commit to user
PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN
PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN
KOTA SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh
Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md. ) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
SHINTIA WIDIANINGTYAS
D1507123
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
iv
PERNYATAAN
NAMA : SHINTIA WIDIANINGTYAS
NIM : D1507123
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul
“PELAKSANAAN ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN
UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN
PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA“ adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2010
Yang membuat pernyataan,
commit to user
v MOTTO
Seseorang yang sukses adalah orang yang memutuskan untuk sukses dan
kemudian mengerjakannya. Seseorang yang gagal adalah orang yang memutuskan
untuk sukses dan kemudian mengharapkannya.
(William A. Ward)
Saat Anda menjalani proses hidup tanpa motivasi dan semangat, maka Anda
hanya akan merasakan bosan dan hilangnya rasa percaya diri Anda. Oleh sebab
itu, siapa pun Anda dan sehebat apa pun diri Anda, adalah wajib untuk memiliki
fondasi sifat pantang menyerah di dalam dasar diri terdalam.
(Djajendra)
Tidaklah berlebihan kalau dikatakan bahwa citra diri positif yang kuat adalah
persiapan sukses terbaik dalam kehidupan seseorang.
commit to user
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini akan penulis persembahkan kepada :
§ Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendampingi, memberikan masukan, semangat, dorongan, doa dan segala cintanya yang tak pernah terganti oleh
apa pun dan siapa pun.
§ Adik-adikku yang selalu menyemangatiku.
§ Keluarga yang tentunya selalu mendukungku.
§ Teman-temanku D3 MA ‘07, terima kasih atas dukungan dan perhatiannya
selama ini.
§ He always gave me love and kept giving spirit in my life
§ Almamaterku
Program Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan pengamatan dan
penyusunan Tugas Akhir dengan judul “ Pelaksanaan Administrasi Kearsipan
Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta “ sebagai salah satu syarat untuk mencapai derajat
kesarjanaan Program Studi Diploma III pada Jurusan Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari berbagai hambatan dan
kesulitan. Namun berkat bantuan, dorongan, pengarahan serta doa dari berbagai
pihak, maka penulis akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Pada
kesempatan ini pula dengan segala kerendahan hati, penulis menyampaikan
ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Drs. Supriyadi SN, SU. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Studi Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
yang telah memberikan izin untuk melakukan penyusunan Tugas Akhir
ini.
3. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. selaku dosen pembimbing Tugas Akhir
yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan
pengarahan yang sangat berguna hingga tersusunnya Tugas Akhir ini.
4. Bapak Drs. H. Marsudi, M.S. selaku penguji Tugas Akhir yang telah
membantu dalam kelancaran pelaksanaan pembuatan Tugas Akhir ini.
5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku pembimbing akademik yang tidak
bosan-bosannya memberikan dorongan dalam pelaksanaan kuliah. Serta dengan
commit to user
viii
6. Bapak Drs. Joko Pangarso, MM. selaku Kepala Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin untuk melakukan
Kuliah Kerja Magang (KKM) dalam rangka penyusunan Tugas Akhir.
7. Ibu Dra. Sis Ismiyati, MM. selaku Sekretaris Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta yang telah memberikan izin dan bimbingan
dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Magang (KKM).
8. Ibu Mastuti, SH selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang telah
memberikan bimbingan dan arahan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja
Magang (KKM).
9. Segenap staf dan karyawan Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta yang selalu memberikan petunjuk dan keramahtamahannya
selama penulis melakukan pengamatan dalam rangka penyusunan Tugas
Akhir.
10. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu memberikan dukungan dan dorongan
untuk segera menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11. Sahabat-sahabatku terima kasih atas segala bantuan dan dukungan yang
diberikan kepada penulis selama ini.
12. Semua yang telah membantu penulis yang tidak dapat penulis sebutkan
satu persatu hingga terselesaikannya penyusunan Tugas Akhir ini, penulis
ucapkan terima kasih.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari
sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun dari pembaca sangat
penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.
Surakarta, Juni 2010
commit to user
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
ABSTRAK ... xiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 5
C. Tujuan Pengamatan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Tentang Adninistrasi ... 7
1. Pengertian Administrasi ... 7
2. Proses-proses Administrasi ... 8
3. Fungsi-fungsi Administrasi ... 9
B. Pengertian Arsip ... 9
C. Administrasi Kearsipan ... 10
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ... 12
2. Penyimpanan Arsip ... 13
3. Penyusutan Arsip ... 20
4. Fasilitas Kearsipan ... 23
commit to user
x
D. Metode Pengamatan ... 27
1. Jenis Pengamatan ... 27
2. Lokasi Pengamatan ... 27
3. Jenis dan Sumber Data ... 28
4. Teknik Pengumpulan Data ... 29
5. Teknik Analisis Data ... 30
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 32
B. Lokasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 33
C. Tujuan Pendirian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 34
D. Kedudukan, Tugas dan Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 34
E. Visi dan Misi Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 35
F. Struktur Organisasi ... 35
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta ... 58
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 73
B. Saran ... 75
DAFTAR PUSTAKA
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
GAMBAR 1.1 Struktur Organisasi Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta ... 36
GAMBAR 1.2 Peta Jabatan Dinas Perindustrian dan Perdagangan
commit to user
xii
DAFTAR TABEL
Halaman
TABEL 2.1 Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan
Februari 2010 – Maret 2010 ... 4
TABEL 2.2 Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan
Februari 2010 – Maret 2010 ... 4
TABEL 2.3 Contoh Buku Agenda Surat Masuk ... 60
commit to user
xiii ABSTRAK
SHINTIA WIDIANINGTYAS, D1507123. PELAKSANAAN
ADMINISTRASI KEARSIPAN PADA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DI DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KOTA SURAKARTA. Tugas Akhir Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2010.
Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Pengamatan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
Landasan teori yang digunakan adalah tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 15) yaitu berbagai hal yang bersangkutan dengan administrasi kearsipan meliputi penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, penyusutan arsip, fasilitas kearsipan dan pegawai kearsipan.
Jenis pengamatan ini adalah deskriptif kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu peristiwa. Sumber data yang digunakan adalah sumber data primer dan sumber data sekunder. Teknik pengumpulan datanya ada 4 (empat) macam yaitu wawancara, observasi, studi kepustakaan dan dokumentasi. Teknik analisis datanya yaitu analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif
commit to user BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan yang teratur dan tertib adalah alat informasi dan
referensi dasar yang sistematik yang modelnya dapat membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan serta mengambil langkah tertentu dalam
rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok. Suatu organisasi dalam
mencapai tujuan harus memperhatikan pengelolaan yang menyangkut
segala macam kegiatan organisasinya. Salah satu inti dari pengelolaan itu
adalah kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi
dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan
dari segala macam kegiatan. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan
menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan
penulisan buku-buku ilmiah lainnya.
Arsip (record) yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya
sebagai ” warkat ”, menurut Basir Barthos (1990 : 1) pada pokoknya dapat
diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai
sesuatu objek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting
bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan,
penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan
laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban
secepat-cepatnya.
Dengan adanya administrasi kearsipan yang baik maka akan
mencapai pencapaian tujuan dari masing-masing organisasi yang
bersangkutan. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah
commit to user
satu bagian yang paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di
setiap instansi atau organisasi yang bersangkutan.
Administrasi kearsipan sangatlah penting bagi seorang pimpinan
dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan
tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting
bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola
kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan
keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan
kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja
pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam
membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan
arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber
sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya
guna. Dalam hal ini, unit kearsipan harus senantiasa siap untuk
memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah
administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada
khususnya.
Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja
pada unit kearsipan tentunya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap
pekerjaannya tersebut. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan
yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada
kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima
tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada
setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang
seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan
pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang
efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus
dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga
commit to user
berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Juga harus
diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum
menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses
kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya lagi, ini tidak
dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan
pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi
dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi
perkantoran.
Dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 dirumuskan
bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Dalam pengertian tersebut nampak bahwa arti penting arsip
mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagai alat bantu daya
ingat manusia dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Serta
melihat pengertian dan peranan kearsipan seperti tersebut di atas, maka
perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara
optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna.
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah salah
satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat
penting bagi pengembangan perekonomian kota Surakarta. Tugas Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam hal ini adalah
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian dan
perdagangan. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yaitu
melakukan penyelenggaraan kesekretariatan dinas; melakukan penyusunan
rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan; melakukan
penyelenggaraan bimbingan terhadap perindustrian; melakukan
pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil
commit to user
terhadap konsumen; melakukan penyelenggaraan sosialisasi; melakukan
pembinaan jabatan fungsional.
Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan
Perdagangan tersebut maka sangat diperlukan dukungan data-data dan
informasi dari arsip. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyelaraskan
penyusunan rencana-rencana pengembangan perekonomian yang akan
atau baru mulai disusun dengan rencana-rencana yang telah disusun
sebelumnya.
Dari uraian di atas, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang berperan penting
dalam bidang perekonomian kota Surakarta melalui jalur perindustrian dan
perdagangan. Oleh karena itu, tentunya arsip-arsip yang ada terutama
surat-surat, data-data baik berupa barang cetakan, buku catatan, peraturan
pemerintah dan sebagainya diperlukan adanya suatu sistem penyimpanan
dan penataan yang tepat.
Berikut ini adalah jumlah data arsip surat masuk dan surat keluar
selama bulan Februari 2010 – Maret 2010.
TABEL 2.1
Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010
No. Bulan Jumlah Ditujukan Kepada
Kepala
Dinas
Sekretaris Perindustrian Perdagangan Pengawasan
& PK 1. 2. Februari Maret 143 129 0,84% 6,36% 37,28% 30,15% 24,56% 38,09% 27,96% 19,04% 9,32% 6,36%
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
TABEL 2.2
Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010
No. Bulan Jumlah
1. 2. Februari Maret 105 98
commit to user
Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat
keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang
terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk
maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan
surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu
ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan
suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk
keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota
dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan
keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian
dan sebagainya.
Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik
maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan
Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari
pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik
dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara
lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan
pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan
Perdagangan Kota Surakarta.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penulis kemukakan
di atas, adapun perumusan masalah dalam pengamatan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah :
” Bagaimanakah pelaksanaan administrasi kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
commit to user C. Tujuan Pengamatan
Adapun tujuan pengamatan yang dilakukan di Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Yaitu untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan administrasi
kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Hasil dari pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi
pihak-pihak yang memerlukan, khususnya kepada para pegawai Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
3. Tujuan Individual
Untuk melengkapi dan menyelesaikan Tugas Akhir sebagai syarat
guna meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) Jurusan Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
commit to user BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Tentang Administrasi
1. Pengertian Administrasi
Dalam masyarakat Indonesia istilah administrasi sudah merupakan
kata yang biasa diucapkan dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini akibat
dari penjajahan Belanda di mana bangsa Indonesia diwajibkan
menggunakan bahasa Belanda. Istilah administrasi yang sering kita
sebut itu berasal dari bahasa Belanda, “ administratie ”, yang menurut
Sondang P. Siagian (1973 : 2) yang berarti setiap penyusunan
keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan
maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai
keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu
sama lain.
