BAB III DISKRIPSI INSTANSI
B. Penyimpanan Arsip
1. Asas penyimpanan arsip
Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta yaitu asas campuran. Dimana dalam asas ini semua surat yang masuk diterima oleh bidang sekretariat. Kemudian surat-surat tersebut dicatat terlebih dahulu berdasarkan pola klasifikasi yang ada. Setelah surat diperiksa, surat-surat tersebut diedarkan kepada bidang-bidang yang ada di Bappeda Kota Surakarta, sehingga tiap-tiap bidang yang ada di Bappeda Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk mengelola arsipnya masing- masing. Tetapi di Bappeda Kota Surakarta tidak semua bidang mempunyai spesifikasi khusus arsip. Untuk bidang-bidang yang tidak mempunyai spesifikasi khusus arsip di kelola oleh bidang sekretariat.
Dengan menggunakan asas campuran ini maka pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masing- masing. Arsip aktif dan arsip in aktif juga dipisahkan sehingga arsip ditempat kerja dapat diketahui tingkat penggunaanya.
Menurut kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta alasan menggunakan asas campuran karena dengan asas ini dapat memudahkan pencarian arsip apabila dibutuhkan.
Keuntungan menggunakan asas ini antara lain:
a. Lebih dapat menghemat peralatan arsip yang disimpan dimasing-masing bidang
commit to user
b. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing- masing yang memiliki spesifikasi tertentu
c. Arsip-arsip yang berisi tentang laporan perencanaan pembangunan daerah yang dilakukan Bappeda Kota Surakarta secara keseluruhan atau tidak hanya melibatkan satu bidang atau satu bagian saja, maka sistem penyimpanannya dapat diseragamkan. (wawancara tanggal 15 Februari 2010)
2. Sistem penyimpanan arsip
Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta menggunakan sistem tahun dan subjek, seperti dikemukakan oleh kepala sub bidang data dan pelaporan Bappeda Kota Surakarta. Sistem ini berdasarkan pokok masalah yang ada, karena arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta meliputi perencanaan pembangunan, rencana kerja, capain dan target kinerja (wawancara 17 Februari 2010).
Selama masa magang penulis mengetahui bahwa sebelum arsip disimpan, arsip-arsip terlebih dahulu harus dikelompokkan sesuai dengan masalah utamanya, serta dipisah-pisahkan menurut bidang-bidang dari SKPD yang ada, dan kemudian baru dimasukkan ke dalam map, yang permukaannya diberi kode dan tahun sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah ditemukan dan tidak membutuhkan waktu yang lama. Selain itu map-map tersebut juga diberi nama sesuai dengan jenis data dan bidang-bidang dari SKPD yang akan disimpan kedalam map tersebut. Misalnya:
a. Data rencana kerja disimpan ke dalam map yang bertuliskan “Renja SKPD”.
b. Dinas koperasi mengirimkan data rencana kerja, maka data tersebut dimasukkan kedalam map yang diberi judul “Renja SKPD Bidang Ekonomi”, karena dinas koperasi termasuk SKPD dalam bidang Ekonomi.
commit to user
Sehingga apabila suatu saat ada pegawai yang mencari data rencana kerja SKPD maka data tersebut dapat dicari pada map “Renja SKPD” sesuai dengan bidang SKPD yang dimaksud. Agar lebih memudahkan pencarian maka pada sisi kanan bawah data rencana kerja diberi nomor urut SKPD sesuai dengan yang tertulis dalam tanda terima. Contohnya didalam tanda terima Rencana Kerja SKPD Dinas Koperasi berada pada nomor 17 maka pada sisi kanan bawah data renja Dinas Kopersi diberi nomor 17 menggunakan spidol berwarna merah dan dilingkari.
Tabel 5
Contoh klasifikasi kearsipan daerah tingkat I Jawa Tengah
Kode Klasifikasi Tahun
000 100 200 300 400 500 600 700 800 900 Umum Pemerintah Politik Keamanan Kesejahteraan Perekonomian
Pekerjaan umum dan ketenaga kerjaan Pengawasan
Kepegawaian Keuangan
3. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan arsip adalah kegiatan pengolahan arsip sebelum arsip-arsip tersebut disimpan dalam filling cabinet/lemari arsip.
Prosedur ini perlu mendapat perhatian khusus untuk menghindari ketidakteraturan, agar lebih terarah, serta memudahkan dalam pelaksanaan tata kearsipan. Dalam suatu organisasi biasanya hampir memilki kesamaan dalam prosedur penyimpanan arsip.
commit to user
Selama masa magang penulis mengetahui bahwa prosedur penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta menurut Kepala Sub Bidang Data dan Pelaporan meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir, serta menempatkan. (wawancara tanggal 18 Februari 2010).
a. Memeriksa
Sebelum menyimpan arsip, yang dilakukan petugas arsip Bappeda Kota Surakarta yaitu memeriksa arsip dengan teliti. Petugas arsip memastikan atau mengamati kelengkapan data yang akan dikirim, apakah jenis data tersebut sudah sesuai permintaan atau belum, serta memeriksa jumlah data yang akan dikirim. Jangan sampai data yang dikirim salah atau kurang jumlahnya. Apabila hal itu terjadi, maka petugas arsip meminta kepada kurir atau yang mengantar data untuk mengirimkan lagi data tersebut sesuai dengan jenis data dan jumlah yang diminta.
b. Mengindeks
Setelah arsip diperiksa dan diamati serta sudah sesuai dengan yang diminta baik jenis maupun jumlahnya, maka langkah selanjutnya yang dilakukan oleh petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta adalah mengindeks. Artinya memilih kata tangkap untuk penunjuk (guide) pada label map. Kata tangkap yang dipakai dalam kegiatan mengindeks ini biasanya sesuai dengan jenis data. Selain itu juga ditentukan bedasarkan bidang-bidang dari masing-masing SKPD yang ada. Contohnya untuk data capaian dan target kinerja SKPD maka petugas arsip di Bappeda Kota Surakarta memilih kata tangkap “capaian dan target kinerja SKPD” pada label mapnya. Selain itu juga menuliskan nama-nama SKPD sesuai dengan bidangnya masing- masing
Berikut nama-nama SKPD berdasarkan bidangnya masing-masing: 1) Bidang Sosial Budaya, melipui SKPD:
commit to user
Bapermas, PP, PA dan KB Dinas Kesehatan Kota (DKK) Disdikpora + 5 Cab Dinas
Disbudpa + UPTD kawasan wisata Bagian Umum
Bagian Pemerintahan Umum
Bagian Administrasi Kesejahteraan Rakyat Bagian Humas dan Protokol
Sekretariat DPRD
Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Dinsosnakertrans
Kantor Arsip dan Perpusda Kantor Kesbangpol dan Linmas Satpol PP.
2) Bidang Ekonomi, meliputi SKPD: Dinas Koperasi dan UMKM Dinas Pengolahan Pasar (DPP) Disperindag
Dinas Pertanian
Kantor Ketahanan Pangan Kantor Penanaman Modal
Bagian Administrasi Perekonomian 3) Bidang Litbang, meliputi:
Bappeda Inpektorat DPPKA
Bagian Ogranisasi
Bagian Hukum dan HAM Bagian Kerjasama
4) Bidang PRRK, meliputi SKPD: DPU
commit to user
DKP DTRK
Badan Lingkungan Hidup Dinas Perhubungan
5) Bidang Data dan Pelaporan, meliputi SKPD: Bappeda
BKD
Kantor Pelayanan Ijin Terpadu Bagian Administrasi Pembangunan Kecamatan
Kelurahan Inspektorat
Dinas Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Asset. c. Mengkode
Mengkode berarti pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks tadi. Setelah kegiatan mengindeks selesai, maka kegiatan yang selanjutnya dilakukan oleh pegawai arsip adalah mengkode. Disini petugas arsip memberikan nomor pada sisi kanan bawah data dengan menggunakan spidol berwarna merah. Nomor tersebut adalah nomor urut SKPD sesuai dengan yang ada didalam tanda terima.
