USULAN PERUBAHAN KONTRAK
3.4 PENYIAPAN JUSTIFIKASI TEKNIS
Usulan perubahan biaya atau waktu pada umumnya diakibatkan oleh adanya pekerjaan tambah/kurang yang diperlukan di lapangan. Kebutuhan pekerjaan tambah/kurang dituangkan dalam bentuk perubahan perkiraan kuantitas setiap mata pembayaran maupun perubahan jadwal waktu pelaksaannya (apabila diperlukan).
Perubahan-perubahan jenis atau kuantitas pekerjaan dalam proyek pembangunan jembatan baru atau penggantian jembatan dapat berupa:
Revisi terhadap rancangan bangunan bawah dan/atau bangunan atas yang terdapat dalam dokumen lelang untuk pekerjaan pembangunan jembatan dan/atau penggantian jembatan.
Revisi detil struktur dan jenis pondasi.
Revisi detil dimensi bangunan bawah jembatan dan elevasi struktur bangunan tersebut
Revisi detil bangunan atas jembatan, tipe jembatan.dan/atau dimensi panjang atau lebar jembatan.
Justifikasi teknis dibuat oleh direksi teknis, disetujui oleh direksi pekerjaan dan kontraktor. Dokumen justifikasi teknis berisi : deskripsi proyek (nama proyek, pemberi tugas/pengguna jasa, nama kontraktor, nama konsultan/pengawas teknik, lokasi proyek, nilai proyek, sumber dana, nomor kontrak, tanggal kontrak, tanggal SPMK, tanggal mulai dan selesainya pekerjaan, waktu pelaksanaan, gambaran proyek (major work), dasar perubahan pekerjaan, daftar pekerjaan/volume tambah kurang, back up volume pekerjaan tambah kurang, revised schedule, dokumen pendukung lain.
3.4.1 REVIEW DESAIN
Hasil pembahasan atas usulan perubahan biaya atau waktu pelaksanaan yang diperlukan dalam rangka penyesuaian kondisi pelaksanaan atau lapangan dimuat dalam bentuk justifikasi teknis dan apabila hal tersebut berkaitan dengan desain, maka disebut review desain.
Review desain adalah merupakan suatu upaya untuk menyesuaikan produk desain awal (jalan maupun jembatan) yang pelaksanaan konstruksinya tidak seperti yang dikehendaki dalam perencanaan teknis (desain awal).
Alasan diperlukannya review desain adalah
a. Kondisi di lapangan tidak sesuai dengan asumsi kondisi yang digunakan dalam perencanaan awal /desain awal.
Modul SEBC-06 : Administrasi Kontrak Bab III : Usulan Perubahan Kontrak
Pelatihan Supervisison Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-9 b. Kendala pelaksanaan di lapangan yang mengakibatkan desain awal tidak dapat atau
tidak memungkinkan untuk diterapkan c. Desain alternatif yang lebih baik
d. Desain bertahap / Phasing Design
Apabila proses review desain dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan pekerjaan di lapangan maka disebut sebagai rekayasa lapangan. Definisi dari rekayasa lapangan adalah suatu kegiatan untuk mencari kesesuaian antara rancangan asli yang ditunjukkan dalam gambar dengan kebutuhan aktual lapangan. Kegiatan ini terdiri dari survai lapangan dan analisis data lapangan.
Review desain akan menghasilkan perubahan daftar kuantitas atau juga memungkinkan untuk dilakukan perubahan terhadap jadwal pelaksanaan pekerjaan.
Kasus yang sering terjadi terkait dengn perubahan desain antara lain:
a. Produk perencanaan yang tidak lengkap dan tidak akurat di mana kualitas produk yang tersedia bukan merupakan rancangan bertahap/phasing design, maupun rancangan rekayasa lengkap/detailed engineering design, yang disebabkan oleh misalnya keterbatasan waktu dan dana dalam perencanaan.
b. Dari kedua jenis produk perencanaan di atas, kuantitas pekerjaan utama (major items) seharusnya sudah harus akurat. Dalam banyak kasus, major items mengalami revisi yang besar terkait keakuratan perencanaan.
c. Karena produk perencanaan yang tidak akurat, salah satu hal yang disebabkan oleh ketidak akuratan tersebut adalah kurang informasinya utilitas yang ada dan harus dipindahkan. Pemindahan utilitas akan sangat memerlukan waktu dan biaya.
d. Berdasarkan dokumen kontrak / spesifikasi teknis, yang melakukan review desain adalah direksi pekerjaan. Tetapi dalam kenyataannya sering ditemui bahwa yang mengerjakan review desain adalah kontraktor.
e. Review desain bertujuan untuk mengatasi masalah teknis atau kendala di lapangan. Sering terjadi review desain dilakukan untuk mencari keuntungan yang lebih bagi kontraktor.
f. Review desain dilakukan di luar atau setelah masa mobilisasi
g. Perbedaan antara data hasil survei lapangan dan data desain disebabkan oleh waktu pelaksanaan yang terpaut jauh dengan waktu pelaksanaan.
