commit to user
PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM
DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
DIAJUKAN UNTUK MEMENUHI SYARAT DALAM MEMPEROLEH
SEBUTAN AHLI MADYA (A.Md) DALAM BIDANG
MANAJEMEN ADMINISTRASI
OLEH
DAMARIS SEPTIAN
D.1509019
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
commit to user
PERSETUJUAN
PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh:
DAMARIS SEPTIAN
D1509019
Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pembimbing,
Drs. Ali, M.Si
NIP. 195408301 985031 002
commit to user
PENGESAHAN
PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR
Disusun Oleh ;
DAMARIS SEPTIAN
D1509019
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Tim Penguji ;
1. Penguji I ; Drs. H.Marsudi, M.Si ...
NIP. 19550823 1983031 001
2. Penguji II ; Drs. Ali, M.Si ...
NIP. 19540830 1985031 002
commit to user
MOTTO
Tidak pernah ada hal besar yang dicapai tanpa semangat besar. (Ralph
Wardo Emerson)
Kesopanan adalah pengaman yang baik bagi keburukan lainnya.
(Cheterfield)
Hanya kebodohan yang meremehkan pendidikan (P.Syrus)
Kebijakan dan kebajikan adalah perisai terbaik. (Aspinal)
commit to user
PERSEMBAHAN
Kakakku Rosita Hermawanti,Yosep Rini
Pantoko, Eva Ngelis Repno Jayanti yang
senantiasa selalu kusayangi dan
memberikan dukungan.
Teman-teman dan Sahabat-sahabatku.
Almamater tercinta.
commit to user
PERNYATAAN
Nama : DAMARIS SEPTIAN
NIM : D1509019
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul
“PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DAERAH
KABUPATEN KARANGANYAR” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal
yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 11 Juli 2012
Yang membuat pernyataan,
DAMARIS SEPTIAN
commit to user
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat
menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN
UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR”.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama yang telah bersedia
dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas
Akhir ini.
2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah membimbing,
memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat menempuh
perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Drs. H. Marsudi, M.Si selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
membantu perkuliahan dengan baik.
4. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Slamet Sanyoto, SH selaku Kepala Bagian Umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar.
6. Bapak Heru, selaku Kepala Sub Tata Usaha Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar.
commit to user
7. Staff bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
8. Orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan moral maupun
material.
9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III manajemen
administrasi angkatan 2009.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan
tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk
itu penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi
meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 11 Juli 2012
Penulis
commit to user
commit to user
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI
A. Dasar Hukum ... ... 23
B. Tugas Dan fungsi Sekretariat daerah kabupaten Karanganyar ……….. 23
C. Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 25
D. Struktur Organisasi Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar ... 26
BAB IV PEMBAHASAN A. Penerimaan Dan Pencatatan Arsip ... 32
B. Penyimpanan Arsip ... 36
C. Pemeliharaan Arsip ... 38
D. Penyusutan Dan Pemusnahan Arsip ... 39
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 41
B. Saran ... 42
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
commit to user
DAFTAR GAMBAR
Gb. 2. 1. Klasifikasi Arsip ………. 7
Gb. 4. 1. Kartu Kendali Surat Masuk ……… ……… 32
Gb 4. 2. Kartu Kendali Surat Keluar ... 34
commit to user
ABSTRAK
DAMARIS SEPTIAN, D1509019, PENGELOLAAN ARSIP BAGIAN
UMUM SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN KARANGANYAR,
Tugas Akhir Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta,
2012, 40 halaman.
Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui kegiatan pengeloaan arsip
bagian umum setda karanganyar dan untuk mengetahui hambatan-hambatan yang
terjadi dalam pengurusan arsip di bagian setda karanganyar agar dapat diberikan
masukan-masukan terhadap hambatan-hambatan tersebut.
Pengamatan ini, menggunakan jenis penelitian deskriptif kualitatif yaitu
dengan menggambarkan pelaksanaan Pengeoan arsip di bagian umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Karangayar yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat
dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh berdasarkan dari
informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview
(Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.
Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Bagian umum Setda
Karangayar, penulis menyimpulkan bahwa pengelolaan arsip di bagian umum
setda karanganyar telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan, dan dilakukan
oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Setiap surat yang masuk yang berupa
surat dinas dituliskan di kartu kendali surat masuk rangkap tiga dan sebagai arsip,
dan surat keluar juga diberikan kartu kendali surat keluar.setelah itu arsip akan
disimpan dengan baik agar bila diperlukan akan dapat mudah ditemukan kembali.
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Saat ini informasi dapat dikatakan sebuah kebutuhan yang penting
untuk setiap organisasi. Untuk meningkatkan pnyelenggaraan proses
administrasi dan pelayanan publik yang baik perlu adanya sumber informasi
yang dapat mendukung. Salah satu sumber informasi yang penting untuk
dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Kearsipan adalah
suatu bagian peting dalam organisasi, maka hamper disetiap organisasi
dibentuk unit kerja yang khusus menangani arsip dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan, penemuan kembali.
Arsip sangat berperan terhadap kelancaran hubungan sebuah
organisasi dengan masyarakat.Arsip dapat dikatakan rekaman informasi
tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh suatu
organisasi.Arsip memegang peranan penting bagi organisasi untuk mengingat
semua dokumen yang ada di dalam organasi tersebut karena tidak mungkin
seseorang dapat mengingat semua dokumen yang jumlahnya banyak dan terus
bertambah jumlahnya. Apabila pengelolaan arsip tidak dilakukan dengan baik
maka akan menghambat kelancaran kegiatan-kegiatan organisasibahkan juga
akan dapat mengakibatkan penghamburan beberapa sumber antara lain,
pikiran, waktu, ruang, tenaga, dan biaya karena itu fungsi arsip sangat
diperlukan keberadaannya.
Agar setiap arsip dapat tersimpan dan terawat dengan baik, maka
diperlukan suatu sistem pengelolaan arsip yang dapat menyimpan dan
memelihara arsip tersebut.Dengan adanya sistem pengelolaan yang baikakan
dapat membantu organisasi dalam memberikan informasi secara cepat,
lengkap, dan akurat. Arsip dapat juga berfungsi sebagai penyimpan
informasi-informasi penting yang kelak akan dibutuhkan dikemudian hari.
Dalam UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan disebutkan
macam-macam tujuan arsip.Beberapa diantaranya yaitu untuk menjamin keselamatan
commit to user
dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara serta meningkatkan kualitas
pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip secara terpercaya.
Sampai saat ini masalah kearsipan masih kurang diperhatikan oleh
berbagai organisasi.Masalah kearsipan yang masih sering terjadi adalah
hilangnya arsip-arsip akibat sistem penyimpanan arsip yang kurang sistematis,
pengamanan, dan peminjaman atau pemakaian arsip oleh suatu organisasi
dalam jangka waktu yang lama sehingga lupa dikembalikan kepada unit
kearsipan. Walaupun sekilas pengelolaan arsip terlihat sederhana tetapi jika
arsip tidak dijalankan oleh tenaga yang ahli dibidang penataan kearsipan dan
prasarana yang baik untuk mendukung penataan arsip dengan baik,
pengelolaan arsip tidak akan berjalan dengan baik. Serta fasilitas arsip yang
mendukung penataan arsip dengan baik masih sering kurang diperhatikan
dengan baik dan terkesan pengelolaan arsip tersebut dianggap hal yang tidak
penting oleh sebagian organisasi.
