TAHUN PENGURUSAN
B. Peran, Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan
Jika ditinjau dari tugas – tugas yang dikerjakan oleh sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan pada dasarnya hampir sama dengan tugas – tugas sekretaris pada umumnya. Akan tetapi tidak semua tugas –tugas sekretaris pada umumnya tersebut ada di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.
Sekretaris juga kadang-kadang bertugas sebagai pemimpin pelaksanaan dari keputusan yang di buat oleh pimpinan. Ia tidak hanya melayani kepentingan organisasi, melainkan juga harus turut campur mengarahkan serta mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen. Dapat dikatakan seorang sekretaris harus dapat merencanakan apa yang harus dilaksanakan, paling tidak bertanggungjawab dalam urusan kesekretariatan.
Syarat untuk menjadi sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan tidak jauh berbeda dengan syarat – syarat untuk menjadi sekretaris seperti pada umumnya. Perlu digarisbawahi bahwa sekretaris harus mempunyai pendidikan dan wawasan yang luas juga harus mempuyai kepribadian dan keterampilan yang bagus juga.
Prinsip kerja sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan pada dasarnya sudah sangat baik dan sesuai dengan prinsip kerja sekretaris. Pada kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang disebut sekretaris adalah Kepala Bagian Tata Usaha. Peran Kepala Bagian Tata Usaha pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan dapat dilihat pada gambar pada Lampiran I dan penjelasan di bawah ini :
1. Pelaksanaan Cek Ijin (Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelengkapan berkas, pengetikan, dan proses perjalanan berkas, menandatangani blangko ijin, membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke Kepala Badan)
Setelah menerima berkas permohonan ijin dari bidang sekretaris kemudian meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya
kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas dan lain – lain, menandatangani blangko ijin, membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke Kepala Badan.
Adapun jenis – jenis perijinan dan syarat – syarat yang harus di teliti oleh sekretaris terkait ijin yang ada di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan adalah sebagai berikut :
a. Ijin Usaha Perdagangan
Adapun persyaratan untuk pengurusan ijin usaha perdagangan adalah :
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP);
3. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
4. Foto copy NPWP pemilik atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
5. Foto copy ijin gangguan yang telah dilegalisir;
6. Neraca awal perusahaan yang ditandatangani oleh pemohon di atas materai secukupnya;
7. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
8. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
9. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 10. Melampirkan rekomendasi atau ijin teknis dari instansi
terkait yang dilegalisir bagi perusahaan yang memohon sub bidang barang dagangan yang memerlukannya;
11. Khusus untuk permohonan daftar ulang dan atau perubahan melampirkan asli IUP.
b. Ijin Usaha Industri Kecil
Ijin usaha industri kecil adalah ijin untuk usaha industri dengan nilai investasi sampai dengan Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha. Adapun persyaratannya adalah :
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) pemilik atau penanggung jawab perusahaan;
3. Foto copy NPWP pemilik/ penanggung jawab atau NPWP perusahaan yang bersangkutan.
4. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
5. Foto copy Ijin Gangguan Perusahaan Industri yang dilegalisir;
6. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
7. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
8. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 9. Khusus bagi industri kecil yang tidak menegeluarkan limbah
B3, dilengkapi foto copy surat pernyataan tidak merasa keberatan dari jiran tetangga diketahui oleh lurah setempat yang dilegalisir;
10. Khusus untuk permohonan perubahan melampirkan asli IUP.
c. Usaha Industri Menengah
Ijin Usaha Industri Menengah adalah ijin untuk usaha industri dengan nilai investasi dengan Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) sampai dengan Rp. 5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha. Adapun persyaratannya adalah :
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) pemilik atau penanggung jawab;
3. Foto copy NPWP pemilik/ penanggung jawab atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
4. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
5. Foto copy Ijin Gangguan Perusahaan Industri yang dilegalisir;
6. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
7. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
8. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 9. Foto copy persetujuan prinsip yang dilegalisir (bagi IUI yang
melalui persetujuan prinsip);
10. Surat keterangan dari pengelola kawasan industri/ berikat tentang lokasi perusahaan khusus bagi yang berada di kawasan industri/ berikat.
11. Foto copy surat ijin mendirikan bangunan yang kegiatan usahanya sesuai dengan peruntukan dilegalisir oleh instansi yang menerbitkan dan rekomendasi dari Bappedalda Kota Medan untuk usaha industri yang wajib upaya pengelolaan lingkungan/ upaya pemantauan lingkungan (UKL/UPL); 12. Dokumen/ Rekomendasi (khusus bagi jenis industri tertentu
yang dipersyaratkan berdasarkan peraturan perundang-undangan);
13. Khusus untuk permohonan perubahan melampirkan asli IUI.
d. Tanda Daftar Perusahaan
Tanda daftar perusahaan adalah tanda daftar yang diberikan oleh kantor Pendaftaran Perusahaan kepada Badan Usaha dan Perusahaan yang telah disyahkan pendaftarannya. Adapun persyaratan pengurusannya sebagai berikut :
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Surat kuasa yang sah (apabila pendaftaran diwakilkan kepada orang lain)
3. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) pemilik, pengurus, penanggungjawab dan pemegang saham;
4. Foto copy NPWP pemilik atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
6. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
7. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
8. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
9. Khusus Kantor Cabang ditambah dengan : foto copy KTP Pimpinan Cabang, foto copy surat penunjukan Kantor Cabang yang dilegalisir, foto copy NPWP Kantor Cabang. 10.Khusus daftar ulang melampirkan asli TDP dan
Pembaharuan/ Perpanjangan yang terakhir.