Menurut The Liang Gie (1982 : 8) administrasi diartikan sebagai
rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu
kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurut Sondang P. Siagian (1973 : 13) mengartikan administrasi
sebagai keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
berdasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Pengertian administrasi menurut A. W. Widjaja (1986 : 1) adalah
segenap proses penyelenggaraan kegiatan usaha kerjasama sekelompok
orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Filsafat Administrasi (1970 : 14),
unsur-unsur (bagian-bagian yang mutlak dari administrasi) dalam buku
Moekijat (1992 : 16) adalah :
1. Dua orang manusia atau lebih.
2. Tujuan.
commit to user
3. Tugas yang hendak dilaksanakan.
4. Peralatan dan perlengkapan.
Dari definisi-definisi tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa
administrasi itu bukan hanya merupakan kegiatan tulis menulis tetapi
mempunyai pengertian yang sempit yaitu merupakan proses
penyelenggaraan atau rangkaian perbuatan yang dilakukan
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2. Proses-proses Administrasi
Menurut Moekijat (1992 : 18) proses-proses administrasi antara lain :
a. Merencanakan ialah, menentukan apa yang akan dilakukan. Seperti
yang dipergunakan di sini, perencanaan mengandung suatu rangkaian putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan
tujuan-tujuan, penentuan kebijaksanaan-kebijaksanaan, pembuatan
program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metode-metode dan prosedur-prosedur tertentu dan penentuan bagan sehari-hari.
b. Mengorganisasikan ialah, menggolongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan-kesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin-pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuan-kesatuan demikian.
c. Mengumpulkan sumber-sumber ialah, mendapatkan
pegawai-pegawai pimpinan, modal, fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusahaan.
d. Menjuruskan ialah, memberikan instruksi-instruksi. Ini
mengandung masalah menunjukkan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan para bawahannya.
commit to user 3. Fungsi-fungsi Administrasi
Menurut Moekijat (1992 : 20) administrasi adalah kegiatan yang
meliputi 3 fungsi pokok yaitu :
a. Merencanakan apa yang harus dikerjakan.
b. Mengorganisasi dalam arti menyusun organisasi yang diperlukan.
c. Memimpin organisasi itu agar tujuannya tercapai.
B. Pengertian Arsip
Pengertian arsip menurut M. N. Maulana (1974 : 16-17) adalah
Tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberikan keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang berisi responden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh setiap lembaga baik pemerintah maupun swasta, kecil dan besar.
Mengenai pengertian arsip ini juga dirumuskan dalam
Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
dalam pasal I, yang dimaksud dengan arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga
Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari pengertian-pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan
bahwa arsip adalah kumpulan dokumen yang dapat berupa barang cetakan,
kartu-kartu, sheet dan buku catatan yang dibuat dan diterima oleh setiap
lembaga baik pemerintah maupun swasta yang dapat berwujud
commit to user C. Administrasi Kearsipan
Untuk pengertian administrasi kearsipan akan penulis jelaskan
dengan memperhatikan pendapat dari beberapa ahli.
Menurut A. W. Widjaja (1986 : 92) administrasi kearsipan
diartikan sebagai segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan kearsipan
sejak saat dimulainya pengumpulan warkat-warkat sampai
penyingkirannya.
Menurut R. Soebroto (1980 : 23) yang dimaksud dengan
administrasi kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan
benda-benda arsip.
Dari kedua pengertian tersebut di atas dapat kita tarik kesimpulan
bahwa administrasi kearsipan adalah rangkaian kegiatan yang berkenaan
dengan arsip yang meliputi siklus arsip dari penerimaan sampai
pemusnahannya.
Mengenai pelaksanaan dapat diartikan sebagai suatu proses, cara
mewujudkan suatu pekerjaan yang berkenaan dengan arsip yang meliputi
suatu siklus arsip mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Kegunaan arsip sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam
mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah / tindakan tertentu
untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi
seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan dokumen
secara lengkap. Dengan adanya hal tersebut maka setiap instansi baik
pemerintah maupun swasta harus mampu melaksanakan suatu sistem
kearsipan yang baik. Sistem kearsipan yang baik itu mempunyai ciri-ciri
tertentu, oleh Ig. Wursanto (1995 : 30-32) disebutkan sebagai berikut :
a. Mudah dilaksanakan.
b. Mudah dimengerti.
c. Murah atau ekonomis.
d. Tidak memakan banyak tempat.
e. Mudah dicapai.
commit to user g. Fleksibel atau luwes.
h. Dapat mencegah kerusakan.
i. Mempermudah pengawasan.
Masalah kearsipan bersifat dinamis, berkembang dalam arti akan
terus bertambah seirama dengan perkembangan organisasi yang
bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti tata
kerja dan peralatan kearsipan serta tenaga ahli dalam bidang kearsipan,
menimbulkan masalah tersendiri. Masalah-masalah dalam bidang
kearsipan menurut Ig. Wursanto (1995 : 29) dapat diuraikan sebagai
berikut :
1. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit-unit kearsipan.
2. Bertambahnya terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti penyingkiran dan penyusutan yang mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi.
3. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan dari para ahli kearsipan.
4. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, tidak mengikuti
perkembangan ilmu kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap.
5. Kurang adanya kesadaran dari para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.
Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut di atas, maka perlulah
dipelajari, diatur dan dikembangkan pedoman-pedoman seperti yang
disebutkan oleh The Liang Gie (1984 : 129) mengenai :
1. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. 2. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.