Kegiatan tersebut bertujuan untuk memudahkan ketika pencarian arsip. Sehingga apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan maka petugas tinggal mengambilnya dari map sesuai bidang SKPD yang dimaksud, kemudian mencari urutan nomor sesuai daftar SKPD tersebut dalam tanda terima. Dengan demikian akan lebih menghemat waktu pada saat pencarian arsip tersebut.
d. Menyortir
Menyortir berarti memilih-milih atau memiliki arsip-arsip yang akan disimpan untuk dikelompokkan menjadi satu kelompok berdasarkan subjek masing-masing dan bidang-bidang dari setiap
commit to user
SKPD. Hal ini dilakukan agar pada waktu penyimpana petugas tidak melakukan kesalahan yakni memasukkan data ke dalam map yang bukan tempatnya.
Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis mengetahui pemisahan arsip secara subjek berdasarkan jenis data dan bidang dari masing-masing SKPD. Misalnya untuk data hasil musrenbang dikelompokkan dengan data hasil musrenbang, data rencana kerja dikelompokkan dengan data rencana kerja, dst. Selain itu data-data tersebut dipisahkan lagi sesuai dengan bidang masing- masing SKPD.
Dengan demikian tidak akan terjadi kekeliruan didalam memasukkan data kedalam map. Sehingga akan memudahkan didalam pencarian arsip kembali.
e. Menempatkan
Setelah arsip-arsip selesai disortir dan dikode, arsip-arsip siap untuk disimpan. Langkah terakhir yang dilakukan oleh petugas arsip dalam proses dalam proses penyimpanan yaitu menempatkan. Menempatkan berarti menaruh atau meletakkan arsip arsip-arsip pada suatu tempat dengan maksud arsip-arsip tetap terpelihara, terawat, aman, mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu akan diperlukan. Menempatkan disini memerlukan ketelitian, sebab jika pegawai arsip kurang teliti maka akan menyulitkan saat pencarian arsip kembali.
Selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta, penulis mengetahui bahwa arsip-arsip disimpan kedalam map ticker file. Arsip-arsip tersebut dilkelompokkan menurut pokok-pokok masalah yang sama. Setelah arsip-arsip di kantor Bappeda Kota Surakarta sudah mulai jarang digunakan maka arsip-arsip tersebut dipindahkan kedalam folder. Folder tersebut diberi nama sesuai dengan pokok masalah. Setelah itu folder-folder dimasukkan kedalam lemari
commit to user
arsip/filling cabinet agar arsip-arsip inaktif tidak tercampur dengan arsip-arsip yang masih aktif.
C. Penyusutan Arsip
Arsip sangatlah penting bagi setiap organisasi, tetapi tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Dalam organisasi seharusnya dilakukan penyusutan arsip dalam jangka waktu tertentu. Penyusutan arsip bertujuan untuk mengurangi volume arsip yang sudah habis masa aktifnya, sehingga mencegah untuk terjadinya penumpukan arsip. Dengan demikian akan lebih menghemat tempat, selain itu juga menjamin ketersediaan arsip yang benar masih layak disimpan dan dipelihara.
Arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta memilki masa aktif lima tahun. Sehingga setelah lima tahun atau lebih berarti arsip-arsip tersebut sudah digolongkan menjadi arsip in aktif. Setelah arsip-arsip habis masa aktifnya arsip tersebut harus disustkan. Namun, menurut kepala Bidang Data dan Pelaporan di Bappeda Kota Surakarta belum pernah dilakukan penyusutan arsip (wawancara tanggal 23 Februari 2010).
Hal tersebut terjadi karena belum ada pegawai khusus yang menangani tentang arsip, artinya bahwa pegawai di Bappeda Kota Surakarta bukanlah pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan. Sehingga mereka harus menyelesaikan tugas-tugas yang sesuai dengan bidangnya masing- masing. Selain itu di Bappeda Kota Surakarta perhatian terhadap arsip masing kurang.
