BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Administrasi Kearsipan
3. Penyusutan Arsip
4. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.
commit to user
Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara lebih terperinci mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan oleh Ig. Wursanto (1995 : 15), yaitu :
1. Penerimaan arsip dan pencatatan arsip. 2. Penyimpanan arsip.
3. Penyusutan arsip. 4. Fasilitas kearsipan. 5. Pegawai kearsipan.
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Menurut The Liang Gie (2000 : 194) yang dimaksud dengan
receiving – penerimaan adalah kegiatan mengambil ke dalam tangan
sendiri sesuatu warkat / kiriman lainnya yang disampaikan oleh pihak lain.
Dalam hal ini kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi maupun dari pihak luar organisasi. Sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat-surat semacam ini biasa dinamakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.
Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-kadang ada juga penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan. Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan.
Surat-surat yang masuk pertama-tama diperiksa lebih dahulu dengan membaca sampul surat agar diketahui tujuan surat tersebut.
commit to user
Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberikan tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat.
Tujuan memberikan klasifikasi tertentu pada surat ini adalah untuk menata arsip secara sistematis dan efektif sehingga arsip-arsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali. Penyortiran surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi-bagi menurut keadaan surat. Misalnya surat dinas dikelompokkan dalam surat-surat dinas, sedangkan untuk arsip biasa juga dikelompokkan dalam arsip biasa.
Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam kartu arsip (buku agenda) dengan tujuan untuk mengetahui jumlah surat yang masuk dan yang keluar, tempat penyimpanan surat dan untuk memudahkan pencarian suatu surat yang diperlukan.
Menurut The Liang Gie (2000 : 195) recording data – pencatatan bahan keterangan dapat diartikan sebagai kegiatan dalam bidang tata usaha yang menuliskan bahan keterangan di atas kertas / peralatan lainnya yang dapat dibaca untuk keperluan sesuatu organisasi.
Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, perlu diadakan pencatatan seperlunya. Misalnya surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali, sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
2. Penyimpanan arsip
Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan benda-benda arsip. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pelaksanaan administrasi kearsipan. Dengan demikian
commit to user
maka arsip tersebut mendapat perhatian yang khusus sehingga apabila diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
A. W. Widjaja (1986 : 104) mengemukakan bahwa penataan tersebut bertujuan untuk :
a. Menyimpan bahan arsip yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.
b. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
c. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
a) Asas Penyimpanan Arsip
Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Meskipun berbeda tetapi suatu prinsip harus tetap dianut oleh suatu organisasi seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 171) yaitu aman, awet, efisien dan luwes (fleksibel). Ada 3 (tiga) macam asas yang dapat dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 16-18) yaitu :
· Asas Sentralisasi
Dengan asas ini penyimpanan arsip dipusatkan pada unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat dari tiap unit yang ada dalam organisasi dipusatkan pada unit tertentu. Oleh karenanya semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan pada unit kearsipan tersebut. Asas penyimpanan secara sentralisasi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.
Keuntungan :
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada
pekerjaan arsip.
c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip duplikat dapat dimusnahkan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat
commit to user Kelemahan :
a. Sentralisasinya hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu
yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. · Asas Desentralisasi
Apabila suatu organisasi menganut asas desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Dalam hal ini unit kearsipan sentral dalam bentuk apapun tidak ada.
· Asas Campuran
Asas campuran merupakan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiap-tiap satuan kerja
dimungkinkan untuk menyelengarakan sendiri-sendiri
penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedang untuk unit satuan kerja yang tidak
mempunyai spesifikasi tersendiri penyimpanannya
didesentralisasikan. Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi
kekurangan-kekurangan yang terdapat pada asas-asas
sebelumnya.
Dalam asas campuran ini ada 2 (dua) pola kombinasi yaitu :
1. Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan
penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian kecil unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkat secara sentralisasi.
2. Sebagian besar unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi.
b) Sistem Penyimpanan Arsip
Hal yang terpenting dalam penyimpanan arsip adalah ditemukannya arsip dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 87) yaitu penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
commit to user
c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu instansi belum tentu sama dengan instansi lain. Oleh Ig. Wursanto (1991 : 87-88) hal ini dikarenakan oleh :
a. Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda. b. Volume pekerjaan tidak sama.
c. Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama. d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan.
e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
Oleh sebab itu, sebelum suatu organisasi menetapkan sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud agar :
a. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi.
b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan
menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit untuk dimengerti.
c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip.
d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan
menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan. e. Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau
nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan.
Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 71) bahwa sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah
commit to user
Berdasarkan kata tangkap dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem-abjad), sistem geografi dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis dan sistem-subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor).
