30 SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh:
DANANG SAPUTRO D1506068
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
PERNYATAAN
Nama : Danang Saputro NIM : D1506068
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2009 Yang membuat pernyataan,
MOTTO
Kebahagiaan, kedamaian dan ketentraman hati senantiasa berawal dari ilmu
pengetahuan. Itu karena ilmu mampu menembus yang samar, menentukan
sesuatu yang hilang dan menyingkap yang tersembunyi. Selain itu, naluri jiwa
manusia itu adalah selalu ingin mengetahui hal-hal yang baru dan ingin
mengungkap sesuatu yang menarik.
PERSEMBAHAN
Rabbi-ku yang kasih-Nya tak pernah bisa ku ungkapkan
Bapak dan Ibu serta kakakku tercinta, terima kasih atas doanya, dukungan,
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan. Sholawat dan salam senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW beserta keluarganya dan sahabat-sahabatnya.
Tugas akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memenuhi sebagian persyaratan dalam memperoleh sebutan vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam bidang Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Adapun judul dari tugas akhir ini adalah ”Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta”.
Dukungan, bimbingan dan bantuan dari semua pihak sangat besar pengaruhnya bagi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Dra. Suprapti selaku pembimbing yang berkenan meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan dalam penyusunan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Drs. H. Sakur, MS selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Ali, M. Si selaku Sekretaris Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
6. Bapak Sri Wahyudi selaku arsiparis dan pembimbing di lapangan beribu-ribu terima kasih penulis haturkan atas kesediaannya untuk memberikan pengarahan dan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.
7. Semua karyawan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 8. Semua teman-teman seperjuangan yang telah memberikan kebersamaan dalam
setiap waktu.
9. Semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu yang dengan senang hati memberikan dorongan, kritik, saran maupun ide-ide sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini sangat sederhana dan masih banyak kekurangan. Semua ini karena keterbatasan kemampuan yang ada pada penulis. Akan tetapi, dalam kesederhanaan ini semoga tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama bagi para pembaca.
Penulis hanya dapat mengucapkan terima kasih atas bantuan semua pihak dan semoga Allah SWT membalasnya serta penulisan tugas akhir ini dapat bermanfaat, Amin.
Surakarta, Juni 2009
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL i
PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN iii
PERNYATAAN iv
MOTTO v
PERSEMBAHAN vi
KATA PENGANTAR vii
DAFTAR ISI ix
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR BAGAN xii
DAFTAR GAMBAR xiii
ABSTRAK xiv
BAB I. PENDAHULUAN 1
A. Latar Belakang Masalah 1
B. Rumusan Masalah 4
C. Tujuan Pengamatan 4
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE
PENGAMATAN 5
A. Tinjauan Pustaka 5
B. Metode Pengamatan 16
BAB III. DESKRIPSI LOKASI 19
A. Lokasi Pengamatan 19
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta 19
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta 21
D. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta 23
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip 27
BAB IV. PEMBAHASAN 30
A. Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
Kota Surakarta 30
B. Kendala yang Dihadapai dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor
Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 46 C. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam
Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 47
BAB V. PENUTUP 48
A. Kesimpulan 48
B. Saran 50
DAFTAR PUSTAKA DOKUMENTASI
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel. 4. 1: Inventarisasi Arsip 38
Tabel. 4. 2: Contoh Kartu Fieches 41
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan. 2. 1. Klasifikasi arsip 9
Bagan. 2. 2. Model Analisis Interaktif 18 Bagan. 3. 1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
DAFTAR GAMBAR
Halaman
ABSTRACTEDLY
DANANG SAPUTRO, D1506068, MANAGEMENT PROCEDURE ARCHIVES CITY GOVERNMENT STILL SURAKARTA AT OFFICE ARCHIVES AND CITY REGION LIBRARY SURAKARTA, Final Task, Study's Program Administration Management, Diploma III Program, Social Science and Politics Faculty, Sebelas Maret University, Surakarta, 2009, 50 Pages.
Office Archives and City Region library Surakarta constitutes activity archives institute that is at Surakarta's City Government. To render task and function at Office Archives and City Region library Surakarta, therefore needs to be done by archives management that corresponds to procedure efficiency reaches that and effectiveness. The importance for still archives management shall be done since remembers archives as source of information for observational, cultural asset, nation memory and as material as job which its information is utilized for decision making material.
In this watch, writer takes title ”Management Procedure Archive City Government Still Surakarta At Office Archives and City Region library Surakarta”. To the effect of observing it is subject to be get Madya's Pro Mention (A. Md.) on Diploma III Program, Social Science and Politics Faculty, Administration Management, Sebelas Maret University Surakarta, to know management procedure archives still at Office Archives and City Region library Surakarta, to know emerging constraint deep management archive City Government stills Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta, to know trick settle emerging constraint deep management archives City Government still Surakarta at Office Archives and City Region library Surakarta.
This watch utilize qualitative descriptive method with data source of primary data and secondary data. Data collecting tech is done with observation, interview and library data. Analysis data began by gathers data, doing early analysis of acquired data, doing deeper data digging up if apparently deep analysis it less visceral, the latest stage which is conclusion pull.
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam kegiatan suatu lembaga atau organisasi, pasti menghasilkan produk-produk kantor seperti surat, formulir, dan laporan-laporan. Jadi, kegiatan dari suatu lembaga atau organisasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah, dan menyimpan berbagai surat, formulir, laporan dan lain sebagainya. Semua kegiatan itu harus dilakukan agar pekerjaan berjalan dengan tertib dan menyeluruh. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka diperlukan suatu pengelolaan terhadap produk-produk kantor secara efektif. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan terhadap arsip.
Dalam pemahaman sederhana dapat dikatakan bahwa arsip merupakan salah satu produk kantor (office work). Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan.
Dalam kegiatan kearsipan, terutama dalam proses penyimpanan dibutuhkan biaya yang cukup besar. Tenaga-tenaga profesional juga dibutuhkan dalam kegiatan kearsipan supaya arsip dapat dengan mudah ditemukan jika sewaktu-waktu diperlukan. Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Sebaliknya, jika sistem kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dikarenakan arsip-arsip dan dokumen-dokumen yang sulit ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu lembaga yang dapat mengelola arsip-arsip dengan baik.
Di Pemerintahan Kota Surakarta, telah ada sebuah lembaga kearsipan yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan leading sector dari pengelolaan arsip di Pemerintahan Kota Surakarta.
Mengingat arsip sebagai sumber informasi yang dipergunakan baik secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraan pemerintahan serta penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, keberadaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin menumpuk. Hal itu dikarenakan ada arsip yang bersifat permanen yaitu arsip statis sehingga membutuhkan pengelolaan yang baik. Hal tersebut diungkapkan oleh Bapak Sri Wahyudi selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta,
“Arsip-arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta cenderung diabaikan cara pengelolaannya karena merupakan hasil samping dari organisasi. Jadi apabila tidak dibutuhkan, arsip-arsip tersebut dianggap tidak perlu. Akan tetapi jika dibutuhkan, maka arsip-arsip tersebut baru dianggap penting. Oleh karena itu, banyak yang menganggap bahwa arsip statis tidak perlu ditangani lebih lanjut karena pada umumnya jarang digunakan” (wawancara tanggal 2 Maret 2009).
Dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan telah disebutkan bahwa tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
1. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat misalnya arsip-arsip yang berasal dari Badan Usaha Milik Negara (BUMN).
2. Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pusat di daerah misalnya arsip-arsip yang berasal dari kantor wilayah, departemen-departemen pusat yang ada di pemerintah pusat daerah dan sebagainya.
3. Arsip Nasional Pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia) maupun Arsip Nasional Daerah (Arsip Nasional Wilayah)
Wajib menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang berasal dari badan-badan swasta (misalnya bank-bank swasta) dan perorangan (misalnya arsip yang dibuat oleh Ir. Soekarno atau tokoh-tokoh nasional). Dari beberapa pernyataan di atas, dapat kita pahami bahwa pengelolaan arsip khususnya arsip statis sangat perlu dilakukan karena jika tidak, akan mengakibatkan arsip semakin menumpuk dan akan menimbulkan banyak permasalahan yang bersifat komplek karena melibatkan banyak unsur yang saling terkait dari permasalahan arsip tersebut. Dengan adanya pengelolaan arsip yang baik, informasi akan mudah diperoleh karena di dalam arsip statis ternyata masih digunakan untuk masa yang akan datang. Arsip juga digunakan oleh suatu organisasi untuk tumbuh dan berkembang karena suatu organisasi membutuhkan banyak informasi yang tepat dalam pengambilan keputusan. Hal tersebut kemudian mendorong Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk mengelola arsip statis dengan baik dan juga mendukung supaya tujuan suatu organisasi bisa tercapai.
Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang akan penulis ambil dari pengamatan ini adalah:
1. Bagaimana prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
2. Apa saja yang menjadi kendala dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
3. Bagaimana cara mengatasi kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?
C. Tujuan Pengamatan 1. Tujuan Objektif
a) Untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. b) Untuk mengetahui kendala-kendala yang muncul dalam pengelolaan
arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
c) Untuk mengetahui cara-cara mengatasi kendala yang muncul dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
2. Tujuan Subjektif
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Pengertian Prosedur
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1998:703), prosedur adalah tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas, metode langkah demi langkah secara pasti dalam memecahkan suatu problem atau masalah.
Arti prosedur menurut Em Zul Fajri dan Ratu Aprilia Senja (2003:672) adalah cara memecahkan suatu masalah yang dilakukan langkah demi langkah dan cara melakukan kegiatan yang disusun secara rapi dan sistematis. Menurut Peter Salim dan Yenny Salim (1991:1194), prosedur adalah tahap-tahap kegiatan dalam melaksanakan suatu kegiatan dan metode langkah demi langkah secara nyata dalam memecahkan masalah.
Dari beberapa pengertian prosedur di atas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan suatu tahap kegiatan untuk melaksanakan suatu aktifitas dan metode langkah demi langkah secara pasti dan nyata serta disusun dengan rapi dalam memecahkan suatu masalah.
2. Pengertian Pengelolaan
Arti pengelolaan dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (1994:444) adalah sebagai berikut:
a. Pengurusan, penyelenggaraan, manajemen, proses. b. Jalannya suatu peristiwa dari awal sampai dengan akhir.
a. Proses cara pembuatan mengelola.
b. Proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain.
c. Proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi.
d. Proses yang memberikan pengawasan kepada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.
3. Pengertian Arsip
a. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya
Menurut Thomas Wiyasa (2001:43), bahwa arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi menjadi
archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau
fungsi/kekuasaan peradilan. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota.
Pernyataan lain, kata arsip berasal dari bahasa Belanda yakni archief. Menurut Atmosudirdjo, 1982:157-158 (Wursanto, 1991:14),
archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian
sebagai berikut:
1) Tempat penyimpanan secara teratur bahan arsip, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akta-akta, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.
2) Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3) Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri
b. Pengertian Arsip Menurut Kamus/Ensiklopedi
1) Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia (Wursanto, 1991:13), arsip adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a) Surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun masa yang akan datang, dan
b) Surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan, harus disimpan dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
2) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran (Wursanto, 1991:13), arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara tertur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut pengertian tersebut, warkat yang selanjutnya disebut arsip harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a) Warkat tersebut harus masih mempunyai kegunaan,
b) Warkat tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
c) Warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
c. Pengertian Arsip Menurut Undang-Undang
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 1 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Wursanto, 1991:16), memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Selanjutnya, Undang-Undang No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak apapun dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
d. Pengertian Arsip Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-Kementrian
Menurut Seminar Dokumentasi/Arsip Kementrian-Kementrian yang diselenggarakan di Jakarta pada 28 Februari sampai 2 Maret 1957 (Wursanto, 1991:17), telah memberikan rumusan tentang arsip sebagai berikut:
1) Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk, dokumenter (dokumentaire handeling), yang disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
e. Pengertian Arsip Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Pengertian arsip menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) (Wursanto, 1991:18) memberikan rumusan tentang arsip yaitu segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Bagan di bawah ini menyajikan pengklasifikasian arsip yang mengilhami pembahasan lebih lanjut:
Bagan. 2. 1. Klasifikasi arsip
Sumber: Badri Munir Sukoco dalam Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, 2007:82
4. Pengertian Arsip Statis
Dalam Manajemen Arsip Dinamis (Sulistyo-Basuki, 2003:12) istilah arsip dinamis dan statis berasal dari konsep Belanda yaitu dynamisch archief dan statisch archief. Dengan semakin berpengaruhnya
Arsip
Dokumen (Record/arsip dinamis)
Aktif
Arsip Statis (Archives)
bahasa Inggris dan buku ajar dalam bahasa Indonesia, istilah yang digunakan dalam buku bahasa Inggris adalah record dan archives. Istilah archives diterjemahkan menjadi arsip statis kadang-kadang disingkat
arsip saja, namun istilah records diterjemahkan dalam berbagai istilah. Walaupun hingga saat ini belum ada kesepakatan menyangkut istilah records yang sepadan dengan pengertian arsip dinamis.
Menurut Thomas Wiyasa (2003:81), arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi dan mempunyai nilai informasi yang tinggi yang biasa disimpan di ARNAS. Menurut fungsinya arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari (Wursanto, 1991:29). Menurut Sutarto (1992:215), bahwa fungsi arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Dari beberapa pengertian arsip statis menurut fungsinya di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip statis merupakan arsip yang mempunyai nilai informasi yang penting tetapi sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Wursanto (1991:236-237), menyebutkan bahwa arsip statis mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan perbandingan, di bawah ini beberapa rumusan tentang arsip statis:
a. Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berkas ini tidak lagi berada di setiap organisasi pencipta arsip, akan tetapi telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia.
c. Dalam buku Dasar-Dasar Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
d. Dalam buku Pengurusan Surat dan Kearsipan, arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan administrasi negara.
5. Pengertian Pengelolaan Arsip a. Pengertian Pengelolaan Arsip
Menurut Sri Utami, S. Sos. (2002:1), pengelolaan arsip adalah mengelola arsip-arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang ada sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat. Sedangkan menurut Kusdartiyah (1980:2), pengelolaan arsip adalah suatu kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk memudahkan penemuan kembali.
Siyamta, SH. (2002:1), untuk mengetahui keberhasilan pengelolaan arsip dapat diukur dengan:
1) Volume Arsip
a) Ada tidaknya pemindahan arsip b) Ada tidaknya pemusnahan arsip c) Ada tidaknya penyerahan arsip 2) Keamanan
a) Kondisi fisik dan informasi arsip b) Peralatan arsip
c) Kondisi ruang arsip 3) Efisiensi
a) Kecepatan waktu yang digunakan untuk penemuan arsip b) Berkurangnya biaya
c) Kondisi ruang arsip 4) Efektifitas
a) Ketepatan penemuan kembali arsip
b) Ketepatan sarana terhadap penggunaan arsip
b. Tahap-Tahap Pengelolaan Arsip Statis
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2005:7-17), tahap-tahap dalam pengelolaan arsip statis adalah sebagai berikut:
1) Perencanaan
Perencanan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau rencana kerja yang di dalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakan pembenahan. Rencana kerja ini harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Perencanaan ini diajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan, sehingga dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Penelitian
berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan azas provenance dan azas original order.
Azas provenance terkait dengan penciptaan arsip, sedangkan azas original order terkait dengan sistem penataan aslinya.
3) Pendeskripsian
Pendeskripsian sebenarnya merupakan kegiatan perekaman informasi setiap seri arsip. Perekaman ini secara umum memiliki standar yang di dalamnya minimal memuat lima hal yaitu informasi seri, tahun seri, tingkat keasliannya, bentuk redaksi, kondisi fisik.
Setiap kali membuat deskripsi arsip, maka perlu diberi indentitas kode nomor untuk menandai deskripsi dan fisik arsipnya. Kesamaan kode deskripsi dengan kode fisik harus benar-benar dijaga, jangan sampai terjadi kekeliruan. Akibat kesalahan ini, berarti hilangnya informasi arsip yang kita deskripsikan.
4) Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara
Pembuatan daftar pertelaan arsip berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan sistem penataan aslinya.
5) Penilaian Arsip
Sekalipun penilaian arsip telah dilaksanakan oleh instansi-instansi masing-masing, namun dalam setiap kegiatan penyerahan arsip statis perlu diadakan penilaian kembali oleh Arsip Nasional. 6) Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan
Diserahkan
arsip yang diusulkan musnah atau daftar arsip yang diusulkan diserahkan ke Arsip Nasional.
7) Penyimpanan
Penyimpanan arsip dilakukan terhadap arsip bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Penyerahan arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau ke lembaga yang ditunjuk. Penyerahan arsip dilakukan sekurang-kurangnya satu kali dalam sepuluh tahun.
Adapun prosedur penyerahan arsip statis menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2005:7-17), antara lain:
a) Memeriksa dan meneliti arsip yang sudah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional namun masih memiliki nilai guna bagi kepentingan pertanggungjawaban nasional.
b) Mengelompokkan arsip yang telah diteliti berdasarkan jenis/seri arsip.
c) Mencatat jenis/seri arsip yang akan diserahkan dalam Daftar Pertelaan Arsip (DPA).
d) Memasukkan arsip ke dalam boks dan memberi label sesuai dengan isi boks.
e) Arsip yang akan diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dan yang diserahkan kepada Badan/Kantor Kearsipan Daerah dikonsultasikan dengan ANRI/Badan/Kantor yang bersangkutan.
rangkap kedua untuk Arsip Nasional Republik Indonesia atau Badan/Kantor Kearsipan Daerah yang bersangkutan.
8) Pemeliharaan dan Perawatan
Satu hal yang penting dalam penataan arsip adalah mengenai pemeliharaan dan perawatan fisik yang menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya. Memelihara dan merawat arsip tidaklah mudah. Dalam hal ini, dibutuhkan keahlian khusus di bidang teknis perawatan arsip.
Arsip dapat rusak karena beberapa faktor yaitu faktor biologis, disebabkan oleh jamur dan serangga. Jamur dapat merusak selulos kertas sehingga kertas cepat menjadi kuning, coklat atau berbintik-bintik hitam. Jamur timbul karena faktor lingkungan seperti kelembaban, temperatur, dan cahaya yang terlalu gelap. Serangga seringkali di tempat-tempat gelap dan bersarang diantara lembaran-lembaran arsip, rak, lemari dan laci-laci meja serta sudut-sudut ruang. Jenis serangga yang gemar makan kertas adalah rayap, kutu buku serta kecoa.
Faktor fisik, disebabkan oleh faktor cahaya dan sinar matahari yang mengadung ultra violet dapat merusak selulos kertas. Kondisi kertas tergantung oleh derajat panas dan kadar kelembaban di dalam ruang penyimpanan. Derajat panas yang tinggi akan menyebabkan kertas menjadi kering dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas lembab dan basah sehingga menimbulkan jamur.
lainnya seperti banjir, kebakaran, dan kerusakan akibat perbuatan manusia baik yang disengaja maupun tidak disengaja.
B. Metode Pengamatan 1. Sumber Data
Sumber data merupakan fakta-fakta atau keterangan suatu objek yang diamati yang terdiri dari:
a. Data Primer
Menurut Moleong (1993:3), data primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh organisasi yang menerbitkan atau menggunakannya. Dalam hal ini, penulis memperoleh data langsung dari informan dan observasi.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diterbitkan atau digunakan oleh organisasi yang bukan pengolahnya (Moleong, 1993:3). Maksud dari pernyataan tersebut data diperoleh secara tidak langsung melalui dokumentasi serta buku-buku atau arsip dan keterangan-keterangan lain yang berhubungan dengan masalah pengamatan yang digunakan sebagai pelengkap dan pendukung dari data primer.
2. Teknik Pengumpulan Data
Dalam cara atau teknik pengumpulan data dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sehingga diperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan teknik:
a. Observasi
Menurut Mohammad Pabundu Tika, (1997:67-68) menjelaskan mengenai pengertian observasi yaitu cara dan teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala-gejala atau fenomena yang ada pada objek pengamatan.
b. Wawancara
Wawancara adalah suatu bentuk komunikasi verbal, dengan kata lain wawancara adalah metode pengumpulan data untuk mendapatkan informasi dengan cara mengadakan pertanyaan secara langsung dengan responden yaitu karyawan atau pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
c. Data Perpustakaan
Data perpustakaan adalah data yang diperoleh dari perpustakaan atau melalui penerbitan resmi suatu instansi atau badan atau yayasan (Moh. Pabundu Tika, 1997:90). Data yang dimaksud dapat berupa buku-buku, majalah dan sebagainya. Data perpustakaan merupakan metode pokok dalam pengamatan ini, sebab pengolahan data banyak menggunakan data perpustakaan yang ada.
3. Teknik Analisis
Milles dan Heberman dalam HB. Sutopo (2002:91), model analisis data yang digunakan dalam pengamatan ini adalah model analisis interaktif, yang terdiri dari:
a. Reduksi Data (Data Redction)
Merupakan proses pemilihan, pemfokusan, penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data yang muncul dari catatan di lapangan, proses ini akan berlangsung terus sepanjang pengamatan. Caranya dengan mempertegas, memperpendek, membuat fokus dan membuang hal-hal yang tidak penting sehingga peneliti dapat memfokuskan arah penelitian.
b. Penyajian Data (Data Display)
penulis menyajikan data yang diperoleh dengan sesistematis mungkin.
c. Penarikan Kesimpulan (Conclusion Drawing)
Setelah waktu pengumpulan data selesai dilakukan, maka tahap selanjutnya yang dilakukan adalah usaha penarikan kesimpulan berdasarkan hal yang terdapat dalam reduksi data maupun penyajian data atau dengan kata lain dimulai dari awal pengumpulan data. Dalam hal ini penulis harus sudah mulai mengerti apa arti dan hal-hal yang ditemui.
