Processes
Penerapan aplikasi – aplikasi seperti aplikasi e-document (untuk pengisian blanko nilai dan pengisian buku realisasi SAP), aplikasi absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID, aplikasi e-KMK, serta aplikasi ujian online untuk mahasiswa akan mengurangi beberapa proses untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan pada stakeholder–stakeholder yang bersangkutan. Proses–proses yang dihilangkan dengan adanya aplikasi– aplikasi tersebut adalah :
- Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak form daftar hadir perkuliahan mahasiswa dan mengentri data kehadiran perkuliahan mahasiswa karena akan digantikan dengan aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID. Dengan adanya aplikasi tersebut, biaya pengeluaran untuk kertas absensi perkuliahan dapat dihilangkan.
- Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak form daftar hadir ujian mahasiswa dan mengentri data kehadiran ujian mahasiswa karena akan digantikan dengan aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID. Dengan adanya aplikasi tersebut, biaya pengeluaran untuk kertas absensi ujian mahasiswa dapat dihilangkan.
- Staff Subbiro P dan U tidak lagi mencetak buku realisasi SAP karena akan digantikan dengan aplikasi e-document untuk pengisian realisasi SAP. Dengan demikian, biaya pengeluaran untuk pencetakan buku realisasi SAP dapat dihilangkan.
- Dosen tidak mengisi blanko nilai secara manual. Dosen mengisi nilai – nilai tugas tiap pertemuan, nilai UTS, dan nilai UAS pada Lecturer Desk-nya. - Pengawas tidak perlu lagi menandatangani Kartu Mata Kuliah (KMK)
mahasiswa ketika ujian berlangsung. Dengan demikian, biaya pengeluaran untuk pencetakan KMK dapat dihilangkan.
- Mahasiswa tidak lagi mengikuti ujian dengan mengisi berkas jawaban ujian. Proses ini akan digantikan dengan penggunaan aplikasi ujian online sehingga biaya pengeluaran kertas dapat dikurangi. Dengan demikian, biaya yang dikeluarkan untuk penggandaan dokumen berkas ujian dapat dihilangkan. Adapun aktivitas yang dielaborasi antara lain :
- Absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa
Dengan menggunakan RFID dan RFID reader, mahasiswa dapat melakukan absen sehingga biaya kertas absensi dapat dikurangi. Absensi mahasiswa tersebut akan dapat dilihat oleh dosen yang bersangkutan melalui Lecturer Desk-nya dan diproses lebih lanjut oleh Ka. Subbiro P dan U.
- Pengisian Satuan Acara Perkuliahan (SAP)
Dosen dapat mengisi realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP) dan melalui lecturer desk sehingga akan didapat data–data secara real time dan dokumen tersebut disimpan dalam bentuk elektronik (e-document). Data SAP yang diisi oleh dosen secara online akan diverifikasi/dimonitor oleh Ka. Subbiro P dan U.
- Pengisian blanko nilai pada Lecturer Desk
Setelah proses elaborasi, pengisian blanko nilai ke dalam sistem dilakukan langsung oleh dosen sehingga akan mengurangi biaya kertas untuk mencetak blanko nilai.
- Penggunaan e-KMK
Sebelum proses elaborasi, setiap mahasiswa yang ujian harus membawa Kartu Mata Kuliah (KMK). Dengan adanya e-KMK, mahasiswa dapat mengikuti ujian tanpa harus membawa KMK. KMK digantikan oleh kartu Binusian yang akan di-scan oleh pengawas dengan menggunakan PDA reader ketika ujian berlangsung. Data KMK yang disimpan dapat digunakan sebagai bukti bahwa mahasiswa telah mengikuti ujian.
- Pelaksanaan ujian secara online
Ujian online dilakukan untuk mempermudah dosen dalam pemrosesan nilai mahasiswa karena dosen dapat memeriksa hasil ujian di manapun dan kapanpun tanpa harus membawa berkas ujian. Selain itu, biaya kertas juga dapat dikurangi.