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganayar mempunyai tugas dalam
melaksanakan administrasi umum untuk melaksanakan tugas dan fungsi
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.Untuk membantu
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
sengat diperlukan informasi dan data-data arsip. Arsip adalah bagian penting
yang keberadaannya harus ada didalamnya karena arsip digunakan untuk
menyimpan data-data informasi yang masuk maupun keluar di Sekretariat
Daerah kabupaten Karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang banyak
berhubungan dengan kebutuhan masyarakat khususnya diwilayah kabupaten
karanganyar sebagai instansi pemerintahan yang berhubungan langsung
dengan masyarakat diwilayahnya.
Kegiatan dibagian umum Sekretariat Dearah Kabupaten Karanganyar
dilaksanakan secara baik yang masuk setiap hari rata-rata 40 surat dan surat
keluar 20 surat. Arsip harus dikelola dengan baikagar apabila sewaktu-waktu
arsip dibutuhkan dapat mudah ditemukan kembali dan dalam waktu yang
commit to user
Karanganyar sudah baik. Arsip surat yang disimpan dapat ditata secara
rapidan baik dan akan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan dan tidak
membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan permasalahan diatas, maka
penulis mengambil judul “ Pengelolaan Arsip Bagian Umum Sekretariat
Daerah Kabupaten Karanganyar”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan hal-hal diatas maka permasalahan dalam penelitian ini
dirumuskan sebagai berikut
sebagai pengetahuan maupun sebagai perbandingan sistem pegelolaan
arsip.
3. Tujuan Individu
Untuk memenuhi sebagai persyaratan guna memperoleh gelar
Ahli Madya (A.Md) pada program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Unuversitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
1. Dapat memberi masukan pengembangan ilmu pengetahuan mengenai
hal-hal yang berkaitan dengan Pengadaan Barang atau Jasa terutama
Mahasiswa Manajemen Administrasi
2. Menambah pengalaman mengenai masalah yang berhubungan dengan
Pengadaan Barang atau Jasa.
3. Sebagai bahan referensi dan menambah perbendaharaan serta dapat
bermanfaat bagi adik-adik kelas sebagai penambah informasi.
commit to user
Kata pengelolaan berasal dari kata yang mengandung arti proses,
memelihara atau mengurus. Suatu proses merupakan suatu rangkaian
aktivitas yang satu sama lainnya saling bersusulan. Pengelolaan adalah
suatu cara sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. menurut HB
Siswanto (2008 : 23) pengelolaan yang berdasarkan manajemen adalah
suatu rangkaian aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang yang ahli
dalam suatu organisasi yang dijalani.
Banyak orang orang yang mengertikan pengelolaan sama dengan
arti manajemen. Karena antara manajemen dan pengelolaan memiliki satu
tujuan yang sama yaitu tercapainya tujuan suatu organisasi. Manajemen
sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang
melakukan aktivitas manajemen. James A.F. Stoner dalam bukunya
“Management” (1982) mengemukakan manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha
para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut
George Robert Terry (dalam M. Manullang, 1988:16) manajemen adalah
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan
menggunakan kegiatan orang lain yang terdiri dari tindakan-tindakan:
a. Perencanaan (planning)
T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa Perencanaan
(planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan
penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode,
sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.
Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.” efisien dan
commit to user
efektif. Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses
manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan,
maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada
pencapaian tujuan organisasi.
b. Pengorganisasian ( organizing)
menurut M. Mannullang (2006 : 8) Apabila serangkaian telah
ditentukan, maka harus disusun organisasi untuk memberikan setiap
bawahan suatu tugas khusus, membangun departemen,
mendelegasikan wewenang kepada bawahan, serta mengkoordinasikan
kerja bawahan. Jika telah ditentukan bahwa fungsi-fungsi pegawai
tentu akan membantu kearah tercapainya sasaran organisasi, maka
struktur organisasi harus dibuat agar telihat jelas pembagian tugas dan
tanggung jawab karyawan yang akan melaksanakan tugas
masing-masing
c. Penggerakan (actuating)
Menurut George Robert Terry (dalam M. Manullang, 1988:16)
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak
diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung
jawab.Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada
harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja
organisasi.Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang
telah disusun. Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan
tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM
untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah
ditetapkan.
d. Pengendalian (controlling)
Sujamto (dikutip Silalahi, 2002:177) Pengendalian adalah
segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar
pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki serta
commit to user
Dalam pengelolaan digunakan fungsi pengorganisasian.
Pengorganisasian merupakan suatu tindakan atau kegiatan
menggabungkan seluruh potensi yang ada dari seluruh bagian dalam suatu
kelompok orang atau badan atau organisasi untuk bekerja secara
bersama-sama guna mencapai tujuan yang telah di tetukan berbersama-sama, baik untuk
tujuan pribadi atau tujuan kelompok organisasi.Pengelolaan diartikan
sebagai sebagai suat rangkaian pekerjaan atau usaha yang dilakukam oleh
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Pengorganisasian ada dibagi dua yaitu statis dan dinamisMenurut
Drs. M. Manullang (1987) :
a. Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu proses penetapan dan
pembagian pekerjaan yang akan dilakukan, pembatasan tugas-tugas
atau tanggung jawab serta wewenang dan penetapan
hubungan-hubungan antara unsur-unsur organisasi, sehingga memungkinkan
orang-orang dapat bekerja bersama seefektif mungkin untuk
pencapaian tujuan.
b. Organisasi dalam arti statis adalah setiap gabungan yang bergerak ke
arah tujuan bersama, dengan istilah populer adalah struktur organisasi
atau bagan organisasi. Jadi organisasi dalah arti dinamis disebut
pengorganisasian, dalam arti statis disebut organisasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan sebagai berikut
pengelolaan adalah suatu rangkai kegiatan yang berintikan
perencanaan ,pengorganisasian pengerakan dan pengawasan dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
2. Pengertian asip
Pengertian arsip menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 3) Arsip adalah
setiap catatan (record atau warka) yang tertulis, tercetak, atau ketikan
dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan
tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada
commit to user
computer (pita, tape, piringan, rekaman, disket), kertas copy, dan lain –
lain.
Menurut Gina Mediana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) arsip dapat
diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan
bukti suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, bangsa.
Sedangkan LAN (Lembaga Administrasi Negara) merumuskan
tentang arsip sebagai berikut:arsip adalah kertas, naskah, buku, foto, film,
microfilm, rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen-dokumen lain
dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinannya, serta
dengan segala penciptaannya,dan dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti atau tujuan organisasi, fungsi-fungsi,
kebijaksanaan-kebijaksanaan. Keputusan-keputusan, prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatanpemerintah yang lain,atau karena
pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.(Ig. Wursanto,
1991:18).
Berdasarkan definisi-definisi diatas dapat diambil kesimpulan
bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat keterangan-keterangan
baik yangberupa tulisan, gambar, maupun benda-bendaa lain yang dapat
membantuingatan dan memiliki nilai informasi berupa sehingga
mempunyai kegunaanbaik bagi kepentingan organisasi maupun
kepentingan pribadi yang disimpansedemikian rupa sehingga mudah dan
cepat ditemukan kembali apabiladiperlukan.
3. Klasifikasi arsip
Badri M Sukoco (2007 : 8) dalam bukunya Manajemen Administrasi
Perkantoran Modern mengklasifikasikan arsip sebagai berikut.
commit to user
Gb. 2. 1. Klasifikasi Arsip
4. Pengelolaan arsip
Pengelolaan arsip dari sejak pembuatan sampai tidak digunakan
lagi. Drs. E. Martono mengatakan “Record Management secara singkat
disebut juga manajemen warkat, tidak lain adalah seluruh mata rantai
aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan hingga warkat tersebut
dimusnahkan atau dilindungi secara permanent karena mempunyai nilai
guna yang permanent” (Drs. E. Martono, 1987:4).
Pengelolaan arsip terdiri dari :
1. Penerimaan dan pencatatan arsip
2. Penyimpanan arsip
3. Pemeliharaan arsip
4. Penyusutan dan pemusnahan arsip
Dari proses pengelolaan arsip diatas dapat diuraian sebagai berikut :
a. Penerimaan dan pencatatan arsip
Menurut Wagimin dan Endang Martini (2006:26-28) agar
supaya surat-suratyang diterima oleh suatu kantor tidak mudah hilang,
hendaknya penerimaan surat dipusatkan pada satu bagian, yaitu bagian
loket. Dianjurkan kepada petugas pos atau petugas kantor yang lain
commit to user
Dalam hal penerimaan surat masuk, petugas penerima surat
harus mengumpulkandan menghitung surat-surat yang masuk serta
meneliti ketepatan tujuan dari surattersebut.
Tugas selanjutnya setelah penerimaan surat adalah menyortir
surat-surat kedalam surat pribadi dan surat dinas, memisahkan surat
pribadi untuk pimpinan,sekretaris atau pegawai lainnya, membagi
surat dinas menjadi 3 golongan yaitudinas rutin, penting atau rahasia.
Setelah itu membuka sampul (amplop) danmengeluarkan surat dari
dalam sampul.
Surat-surat yang telah terbuka kemudian diteliti tanda-tanda
atau ciricirinya.Untuk memastikan apakah alamat dalam sesuai dengan
sampulnya.Selanjutnya surat dibaca sepanjang itu merupakan
wewenangnya. Membaca suratdisamping untuk mengetahui isinya
juga untuk menentukan mana surat yangpenting dan mana surat yang
biasa. Hal ini bertujuan untuk memisahkan surat-suratmana yang perlu
disampaikan langsung kepada Pimpinan, dan surat-suratmana yang
dapat disampaikan langsung kepada pejabat-pejabat atau
unit-unitpengolah yang dimaksud oleh surat.
Setelah surat yang diterima dan dibaca, kegiatan selanjutnya
adalahpencatatan surat. Cara dan prasarana pencatatan surat
disesuaikan dengan sifatsurat yaitu apakah termasuk surat penting,
surat biasa atau surat rahasia. Saranapencatatan untuk surat penting
berupa Kartu Kendali, sedangkan untuk surat rutinbiasa dan surat
rahasia dicatat dalam Lembar Pengantar.
Langkah berikutnya adalah pengarahan dan penerusan kepada
yangberhak, yaitu: surat-surat diberikan kepada pejabat sesuai dengan
pokok masalahyang dimaksud dalam surat, dengan dilengkapi lembar
disposisi (routing slip).Lembar disposisi berguna sebagai tempat
pimpinan memberikan tanggapan atasisi surat dengan menegaskan
berupa instruktur (untuk bawahan) atau informasi(untuk pimpinan
sederajad).
commit to user
b. Penyimpanan arsip
1) Asas Penyimpanan Arsip
Penyelenggaraan penyimpanan arsip bagi setiap organisasi
tentunyaberbeda-beda tetapi tetap harus menganut prinsip aman,
awet, efisien dan luwes(fleksibel).
Ada tiga macam asas menurut “Ig Wursanto” yang dapat
dipergunakandalam penyelenggaraan penyimpanan arsip, yaitu:
a) Asas Sentralisasi
Penyimpanan warkat dengan mempergunakan asas
sentralisasi adalahpenyimpanan warkat yang dipusatkan
(central filing) pada unit tertentu. Jadi,penyimpanan warkat
dari setiap unit yang ada di dalam organisasi
(kantor)dipusatkan pada unit tertentu.
Keuntungan dari asas sentralisasi adalah:
i. Tanggung jawab penyimpanan warkat ada dipusat
(dipusatkan)sehingga penyelenggaraan penyimpanan
warkat lebih efektif.
ii. Penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan
lebih mudah karena mereka itu terdiri dari tenaga-tenaga
yang ahli atau paling tidak merekaitu mengerti tentang
seluk beluk pengelolaan warkat, maka mereka akan
lebihmudah mengembangkan kemampuan, kecakapan dan
keahlian mereka dalambekerja.
iii. Pengawasan dapat dilakukan dengan mudah, lebih efisien
dengaan prosedurpengawasan yang sederhana karena dalam
asas sentralisasi itu hanya dikenal saluran tunggal,
makakekeliruan-kekeliruan dalam penyelenggaran warkat
dapat dicegah sekecil dansedini mungkin
iv. Dapat diperoleh berbagai penghematan dalam masalah
biaya, perlengkapan,peralatan, ruang dan pegawai.
Kelemahan dari asas sentralisasi adalah:
commit to user
v. Apabila masing-masing unit atau satuan kerja
sewaktu-waktu membutuhkanwarkat, tidak dapat segera dipenuhi
karena berbagai hal.
vi. Dalam menentukan warkat penting atau tidak penting
antara pusat denganmasing-masing unit satuan kerja
kemungkinan berbeda, padahal pusatcenderung untuk
menyingkirkan warkat-warkat yang dianggap tidak
pentingdan tidak dipergunakan oleh semua unit satuan kerja.
b) Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan asas ini
addalah denganmemberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit
satuan kerja untuk menguruspenyelenggaraan penyimpanan
warkat sendiri-sendiri.
Keuntungan dari asas desentralisasi adalah:
i. Tiap-tiap unit satuan kerja diberi kebebasan dalam
melaksanakan system penyimpanan warkat.
ii. Masing-masing unit satuan kerja akan lebih mudah
menyesuaikan sistem ataumetode kearsipan yang akan
dilaksanakan sesuai dengan kondisi dari unitsatuan kerja
masing-masing
iii. Lebih menghemat waktu karena tidak telalu banyak
prosedur
iv. Penyingkiran dan penyusutan warkat dapat dilakukan
dengan tepat karenapimpinan unit satuan kerja yang
bersangkutan yang mengadakan penyusutan.
Kelemahan asas desentralisasi adalah:
v. Tidak ada keseragaman dalam pengurusan penyelenggaraan
penyimpananwarkat
vi. Tidak menghemat biaya
vii. Kekembaran dalam penyimpanan warkat akan sering terjadi
commit to user
menyimpan warkat yang sama dalambentuk salinan atau
fotocopy.
c) Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara
desentralisasi dengansentralisasi. Dalam asas campuran
tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkanmenyelenggarakan
sendiri-sendiri penyelenggaraan penyimpaanan warkatnyakarena
mempunyai spesifikasi tersendiri: sedangkan penyimpanan
warkat untukunit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai
spesifikasi tersendiridisentralisasikan. Tujuan penyimpanan
warkat dengan asas campuran ini adalahuntuk mengatasi
kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas
sentralisasidan asas desentralisasi.(Ig. Wursanto, 1991:171-174)
2) Sistem Penyimpanan Arsip
Hal yang penting dalam penyimpanan arsip adalah dapat
menemukannyadengan mudah dan cepat bila dibutuhkan. Seperti
yang dikemukakan oleh Ig.Wursanto (1991:87-88),
yaitu:Penyimpan arsip hendaknya dilakukan dengan
mempergunakan suatusistem tertentu yang memungkinkan :
a) Penemuaan kembali dengan mudah dan cepat apabila
diperlukan.
b) Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan
dengan mudah.
c) Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan
dengan mudah.
Sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh suatu
organisasi belumtentu sama dengan organisassi yang lain. Hal ini
karena :
a) Tujuan dari masing-masing organisasi berbeda-beda
b) Volume pekerjaan tidak sama
c) Jenis peralatan atau perlengkapan yang digunakan tidak sama
commit to user
d) Kurang tersedianya tenaga ahli kearsipan
e) Kondisi fisik dari masing-masing organisasi tidak sama (Ig.
Wursanto,1991:87)
Oleh sebab itu sebelum suatu organisasi menetapkan sistem
penyimpananyang akan dipakai hendaknya direncanakan terlebih
dahulu dengan matang.Karena perencanaan merupakan suatu
persiapan untuk tindakan-tindakanadministrasi atas tindakan
selanjutnya. Seperti yang dikemukakan oleh Ig.Wursanto
(1991:33-34), bahwa perencanaan tersebut dilakukan dengan
maksudagar:
a) Jangan sampai kearsipan yang dilaksanakan tidak cocok
dengan jenis dan luaslingkup kegiatan organisasi.
b) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan
menimbulkan kesulitanbagi para pegawai kearsipan karena
sulit dimengerti.
c) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan
menyulitkan dalam halpenyimpanan, penemuan kembali,
pemeliharaan dan perawatan arsip.
d) Jangan sampai sistem kearsipan yang dilaksanakan
menimbukan pemborosan,baik dalam hal tenaga, biaya, atau
dana maupun peralatan atau perlengkapanyang dipergunakan.
e) Jangan sampai arsip yang masih mempunyai nilai guna atau
nilai pakai danperlu disimpan terus dalam jangka waktu yang
cukup lama, atau mungkindisimpan secara permanen, tetap ikut
dipindahkan dari arsip aktif ke arsiptidak aktif kemudian
dimusnahkan.
Sistem penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto
(1995:49-204) adalah:
commit to user
a) Sistem Abjad ( Alphabetic filing system )
Adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem abjad.
Penyimpanan iniberarti arsip yang dihasilkan atau yang dibuat
dan diterima oleh suatu organisasiatau kantor yang didalamnya
termuat nama-nama, seperti nama organisasi, namatempat atau
nama wilayah atau nama pokok soal disimpan menurut tata
urutansusunan abjad.
Abjad yang digunakan adalah abjad huruf pertama dari
suatu nama setelahnama-nama itu di indeks menurut aturan dan
ketentuan yang berlaku bagi masing-masingnama.
b) Sistem Subjek ( Subject filing system )
Merupakan tatacara menyusun arsip-arsip dengan
mempergunakan pokokmasalah sebagai pedoman untuk
mengaturnya.Arsip-arsip disimpan dan diaturmenurut pokok
masalah yang terdapat dalam suatu arsip; misalnya
arsip-arsipyang memuat masalah keuangan dihimpun dan disimpan
menjadi satu dalamberkas tersendiri.
c) Sistem Nomor ( Numeric filing system)
Adalah tatacara menyusun arsip-arsip dengan
mempergunakan urutanangka sebagai pedoman untuk
mengaturnya.Dalam sistem filing nomor setiapsurat diberi
nomor yang sudah ditentukan sebagai kode penyimpananya
dandisimpan berdasarkan ketentuan nomor yang telah
ditentukan itu.Semua arsipyang menyangkut hal-hal yang
saling berkaitan ditempatkan dalam suatu folderdengan nomor
tersendiri.
d) Sistem Ilmu Bumi ( Geograpic filing system)
Adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah ataudaerah. Arsip-arsip yang akan
disimpan, penyusunannya diatur menurut satuanwilayah atau
commit to user
harusditentukan lebih dahulu satuan wilayah atau
daerahnya.Susunan itu dapat berupasatuan-satuan wilayah atau
daerah menurut sistem ketatanegaraan.
e) Sistem Kronologis ( Chronological filing system )
Adalah penyusunan arsip-arsip mempergunakan ururtan
tanggal yangtercantum dalam surat.
Tanggal dalam surat tersebut menunjukkan :
i. Waktu surat itu ditandatangani;
ii. Mulai berlakunya surat tersebut;
iii. Saat dikeluarkannya surat tersebut;
iv. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun dari
berlangsungnya peristiwaatau ditulisnya suatu surat.
v. Proses Penyimpanan Arsip
Yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau
langkah-langkahyang harus dilalui dalam usaha mencapai
tujuan. Tahap-tahap atau langkah-langkahitu satu dengan yang
lain saling berkaitan, sehingga merupakan suaturangkaian
kegiatan. Proses penyimpanan arsip meliputi kegiatan-kegiatan
sebagaiberikut:
vi. Memisah-misahkan (segregating) arsip
Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan
pensortiran terhadap arsip-arsipyang akan disimpan, untuk
dikelompokkan menurut subjek-subjek sepertiyang
dicantumkan dalam kartu kendali atau menurut daftar
indeks, yang telah ditentukan.
vii. Meneliti (examining arsip)
Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu untuk
mengetaahui apakaharsip yang disimpan (di-file) itu sudah
ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) daripejabat yang
berwenang membenarkan bahwa arsip tersebut boleh
commit to user
(disposisi) untuk disimpansebaiknya dikembalikan kepada
yang berwenang untuk mendapatkan penjelasanlebih lanjut.
viii. Memadukan (assembling) arsip
Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian
langsung atas persoalan yangsama dijadikan satu dan
disusun menurut susuna kronologis tanggal surat.
ix. Mengklasifikasi (classification) arsip
Mengklasifikasikan arsip-arsip berarti
menggolongkan arsip atas dasarperbedaan-perbedaan yang
ada serta mengelompokkan arsip atas
dasarpersamaan-persamaan yang ada untuk menentukan kelasnya (sub-sub
subjek)beserta kodeenya secara cermat. Kode dicantumkan
pada bagian ujung kananbawah surat.
x. Mengindeks (indexing) arsip
Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan
sebagai berikut:
a. Membaca secara cermat untuk menentukan isi surat.
b. Menentukan judul atau caption arsip secara tepat.
c. Memberikan tanda-tanda (keterangan) lain yang dapat
menjadi petunjuk(indeks).
d. Membubuhkan caption utama berikut kode masalah
(sub subjek) pada arsipyang bersangkutan.
e. Mempersiapkan tunjuk silang (cross reference)Tunjuk
silang dipergunakan apabila terdapat dua caption.
Caption pertamadipergunakan sebagai caption utama,
sedangkan caption kedua dicantumkan padatunjuk
silang.
f. Menyusun arsip. Arsip-arsip yang sudah diberi judul
atau caption disusun sesuai dengansistem susunan yang
commit to user
abjad, sistem angka, sistem tanggal, sistem perihal dan
lain sebagainya.
g. Memfile arsip. Memfile arsip berarti mengatur
pembentukan arsip-arsip sesuai denganpola klasifikasi
dan mengatur susunan arsip-arsip di dalam file-file atau
folder-folderpada tempatnya yang benar. Oleh karena
itu perlengkapan yangdipergunakan dalam filing dan
penempatanmnya dalam penyimpanan harusdisiapkan
lebih dahulu. (Ig. Wursanto,1995:16-18)
c. Pemeliharaan Arsip
Menurut Ig. Wursanto (1991:220), yang dimaksud dengan
pemeliharaanarsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segalakerusakan dan kemusnahan.
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi,
mencegah danmengambil langkah-langkah tindakan yang bertujuan
untuk menyelamatkan arsip-arsipberikut informasinya serta menjamin
kelangsungan hidup arsip daripemusnahan yang sebenarnya tidak
diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha
sebagai berikut:
1) Pengaturan Ruangan
Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah
ruangan penyimpananarsip.
2) Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersiha
ruangan penyimpanan arsipdan kebersihan kertas-kertas arsip.
3) Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip
Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain
rak arsip dan lemariarsip.
commit to user
4) Penyusutan dan pemusnahan arsip
Arsip-arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi tidak
selamanya memilikinilai kegunaan yang abadi. Arsip yang sudah
tidak mempunyai kegunaan, apabiladisimpan terus menerus akan
menimbulkan masalah tersendiri, baik bagi parapegawai maupun
pimpinan organisasi itu sendiri; karena arsip-arsip itu
tersebutmembutuhkan tenaga, biaya, dan peralatan yang tidak
sedikit bagi perawatannya.
Untuk mengatasi masalah tersebut antara lain perlu
diadakan penyusutan terhadaparsip-arsip yang benar-benar tidak
mempunyai nilai kegunaan lagi baik untukmasa sekarang atau
masa yang akan datang.
Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia penyusutan
arsip berartipemindahan arsip-arsip dari file aktif ke file inaktif,
atau pemindahan arsip dariUnit Pengolah ke Pusat Penyimpanan
Arsip.
d. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam
praktekpelaksanaannya didasarkan pada Peraturan Pemerintah Nomor
34 Tahun 1979 tentang Penyusutan arsip, yang dimaksud dengan
penyusutan arsip adalahkegiatan pengamanan arsip dengan cara:
1) Memindahan arsip inaktif dari Unit Pengolahan ke Unit Kearsipan
dalamlingkungan organisasi masing-masing;
2) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
3) Menyerahkan arsip-arsip statis ke Unit Kearsipan kepada Arsip
Nasional. (Ig.Wursanto, 1995:208)
Pemusnahan atau disporal arsip adalah tindakan atau kegiatan
menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta
yang tidakmemiliki nilai guna.( Ig. Wursanto,1995:207)ada 4 metode
pemusnahan arsip:
commit to user
1) Pencacahan
Metode ini lazim digunakan di Indonesia, yaitu
memusnahkan arsip denganmenggunakan alat pencacah yang
dinamakan shredden.Alat ini menggunakanberbagai metode untuk
memotong, menarik, dan merobek kertas
menjadipotongan-potongan kecil.
2) Pembakaran
Metode ini banyak digunakan pada masa lampau karena
dianggap palingaman, walaupun terkadang arsip yang dibakar
terlempar dari api pembakaransehingga mungkin saja ada arsip
rahasia yang dapat diketahui pesaing. Saat inimetode ini dianggap
kurang bersahabat dengan lingkungan.
bersih, nyaman, dan takterulangkan: walaupun kurang begitu
populer di Indonesia. Arsip yang akandimusnahkan dimasukkan ke
bak penampungan yang diisi air, kemudiandicacah dan dialirkan
melalui saringan. (dikutip Badri Munir Sukoco,2007:105-106).
Berdasarkan uraianmengenai proses pengelolaan arsip penulis menitik
beratkan pada:
1. Penerimaan dan pencatatan arsip
2. Penyimpanan arsip
3. Pemeliharaan arsip
4. Penyusutan dan pemusnahan arsip
commit to user
B. Metode Pengamatan
1. Lokasi Pengamatan
Lokasi pengamatan ini bertempat di Sekretariat Daerah
Karanganyar,yang beralamatkan di jalan Lawu Karangayar Alasan
pemilihan lokasi pengamatan ini adalah karena di bagian umum
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar terdapat permasalahan dalam
proses pengelolaan arsip.
2. Jenis Pengamatan
Sesuai dengan masalah yang diajukan maka jenis pengamatan
yang akandigunakan adalah jenis pengamatan deskriptif kualitatif.
Pengamatan jenis ini mendeskripsikan secara rinci dan mendalam apa
yang terjadi di lokasi pengamatan. Hal ini dilakukan penulis bertujuan
untuk menggambarkan bagaimana kegiatan kearsipan yang berlangsung
di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara yang dilakukan adalah wawancara yang tidak
terstruktur.Wawancara ini dipilih karena penulis belum memahami
secara jelas tentang obyek yang diamati.Wawancara tidak terstruktur
dapat dilakukan pada waktu dan kondisi yang dianggap tepat serta
wawancara dapat dilakukan beberapa kali hingga data yang didapat
secara jujur, rinci dan mendalam di peroleh.Dalam tulisan ini pihak
yang di wawancarai oleh penulis adalah seluruh staf bagian umum
secretariat daerah kabupaten Karanganyar yang menangani kearsipan.
b. Observasi
Dalam penelitian ini teknik observasi yang digunakan adalah
obserbasi berperan aktif.Observasi berperan aktif digunakan karena
peneliti ikut berperan aktif dalam situasi yang diteliti yaitu sebagai
mahasiswa magang.Tetapi hanya terlibat dalam kegiatan kerja untuk
sementara waktu. Dalam pengamatan ini objek observasi penulis
commit to user
kabupaten Karanganyar yang meliputi penerimaan surat, pencatatan
surat, penyimpanan surat, penemuan kembali surat, pinjaman surat,
pemusnahan dan penomeran surat keluar.
c. Rekaman
Dalam penelitian ini penulis menggunakan alat kamera foto.
d. Studi Pustaka
Penulis mempelajari buku-buku kearsipan, catatan perkuliahan,
undang-undang kearsipan, karya ilmiah, dokumen yang berkaitan
dengan objek yang diteliti.
4. Sumber Data
a. Narasumber
Narasumber dalam pengamatan ini adalah staf bagian umum
secretariat daerah kabupaten Karanganyar, yang menjadi narasumber
penulis adalah staf enerima, pencatat, disposisi, pengantaran,
penomoran surat keluar dan penyimpanan.
b. Peristiwa atau aktifasi
Peristiwa atau aktifasi yang diamati oleh penulis adalah
kegiatan di lingkungan bagian umum secretariat daerah kabupaten
bidang pengurusan arsip mulai penerimaan, pencatatan, peminjaman,
hingga pemusnahan serta penomoran surat keluar.
c. Dokumen
Dokumen yang merupakan sumber daya bagi penulis adalah
semua form yang dipergunakan dalam pengurusan surat seperti buku
agenda masuk, buku agenda keluar, kartu kendali masuk, kartu
kendali keluar. Selain itu penulis juga menggunakan buku-buku
referensi, undang-undang kerasipan, keputusan pemerintah daerah
mengenai pemberian kode surat.
commit to user
5. Teknik Analisis Data
Ada tiga komponen :
a. Reduksi
Reduksi data telah penulis lakukan dari awal pengamatan sejak
penulis memutuskan kasus yang diamati.Penulis sudah melakukan
reduksi data, penulis memilih mengatami kearsipan di bagian umum
sekertariat daerah kabupaten Karanganyar dikesampingkan
penulis.Penulis hanya berfokus pada kearsipan.Reduksi data
dilakukan dengan membuat ringkasan catatan dari data yang diperoleh
ditempat observasi. Proses reduksi data dilakukan terus menerus
hingga tugas akhir selesai.
b. Sajian data
Pada sajian data, data yang telah direduksi disusun menjadi
kalimat-kalimat yang logis, sistematis dan mudah dipahami saat
dibaca.
c. Penarikan simpulan verifikasi
Simpulan terakhir tidak akan terjadi sampai pada waktu proses
pengumpulan data terakhir. Simpulan perlu diverifikasi agar cukup
mantap dan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan.Verifikasi
dilakukan penulis dengan jalan memeriksa kembali catatan lapangan
dan berbagai data yang didapat dari lapangan sehingga simpulan
peneliti menjadi lebih kokoh dan terpercaya.
commit to user
32
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA ISNTANSI
A. Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
1. Dasar Hukum
Peraturan Daerah Kabupaten Karanganyar Nomor 1 Tahun 2009
tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Karanganyar.
2. Tugas dan Fungsi
Sekretaris Daerah mempunyai tugas membantu Bupati dalam
menyusun kebijakan dan mengkoordinasikan Sekretariat DPRD, Dinas
Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga
Lain, Kecamatan dan Kelurahan.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas,
Sekretaris Daerah mempunyai fungsi :
a. Penyusunan kebijakan pemerintah daerah
b. Pengkoordinasian pelaksaan tugas Sekretariat DPRD, Dinas Daerah,
Lembaga Teknis Daerah, Satuan Polisi Pamong Praja, Lembaga Lain,
Kecamatan dan Kelurahan
c. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan Pemerintahan Daerah
d. Pembinaan administrasi dan aparatur Pemerintahan Daerah
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
a. Merumuskan program kegiatan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan
b. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik lisan
maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas
c. Mengkoordinasikan sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis
daerah, satuan polisi pamong praja, lembaga lain, kecamatan dan
commit to user
kelurahan baik secara langsung maupun tidak langsung untuk menjalin
hubungan kerja sama yang baik dalam rangka pelaksanaan tugas
d. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait baik secara langsung
maupun tidak langsung untuk mendapatkan masukan, informasi serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang
optimal
e. Merumuskan kebijakan pemerintahan daerah sebagai pedoman dalam
melaksanakan/menyelenggarakan kegiatan di bidang pemerintahan,
perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
f. Mengkoordinasikan kegiatan dalam penyusunan anggaran pendapatan
dan belanja daerah, perubahan anggaran pendapatan dan belanja
daerah dan perhitungan anggaran pendapatan dan belanja daerah
g. Mengkoordinasikan perumusan peraturan perundang-undangan yang
menyangkut tugas pokok pemerintah daerah dan mengundangkan
produk peraturan daerah
h. Membina penyelenggaraan kegiatan di bidang pemerintahan,
perekonomian, pembangunan dan kesejahteraan rakyat serta
administrasi
i. Memberikan pelayanan teknis dan administratif kepada bupati
j. Mengkoordinasikan penyusunan laporan keterangan
pertanggungjawaban bupati baik tahunan maupun akhir masa jabatan
dan laporan penyelenggaraan pemerintahan daerah
k. Melaksanakan pembinaan aparatur pemerintahan daerah
l. Melaksanakan pembinaan penyelenggaraan administrasi pemerintahan
daerah
m. Memberikan pelayanan administrasi kepada seluruh perangkat daerah
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
n. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
commit to user
o. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan
p. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas dan
q. Melaksanakan tugas lain yang diberikan bupati sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
3. Struktur Organisasi
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar, terdiri dari :
a. Asisten Pemerintahan
Terdiri dari :
1) Bagian Pemerintahan Umum, terdiri dari :
a) Sub Bagian Tata Pemerintahan Umum
b) Sub Bagian Petanahan dan Ketertiban
c) Sub Bagian Otonomi Derah dan Kerjasama
2) Bagian Pemerintahan Desa dan Kelurahan, terdiri dari :
a) Sub Bagian Tata Pemerintahan Desa dan Kelurahan
b) Sub Bagian Perangkat dan Lembaga Desa dan Kelurahan
c) Sub Bagian Pendapatan dan Kekayaan Desa
3) Bagian Hukum, terdiri dari :
a) Sub Bagian Perundang-undangan
b) Sub Bagian Dokumentasi dan Informasi Hukum
c) Sub Bagian Pelayanan Hukum dan Hak Azasi Manusia
4) Bagian Pengelolaan Data Elektronik, terdiri dari :
a) Sub Bagian Pengembangan Sistem Informasi Manajemen
b) Sub Bagian Pendayagunaan Sistem Informasi Manajemen
c) Sub Bagian Sandi dan Telekomuniikasi
4. Asisten Perekonomian, Pembangunan, dan Kesejahteraan Rakyat
Terdiri dari :
a. Bagian Perekonomian, terdiri dari :
commit to user
2) Sub Bagian Sumber Daya Alam
3) Sub Bagian Perusahaan Daerah
b. Bagian Administrasi Pembangunan, terdiri dari :
1) Sub Bagian Penyusunan Program
2) Sub Bagian Pengendalian
3) Sub Bagian Pelaporan
c. Bagian Kesejahteraan Rakyat, terdiri dari :
1) Sub Bagian Agama, Pendidikan, dan Kebudayaan
2) Sub Bagian Pemuda, Olahraga, Peranan Wanita dan Tenaga Kerja
3) Sub Bagian Sosial
5. Asisten Administrasi
Terdiri dari:
a. Bagian Perlengkapan dan Keuangan, terdiri dari :
1) Sub Bagian Pengadaan
2) Sub Bagian Pemeliharaan
3) Sub Bagian Keuangan
b. Bagian Organisasi dan Kepegawaian, terdiri dari :
1) Sub Bagian Kelembagaan dan Analisis Jabatan
2) Sub Bagian Ketatalaksanaan
3) Sub Bagian Kepegawaian
c. Bagian Umum, terdiri dari :
1) Sub Bagian Tata Usaha
2) Sub Bagian Rumah Tangga
3) Sub Bagian Protokol dan Hubungan Masyarakat
B. Bagian Umum
1. Tugas Pokok Dan Fungsi
Kepala Bagian Umum mempunyai tugas membantu Asisten
Administrasi dalam merumuskan kebijakan, mengkoordinasikan, membina,
dan mengendalikan kegiatan di bidang tata usaha, rumah tangga, protokol
commit to user
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
a. Merumuskan program kegiatan Bagian Umum berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan sumber data yang tersedia
sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
c. Mengarahkan tugas bawahan sesuai bidang tugasnya baik secara lisan
maupun tertulis guna kelancaran pelaksanaan tugas;
d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Bagian di lingkungan
Sekretariat Daerah dan instansi terkait baik secara langsung maupun
tidak langsung untuk mendapatkan masukan, informasi serta untuk
mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
e. Menyusun perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang tata usaha,
rumah tangga, protokol dan humas;
f. Membina dan mengarahkan penyelenggaraan kegiatan di bidang tata
usaha, rumah tangga, protokol dan humas;
g. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan di bidang tata usaha, rumah
tangga, protokol dan humas;
h. Memantau dan mengendalikan kegiatan di bidang tata usaha, rumah
tangga, protokol dan humas;
i. Menyelenggarakan administrasi penggunaan aset daerah yang menjadi
tugasnya;
j. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;
k. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan;
l. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
commit to user
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
2. Sub Bagian Tata Usaha
Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi, pembinaan dan
pengendalian kegiatan di bidang tata usaha.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Tata Usaha serta anggaran
Bagian Umum, Bupati dan Wakil Bupati berdasarkan hasil evaluasi
kegiatan tahun lalu sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku
serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan;
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas;
d. Menyiapkan bahan perumusan petunjuk teknis pembinaan di bidang
tata usaha;
e. Melaksanakan kegiatan surat menyurat dan kegiatan pendataan serta
penataan dokumen/ arsip daerah di Kantor Bupati;
f. Melaksanakan pengendalian dan monitoring surat keluar dan surat
masuk kepada Bupati, Wakil Bupati, Sekretaris Daerah, Asisten dan
Kepala Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah;
g. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;
h. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
commit to user
i. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas; dan
j. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
3. Sub Bagian Rumah Tangga
Kepala Sub Bagian Rumah Tangga mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan dan pengendalian kegiatan di bidang rumah tangga.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Rumah Tangga berdasarkan
hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai
pedoman pelaksanaan kegiatan;
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas;
d. Mengatur penerimaan tamu dan acara lainnya di Kantor Bupati dan
rumah dinas;
e. Mengatur penggunaan ruang kantor, ruang pertemuan/ rapat, pendopo,
dan kendaraan dinas di lingkungan Kantor Bupati, Wakil Bupati, dan
Sekretariat Daerah;
f. Menyiapkan dan menyediakan konsumsi rapat-rapat dan kunjungan
tamu Pemerintah Daerah;
g. Mengatur penggunaan dan penyediaan BBM bagi kendaraan dinas
Bupati dan Wakil Bupati serta kendaraan dinas di lingkungan
commit to user
h. Memelihara gedung dan mengurus taman di lingkungan rumah dinas
Bupati, Wakil Bupati, pendopo, dan gedung Sekretariat Daerah agar
tercipta lingkungan kerja yang bersih, indah, dan nyaman;
i. Melaksanakan kegiatan kebersihan lingkungan gedung kantor, ruang
kerja pejabat, pendopo, dan taman di lingkungan Sekretariat Daerah
agar tercipta lingkungan kerja yang bersih, indah, dan nyaman;
j. Melakukan pengamanan Kantor Bupati, Wakil Bupati, Sekretariat
Daerah, dan rumah dinas Pejabat Daerah bersama dengan Satuan Polisi
Pamong Praja;
k. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;
l. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan;
m. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan
maupun tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan
tugas; dan
n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
4. Sub Bagian Protokol dan Humas
Kepala Sub Bagian Protokol dan Humas mempunyai tugas
melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi,
pembinaan dan pengendalian kegiatan protokoler dan kehumasan Kepala
Daerah.
Uraian tugas sebagaimana dimaksud diatas, sebagai berikut :
a. Menyusun program kegiatan Sub Bagian Protokol dan Humas
berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia
commit to user
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan
peraturan perundang-undangan agar pelaksanaan tugas sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan
memberi petunjuk/ arahan baik secara lisan maupun tertulis guna
kelancaran pelaksanaan tugas;
d. Menyiapkan bahan di bidang keprotokolan dan kehumasan;
e. Melaksanakan penyusunan jadwal upacara hari besar, upacara bendera
tujuh belasan, dan apel bersama untuk disampaikan kepada SKPD;
f. Memfasilitasi kegiatan protokoler pimpinan daerah dalam kegiatan
seremonial baik acara resmi maupun tidak resmi;
g. Menyiapkan tata protokoler dalam rangka penyambutan tamu dari
Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/ Kota, dan
tamu luar negeri yang berkunjung ke Kabupaten Karanganyar;
h. Memberikan pelayanan pemberitaan tentang kebijakan Pemerintah
Daerah serta membina hubungan kerja dengan kalangan pers;
i. Mengkoordinasikan penyusunan naskah sambutan Bupati untuk
kegiatan upacara hari besar, upacara bendera tujuh belasan, apel
bersama, dan kegiatan-kegiatan lainnya;
j. Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan keprotokolan dan kehumasan;
k. Melaksanakan monitoring pelaksanaan tugas bawahan melalui
pengawasan melekat, mengevaluasi berdasarkan pedoman/ ketentuan
yang berlaku guna menghindari penyimpangan pelaksanaan tugas;
l. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan;
m. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan secara berkala melalui sistem penilaian
yang tersedia sebagai cerminan penampilan kerja;
n. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun
tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas;
commit to user
o. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan sesuai dengan tugas
commit to user
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Arsip di Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Pelaksanaan pengelolaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar. Dalam bab ini akan dijelaskan hasil pengamatan
selama penulis magang di bagian umum sekretariat daerah Kabupaten
Karanganyar. Hal-hal yang dibahas meliputi :
1. Penerimaan dan pencatatan arsip
Menurut bapak Widi staff tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar Kegiatan penerimaan arsip di bagian umum Sekretariat Daerah
Kabupaten Karanganyar dilakukan disertai dengan pencatatan arsip-arsip yang
diterima. Kegiatan pencatatan arsip yang berupa surat masuk dan surat keluar
akan dicatat dalam surat kendali masuk atau surat kendali keluar contoh
dilampirkan). Dengan pencatatan ini akan memperlancar proses pengurusan
arsip, selain itu akan dapat diketahui berapa jumlah surat yang diterima atau
dihasilkan dalam suatu waktu juga dapat berfungsi untuk mengawasi,
mengendalikan dan mendistribusikan arsip. Penulis akan menerangkan
bagaimana proses pengurusan arsip yang meliputi pengurusan surat masuk
dan surat keluar.
Berdasarkan hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa kegiatan
penerimaan dan pencatatan arsip telah dilakukan dengan baik.
a. Pengurusan surat masuk
Berdasarkan wawancara dengan staf tata usaha bapak Widi, surat
yang masuk di Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar diterima
dibagian umum sub bagian tata usaha kemudian surat akan diteruskan
pada bidang yang dituju ataupun surat yang rata-rata berjumlah kurang
lebih 12.000 surat. Surat yang masuk setiap harinya rata-rata 40 surat.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pengurusan surat masuk
menurut kepala bagian sub tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar adalah :
commit to user
1) Menerima surat yang disampaikan oleh pengatar, pos, instansi, atau
perorangan.
2) Meneliti kebenaran surat tersebut ditujukan untuk bagian apa.
3) Memberikan paraf atau bukti penerimaan jika ada.
4) Mensortir atau memisah-misahkan surat-surat yang diterima apakah itu
surat pribadi, surat dinas yang bersifat biasa, penting, atau rahasia.
5) Membuka sampul surat untuk mengeluarkan surat yang ditujukan
kepada Bupati Karanganyar selain surat yang ditujukan kepada Bupati
Karanganyar tidak akan dibuka dan langsung diserahkan kebagian
yang dituju.
6) Setelah dibuka kemudian surat dibaca untuk diketahui sisinya dan
tujuan surat.
7) Berikutnya adalah pemeriksaan surat yang meliputi : nomor dan
tanggal surat, alamat surat, perihal, tanda tangan dan dicap dinas.
8) Setelah surat diperiksa langkah selanjutnya adalah mencatat dalam
kartu kendali surat masuk dan dibuatkan disposisi.
9) Setelah surat dikendalikan kemudian surat beserta disposisi di
serahkan ke bagian Tata Usaha Bupati.
10)Kemudian surat yang telah dikendali ditulis juga pada buku agenda.
11)Setelah surat turun dari bagian tata usaha Bupati akan diketahui
belasan surat dari Bupati atau kepala Sekretariat dan akan diteruskan
ke bagian yang telah ditunjuk oleh Bupati atau Sekretariat.
Dalam praktik untuk penulisan kartu kendali bentuk kartu kendali surat
masuk di bagian umum Sekretariat Karanganyar seperti di bawah ini:
Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
commit to user
Berdasarkan wawancara diatas dapat diketahui bahwa proses
pengurusan surat masuk telah dilakukan sesuai dengan prosedur di
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar.
b. Pengurusan Surat Keluar
Menurut hasil observasi di bagian Tata Usaha Surat keluar adalah
surat dari Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar yang ditujukan
kepada kantor atau lembaga lainnya. Surat keluar yang dikeluarkan
Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar rata-rata setiap harinya 20
surat.
Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses penurusan surat
dibagian umum sub bagian tata usaha Sekretariat Daerah Kabupaten
Karanganyar antara lain :
1) Pembuat konsep surat ada yang dibuat oleh pimpinan, biasanya
dilakukan oleh kepala bagian atau kepala sub bagian dan ada yang
dibuat oleh staf. Dalam hal-hal tertentu, biasanya pimpinan membuat
konsep kemudian diserahkan kepada juru ketik untuk diketik
sebagaimana yang sudah ditetapkan agar lebih cepat selesai.
2) Konsep surat yang telah diketik oleh bawahan surat diperiksa lagi oleh
kepala bagian agar tidak terjadi kesalahan kemudian diserahkan
kepada kepala bagian untuk ditanda tangani.
3) Surat diserahkan kepada pengganda di bagian sub tata usaha untuk
dicatat dalam kartu kendali keluar dan lampiran 1 fotocopy sebagai
arsip.
4) Surat diberikan nomor urut sesuai dengan klasifikasi dan urutan surat
serta di bubuhi cap dinas.
5) Pengetikan atau penulisan alamat dan nomor pada sampul surat.
6) Pemeriksaan surat yaitu sebelum surat dilipat untuk dimasukkan ke
dalam amplop diperiksa dulu kelengkapan surat yang meliputi :
Alamat surat, tanda tangan, cap atau stempel dinas, serta lampiran bila
commit to user
7) Setelah surat dilipat, dimasukkan kedalam amplop kemudian ditutup
dan dilem. Pada amplop surat dibubuhi stempel instansi.
Setiap surat yang keluar akan mengikuti langkah-langkah seperti
diatas sedangkan bentuk surat kendali keluar adalah sebagai berikut.
Sumber Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar
Gb 4. 2. Kartu Kendali Surat Keluar
Pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pencatatan surat bagian
umum Sekretariat Daerah Kabupaten Karanganyar telah dilaksanakan
dengan baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya surat kendali masuk dan
surat kendali keluar untuk mencatat arsip yang masuk maupun keluar.
Jenis surat yang dicatat dalam kartu kendali surat masuk dan surat keluar
adalah jenis surat dinas baik yang sifatnya biasa, penting maupun rahasia.
Untuk surat yang bersifat rahasia akan langsung diserahkan ke bagian tata
usaha Bupati. Kemudian dicatat pada kartu kendali diberikan tanda huruf
“R” yang berarti surat tersebut bersifat rahasia.
Berdasarkan hasil observasi diatas dapat diketahui bahwa proses
pengurusan surat keluar telah dilakukan dengan baik di Sekretariat Daerah
