DESKRIPSI LEMBAGA ISNTANSI
4. Sub Bagian Protokol dan Humas
Kepala Sub Bagian Protokol dan Humas mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan pengendalian kegiatan protokoler dan kehumasan Kepala Daerah.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Protokol dan Humas
berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
commit to user
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
d. Menyiapkan bahan di bidang keprotokolan dan kehumasan;
e. Melaksanakan penyusunan jadwal upacara hari besar, upacara bendera
tujuh belasan, dan apel bersama untuk disampaikan kepada SKPD;
f. Memfasilitasi kegiatan protokoler pimpinan daerah dalam kegiatan
seremonial baik acara resmi maupun tidak resmi;
g. Menyiapkan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu dari
Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/ Kota, dan tamu luar negeri yang berkunjung ke Kabupaten Karanganyar;
h. Memberikan pelayanan pemberitaan tentang kebijakan Pemerintah
Daerah serta membina hubungan kerja dengan kalangan pers;
i. Mengkoordinasikan penyusunan naskah sambutan Bupati untuk
kegiatan upacara hari besar, upacara bendera tujuh belasan, apel bersama, dan kegiatan-kegiatan lainnya;
j. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan keprotokolan dan kehumasan;
k. Melaksanakan monitoring pelaksanaan tugas bawahan melalui
pengawasan melekat, mengevaluasi berdasarkan pedoman/ ketentuan yang berlaku guna menghindari penyimpangan pelaksanaan tugas;
l. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan;
m. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;
n. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun
tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
commit to user
o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
commit to user
BAB IV PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar. Dalam bab ini akan dijelaskan hasil pengamatan selama penulis magang di bagian umum sekretariat daerah Kabupaten Karanganyar. Hal-hal yang dibahas meliputi :
1. Penerimaan dan pencatatan arsip
Menurut bapak Widi staff tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar Kegiatan penerimaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dilakukan disertai dengan pencatatan arsip-arsip yang diterima. Kegiatan pencatatan arsip yang berupa surat masuk dan surat keluar akan dicatat dalam surat kendali masuk atau surat kendali keluar contoh dilampirkan). Dengan pencatatan ini akan memperlancar proses pengurusan arsip, selain itu akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau dihasilkan dalam suatu waktu juga dapat berfungsi untuk mengawasi, mengendalikan dan mendistribusikan arsip. Penulis akan menerangkan bagaimana proses pengurusan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan penerimaan dan pencatatan arsip telah dilakukan dengan baik.
a. Pengurusan surat masuk
Berdasarkan wawancara dengan staf tata usaha bapak Widi, surat yang masuk di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar diterima dibagian umum sub bagian tata usaha kemudian surat akan diteruskan pada bidang yang dituju ataupun surat yang rata-rata berjumlah kurang lebih 12.000 surat. Surat yang masuk setiap harinya rata-rata 40 surat. Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pengurusan surat masuk menurut kepala bagian sub tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah :
commit to user
1) Menerima surat yang disampaikan oleh pengatar, pos, instansi, atau
perorangan.
2) Meneliti kebenaran surat tersebut ditujukan untuk bagian apa.
3) Memberikan paraf atau bukti penerimaan jika ada.
4) Mensortir atau memisah-misahkan surat-surat yang diterima apakah itu
surat pribadi, surat dinas yang bersifat biasa, penting, atau rahasia.
5) Membuka sampul surat untuk mengeluarkan surat yang ditujukan
kepada Bupati Karanganyar selain surat yang ditujukan kepada Bupati Karanganyar tidak akan dibuka dan langsung diserahkan kebagian yang dituju.
6) Setelah dibuka kemudian surat dibaca untuk diketahui sisinya dan
tujuan surat.
7) Berikutnya adalah pemeriksaan surat yang meliputi : nomor dan
tanggal surat, alamat surat, perihal, tanda tangan dan dicap dinas.
8) Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya adalah mencatat dalam
kartu kendali surat masuk dan dibuatkan disposisi.
9) Setelah surat dikendalikan kemudian surat beserta disposisi di
serahkan ke bagian Tata Usaha Bupati.
10)Kemudian surat yang telah dikendali ditulis juga pada buku agenda.
11)Setelah surat turun dari bagian tata usaha Bupati akan diketahui
belasan surat dari Bupati atau kepala Sekretariat dan akan diteruskan ke bagian yang telah ditunjuk oleh Bupati atau Sekretariat.
Dalam praktik untuk penulisan kartu kendali bentuk kartu kendali surat masuk di bagian umum Sekretariat Karanganyar seperti di bawah ini:
Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
commit to user
Berdasarkan wawancara diatas dapat diketahui bahwa proses pengurusan surat masuk telah dilakukan sesuai dengan prosedur di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
b. Pengurusan Surat Keluar
Menurut hasil observasi di bagian Tata Usaha Surat keluar adalah surat dari Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang ditujukan kepada kantor atau lembaga lainnya. Surat keluar yang dikeluarkan Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar rata-rata setiap harinya 20 surat.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses penurusan surat dibagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar antara lain :
1) Pembuat konsep surat ada yang dibuat oleh pimpinan, biasanya
dilakukan oleh kepala bagian atau kepala sub bagian dan ada yang dibuat oleh staf. Dalam hal-hal tertentu, biasanya pimpinan membuat konsep kemudian diserahkan kepada juru ketik untuk diketik sebagaimana yang sudah ditetapkan agar lebih cepat selesai.
2) Konsep surat yang telah diketik oleh bawahan surat diperiksa lagi oleh
kepala bagian agar tidak terjadi kesalahan kemudian diserahkan kepada kepala bagian untuk ditanda tangani.
3) Surat diserahkan kepada pengganda di bagian sub tata usaha untuk
dicatat dalam kartu kendali keluar dan lampiran 1 fotocopy sebagai arsip.
4) Surat diberikan nomor urut sesuai dengan klasifikasi dan urutan surat
serta di bubuhi cap dinas.
5) Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat.
6) Pemeriksaan surat yaitu sebelum surat dilipat untuk dimasukkan ke
dalam amplop diperiksa dulu kelengkapan surat yang meliputi : Alamat surat, tanda tangan, cap atau stempel dinas, serta lampiran bila ada.
commit to user
7) Setelah surat dilipat, dimasukkan kedalam amplop kemudian ditutup
dan dilem. Pada amplop surat dibubuhi stempel instansi.
Setiap surat yang keluar akan mengikuti langkah-langkah seperti diatas sedangkan bentuk surat kendali keluar adalah sebagai berikut.
Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Gb 4. 2. Kartu Kendali Surat Keluar
Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan surat bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah dilaksanakan dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya surat kendali masuk dan surat kendali keluar untuk mencatat arsip yang masuk maupun keluar. Jenis surat yang dicatat dalam kartu kendali surat masuk dan surat keluar adalah jenis surat dinas baik yang sifatnya biasa, penting maupun rahasia. Untuk surat yang bersifat rahasia akan langsung diserahkan ke bagian tata usaha Bupati. Kemudian dicatat pada kartu kendali diberikan tanda huruf “R” yang berarti surat tersebut bersifat rahasia.
Berdasarkan hasil observasi diatas dapat diketahui bahwa proses pengurusan surat keluar telah dilakukan dengan baik di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
commit to user
2. Penyimpanan arsip
a. Asas penyimpanan arsip
Berdasarkan dari hasil wawancara dengan staf bagian Tata Usaha, Asas penyimpanan arsip yang digunakan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar adalah dengan menggunakan asas desentralisasi. Sehinga di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar juga melakukan penyimpanan arsipnya sendiri. Asas desentralisasi ini digunakan karena pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga lebih menghemat waktu. Selain itu asas desentralisasi digunakan karena di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar merupakan organisasi dimana lokasi antara bagian yang satu dengan yang lain terpisah walaupun masih dalam satu gedung.
Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara kepada staf bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar dapat diketahui Keuntungan atau kelebihan yang diperoleh dari pemakaian asas desentralisasi, antara lain :
1) Karena setiap unit kerja dapat mengelola sendiri warkat yang ada,
sehingga pemimpin unit satuan kerja dapat memperoleh warkat dengan cepat apabila sewaktu-waktu membutuhkan.
2) Keperluan akan arsip mudah, karena berada pada unit kerja
sendiri-sendiri serta penanganan arsip akan lebih mudah dilakukan karena arsip sudah dikenal baik.
3) Penyingkiran atau penyusutan warkat dapat dilakukan dengan tepat
karena pimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan mengadakan penyusutan. Dengan demikian dalam menentukan warkat penting atau tidak penting akan lebih tepat, karena pimpinan unit satuan kerja yang bersangkutan yang lebih mengetahui.
Sedangkan kelemahan dari asas ini adalah :
commit to user
Dari hasil wawancara diatas maka dapat diketahui bahwa asas penyimpanan arsip yang di gunakan di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar sudah baik.
b. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem nomor. Seperti yang dikemukakan oleh Bapak Heru selaku pengelola masalah kearsipan di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
Sistem penyimpanan arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar menggunakan sistem nomor. Nomor tersebut adalah nomor arsip yang telah disesuaikan dengan pedoman pola klasifikasi arsip di lingkungan sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat. Dalam filling kartu kendali kode menunjukkan adanya tata urutan yang sistematis dari kartu-kartu kendali dalam file.
Penyimpanan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah dilaksanakan secara teratur karena pemakaian sistem penomoran dapat mempermudah pencarian arsip, juga dapat mehembat tempat dan peralatan. Arsip-arsip yang digunakan sehari-hari merupakan arsip aktif. Staf pelaksana pengelolaan arsip menggunakan arsip yang masih aktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus melewati prosedur-prosedur tertentu.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pegawai pengagenda surat masuk yang mengatakan bahwa :
“Untuk peminjaman arsip di Bagian Umum Sekretariat Kabupaten Karanganyar tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi hanya secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam. Yang boleh meminjam adalah pegawai. Sedangkan untuk lama peminjamannya tidak ditentukan, namun jika peminjaman arsip terlalu lama dan arsip yang dipinjam tersebut akan digunakan oleh penanggung jawab arsip tersebut maka peminjam akan diminta untuk segera mengembalikan arsip yang dipinjamnya” (Sumber : Wawancara, 18 Februari 2012).
commit to user
Dengan demikian berdasarkan hasil wawancara diketahui peminjaman arsip yang tanpa bukti itu terdapat kelemahan yaitu tidak adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika terjadi kehilangan arsip. Selain itu lama peminjaman waktunya tidak ditentukan sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin.
c. Mensortir
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di Bagian sub Tata Usaha diketahui bahwa Setelah surat yang akan disimpan diberi kode, langkah selanjutnya adalah menyortir surat-surat yang telah diberi kode yaitu surat-surat yang mempunyai kode sama dikelompokkan menjadi satu sehingga mempermudah dan memperlancar penyimpananya.
Berdasarkan hasil observasi maka dapat diketahui proses pensortiran arsip telah tertata sesuai kode masing-masing.
d. Menyimpan Surat
Menurut Bapak Widi penyimpanan surat dilakukan dengan Surat-surat yang telah diteliti, diberi kode dan disortir dimasukkan dalam map gantung yang tabnya menunjukkan kode yang telah ditentukan sama dengan kode surat yang akan disimpan. Cara memasukkan ke dalam map adalah muka surat mengharap ke depan map, disimpan menurut urutan tanggal yaitu arsip yang baru harus diletakkan di depan sehingga mempermudah dalam pencarian dan arsip jawaban surat dijepitnya pada surat yang bersangkutan.
Berdasarkan hasil wawacara diketahui penyimpanan arsip telah dilakukan sesuai prosedur.
3. Pemeliharaan arsip
Berdasarkan hasil observasi tentang pemeliharan arsip. Arsip agar selalu terjaga dengan baik agar terhindar dari kerusakan maka perlu adanya pemeliharaan arsip yang baik, kerusakan atau kemusnahan arsip datangnya dari arsip itu sendiri atau disebabkan terlalu lama tersimpan. Pemeliharaan berupa mengatasi, mencegah, melindungi, melakukan tindakan yang bertujuan untuk tetap menjaga arsip-arsip dan informasi yang penting.
commit to user
Pemeliharaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar meliputi :
a. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip
Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak kertas, tempat penyimpanan arsip yaitu tiling cabinet diberikan bahkan bahan pencegah serangga.
b. Pengatur ruangan
Pengatur ruang tempat penyimpanan arsip harus kering dan tidak lembab agar arsip dapat terus awet dari kerusakan.
c. Menjaga kebersihan ruang penyimpanan arsip
Ruang penyimpanan arsip harus selalu dibersihkan. Ruang penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara di lap.
Berdasarkan uraian diatas maka dapat dikatakan di Bagian Tata Usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah mengadakan pemeliharaan arsip secara teratur untuk menjaga agar arsip tetap terjaga.
4. Penyusutan dan pemusnahan arsip
a. Penyusutan
Menurut bapak Widi arsip-arsip di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar tidak akan terus disimpan di bagian umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, karena jika arsip terus dipelihara maka akan memakan banyak tempat, biaya dan peralatan. Untuk mengetasi hal tersebut diadakan penyusutan asrip yang sudah tidak mempunyai nilai guna bagi di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar arsip inaktif diganti dengan arsip masih aktif. Sedangkan arsip yang dengan arsip masih aktif. Sedangkan arsip yang sudah tidak ada nilai guna lagi akan dipisahkan ditempat lain. Arsip-arsip yang berjangka waktu 5 tahun dan tidak memiliki nilai guna lagi akan dimasukan ke kardus-kardus berdasarkan tahun dan nomor dan disimpan di almari tersendiri.
Menurut staf bagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar mengtakan “penyusutan arsip dengan cara
commit to user
terpisah”. Arsip yang sudah tidak ada nilai guna lagi dalam jangka waktu lima tahu akan dimasukkan kedalam kardus, menurut isi lalu akan dimasukkan ke almari lain dan arsip yang masih aktif akan disimpan di feling cabinet”. (Sumber : Wawancara Staf TU Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar 15 februari 2012).
Berdasarkan wawancara diatas diketahui proses penyusutan arsip dilakukan secara teratur.
b. Pemusnahan
Dari hasil observasi yang dilakukan Pemusahan arsip adalah kegiatan menghancurkan arsip yang telah tidak mempunyai fungsi lagi. Penghancur itu dilakukan dengan berbagai cara sehingga informasi arsip tidak akan dikenali atau diketahui lagi isinya. Di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar diketahui belum ada kegiatan pemusnahan arsip-arsip yang dilakukan.
commit to user
32
BAB V