3. Penyusutan arsip secara teratur.
commit to user
Untuk selanjutnya penulis akan membahas secara lebih terperinci
mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan administrasi
kearsipan oleh Ig. Wursanto (1995 : 15), yaitu :
1. Penerimaan arsip dan pencatatan arsip. 2. Penyimpanan arsip.
3. Penyusutan arsip. 4. Fasilitas kearsipan. 5. Pegawai kearsipan.
1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip
Menurut The Liang Gie (2000 : 194) yang dimaksud dengan
receiving – penerimaan adalah kegiatan mengambil ke dalam tangan
sendiri sesuatu warkat / kiriman lainnya yang disampaikan oleh pihak
lain.
Dalam hal ini kegiatan penerimaan merupakan kegiatan pertama
yang dilakukan dalam pengelolaan arsip. Petugas arsip menerima
surat-surat yang masuk baik antar bagian dalam suatu organisasi
maupun dari pihak luar organisasi. Sebaiknya penerimaan semua surat
masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem
penerimaan surat-surat semacam ini biasa dinamakan sistem satu pintu
atau kebijaksanaan satu pintu.
Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus
diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-kadang ada juga
penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan.
Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat
yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila
terjadi hal demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima
surta-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit
kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan
ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan.
Surat-surat yang masuk pertama-tama diperiksa lebih dahulu
commit to user
Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberikan tanda atau
klasifikasi tertentu pada masing-masing surat.
Tujuan memberikan klasifikasi tertentu pada surat ini adalah
untuk menata arsip secara sistematis dan efektif sehingga
arsip-arsip tersebut dengan mudah dapat ditemukan kembali. Penyortiran
surat ini adalah memilih, memisahkan dan membagi-bagi menurut
keadaan surat. Misalnya surat dinas dikelompokkan dalam surat-surat
dinas, sedangkan untuk arsip biasa juga dikelompokkan dalam arsip
biasa.
Setelah surat diterima dan dibaca, surat dicatat dalam kartu
arsip (buku agenda) dengan tujuan untuk mengetahui jumlah surat
yang masuk dan yang keluar, tempat penyimpanan surat dan untuk
memudahkan pencarian suatu surat yang diperlukan.
Menurut The Liang Gie (2000 : 195) recording data –
pencatatan bahan keterangan dapat diartikan sebagai kegiatan dalam
bidang tata usaha yang menuliskan bahan keterangan di atas kertas /
peralatan lainnya yang dapat dibaca untuk keperluan sesuatu
organisasi.
Dalam hal ini kegiatan yang dilakukan sebelum surat-surat
tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan setelah
surat-surat dikeluarkan dari sampul, perlu diadakan pencatatan seperlunya.
Misalnya surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali,
sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau
lembar pengantar.
2. Penyimpanan arsip
Arsip-arsip yang diterima atau dihasilkan oleh suatu organisasi
diselesaikan oleh pengelola arsip, maka kegiatan selanjutnya ialah
melaksanakan penataan arsip yang menuju pada penyimpanan
benda-benda arsip. Penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang sangat
commit to user
maka arsip tersebut mendapat perhatian yang khusus sehingga apabila
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
A. W. Widjaja (1986 : 104) mengemukakan bahwa penataan
tersebut bertujuan untuk :
a. Menyimpan bahan arsip yang masih mempunyai nilai guna pakai yang sewaktu-waktu diperlukan bagi pemecahan suatu persoalan atau proses pekerjaan.
b. Menyimpan bahan arsip atau dokumen dengan sistem tertentu sehingga apabila diperlukan dengan cepat dapat ditemukan kembali.
c. Menjaga dan memelihara fisik arsip atau dokumen agar terhindar dari kemungkinan rusak, terbakar atau hilang.
a) Asas Penyimpanan Arsip
Kebutuhan akan arsip dan penyelenggaraan bagi setiap
instansi atau lembaga tentu berbeda-beda. Meskipun berbeda tetapi
suatu prinsip harus tetap dianut oleh suatu organisasi seperti yang
dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 171) yaitu aman, awet,
efisien dan luwes (fleksibel). Ada 3 (tiga) macam asas yang dapat
dipergunakan oleh instansi atau lembaga yang disesuaikan dengan
kondisi masing-masing seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli
Amsyah (1998 : 16-18) yaitu :
· Asas Sentralisasi
Dengan asas ini penyimpanan arsip dipusatkan pada unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat dari tiap unit yang ada dalam organisasi dipusatkan pada unit tertentu. Oleh karenanya semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan pada unit kearsipan tersebut. Asas penyimpanan secara sentralisasi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.
Keuntungan :
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada
pekerjaan arsip.
c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip duplikat dapat dimusnahkan.
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat
commit to user Kelemahan :
a. Sentralisasinya hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.
b. Unit kerja yang memerlukan arsip akan membutuhkan waktu
yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. · Asas Desentralisasi
Apabila suatu organisasi menganut asas desentralisasi maka akan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri. Dalam hal ini unit kearsipan sentral dalam bentuk apapun tidak ada.
· Asas Campuran
Asas campuran merupakan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Dalam asas campuran ini tiap-tiap satuan kerja
dimungkinkan untuk menyelengarakan sendiri-sendiri
penyelenggaraan penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri, sedang untuk unit satuan kerja yang tidak
mempunyai spesifikasi tersendiri penyimpanannya
didesentralisasikan. Tujuan dari asas ini adalah untuk mengatasi
kekurangan-kekurangan yang terdapat pada asas-asas
sebelumnya.
Dalam asas campuran ini ada 2 (dua) pola kombinasi yaitu :
1. Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan
penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian kecil unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkat secara sentralisasi.
2. Sebagian besar unit satuan kerja yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara sentral dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara desentralisasi.
b) Sistem Penyimpanan Arsip
Hal yang terpenting dalam penyimpanan arsip adalah
ditemukannya arsip dengan mudah dan cepat pada saat dibutuhkan.
Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1991 : 87) yaitu
penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan
suatu sistem tertentu yang memungkinkan :
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
commit to user
c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu
instansi belum tentu sama dengan instansi lain. Oleh Ig. Wursanto
(1991 : 87-88) hal ini dikarenakan oleh :
a. Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda. b. Volume pekerjaan tidak sama.
c. Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama. d. Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan.
e. Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama.
Oleh sebab itu, sebelum suatu organisasi menetapkan
sistem penyimpanan yang akan dipakai hendaknya direncanakan
terlebih dahulu dengan matang. Karena perencanaan merupakan
suatu persiapan untuk tindakan-tindakan administrasi atas tindakan
selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 :
33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan maksud
agar :
a. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok dengan jenis dan luas lingkupnya kegiatan organisasi.
b. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan
menimbulkan kesulitan bagi para pegawai kearsipan karena sulit untuk dimengerti.
c. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan menyulitkan dalam hal penyimpanan, penemuan kembali, pemeliharaan dan perawatan arsip.
d. Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan
menimbulkan pemborosan, baik dalam hal tenaga, biaya atau dana maupun peralatan atau perlengkapan yang dipergunakan. e. Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau
nilai pakai dan perlu disimpan terus dalam jangka waktu yang cukup lama, atau mungkin disimpan secara permanen, tetapi ikut dipindahkan dari arsip aktif ke arsip tidak aktif kemudian dimusnahkan.
Menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 71) bahwa sistem
commit to user
Berdasarkan kata tangkap dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka. Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem nama (sering disebut sistem-abjad), sistem geografi dan sistem subjek. Sedangkan yang berdasarkan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis dan sistem-subjek numerik (sistem subjek dengan kode nomor).
Untuk selanjutnya, penulis akan menguraikan mengenai
macam-macam sistem penyimpanan yang tersebut di atas. Uraian
ini diambil dari pendapat A. W. Widjaja (1986 : 105-109) antara
lain :
a. Sistem abjad (alphabetical filling system)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem abjad berarti arsip yang dihasilkan atau dibuat dan diterima oleh suatu kantor atau lembaga yang di dalamnya termuat nama-nama seperti nama orang, nama organisasi, nama tempat atau wilayah. Nama pokok soal disimpan menurut tata abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu diindeks menurut aturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku untuk masing-masing nama. b. Sistem pokok soal (subject filling system)
Penyimpanan menurut sistem pokok soal merupakan tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan mempergunakan pokok masalah sebagai pedoman untuk mengaturnya. Arsip-arsip yang akan disimpan diberi kode dan kode yang disusun menurut abjad yang diambil dari huruf pertama dari masing-masing pokok masalah.
c. Sistem nomor (numerical filling system)
Pada sistem ini yang dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan. d. Sistem wilayah (geographical filling system)
Penyimpanan menurut sistem wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah. Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau daerah yang menjadi alamat surat.
e. Sistem tanggal (chronological filling system)
commit to user c) Prosedur Penyimpanan
Setiap pekerjaan atau kegiatan tentunya mempunyai
urutan-urutan langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan
dari permulaan sampai selesai. Hal ini digunakan agar pekerjaan
lebih terarah dan mudah dilaksanakan. Tahapan-tahapan tersebut
satu sama lain saling berkaitan sehingga merupakan suatu
rangkaian kegiatan. Prosedur mengarsip ini menurut Basir Barthos
(1990 : 49) meliputi kegiatan-kegiatan : pembuatan tanda pelepas,
pembinaan kode, pembuatan kartu tunjuk silang,
menggolong-golongkan, penyimpanan. Pendapat ini dikemukakan oleh Ig.
Wursanto (1995 : 16-18), yang menyebutkan bahwa proses
penyimpanan arsip meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Memisah-misahkan (segreting) arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan persortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokkan menurut subjek-subjek seperti yang telah dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar indek, yang telah ditentukan. 2. Meneliti (examining) arsip
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan (di-file) itu sudah ada tanda-tanda
persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang
membenarkan bahwa arsip tersebut boleh disimpan. 3. Memadukan (assembling) arsip
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis tanggal surat.
4. Mengklasifikasikan (classification) arsip
Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti menggolongkan arsip atas dasar perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokkan arsip atas dasar persamaan-persamaan yang ada untuk menentukan klasnya (sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.
5. Mengindeks (indexing) arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a. Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat. b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.
c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat
commit to user
d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub
subjek) pada arsip yang bersangkutan. 6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)
Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat 2 (dua) caption. Caption pertama dipergunakan sebagai caption utama, sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang. 7. Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan.
8. Memfile arsip
Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar. Oleh karena itu perlengkapan yang dipergunakan dalam filling dan penempatannya dalam penyimpanan harus dipersiapkan lebih dahulu.
Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang
memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk membantu
menyelesaikan suatu persoalan. Kita harus mengetahui fungsi dari
arsip-arsip tersebut. Berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan
menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Oleh A. W. Widjaja (1986 : 101-102) disebutkan bahwa
Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya / dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah, arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi :
a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu unit pengolahan suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
c. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus dan frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
commit to user 3. Penyusutan arsip
Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya
memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan
berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak
semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan
untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi
harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan
menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan
biaya dalam perawatannya.
Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh
setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan
demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus
tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan
jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi.
Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 180) yang
mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa
pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan
pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai
guna sama sekali.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig.
Wursanto (1995 : 208) adalah :
1. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku.
3. Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
a) Pemindahan arsip
Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2
commit to user
Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat
penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun
disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada
yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak
dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih
diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk
sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif
yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan.
Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang
seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 212)
adalah :
1. Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif.
2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip.
Dengan demikian, petugas harus membuat :
a. Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.
b. Daftar jenis arsip yang diserahkan.
b) Penyusutan arsip
Keuntungan dengan dilakukannya pemindahan dan
pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah (1998 : 211) sebagai berikut
:
1. Penghematan penggunaan ruangan kantor.
2. Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan.
3. Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas
bekerja dengan arsip.
Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh
dalam melakukan penyusutan arsip adalah menentukan
penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W.
commit to user
a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 (empat) macam
golongan warkat yaitu :
1. Vital Record (warkat sangat penting).
2. Important Record (warkat penting).
3. Useful Record (warkat berguna).
4. Nomessontial (warkat tidak penting).
b. Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 (empat) golongan,
yaitu :
1. Nonessential (warkat tidak penting).
2. Helpful (warkat berguna).
3. Important (warkat penting).
4. Vital (warkat sangat penting).
Dalam rangka penyusutan arsip biasanya kantor
membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim
ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip
yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam
menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi
masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan,
ciri khusus dari organisasi tersebut.
Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip
menurut Basir Barthos (1990 : 103) adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan
sebagai pedoman penyusutan arsip. Sedangkan dalam
pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan
seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (1995 : 222) yaitu
sebagai berikut :
1. Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi :
a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan arsip.
b. Kode dan pokok masalah. c. Kode dan masalah. d. Jenis fisik arsip.
e. Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f. Jumlah berkas.
commit to user 4. Fasilitas Kearsipan
a) Peralatan Arsip
Kegiatan pengurusan arsip mulai dari penciptaan arsip
sampai dengan arsip tersebut dimusnahkan tentunya menggunakan
berbagai macam fasilitas. Fasilitas tersebut merupakan faktor
pendukung dalam penyelesaian pekerjaan dalam usaha kerjasama
manusia. Sebagaimana yang disebutkan oleh A. W. Widjaja (1986
: 103) bahwa fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4
(empat) macam yaitu :
1. Alat-alat korespodensi seperti mesin tik, mesin stensil dan sebagainya.
2. Alat-alat penerimaan surat seperti bak / kotak surat, meja tulis, rak dan sebagainya.
3. Alat-alat penyimpanan (setelah dipersiapkan seperti map, adner, folder, lemari dan sebagainya.
4. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, kode pokok soal dan sebagainya.
Sedangkan alat-alat kearsipan yang biasanya digunakan
dalam kegiatan menurut A. W. Widjaja (1986 : 112-118) antara
lain :
1. Folder yaitu semacam stopmap tetapi tidak mempunyai daun
penutup yang pada bagian atasnya terdapat tab (bagian yang menonjol) untuk menempatkan judul file yang bersangkutan.
2. Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip yang
disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Guide juga mempunyai tab yang berguna untuk menempatkan atau mencari judul / kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri).
3. Tikler File (berkas pengikat) yaitu semacam kotak yang
dipergunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu peminjam arsip.
4. Filiing Cabinet (lemari arsip) yaitu digunakan untuk
menempatkan folder yang telah berisi naskah / dokumen bersama dengan guide-guidenya.
5. Rak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen yang disusun
secara vertikal ke samping dari kiri ke kanan.
commit to user
7. Kartu pinjam arsip, dibuat rangkap tiga disertakan pada penata arsip sebagai ganti arsip yang dipinjam pada berkas pengikat.
b) Ruang Kearsipan
Selain peralatan yang harus memadai dan memenuhi syarat,
ruang kearsipan harus lebih diprioritaskan keberadaannya. Untuk
menunjang kelancaran kegiatan maka diperlukan penataan
terhadap ruang kantor. The Liang Gie (1984 : 204) berpendapat
bahwa tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat kantor
pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang
menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa tata ruang adalah mengenai
pengurusan alat-alat dan pengaturan tempat kerja.
Menyimpan arsip tidak hanya disimpan disembarang
tempat, karena arsip merupakan dokumen yang sangat penting
maka ruang penyimpanannya pun harus aman dari berbagai
kerusakan. Ruang penyimpanan harus terhindar dari kemungkinan
serangan api, air, serangga dan lain-lain. Tempat penyimpanan
harus kering, terang dan berventilasi baik.
Pengamanan arsip oleh Zulkifli Amsyah (1998 : 197)
Dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventif) dan perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restorasi). Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperature, kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya matahari, pengaturan penerangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan dan fumigasi. Untuk restorasi arsip dilakukan dengan berbagai jenis obat dan dilaminasi.
Ruang tempat penyimpanan arsip hendaknya selalu dijaga
agar tetap dalam keadaan bersih, teratur, dan memudahkan
pencarian kembali arsip yang dibutuhkan. Dalam pengaturan
ruangan menurut Ig. Wursanto (1991 : 221-223) dapat dilakukan
dengan :
commit to user
b. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan
penerangan alam, yaitu sinar matahari. c. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya.
d. Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api. e. Ruangan harus terhindari dari kemungkinan serangan air. f. Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk
mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor.
g. Ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangan
hama, serangan perusak atau pemakaian kertas arsip.
h. Lokasi ruang atau gedung penyimpanan hendaknya bebas dari
tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip.
i. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor lainnya.
j. Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan di simpan di dalamnya.
Pengaturan udara dalam ruang arsip yang terbaik adalah
dengan mempergunakan AC. Tetapi ini membutuhkan biaya yang
tidak sedikit. Basir Barthos berpendapat bahwa suhu udara ruang
arsip yang baik berkisar antara 50º-65º. Arsip dalam waktu dekat
akan lapuk bila kelembaban melebihi 65º.
5. Pegawai kearsipan
Pentingnya peranan arsip dalam suatu organisasi menjadikan
pegawai di bidang kearsipan tidak kalah dengan pegawai di bidang
lainnya. Keberadaan pegawai kearsipan sangat berperan dalam
kelangsungan hidup organisasi. Meskipun terdapat fasilitas dan
ruangan yang memadai dan memenuhi syarat tetapi jika pegawainya
tidak memiliki keahlian ataupun ketrampilan yang cukup maka
pengelolaan kearsipan tidak efektif dan efisien. Oleh sebab itu
dibutuhkan pegawai yang mempunyai pendidikan yang
serendah-rendahnya SMU ditambah dengan pendidikan khusus di bidang
kearsipan atau orang-orang yang khusus berpendidikan di bidang
commit to user
Petugas kearsipan oleh Ig. Wursanto (1991 : 37) dinyatakan
sebagai pegawai dalam bidang kearsipan yang bertugas menerima,
menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani
apabila sewaktu-waktu arsip dikeluarkan atau diperlukan. Sedangkan
mengenai jumlah pegawai yang dibutuhkan dalam bidang kearsipan
menurut Ig. Wursanto (1995 : 37) ditentukan oleh :
a. Besar kecilnya suatu badan usaha atau organisasi yang
bersangkutan.
b. Asas penyimpanan yang dipergunakan.
Dalam buku Ig. Wursanto (1995 : 39) The Liang Gie
mengatakan bahwa untuk dapat mengelola administrasi yang baik,
diperlukan pegawai / petugas kearsipan yang baik pula yaitu pegawai
yang memenuhi syarat-syarat ketelitian, kecekatan dan kerapian.
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pegawai arsip adalah
sebagaimana yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja (1986 : 104)
antara lain sebagai berikut :
1. Memiliki pengetahuan di bidang :
a. Pengetahuan umum, bidang yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip.
b. Pengetahuan tentang seluk beluk instansinya yakni beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya.
c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan.
2. Memiliki ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dikerjakan.
3. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
Selain pendapat di atas juga terdapat pendapat lain. The Liang
Gie mengemukakan 6 (enam) syarat bagi pegawai kearsipan dalam
buku Ig. Wursanto (1995 : 41) adalah seperti berikut ini :
1. Lulus sekolah menengah dan mempunyai kecepatan rata-rata normal.
commit to user 3. Memiliki sifat kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian yang kecil. 5. Memiliki sifat sebagai karyawan yang rapi.
6. Memiliki pertimbangan yang baik.
D. Metode Pengamatan
1. Jenis Pengamatan
Pengamatan ini menggunakan strategi atau metode deskriptif
kualitatif yang dapat memberikan gambaran atau memaparkan suatu
peristiwa. Menurut Hadari Nawawi (1995 : 63) metode deskriptif dapat
diartikan sebagai prosedur pemecahan masalah yang diselidiki dengan
menggambarkan atau melukiskan keadaan obyek pengamatan pada saat
sekarang, berdasarkan fakta-fakta yang tampak atau sebagaimana
adanya. Sedangkan yang dimaksud bersifat kualitatif adalah
pengamatan yang bersifat atau mempunyai karakteristik bahwa datanya
dinyatakan dalam keadaan sewajarnya dan sebagaimana adanya.
Adapun ciri-ciri penelitian atau pengamatan deskriptif menurut
Winarno Surakhmad (1990 : 140) adalah :
1. Memusatkan pada pemecahan masalah yang ada pada masa
sekarang pada masa yang aktual.
2. Data yang telah dikumpulkan mula-mula disusun, dijelaskan dan
kemudian dianalisa.
2. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan merupakan tempat di mana pengamatan
dilaksanakan dan tempat diperolehnya sejumlah data yang dibutuhkan
dari masalah yang akan diamati. Hal tersebut dilakukan untuk
memperoleh informasi di dalam usaha untuk menyatakan suatu
kebenaran data. Dalam pengamatan ini mengambil kasus di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta..
Adapun alasan untuk memilih lokasi tersebut adalah sebagai
commit to user
· Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
memungkinkan sekali untuk memberikan data yang diperlukan
dalam pengamatan ini. Hal ini ditinjau dari tingkat kedisiplinan
khususnya tingkat kedisiplinan kantor, organisasi yang teratur
maupun administrasi yang teratur pula.
· Di lokasi tersebut akan memungkinkan kemudahan dalam
melakukan pengamatan, sehingga dapat membantu kelancaran
dalam memperoleh informasi atau data-data yang diperlukan sesuai
dengan permasalahan yang diamati, menghubungi informan serta
mengurus perizinan.
3. Jenis dan Sumber data
Apabila seorang pengamat telah menetapkan suatu objek penelitian,
maka langkah berikutnya adalah menetapkan tentang sumber data mana
yang akan dipergunakan untuk pengumpulan datanya. Yang dimaksud
dengan sumber data dalam pengamatan ini adalah subjek darimana data
diperoleh. Adapun sumber data yang digunakan dalam pengamatan ini
adalah:
a. Sumber data primer
Adalah sumber informasi yang diberikan langsung oleh informan.
Adapun yang dimaksud dengan informan adalah orang yang
merespon atau menjawab pertanyaan-pertanyaan pengamat yang
dijadikan sebagai sumber informasi. Data primer dikumpulkan oleh
pengamat itu sendiri. Dalam pengamatan ini penulis
mengumpulkan data primer yang berupa data-data yang
berhubungan dengan pelaksanaan admnistrasi kearsipan, misalnya
data tentang tugas-tugas apa saja yang dilaksanakan oleh bagian
administrasi kearsipan di kantor tersebut.
b. Sumber data sekunder
Adalah sumber informasi yang diperoleh dari sumber lain. Data
sekunder dapat diperoleh dengan mengutip dari sumber publikasi
commit to user
perundangan dan sebagainya. Dalam pengamatan ini penulis
mencari dan mengumpulkan data sekunder yang berupa
buku-buku, pengertian-pengertian yang berkaitan dengan pelaksanaan
administrasi kearsipan.
4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah cara yang digunakan untuk
memperoleh data yang diperlukan. Dalam mengumpulkan data yang
berhubungan dengan pelaksanaan administrasi kearsipan, maka teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah:
a. Wawancara
Wawancara sebagai teknik pengumpulan data mempunyai fungsi
sangat banyak seperti sebagai pengumpul keterangan, menguji
kebenaran informasi, meminta pendapat orang lain yang digunakan
sebagai sumber informasi, dan lain-lain. Wawancara adalah suatu
metode pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara
langsung dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan masalah yang
diamati. Dalam pengamatan ini, penulis mengangkat topik
Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta. Untuk mendapatkan informasi tentang pelaksanaan
tugas dan tanggung jawab, maka penulis mengadakan tanya jawab
langsung kepada bagian Administrasi Kearsipan di Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Misalnya penulis
bertanya kepada bagian administrasi kearsipan tentang tugas-tugas
yang dilakukan, faktor-faktor penghambat dalam pelaksanaan
tugas tersebut dan sebagainya.
b. Observasi
Observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan
pengamatan secara langsung terhadap kondisi dan keadaan
organisasi yang menjadi obyek pengamatan sehingga dapat
commit to user c. Studi kepustakaan
Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan
membaca buku-buku yang ada hubungannya dengan materi
penulisan yang berkaitan dengan administrasi kearsipan,
pelaksanaan administrasi kearsipan dan lain sebagainya.
d. Dokumentasi
Dokumentasi yaitu teknik pengumpulan data yang bertujuan untuk
mempelajari dokumen, literature ataupun laporan lain. Di sini
metode dokumentasi adalah hal yang sangat penting karena dalam
mengolah data pengamat lebih cenderung menggunakan
dokumentasi yang ada.
5. Teknik Analisis Data
Teknis analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah
analisis data kualitatif dengan menggunakan metode interaktif.
Analisis data kualitatif merupakan pengolahan data berupa
pengumpulan data, penguraiannya kemudian membandingkan dengan
teori yang berhubungan masalahnya, dan akhirnya menarik kesimpulan.
Metode interaktif adalah model analisa yang terdiri dari 3 (tiga)
komponen yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan,
maka data-data diproses melalui 3 (tiga) komponen tersebut. Hal ini
seperti yang dikemukakan oleh HB. Sutopo (1988 : 37).
Kegiatan komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
a. Reduksi data
Merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian kepada
penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar yang
muncul dari catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsung
terus-menerus, bahkan sebelum data benar-benar terkumpul sampai
commit to user b. Penyajian data
Merupakan sekumpulan informasi yang tersusun yang memberi
kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan pengambilan
tindakan.
c. Penarikan kesimpulan
Dari permulaan data, seorang penganalisis kualitatif mencari arti
benda-benda, keteraturan, pola-pola, penjelasan konfigurasi,
berbagai kemungkinan, alur sebab akibat dan proporsi. Kesimpulan
akan ditangani secara longgar, tetap terbuka dan skepstis, tetapi
kesimpulan sudah disediakan, mula-mula belum jelas, meningkat
menjadi lebih rinci dan mengakar pada pokok.
Ketiga komponen utama tesebut saling mendukung dan berhubungan
sehingga membentuk suatu interaksi dalam proses pengumpulan data
sehingga menjadi satu siklus penting dalam penyusunan laporan ini.
Keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang proses pengamatan dan
dilakukan berulang kali sehingga analisa yang didapat cukup mantap dan
commit to user BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Sejarah Singkat Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta berdiri pada
tahun 1950, yang pada saat itu bernama Kantor Pengadaan dan Penyaluran
di bawah Departemen Perekonomian Umum yang menangani masalah
bidang industri, bidang perdagangan dan bidang koperasi. Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta yang mula-mula tugasnya
mengurus tentang pemberian izin pendirian perusahaan dan usaha dagang,
tetapi setelah berjalan 5 (lima) tahun yakni 1955 berganti nama menjadi
Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi.
Tahun 1957 Departemen Perekonomian Umum dihapuskan dan
diganti menjadi Departemen Perdagangan Luar Negeri. Pada tahun 1971,
Kantor Industri Perdagangan dan Koperasi berubah menjadi Kantor
Departemen Perdagangan yang tidak berpengaruh pada Kantor
Perdagangan dan Koperasi yang selokasi dengan Kantor Perindustrian
yang letaknya di Jalan Yosodipuro 150 Surakarta.
Baru kemudian pada tahun 1980 kantor dijadikan satu yang
tempatnya di Jalan Slamet Riyadi 320 Surakarta yang mula-mula
merupakan kantor Tera. Pada tanggal 22 September 1980 oleh Bapak
Kardjono Wiryo diresmikan pembukaannya, namun ruang lingkupnya
lebih sempit dari pada kantor yang dulu. Sebab hanya meliputi daerah
Kotamadya saja. Kemudian dipersempit lagi dengan didirikannya
kantor-kantor perdagangan di beberapa daerah Eks-Karesidenan Surakarta seperti
kantor perdagangan di Sragen, Klaten dan Sukoharjo.
Berdasarkan pada Surat Keputusan Menteri Perindustrian dan
Perd
