceng untuk membersihkan rak dan boks-boks arsip dari debu. Hal lain yang dilakukan adalah menebar kapur barus secara rutin setiap tiga bulan sekali baik di dalam boks atau di luar boks atau di sekitar rak arsip untuk mengusir serangga dan sejenisnya yang dapat merusak arsip. Mengenai sirkulasi udara, setiap ruangan dibuat banyak ventilasinya supaya sirkulasi udaranya lancar.
E. Kendala yang Dihadapai dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, terdapat beberapa kendala antara lain:
1. Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena dalam pelaksanaannya arsip statis hanya dikerjakan oleh seorang arsiparis saja. Akibatnya, proses penataan arsip berjalan dengan lambat dan arsip- arsipnya cenderung terabaikan sehingga semakin lama arsip akan semakin menumpuk banyak dan tertata kurang rapi.
2. Mengenai pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta juga masih belum memadai karena pemeliharaan dan perawatannya masih sangat tradisional yaitu masih menggunakan kemoceng sebagai pembersih debu. 3. Selain kendala di atas, sarana elektronik seperti komputer, telepon, kipas angin atau AC juga masih kurang. Dengan adanya sarana penunjang seperti peralatan elektronik tersebut, maka dalam pengelolaan arsip akan
xxxiv
tercipta suasana yang nyaman dan cepat selesai. Hal ini dikarenakan dalam pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah menggunakan sebuah aplikasi yang berfungsi untuk memanajemen arsip yaitu aplikasi simardi.
F. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam mengelola arsip statis adalah sebagai berikut:
1. Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip, arsiparis mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya karena di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya terdapat satu arsiparis saja sehingga membutuhkan tenaga pembantu untuk menata dan menyimpan arsip.
2. Mengenai pemeliharaan dan perawatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengambil langkah untuk tetap masih menggunakan peralatan apa adanya tetapi arsiparis juga mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya dalam hal pemeliharaan dan perawatan.
3. Mengenai sarana elektronik yang masih kurang, maka pegawai pada seksi pengelolaan arsip mengambil langkah untuk meminjamkam secara pribadi peralatan elektronik seperti komputer. Akan tetapi, sarana elektronik yang lainnya masih belum seluruhnya bisa teratasi namun dengan peminjaman komputer tersebut sudah sedikit membantu.
xxxv BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dibahas dalam Bab IV, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta didasarkan pada Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004 meliputi:
1. Pemilahan arsip, yaitu memisahkan antara yang termasuk arsip dan non arsip, kemudian yang termasuk golongan arsip, dipisahkan antara yang bernilai guna permanen, dinilai kembali dan musnah.
2. Pengelompokan arsip, merupakan pengelompokkan arsip permanen yang terbagi menjadi dua yaitu arsip yang bernilai guna primer (kepentingan organisasi) dan bernilai guna sekunder (untuk arsip statis).
3. Inventarisasi arsip, terdiri dari dua unsur yaitu deskripsi arsip yang berfungsi untuk menentukan prinsip apa yang akan digunakan untuk menangani arsip dan unsur yang kedua adalah prinsip-prinsip inventarisasi yang terdiri dari prinsip asal-usul yaitu prinsip yang mengaitkan arsip pada sumber asalnya dan prinsip masalah yaitu penyusunan kembali arsip berdasarkan masalahnya, biasanya prinsip ini digunakan untuk arsip-arsip yang sangat kacau.
4. Penyerahan arsip, dilakukan terhadap arsip yang bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum menyerahkan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia tetapi sudah mempunyai tempat sendiri untuk menyimpan arsip.
5. Penataan dan penyimpanan, merupakan suatu tahap dalam pengelolaan arsip statis yang mempunyai fungsi untuk mengatur
xxxvi
penempatannya yang bertujuan agar arsip bisa ditemukan dengan cepat dan tepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
6. Pemeliharaan dan perawatan, bertujuan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip.
Dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih ada kendala-kendala yang dihadapi antara lain:
4. Penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena dalam pelaksanaan pengelolaan arsip statis masih dikerjakan oleh seorang arsiparis saja dan perlu tenaga pembantu.
5. Pemeliharaan dan perawatan belum memadai karena masih menggunakan alat-alat tradisional seperti kemoceng dan penebaran kapur barus.
6. Kurangnya sarana elektronik seperti komputer, telepon, kipas angin atau AC.
Sehubungan dengan adanya berbagai macam kendala yang dihadapi, maka langkah-langkah untuk mengatasi kendala tersebut adalah:
4. Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip, arsiparis mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya.
5. Mengenai pemeliharaan dan perawatan masih menggunakan peralatan tradisional tetapi arsiparis juga mengajak pegawai lain bagian seksi pengelolaan arsip untuk membantunya dalam hal pemeliharaan dan perawatan.
6. Mengenai sarana elektronik yang masih kurang, maka pegawai pada seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengambil langkah untuk meminjamkam secara pribadi peralatan elektronik salah satunya adalah komputer.
xxxvii B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis antara lain:
1. Mengenai pemeliharaan dan perawatan arsip statis, hendaknya peralatannya dimodernisasi misalnya mengganti kemoceng dengan vacum cleaner untuk membersihkan debu sehingga pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan bisa dilakukan dengan efektif dan efisien. 2. Perlu adanya peningkatan perangkat pendukung dalam bidang kearsipan seperti komputer, telepon maupun AC sehingga pengelolaan arsip serta pelayanan jasa kearsipan akan lebih efektif dan efisien.
xxxviii