2. Hal-hal yang mempengaruhi tata kearsipan
A. Fasilitas Arsip
1. Tata ruang kearsipan
Didalam penyimpanan arsip, tata ruang kearsipan sangatlah menetukan dalam menjaga fisik arsipnya tersebut. Tata ruang yang tepat akan mendukung efektifitas dan efesien pusat arsip. Misalnya harus diperhitungkan pemasangan pilar-pilar tembok, sehingga memudahkan
commit to user
pemasangan rak. Selain itu pemasangan lampupun harus diupayakan dengan baik agar lampu yang dipasang dapat menerangi setiap gang area kerja penyimpanan arsip dan biasanya terdapat ruangan khusus untuk menyimpan arsip.
Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan, tata ruang kearsipan di Bappeda Kota Surakarta sudah baik, hanya saja belum terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Sehingga arsip-arsip yang memiliki spesifikasi khusus disimpan di masing-masing bidang di Bappeda Kota Surakarta. Hal ini disebabkan karena jumlah ruangan yang ada di Bappeda Kota Surakarta sangatlah terbatas, maka penanganan terhadap arsip yang ada kurang maksimal. Pengamanan dan pemeliharaan yang dilakukan hanya memasukkan arsip-arsip ke dalam lemari. (wawancara tanggal 1 Maret 2010)
Setiap organisasi seharusnya juga terdapat ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip, yang bertujuan agar arsip-arsip tersebut mudah dalam pengawasan dan perawatannya.
2. Alat-alat kearsipan
Fasilitas kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung kegiatan kearsipan, maka dari itu diperlukan sarana dan prasarana yang memadai. Tanpa adanya fasilitas yang memadai maka pekerjaan tidak akan selesai dengan baik.
Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta alat-alat kearsipan dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
a. Alat penyimpanan arsip 1) Filling Cabinet 2) Lemari arsip 3) Ticker file 4) Map
b. Alat penerima surat 1) Meja
commit to user
3) Bolpoin 4) Spidol
5) Alat pelubang kertas 6) Steples
7) Klip
c. Alat korespondensi/surat menyurat 1) Kertas
2) Mesin tik 3) Komputer 4) Mesin fotokopi
Menurut Ka. Sub. Bidang Data dan Pelaporan berdasarkan uraian diatas berarti fasilitas kearsipan yang berada pada kantor Bappeda Kota Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan. (wawancara tanggal 3 Maret 2010).
B. Pegawai Kearsipan
Pegawai arsip sangat menentukan didalam memperlancar suatu kegiatan kearsipan. Arsip-arsip dapat dikelola dengan baik apabila terdapat pegawai yang benar-benar menguasai dalam bidang kearsipan, sehingga kegiatan dapat berjalan dengan lancar, serta kebutuhan informasi untuk perkembangan organisasi yang bersangkutan dapat terpenuhi.
Akan tetapi, selama masa magang di Bappeda Kota Surakarta belum mengetahui ada pegawai khusus yang menangani tentang arsip, sehingga arsip-arsip di Bappeda Kota Surakarta kurang mendapat perhatian dengan baik.
Menurut Ka. Sub. Bid. Data dan Pelaporan hal ini disebabkan antara lain: 1. Belum adanya ruangan khusus untuk arsip sehingga dirasa belum
diperlukan pegawai kearsipan
2. Belum adanya pegawai Bappeda Kota Surakarta yang didik sebagai arsiparis
3. Kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip oleh pihak Bappeda Kota Surakarta
commit to user
Syarat untuk menjadi pegawai kearsipan di Bappeda Kota Surakarta adalah pegawai yang sudah terdidik sebagai arsiparis. (wawancara tanggal 4 Maret 2010).
commit to user BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan dari pengamatan dan uraian-uraian bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan mengenai tata kearsipan dan hal-hal yang mempengaruhi tata kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta sebagai berikut:
1. Tata Kearsipan
a. Penerimaan dan pencatatan arsip
Sistem penerimaan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta sudah baik, karena menggunakan sistem desentralisasi. Keuntungan dari sistem ini adalah masing-masing bagian diberi wewenang sepenuhnya untuk mengelola, memelihara dan menyimpan arsip sehingga sistem kearsipan dapat berjalan dengan baik.
Arsip-arsip yang dikelola antara lain: data hasil Musyawarah Rencana Pembangunan Kelurahan dan Kecamatan (Musrenbangkel dan Musrenbangcam) dan Rencana Kerja dari Kelurahan dan Kecamatan.
b. Penyimpanan arsip
1) Asas penyimpanan arsip
Asas yang digunakan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta yaitu asas campuran. Dengan menggunakan asas ini tiap- tiap bidang di Bappeda Kota Surakarta diberikan kepercayaan untuk mengelola arsip, sehingga pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja sesuai dengan spesifikasinya masing-masing. 2) Sistem penyimpanan arsip
Sistem penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan sudah baik, karena arsip-arsip dikelompok-kelompokkan berdasarkan pokok masalah yang terjadi, sehingga apabila arsip tersebut
commit to user
dibutuhkan kembali akan mudah untuk mencarinya. Hal ini ditunjukkan dengan menggunakan sistem tahun dan subjek
3) Prosedur penyimpanan arsip
Prosedur penyimpanan arsip di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta meliputi langkah-langkah memeriksa, mengindeks, mengkode, menyortir dan menempatkan.
c. Penyusutan arsip
Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum pernah dilakukan penyusutan arsip. Hal ini disebabkan karena belum adanya pegawai khusus yang menangani tentang arsip, selain itu perhatian terhadap arsip masih kurang. Sehingga arsip-arsip yang habis masa aktifnya dan menjadi arsip in aktif hanya ditumpuk begitu saja tanpa belum pernah disusutkan.
2. Hal-hal yang mempangaruhi tata kearsipan a. Fasilitas arsip
1) Tata ruang kearsipan
Tata ruang kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum maksimal, karena belum terdapat ruangan khusus arsip, sehingga arsip-arsip hanya disimpan di masing-masing bidang di Bappeda Kota Surakarta.
2) Alat-alat kearsipan
Alat-alat kearsipan di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta sudah baik dan memenuhi syarat didalam tata kearsipan, sehingga dapat memperlancar didalam pekerjaan kearsipan.
b. Pegawai kearsipan
Di Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta belum terdapat pegawai khusus yang menangani tentang arsip, hal tersebut disebabkan belum adanya pegawai yang didik sebagai arsiparis, kurangnya kesadaran akan pentingnya arsip dan kurangnya anggaran untuk menangani arsip.
commit to user
B. Saran
Berdasarkan hasil pengamatan dan pembahasan yang dilakukan penulis, maka penulis ingin menyampaikan beberapa saran yang mungkin akan berguna untuk Bidang Data dan Pelaporan Bappeda Kota Surakarta didalam pelaksanaan tata kearsipan, antara lain:
1. Sebaiknya di Bappeda Kota Surakarta membuat ruangan khusus atau penggantian rak arsip/filling cabinet yang lebih besar sehingga bisa memuat penyimpanan arsip lebih banyak. Karena berdasarkan hasil pengamatan selama magang bahwa tata ruang penyimpanan arsip belum maksimal. Rak arsip/filling cabinet masih menjadi satu didalam ruangan kantor, yang mungkin dapat mengganggu segala aktifitas pekerjaan di kantor tersebut.
2. Di Bappeda Kota Surakarta sebaiknya memiliki pegawai khusus yang ahli dalam bidang kearsipan, sehingga tata kearsipan dapat berjalan lebih baik. 3. Dilakukan perawatan dan pemeliharaan alat-alat kearsipan, misalnya
mesin fotokopi dilakukan perbaikan agar tidak sering terjadi kemacetan pada saat menggunakannya, karena pada saat magang penulis mengalami hal tersebut.
4. Ikut sertakan pegawai Bappeda Kota Surakarta dalam melaksanakan tata kearsipan, sehingga mereka akan lebih memahami tentang arsip.