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam pengamatan ini adalah:
1) Pengumpulan data
2) Melakukan analisis awal dari data yang diperoleh 3) Melakukan penggalian data yang lebih mendalam 4) Penarikan kesimpulan terakhir.
Ketiga komponen di atas akan saling menunjang dan berada dalam satu sistem yang mendukung analisis pengamatan, sebagaimana terlihat dalam bagan di bawah ini:
Bagan . 2. 2. Model Analisis Interaktif
Sumber: Miles dan Heberman dalam H. B. Sutopo, 2002:96 Pengumpulan data
Reduksi data
Penarikan kesimpulan
BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Lokasi Pengamatan
Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Tugas Akhir, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang sekarang ini merupakan pindahan dari Jalan Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat untuk menyimpan) arsip. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 Tahun 2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah yang dipimpin oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota
Surakarta
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun, setelah ada keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota Surakarta menjadi pola maksimal.
yang merupakan kelanjutan dari Surat Walikota Madya Kepala Daerah Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8 Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.
Berdasarkan atas Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri tersebut, selanjutnya disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal tersebut, terbentuklah Peraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6 tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.
Selanjutnya, Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II No. 2 Tahun 1996 tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah lagi dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17 Tahun 1999 tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.
tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota Surakarta.
Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab. Demi kelancaran penyelenggaraan tersebut, Pemerintah Daerah Kota Surakarta merasa perlu adanya penataan kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta.
Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001 tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 tentang Pedoman Uraian Tugas Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian, muncul Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.
C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Visi
2. Misi
a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan ilmiah.
b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar membaca.
c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang moderen.
d. Menjadikan arsip dan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta pendidikan.
e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.
D. Tugas dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta, merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan, tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan.
2. Fungsi
Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:
b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan c. Pengelolaan dan pelayanan arsip
d. Pengelolaan perpustakaan
e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan f. Penyelenggaraan sosialisasi
g. Pembinaan jabatan fungsional
E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan derah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.
Bagan 3.1. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009
Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Kepala Kantor
Kepala Kantor mempunyai tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan tugas-tugasnya adalah menggerakkan seluruh unsur, baik berupa sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan-kekuatan yang potensial bagi instansi.
KEPALA
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL SUB BAGIAN TATA USAHA
SEKSI PENGELOLAAN
ARSIP
SEKSI PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media informasi lainnya.
b. Subbagian Tata Usaha
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan, pengkoordinasian penyelenggaraan tugas secara terpadu, pelayanan administrasi dan pelaksanaan di bidang Tata Usaha, meliputi: perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan kepegawaian.
c. Seksi Pengelolaan Arsip
Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan arsip, meliputi: pembinaan teknis kearsipan, pengelolaan arsip dinamis inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan
Seksi Pengelolaan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengelolaan perpustakaan, meliputi: pengadaan, pengolahan dan pemeliharaan bahan pustaka sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
e. Seksi Pelayanan Perpustakaan
Seksi Pelayanan Perpustakaan mempunyai tugas melakukan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pelayanan perpustakaan, meliputi: pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakai dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.
f. Jabatan Fungsional
Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :
a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan yang ditetapkan oleh Walikota.
b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaan pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.
c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertikal maupun horisontal baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya masing-masing.
d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggungjawab dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing. e. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan
mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggungjawab pada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.
f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi lain di lingkungan kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan penyusunan laporan lebih lanjut dan dijadikan bahan untuk memberikan petunjuk kepada bawahan.
Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.
Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :
a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional di lingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip
Dalam pengelolaan arsip terutama arsip statis, tentu membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut. Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu:
1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip
Kepala seksi pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Drs. M. Yuhri. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.
b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang tugas agar tercipta
pemerataan tugas.
d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan pelaksanaan tugas.
e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi penyimpangan.
g. Menilai hasil kerja bawahan secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.
h. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.
j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2. Arsiparis
Arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, saat ini dijabat oleh Sri Wahyudi, S. Sos. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut:
a. Menyusun program dan dan rincian kerja seksi pengelola arsip berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor. b. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.
c. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta melaksanakan penyusutan arsip.
d. Melaksanakan pelayanan kearsipan.
e. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
f. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan tahunan.
g. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.
h. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas.
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
3. Staf Pengelola Arsip
Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari:
1) Haryanto, S. Sos. 2) Sriyati
3) Sumarno, SH.
Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut: a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta
melaksanakan penyusutan arsip. b. Melaksanakan layanan kearsipan.
c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan bahan petunjuk pemecahan masalah.