Structure
Aturan aksestabilitas pengguna antara lain :
a. Informasi pada aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID dapat diakses oleh dosen, kajur, dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang tersimpan pada aplikasi absensi perkuliahan mahasiswa adalah informasi kehadiran perkuliahan mahasiswa.
b. Informasi pada aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID dapat diakses oleh pengawas dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang tersimpan dalam aplikasi absensi ujian mahasiswa dengan RFID adalah informasi kehadiran ujian mahasiswa.
c. Informasi pada aplikasi realisasi SAP dapat diakses oleh staff Subbiro P dan U, dosen, kajur, dan dosen HBA. Informasi yang terdapat pada aplikasi realisasi SAP yaitu materi tiap pertemuan yang diajarkan dosen ketika perkuliahan berlangsung.
d. Informasi pada aplikasi blanko nilai dapat diakses oleh Subbiro Nilai dan kajur. Setelah mendapat persetujuan kajur maka nilai tersebut akan di posting ke dalam internet.
e. Informasi pada aplikasi e-KMK dapat diakses oleh mahasiswa, pengawas, dan staff Subbiro P dan U. Informasi yang terdapat pada aplikasi e-KMK yaitu informasi approval mahasiswa mengikuti ujian oleh pengawas.
f. Informasi pada aplikasi ujian online dapat diakses oleh mahasiswa dan dosen. Informasi yang terdapat pada aplikasi ujian online yaitu waktu mulai ujian, waktu selesai ujian, soal ujian, dan space untuk jawaban ujian.
People
Pengembangan sumber daya manusia merupakan fase yang krusial dalam pengimplementasian Business Process Management karena tanpa adanya dukungan kemampuan dan keinginan dari sumber daya manusia yang ada, implementasi BPM tidak akan berhasil. Tujuan pengembangan sumber daya manusia yaitu agar seluruh pihak memiliki kesiapan untuk beradaptasi dengan
proses baru. Solusi yang diusulkan antara lain absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID, aplikasi e-document realisasi SAP, aplikasi e-document blanko nilai, aplikasi e-KMK, aplikasi ujian online. Dalam penggunaan aplikasi – aplikasi tersebut terdapat gap pada kemampuan stakeholder. Kemampuan stakeholder yang terkait perlu ditingkatkan dalam penggunaan aplikasi – aplikasi tersebut secara optimal. Oleh karena itu, perlu diberikan pelatihan komputer terhadap stakeholder terkait.
Untuk meningkatkan performa dalam kaitannya terhadap aktivitas yang dielaborasi, dibutuhkan beberapa pelatihan kepada stakeholder yang bersangkutan seperti:
a. Pelatihan kepada mahasiswa mengenai penggunaan RFID untuk absensi perkuliahan dan absensi ujian di mana sebelumnya absensi dilakukan secara manual.
b. Pelatihan mengenai aplikasi e-document pengisian realisasi SAP (Satuan Acara Perkuliahan) dan pengisian blanko nilai kepada dosen.
c. Pelatihan penggunaan aplikasi e-KMK kepada petugas pengawas dan mahasiswa.
d. Pelatihan penggunaan aplikasi ujian online kepada mahasiswa.
• Redesigned Role Description and Goals
RASCI Model merupakan suatu metode yang sangat membantu untuk mengidentifikasi aktivitas, aturan, dan tanggung jawab pengguna di dalam tahap pengembangan sumber daya manusia. Model ini membantu untuk mendeskripsikan secara jelas mengenai hal apa yang harus dilakukan pengguna
yang akan menjalankan proses bisnis yang baru nantinya. RASCI Model ini terdiri dari lima komponen yaitu :
a. Responsible, merupakan pihak yang menjalankan aktivitas
b. Accountable, merupakan pihak yang menyetujui dilakukannya aktivitas c. Support, merupakan pihak yang menyediakan sumber daya dan informasi
untuk mendukung aktivitas yang dilakukan
d. Consult, merupakan pihak yang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas.
e. Inform, merupakan pihak yang harus diberitahukan atau diinformasikan atas suatu aktivitas yang dilakukan.
