UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh:
Nama : Errin Ovien Situmorang
NIM : 10090310
Departemen : Ilmu Administrasi Negara
Judul : Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan EFektivitas Kerja pengawai pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi
Medan, 28 Maret 2014
Dosen Pembimbing, Ketua Departemen
Ilmu Administrasi Negara,
Dra, Elita Dewi M.SP Drs. M.Husni Thamrin Nst, M.Si
NIP. 1960070419866012002 NIP. 196401081991021001
Dekan
FISIP USU MEDAN
Prof.Dr. Badaruddin, M.Si NIP: 196805251992031002
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
berjudul “ Sistem Penataan Arsip dalam meningkatkan efektifitas Kerja Pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi “ dapat diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu sayarat untuk memperoleh gelar
sarjana(S-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga pada
kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa hormat
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun tidak
langsung kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai, terutama
kepada yang saya hormati:.
1. Bapak Prof.Dr. Badaruddin, M.Si Selaku Dekan fakultas Imu sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak selaku Pembantu Dekan I Fakultas Ilmu sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak M.Husni Tambrin selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi
Negara.Ibu Elita Dewi sebagai sekretaris Departemen Ilmu Administarsi
4. memberikan bimbingan,petunjuk,dan arahan di dalam penyusunan
skrispi ini
5. Bapak Hatta Ridho S.Sos, MSP selaku Dosen Pembimbing Akademik
Penulis yang memberikan arahan dan Motivasi Selama Perkuliahan.
6. Seluruh Dosen dan Staff pengajar Departemen Ilmu Administrasi
Negara yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuanya selama
ini kepada penulis.
7. Kak Mega dan Kak Dian yang telah banyak membantu penulis dalam
mengurus segala keperluan administrasi.
8. Bapak Ramses Situmorang, SH dan Seluruh Staff / pegawai Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi yang telah
memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian,dan
memberikan informasi serta data yang penulis butuhkan.
9. Teristimewa kepada Orang Tua penulis K. Situmorang dan R br Manik
dan seluruh keluarga besarku yang selalu mendoakan, memberikan
motivasi dan pengorbanannya baik dari segi moril, materi kepada
penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
10. Teman seperjuang Bimbingan Jerimia Sinaga yang selalu setia
menunggu dan memotivasi dalam perjalanan dalam penyelesaikan
penulisan skripsi ini.
11.Sahabat ku The Boger Show (Riri,Rati,Ester dan Febi) terimakasih
untuk waktu nya kebersamaan kita selama di bangku
12.Sahabat ku E5R (Efrida,Endy,Ecy,Elverina,Risma) ali, Henderson,
Rizon dan keluarga besar PKS Methodist 1 Medan yang selalu setia
mendegar keluh kesahku, terima kasih buat motivasi dan doa
sahabat-sahabat dan kakak,dan adik2 semua
13.Sahabatku Susan, Fitri yang secara tidak langsung memotivasi dan
mengajarkan kemandirian tanpa bergantung Kepada orang lain dan
terimah kasih sudah menjadi sahabat yang terbaik.
14.Kelompok Magang Desa Sampe Raya ( Martin , calvin .renata ,arta,
santa ,rati, grace ,yodo, jenette, charty, Chandra dan adit ) terimakasih
untuk dukungan beserta doanya dan kebersamaan sewaktu magang
15.Seluruh teman – teman stambuk 2010 dan adik-adik semua yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu terima kasih buat dukungannya .
16.Kepada semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu
persatu,terimaksih telah banyak membantu dengan menuangkan ide dan
masukan yang bersifat membangun selama pembuatan skrispi.
Penulis menyadari dalam penulisan ini masih banyak kekurangan oleh karena
itu,penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak agar skrispi ini dapat
menjadi lebih baik bagi.
Akhir kata,penulis mengucapkan terima kasih.semoga tulisan ini dapat
bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Maret 2014
Penulis
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR GAMBAR ... vi
ABSTRAK ... vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Arsip dan Kearsipan ... 6
2.1.1 Defenisi Arsip dan Kearsipan ... 6
2.1.2Peranan Arsip ... 9
2.1.3 Jenis – jenis Arsip ... 9
2.2 Sistem Kearsipan ... 17
2.3 Sistem Penataan Arsip (Filling System) ... 20
2.3.1 Sistem Penyimpanan ... 28
2.3.2 Penemuan Kembali ... 28
2.4 Efektivitas ... 33
2.4.1. Pengertian Efektivitas ... 33
2.4.1.2 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas ... 34
2.5 Definisi Konsep ... 36
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Bentuk Penelitian ... 38
3.2 Lokasi Penelitian ... 38
3.3 Informan Penelitian ... 39
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 41
3.5 Teknik Analisis Data ... 42
BAB IV DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 4.1 Gambaran Umum Kabupaten Dairi ... 44
4.2 Profil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil ... 44
4.2.2 Visi dan Misi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil ... 44
4.2.3 Tugas Pokok dan Fungsi (Dinas) ... 44
4.3 Tugas Pokok ... 46
4.3.1 Tugas Pokok Kepala Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil 46 4.3.2 Tugas Sekretaris Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil….. 48
4.3.3 Tugas Kepala Sub Bagian Umum Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil………50
4.3.4 Tugas Kepala Sub bagian Keuangan………52
4.3.5 Tugas Kepala Sub Bagian Program dan Pelaporan Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil………54
4.3.6 Tugas Kepala bidang Pendaftaran Penduduk DinaKependudukan Dan Catatan Sipil……….. 58
4.3.7 Tugas Kepala bidang perencanaan dan pengembangan Penduduk Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil……… 61
4.3.8 Tugas Kepala Bidang Catatan Sipil……….. 65
4.4 Syarat – syarat Pengurusan Akta Catatan sipil………..68
BAB V PENYAJIAN DAN ANALISIS DATA 5.1 PENYAJIAN DATA ... 79
5.1.1 Proses Penciptaan Arsip ... 80
5.1.2 penyimpanan Arsip ... 83
5.1.3 Penemuan Kembali ... 86
5.1.4 pemeliharaan ... 89
5.1.5 faktor yang mempengaruhi sistem Penataan Arsip ... 91
5.2 Analisis Data ... 97
5.2.1 Analisis Pelaksanaan sistem Penataan Arsip ... 5.2.2 kriteria dalam meningkatkan efektivitas kerja dalam sistem penataan Arsip ... 104
BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan ... 108
6.2 Saran ... 111
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Buku Register Akta Kelahiran ... 85
Gambar 2 Buku Register Akta Perkawinan dan Kematian ... 86
Gamabar 3 Komputer yang digunakan dalam menyimpan data secara elektronik ... 88
Gambar 4 Alur penemuan Kembali arsip ... 89
Gambar 5 Lemari penyimpanan arsip (sarana) ... 95
ABSTRAK
SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN DAIRI Nama : Errin Ovien Situmorang
Nim : 100903110
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Depertemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi. Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi, informan utama yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil .
Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan dengan baik ,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen /Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi
ABSTRAK
SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN DAIRI Nama : Errin Ovien Situmorang
Nim : 100903110
Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Depertemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi. Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi, informan utama yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil .
Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan dengan baik ,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen /Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang sangat pesat
mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa
batas dan mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam segala bidang. Begitu
pula Manusia membutuhkan informasi guna menyelesaikan berbagai kebutuhan
hidupnya, diantaranya dalam kehidupan organisasi. Pengelolaan Informasi
menjadi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan fungsi
menejemen Birokrasi dalam menghadapi situasi dan kondisi yang sedang
berkembang dengan cepat.
Salah satu informasi yang sangat penting bagi organisasi atau instansi adalah
rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Rekaman tersebut disimpan menjadi
arsip yng diolah dan diatur pada suatu unit kerja yang dikenal dengan unit
kearsipan. Unit kearsipan adalah unit yang melaksanakan tugas pengarahan dan
pengendalian terhadap arsip aktif, penyimpanan dan pengelolaan terhadap
arsip-arsip yang berasal dari unit pengolah . Kearsip-arsipan merupakan bagian kantor yang
sangat penting, karena Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran
jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu
organisasi. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus
memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya
dalam mencapai tujuannya.
Kearsipan berperan penting dalam administrasi yang mempunyai kegunaan
perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan ,
pembuatan laporan penilaaian pengendalian dan pertanggung jawaban dengan
setepat-tepatnya. Karena memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip
haruslah dikelolah secara baik dan benar dengan suatu sistem yang baik dan
benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga
keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan seperti yang di amanatkan dalam
Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
Bab 2 Pasal 3 bagian F dapat tercapai yaitu untuk menjamin keamanan dan
keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada
zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang
belum melaksaan penataan dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang
hanya ditumpuk digudang sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali
apabila diperlukan. Ini akibat dari kearsipan dianggap kurang penting terutama
bagi mereka yang belum mengerti tentang tujuan serta fungsi dan peranan arsip
itu sendiri sehingga arsip tidak terpeliharaa dan terawat dengan semestinya.
Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap
pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat
digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat
dengan biaya se- rendah mungkin.Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata
naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management),
dan tata kearsipan statis (archives management). Setiap pegawai perusahaan dituntut
agar dapat bekerja efektif dan efesien dalam menunjang tujuan perusahaan,
supaya pegawai dapat bekerja efektif dan efesien, kualitas dan kuantitas harus
sesuai kebutuhan perusahaan. Pegawai yang kurang mampu, kurang cakap, dan
tidak terampil dapat mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Supaya hal ini tidak terjadi, maka pekerjaan yang akan diselesaikan harus
dilaksanakan seefektif mungkin.
Efektivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaian tujuan
operatif dan operasional. Konsep tingkat efektivitas organisasi menunjuk pada
tingkat sejauh mana organisasi melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi
sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai dengan menggunakan secara
optimal alat-alat dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam
melaksanakan tugas, serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang
dapat dilihat dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi
anggota-anggota yang ada di sekitarnya. Oleh karena itu sudah saatnya memperbaiki pola
pikir dan budaya kerja organisasi guna meningkatkan efektivitas kerja. Untuk
meningkatkan efektivitas kerja pegawai dapat diawali dengan menciptakan sistem
administrasi yang baik, karena administrasi merupakan bagian terluar dari suatu
organisasi.
Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi merupakan
instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan
data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan
informasi administrasi kependudukan serta pendayagunaan hasilnya untuk
menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data
kependudukan Setiap saat membutuhkan informasi baik dalam surat atau
dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah satu
bahan dalam rangka pengambilan keputusan dan menunjang efektivitas kerja,
maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur
berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan
semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja.
Salah satu kunci pokok dari suatu organisasi atau perusahaan yang baik,
dapat dikatakan terletak pada penanganan arsip yang sederhana, sistem dan
efisiensi apabila sistem yang dilaksanakan sudah berjalan dengan baik sudah tentu
tidak akan terjadi kekacuan administrasi dalam perkantoran atau perusahaan
tersebut. Oleh karena itu, berdasarkan uraian di atas penulis merasa tertarik untuk
mengadakan peneltian Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan Efektivitas
Kerja Pengawai Pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil
Kabupaten Dairi.
I.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang tersebut diatas, maka diperlukan
perumusan masalah yang sangat berguna bagi arah dan langkah penelitian untuk
lebih jelas.Adapun perumusan masalah yang dapat diajukan dalam penelitian ini
I.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip pada Kantor Dinas
kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.
2.Untuk mengetahui bagaimana efektivitas pegawai dalam penataan Arsip
pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.
I.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Secara subjektif, sebagai salah satu tahap untuk melatih dan mengembangkan
kemampuan berfikir ilmiah dan kemampuan untuk menuliskannya di dalam
bentuk karya ilmiah berdasarkan kajian-kajian teori yang diperoleh dari Ilmu
Administrasi Negara. Dan Secara praktis, sebagai masukan atau sumbangan
pemikiran bagi instansi terkait mengenai sistem kearsipan Kantor Dinas
kependudukan Kabupaten Dairi.
2. Secara akademis, sebagai referensi bagi kepustakaan Depertemen Ilmu
Administrasi Negara dan bagi kalangan penulis lainnya yang tertarik di dalam
bidang ini. Dan Sebagai informasi yang bermanfaat dalam menambah
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Teori merupakan serangkaian asumsi, konsep, konstruksi, defenisi, dan
proposisi untuk menerangkan suatu fenomena sosial secara sistematis dengan cara
merumuskan hubungan antar konsep (Singarimbun, 1998 : 37). Kerangka teori adalah
bagian dari penelitian, tempat peneliti memberikan penjelasan tentang hal-hal yang
berhubungan dengan variabel pokok, sub variabel atau pokok masalah yang ada
dalam penelitian (Arikunto, 2002 : 92).
2.1 Defenisi Arsip dan Kearsipan
Secara etimologi, istilah arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Arche” yang
berarti permukaan, kemudian kata arche berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang
berarti catatan, selanjutnya kata Ta Archia berubah lagi menjadi kata “Archeion“
yang berarti gedung pemerintah yang di dalamnya terdapat tempat arsip dan
kemudian dalam bahasa Latinnya berbunyi “archium” dari kata inilah lahir kata
Arsip. Sementara itu dalam bahasa Belanda kata arsip disebut “archief“ dan dalam
bahasa Inggris disebut “Record“ yang pada hakekatnya semua berujung pada
pengertian yang sama yakni penyimpanan warkat, yang bermakna suatu bentuk
pekerjaan tata usaha, yang berupa penyusunan warkat dengan tujuan agar dapat
dengan mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan.Arsip sebagai simpanan
surat-surat penting; dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan
dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Lalu Hendi Haryadi (2009:42)
mendefinisikan arsip sebagai berikut :
1. Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,
kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan umumnya,
2. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya
dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara
fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku)
dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama
diperlukan.
Selanjutnya The Liang Gie (201:118) mengungkapkan bahwa Arsip adalah
suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan. Sedangkan
menurut Amsyah (1996:3), Arsip adalah setiap catatan ( record / warkat ) yang
tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar, yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam dalam kertas, kertas film, media computer, dan sebagainya. Lalu, Basir
Barthos (1989:1) mendefinisikan Arsip adalah suatu badan (Agancy) yang melakukan
segala kegiatan pencatatan, penanganan, dan pemeliharaan surat-surat yang
mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut
soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan
sistem tertentu yang dipertanggungjawabkan. Sementara itu Drs. Sutarto (1980:168)
mendefinisikan arsip sebagai sekumpulan warkat yang memiliki guna tertentu yang
disimpan secara sistematis dan setiap saat saat diperlukan dapat diketemukan kembali
dengan cepat.
M.N Maulana (1979:23) mendefenisikan arsip berdasarkan fungsinya yakni
metode atau cara untuk membantu memberikan penjelasan dan keterangan kepada
belum selesai, terutama persoalan yang berhubungan dengan lembaga, departemen,
atau perusahaan swasta. Apabila persoalan tersebut telah selesai, maka fungsi arsip
itu menjadi benda arsip dan disimpan menurut sistematisnya.Sedangkan berdasarkan
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Bab 1
Pasal 1 poin ke 2 mendefinisikan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermsyarakat, berbangsa, dan bernegara”
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) Arsip adalah Segala kertas naskah,
buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta
dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau
kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena pentingnya informasi yang
terkandung di dalamnya.
Menurut Sedarmayanti (1992 : 55) kearsipan adalah kegiatan mengatur
dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan
serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Menurut
Mulyono (2003:3) kearsipan adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat
penyimpanannya yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dahulu
kembali dengan mudah dan cepat. Sedangkan Maulana (1974:18) memberikan
rumusan bahwa filling adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan
dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum
dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Biasanya untuk keperluan filling
ini diperlukan lemari, laci cabinet, dari baja tahan karat atau dari kayu yang
terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
1.5.1.2 Peranan Arsip
Peranan Arsip Sedarayant i(2003:19) Sebagai sumber informasi,maka arsip
dapat membantu mengigat pengambilan keputusan secara cepat dan tepat
mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa peranan
arsip adalah sebagai:
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau pembuktian (bukti otentik)
3. Bhan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organsasi mengigat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan Ilmiah lainya.
2.2Jenis Arsip
Berdasarkan fungsi dan kegunaanya arsip dapat dibedakan menjadi 2
yaitu:
1. Arsip Dinamis
Basri Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis adalah arsip yang
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Selanjutnya, dalam Undang – Undang Negara Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 pasal 1 bagian 3 mendefinisikan arsip dinamis adalah arsip yang
digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan disimpan selama
jangka waktu tertentu.
Sementara itu, Badri Munir Sukoco (2006:84) mendefinisikan Arsip
dinamis dengan pengertian informasi terekam, termasuk data dalam sistem
komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam
transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.
Kemudian Anglo-Saxon yang dikutip oleh Sustiyo-Basuki (2003:14)
mendefinisikan arsip dinamis adalah dokumen yang masih digunakan untuk
perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, dan keperluan lain.
Dengan beberapa pendapat diatas tentang arsip dinamis, maka dapat kita
pahami bahwa arsip dinamis adalah arsip yang memiliki nilai penting karena
dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan administrasi
Negara. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa, arsip dinamis sendiri
dibedakan atas dua pembagian jenis arsip yakni arsip aktif dan arsip inaktif. Basir
Barthos (1990:4) mendefinisikan Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara
langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengelolah, dan arsip inaktif
adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh
dinamis aktif memiliki peranan yang aktif dalam proses penyelenggaraan
administrasi Negara karena keberadaannya sangat diperlukan bagi kelancaran
kegiatan organisasi yang frekuensi kegunaannya sebagai berkas kerja yang tinggi,
sementara arsip dinamis inaktif, keberadaannya tidak secara langsung diperlukan
dalam proses administrasi Negara.
Dalam proses pengarsipan dokumen fisik (manual) perlu terlebih dahulu
dilakukan pengklasifikasian terhadap setiap dokumen yang akan diarsipkan.
Menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco (2006:99) ada lima
jenis umum dokumen fisik (manual) dan yaitu :
1. Jenis dokumen korespondensi ( termasuk surat, memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen lain ) dimana untuk jenis dokumen ini
sistem penyimpanan ( pengarsipan ) yang sering digunakan adalah dengan
sistem pengelolaan dan pengarsiapan yang menggunakan berkas subjek
yang dapat membedakannya dengan dokumen yang lain.
2. Jenis dokumen transaksi misalnya formulir atau korespondensi yang
memberikan bukti adanya transaksi, dimana sistem pengelolaan dan
pengarsipan yang digunakan untuk jenis dokumen ini adalah dengan
melakukan susunan alfabetis atau numerik berdasarkan nama atau
pengenal numeric.
3. Dokumen proyek yang antara lain korespondensi, nota, dan data lain yang
terkait dengan proyek tertentu, seperti pengembangan produk maupun
pelaksanaan kegiatan proyek. Untuk jenis data ini, pengelolaan dan
proyek atau nomor. Sering kali penyimpanan menurut nama proyek atau
nomor ini dibagi lebih lanjut menurut subjek dan klasifikasi.
4. Dokumen (berkas) kasus yang berupa berkas klaim, tuntutan hukum,
kontrak, asuransi, rekaman medis, dan dokumen personalia lainnya yang
lazim merujuk pada personil atau property tertentu. Untuk jenis dokumen
ini, pengelolaan dan pengarsipannya dilakukan dengan cara
menyimpannya berdasarkan nama atau nama kelompok atau diindeks
menurut nomor dokumen atau berkas.
5. Dokumen atau berkas khas yang berupa peta dan gambar rekayasa, pita
atau tapes, foto sinar x, foto gambar, kliping, dan berkas rujukan tercetak
lainnya. Untuk jenis dokumen ini, pengelolaan dan pengarsipannya
dilakukan dengan menyimpan berkas berdasarkan nomor indeks yang
berdasarkan abjad.
Selain itu, arsip dinamis juga memiliki beberapa fungsi. Sulistyo-Basuki
(2003: 31) menguraikan fungsi arsip dinamis yakni:
1. Merupakan Memori Untuk Badan Korporasi (organisasi)
Arsip dinamis merupakan memori bagi badan korporasi (organisasi), hal
ini diperlukan karena karyawan sebuah badan korporasi (organisasi) memiliki
ingatan yang terbatas, bila terjadi sebuah peristiwa maka hasil ingatan karyawan
akan berbeda walaupun menghadapi peristiwa yang sama. Untuk mencegah
adanya memori yang sukar untuk dipahami dan mungkin saling bertentangan,
badan korporasi (organisasi) mengandalkan informasi terekan di dalam arsip
akurat diperlukan untuk menjadi informasi latar belakang bagi perencanaan masa
mendatang sekaligus memanfaatkan pengalaman masa lampau.Karena itu arsip
dinamis merupakan sumber daya badan korporasi (organisasi) sekaligus aset bagi
badan korporasi (organisasi).Sebagi sumber daya, arsip dinamis menyediakan
informasi sedangkan sebagai asset arsip dinamis menyediakan dokumentasi.