Untuk selanjutnya, penulis akan menguraikan mengenai macam-macam sistem penyimpanan yang tersebut di atas. Uraian ini diambil dari pendapat A. W. Widjaja (1986 : 105-109) antara lain :
a. Sistem abjad (alphabetical filling system)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah. Nama pokok soal disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. b. Sistem pokok soal (subject filling system)
Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip yang akan disimpan diberi kode dan kode yang disusun menurut abjad yang diambil dari huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.
c. Sistem nomor (numerical filling system)
Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. d. Sistem wilayah (geographical filling system)
Penyimpanan menurut sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat.
e. Sistem tanggal (chronological filling system)
Penyimpanan menurut sistem tanggal yaitu sistem penyimpanan arsip dengan mempergunakan tanggal sebagai pedoman pengaturan dan penyusunannya. Dalam sistem ini penyusunan arsip dengan menggunakan tanggal yang tercantum dalam surat tersebut.
commit to user c) Prosedur Penyimpanan
Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai urutan-urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan dari permulaan sampai selesai. Hal ini digunakan agar pekerjaan lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barthos (1990 : 49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas, pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang, menggolong-golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 16-18), yang menyebutkan bahwa proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Memisah-misahkan (segreting) arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang telah dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek, yang telah ditentukan. 2. Meneliti (examining) arsip
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda
persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang
membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. 3. Memadukan (assembling) arsip
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.
4. Mengklasifikasikan (classification) arsip
Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan klasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.
5. Mengindeks (indexing) arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a. Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat. b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.
c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat
commit to user
d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub
subjek) pada arsip yang bersangkutan. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat 2 (dua) caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang. 7. Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan.
8. Memfile arsip
Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filling dan penempatannya dalam penyimpanan harus dipersiapkan lebih dahulu.
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang
memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu menyelesaikan suatu persoalan. Kita harus mengetahui fungsi dari arsip-arsip tersebut. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Oleh A. W. Widjaja (1986 : 101-102) disebutkan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya / dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu unit pengolahan suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
c. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus dan frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara. Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi pencipta arsip tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
commit to user 3. Penyusutan arsip
Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan biaya dalam perawatannya.
Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 180) yang mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna sama sekali.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 208) adalah :
1. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
a) Pemindahan arsip
Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2 (dua) kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip.
commit to user
Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan.
Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 212) adalah :
1. Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif.
2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip.
Dengan demikian, petugas harus membuat :
a. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.
b. Daftar jenis arsip yang diserahkan. b) Penyusutan arsip
Keuntungan dengan dilakukannya pemindahan dan
pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 211) sebagai berikut :
1. Penghematan penggunaan ruangan kantor.
2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan. 3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas
bekerja dengan arsip.
Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh
dalam melakukan penyusutan arsip adalah menentukan
penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W. Widjaja (1986 : 181) adalah sebagai berikut :
commit to user
a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 (empat) macam
golongan warkat yaitu :
1. Vital Record (warkat sangat penting).
2. Important Record (warkat penting).
3. Useful Record (warkat berguna).
4. Nomessontial (warkat tidak penting).
b. Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 (empat) golongan,
yaitu :
1. Nonessential (warkat tidak penting).
2. Helpful (warkat berguna).
3. Important (warkat penting).
4. Vital (warkat sangat penting).
Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor
membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan, ciri khusus dari organisasi tersebut.
Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip
menurut Basir Barthos (1990 : 103) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip. Sedangkan dalam
pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 222) yaitu sebagai berikut :
1. Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi :
a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan arsip.
b. Kode dan pokok masalah. c. Kode dan masalah. d. Jenis fisik arsip.
e. Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f. Jumlah berkas.
commit to user 4. Fasilitas Kearsipan
a) Peralatan Arsip
Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja (1986 : 103) bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 (empat) macam yaitu :
1. Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya.
2. Alat-alat penerimaan surat seperti bak / kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.
3. Alat-alat penyimpanan (setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya.
4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal dan sebagainya.
Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja (1986 : 112-118) antara lain :
1. Folder yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun
penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab (bagian yang menonjol) untuk menempatkan judul file yang bersangkutan.
2. Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang
disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul / kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).
3. Tikler File (berkas pengikat) yaitu semacam kotak yang
dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjam arsip.
4. Filiing Cabinet (lemari arsip) yaitu digunakan untuk
menempatkan folder yang telah berisi naskah / dokumen bersama dengan guide-guidenya.
5. Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun
secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan.
6. Kartu kendali, berisi kolom : indeks subjek, kode klasifikasi, tanggal terima, hal, isi ringkas, unit yang menangani surat.
commit to user
7. Kartu pinjam arsip, dibuat rangkap tiga disertakan pada penata arsip sebagai ganti arsip yang dipinjam pada berkas pengikat. b) Ruang Kearsipan
Selain peralatan yang harus memadai dan memenuhi syarat, ruang kearsipan harus lebih diprioritaskan keberadaannya. Untuk menunjang kelancaran kegiatan maka diperlukan penataan terhadap ruang kantor. The Liang Gie (1984 : 204) berpendapat bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa tata ruang adalah mengenai pengurusan alat-alat dan pengaturan tempat kerja.
Menyimpan arsip tidak hanya disimpan disembarang tempat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting maka ruang penyimpanannya pun harus aman dari berbagai kerusakan. Ruang penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan harus kering, terang dan berventilasi baik.
Pengamanan arsip oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 197) Dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Untuk restorasi arsip dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dijaga agar tetap dalam keadaan bersih, teratur, dan memudahkan pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengaturan ruangan menurut Ig. Wursanto (1991 : 221-223) dapat dilakukan dengan :
commit to user
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan
