BAB V PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA
5.1.2 penyimpanan Arsip
Keberhasilan suatu organisasi dalam penyelenggaraan kegiatan oganisasi sangat bergantung pada sistem penyimpanan arsipanya. Hal ini karena apabila sistem yang digunakan dalam menyimpan arsip sudah sesuai dengan kebutuhan organisasi maka tujuan yang ingin dicapai dalam penerapan sistem kearsipan yakni mengatur dan menyusun arsip dengan baik dan benar akan tercapai sehingga dapat membentuk suatu susunan arsip yang sesuai dengan tipe dn kegunaannya bagi kepentingan di dalam pemberkasan, dimana didalamnya mempersiapkann kelengkapan atau sarana penempatan berksas sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai penemuan kembali arsip secara cepat,tepat,lengkap.
Untuk mengetahui bagaimana proses penyimpanan Arsip atau dokumen-dokumen yang digunakan pada bidang Catatan Sipil ,di Dinas Kependudukan dan Catatan sipil Kabupaten Dairi maka penulis terlebih dahulu melakukan Wawancara mengenai Dokumen-Dokumen apa saja yang di jadikan Arsip . Bapak April Ujung sebagai Kasi Pelayanan Catatan Sipil ,mengatakan pada tanggal 4 februari 2014 kira- kira pukul 9.15 Wib bahwa
“ Dokumen-dokumen yang dihasil pada bidang Catatan Seperti Kutipan Akta
Lahir, Kutipan Akta Kawin, Kutipan Akta Kematian, Kutipan Akta Perceraian, Kutipan Akta Pengesahan Anak, Kutipan Akta Pengangkatan Anak, semua akta yang telah terbit (fotocopy)beserta syarat-syarat
permohonan dijadikan sebagai Arsip sebagai bukti telah melakukan Pengurusan Akta sistem penataan arsip yang ada di bidang ni juga dipegaruhi oleh budaya kerja dan komitemen pegawai dalam penataan arsip yang diciptakan”.
Kemudian penulis melakukan wawancara dengan ibu Pida Nainggolan sebagai Staff pelayanan pada Bidang Catatan Sipil , Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil,Dairi mengenai proses awal dari penyimpanan dokumen-dokumen yang dijadikan Arsip pada hari senin Tanggal 3 Februari kira-kira pukul 14.15 Wib, beliau menjelaskan bahwa:
“Proses penyimpanan arsip pada bidang Catatan Sipil di awali dengan Operator meng input (entri) data Kependudukan kedalam sistem dimana data- data tersebut di simpan dalam Database Kependudukan yang disebut dengan SIAK, setelah operator memasukkan data – data kependudukan maka keluarlah Hasil nya (OUTPUT) ,hasilnya tersebut difotocopy dan dilakukan pemeriksaan oleh operator apakah data yang sudah dihasilkan sudah benar dan diparaf oleh Kepada Sub Bidang Catatatn Sipil, setelah itu baru diserahakan untuk ditanda tangani oleh Kepala Dinas. Setelah itu dikembalikan lagi kepada Bagian Pelayanan untuk dilakukan pencatatan berkas-berkas yang akan dijadikan arsip.
Jadi Seluruh berkas-berkas peryaratan ( untuk setiap satu jenis berkas
permohonan disatukan/dibundel ) beserta Lembar foto copy Kutipan Akta
Catatan Sipil/dokumen yang telah diparaf oleh Kepala Seksi Pelayanan Pencatatan Sipil dan/atau Kepala Bidang Catatan Sipil serta ditandatangani Asli bukan scan atau tanda-tangan stempel) oleh Kepala Dinas dan Setiap berkas permohonan/satu bundel beserta Lembar foto copy Kutipan Akta Catatan Sipil dimasukkan kedalam setiap Lembaran Buku Register Pencatatan Sipil ( sesuai
Jenis Akta) berdasarkan nomor urut penerbitan akta atau tanggal/bulan/tahun
penerbitan-pen cetakan Akta;
Setiap Buku Register Akta berisikan 50 berkas dimana setiap lembaran buku
register disusun berdasarkan nomor urut penerbitan atau tanggal/bulan/tahun penerbitan-pencetakan Akta; kemudian disimpan dalam Lemari Arsip yang ditata letaknya secara berurutan berdasarkan Nomor Kendali Buku Register.
Gambar 1: Buku Register Akta Kelahiran
Selanjutnya penulis wewancarai ibu Yohana mengenai proses penyimpanan yang dilakukan pada bidang Catatan Sipil pada hari rabu tanggal 5 kira-kira pukul 09.00 Wib mengataka Bahwa
“Setelah ditanda tangani oleh kepala dinas ,maka berkas-berkas mulai dari surat permohonan dan syarat-syaratnya dan Hasil Kutipan Akta catatan sipil disatukan dan dicatat pada buku register berdasarkan nomor urut terbitnya Akta atau Berdasarkan Tanggal/bulan/tahun. Dan setelah itu disimpan dilemari penyimpanan pada Bidang Catatan Sipil”
Gambar 2: Buku Register Akta Perceraian dan Akta Kematian
Dari hasil wawancara diatas dapat dapat menyimpulkan bahwa,meskipun dalam proses penyimpanan menggunakan sistem Desentralisasi dalam penyimpanan dimana setiap bagian/ bidang mengurus sendiri Arsip-Arsip yang dihasilkannya tanpa ada pengawasan dari bagian/ bidang lain dan masing –masing bidang bertanggung jawab atas Arsipnya Masing-Masing.