BAB IV PEMBAHASAN
Pada awal penulisan pengamatan ini, telah disebutkan bahwa tujuan mengenai kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Oleh karena itu, dalam pengelolaannya perlu sekali diperhatikan agar arsip-arsip khususnya arsip yang bersifat statis tetap terjaga sehingga mudah dalam pencariannya jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Keberadaan pusat arsip untuk mengelola arsip-arsip khususnya arsip statis sangat perlu sekali karena mengingat begitu pentingnya mengenai keberadaan arsip statis tersebut. Dalam pengelolaan arsip statis membutuhkan prosedur pengelolaan arsip yang baik dan tidak boleh dianggap remeh. Berdasarkan hal tersebut, dalam pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, maka penulis membahas tiga rumusan masalah meliputi:
D. Prosedur Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Pengelolaan arsip merupakan kegiatan pengaturan informasi arsip sehingga arsip-arsip dapat ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, pengelolaan arsip statis dilakukan untuk menata arsip-arsip sesuai dengan sistem pola baru kartu kendali sehingga arsip-arsip tersebut dapat dikelola dengan baik dan benar, apabila dibutuhkan cepat ditemukan baik untuk penelitian ataupun pertanggungjawaban nasional.
“Pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Surat Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004, karena merupakan kesimpulan dari Arsip Nasional Republik Indonesia dan sesuai dengan kondisi yang ada di Pemerintah Kota Surakarta”
Dari keterangan tersebut, dapat disimpulkan bahwa dalam prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan Surat Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004. Adapun mengenai pokok dari pengelolaan arsip statis dalam Surat Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004 adalah sebagai berikut:
1. Pemilahan dokumen 2. Pengelompokan arsip 3. Inventarisasi arsip 4. Penyerahan arsip
5. Penataan dan penyimpanan arsip 6. Pemeliharaan dan perawatan arsip
Mengenai pelaksanaan prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta berdasarkan Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004 adalah sebagai berikut:
1. Pemilahan dokumen
Tahap awal dari kegiatan pengelolaan arsip statis adalah pekerjaan memilah dokumen untuk membedakan antara arsip dan non arsip. Pemilahan dokumen dilakukan terutama pada saat arsip dalam keadaan inaktif menuju ke statis (permanen).
Surat Keputusan Walikota) dan non arsip (blangko, formulir, duplikasi dan lain-lain). Kemudian yang termasuk arsip, dipisah-pisahkan antara arsip yang mempunyai nilai guna permanen, dinilai kembali, dan musnah.
Sumber arsip dari unit pengolah adalah berasal dari: a. Sekretariat Daerah, terdiri dari:
1) Sekretaris Daerah 2) Asisten Pemerintah
3) Asisten Perekonomian, Pembangunan dan Kesejahteraan Rakyat, membawahkan:
a) Bagian Administrasi Perekonomian, membawahkan:
- Subbagian Pengembangan Usaha Daerah - Subbagian Infrastruktur Perekonomian
- Subbagian Perekonomian Rakyat
b) Bagian Administrasi Pembangunan, membawahkan:
- Subbagian Penyusunan Program - Subbagian Pengendalian Progaram
- Subbagian Pelaporan
c) Bagian administrasi kesejahteraan rakyat, membawahkan:
- Subbagian Kesejahteraan
- Subbagian Agama, Pendidikan dan Kebudayaan - Subbagian Bagian Pemuda dan Olah Raga 4) Asisten Administrasi
5) Kelompok Jabatan Fungsional
a) Bagian Organisasi, membawahkan:
- Subbagian Kelembagaan
- Subbagian Ketatalaksanaan
- Subbagian Akuntabilitas dan Kinerja Aparatur b) Bagian Humas dan Protokol, membawahkan:
- Subbagian Pengumpulan dan Distribusi Informasi - Subbagian Protokol
c) Bagian Umum, membawahkan:
- Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Sandi Telekomunikasi
- Subbagian Rumah Tangga dan Keuangan - Subbagian Perlengkapan
b. Sekretariat DPRD 1) Sekretaris DPRD
2) Bagian Legislasi, membawahkan:
- Subbagian Rapat dan Risalah - Subbagian Penyusunan Peraturan - Subbagian Evaluasi dan Pelaporan 3) Bagian Keuangan, membawahkan:
- Subbagian Anggaran - Subbagian Perbendaharaan - Subbagian Akuntansi
4) Bagian Humas dan Protokol, membawahkan:
- Subbagian Humas dan Dokumentasi - Subbagian Protokol
5) Bagian Umum, membawahkan:
- Subbagian Tata Usaha
- Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan 6) Kelompok Jabatan Fungsional
c. Dinas Daerah, terdiri dari:
1) Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga 2) Dinas Kesehatan
3) Dinas Sosial, Tenaga Kerja dan Transmigrasi 4) Dinas Perhubungan
6) Dinas Kebudayaan dan Pariwisata 7) Dinas Pekerjaan Umum
8) Dinas Tata Ruang Kota
9) Dinas Kebersihan dan Pertamanan
10) Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menegah (UMKM) 11) Dinas Perindustrian dan Perdagangan
12) Dinas Pengelolaan Pasar 13) Dinas Pertanian
14) Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset 15) Dinas Komunikasi dan Informatika
d. Lembaga Teknis Daerah, terdiri dari: 1) Inspektorat
2) Badan Perencanaan Pembangunan Daerah 3) Badan Kepegawaian Daerah
4) Badan Lingkungan Hidup
5) Badan Pemberdayaan Masyarakat, Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak dan Keluarga Berencana
6) Kantor Kesatuan Bangsa, Politik dan Perlindungan Masyarakat 7) Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah
8) Kantor Ketahanan Pangan 9) Kantor Penanaman Modal 10) Rumah Sakit Umum Daerah e. Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu f. Satuan Polisi Pamong Praja
h. Kelurahan, yaitu: 1) Banyuanyar 2) Gilingan 3) Kadipiro 4) Keprabon 5) Kestalan 6) Ketelan 7) Manahan 8) Gandekan 9) Jagalan 10) Jebres
11) Kampong Sewu 12) Kepatihan Kulon 13) Kepatihan Wetan 14) Bumi
15) Jajar
31) Nusukan 32) Punggawan 33) Stabelan 34) Sumber 35) Timuran 36) Mojosongo 37) Pucangsawit 38) Purwodiningratan 39) Sudiroprajan 40) Tegalharjo 41) Penumping 42) Panularan 43) Purwosari 44) Sondakan 45) Sriwedari 46) Kedunglumbu 47) Sangkrah 48) Semanggi 49) Kratonan 50) Serengan 51) Tipes
2. Pengelompokan Arsip
Tahap kedua dari pengelolaan arsip statis adalah pengelompokan arsip. Kegiatan pengelompokan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah:
a. Mengambil arsip-arsip yang mempunyai nilai guna permanen
b. Kemudian arsip diseleksi mana yang mempunyai nilai guna primer (untuk kepentingan organisasi, contoh: arsip Surat Pertanggungjawaban Kegiatan Pengadaan Mobil Dinas Tahun 1997 dan lain-lain)
c. Mengelompokkan arsip yang mempunyai nilai guna sekunder atau arsip statis untuk pertanggungjawaban nasional atau untuk penelitian, contoh berkas pembangunan gedung Balai Kota Surakarta mulai dari perencanaan sampai peresmiannya.
3. Inventarisasi Arsip
30
Lambang Daerah Propinsi / Kabupaten
120.04
30
Kegiatan inventarisasi dalam pengelolaan arsip statis mempunyai 2 unsur yaitu:
a. Deskripsi arsip
Pembuatan deskripsi arsip statis dilakukan untuk menentukan prinsip apa yang akan digunakan untuk menangani arsip tersebut. Pembuatan deskripsi arsip statis, isinya harus ringkas dan praktis. Dalam proses penginventarisan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, arsip-arsip statis yang sudah diinventarisasi kemudian dicatat dalam kartu fieches yang mempunyai fungsi untuk mencatat permasalahan arsip sesuai dengan klasifikasi arsip berdasarkan kode klasifikasi yang ada.
Dalam pembuatan deskripsi arsip pada fieches, ada 5 (lima) unsur yang harus diperhatikan yaitu:
1) Bentuk redaksi
Menyatakan jenis, berkas, dan bahasa yang digunakan dalam berkas tersebut misalnya, surat, laporan, nota dinas dan sebagainya.
2) Isi informasi
Apa yang terkandung di dalam arsip tersebut, ditulis secara ringkas dan padat misalnya; laporan mengenai kegiatan penelitian mahasiswa UNS tahun 2008.
3) Tingkat perkembangan
Menyatakan jenis identitas serta asal sumber arsip tersebut, misal konsep, tembusan, copy, salinan, asli dan sebagainya. 4) Tanggal
5) Bentuk luar
Pada akhir deskripsi, perlu diberi penjelasan mengenai bentuk luar yang menyatakan jumlah arsip misalnya lembar, berkas, sampul, folder dan sebagainya.
Tabel. 4. 2: Contoh Kartu Fieches
Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, 2009 Kode Klasifikasi Hasil Pelaksanaan Nomor Definitif
Isi Berkas :
Unit Pengolah : Bulan/Tahun : Media : Kelengkapan :
Tingkat Perkembangan
Asli : Eksemplar/Lembar/Berkas
Tembusan : Eksemplar/Lembar/Berkas
Salinan/Ganda : Eksemplar/Lembar/Berkas
Foto Copy : Eksemplar/Lembar/Berkas
Pertinggal : Eksemplar/Lembar/Berkas
Masalah : Nilai guna :
Aktif : Inaktif : Jml Retensi :
Retensi JRA : DK / P / M Tahun :
b. Prinsip-prinsip inventarisasi
Dalam inventarisasi arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, ada beberapa prinsip yang digunakan antara lain:
1) Prinsip asal-usul yaitu prinsip yang mengaitkan arsip pada sumber asalnya. Arsip diatur tanpa melepaskan arsip dari instansi yang menciptakannya. Pengaturannya dihubungkan dengan pengelompokan fisik yang ada yaitu archival groups dan series.
2) Prinsip masalah yaitu penyusunan kembali arsip berdasarkan masalahnya, biasanya prinsip ini digunakan untuk arsip-arsip yang sangat kacau.
4. Penyerahan Arsip
30
Rekapitulasi surat pertanggungjawaban biaya pengadaan mesin parporasi tahun 2001
Surat izin memasang reklame atas nama PT. Karka Hamukti untuk pemasangan papan nama Coca-Cola tahun 1995
Surat pertanggungjawaban penyuluhan hukum perpajakan bulan November 1993 sampai dengan Maret 1994
xxxi
Tabel. 4. 4: Form Berita Acara Penyerahan Arsip Statis
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini ………..., tanggal ……., bulan ……….., tahun ……… kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Jabatan :
Dalam hal ini bertindak atas Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutnya disebut pihak kedua, menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip seperti tercantum dalam Daftar Inventarisasi Arsip untuk disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia.
Yang menerima Yang Menyerahkan Pihak Kedua Pihak Pertama
(………...) (………...) Arsip Nasional RI Instansi yang menyerahkan
xxxii 5. Penataan dan Penyimpanan Arsip
Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, arsip-arsip statis yang sudah dicatat dalam kartu fieches, kemudian diketik dalam Daftar Inventarisasi Arsip yang mempunyai fungsi untuk mengetahui arsip-arsip itu disimpan dan merupakan sarana temu balik arsip. Kemudian berkasnya dimasukkan ke dalam boks sesuai dengan nomor urut atau nomor definitif. Langkah selanjutnya, dalam boks ditulis nomor boks dan nomor berkas yang ada di dalam boks arsip tersebut. Setelah selesai, boks-boks arsip tersebut ditata ke rak arsip, urut sesuai dengan nomor boks. Rak bagian atas ditulis unit organisasi mana. Di bawah ini adalah contoh penataan dan penyimpanan arsip:
Gambar 4. 1. Penataan boks arsip ke dalam rak arsip.
xxxiii 6. Pemeliharaan dan Perawatan
Satu hal penting di dalam penataan arsip statis adalah mengenai pemeliharaan dan perawatan fisik yang menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip. Dalam hal pemeliharaan dan perawatan arsip statis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih tradisional karena masih menggunakan kemoceng untuk membersihkan rak dan boks-boks arsip dari debu. Hal lain yang dilakukan adalah menebar kapur barus secara rutin setiap tiga bulan sekali baik di dalam boks atau di luar boks atau di sekitar rak arsip untuk mengusir serangga dan sejenisnya yang dapat merusak arsip. Mengenai sirkulasi udara, setiap ruangan dibuat banyak ventilasinya supaya sirkulasi udaranya lancar.
E. Kendala yang Dihadapai dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Dalam pelaksanaan pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, terdapat beberapa kendala antara lain:
1. Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena dalam pelaksanaannya arsip statis hanya dikerjakan oleh seorang arsiparis saja. Akibatnya, proses penataan arsip berjalan dengan lambat dan arsip-arsipnya cenderung terabaikan sehingga semakin lama arsip akan semakin menumpuk banyak dan tertata kurang rapi.
xxxiv
tercipta suasana yang nyaman dan cepat selesai. Hal ini dikarenakan dalam pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah menggunakan sebuah aplikasi yang berfungsi untuk memanajemen arsip yaitu aplikasi simardi.
F. Langkah-Langkah untuk Mengatasi Kendala dalam Pengelolaan Arsip Statis Pemerintah Kota Surakarta Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta
Untuk mengatasi kendala-kendala yang dihadapi oleh Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam mengelola arsip statis adalah sebagai berikut:
1. Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip, arsiparis mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya karena di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya terdapat satu arsiparis saja sehingga membutuhkan tenaga pembantu untuk menata dan menyimpan arsip.
2. Mengenai pemeliharaan dan perawatan, Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengambil langkah untuk tetap masih menggunakan peralatan apa adanya tetapi arsiparis juga mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya dalam hal pemeliharaan dan perawatan.
xxxv BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan yang telah dibahas dalam Bab IV, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta didasarkan pada Keputusan Walikota No. 045/98/1/2004 meliputi:
1. Pemilahan arsip, yaitu memisahkan antara yang termasuk arsip dan non arsip, kemudian yang termasuk golongan arsip, dipisahkan antara yang bernilai guna permanen, dinilai kembali dan musnah.
2. Pengelompokan arsip, merupakan pengelompokkan arsip permanen yang terbagi menjadi dua yaitu arsip yang bernilai guna primer (kepentingan organisasi) dan bernilai guna sekunder (untuk arsip statis).
3. Inventarisasi arsip, terdiri dari dua unsur yaitu deskripsi arsip yang berfungsi untuk menentukan prinsip apa yang akan digunakan untuk menangani arsip dan unsur yang kedua adalah prinsip-prinsip inventarisasi yang terdiri dari prinsip asal-usul yaitu prinsip yang mengaitkan arsip pada sumber asalnya dan prinsip masalah yaitu penyusunan kembali arsip berdasarkan masalahnya, biasanya prinsip ini digunakan untuk arsip-arsip yang sangat kacau.
4. Penyerahan arsip, dilakukan terhadap arsip yang bernilai guna permanen yang telah habis masa simpannya dan dinyatakan tidak operasional di instansi penciptanya. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum menyerahkan arsip ke Arsip Nasional Republik Indonesia tetapi sudah mempunyai tempat sendiri untuk menyimpan arsip.
xxxvi
penempatannya yang bertujuan agar arsip bisa ditemukan dengan cepat dan tepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
6. Pemeliharaan dan perawatan, bertujuan untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung di dalam arsip.
Dalam pengelolaan arsip statis Pemerintah Kota Surakarta di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih ada kendala-kendala yang dihadapi antara lain:
4. Penataan dan penyimpanan arsip belum optimal karena dalam pelaksanaan pengelolaan arsip statis masih dikerjakan oleh seorang arsiparis saja dan perlu tenaga pembantu.
5. Pemeliharaan dan perawatan belum memadai karena masih menggunakan alat-alat tradisional seperti kemoceng dan penebaran kapur barus.
6. Kurangnya sarana elektronik seperti komputer, telepon, kipas angin atau AC.
Sehubungan dengan adanya berbagai macam kendala yang dihadapi, maka langkah-langkah untuk mengatasi kendala tersebut adalah:
4. Dalam hal penataan dan penyimpanan arsip, arsiparis mengajak pegawai lain pada seksi pengelolaan arsip untuk membantunya.
5. Mengenai pemeliharaan dan perawatan masih menggunakan peralatan tradisional tetapi arsiparis juga mengajak pegawai lain bagian seksi pengelolaan arsip untuk membantunya dalam hal pemeliharaan dan perawatan.
xxxvii B. Saran
Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya, penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis antara lain:
