Bagan organisasi dan bagan perkiraan perusahaan merupakan kerangka dasar bagi penyusunan sistem perencanaan manajerial dan pengendalian anggaran yang terkoordinasi dan efisien. Bagan organisasi merumuskan tanggung jawab fungsional dari para pelaksana dan dengan demikian merupakan dasar untuk menilai anggaran yang ditetapkan.
Kendatipun tanggung jawab terakhir atas anggaran terletak pada manajemen pelaksana atau eksekutif, namun setiap manajer bertanggung jawab atas penyaiapan dan pelaksanaan anggaran departemen masing-masing. Agar sistem pengendalian anggaran bisa berhasil, maka semua manajer harus dapat bekerjasama dan memahami perannya bagi keberhasilan sistem anggaran tersebut. Anggaran yang disusun harus merupakan usaha bersama dari banyak orang yang bekerjasama dan dokumen yang menjadi dasar untuk bertindak.
Guna mencapai tujuan-tujuan tersebut PT. Sucofindo Medan menyusun anggaran kas yang merupakan penjabaran program kerja secara lebih terperinci
dari masing-masing rencana kerja yang dilaksanakan oleh setiap kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan penyusunan anggaran kas perusahaan dilakukan oleh bagian Akuntansi berdasarkan data setiap bagian. Selanjutnya program tersebut dijabarkan dengan keadaan rencana kegiatan dan kerja.
Anggaran kas yang disusun perusahaan akan digunakan sebagai pedoman operasi perusahaan tersebut tentunya tidak akan terlepas dari perencanaan jangka panjang atau sudah tertuang dalam anggaran strategi perusahaan yang berangkutan. Pedoman-pedoman umum yang tertera akan dipergunakan sebagai dasar penyusunan kebijaksanaan jangka pendek yang akan dirumuskan secara tertulis didalam anggaran statis.
Untuk penyusunan anggaran kas pada PT. Sucofindo, terlebih dahulu disusun anggaran penerimaan yang disusun berdasarkan anggaran penjualan, anggaran piutang, dan anggaran pengeluaran kas yang disusun berdasarkan anggaran pembelian, anggaran hutang, anggaran biaya administrasi serta anggaran biaya non operating. Pada anggaran penerimaan terdiri dari kas yang diterima oleh masing-masing bagian. Sedangkan penerimaan dari tagihan dimasukkan berdasarkan hasil penjualan jasa masing-masing bagian. Penerimaan kas juga diperoleh dari Droping pusat dan dari pendapatan lainnya.
Sedangkan pada anggaran pengeluaran terdiri dari pengeluaran-pengeluaran uang kas guna membiayai kegiatan-kegiatan modal kerja,pembayaran pajak, investasi, pengembangan, kontribusi ke pusat, gratifikasi/tantiem,hubungan rekening Koran dan lain-lain.
Pada umumnya perusahaan di dalam melakukan estimasi penjualan jasa adalah berdasarkan penjualan kredit, jadi apabila terjadi penjualan kredit perusahaan perlu membuat suatu estimasi berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur yang dibuat atau disepakati.
Berikut adalah bagan proses perencanaan dan pengendalian penyusunan anggaran pada PT. Sucofindo (Persero) Medan :
Perencanaan Pengendalian
Gambar 3. 1 Struktur Proses Perencanaan dan Pengendalian Pada PT. Sucofindo (Persero) Medan
Perencanaan Strategik Monitoring Aktivitas Sesungguhnya Anggaran Tindakan Koreksi Investigasi Pembandingan Realisasi dengan Anggaran Tujuan Jangka Panjang Perencanaan Jangka Pendek Feedback
Setelah proses penyusunan perencanaan dan pengendalian, perusahaan maka selanjutnya melakukan proses penyusunan anggaran. Berikut adalah bagan proses penyusunan anggaran pada PT. Sucofindo (Persero) Medan.
Gambar 3. 2 Struktur Proses Penyusunan Anggaran Pada PT. Sucofindo (Persero) Medan
Dalam penyusunan anggaran PT. Sucofindo Medan menetapkan asumsi-asumsi yang penting dalam penyusunan anggaran kas. Asumsi-asumsi-asumsi yang penting dalam penyusunan angaran antara lain :
1. Asumsi kondisi inflasi
a. Perkiraan tingkat lanjut inflasi
b. Pertumbuhan tingkat pertumbuhan ekonomi Indonesia Program Kerja
Anggaran Pendapatan dari Berbagai Kegiatan
Operasi
Anggaran Pengeluaran dan Biaya
Rincian Anggaran Pengeluaran dan Biaya
Implementasi Anggaran
d. Perkiraan harga pasar dunia minyak mentah perbarel e. Perkiraan tingkat bunga deposito
f. Perkiraan kebijakan-kebijakan pemerintah dibidang perekonomian lainnya dapat mempengaruhi operasi perusahaan.