2. Pengambilan Keputusan Menejemen
Untuk mengambil keputusan yang tepat, menejer harus memperoleh
informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang
diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan
keputusan bersumber pada arsip dinamis. Proses pengambilan keputusan meliputi
penentuan masalah, mengembangkan alternative, menilai alternative, memilih dan
menerapkan pemecahan yang terbaik dan menilai keputusan yang sudah diambil.
Untuk mengambil keputuasan professional, menejer harus memiliki informasi
latar belakang (dokumentasi yang disajikan oleh arsip dinamis), dasar untuk
menilai alternative (ramalan, pengalaman masa lampau, konsekuensi keputusan
yang diambil oleh badan korporasi (organisasi) lainnya, semuanya disediakan oleh
arsip dinamis) dan alat untuk menilai keputusan (balikan dan mekanisme control
yang disediakan oleh arsip dinamis).Arsip dinamis juga menyediakan informasi
yang diperlukan untuk keputusan terprogram atau rutin.Jenis keputusan semacam
ini dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur, dan peraturan badan korporasi
(organisasi) yang mapan. Semuanya itu merupakan bagian dari arsip dinamis
badan korporasi ( organisasi).
Dengan semakin banyaknya orang, badan korporasi yang mengadukan
atau menuntut badan korporasi (organisasi) maka semakin lama manajemen arsip
dinamis semakin diperlukan. Bilamana sebuah badan korporasi (organisasi)
menggugat badan korporasi (organisasi) lain, maka arsip dinamis menyediakan
dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di pengadilan. Dokumentasi yang
jelas dari maksud dan tindakan sebuah badan korporasi (organisasi) merupakan
pengamanan dan perlindungan terhadap litigasi.Karena itu perlu adanya sistem
arsip dinamis.
4. Mengurangi Biaya Dan Volume Penggunaan Kertas
Banyak pimpinan menjadi pusing akibat bertambahnya volume kertas
yang diperlukan serta meningkatnya biaya yang dikaitkan dengan penciptaan,
penggunaan, penyimpanan, dan pemusnahan arsip dinamis.Maka perlu perhatian
terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan yang berimbas pada biaya
pemeliharaannya.Untuk itu dibutuhkan ancangan sistematis terhadap konsep arsip
dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan, dalam
upaya mengendalikan volume kertas yang meningkat dan biaya penciptaan,
penggunaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis yang semakin
meningkat.
5. Efisiensi Badan Korporasi (Organisasi)
Bilamana seseorang tidak dapat menemukan informasi yang diperlukan
untuk mengembangkan secara efisiensi dan menilai alternatif, maka yang ada
hanyalah frustasi belaka.Sebuah statistik menunjukkan bahwa karyawan
yang salah tempat. Waktu yang hilang tersebut sama saja dengan pembuangan
waktu serta hilangnya waktu yang produktif bagi karyawan yang memerlukan
informasi. Badan korporasi (organisasi) akan mengalami inefisiensi bilamana
informasi yang diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis
terhadap menejemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna
meningkatkan efisiensi karyawan dan akhirnya juga badan korporasi (organisasi).
6. Ketentuan Hukum
Banyak badan korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja,
pesanan dari pemerintah sehingga badan korporasi (organisasi) tersebut hahus
beroperasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur pemerintah.Arsip dinamis yang
ada di badan korporasi (rganisasi) tersebut yang ada kaitannya dengan pemerintah,
tunduk pada retensi dan criteria pemusnahan arsip inaktif di samping juga tunduk
pada ketentuan badan korporasi (organisasi). Bilamana ada pemeriksaan, badan
korporasi (organisasi) yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari
pemerintah harus mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa.
7. Rujukan Historis
Arsip dinamis merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi
untuk masa depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi
mendatang.Bilamana rekaman tersebut hilang atau rusak, sebagian besar
informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali.Bagian
informasi yang diperoleh kembali seringkali hanya merupakan hasil ingatan
Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan,
prosedur, operasi, dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan, dan
perorangan untuk itulah arsip dinamis perlu dikelola dengan baik agar bermanfaat
bagi pencipta, penerima, dan pemakainya.
2. Arsip Statis
Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi bagi organisasi tetapi
karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap disimpan dan dipelihara.
Dengan kata lain karena arsip yang bersangkutan memiliki nilai berkelanjutan
setelah nilai bagi manajemen selesai. Data yang terkandung di dalam arsip
kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Bukan lagi untuk
kepentingan manajemen tetapi yang utama untuk kepentingan yang sifatnya luas,
seperti untuk penelitian, dan kepentingan masyarakat lainnya. Ini berarti bahwa
arsip statis sifatnya terbuka, dalam arti dapat dibuka dan disediakan untuk
masyarakat yang memerlukannya. Hal ini berbeda dengan arsip dinamis yanng
sifatnya tertutup. Pihak lain yang tidak berkepentingan tidak diperkenankan untuk
mengetahui isi informasinya. Namun meskipun arsip dinamis bersifat terbuka,
masih ada beberapa pembatasan terhadap arsip-arsip tertentu. Upaya pembatasan
ini antara lain dalam rangka keamanan negara dan melindungi kepentingan
organisasi atau perusahaan. Contoh arsip statis: undang-undang, peraturan
2.3 Sistem Kearsipan
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran filling system adalah rangkaian tata
cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam menyimpan warkat-warkat
dengan secara cepat. Menurut Atmosudirjo (1990:3) sistem kearsipan adalah sistem
penerbitan (Ordenan/arranging) dan penguraian (beschrijven/deskription) daripada
bahan-bahan arsip sedemikian rupa sehingga semua bahan arsip setiap waktu dapat
dipergunakan oleh pimpinan organisasi.
Dengan demikian Sistem Kearsipan mempunyai sejumlah komponen yang
saling berinteraksi untuk mencapai tujuan, dapat dikatakan bahwa kearsipan
merupakan suatu sistem informasi manajemen.Komponen sistem kearsipan meliputi
pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metoda dan
evaluasi.Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan
bersama-sama untuk mencapai tujuan.
Tujuan kearsipan secara umum tercakup dalam Undang-Undang Nomor 43
tahun 2009 pasal 3 point (f) tentang maksud dan tujuan penyelenggaraan kearsipan
bertujuan untuk “menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara”.
Untuk mencapai tujuan tersebut setiap instansi harus mampu menjalankan
suatu sistem kearsipan yang baik. Menurut Wursanto (1991:30) Sistem kearsipan
yang dijalankan oleh suatu instansi dikatakan baik apabila mempunyai ciri-ciri
sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan, Sistem kearsipan harus mudah dilaksanakan, sehingga
tidak menimbulkan kesulitan, baik dalam penyimpanannya maupun dalam
penemuan kembali.
b. Mudah dimengerti, Sistem kearsipan harus mudah dimengerti oleh para
pegawai kearsipan sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan dalam
sistem kearsipan harus disesuaikan dengan jenis dan luas lingkup kegiatan
organisasi.
c. Murah/Ekonomis, Sistem kearsipan yang diselenggarakan harus
murah/ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran
dana/biaya maupun dalam pemakaian tenaga, peralatan atau perlengkapan
arsip.
d. Tidak memakan tempat, Yang dimaksud tempat adalah tempat menyimpan
arsip-arsip yang harus disimpan oleh badan pemerintah. Tempat penyimpan
dapat berupa ruangan, bangunan atau gedung (gudang arsip=archives
storage). Rak arsip, almari dan sebagainya.Terlepas dari jenis dan bentuk
tempat yang dipergunakan pada dasarnya sistem kearsipan yang dilaksanakan
jangan terlalu banyak memakan tempat.
e. Mudah dicapai, Sistem kearsipan yang dilaksanakan harus memungkinkan
arsip-arsip yang disimpan mudah, cepat ditemukan, diambil dan dikembalikan
apabila sewaktu-waktu diperlukan lagi.
f. Cocok bagi organisasi, Sistem kearsipan yang dilaksanakan hendaknya cocok
atau sesuai dengan jenis dan luas lingkup kegiatan organisasi. Suatu sistem
kearsipan bagi suatu organisasi belum tentu baik/cocok apabila dilaksanakan
oleh organisasi lain.
g. Fleksibel atau luwes, Fleksibel atau luwes berarti system filling yang
dipergunakan dapat diterapkan disetiap satuan organisasi dan dapat mengikuti
perkembangan organisasi. Perlu diingat bahwa organisasi bersifat dinamis,
berubah yang disebabkan oleh perkembanagn organisasi.Oleh karena itu
sistem harus ditetapkan bersama dengan perencanaan tujuan organisasi.
h. Dapat mencegah kerusakan dan kehilangan arsip, Salah satu tujuan kearsipan
antara lain adalah menyimpan dengan baik, memelihara dan mencegah dari
berbagai macam bentuk kerusakan. Oleh karena itu sistem kearsipan yang
dilaksanakan harus dapat mencegah campur tangan orang-orang yang tidak
bertanggungjawab, yang tidak berwenang bertugas dalam bidang
kearsipan.Arsip-arsip harus terpelihara dari berbagai macam bentuk
kerusakan.Yang disebabkan oleh binatang, serangga, rayap dan kelembaban
udara.
i. Mempermudah pengawasan, Untuk mempermudah pengawasan dalam bidang
kearsipan sistem kearsipan yang dilaksanakan dibantu dengan
mempergunakan berbagai macam perlengkapan/peralatan, misalnya : Kartu
indeks, Lembar pengantar, lembar petunjuk silang, kartu pinjam arsip atau out
slip dan sebagainya.
Dari pemaparan diatas, dapat kita simpulkan bahwa yang dimaksud dengan
sistem kearsipan adalah suatu tata cara dalam pengelolaan dan pengurusan arsip yang
dimulai dari sejak saat penciptaan sampai dengan pemusnahan atau pelestarian arsip
yang menggunakan aturan dan prosedur sehingga apabila diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat, tepat, dan lengkap.
2.4 Sistem Penataan Arsip (Filing System)
Arsip merupakan alat pengingat, baik bagi organisasi maupun bagi
mungkin agar memudahkan penemuan kembali wakat yang
sewaktu-waktu diperlukan. Oleh sebab itu penataan sangat diperlukan untuk
mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat
diperlukan secara cepat da tepat sehingga diperlukan Metode penyimpanan
atau Sitem Penataan Arsip.
2.4.1 Sistem Penyimpanan
Menurut Amsyah (2000:71), penyimpanan arsip adalah pekerjaan
yang dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat
yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya
baik yang diterima maupun yang dikeluarkan oleh suatu organisasi kantor
diselesaikan isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah maka
selanjutnya adalah melaksanakan penataan yang mengarah kepada
penyimpanan benda-benda arsip tersebut.
Menurut The Liang Gie (2000) dalam Badri Munir Sukoco (2006:88) ada
beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen yakni :
1.Sistem Kronologis yakni sistem yang menggunakan kalender sebagai
patokan pengindeksan.
2. Sistem Abjad yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan urutan
3. Sistem Subjek yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan isi dari
dokumen yang bersangkutan.Sistem ini terkenal sulit dalam
pengelolaannya.
4.Sistem Numerik yakni sistem yang pengindeksannya berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan.
Menurut Amsyah (2000:71), penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang
dilaksanakan pada penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut sewaktu-waktu
diperlukan. Setelah surat, naskah, warkat atau sejenisnya baik yang diterima
maupun yang dikeluarkan oleh suatu organisasi kantor diselesaikan
isi/maksud/masalahnya oleh satuan kerja pengolah maka selanjutnya adalah
melaksanakan penataan yang mengarah kepada penyimpanan benda-benda arsip
tersebut.
Menurut Quible dalam Badri Munir Sukoco (2006:96) ada tiga sistem
penyimpanan dokumen yang dapat diaplikasikan oleh suatu organisasi, yakni :
a. Sistem penyimpanan terpusat ( sentralisasi ), dimana dalam sistem
sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan, unit bawahan yang
ingin menggunan dokumen dapat menghubungi pusat penyimpanan arsip untuk
dapat menggunakan dokumen sesuai dengan keperluan. Keuntungan dari sistem
penyimpanan arsip dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki
(2003:165) adalah :
(1) Mencegah duplikasi. Bila setiap kertas yang bertautan dengan sebuah
maka berbagai tembusan yang dibuat untuk keperluan subyek atau
susunan tersebut terkumpul menjadi satu, sehingga hanya satu saja yang
disimpan sedangkan kertas lain (tembusan) dapat dimusnahkan.
(2) Layanan yang lebih baik. Bila menggunakan sistem pemberkasan
terpusat (centralized filing system), maka karyawan terlatih dapat
digunakan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada bagian
lain. Bila seorang stenographer diminta untuk memberkaskan atau
menjajarkan (filling) maka besar sekali kemungkinan akan terjadi
kesalahan karena memang bukan tugasnya. Dengan demikian sistem
akan terhambat. Lain halnya bila menggunakan tenaga yang terlatih dan
terampil yang dilatih khusus untuk tugas pemberkasan.
(3) Adanya keseragaman. Semua arsip terpusat, pengelolaan dan
penyimpanannya dilakukan secara seragam serta memudahkan
pengawasan.
(4) Menghemat waktu. Dikatakan menghemat waktu karena hanya ada satu
tempat saja untuk memberkaskan bahan serta satu tempat saja untuk
menemukannya, maka pemakai akan menghemat waktu bila mencari
informasi. Pemakai tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain hanya
untuk mencari informasi.
(5) Menghemat ruangan, peralatan dan alat tulis kantor. Dikatakan
menghemat karena tidak ada duplikasi arsip dinamis dan perlengkapan.
Ruang yang digunakan juga semakin sedikit karena hanya ada satu orang
sehingga dapat menghemat dalam hal pengadaan barang dan
perlengkapan.
(6) Jasa kepada bagian lain. Sistem pemberkasan terpusat membebaskan
bagian lain dari masalah pemeliharaan arsip dinamis dan membantu
mereka memusatkan perhatian pada aktivitas mereka.
(7) Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu.
(8) Adanya keseragaman dalam penanganan pendidikan dan pelatihan bagi
manajer arsip dinamis.
(9) Pelayanan arsip dinamis di bawah satu atap.
Adapun yang menjadi kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen
dengan sistem sentralisasi menurut Sulistyo-Basuki (2003:166) adalah :
(1) Kesulitan fisik. Beberapa bagian letaknya jauh dari pusat pemberkasan
dan ini berarti membuang waktu atau terjadi penundaan.Juga perlu waktu
untuk membawa arsip dinamis dari kamar berkas ke kamar petugas yang
memerlukan.
(2) Kebocoran informasi. Terjadinya kebocoran informasi ini dapat terjadi
karena beberapa berkas di tempatkan di ruang pusat, akan terjadi
kekhawatiran publisitas masalah penting antara berbagai bagian yang
berbeda-beda. Namun hal ini dapat dicegah dengan menunjuk petugas
yang bertanggung jawab atas segala berkas dan hanya dialah yang
mengizinkan berkas keluar masuk bukan orang lain. Hal ini dilakukan
petugas tertentu atau dengan cara menyimpan berkas rahasia di bagian
masing-masing.
(3) Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan.
Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk,
misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama
tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.
Dalam hal ini disarankan agar salinan yang dijajarkan di ruang arsip
dinamis pusat disusun menurut kebutuhan mutakhir dan tembusan
tambahan dari kertas yang sama disimpan di bagian lain.
(4) Adanya ketakutan akan hilangnya arsip dinamis. Ketakutan akan
hilangnya arsip dinamis ini dapat saja terjadi karena tidak adanya
duplikasi, sehingga bila arsip dinamis di pusat arsip dinamis hilang maka,
arsip dinamis tersebut akan hilang selama-lamanya. Karena itulah maka
disarankan untuk memiliki turunan masing-masing arsip dinamis di
berkas bagian.
(5) Pemakai tidak langsung memperoleh arsip dinamis bila diperlukan. Ada
kecenderungan di kalangan manajer agar arsip dinamis yang dihasilkan
oleh organisasi, perusahaan, atau badan mereka disimpan di bawah
pengawasan menejer arsip dinamis, sehingga untuk meminjam arsip
diperlukan izin dari pihak manajer arsip terlebih dahulu.
b. Sistem penyimpanan desentralisasi, dimana dalam sistem desentralisasi,
pengelolaan dan penyimpanan dokumen diserahkan kepada masing–masing unit.
menggunakan sistem desentralisasi juga mempunyai kelebihan dan kekurangan
dalampenerapannya. Kelebihan dari penerapan sistem desentralisasi dalam proses
penyimpanan dokumen adalah :
(1) Dekat dengan pemakai sehingga manajer arsip dinamis yang berada di
badan korporas (organisasi) dapat langsung mengawasi pengelolaan dan
penyimpanan arsip dinamis.
(2) Sistem desentralisasi sangat cocok jika informasi rahasia yang berkaitan
dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.
(3) Sistem desentralisasi memungkinkan penyimpanan berkas yang relevan
dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan sehingga
menghemat waktu dalam pengangkutan berkas.
(4) Dalam sistem pemberkasan terpusat mungkin ada waktu yang terbuang
dalam menentukan lokasi dokumen. Hal itu tidak terjadi pada sistem
desentralisasi karena hal tersebut dapat dicegah.
Kelemahan dari sistem penyimpanan dokumen dengan sistem desentralisi
menurut Sulistyo-Basuki (2003:167) adalah :
(1) Pengawasan oleh manajer arsip sulit dilakukan karena letak dokumen
tersebar disemua bagian yang ada dalam organisasi.
(2) Terjadi duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor, sehingga
(3) Pekerjaan penberkas di bagian-bagian sangat kecil sehingga sulit untuk
melatih tenaga pemberkas yang terlatih. Jadi, keuntungan spesialisasi
tidak diperoleh dalam sistem desentralisasi.
(4) Sistem desentralisasi akan mengalami kesulitan pemberkasan dalam hal
dokumen yang relevan yang berkaitan dengan dua bagian atau lebih.
(5) Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan.
(6) Masing-masing bagian menyimpan arsip aktifnya sehingga arsip dinamis
aktif yang saling berkaitan tersebut tersebar di berbagai tempat, sehingga
sulit untuk melakukan pencarian jika dibutuhkan.
(7) Masing-masing bagian cenderung mengamankan arsip dinamis aktif
dalam berbagai cara dengan imbas bahwa pengamanan arsip dinamis
tidak cukup dan lemah.
c. Sistem penyimpanan kombinasi, dimana dalam sistem kombinasi masing–
masing bagian atau unit, menyimpan dokumennya sendiri, dibawah kontrol sistem
terpusat. Pada sistem penyimpanan kombinasi, tanggung jawab sistem berada di
pundak manajer dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung
jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen dalam sebuah organisasi.Pada
sistem kombinasi ini, masing-masing bagian dalam organisasi menyimpan arsip
dinamisnya di bawah control dari sistem terpusat.Arsip dinamis yang disimpan
pada masing-masing bagian lazimnya adalah arsip dinamis yang menyangkut
personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan pejualan.Pada sistem kombinasi,
tanggung jawab sistem berada di pundak menejer arsip dinamis atau petugas yang
(organisasi). Petugas inimenyusun jaringan sistem control dan prosedur
operasional sistem kearsipan. Sistem kombinasi lazimnya dipakai oleh perusahaan
yang memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
Sistem kombinasi ini memiliki keuntungan sebagai berikut :
(1) Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.
(2) Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta arsip dinamis
yang hilang.
(3) Menekan duplikasi arsip dinamis.
(4) Memungkinkan pengadaan terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang
lebih baik.
(5) Memudahkan control gerakan arsip dinamis sesuai dengan jadwal retensi
dan pemusnahan.
(6) Adanya keyakinan menejemen di kalangan pengelola arsip dinamis.
Di segi lain sistem kombinasi memiliki kerugian sebagai berikut :
(1) Arsip dinamis yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama
sehingga menyulitkan penggunaannya.
(2) Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada.
(3) Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi dibawa ke
2.4.2 Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau
arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan tepat. Penemuan
kembali arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat
penyimpanannya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung
dalam dokumen itu dapat ditemukan guna sesuatu tindakan pengambilan
keputusan yg dikutip dalam jurnal Penemuan kembali Arsip, Proyek P2KA
Depdikbud Tahun 1977/1978 Rayon Palembang.
Untuk menemukan kembali dokumen atau arsip dalam waktu yang cepat
dan tepat sudah tentu menghendaki suatu cara atau sistem. Oleh karena itu sistem
penemuan kembali suatu dokumen atau arsip sangatlah erat hubungannya dengan
sistem penyimpanannya. Tanpa mengetahui sistem penyimpanannya maka
penemuan kembali sesuatu dokumen atau arsip akan mengalami kesulitan.
Menurut Soedjatmiko (1977:12),Dalam pola baru sistem kearsipan sarana
utama pencarian dokumen atau arsip adalah : indeks, kode dan petunjuk silang.
Dimana :
1. Indeks ialah kata tanggap (caption, catch word) yang dapat berupa nama
orang, nama badan atau organisasi, masalah (subject) dan nama tempat
(Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, desa jalan dan sebagainya)
2. Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan
tanda-tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. Sesuai
dengan fungsi dan kegunaannya, kode harus sederhana, singkat, mudah
3. Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa
masalah, nama orang, nama badan atau organisasi dan nama tempat.
Petunjuk silang ini mengandung pengertian bahwa kata tangkap yang tidak
kita pergunakan menunjuk pada kata tangkap yang kita pergunakan atau
kata tangkap yang kita pergunakan menunjukkan hubungan dengan kata
tangkap yang juga kita pergunakan.
Saat ini semakin meningkat penggunaan computer otomatis (tata usaha
kantor) untuk penemuan kembali surat/file yang cepat dan tepat. Tetapi computer
pun tidak mungkin dapat berfungsi dengan baik kalau informasi atau data yang
terdapat dalam file tidak tersusun dengan baik dan sistematis pula. Penemuan
kembali secara manual harus baik/sistematis terlebih dahulu sehingga untuk
selanjutnya otomatisasi penemuan kembali surat/file.
Selanjutnya dalam proses pengarsipan dokumen, suatu organisasi
memerlukan sistem menejemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas
atau dokumen yang efektif. Pengelola dokumen perlu mengetahui dimana suatu
dokumen atau berkas berada, apakah berada pada tangan pemakai, apakah berada
pada rak penyimpanan, atau berada di tempat lain. Untuk keperluan sistem
pelacakan, menurut Basuki (2003) yang dikutip oleh Badri Munir Sukoco
(2006:120) dapat menggunakan dua sistem yakni :
a. Sistem Hastawi ( Manual )
Sistem hastawi (manual) digunakan untuk mengendalikan dokumen yang
belum masuk ke berkas tertentu ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk
1. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam atau
tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini
relatif mudah digunakan, namun kurang efisien, hal ini dikarenakan
sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
2. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing – masing
dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau
menurut nomor yang digunakan.
3. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan di tempat dokumen bila dokumen
itu di pinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka
sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy)
yang menunjukkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan
berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
4. Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
1. Perekam dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya.
2. Penggunaan barcode untuk melacak dokumen.
3. Perekam secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara
terpusat atau terdesentralisasi.
4. Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak
jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena
sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen
cara sebelumnya ialah dengan telepon, pemberitahuan lisan, ataupun
mengirim slip transfer berkas.
b. Sistem Barconding
Sistem barcoding adalah sistem pengelolaan dokumen yang dilakukan
dengan cara memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertical pada
dokumen yang diarsipkan. Dalam sistem pengarsipan yang berbasis barcoding,
setiap lokasi atau dokumen memperoleh sandi blok yang unik, dan untuk
membacanya digunakan barcode scanner yang adalah alat baca sandi balok
jinjing, dimana alat baca ini dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas
atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan
portable barcode reader yang dapat menandaii sandi balok pemakai atau lokasi,
dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga
pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.
Dalam suatu organisasi, kantor, ataupun instansi, sangat lazim terjadi
kehilangan berkas atau salah tempat dalam menempatkan suatu dokumen, hal ini
dikarenakan staf yang bertanggung jawab atas dokumen-dokumen sering kali
menyerahkan dokumen kepada orang lain tanpa mencatat pada buku peminjaman.
Untuk mengurangi tingkat kehilangan ini, perlu dilakukan pengelolaan dengan
sistem barcode karena dengan sistem ini, berkas akan dapat dilacak
keberadaannya. Keuntungan lain dari sistem ini, adalah dokumen yang diarsipkan
mudah untuk di-upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan
Diatas telah dibahas secara garis besar tentang sistem penyimpanan dan
temu balik secara manual. Dipihak lain juga telah dikemukakan kemungkinan
penerapan otomatisasi dibidang pengurusan surat. Otomatisasi dapat pula
diterapkan pada penyimpanan dan temu balik dokumen.Sistem penyimpanan dan
temu balik secara elektronik adalah merupakan penyimpanan dan temu balik
melalui bantuan computer.
Dengan menggunakan bantuan Komputerisasi akan diperoleh kemudahan
melalui Word Processing (WP) yang sering digunakan negara-negara maju karena
lebih menghemat waktu dalam sistem pemberkasan dalam Martono (1997:137)
Namun tidak terlepas dari sistem manual, untuk penyimpanan arsip elektronik
digunakan sistem masalah, pola klasifikasi dengan kodenya. Kemantapan
klasifikasi yang ada akan sangat membantu dalam penggunaan sistem computer.
2.5.1 Defenisi Efektivitas
Terkadang banyak orang yang menyamakan makna efektivitas dengan
efisiensi, namun sebenarnya keduanya memiliki makna yang berbeda. Efektivitas
adalah suatu kosakata dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Inggris
yaitu “efektive” yang berarti berhasil, ditaati, mengesankan, mujarab dan mujur.
Dari sederetan arti di atas, maka yang paling tepat adalah berhasil dengan baik.
Jika seseorang dapat berhasil dengan baik maka ia dapat dikatakan bekerja secara
efektif. Dalam pelaksanaan kerja selalu memakai lima macam sumber usaha yaitu
pikiran, tenaga, waktu, uang, dan benda. Walaupun dalam gabungan yang berbeda
untuk masing-masing jenis pekerjaan pada umumnya setiap orang melakukan
Menurut Stoner dalam Kurniawan (2005 :106) menekankan pentingnya
efektivitas organisasi dalam pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan efektivitas
adalah kunci dari kesuksesan suatu organisasi. Efektivitas dalam kegiatan
organisasi dapat dirumuskan sebagai tingkat perwujudan sasaran yang
menunjukkan sejauh mana sasaran telah dicapai. Efektivitas merupakan
kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk
pencapaian tujuan yang ditetapkan. Selanjutnya menurut kamus Administrasi
perkantoran, efektivitas berasal dari kata efektif yang berarti terjadinya suatu efek
yang dikehendaki dalam suatu perbuatan. Sumaryadi (1997:151) berpendapat
dalam bukunya bahwa organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut
dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
2.5.2 faktor-faktor mempengaruhi Efektivitas
Efektivitas yang diartikan sebagai keberhasilan melakukan program
dipengaruhi oleh berbagai faktor-faktor, yang dapat menentukan efektivitas kerja
karyawan berhasil dilakukan dengan baik atau tidak. Seorang pegawai dapat
menjalankan tugasnya dengan baik dan efektif dapat dipengaruhi oleh berbagai
faktor. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, maka dapat disimpulkan bahwa
konsep tingkat efektivitas kerja menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai
melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah ditetapkan
dapat tercapai dengan menggunakan secara optimal alat-alat dan sumber-sumber
yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas serta kemampuan untuk
melaksanakan tugas tersebut yang dapat dihat dari kualitas dan kuantitas dan
Menurut The Liang Gie (2007:29) factor-faktor yag mempengaruhi
efektivitas adalah
1. Waktu Ketepatan waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan merupakan
faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan itu dikerjakan, maka
semakin banyak tugas lain menyusul dan hal ini akan memperkecil tingkat
efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2. Bawahan harus diberitahukan maksud dan pentingnya tugas-tugas yang
didelegasikan kepada karyawan.
3. Produktivitas Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang
tinggi dalam bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja
yang baik demikian pula sebaliknya.
4. Lingkungan: tempat bekerja adalah menyangkut tata ruang, cahaya alam
dan pengaruh suara yang mempengaruhi konsentrasi seorang pegawai
sewaktu bekerja.
5. Perlengkapan dan fasilitas: adalah suatu sarana dan peralatan yang
disediakan dalam bekerja. Fasilitaas yang kurang lengkap akan
mempengaruhi kelancaran pegawai dalam bekerja. Semakin baiknya kerja
seseorang dalam mencapai tujuan atau hasil yang diharapkanTugas .
1.6 DEFENISI KONSEP
Konsep adalah istilah atau defenisi yang digunakan untuk menggambarkan
secara abstrak kejadian, keadaan, kelompok, atau individu yang menjadi pusat
jelas dari setiap konsep yang diteliti, maka penulis mengemukakan defenisi
konsep sebagai berikut :
1. Arsip adalah Segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya, aslinya atau salinannya, serta dengan segala
cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan,
sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan, atau kegiatan-kegiatan pemerintahan yang lain, atau karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya
2. Kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu
tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk
digunakan secara aman dan ekonomis.
3. Sistem Kearsipan meliputi yaitu:
penyimpanan arsip adalah pekerjaan yang dilaksanakan pada
penyimpanan sebuah surat agar penemuan surat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat apabila surat tersebut
sewaktu-waktu diperlukan.
Penemuan kembali arsip adalah cara bagaimana sesuatu dokumen
atau arsip dapat dengan mudah ditemukan dalam waktu cepat dan
tepat.
4. Efektivitas Kerja adalah menunjuk pada tingkat sejauh mana pegawai
melaksanakan kegiatan atau fungsi-fungsi sehingga tujuan yang telah
dan sumber-sumber yang ada, ketepatan waktu dalam melaksanakan tugas
serta kemampuan untuk melaksanakan tugas tersebut yang dapat dilihat
dari kualitas maupun kuantitas dan dapat bermanfaat bagi Lingkungan
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Bentuk Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Zuriah (2006 : 47) penelitian
dengan menggunakan metode penelitian deskriptif adalah penelitian yang
diarahkan untuk memberikan gejala-gejala, fakta-fakta, atau kejadian-kejadian
secara sistematis dan akurat/mengenai sifat-sifat populasi atau daerah tertentu.
Dalam penelitian deskriptif cenderung tidak perlu mencari atau menerangkan
saling berhubungan dan menguji hipotesis.
Dalam penelitian ini penulis ingin memfokuskan pembahasan hanya
mengenai proses penataan sistem kearsipan dalam meningkatkan Efektivitas kerja
karwawan .
3.2 Lokasi Penelitian
Adapun lokasi penelitian ini dilakukan di Kantor Dinas kependudukan dan
Catatan Sipil Kabupaten Dairi.
Alamat : Jln. RSU No.1 Sidikalang Telp. (0622)23762
3.3 Informan Penelitian
Penelitian kualitatif tidak dimaksudkan untuk membuat generalisasidari
hasil penelitiannya. Oleh karena itu, pada penelitan kualitatif tidak dikenal adanya
populasi dan sampel. Subjek peneliian yang telah tercermin dalam focus
akan memberikan berbagai informasi yang diperlukan selama penelitian. Informan
adalah seseorang yang benar-benar mengetahui suatu persoalan atau permasalahan
tertentu yang darinya dapat diperoleh informasi yang jelas,akurat,dan dapat
dipercaya baik berupa pernyataan,keterangan atau data-data yang dapat membantu
dalam memehami persoalan atau permasalahan tersebut.
Menurut Bagong Suyanto (2005:172) menjelaskan bahwa ada tiga jenis
informan dalam penelitian deskriptif kualitatif antara lain informan kunci yaitu
informan yang mengetahui dan memiliki berbagai informasi pokok yang
diperlukan dalam penelitian, informan utama yaitu informan yang terlibat
langsung dalam interaksi sosial yang diteliti. Dan informan tambahan adalah
informan yang tidak terlibat langsung namun mengetahui keadaan objek yang
diteliti.
Berdasarkan pengertian diatas, maka penulis membagi informan menjadi
dua bagian, yaitu :
1. Informan kunci adalah Kepala Bidang Catatan Sipil Kantor Dinas
kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Dairi.
2. Informan utama adalah Pegawai pengguna Arsip yang bekerja
pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten
Dairi.
3.4 Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, untuk memperoleh data, informasi, atau
keterangan-keterangan yang diperlukan penulis meggunakan metode atau teknik sebagai
berikut :
Teknik pengumpulan data primer adalah pengumpulan data yang
dilakukan secara langsung pada lokasi penelitian. Pengumpulan data primer
dilakukan dengan:
a. Wawancara (Interview) yaitu, teknik pengumpulan data
dengan mengajukan pertanyaan kepada orang yang
berhubungan dengan objek penelitian.
b. Observasai yaitu, teknik pengumpulan data dengan
memperhatikan secara keseluruham proses yang terjadi
dilokasi penelitian.
2. Teknik pengumpulan data sekunder
Teknik pengumpulan data skunder adalah teknik pengumpulan data yang
dilakukan melalui studi bahan-bahan kepustakaan yang perlu untuk mendukung
data primer. Pengumpulan data skunder dapat dilakukan dengan instrumen
sebagai berikut :
a. Studi Kepustakaan (Library research). Yaitu, pengumpulan
data yang dilakukan dari buku-buku, karya ilmiah, pendapat
ahli yang memiliki relevansi dengan masalah yang diteliti.
b. Studi Dokumentasi (Documentary). Yaitu, pengumpulan data
yang diperoleh dengan menggunakan catatan-catatan tertulis
yang ada di lokasi penelitian serta sumber-sumber lain yang