5.1.3 Penemuan Kembali
Pada umumnya kegiatan Penemuan arsip dalam setiap organisasi merupakan suatu halyang domain dalam penyelenggaraan kegiatan administrasi perkantoran karena Arsip adalah bagian sentral dari pelaksanaan kegiatan perkantoran baik pada organisasi pemerintah maupun organisasi swasta. Untuk itu, diketahui bahwa pada dasarnyapenemuan kembali arsip menyangkut dua segi yaitu penemuan kembaki informasi dn penemuan kembali fisik arsip.
Dalam penemuan kembali arsip harus berpedoman pada sistem penataan berkas yang digunakan pada organisasi masing-masing, sehingga hasilnya suatu penataan berkas sangat berkaitan dengan penemuan arsipnya. Hal ini apabila penemuan kembali Asip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka bagian/unit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem penataan berkas tidak baik sehingga dapat membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sitem penataan berkas dapat didapatlah dikatakan baik proses administrasi dapat berjalan dengan lancar.
Proses penemuan kembali Arsip pada Bidang Catatn sipil ,Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Proses Penemuan kembali arsip dilakukan
dengan teliti karena dimulai dengan melacak benar tidaknya seseorang pernah mengurus Akta Catatan Sipil pada Bidang Catatan Sipil di Dinas Kpendududkan dan Catatan Sipil Dairi. Setelah itu barulah diadakan proses pencarian dengan berpatokan pada tanggal terbitnya AKTA yang di cari. Dengan memasukkan kode seperti NIK, Nama, ataupun tanggal Terbitnya AKTA menggunakan computer dengan program Database, atau lasngsung mencari data tersebut pada buku Register di lemari penyimpanan dengan menggunakan klasifikasi kode maupun tanggal.
Hasil wawancara yang dilakukan oleh penulis dengan Ibu Marlina Wati , pada hari kamis, 6 Februari 2014 sekitar pukul 10.00 Wib menjelaskan bahwa:
“Proses pencarian terhadap arsip yang dibutuhkan terlebih dahulu dipastikan apakah benar pencari arsip pernah mengrus Akta pada bidang catatabn Sipil dengan melihat buku agenda atau buku Register Akta Kelahiran,Akta Perkawinan dan Akta lainya.Namun jika sipencari Akta mengingat Kapan terbit akan tersebut maka akan langsung dilakukan pencarian berdasarkan tanggal kode Kendali uku register”.
Lebih lanjut dijelaskan oleh ibu Santi R Butar-Butar yang juga adalah pegawai pada bidang Catatan Sipil pada hari yang sama dengan ibu Marlina Wati yakni :
“Media yang digunakan dalam penemuan kembali arsip berbeda-beda, tergantung sudah berapa lama surat tersebut dimasukkan, jika masih sekitaran minggu, bulan masih dilakukan secara manual, tetapi jika lebih dari itu barulah menggunakan sistem Komputer Tinggal memasukkan data diri misalnya NIK,Nama , tanggal apa yang pencari butuhkan barulah muncul Data-data pada Databese dan biasa juga dengan memberitahu pada petugas tanggal Terbitnya Akta lalu Dicari Dibuku Register pada Lemari Penyimpanan”.
Kemudian penjelasan diatas ditambahin oleh Ibu Pida Nainggolan selaku staf Pelayanan yakni :
“Waktu yang diperlukan dalam proses pencarian arsip tidak pernah lebih dari sehari karena sistem penyimpananya telah sistematis secara manual maupun elektronik dengan menggunakan SIAK jadi gampang menemukannya kembali”.
Gambar 3: komputer penyimpanan secara elektronik database ( SIAK )
Penjelasan diatas didukung oleh hasil observasi penulis yang disajikan dengan gambar sebagai berikut :
Gambar 4 : Gambar Alur Penemuan Kembali Arsip
Dengan berdasarkan pada hasil wawancara, serta pengamatan (observasi) langsung yang dilakukan oleh penulis dilokasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan bahwa proses penemuan kembali arsip pada Bidang Catatn Sipil ,
Masyarakat memberikan keterangan Tentang tanggal terbit Akta,data- data pengguna Akta Pencarian dilakukan pada Lemari penyimpanan Dilakukan pencarian menggunakan computer Ditelusurilah ekspedisi perjalanan arsip yang ingin ditemukan (jika berada pada Kemudian dilakukan pencarian berdasarkan kode buku Register dalam Lemari penyimpanan Pencarian dimulai dengan memperhatikan tanggal terlebih dahulu dalam lemari
Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Diri dapat dikatakan baik, hal ini dapat dilihat dari kecepatan dan ketepatan dalam menemukan kembali arsip. Jika melihat proses demi proses yang dilakukan dalam upaya penemuan kembali arsip, waktu yang dibutuhkan hanyalah sebentar.