Tabel 4.33 Model RASCI untuk absensi perkuliahan mahasiswa sebelum elaborasi
Tabel 4.34 Model RASCI untuk absensi ujian mahasiswa sebelum elaborasi
Proses Aktivitas
Staff Subbiro P
dan U Mahasiswa Mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian RA
Mengisi daftar hadir pelaksanaan ujian RA Evaluasi
Mahasiswa
Mengentri data kehadiran mahasiswa untuk pelaksanaan ujian RA
Tabel 4.35 Model RASCI untuk pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP) sebelum elaborasi
Proses Aktivitas
Staff Subbiro P
dan U Dosen HBA Kajur Dosen
Membuat buku realisasi SAP RA
Memeriksa pengisian buku realisasi SAP RA S
Pembuatan SAP
Tabel 4.36 Model RASCI untuk pengisian blanko nilai sebelum elaborasi
Tabel 4.37 Model RASCI untuk pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) sebelum elaborasi
Proses Aktivitas Layanan Mahasiswa Petugas Pengawas Mahasiswa Mencetak KMK RA Mengambil KMK A R Evaluasi Mahasiswa Menandatangani KMK RA I
Model RASCI dari aktivitas setelah elaborasi adalah sebagai berikut : Tabel 4.39 Model RASCI untuk absensi mahasiswa setelah elaborasi
Proses Aktivitas Mahasiswa Dosen
Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan RFID R A Pengaturan dan Persiapan Kelas
Mengakses kehadiran mahasiswa per semester RA
Tabel 4.40 Model RASCI untuk absensi ujian setelah elaborasi
Proses Aktivitas Mahasiswa Dosen
Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa dengan
RFID R A
Evaluasi Mahasiswa
Melakukan verifikasi absensi perkuliahan S RA
Tabel 4.41 Model RASCI untuk pengisian realisasi SAP setelah elaborasi
Proses Aktivitas Dosen Dosen HBA
Staff Subbiro P dan U
Mengisi realisasi SAP RA
Pembuatan SAP
Tabel 4.42 Model RASCI untuk pengisian blanko nilai setelah elaborasi
Proses Aktivitas Dosen
Ka. Subbiro Nilai
Mahasiswa Kajur
Pengisian blanko nilai RA I
Evaluasi Mahasiswa
Pengaksesan daftar nilai RA
Tabel 4.43 Model RASCI untuk pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK) setelah elaborasi
Proses Aktivitas Mahasiswa Petugas Pengawas
Evaluasi Mahasiswa Mengakses e-KMK R A
Proses ini dilakukan untuk memastikan kinerja yang ditetapkan oleh pihak manajemen sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para karyawan yang ada.
Gambar 4.2 Pyramid of Management
Proses ini dilakukan untuk memastikan kinerja yang ditetapkan oleh pihak manajemen sudah realistis dan tidak melebihi kapasitas kemampuan para karyawan yang ada. Berikut adalah key performance indicator dari unit academic service (AOC) dan Student Registration and Services Centre (SRSC) adalah :
a. Executive, yaitu Academic Operation Center Manager dan Student Registration and Service Center Manager
KPI dari eksekutif yaitu goal dan target pekerjaan harus dicapai sesuai dengan visi dan misi BINUS University.
b. Manager, yaitu Academic Operation Centre Manager dan Student Registration and Service Center Manager
KPI dari manager yaitu tujuan masing – masing unit dapat tercapai.
c. Team leader
KPI dari team leader yaitu tujuan, goals, dan target unit kerja dari proses dalam tim dapat tercapai. Team leader mencakup :
- Ka. Subbiro Perkuliahan dan Ujian - Ka. Subbiro Nilai Mahasiswa - Ka. Subbiro Layanan Mahasiswa - Ka. Subbiro Administrasi Registrasi
- Ka. Subbiro Layanan Keuangan Mahasiswa
d. Process staff
Process staff mencakup : - Staff pengendalian dosen - Staff pengendalian absensi - Staff pengendalian ruang kuliah - Staff koordinator ASTRA
- Staff pengolahan nilai
- Staff pengolahan berkas kelulusan - Staff help desk
- Staff Layanan Mahasiswa - Staff penjadwalan kuliah - Staff penjadwalan ujian - Staff dukungan administrasi
- Staff front office layanan keuangan mahasiswa - Staff back office layanan keuangan mahasiswa
KPI dari process staff yaitu target unit kerja individual harus dapat mencapai angka minimum dan semua anggota tim harus dapat mencapai targetnya masing – masing.
K P I Realization 2008 No Component Indicator Target 2008 sd Agustus 08 Prediksi sd Des 08 Target 2009 Initiativ e / Activity 1 World Class Operation Excellence (M1-2)
Persentase keterisian kelas 100%
Ganjil 07/08 = 99.72% ; Genap 07/08 = 99.71% Ganjil 07/08 = 99.72% ; Genap 07/08 = 99.71% 100% A2
Penerimaan nilai UTS Tepat
Waktu 90%
Genap 07/08 = 83.99%
Ganjil 07/08 =
85% 90% A3
Penerimaan nilai TM Tepat
Waktu 90% Ganjil 07/08 = 81.81% ; Genap 07/08 = 85.44% Ganjil 07/08 = 81.81% ; Genap 07/08 = 85.44% 90% A3 2 World Class Operation Excellence (M1-2)
Penerimaan nilai UAS Tepat
Waktu 90% Ganjil 07/08 = 82.51% ; Genap 07/08 = 87.35% Ganjil 07/08 = 82.51% ; Genap 07/08 = 87.35% 90% A3
3 Indeks Kepuasan Mahasiswa >
3.00 75% DBA DBA 75% A1, A2, A3, A4 dan A5 4 Binusian Recognition/Alumni
Relationship Jumlah Komplain yang
diselesaikan 100% 100% 100% 100% A1, A2 5 World Class Operation Excellence (M1-2) Realisasi Anggaran 90 - 100% 93.74% 96% 95 - 100% A5 6 World Class Operation Excellence (M1-2)
Pelaksanaan Kegiatan Sesuai Prosedur
0 Temuan
Audit 1 Minor 1 Minor
0 Temuan Audit A5 7 World Recognition (include Peers recognition) (M1-1,4)
Akreditasi Service Excellence NA NA NA Terakreditas
i A4
9 Knowledge Management
Jumlah inovasi yang
diikutsertakan dalam Quality Award
NA 2 2 2 A4
10 Technology
Leveraging Aplikasi Pendukung Operasional NA 100% 100% 100% A4
11 Innovation (M2-1) Jumlah inovasi yang dilakukan NA 4 4 4
A1, A2, A3, A4 dan A5 12 World Class Operation Excellence (M1-2)
Pelaksanaan Ujian Sesuai Prosedur
90%
13
World Class Operation
Tabel 4.46 Process Performance Report Absensi Perkuliahan Mahasiswa
Completed Transaction
Carried Forward (minutes left in SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Melakukan absensi perkuliahan mahasiswa
dengan RFID 868 43,400 43,400 0 0
Mengakses kehadiran
mahasiswa 5 873 873 0 0
Tabel 4.47 Process Performance Report Absensi Ujian Mahasiswa
Completed Transaction
Carried Forward (minutes left in SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Melakukan absensi pelaksanaan ujian
mahasiswa 128 3,840 3,840 0 0
Tabel 4.48 Process Performance Report Pengisian Realisasi SAP
Completed Transaction
Carried Forward (minutes left in SLA)
Transaction Type
Brought Forward
New
Transaction Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Mengisi realisasi SAP 20 868 824.6 43.4 43.4 v
Mengakses data realisasi SAP 20 20 19 1 1 v
Tabel 4.49 Process Performance Report Pengisian Blanko Nilai
Completed Transaction
Carried Forward (minutes left in SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Mengisi Blanko Nilai 20 40 36 4 4 v
Mengakses data blanko nilai 1 40 36 4 4 v
Tabel 4.50 Process Performance Report Pemrosesan Kartu Mata Kuliah/KMK
Completed
Transaction Carried Forward (minutes left in SLA) Transaction Type
Brought Forward
New
Transaction Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Memproses KMK 153 3,840 3,456 384 384 v
Tabel 4.51 Process Performance Report Pelaksanaan Ujian
Completed Transaction
Carried Forward (minutes left in SLA)
Transaction Type Brought Forward
New
Transaction Within SLA OOS OOS 1 2 5 10
Mengakses soal ujian 3,840 3,840 3,456 384 384 v
Mengakses berkas ujian untuk diperiksa 12 128 115.2 12.8 12.8 v
Keterangan :
SLA = Service Level Agreement OOS = Out Of Standard
Sebelum proses elaborasi, absensi kelas mahasiswa dilakukan dengan mencetak daftar absensi mahasiswa dan mahasiswa menandatangani form daftar kehadiran perkuliahan mahasiswa. Lembar daftar absensi mahasiswa dapat dicetak sebanyak 868 absensi per harinya dan membutuhkan waktu untuk mengentri data absensi mahasiswa ke sistem. Setelah proses elaborasi, lembar daftar absensi mahasiswa digantikan oleh RFID dan RFID reader. Jumlah transaksi absensi perkuliahan mahasiswa perharinya menjadi 43,400 karena setiap mahasiswa absen dengan menggunakan RFID dan data absensi mahasiswa akan langsung terhubung dengan sistem absensi sehingga tidak memerlukan proses pengentrian data absensi mahasiswa. Transaksi ini tidak ada toleransi slip waktu.
b. Absensi Pelaksanaan Ujian Mahasiswa
Sebelum proses elaborasi, absensi ujian mahasiswa dilakukan dengan mencetak daftar absensi mahasiswa dan mahasiswa menandatangani form daftar kehadiran ujian mahasiswa Absensi pelaksanaan ujian dapat diproses sekitar 128 transaksi per harinya. Setelah proses elaborasi, absensi ujian dapat diproses sebanyak 3,840 transaksi per harinya dan tidak ada toleransi slip waktu.
c. Pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan
Sebelum proses elaborasi, dosen mengisi realisasi SAP pada buku realisasi SAP. Setelah proses elaborasi, pengisian realisasi SAP dapat diproses sekitar 868 transaksi perharinya karena dosen dapat mengisi realisasi SAP pada Lecturer Desk nya. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu selama 2 menit.
d. Pengisian blanko nilai
Sebelum proses elaborasi, dosen mengisi blanko nilai pada form blanko nilai dan dapat diproses sekitar 20 transaksi perharinya. Setelah proses elaborasi, pengisian blanko nilai dapat dilakukan pada Lecturer Desk dan dapat diproses sekitar 40 transaksi perhari. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu selama 2 menit.
e. Pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK)
Sebelum proses elaborasi, mahasiswa diharuskan membawa kartu mata kuliah (KMK) untuk ditandatangani oleh petugas pengawas ketika pelaksanaan ujian. Transaksi ini diproses sekitar 153 transaksi per harinya. Setelah proses elaborasi, mahasiswa membawa Binusian ID Card untuk di-scan pada PDA reader dan data tersebut akan disimpan sebagai data KMK mahasiswa. Transaksi setelah elaborasi dapat terjadi sebanyak 3840 transaksi perharinya. Transaksi ini dapat terjadi slip waktu selama 2 menit.
f. Pelaksanaan ujian
Sebelum elaborasi, pelaksanaan ujian dilakukan dengan menggandakan berkas ujian (soal dan jawaban). Setelah proses elaborasi, pelaksanaan ujian dilakukan dengan mengakses aplikasi ujian. Jumlah transaksi yang terjadi adalah 3840 transaksi dan dapat terjadi slip waktu sekitar 2 menit.
• A New Process-Based Organization Structure
Selama tahapan People Development ini tidak terjadi perubahan pada struktur organisasi BINUS University dikarenakan struktur organisasi yang sudah ada saat ini sudah dapat mengatasi segala perubahan yang terjadi selama improvement process.
• Business Process Orchestration
Metode yang digunakan adalah Business Process Modeling Notation yang selanjutnya disebut sebagai BPMN. BPMN menyediakan notasi yang mudah dimengerti oleh seluruh pengguna bisnis, mulai dari analis bisnis yang bertugas membuat gambaran awal, berlanjut kepada pengembang teknikal yang bertanggung jawab menjalankan proses tersebut, yang akhirnya proses–proses tersebut akan dikelola dan dimonitor oleh organisasi–organisasi bisnis.
BPMN absensi perkuliahan mahasiswa dengan menggunakan RFID ( Gambar 4.3 ) :
Mahasiswa melakukan scanning kartu RFID (Binusian Card) untuk melakukan absensi perkuliahan. Jika absen valid (absen sesuai dengan jadwal kuliah dan pada ruangan yang telah ditentukan) dan tidak melebihi batas maksimum jam absen, mahasiswa dapat menyimpan data absensi perkuliahan. Data absensi perkuliahan mahasiswa Kemudian, dosen akan melakukan pengecekan absensi mahasiswa di kelas. Jika absen tidak valid (mahasiswa tersebut berstatus hadir pada data absensi padahal kenyataannya tidak hadir), dosen dapat mengganti status kehadiran mahasiswa tersebut. Setelah selesai mengecek absensi mahasiswa, dosen akan menyimpan data absensi mahasiswa. Setelah mendapat konfirmasi persetujuan dari dosen, staff subbiro P dan U akan melakukan review terhadap daftar hadir mahasiswa.
Dose n Ma has is wa Sebelum kuliah Sta ff Su
bbiro P&U Mereview
daftar hadir mahasiswa Absen valid ? tidak_valid valid Mengganti status kehadiran mahasiswa Konfirmasi_persetujuan Menyimpan absensi mahasiswa Mengecek absensi mahasiswa Absen Valid ? valid Sudah lebih batas jam
maks absen ? belum Menyimpan data absensi Scanning kartu RFID untuk absensi perkuliahan melebihi_jam_absen tidak_ valid data_absensi
Gambar 4.3 BPMN absensi perkuliahan mahasiswa
BPMN untuk proses absensi ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID ( Gambar 4.4 ) :
Mahasiswa memberikan Binusian ID Card kepada pengawas. Pengawas akan mengecek validitas peserta ujian. Jika peserta ujian berbeda dengan foto pada Binusian ID Card, pengawas akan memberikan peringatan kepada peserta ujian. Jika valid, mahasiswa akan melakukan scanning kartu pada RFID reader. Jika absen tidak valid (peserta ujian berada pada ruang ujian yang salah), mahasiswa akan mendapatkan warning message. Jika absen valid, mahasiswa akan menyimpan data absensi.
Maha sis w a Memberikan Binusian ID (RFID) P enga was Mengecek Binusian ID Card Binusian_ID_Card Valid ? valid Scanning kartu RFID untuk absensi perkuliahan Menyimpan data absensi Absensi Valid ? valid Mendapat warning message Tidak_valid Mendapat konfirmasi pengawas tidak_valid Memberikan konfirmasi kepada mahasiswa Konfirmasi
Gambar 4.4 BPMN absensi pelaksanaan ujian mahasiswa
BPMN untuk proses pengisian realisasi SAP melalui Lecturer Desk ( Gambar 4.5 ) :
Dosen melakukan pengisian realisasi SAP pada Lecturer Desk dan menyimpan data realisasi SAP tersebut. Kajur akan menugaskan dosen HBA untuk melakukan pengecekan realisasi SAP tersebut. Dosen HBA akan melakukan verifikasi realisasi SAP yang telah diisi dosen.
Dosen Mengisi Realisasi SAP Menyimpan data Realisasi SAP Kajur Memberikan penugasan untuk pengecekan realisasi SAP Dos e n HBA Melakukan verifikasi realisasi SAP Penugasan_verifikasi_realisasi_SAP Realisasi_SAP
Gambar 4.5 BPMN pengisian realisasi SAP
BPMN untuk proses pengisian blanko nilai melalui Lecturer Desk ( Gambar 4.6 ) :
Dosen mengisi blanko nilai melalui Lecturer Desk. Subbiro Nilai Mahasiswa akan mengecek nilai masuk. Subbiro Nilai Mahasiswa akan memberikan peringatan apabila dosen belum memasukkan nilai sesuai deadline. Subbiro Nilai Mahasiswa memberikan konfirmasi nilai masuk kepada kajur. Jika kajur menyetujui nilai yang masuk, staff data centre akan memproses nilai mahasiswa dan melakukan posting nilai mahasiswa ke internet. Jika kajur tidak menyetujui nilai yang masuk, kajur akan meminta dosen untuk mengecek ulang nilai.
BPMN untuk proses pengaksesan e-KMK ( Gambar 4.7 ) :
Mahasiswa memberikan Binusian ID Card kepada pengawas. Pengawas akan melakukan scanning pada PDA reader. Setelah itu, pengawas akan menyimpan data Kartu Mata Kuliah.
Gambar 4.7 BPMN pengaksesan e-KMK
BPMN untuk proses pelaksanaan ujian online ( Gambar 4.8 ) :
Mahasiswa mengakses ujian online. Jika pengawas mengetahui terjadi kecurangan saat pelaksanaan ujian, pengawas akan mengisi kejadian kecurangan tersebut pada berita acara ujian. Setelah waktu ujian berakhir, mahasiswa menyimpan jawaban mereka dan pengawas akan mengecek jumlah data jawaban mahasiswa yang terkumpul. Dosen akan mengakses ujian online ketika dosen mengoreksi ujian.
• Mechanism to manage business process and identify and realize opportunities
for process improvements
Mekanisme pengembangan berkelanjutan yang dapat diupayakan untuk area academic services untuk memaksimalkan nilai dari elaborasi adalah:
- Melakukan bench marking untuk menemukan best practise yang dapat memberikan nilai tambah pada proses yanag sedang berjalan.
- Melakukan review untuk evaluasi keuntungan yang dicapai apakah sesuai dengan harapan awal.
- Beberapa aplikasi yang dapat dikembangkan dimasa depan untuk meningkatkan proses yang sudah ada misalnya:
o Aplikasi online yang bekerja sama dengan BINUS Career dalam mencari perusahaan tempat mahasiswa bisa melakukan kerja praktek, minor dan skripsi.
o Penggunaan teknologi pod casting untuk menyimpan kegiatan perkuliahan.
o LMS offline dimana biaya online yang perlu dikeluarkan mahasiswa maupun dosen dapat dikurangi dan hanya melakukan sinkronisasi pada saat diperlukan saja.
4.7 Embedding BPM with the Organization