2. Asumsi kondisi internal
a. Perkiraan kebijakan perusahaan yang akan diterapkan pada tahun berikutnya mengenai organisasi, kepegawaian, operasi, pemasaran, dan sebagainya. b. Perlakuan pencatatan Valuta Asing
c. Tingkat kolektibilitas piutang
d. Tingkat kecepatan pembayaran piutang e. Tingkat perputaran persediaan
Dengan memperhatikan beberapa hal dia atas, maka anggaran perusahaan dapat disusun dengan mudah, dan semakin mudah pula manajemen melaksanakan pengawasan operasional perusahaan maka akan tercapai tujuan
Pengawasan yang dilakukan oleh PT. Sucofindo Medan adalah dengan cara memperbadingkan antara anggaran dan realisasinya dilapangan dan kemudian diambil kesimpulan tentang selisih menguntungkan atau merugikan, lalu dianalisa sebab-sebab penyimpangan tersebut dengan membandingkan dan mengambil kesimpulan.
Dalam bab ini penulis akan mencoba menulis perbandingan antara anggaran pengeluaran kas dengan realisasi pengeluaran kas pada PT. Sucofindo tahun 2007. pada akhir bulan perusahaan melakukan perbandingan antara anggaran kas dengan realisasinya yaitu anggaran penerimaan kas dan realisasi
penerimaan kas. Perusahaan melakukan perbandingan antara anggaran penerimaan kas dengan realisasi penerimaan kas dan perbandingan antara anggaran pengeluaran kas dengan realisasi pengeluaran kas.
Berikut dapat dilihat perbandingan anggaran pengeluaran kas dengan relaisasi pengeluaran kas tahun 2007 dan 2008 :
Tabel 3.1
Perbandingan Anggaran Pengeluaran dan Realisasi Pengeluaran Kas Tahun 2007 dan 2008
Keterangan
Tahun 2008 Tahun 2007
Realisasi Anggaran Selisih Realisasi Anggaran Selisih 1.Modal kerja 2. Pajak 3. Investasi 4. Pengembangan 5. Kontribusi ke Pusat 6. Gratifikasi/ Tantiem 7. Hub. Rekening Koran 8. Lain-lain Jlh Pengeluaran 23,966.58 724.20 311.37 72.60 20,692.00 0.00 898.46 0.00 46,665.21 17,144.88 657.45 402.00 0.00 19,701.92 0.00 860.00 0.00 38,766.25 6,821.70 66.75 (90.63) 72.60 990.08 0 38.46 0 7,898.96 20,704.78 629.42 0.00 35.76 14,975.00 0.00 295.05 0.00 36,640.00 16,483.47 500.00 51.28 0.00 14,474.69 0.00 246.92 0.00 31,756.36 4,211.31 129.42 (51.28) 35.76 500.31 0 48.13 0 4,883.64
Dari tabel anggaran dan realisasi pengeluaran kas pada tahun 2007 dan 2008, dapat di ketahi bahwa :
1. Terdapat selisih yang tidak menguntungkan antara anggaran pengeluaran kas dengan realisasinya, dimana pengeluaran kas pada tahun 2007 di anggarkan sebesar Rp 31,756.36 dengan realisasi sebesar Rp 36,640.00 dan tingkat selisihnya sebesar Rp 4,883.64 atau naik 115,37%.
Sedangkan pada tahun 2008 anggaran pengeluaran kas dianggarkan sebesar Rp 38,766.25 dengan realisasi sebesar Rp 46,665.21 dan tingkat selisihnya sebesar Rp 7,898.96 atau naik sebesar 120,37%.
2. Modal kerja pada tahun 2007 dianggarkan sebesar Rp16,483.47 sedangkan realisasinya sebesar Rp 20,704.78, dan terjadi selisih sebesar Rp 4,211.31 atau naik sebesar 125,60% dari anggaran.
Sedangkan modal kerja pada tahun 2008 dianggarkan sebesar Rp 17,144.88 dan realisasinya sebesar Rp 23,966.58 dan terjadi selisih sebesar 6,821.70 atau naik sebesar 139,79% dari anggaran.
3. Pajak pada tahun 2007 dianggarkan sebesar Rp 500.00 dan realisainya sebesar Rp 629.42 dengan tingkat selisih Rp 129.42 atau naik 125,88%.
Sedangkan pada tahun 2007 pajak dianggarkan sebesar Rp 657.45 dengan realisasi sebesar Rp 724.20 dengan selisih sebesar Rp 66.75 atau naik 110,19%.
4. Pada investasi tahun 2007 dianggarkan sebesar Rp 51.28 dan ternyata realisasinya tidak ada.
Sedangkan pada tahun 2008 dianggarkan sebesar Rp 402.00 dan realisasinya sebesar Rp 311.37 dengan selisih sebesar Rp 90.63 atau naik sebesar 77,36%. 5. Pada tahun 2007 pengembangan tidak mempunyai anggaran, tetapi
mempunyai realisasi sebesar Rp 35.76.
Sedangkan pada tahun 2008 pengembangan juga ridak memiliki anggaran, tetapi realisasinya sebesar Rp 72.60.
6. Kontribusi ke pusat pada tahun 2007 dianggarkan sebesar Rp 14,474.69 dan realisasinya sebesar Rp 14,975.00 dengan selisih Rp 500,31 atau naik sebesar 103,46%.
Sedangkan pada tahun 2008 kontribusi ke pusat dianggarkan sebesar Rp 19,701.92 dan realisasinya Rp 20,692.00 dengan selisih sebesar Rp 990.08 atau naik sebesar 105,03%.
7. Gratifikasi/tantiem pada tahun 2007 tidak mempunyai anggaran dan realisasi. Dan gratifikasi/tantiem pada tahun 2008 tidak mempunyai anggaran dan realisasi. Ini berarti pengeluaran gratifikasi/tantiem pada tahun 2007 dan 2008 tidak ada.
8. Hubungan rekening Koran pada tahun 2007 dianggarkan sebesar Rp 246.92 dan realisasinya sebesar Rp 295.05 dengan tingkat selisih Rp 48.13 atau naik sebesar 119,92%.
Sedangkan hubungan rekening koran pada tahun 2008 dianggarkan sebesar Rp 860.00 dan realisasinya sebesar Rp 898.46 dengan tingkat selisih 38.46 atau naik 104,47%.
9. Pengeluaran lain-lain pada tahun 2007 dan 2008 tidak mempunyai anggaran ataupun realisasi.
Dilihat dari perbandingan antara realisasi pengeluaran kas tahun 2007 sampai realisasi pengeluaran kas tahun 2008 masih menunjukkan selisih yang tidak menguntungkan. Perbandingan realisasi dan anggaran pengeluaran kas di tahun 2008 mengalami selisih yang cukup tinggi dibandingkan dengan anggaran dan realisasi tahun 2007.
Terjadinya ketidakseimbangan antara anggaran dan realisasi ini terjadi karena adanya kenaikan modal kerja, pajak, investasi, pengembangan, kontribusi,hubungan rekening koran, dan hal lainnya. Hal lain yang membuat ketidakseimbangan ini terjadi yaitu karena perusahaan membuat anggaran pengeluaran hanya berdasarkan pada periode 1 bulan yang akan dating seperti biaya pegawai, pajak, investasi sedangkan biaya lain walaupun ikut dianggarkan namun tidak ditentukan jumlahnya seperti biaya pengembangan, sehingga mempengaruhi non operasional yang menyebabkan besarnya realisasi pengeluaran kas dibandingkan dengan anggaran kas.
Dengan mengetahui selisih dari perencanaan kas dan pengeluaran kas maka perusahaan dapat mengambil suatu langkah yang akan dilaksanakan yang dapat menunjang kelangsungan hidup perusahaan, baik untuk melakukan pembelian atau menambah investasi dibidang lain.
Realisasi anggaran kas yang disusun oleh PT. Sucofindo (Persero) Medan menurut penulis belum berjalan baik, hal ini terlihat dari realisasi yang terjadi dari anggaran penjualan belum dapat dicapai secara maksimal. Anggaran yang disusun belum sepenuhnya berfungsi sebagai alat pengawasan, disamping itu perusahaan juga kurang bijak dalam memprediksi kejadian di masa yang akan datang, selain itu juga PT. Sucofindo kurang memahami arti pentingnya anggaran kas sebagai alat pengawasan.
Jika ditinjau dari beberapa keterlibatan beberapa bagian dalam penyusunan anggaran kas, meurut penulis sudah cukup baik, hal ini sesuai dengan yang telah diuraikan sebelumnya dimana penysunan anggaran kas dimulai dari yang paling
bawah atau orang yang langsung terjun dalam pelaksanaannya. Keterlibatan beberapa bagian dalam penyusunan anggaran kas tentunya akan memberikan hasil yang optimal.
Dengan adanya anggaran kas sebagai alat pengawasan, anggaran kas juga digunakan juga dijadikan sebagai pemacu pelaksanaan operasionla perusahaan. Dalam hal ini anggaran yang disusun oleh pihak manajemen perusahaan dijadikan sebagai alat penilaian prestasi kerja atau mendorong manajemen untuk meningkatkan laba perusahaan.
BAB IV