BAB 4 ELABORATION CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE. Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improving

(1)

BAB 4

ELABORATION – CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE

4.1 Elaboration Phase

• Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improving

Proses yang menjadi analisa ini adalah proses pelaksanaan perkuliahan (absensi perkuliahan mahasiswa, pengisian realisasi SAP), proses pengolahan nilai (pengisian blanko nilai), dan proses pelaksanaan ujian mahasiswa (absensi ujian mahasiswa, Kartu Mata Kuliah (KMK), dan pelaksanaan ujian). Adapun kesulitan/masalah yang terjadi yaitu:

a. Absensi perkuliahan mahasiswa

Staff Subbiro P dan U mencetak absensi/daftar hadir mahasiswa minimal 3 hari sebelum perkuliahan dimulai. Setelah mahasiswa mengisi daftar hadir tersebut, dosen harus mengembalikan daftar hadir mahasiswa tersebut ke akademis. Setelah itu, staff Subbiro P dan U akan mendata kehadiran mahasiswa dan dimasukkan ke dalam sistem. Proses tersebut membutuhkan waktu yang agak lama dan juga membutuhkan biaya untuk pencetakan daftar hadir mahasiswa.

b. Absensi pelaksanaan ujian mahasiswa

Staff Subbiro P dan U mencetak daftar hadir mahasiswa untuk pelaksanaan ujian. Setelah mahasiswa mengisi daftar hadir tersebut, pengawas

(2)

mengembalikan daftar hadir mahasiswa ke akademis. Kemudian, staff Subbiro P dan U akan mengentri data kehadiran mahasiswa 1 hari setelah ujian. Pemrosesan informasi tersebut butuh waktu yang agak lama dan membutuhkan biaya pengeluaran kertas untuk pencetakan absensi ujian mahasiswa.

c. Pengisian realisasi Satuan Acara Perkuliahan (SAP)

Staff Subbiro P dan U mencetak buku realisasi SAP 3 minggu sebelum perkuliahan dimulai. Dosen mengisi buku realisasi SAP. Kemudian buku realisasi SAP akan diverifikasi oleh dosen HBA. Proses tersebut membutuhkan waktu yang lama dan membutuhkan biaya untuk pencetakan buku realisasi SAP.

d. Pengisian blanko nilai

Pengisian blanko nilai yang dilakukan secara manual membutuhkan biaya kertas untuk mencetak blanko nilai sejumlah dengan kelas perkuliahan yang terjadi dalam satu semester. Blanko nilai diisi kemudian setelah ujian dan kemudian diserahkan kepada Subbiro Nilai yang akan memberikan data tersebut kepada kajur untuk disetujui. Proses ini membutuhkan biaya yang cukup besar dan waktu yang lama.

e. Pemrosesan Kartu Mata Kuliah (KMK)

Sewaktu pelaksanaan ujian, mahasiswa diwajibkan untuk membawa KMK. KMK tersebut akan ditandatangani oleh pengawas. Proses penandatanganan KMK oleh pengawas membutuhkan waktu yang agak lama sehingga membuat pengawas tidak fokus untuk mengawasi pelaksanaan ujian. Selain itu, pengadaan KMK memerlukan biaya yang cukup besar.

(3)

f. Pelaksanaan ujian

Pelaksanaan ujian membutuhkan banyak lembar kertas untuk menggandakan dokumen–dokumen berkas ujian. Dengan adanya ujian online, dosen tidak lagi mengambil berkas ujian dalam bentuk hardcopy. Dosen memeriksa ujian dengan mengakses data jawaban mahasiswa pada ujian online tersebut.

Penulisan skripsi ini memiliki target pencapaian sebagai berikut:

o Efisiensi

Pencapaian efisiensi dapat terlihat dari penghematan biaya kertas, biaya tinta dan biaya mengakses internet yang diperlukan untuk melakukan proses-proses yang berjalan di area academic services. Penggunaan teknologi RFID, e-document, e-kmk dan aplikasi ujian online yang akan dibuat merupakan suatu peningkatan terhadap proses-proses yang sudah ada dan secara langsung meningkatkan efisiensi operasional organisasi.

o Efektifitas

Efektifitas dari proses-proses yang berjalan dapat lebih ditingkatkan dengan menggunakan teknologi RFID, e-document, e-kmk dan aplikasi ujian online. Dimana waktu yang diperlukan dalam mempersiapkan perkuliahan, ujian, dan nilai akan lebih singkat. Selain itu waktu yang diperlukan untuk memproses data yang didapat juga menjadi lebih efektif hingga mendekati real time.

Pengukuran kinerja dari proses-proses yang dielaborasi yang terdiri dari proses pengadaan daftar kehadiran/absensi mahasiswa baik perkuliahan maupun ujian,

(4)

pengadaan buku realisasi SAP dan pengisian blanko nilai, pembuatan KMK dan pengadaan soal-soal dan kertas jawaban ujian akan dilakukan dengan menggunakan metode activity based costing (ABC) yang mengukur total biaya dan waktu yang diperlukan dengan cara membandingkan kegiatan yang sedang berjalan dengan biaya yang diperlukan dalam menjalankan proses-proses tersebut.

Berdasarkan prioritas yang dipilih untuk melakukan elaborasi yaitu penggunaan teknologi RFID untuk absensi perkuliahan, penggunaan teknologi RFID untuk absensi ujian, penggunaan e-document untuk buku realisasi SAP , penggunaan e-document untuk blanko nilai, e-kmk serta aplikasi ujian online dalam operasional perkuliahan dan ujian, analisis metriknya adalah sebagai berikut:

(5)

Tabel 4.1 Appropiate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

Proses Pengadaan

Target Improvement Cara Ukur Sumber Data

Absensi Perkuliahan Mahasiswa

• Waktu yang diperlukan dalam mengadakan absensi perkuliahan mahasiswa terdiri dari waktu untuk mengakses informasi perkuliahan sehari-hari serta mencetak daftar absensi untuk 124 kelas, yang terdiri dari 7 shift perkuliahan, dan kemudian memasukkan data tersebut kedalam sistem dalam perkuliahan sehari-hari dapat dikurangi hingga 30%.

• Biaya yang diperlukan untuk

• Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum proses improvement adalah 1 menit untuk mencetak daftar kehadiran per perkuliahan dan untuk memeriksa kelengkapan dan memasukkan data tersebut kedalam sistem diperlukan waktu masing-masing sebanyak 1 menit untuk tiap absensi. Setiap semester akan dicetak summary kehadiran mahasiswa dengan waktu yang dibutuhkan adalah 0.5 menit.

• Biaya rata-rata yang diperlukan untuk mencetak absensi perkuliahan mahasiswa

• Wawancara dengan staff

(6)

mencetak absensi perkuliahan mahasiswa termasuk didalamnya biaya komputer, tinta dan kertas serta biaya listrik dapat dikurangi hingga 50%.

adalah: merata-ratakan gaji karyawan sebesar Rp.12,500.00 per jam, biaya mencetak absensi mahasiswa adalah Rp.1,000.00 per transaksi perkuliahan yang terdiri dari biaya kertas dan tinta, biaya komputer dan listrik per jam masing-masing sebesar Rp.5,000.00 per jam.

Absensi Ujian Mahasiswa

• Waktu yang diperlukan dalam mengadakan absensi ujian mahasiswa terdiri dari waktu untuk mengakses informasi ujian serta mencetak daftar absensi ujian untuk kampus Anggrek dan Syahdan, dimana sehari dapat mencetak 400 lembar untuk masing-masing kampus dengan jadwal ujian selama

• Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum proses improvement adalah 1 menit untuk mencetak tiap absensi ujian dan untuk memasukkan data tersebut kedalam sistem diperlukan waktu sebanyak 1 menit untuk tiap transaksi.

• Biaya rata-rata yang diperlukan untuk mencetak absensi ujian mahasiswa dengan merata-ratakan gaji karyawan sebesar

(7)

12 hari per setengah semester. Data tersebut kemudian dimasukkan kedalam sistem oleh staff Subbiro P dan U. Pengurangan waktu ditargetkan mencapai 25%, hal ini dapat terjadi dikarenakan teknologi RFID mengeliminasi proses pengadaan kertas ujian.

• Biaya yang diperlukan untuk mencetak absensi ujian mahasiswa termasuk didalamnya biaya komputer, biaya listrik serta biaya kertas dan tinta dapat dikurangi hingga 65%. Dimana teknologi RFID merupakan investasi jangka panjang bagi BINUS University.

Rp.12,500.00 per jam dan biaya mencetak absensi ujian adalah Rp.1,000.00 per transaksi ujian yang terdiri dari biaya keras dan tinta. Sementara itu biaya-biaya lain yang dikeluarkan adalah biaya komputer dan listrik masing-masing sebesar Rp.5,000.00 per jam.

(8)

Realisasi SAP

• Waktu yang diperlukan untuk mengadakan buku realisasi SAP terdiri dari waktu untuk melakukan fotokopi lembar SAP rata-rata sebanyak 6 lembar per buku untuk setiap kelas yang ada dalam satu semester, waktu memeriksa pengisian buku realisasi SAP dan melakukan verifikasi terhadapnya dapat dikurangi hingga 5% dengan menggunakan aplikasi pengisian realisasi SAP secara online yang ditambahkan pada lecturer desk

sehingga dapat mengurangi biaya dan pengaksesan dapat dilakukan secara langsung.

• Waktu rata-rata yang dibutuhkan sebelum proses improvement adalah 12 menit untuk mengadakan buku realisasi SAP dan 6 menit untuk memeriksanya. Selain itu dibutuhkan waktu selama satu semester bagi dosen HBA sebelum menerima buku realisasi SAP dari subbiro P dan U dan kemudian memberikan verifikasi dimana setiap buku realisasi SAP membutuhkan waktu kira-kira 35 menit. • Biaya rata-rata yang diperlukan untuk

mengadakan buku realisasi SAP sekitar Rp.4,000.00 per buku yang terdiri dari biaya kertas, jilid, dll. Gaji karyawan diasumsikan sebesar Rp.12,500.00 per jam.

(9)

• Biaya yang diperlukan untuk mencetak absensi ujian mahasiswa termasuk didalamnya biaya kertas dan tinta dapat dikurangi hingga 10%. Dimana e-document dapat menghilangkan penggunaan kertas. Pengisian

Blanko Nilai

• Waktu yang diperlukan untuk mencetak blanko nilai dalam satu semester yang dimulai dari mencetak blanko nilai hingga membuat laporan penyerahan nilai per semester dapat dikurangi hingga 25%. Selain itu pemberian

deadline pengisian nilai oleh tiap dosen dapat diatur sedemikian rupa sehingga setiap dosen diharuskan

• Waktu yang diperlukan dalam mencetak blanko nilai adalah 1 menit per kelas. Proses selanjutnya yaitu mengentri data penyerahan nilai membutuhkan waktu sekitar 15 menit untuk tiap transaksi. Subbiro nilai kemudian mencetak tanda terima nilai kepada dosen dalam waktu 0.5 menit dan membuat laporan nilai masuk kepada kajur tiap mid semester dengan waktu yang dibutuhkan sebanyak 1 menit per lembar. Setelah kajur menyetujui

• Wawancara

dengan Subbiro Nilai Mahasiswa

(10)

memasukkan nilai tepat waktu. • Biaya – biaya yang digunakan dari

proses pengisian blanko nilai dimulai dari mencetak blanko nilai, mengentri data penyerahan nilai, mencetak tanda terima penyerahan nilai, mencetak laporan nilai masuk, posting kedalam internet, mengirimkan e-mail pemberitahuan

posting nilai kepada LRI dan membuat laporan penyerahan nilai per semester dapat dikurangi hingga 30%.

nilai yang masuk, maka Subbiro nilai akan melakukan posting nilai ke internet dalam waktu 0.5 menit per kelas kemudian mengirimkan e-mail kepada LRI untuk memberitahukan bahwa nilai sudah di

posting yang dikirim sekali per mid semester dengan waktu yang dibutuhkan selama 3 menit. Setelah itu akan dibuat laporan penyerahan nilai per semester dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukannya adalah 3 menit per transaksi.

• Biaya rata-rata yang diperlukan untuk mencetak blanko nilai yaitu: merata-ratakan gaji karyawan sebesar Rp.12,500.00 per jam, biaya komputer adalah Rp.5,000.00, biaya listrik sekitar Rp.5,000.00, biaya print blanko

(11)

nilai per transaksi termasuk didalamnya biaya kertas dan tinta adalah Rp.1,000.00, biaya mencetak tanda terima adalah Rp.500.00 per lembar dan biaya mencetak laporan nilai masuk adalah Rp.500.00 per lembar.

KMK • Waktu yang diperlukan dalam mengadakan KMK oleh layanan mahasiswa dapat dikurangi hingga 25%.

• Biaya yang dikeluarkan untuk mencetak KMK yang terdiri dari biaya kertas, tinta dan cap dapat dikurangi hingga 65%.

• Waktu yang diperlukan dalam mencetak KMK adalah 3 menit per KMK.

• Biaya rata-rata yang diperlukan untuk mencetak KMK dengan merata-ratakan gaji karyawan sebesar Rp.12,500.00 per jam dan biaya mencetak 1 lembar KMK adalah Rp.2,000.00. • Wawancara dengan Layanan Mahasiswa Pelaksanaan Ujian

• Waktu yang diperlukan untuk mengadakan soal dan buku ujian

• Waktu yang diperlukan untuk mengadakan soal dan buku ujian adalah 3 menit per soal

• Wawancara

(12)

serta waktu yang dibutuhkan untuk mengantarkan soal menggunakan kurir kepada dosen dapat dikurangi hingga 25%.

• Biaya pengadaan soal dan buku ujian dapat dikurangi hingga 60% dimana soal dan tempat jawaban tersedia dalam komputer. Selain itu biaya kurir yang digunakan untuk mengantarkan soal kepada dosen juga dapat dieliminasi.

dan buku ujian. Waktu untuk memberikan berkas kepada kurir adalah sekitar 5 menit. • Biaya yang dikeluarkan mencakup gaji

karyawan sebesar Rp.12,500.00 per jam, biaya penggandaan buku ujian mahasiswa sebesar Rp.1,000.00 per buku, biaya penggandaan soal dengan rata-rata soal terdiri dari 4 lembar adalah sebesar Rp.600.00 dan biaya kurir dalam sekali antar adalah Rp.25,000.00.

Perkuliahan dan Ujian

(13)

Perhitungan pengukuran proses yang sedang berjalan pada area academic services terhadap biaya yang dikeluarkan ketika menjalankan proses-proses yang dipilih untuk dielaborasi adalah sebagai berikut:

(14)

Tabel 4.2 Activity Based Costing Absensi Perkuliahan Mahasiswa A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

Annual cost Annual effort

(B x C)

(D x E /

60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Membuat daftar hadir

(minimal 3 hari sebelum

perkuliahan) 868.00 1.00 868.00 12,500.00 180,833.33 70,000.00 1,012,666.67 1,193,500.00 1,375.00 334,180,000.00 0.33 Memeriksa kelengkapan

daftar hadir mahasiswa 868.00 1.00 868.00 12,500.00 180,833.33 5,000.00 72,333.33 253,166.67 291.67 70,886,666.67 0.33 Mendata kehadiran

mahasiswa ke dalam sistem 868.00 1.00 868.00 12,500.00 180,833.33 10,000.00 144,666.67 325,500.00 375.00 91,140,000.00 0.33 Mencetak summary

kehadiran mahasiswa per

semester 20.00 0.50 10.00 12,500.00 2,083.33 130,000.00 21,666.67 23,750.00 1,187.50 6,650,000.00 0.00

X

(15)

Tabel 4.3 Activity Based Costing Absensi Ujian Mahasiswa A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

(B x C)

(D x E /

60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mencetak daftar hadir mahasiswa

untuk pelaksanaan ujian 128.00 1.00 128.00 12,500.00 26,666.67 70,000.00 149,333.33 176,000.00 1,375.00 49,280,000.00 0.50 Mengentri data kehadiran

mahasiswa untuk pelaksanaan

ujian 128.00 1.00 128.00 12,500.00 26,666.67 10,000.00 21,333.33 48,000.00 375.00 13,440,000.00 0.50

X

(16)

Tabel 4.4 Activity Based Costing Realisasi SAP A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Membuat buku realisasi SAP 20.00 12.00 240.00 12,500.00 50,000.00 30,000.00 120,000.00 170,000.00 8,500.00 47,600,000.00 0.23 Memeriksa pengisian buku

realisasi SAP 20.00 6.00 120.00 12,500.00 25,000.00 5,000.00 10,000.00 35,000.00 1,750.00 9,800,000.00 0.11 Verifikasi buku realisasi SAP

setiap semester 20.00 35.00 700.00 12,500.00 145,833.33 5,000.00 58,333.33 204,166.67 10,208.33 57,166,666.67 0.66

X

(17)

Tabel 4.5 Activity Based Costing Pengisian Blanko Nilai A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mencetak blanko nilai

(maximal 4 minggu setelah

kuliah) 20.00 1.00 20.00 12,500.00 4,166.67 70,000.00 23,333.33 27,500.00 1,375.00 7,700,000.00 0.0301 Mengentri data penyerahan

nilai 40.00 15.00 600.00 12,500.00 125,000.00 10,000.00 100,000.00 225,000.00 5,625.00 63,000,000.00 0.9045 Mencetak tanda terima

penyerahan nilai untuk dosen 40.00 0.50 20.00 12,500.00 4,166.67 70,000.00 23,333.33 27,500.00 687.50 7,700,000.00 0.0301 Mencetak laporan nilai

masuk ke Kajur 1.33 1.00 1.33 12,500.00 277.78 40,000.00 888.89 1,166.67 875.00 326,666.67 0.0020

Posting nilai ke internet 40.00 0.50 20.00 12,500.00 4,166.67 10,000.00 3,333.33 7,500.00 187.50 2,100,000.00 0.0301

Mengirimkan email pemberitahuan posting nilai

ke LRI 0.013 3.00 0.04 12,500.00 8.33 10,000.00 6.67 15.00 1,125.00 4,200.00 0.0001 Membuat laporan

penyerahan nilai per

semester 0.67 3.00 2.00 12,500.00 416.67 20,000.00 666.67 1,083.33 1,625.00 303,333.33 0.0030

X

(18)

Tabel 4.6 Activity Based Costing Kartu Mata Kuliah (KMK) A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mencetak KMK 153.33 3.00 460.00 12,500.00 95,833.33 40,000.00 306,666.67 402,500.00 2,625.00 112,700,000.00 1.00 X Total 460.00 95,833.33 306,666.67 112,700,000.00

(19)

Tabel 4.7 Activity Based Costing Pelaksanaan Ujian A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time)

Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X)

Menggandakan berkas ujian 3,840.00 3.00 11,520.00 12,500.00 2,400,000.00 32,000.00 6,144,000.00 8,544,000.00 2,225.00 2,392,320,000.00 0.99 Menyerahkan berkas ujian ke

dosen (jika pakai kurir) 12.29 5.00 61.47 12,500.00 12,805.56 300,000.00 307,333.33 320,138.89 26,041.67 89,638,888.89 0.01

X

(20)

dalam proses absensi perkuliahan mahasiswa, absensi ujian mahasiswa, pengadaan buku realisasi SAP, pengadaan blanko nilai, pengadaan KMK dan pelaksanaan ujian memerlukan biaya yang cukup besar dan waktu yang cukup lama. Hal ini dikarenakan proses–proses tersebut belum dijalankan semaksimal mungkin untuk memberikan keuntungan pada stakeholder BINUS University.

Keterangan:

• Proses yang dijalankan pada area academic services yang kemudian terpilih untuk ditingkatkan antara lain:

o Absensi perkuliahan mahasiswa yang dilakukan oleh Subbiro P dan U untuk setiap perkuliahan yang berlangsung.

• Jumlah daftar hadir yang dicetak per hari = jumlah kelas yang digunakan untuk perkuliahan sehari * banyak shift dalam sehari, dimana rata-rata waktu untuk mencetak absensi perkuliahan adalah 1 menit per absensi.

Jumlah daftar hadir: 124 kelas * 7 shift = 868.00 absensi sehari.

• Setiap kali perkuliahan berakhir, dosen akan menyerahkan absensi perkuliahan mahasiswa kepada Subbiro P dan U yang kemudian akan memeriksa kelengkapan daftar hadir sebanyak jumlah kelas perkuliahan dalam sehari * banyak shift sehari, dimana waktu yang diperlukan adalah 1 menit per absensi.

(21)

Jumlah transaksi diperiksa: 124 kelas * 7 shift = 868.00 absensi sehari.

• Staff Subbiro P dan U kemudian akan mengentri data kehadiran kedalam sistem sejumlah banyaknya absensi yang dicetak sehari * shift dalam sehari dengan waktu selama 1 menit per absensi.

Jumlah transaksi dientri: 124 absensi * 7 shift = 868.00 absensi sehari

• Pada akhir semester, staff Subbiro P dan U akan mencetak summary kehadiran mahasiswa per semester sebanyak jumlah kelas untuk perkuliahan / hari aktif dalam satu semester.

Jumlah summary dicetak: 3000 kelas / 150 hari = 20.00 summary sehari.

o Absensi ujian mahasiswa dilakukan oleh Subbiro P dan U pada tiap mid semester.

• Jumlah absensi ujian yang dicetak sebanyak 800 absensi (hasil wawancara) untuk Kampus Anggrek dan Kampus Syahdan per hari dan rata – rata ujian berlangsung selama 12 hari. Rata-rata absensi ujian yang dicetak per hari = jumlah absensi ujian dicetak per hari * jumlah hari ujian / hari aktif perkuliahan dalam setengah semester, dimana waktu yang dibutuhkan untuk mencetak tiap absensi adalah 1 menit.

(22)

Jumlah absensi ujian per hari: 800 absensi * 12 hari / 75 hari = 128.00 absensi sehari.

• Setelah itu staff Subbiro P dan U akan mengentri semua data absensi ujian kedalam sistem sebanyak jumlah absensi yang dicetak dengan waktu rata-rata 1 menit untuk tiap absensi. Jumlah data dientri: 800 absensi * 12 hari / 75 hari = 128.00 absensi sehari.

o Realisasi SAP disiapkan oleh Subbiro P dan U bagi setiap kelas perkuliahan dalam satu semester yang berjumlah sekitar 3000 kelas dalam satu semester.

• Rata–rata pengadaan buku realisasi SAP = jumlah kelas perkuliahan satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan dalam membuat sebuah buku adalah sekitar 12 menit dimulai dari fotokopi , membuat cover dan menjilid.

Jumlah buku SAP: 3000 kelas / 150 hari = 20.00 buku sehari.

• Setelah diisi oleh dosen, realisasi SAP akan diperiksa kelengkapannya dengan rata-rata pemeriksaan sehari = jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan dalam memeriksa sebuah buku adalah sekitar 6 menit.

Jumlah buku diperiksa: 3000 kelas / 150 hari = 20.00 buku sehari.

(23)

• Apabila realisasi SAP telah lengkap staff Subbiro P dan U akan menyerahkan realisasi SAP kepada kajur yang akan memberikan buku tersebut kepada dosen HBA untuk dilakukan verifikasi dengan rata – rata verifikasi sehari = jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan dalam memverifikasi sebuah buku adalah sekitar 35 menit.

Jumlah buku diverifikasi: 3000 kelas / 150 hari = 20.00 buku sehari.

o Pengisian blanko nilai dimana form blanko nilai dicetak oleh Subbiro Nilai sebanyak 3000 blanko per semester.

• Rata- rata pencetakan blanko nilai per hari = jumlah blanko nilai dicetak per semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dengan waktu yang dibutuhkan 1 menit per blanko. Jumlah blanko dicetak: 3000 kelas / 150 hari = 20.00 blanko sehari.

• Setelah itu akan dilakukan entri data nilai per mid semester dengan rata-rata per hari = jumlah kelas perkuliahan per semester * entri nilai dilakukan 2 kali dalam satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang adalah sekitar 15 menit per blanko.

Jumlah blanko dicetak: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari = 40.00 blanko sehari.

(24)

• Setiap kali dosen menyerahkan nilai akan dicetak tanda terima untuk dosen dengan rata – rata per hari = jumlah kelas perkuliahan per semester * nilai diserahkan 2 kali dalam satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana waktu yang diperlukan sekitar 0.5 menit per tanda terima. Jumlah tanda terima dicetak: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari = 40.00 tanda terima sehari.

• Setelah itu akan dicetak laporan nilai masuk ke kajur dengan rata- rata laporan yang dicetak per hari = jumlah laporan nilai masuk / jumlah hari aktif dalam setengah semester (75), dengan waktu untuk mencetak 1 menit per laporan.

Jumlah laporan dicetak: 100 laporan / 75 hari =1.33 laporan sehari.

• Apabila kajur telah memberikan persetujuan barulah dilakukan posting nilai oleh staff Subbiro Nilai dengan rata-rata posting per hari = jumlah perkuliahan / jumlah hari aktif dalam setengah semester , dimana waktu tiap posting adalah 0.5 menit.

Jumlah posting: 3000 kelas / 75 hari = 40.00 posting sehari.

• Subbiro Nilai akan mengirimkan e-mail kepada LRI yang menyatakan status posting dengan rata-rata e-mail per hari = jumlah e-mail per mid semester / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dengan waktu sekitar 3 menit.

(25)

Jumlah e-mail dikirim: 1 e-mail / 75 hari = 0.013 e-mail sehari.

• Proses yang dilakukan terakhir adalah membuat laporan penyerahan nilai per semester dengan rata – rata laporan per hari = jumlah blanko nilai dicetak per semester / jumlah baris laporan untuk tiap kelas dalam 1 lembar / jumlah hari aktif dalam satu semester, dengan waktu 3 menit per laporan.

Jumlah laporan: 3000 blanko / 30 baris / 150 hari = 0.67 laporan sehari.

o KMK disiapkan oleh Layanan Mahasiswa untuk semua mahasiswa aktif yang telah memenuhi syarat ujian.

• Rata-rata KMK per hari = jumlah mahasiswa / hari aktif dalam satu semester, dengan waktu persiapan 3 menit per KMK.

Jumlah KMK: 23000 mahasiswa / 150 hari = 153.33 KMK sehari.

o Pelaksanaan ujian disiapkan oleh Subbiro P dan U untuk tiap setengah semester dengan menggandakan soal dan buku ujian bagi tiap mahasiswa.

• Rata – rata jumlah berkas ujian per hari = jumlah penggadaan soal dan buku ujian per hari ujian (jumlah kelas ujian: 800 * rata-rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas: 30) * jumlah rata – rata hari ujian / jumlah hari dalam setengah semester, dengan

(26)

waktu untuk menyiapkan soal dan buku ujian per mahasiswa adalah 3 menit.

Jumlah berkas ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari / 75 hari = 3,840.00 berkas sehari.

• Apabila dosen berhalangan untuk mengambil hasil ujian maka hasil tersebut akan dikirim melewati kurir, rata – rata transaksi pengiriman lewat kurir per hari = jumlah dosen / jumlah hari dalam setengah semester, dengan waktu 5 menit untuk melakukan pengiriman.

Jumlah pengiriman: 922 dosen / 75 hari = 12.29 pengiriman sehari.

• Elaborasi menggunakan teknologi RFID terhadap absensi perkuliahan mahasiswa akan mengeliminasi biaya penggunaan kertas dan tinta untuk mencetak. Pada saat mahasiswa meletakkan Binusian card pada RFID reader, maka secara langsung data tersebut akan masuk ke dalam sistem yang digunakan untuk menyimpan data absensi oleh Subbiro P dan U. Dosen melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa pada akhir pelajaran dengan membuka lecturer desk yang memiliki aplikasi baru untuk mengambil data dari database Subbiro P dan U. Data tersebut baru valid apabila dosen telah melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa didalam kelas.

• Elaborasi menggunakan teknologi RFID terhadap absensi ujian mahasiswa akan mengeliminasi biaya penggunaan kertas dan tinta untuk mencetak daftar

(27)

hadir ujian mahasiswa. Pada saat mahasiswa meletakkan Binusian card pada RFID reader, maka secara langsung data tersebut akan masuk kedalam sistem yang digunakan untuk menyimpan data absensi oleh Subbiro P dan U. Pengawas ujian melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa pada akhir pelajaran dengan membuka aplikasi baru yang berfungsi untuk mengambil data dari database Subbiro P dan U. Data tersebut baru valid apabila pengawas ujian telah melakukan validasi terhadap kehadiran mahasiswa didalam kelas.

• Elaborasi menggunakan e-document terhadap realisasi SAP akan mengeliminasi biaya kertas dan tinta fotokopi untuk membuat dan menggandakan buku SAP. Dibuat sebuah aplikasi tambahan pada lecturer desk dimana pada saat setiap perkuliahan selesai, dosen akan mengisi realisasi SAP secara online.

• Elaborasi menggunakan e-document terhadap blanko nilai akan mengeliminasi biaya kertas dan tinta untuk mencetak blanko nilai tersebut. Dibuat sebuah aplikasi tambahan pada lecturer desk dimana pada saat setiap nilai mahasiswa masuk, dosen akan mengisi nilai tersebut langsung kedalam sistem sehingga dapat diakses langsung oleh pihak yang berkepentingan.

• KMK akan dielaborasi menjadi e-kmk yang akan membuat proses ujian menjadi lebih efisien. Pada saat mahasiswa menandai kehadirannya menggunakan PDA reader, pengawas ujian akan mengecek Binusian card mahasiswa bersangkutan dan membaca ID mahasiswa tersebut secara langsung dan melakukan validasi kedalam aplikasi yang akan menyimpan

(28)

data e-KMK untuk memvalidasi dan membuktikan bahwa mahasiswa tersebut telah benar-benar hadir.

• Elaborasi dalam pelaksanaan ujian dilakukan dengan mengganti ujian biasa menjadi ujian online dimana soal dan buku ujian diganti dengan soal dan lembar jawaban yang tersedia dalam komputer. Soal yang dibuat akan disimpan dalam database soal dan diakses menggunakan kode tertentu yang diberikan oleh pengawas ujian. Setelah dikerjakan, maka sistem akan menyimpan data mahasiswa tersebut yang kemudian akan dikirimkan kepada dosen yang bertugas memeriksa. Untuk mengantisipasi resiko, aplikasi dimana dosen men-download jawaban mahasiswa hanya bisa memasukkan nilai tanpa bisa mengubah jawaban tersebut.

• Biaya- biaya yang dikeluarkan memiliki rincian sebagai berikut:

Tabel 4.8 Biaya non labor

Biaya non labor Biaya per jam (Rp) Biaya per transaksi (Rp)

Komputer 5,000.00 - Listrik 5,000.00 - Absensi Perkuliahan - 1,000.00 Summary perkuliahan - 1,000.00 Absensi Ujian - 1,000.00 Realisasi SAP - 4,000.00 Blanko Nilai - 1,000.00 Tanda terima - 500.00

(29)

Laporan nilai masuk - 500.00

KMK - 2,000.00

Berkas jawaban - 1,000.00

Berkas soal - 600.00

Kurir - 25,000.00

Tabel 4.9 Biaya labor Biaya labor Per jam

Biaya

(Rp.2,000,000.00 / 160 jam)

Karyawan 12,500.00

• Biaya-biaya pada absensi perkuliahan mahasiswa:

Biaya membuat absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.1,193,500.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya absensi * 60 menit / 1 menit) = Rp.70,000.00 per jam.

• Waktu dibutuhkan dalam sehari: 868.00 menit

Biaya memeriksa kelengkapan daftar hadir mahasiswa: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.253,166.67 per hari.

• Biaya non labor: biaya listrik = Rp.5,000.00 per jam

(30)

Biaya mendata kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.325,500.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik = Rp.10,000.00 per jam.

• Waktu dibutuhkan dalam sehari: 868.00 menit.

Biaya mencetak summary kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.23,750.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya summary * 60 menit / 0.50 menit) = Rp.130,000.00 per jam.

• Waktu dibutuhkan dalam sehari: 10.00 menit

• Biaya-biaya pada absensi ujian mahasiswa:

Biaya mencetak absensi ujian: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.176,000.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya absensi ujian * 60 menit / 1 menit) = Rp.70,000.00 per jam.

Biaya mengentri data kehadiran: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.48,000.00 per hari.

(31)

• Biaya-biaya pada realisasi SAP:

Biaya pengadaan buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.170,000.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya pengadaan buku * 60 menit / 12 menit) = Rp.30,000.00 per jam.

Biaya memeriksa pengisian buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.35,000.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya listrik = Rp.5,000.00 per jam.

Biaya verifikasi buku: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.204,166.67 per hari.

• Biaya non labor: biaya listrik = Rp.5,000.00 per jam.

(32)

• Biaya-biaya pada pengisian blanko nilai:

Biaya mencetak blanko nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.27,500.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya blanko nilai * 60 menit / 1 menit) = Rp.70,000.00 per jam.

Biaya mengentri data penyerahan nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.225,000.00 per hari.

Biaya mencetak tanda terima nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.27,500.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya tanda terima * 60 menit / 0.5 menit) = Rp.70,000.00 per jam.

Biaya mencetak laporan nilai masuk: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.1,166.67 per hari.

(33)

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya laporan nilai masuk * 60 menit / 1 menit) = Rp.40,000.00 per jam.

Biaya posting nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.7,500.00 per hari.

Biaya mengirimkan e-mail pemberitahuan: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.15.00 per hari.

Biaya laporan penyerahan nilai per semester: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.1,083.33 per hari.

• Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + (biaya laporan nilai * 60 menit / 3 menit) = Rp.20,000.00 per jam.

(34)

• Biaya-biaya pada KMK:

Biaya mencetak KMK: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.402,500.00 per hari.

• Biaya non labor: biaya KMK * 60 menit / 3 menit = Rp.40,000.00 per jam.

• Biaya-biaya pada pelaksanaan ujian:

Biaya menggandakan berkas ujian: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.8,544,000.00 per hari.

• Biaya non labor: (biaya berkas jawaban * 60 menit / 3 menit) + (biaya berkas soal * 60 menit / 3 menit) = Rp.32,000.00 per jam.

• Waktu dibutuhkan dalam sehari: 11,520.00menit.

Biaya menyerahkan berkas ujian melewati kurir: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.320,138.89 per hari.

• Biaya non labor: biaya kurir * 60 menit / 5 menit) = Rp.300,000.00 per jam.

(35)

• Root Causes Analysis

Sangatlah penting untuk menganalisa “akar” penyebab dari masalah yang menyebabkan proses berjalan dipilih untuk kemudian ditingkatkan. Berdasarkan proses yang terjadi dalam ruang lingkup area academic service akar penyebab dilakukan elaborasi adalah:

• Pengerjaan berulang kali (rework) untuk membuat dan mencetak absensi perkuliahan mahasiswa, absensi ujian mahasiswa, blanko nilai, buku realisasi SAP, KMK serta pelaksanaan ujian oleh area terkait.Absensi perkuliahan, buku realisasi SAP dan blanko nilai diperlukan untuk mendukung proses perkuliahan yang terjadi sehari-hari. Sementara absensi ujian, KMK serta pelaksanaan ujian mendukung proses ujian mahasiswa.

• Proses pendataan baik itu untuk daftar hadir perkuliahan dan ujian mahasiswa serta blanko nilai ke dalam bentuk yang teratur dan sistematis, untuk kemudian diberikan kepada pihak yang akan menggunakan informasi tersebut ke dalam sistem oleh staff ataupun dosen memungkinkan terjadinya human error.

• Buku realisasi SAP yang diisi oleh setiap dosen memungkinkan keadaan dimana tulisan tersebut “tidak terbaca” dengan jelas oleh pihak yang membutuhkan informasi tersebut.

• Langkah-langkah dalam proses-proses yang disebutkan diatas dijalankan dalam urutan yang benar namun memerlukan waktu dan usaha (effort) yang banyak untuk melaksanakannya

• Proses-proses yang diprioritaskan diatas memiliki kemungkinan untuk ditingkatkan.

(36)

• Langkah-langkah dalam proses berjalan bernilai (value) terhadap kebutuhan pemegang kepentingan (terutama dosen, mahasiswa, karyawan) dan tujuan dari proses itu sendiri, karena itu menjadikannya relevan untuk ditingkatkan kinerjanya.

• Organisasi dalam hal ini BINUS University memiliki kapasitas dalam meningkatkan proses yang berjalan menjadi lebih baik dan produktif.

• People Capability Matrix (PCM)

PCM pada tahap elaborasi menunjukkan proses-proses kunci yang terdapat pada area academic services beserta dengan kompetensi yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan pada masing-masing proses. Berikut ini akan ditampilkan matrik kemampuan organisasi dengan kisaran angka 1 sampai 4. Angka 1 menandakan beginner. Angka 2 menandakan individual contribution. Angka 3 menandakan mentor/coach. Angka 4 menandakan role model.

(37)

Tabel 4.10 People Capability Matrix Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Business acumen Customer

Orientation Leadership Adaptability

Planning & Organizing Meeting Comitments Problem Solving and Decision Making Penempatan Dosen 1 1 1 1 2 1 1 Penjadwalan Perkuliahan 1 1 1 1 2 2 1

Pengaturan dan Persiapan

Kelas 1 1 1 1 1 2 1

Produktifitas Dosen 1 2 1 1 1 2 1

Evaluasi Mahasiswa 1 1 2 1 1 1 1

Pembuatan SAP 1 1 1 1 2 1 1

Tabel 4.10 People Capability Matrix (PCM) lanjutan

Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Innovation / Continuos Improvement Teamwork / Collaboration People Development Communication Computer Literacy English Profiency Penempatan Dosen 1 1 1 1 1 1 Penjadwalan Perkuliahan 1 1 1 1 1 1

Kelas 1 1 1 1 1 1

Produktifitas Dosen 1 1 1 1 1 1

Evaluasi Mahasiswa 2 1 1 1 1 1

(38)

• Available Information

Matrik dibawah ini menggambarkan kebutuhan informasi/pengetahuan dari setiap proses yang dilakukan:

Gambar 4.1 Knowledge and Improvement Need Map Key Processes Penempatan Dosen Penjadwalan Perkuliahan Pengaturan & Persiapan Kelas Produktivitas Dosen Evaluasi Mahasiswa Pembuatan SAP System manuals Procedures manuals System manuals Training manuals Training manuals System manuals Procedures manuals System manuals Training manuals Training manuals Training manuals Training manuals System manuals System manuals Procedures manuals Procedures manuals Procedures manuals Procedures manuals Business rules Business rules Business rules Business rules Business rules Business rules Procedures manuals Penjadwalan Ujian Training manuals Procedures manuals System manuals Business rules

(39)

• Improvement Priorities

Dalam skripsi ini, proses/bisnis area yang akan mengalami pengembangan proses adalah proses pelaksanaan pekuliahan, pelaksanaan ujian, dan pengolahan nilai karena beradasarkan analisis masalah yang terjadi, area utama permasalahan adalah pada masalah pengerjaan berulang kali (rework) serta akses data yang lama. Permasalahan dapat terjadi karena lamanya mencari data dan data yang bisa hilang atau tidak terbaca sehingga data menjadi tidak akurat.

Pengembangan akan dilakukan dengan melakukan perubahan kecil pada proses – proses pada area academic services dan pengembangan dalam merancang suatu aplikasi yang dapat membantu stakeholder dalam melakukan aktivitasnya. Berdasarkan ekspektasi-ekspektasi dari pemegang kepentingan (stakeholder), terdapat beberapa area bisnis dan proses yang dapat ditingkatkan. Hasil prioritas yang mungkin adalah:

• Improving (meningkatkan kinerja proses), dengan menggunakan teknologi RFID dapat meningkatkan produktivitas dalam kaitannya dengan efektifitas dan efisiensi proses absensi baik untuk perkuliahan maupun ujian yang lebih baik.

• Improving, dengan menggunakan e-document proses yang tadinya menggunakan buku realisasi SAP, blanko nilai, KMK dan pelaksanaan ujian dapat dihilangkan dan digantikan oleh aplikasi pengisian secara online.

• Amalgamating, dengan menggunakan teknologi RFID maupun e-document telah disatukan proses-proses seperti pembuatan daftar hadir dengan entri data daftar hadir kedalam sistem.

(40)

Dengan pengembangan diharapkan mampu memberikan suatu keuntungan bagi perusahaan karena dengan memakai aplikasi – aplikasi yang diusulkan akan mengurangi biaya kertas sehingga meningkatkan efisiensi. Academic services juga dapat meningkatkan kecepatan waktu dalam mengakses informasi sehingga efektivitas tercapai dan kepuasan stakeholder tercapai.

4.2 Improvement Phase

• Redesigning Procces Model

Model yang akan dikembangkan adalah suatu model dari hasil pengembangan beberapa aplikasi seperti:

a. Aplikasi absensi perkuliahan dan pelaksanaan ujian mahasiswa dengan menggunakan RFID

b. Aplikasi e-document untuk pengisian realisasi SAP dan blanko nilai c. Aplikasi Kartu Mata Kuliah elektronik (e-KMK)

d. Aplikasi ujian online

Aplikasi – aplikasi tersebut nantinya akan menyebabkan perubahan pada proses bisnis, terutama pada proses seperti pencetakan absensi perkuliahan dan ujian mahasiswa, pencetakan buku realisasi SAP, pencetakan blanko nilai, pencetakan KMK dan pelaksanaan ujian. Proses tersebut membutuhkan waktu yang lama. Dengan adanya aplikasi–aplikasi tersebut, proses bisnis akan lebih singkat karena stakeholder dapat langsung mengakses data yang dibutuhkan.

(41)

• Simulation Models & Activity Based Costing Details

Berdasarkan activity based costing dari proses yang sedang berjalan diketahui bahwa waktu yang biaya yang digunakan dalam menjalankan proses-proses tersebut cukup lama dan mahal. Oleh sebab itu, elaborasi yang diusulkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses-proses tersebut. Sebagai perbandingan maka akan dibuat simulasi terhadap proses yang sudah dielaborasi dengan menggunakan metode activity based costing (ABC).

a. Perbandingan penggunaan waktu sebelum dan sesudah pengembangan Perbedaan dihitung dengan mengakses perhitungan rumus :

Perbandingan biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan proses-proses antara sebelum dan sesudah simulasi

Tabel 4.11 Summary Simulasi Waktu Absensi Perkuliahan Mahasiswa

Keterangan Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Simulasi waktu transaksi

per hari 2,614.00 1,597.12 38.90130069

Tabel 4.12 Summary Simulasi Waktu Absensi Ujian Mahasiswa

(42)

Tabel 4.13 Summary Simulasi Waktu Pengisian Realisasi SAP Keterangan Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan (%) Simulasi waktu transaksi

per hari 1,060.00 968 8.679245283

Tabel 4.14 SummarySimulasi Waktu Pengisian Blanko Nilai

per hari 663.37 413.3 37.69691123

Tabel 4.15 Summary Simulasi Waktu Pemrosesan Kartu Mata Kuliah

per hari 460 320 30.43478261

Tabel 4.16 Summary Simulasi Waktu Pelaksanaan Ujian

per hari 11,581.47 8,064.00 30.37153315

b. Perbandingan pengeluaran biaya sebelum dan sesudah pengembangan

Tabel 4.17 Summary Simulasi Biaya Absensi Perkuliahan

Keterangan Biaya Lama (Rp) Biaya Baru (Rp) Perbedaan (%) Simulasi biaya per tahun 502,856,666.67 151,443,496.30 69.8833671

(43)

Tabel 4.18 Summary Simulasi Biaya Absensi Ujian Mahasiswa Keterangan Biaya Lama (Rp) Biaya Baru (Rp) Perbedaan (%) Simulasi biaya per tahun 62,720,000.00 15,813,333.30 74.78741502

Tabel 4.19 Summary Simulasi Biaya Pengisian Realisasi SAP

Tabel 4.20 Summary Simulasi Biaya Pengisian Blanko Nilai

Tabel 4.21 Summary Simulasi Biaya Pemrosesan Kartu Mata Kuliah

Tabel 4.22 Summary Simulasi Biaya Pelaksanaan Ujian

Keterangan Biaya Lama (Rp) Biaya Baru (Rp) Perbedaan (%) Simulasi biaya per tahun 2,481,958,888.89 847,840,000.00 65.83988543

Proses pengadaan absensi perkuliahan mahasiswa yang dibutuhkan dalam operasional perkuliahan membutuhkan biaya sekitar Rp.502,856,666.67 per tahun dan waktu sekitar 2,614.00 menit per hari, absensi ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.62,720,000.00 per tahun dan waktu sekitar 256.00 menit per hari, realisasi SAP membutuhkan biaya sekitar Rp.114,566,666.67 per tahun dan

(44)

waktu sekitar 1,060.00 menit per hari, pengisian blanko nilai memerlukan biaya sekitar Rp.81,134,200.00 per tahun dan waktu sekitar 663.37 menit per hari, KMK membutuhkan biaya sekitar Rp.112,700,000.00 per tahun dan waktu sekitar 460.00 menit per hari dan pelaksanaan ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.2,481,958,888.89 per tahun dan waktu sekitar 11,581.47 menit per hari.

Sementara proses baru absensi perkuliahan mahasiswa membutuhkan biaya sekitar Rp.151,443,496.30 per tahun dan waktu sekitar 1,597.12 menit per hari, absensi ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.15,813,333.30 per tahun dan waktu sekitar 192.00 menit per hari, realisasi SAP membutuhkan biaya sekitar Rp.101,774,444.40 per tahun dan waktu sekitar 968.00 menit per hari, pengisian blanko nilai memerlukan biaya sekitar Rp.43,457,407.40 per tahun dan waktu sekitar 413.3 menit per hari, KMK membutuhkan biaya sekitar Rp.26,400,000.00 per tahun dan waktu sekitar 320.00 menit per hari dan pelaksanaan ujian membutuhkan biaya sekitar Rp.847,840,000.00 per tahun dan waktu sekitar 8,064.00 menit per hari.

Perbandingan di atas memperlihatkan dengan jelas bahwa pengembangan pada proses yang sudah berjalan dapat meningkatkan produktivitas terutama efisiensi biaya dan efektifitas waktu dari proses itu sendiri.

Anggaran yang perlu dikeluarkan adalah sebesar Rp.945,000,000.00 untuk biaya teknologi informasi seperti RFID reader, PDA reader, biaya aplikasi tambahan pada lecturer desk serta Rp.10,000,000.00 untuk biaya sosialisasi penggunaan aplikasi berbasis web yang berhubungan dengan aplikasi baru.

Menghadapi pemenuhan tujuan menuju visi di mana BINUS University akan terus berkembang menjadi a world class university, BINUS University harus

(45)

mempersiapkan diri terhadap kebutuhan dimasa depan yang berhubungan erat dengan perkembangan teknologi dan permintaan pasar yang terus meningkat sambil tetap mengedepankan kinerja terbaik dari proses operasional yang efisien dan efektif.

(46)

• Activity Based Costing – Future

Tabel 4.23 Activity Based Costing Absensi Perkuliahan Mahasiswa

A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X)

Melakukan absensi perkuliahan

mahasiswa dengan RFID 43,400.00 0.02 723.33 12,500.00 150,694.44 5,148.81 62,071.76 212,766.20 4.90 59,574,537.04 0.45 Mengakses kehadiran mahasiswa 873.79 1.00 873.79 12,500.00 182,038.89 10,029.76 146,064.54 328,103.43 375.50 91,868,959.26 0.55

X

(47)

Tabel 4.24 Activity Based Costing Absensi Ujian Mahasiswa A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Melakukan absensi ujian mahasiswa

dengan RFID 3,840.0 0.1 192.0 12,500.0 40,000.0 5,148.8 16,476.2 56,476.2 14.7 15,813,333.3 1.0

X

Total 192.0 40,000.0 16,476.2 15,813,333.3

(48)

Tabel 4.25 Activity Based Costing Realisasi SAP A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

(B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mengisi realisasi SAP 868.0 1.0 868.0 12,500.0 180,833.3 10,029.8 145,097.2 325,930.6 375.5 91,260,555.6 0.9 Mengakses data realisasi SAP 20.0 5.0 100.0 12,500.0 20,833.3 10,029.8 16,716.3 37,549.6 1,877.5 10,513,888.9 0.1

X

(49)

Tabel 4.26 Activity Based Costing Pengisian blanko nilai A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Pengisian blanko nilai 40.0 10.0 400.0 12,500.0 83,333.3 10,029.8 66,865.1 150,198.4 3,755.0 42,055,555.6 0.97 Pengaksesan daftar nilai 40.0 0.3 13.3 12,500.0 2,777.8 10,029.8 2,228.8 5,006.6 125.2 1,401,851.9 0.03

X

(50)

Tabel 4.27 Activity Based Costing KMK A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mengakses e-KMK 3,840.0 0.1 320.0 12,500.0 66,666.7 5,178.6 27,619.0 94,285.7 24.6 26,400,000.0 1.0 X Total _320.0 _66,666.7 _27,619.0 _26,400,000.0

(51)

Tabel 4.28 Activity Based Costing Pelaksanaan Ujian A B C D E F G H I J K L Process Name Average number of transaction (per day) Time per transaction (minutes) Daily time (minutes) Labor hourly rate (Rp) Labor cost (Rp) Non labor hourly allocation (propotion over processes by daily time) Non labor cost (propotion over processes by daily time) Cost (per day) Average cost per transaction

Annual cost Annual effort (B x C) (D x E / 60) (D x G / 60) (F + H) (I / B) (I x 280) (D / X) Mengakses soal ujian 3,840.0 2.0 7,680.0 12,500.0 1,600,000.0 10,029.8 1,283,809.5 2,883,809.5 751.0 807,466,666.7 0.95 Mengakses berkas ujian untuk diperiksa 128.0 3.0 384.0 12,500.0 80,000.0 10,029.8 64,190.5 144,190.5 1,126.5 40,373,333.3 0.05

X

(52)

Dari pengukuran diatas dapat dilihat bahwa setelah improvement terjadi efisiensi yang signifikan terhadap biaya yang dikeluarkan dan juga efektifitas waktu dalam

menjalankan proses – proses diatas.

Keterangan :

• Proses yang dilakukan oleh area academic services yang terpilih untuk dilakukan elaborasi dan karena itu dilakukan simulasi pengukuran adalah:

o Absensi perkuliahan mahasiswa dilakukan oleh mahasiswa dengan menggunakan Binusian card masing–masing.

Absensi perkuliahan per hari = jumlah kelas yang digunakan * jumlah shift per hari * jumlah rata–rata mahasiswa dalam satu kelas, dengan waktu yang dibutuhkan RFID reader untuk membaca Binusian card adalah 0.02 menit per mahasiswa.

Jumlah absensi: 124 kelas * 7 shift * 50 mahasiswa = 43,400.0 absensi sehari.

Akses terhadap data absensi perkuliahan mahasiswa per hari = jumlah akses dosen per hari (jumlah kelas yang digunakan * jumlah shift per hari ) + (jumlah akses kajur per semester * jumlah shift per hari / jumlah hari dalam satu semester ), dengan waktu sekitar 1 menit.

Jumlah akses: (124 kelas * 7 shift) + (124 kelas * 7 shift / 150 hari) = 873.79 akses sehari.

(53)

o Absensi ujian mahasiswa akan dilakukan langsung pada saat RFID reader membaca Binusian card yang ditempelkan mahasiswa.

Rata-rata absensi ujian per hari = jumlah kelas ujian per hari * jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana waktu absensi per menit adalah 0.1 menit.

Jumlah absensi ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari / 75 hari = 3,840.0 absensi ujian sehari.

o Realisasi SAP diisi oleh dosen secara langsung kedalam lecturer desk dimana disediakan aplikasi untuk mengisi SAP secara online dan real time.

Banyaknya proses pengisian yang terjadi per hari = jumlah kelas yang digunakan * jumlah shift per hari, dimana membutuhkan rata–rata 1 menit.

Jumlah pengisian SAP: 124 kelas * 7 shift = 868.00 pengisian sehari.

Dosen HBA akan mengakses realisasi SAP dengan rata– rata akses per hari = jumlah akses dosen HBA satu semester / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana akses membutuhkan waktu rata–rata 5 menit.

Jumlah akses: 3000 kelas / 150 hari = 20.00 akses sehari.

o Pengisian blanko nilai dilakukan langsung oleh dosen bersangkutan pada saat mahasiswa telah memiliki nilai untuk dimasukkan.

(54)

Rata–rata pengisian blanko nilai oleh dosen = jumlah pengisian nilai per semester (jumlah kelas * 2 (untuk UTS dan UAS)) / jumlah hari aktif dalam satu semester, dimana pengisian membutuhkan waktu rata–rata 10 menit.

Jumlah pengisian blanko nilai: 3000 kelas * 2 kali / 150 hari = 40.0 pengisian sehari.

Setelah itu daftar nilai akan diakses dengan rata–rata akses per hari = jumlah kelas perkuliahan / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana pengisian membutuhkan waktu rata–rata 0.3 menit.

Jumlah akses: 3000 kelas / 75 hari = 40.0 akses sehari.

o Pemrosesan e-KMK terjadi pada saat mahasiswa memberikan Binusian card kepada pengawas ujian dan pengawas melakukan validasi dengan mencocokkan foto dan peserta ujian kemudian melakukan validasi yang membuktikan kehadiran mahasiswa.

Rata-rata proses yang terjadi per hari = jumlah kelas ujian * rata-rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana akses membutuhkan waktu rata–rata 0.1 menit.

Jumlah pemrosesan KMK: 800 kelas * 30 mahasiswa * 12 hari / 75 hari = 3,840.0 pemrosesan sehari.

o Pelaksanaan ujian dilakukan oleh sistem secara otomatis dimana soal dan buku ujian berada didalam sistem sehingga biaya untuk membuat dan menggadakan soal dan buku ujian dapat dihilangkan.

(55)

Rata-rata pengaksesan sehari = jumlah kelas ujian * rata-rata jumlah mahasiswa dalam 1 kelas * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana akses membutuhkan waktu rata–rata 2 menit.

Jumlah pengaksesan ujian: 800 kelas * 30 mahasiswa *12 hari / 75 hari = 3,840.0 akses ujian sehari.

Berkas ujian diakses oleh dosen per hari = jumlah kelas ujian * jumlah hari ujian / jumlah hari aktif dalam setengah semester, dimana waktu akses rata–rata 3 menit. Jumlah akses dosen: 800 kelas * 12 hari / 75 hari = 128.0 sehari.

• Biaya- biaya yang dikeluarkan memiliki rincian sebagai berikut: Tabel 4.29 Biaya non labor – Future

Biaya non labor Biaya per jam (Rp)

Komputer 5,000.00 Listrik 5,000.00 Aplikasi absensi

perkuliahan

(Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00. Jangka hidup 5 tahun (1400 hari)

29.761905

RFID (Biaya aplikasi Rp.5,000,000.00.

Jangka hidup 5 tahun (1400 hari)) 149.00

(56)

Aplikasi realisasi SAP (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00. Jangka hidup 5 tahun (1400 hari)

29.761905

Aplikasi blanko nilai (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00. Jangka hidup 5 tahun (1400 hari)

29.761905

Aplikasi KMK (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00. Jangka hidup 5 tahun (1400 hari)

29.761905

Aplikasi ujian (Biaya aplikasi Rp.1,000,000.00. Jangka hidup 5 tahun (1400 hari)

29.761905

Tabel 4.30 Biaya labor - Future Biaya labor

Per jam

Biaya

(Rp.2,000,000.00 / 160 jam)

(57)

• Biaya-biaya pada absensi perkuliahan mahasiswa:

• Biaya absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.212,766.20 per hari.

Biaya non labor: biaya RFID + biaya listrik = Rp.5,148.81 per jam.

Waktu dibutuhkan dalam sehari: 723.33 menit.

• Biaya mengakses: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.328,103.43 per hari.

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + aplikasi absensi perkuliahan = Rp.10,029.76 per jam.

• Biaya pada absensi ujian yaitu:

• Biaya absensi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.56,476.2 per hari.

Biaya non labor: biaya RFID + biaya listrik = Rp.5,148.8 per jam.

• Biaya-biaya pada realisasi SAP:

• Biaya mengisi realisasi SAP: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.325,930.6 per hari.

(58)

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi realisasi = Rp.10,029.8 per jam.

• Biaya mengakses data realisasi: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.37,549.6 per hari.

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi realisasi = Rp.10,029.8 per jam.

• Biaya-biaya pengisian blanko nilai:

• Biaya pengisian: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.150,198.4 per hari.

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi blanko = Rp.10,029.8 per jam.

• Biaya pengaksesan nilai: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.5,006.6 per hari.

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi blanko = Rp.10,029.8 per jam.

(59)

• Biaya pada KMK:

• Biaya akses: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.94,285.7 per hari.

Biaya non labor: biaya PDA reader + biaya listrik + biaya aplikasi KMK = Rp.5,178.6 per jam.

• Biaya-biaya pada pelaksanaan ujian:

• Biaya akses soal: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.2,883,809.5 per hari.

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi ujian = Rp.10,029.8 per jam.

Waktu dibutuhkan dalam sehari: 7,680.0 menit.

• Biaya mengakses oleh dosen: (biaya labor per jam * waktu sehari / 60 menit) + (biaya non labor * waktu sehari / 60 menit) = Rp.144,190.5 per hari.

Biaya non labor: biaya komputer + biaya listrik + biaya aplikasi ujian = Rp.10,029.8 per jam.

(60)

• People Capability Matrix and Capacity Planning a. People Capability Matrix

Berikut ditampilkan matrik kemampuan organisasi untuk proses baru di mana mengalami peningkatan kemampuan setiap orang dalam penggunaan komputer. Angka 1 menandakan beginner. Angka 2 menandakan individual contribution. Angka 3 menandakan mentor/coach. Angka 4 menandakan role model.

Tabel 4.31 New People Capability Matrix Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Business acumen Customer

Orientation Leadership Adaptability

Planning & Organizing Meeting Comitments Problem Solving and Decision Making Penempatan Dosen 1 1 1 1 2 1 1 Penjadwalan Perkuliahan 1 1 1 1 2 2 1

Kelas 1 1 1 1 1 2 1

Produktifitas Dosen 1 2 1 1 1 2 1

Evaluasi Mahasiswa 1 1 2 1 1 1 1

(61)

Tabel 4.31 New People Capability Matrix (lanjutan) Knowledge capabilities/ Skills required Key processes Innovation / Continuos Improvement Teamwork / Collaboration People Development Communication Computer Literacy English Profiency Penempatan Dosen 1 1 1 1 1 1 Penjadwalan Perkuliahan 1 1 1 1 1 1

Kelas 1 1 1 1 2 1

Produktifitas Dosen 1 1 1 1 2 1

Evaluasi Mahasiswa 2 1 1 1 2 1

Pembuatan SAP 1 1 1 2 1 1

Berdasarkan penilaian PCM (people capability matrix) awal dan PCM (future metrics projection) terdapat kesenjangan dalam kapabilitas pengetahuan dan skills yang dibutuhkan. Kesenjangan yang terjadi yaitu:

o Computer literacy, bagi dosen yang memegang mata kuliah tertentu dimana kehadiran mahasiswa dan nilai-nilai tugas mandiri maupun ujian mempengaruhi indeks prestasi mahasiswa, harus memiliki pengetahuan komputer untuk

menggunakan aplikasi dan informasi yang disediakan.Selain itu untuk beberapa aplikasi berbasis web terbaru misalnya realisasi SAP juga memerlukan tambahan pengetahuan komputer bagi dosen.

(62)

kesenjangan pengetahuan dan skills ini maka perlu dilakukan pelatihan (training) terutama kepada staff ataupun pihak yang akan melakukan proses yang dielaborasi. Jumlah staff ataupun karyawan yang mengerjakan proses tersebut dapat dipertahankan namun dengan jumlah transaksi atau pekerjaan per proses yang semakin meningkat.

b. Capacity Planning

Dari hasil perbandingan hasil sekarang dan yang akan datang terjadi peningkatan kemampuan dalam menggunakan komputer dari angka 1 menjadi angka 2, sehingga gap analysis menghasilkan angka -1. Peningkatan ini terjadi karena harus ada kemampuan dalam menggunakan dan menjalankan aplikasi yang diusulkan nantinya. Para pengguna diharapkan mampu untuk meng-input tanpa kesalahan dalam mencatat setiap hasil transaksi yang terjadi. Pengguna harus mampu mencari dan melihat data – data yang mereka butuhkan melalui aplikasi – aplikasi yang diusulkan.

Tabel 4.32 Gap Analysis

Pengetahuan/Keahlian Yang Diperlukan Proses Lama Proses Baru Gap Analysis

Computer Literacy 1 2 -1

Aplikasi – aplikasi yang diusulkan membutuhkan suatu perkembangan teknologi dari teknologi yang ada sekarang ini. Perangkat teknologi harus mampu untuk menunjang para pengguna seperti dalam melakukan aktivitasnya. Dengan adanya perkembangan ini, beberapa proses bisnis

(63)

seperti pencetakan dokumen dan pengentrian dokumen ke dalam sistem tidak diperlukan lagi dan hal ini berdampak pada berkurangnya tugas dari staff yang berkaitan dan mempercepan pemrosesan informasi.

• Feasibility Validation & Gap Analysis Report

Proses yang dielaborasi dapat terjadi dan didukung dalam perspektif teknologi informasi dimana Binusian card yang ada sekarang memungkinkan untuk diubah menjadi RFID card, selain itu teknologi RFID bukanlah teknologi baru bagi BINUS University dimana sekolah yang berada dibawah BINUS Corporate misalnya BINUS School Serpong sudah memanfaatkan kartu pelajarnya sebagai kartu absensi. Sementara untuk e-document dibutuhkan aplikasi tambahan yang dapat dimasukkan pada Lecturer desk

Proses yang telah dielaborasi akan dapat berfungsi secara efisien dan efektif dikarenakan penggunaannya yang mudah dan para dosen yang sudah melakukan berbagai kegiatan lain melalui lecturer desk tidak akan mengalami kesulitan yang terlalu besar dikarenakan mereka sudah terbiasa dengan penggunaan komputer.

Proses absensi dari yang manual dimana staff akan mencetak daftar kehadiran sesuai dengan kelas perkuliahan maupun ujian yang akan dilaksanakan kemudian absensi tersebut akan diedarkan oleh dosen atau pengawas ujian untuk diisi oleh mahasiswa. Langkah selanjutnya adalah dosen atau pengawas menyerahkan kepada area terkait yang akan memasukkan data tersebut ke dalam sistem.