e. Ijin Gangguan Perusahaan Industri dan Ijin Gangguan Bukan Perusahaan Industri
Ijin Gangguan adalah Pemberiaan Ijin Tempat Usaha kepada orang pribadi atau badan di lokasi tertentu yang dapat menimbulkan bahaya, kerugian, dan gangguan tidak termasuk tempat usaha yang lokasinya telah ditunjuk oleh Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah. Adapun persyaratannya sebagai berikut :
2. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab yang masih berlaku;
3. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
4. Foto copy NPWP pemilik/ penanggung jawab atau perusahaan yang bersangkutan.
5. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
6. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
7. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
8. Foto copy status kepemilikan tempat usaha yang dilegalisir; 9. Foto copy SPPT dan bukti pembayaran pajak bumi dan
bangunan tahun terakhir.
10.Persyaratan tambahan khusus bagi perusahaan industri : surat pernyataan tidak merasa keberatan dari jiran tetangga diketahui oleh lurah setempat (asli), foto copy surat ijin mendirikan bangunan yang kegiatan usahanya sesuai
dengan peruntukan dilegalisir oleh instansi yang menerbitkan, kecuali bagi perusahaan industri kecil; rekomendasi dari Bappedalda Kota Medan untuk usaha industri yang wajib upaya pengelolaan lingkungan/ upaya pemantauan Lingkungan (UKL/UPL) kecuali bagi perusahaan industri kecil.
11.Persyaratan tambahan khusus bagi perusahaan bukan industri : surat keterangan domisili yang dikeluarkan oleh Lurah setempat (asli), rekomendasi dari Dinas Pencegahan Pemadam Kebakaran Kota Medan khusus untuk usaha penyimpanan dan penjualan bahan – bahan kimia, karbit, minyak tanah, solar, premium, residu, spritus, alkohol, dan gas elpiji, asli surat pernyataan tidak merasa keberatan dari jiran tetangga diketahui lurah setempat dan rekomendasi dari Badan Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat Kota Medan khusus usaha panti pijat, panti mandi uap, diskotik dan lain - lain, asli surat pernyataan tidak merasa keberatan dari jiran tetangga diketahui lurah setempat khusus untuk usaha tempat persewaan kenderaan, penampungan kertas bekas dan lain - lain.
12.Melampirkan rekomendasi atau ijin teknis dari instansi terkait yang dilegalisir bagi perusahaan yang memohon jenis usaha yang memerlukannya.
13.Khusus untuk permohonan daftar ulang dan atau perubahan melampirkan asli ijin gangguan terakhir.
f. Ijin Pelataran Parkir
Persyaratan dalam pengurusan ijin pelataran parkir adalah : 1. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab;
2. Pas photo ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar berwarna;
3. Khusus bagi permohonan atas nama Badan Usaha melampirkan : Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir, Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir, Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
4. Foto copy surat keterangan status tempat usaha yang dilegalisir;
5. Denah lokasi pelataran parkir yang ditandatangani oleh pemohon rangkap 3 (tiga);
6. Bagi pelataran parkir digedung bertingkat dan gedung tertutup melampirkan foto copy Surat Ijin Mendirikan Bangunan yang dilegalisir;
7. Khusus untuk permohonan daftar ulang harus melampirkan : foto copy kartu tanda penduduk pemilik atau penanggung jawab perusahaan, pas photo ukuran 3x4 sebanyak 3 lembar berwarna, foto copy surat keterangan status tempat usaha yang dilegalisir, dan asli ijin pelataran parkir.
g. Ijin optik
Persyaratan dalam pengurusan ijin optik adalah : 1. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab;
2. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar;
3. Foto copy Surat Ijin Gangguan yang dilegalisir;
4. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
5. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
6. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 7. Surat pernyataan dari refraksionis optision/ optisi bersedia
untuk menjadi penanggung jawab pada optikal/ labolatorium optik yang akan didirikan bermaterai secukupnya, dilengkapi
dengan foto copy surat perjanjian pemilik sarana dengan refraksionis optisien/optisi yang dilegalisir, asli surat keterangan domisili dari lurah tempat tinggal refraksionis optisien/optisi, foto copy KTP refraksionis optisien/optisi, foto copy surat ijin kerja optisi yang dilegalisir, dan surat keterangan sehat dari dokter.