Pada umumnya hasil rekayasa lapangan akan mengakibatkan kerja tambah atau kerja kurang (walaupun jarang sekali dijumpai).
Pekerjaan tambah adalah suatu penambahan pekerjaan yang terjadi sebagai akibat kondisi lapangan yang tidak dapat dielakkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan secara keseluruhan. Sedangkan pekerjaan kurang adalah suatu pengurangan volume pekerjaan
juga karena kondisi lapangan, meskipun volumenya secara jelas tercantum di dalam dokumen kontrak.
Pengertian pekerjaan tambah / kurang atau disebut juga variasi dibedakan dalam 2 jenis yaitu :
a. Berupa kenaikan atau penurunan volume pekerjaan pada item tertentu yang sudah ada harga satuannya di dalam kontrak
b. Berupa pekerjaan tambahan yang belum ada kesepakatan harga satuannya di dalam kontrak.
Berkaitan dengan pekerjaan tambah/kurang, sesuai dengan dokumen kontrak, pengguna jasa mempunyai kewenangan untuk melaksanakan perubahan pekerjaan di lapangan antara lain :
a. Menambah atau mengurangi volume pekerjaan yang tercantum di dalam kontrak b. Menghapus atau bahkan mengadakan jenis pekerjaan baru
c. Mengubah spesifikasi pekerjaan sesuai dengan kebutuhan lapangan d. Mengubah ketinggian, kedudukan dan ukuran dari bagian-bagian pekerjaan
e. Melaksanakan pekerjaan tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan.
Untuk menghindari terjadinya perselisihan di kemudian hari saat pelaksanaan kontrak , maka segala perubahan yang berkaitan dengan pekerjaan tambah/kurang agar dilakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Dibuat suatau kesepqakatan tertulis, ditandatangani oleh pengguna jasa, direksi pekerjaan, direksi teknis /konsultan supervisi dan kontraktor;
b. Usulan perubahan bisa berasal dari pengguna jasa atau kontraktor yang kemudian ditindaklanjuti dengan negosiasi atas dasar harga yang wajar
Kewenangan dalam menetapkan batasan persetujuan harga pekerjaan tambah/kurang diatur oleh instansi yang berwenang, direksi pekerjaan melangkah sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
3.4.2 JUSTIFIKASI TEKNIS
Justifikasi teknis yang dihasilkan oleh direksi pekerjaan dan konsultan perencana/konsultan pengawas dan ditandatangani keduanya mencakup ketentuan sebagai berikut :
Untuk item-item yang mengalami perubahan (bertambah atau berkurang) lebih dari nilai tertentu yang disebutkan dalam syarat-syarat kontrak (misalnya FIDIC sebesar 25% atau kontrak nasional sebesar 10%), harga satuannya dimungkinan untuk diubah melalui negosiasi dengan kontraktor.
Untuk item pekerjaan/pembayarn baru yang belum ada dalam daftar kuantitas asal harus dilakukan negosiasi untuk masing-masing harga satuan pekerjaan baru tersebut.. Dalam
Modul SEBC-06 : Administrasi Kontrak Bab III : Usulan Perubahan Kontrak
Pelatihan Supervisison Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-11 hal ini pengguna jasa harus mempertimbangkan harga satuan pekerjaan paling tidak dari dua atau tiga kontrak yang sedang berjalan sebagai acuan untuk menentukan harga satuan item pekerjaan/pembayaran baru serta sebagai data pendukung.
Revisi jdawal pelaksanaan dan kurva - S
Berita acara hasil rapat negosiasi (notulen) antara direksi pekerjan dan konsultan dengan kontraktor.
3.4.3 PROSEDUR PERUBAHAN PEKERJAAN
Perubahan-perubahan atas pekerjaan dapat terjadi karena diprakarsai baik oleh direksi pekerjaan (atau oleh direksi teknis jika dikuasakan demikian oleh pengguna jasa untuk bertindak atasa namanya) maupun oleh kontraktor, dan harus disepakati serta ditandatangani oleh kedua belah pihak yang dituangkan dalam variasi. Bilamana dasar pembayaran yang dituangkan dalam variasi tersebut mengakibatkan variasi dalam struktur harga satuan mata pembayaran atau variasi dalam jumlah harga kontrak, maka perubahan pekerjaan/variasi tersebut harus dinegosiasi dan dituangkan dalam adendum/amademen kontrak.
1. Umum
a. Perintah Perubahan (Contract Change Order/CCO)
Perintah perubahan adalah perintah tertulis yang dikeluarkan oleh direksi pekerjaan yang diparaf oleh kontraktor, menunjukkan penerimaanya atas perubahan pekerjaan atau dokumen Kontrak dan persetujuannya atas dasar penyesuaian pembayaran dan waktu , jika ada, untuk pelaksanaan perubahan pekerjaan tersebut. Perintah perubahan harus diterbitkan dalam satu formulir standar dan akan mencakup semua instruksi yang dikeluarkan oleh direksi pekerjaan yang akan menimbulkan satu perubahan dalam dokumen kontrak atau instruksi-instruksi sebelumnya yang dikeluarkan oleh direksi pekerjaan.
b. Adendum/Amandemen
Adendum/amandemen adalah persetujuan tertulis antara pengguna jasa dan kontraktor merumuskan satu perubahan dalam pekerjaan atau dokumen kontrak yang telah menghasilkan satu perubahan dalam susunan harga satuan mata/item pembayaran atau satu perubahan yang diharapkan dalam besarnya kontrak dan telah dirundingkan sebelumnya dan disetujui di bawah satu perintah perubahan. Adendum/amandemen juga akan dibuat pada bagian penutup kontrak dan untuk semua perubahan-perubahan teknis yang besar tanpa memandang apakah
perubahan perubahan tersebut terjadi untuk struktur harga atau besarnya nilai kontrak.
c. Penyerahan-Penyerahan
Kontraktor akan menunjuk secara tertulis wakil perusahaannya yang akan diberi kuasa untuk menerima perubahan dalam pekerjaan dan yang bertanggung jawab untuk memberitahukan pihak-pihak lainnya dalam tenaga kontraktor mengenai otorisasi perubahan-perubahan tersebut
Direksi pekerjaan akan menunjuk secara tertulis pejabat yang yang diberi kuasa untuk mengadministrasikan prosedur perubahan atas nama pengguna jasa.
Kontraktor akan membantu setiap pengajuan satu usulan lump sum dan untuk setiap harga satuan yang tidak ditentukan sebelumnya dengan data pembuktian yang cukup untuk memungkinkan direksi teknis mengevaluasi usulan tersebut.
2.
Prosedur Awal Perubahan Pekerjaana. Direksi pekerjaan dapat merintis perintah perubahan dengan memberikan kepada kontraktor satu pengumuman tertulis yang berisikan:
Satu uraian rinci mengenai perubahan yang diusulkan dan lokasinya dalam proyek.
Gambar-gambar dan spesifikasi-spesifikasi kelengkapan yang merinci perubahan yang diusulkan
Jangka waktu yang direncanakan untuk mengerjakan perubahan yang diusulkan tersebut.
Baik perubahan yang diusulkan tersebut dapat dilaksanakan di bawah struktur harga satuan mata/item pembayaran yang ada, maupun suatu harga satuan atau lump sum tambahan yang diperlukan, harus disetujui dan dirumuskan dalam satu adendum/amandemen.
Satu pengumuman demikian adalah hanya satu pemberitahuan saja dan tidak merupakan satu perintah untuk melaksanakan perubahan-perubahan tersebut, atau untuk menghentikan pekerjaan yang sedang berlangsung.
b. Kontraktor dapat meminta satu perintah perubahan dengan mengajukan satu pemberitahuan kepada direksi teknis, yang berisi :
Uraian perubahan yang diajukan;
Pernyataan alasan untuk membuat usulan perubahan; Pernyataan pengaruh pada jadwal pelaksanaa, jika ada;
Modul SEBC-06 : Administrasi Kontrak Bab III : Usulan Perubahan Kontrak
Pelatihan Supervisison Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-13 Pernyataan pengaruh yang ada dari pekerjaan-pekerjaan subkontraktor yang
terpisah, jika ada;
Perincian apakah semua atau sebagian usulan perubahan harus di bawah harga satuan mata/item pembayaran yang ada beserta dengan suatu harga satuan tambahan atau lump sum yang dipertimbangkan, mungkin perlu disetujui.
3. Pelaksanaan Perintah Perubahan
a. Isi masalah dalam perintah perubahan didasarkan pada:
Permintaan direksi pekerjaan dan sambutan kontraktor atas persetujuan bersama;
Permohonan kontraktor untuk satu perubahan yang diterima oleh direksi pekerjaan;
b. Direksi pekerjaan akan mempersiapkan perintah perubahan tersebut dan menyediakan satu nomor perintah perubahan
c. Perintah perubahan tersebut akan menguraikan perubahan dalam pekerjaan-pekerjaan, kedua-duanya baik penambahan maupun penghapusan, dengan lampiran revisi dokumen kontrak yang diperlukan untuk menetapkan perincian perubahan.
d. Perintah perubahan tersebut akan menetapkan dasar pembayaran satu penyesuaian waktu yang diperlukan, sebagai akibat adanya perubahan, dan dimana perlu akan menunjukan setiap tambahan harga satuan ataupun jumlah yang telah dirundingkan di antara direksi pekerjaan dan kontraktor yang perlu dirumuskan dalan proyek dan kontraktor yang dirumuskan dalam satu adendum. e. Untuk kasus tertentu semua perubahan yang akan dilakukan harus dilaporkan
atau harus disetujui oleh pemberi bantuan dana (bank atau lembaga keuangan lain).
f. Direksi pekerjaan akan menandatangi dan menetapkan tanggal perintah perubahan sebagai otorisasi bagi kontraktor untuk melaksanakan perubahan tersebut.
g. Kontraktor akan menandatangani dan memberi tanggal perintah perubahan untuk untuk menyatakan persetujuan dengan rincian di dalamnya
3.4.4 ADENDUM/AMANDEMEN KONTRAK
Addendum kontrak harus segera dibuat bila terjadi perubahan kontrak yang terjadi seperti:
a. Perubahan pekerjaan yang disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan oleh para pihak dalam kontrak sehingga mengubah lingkup pekerjaan
b. Perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan akibat adanya perubahan pekerjaan c. Perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan
Prosedur pembuatan adendum kontrak dilakukan sebagai berikut:
a. Pengguna jasa segera memberikan perintah tertulis kepada kontraktor untuk melaksanakan perubahan kontrak, atau penyedia jasa mengusulkan perubahan kontrak.
b. Kontraktor harus memberikan tanggapan atas perintah perubahan dari pengguna jasa dan mengusulkan perubahan harga (bila ada) selambat-lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari. Pengguna jasa harus memberikan tanggapan atas usulan perubahan kontrak dari kontraktor selambat-lambatnya dalam waktu 7 (tujuh) hari.
c. Atas usulan perubahan kontrak dilakukan negosiasi teknis dan harga dan dibuat berita acara hasil negosiasi.
d. Berdasarkan berita acara hasil negosiasi dibuat adendum kontrak.
3.4.5 CONTRACT CHANGE ORDER (CCO)
Penyesuaian pekerjaan diajukan secara tertulis dalam bentuk perintah perubahan (change order) dimaksudkan untuk memodifikasi, menambahkan kepada atau membatalkan sebagian atau seluruh ketentuan-ketentuan yang disepakati dalam dokumen kontrak (Dokumen kontrak yang disyahkan pada saat pelelangan).
Contract change order merupakan perjanjian antara kedua belah pihak tentang
pelaksanaan perubahan/tambahan pekerjaan terbatas pada perubahan pekerjaan yang dimaksud pada tahap pelaksanaan waktu itu, bukan akumulatip dari CCO sebelumnya. Jadi CCO hanya sebagai kesepakatan dengan pelaksanaan agar pekerjaan bisa segera dimulai, bukan dimaksudkan sebagai dokumen syah dari segi hukumnya.
Dalam suatu kontrak pembuatan jalan bisa terdapat puluhan CCO bahkan ada yang ratusan CCO dan dari segi tertib administrasi masing-masing CCO diberi nomor yang berurutan sesuai dengan sequent pekerjaan.
Selama suatu CCO tidak mempengaruhi total nilai kontrak “induk”, CCO dianggap sudah cukup sebagai pendukung kontrak induk dari segi hukum kontrak. Tetapi apabila suatu saat CCO akumulatip itu sudah merubah nilai kontrak induk, adendum kontrak perlu dibuat sebagai bagian dari kontrak induk dengan mengikuti prosedur yang berlaku.
Modul SEBC-06 : Administrasi Kontrak Bab IV : Klaim-Klaim Kontraktor dan Pihak Lain
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) IV-1