8. Surat pernyataan kerjasama dari labolatorium optik tempat pemrosesan lensa – lensa pesanan.
9. Daftar sarana dan peralatan yang digunakan; 10. Daftar pegawai serta tugas dan fungsinya;
11. Peta lokasi sebagai penunjuk wilayah tempat domisili optikal/ labolatorium optik;
12. Denah ruangan dibuat dengan skala 1 : 100; 13. Suart keterangan dari organisasi profesi;
14. Khusus untuk permohonan registrasi ulang dan atau perubahan melampirkan asli ijin optik.
h. Ijin kerja petugas kesehatan
Adapaun persyaratan dalam pengurusan ijin kerja petugas kesehatan adalah :
1. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP);
2. Foto copy ijazah yang dilegalisir sesuai dengan ijin kerja yang dimohon;
4. Surat keterangan sehat;
5. Foto copy SIAA (Surat Ijin Asisten Apoteker), SIP (Surat Ijin Perawat), SIB (Surat Ijin Bidan), SIRO (Surat Ijin Reflaksionis Optision) yang masih berlaku dan dilegalisir; 6. Asli surat keterangan dari pimpinan sarana pelayanan
kesehatan yang menyatakan tanggal mulai bekerja; 7. Asli rekomendasi dari organisasi profesi;
8. Khusus untuk bidan yang masih dalam masa bakti harus melampirkan asli surat persetujuan atasan.
9. Sedangkan untuk pembaharuan syaratnya : foto copy KTP, Foto copy SIAA, SIP, SIB, SIRO, yang masih berlaku dan dilegalisir, asli surat ijin kerja petugas kesehatan, asli surat keterangan sehat dari dokter, pas photo 3x4 cm sebanyak 3 lembar berwarna, asli surat keterangan dari pimpinan sarana kesehatan yang menyatakan masih bekerja, dan asli rekomendasi dari organisasi profesi.
i. Ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk
Persyaratan dalam pengurusan ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk adalah :
1. Mengisi formulir permohonan;
2. Foto copy pemilik atau penanggung jawab;
3. Pas photo penanggung jawab perusahaan ukuran 3 x 4 cm sebanyak 3 lembar;
4. Foto copy Surat Ijin Usaha Perdagangan, bagi pemohon atas nama Badan yang dilegalisir;
5. Gambar/ denah lokasi yang ditandatangani oleh pemohon dalam rangkap 3;
6. Teks materi dan gambar desain reklame yang ditandatangani oleh pemohon dalam rangkap 3;
7. Surat pernyataan bertanggung jawab dari pemohon apabila terjadi segala sesuatu yang merugikan pihak lain/ masyarakat yang diakibatkan atas penyelenggaraan reklame tersebut bermaterai secukupnya;
8. Surat pernyataan kesediaan membongkar sendiri reklame, apabila ijinnya telah berakhir dan tidak diperpanjang bermaterai secukupnya;
9. Surat perjanjian/ kontrak kerja/ surat keterangan dari pemilik produk yang akan diiklankan kepada pelaksana pemasangan perihal jumlah, ukuran, dan waktu pemasangan reklame berupa umbul – umbul (jika foto copy dilegalisir); 10.Khusus untuk perpanjangan melampirkan foto copy ijin
reklame terakhir yang dilegalisir. j. Ijin usaha jasa konstruksi
Ijin usaha jasa konstruksi adalah ijin untuk melakukan usaha dibidang Jasa Konstruksi yang diterbitkan oleh Pemerintah
Kabupaten/ Kota atau pejabat yang ditunjuk. Adapun persyaratannya adalah :
1. Mengisi surat permohonan;
2. Foto copy pimpinan/ penanggung jawab perusahaan;
3. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3x4 sebanyak 3 lembar;
4. Foto copy NPWP pemilik atau NPWP perusahaan yang bersangkutan;
5. Foto copy SBU yang telah di legalisir oleh lembaga (LPJK); 6. Surat ijin gangguan yang telah dilegalisir;
15. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
16. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
17. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 18. Foto copy ijazah tenaga ahli;
19. Foto copy KTP tenaga ahli;
20. Khusus untuk permohonan perpanjangan dan atau perubahan melampirkan asli IUJK.
k. Ijin pengeboran air bawah tanah persyaratannya adalah :
1. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) yang masih berlaku sebanyak 1 (satu) lembar;
2. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3 x 4 cm sebanyak 3 lembar;
3. Photo copy surat ijin perusahaan pengeboran air bawah tanah (SIPPAT) ijin usaha jasa konstruksi (IUJK) yang masih berlaku dan akte pendirian perusahaan yang dilegalisir;
4. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
5. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
6. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
7. Peta situasi berskala 1 : 10.000 dan atau lebih besar, dan peta topografi skala 1 : 50.000 yang memperlihatkan titik lokasi rencana pengeboran air bawah tanah.
9. Dokumen upaya pengelolaan lingkungan (UKL) dan upaya pemantauan lingkungan (UPL) untuk pengambilan air bawah tanah < 50 (lima puluh) L/detik, sedangkan untuk pengambilan air bawah tanah ≥ 50 L/detik dalam area ≤ 10
(sepuluh) hektar harus dilengkapi dokumen analisis mengenai dampak lingkungan (amdal).
10.Tanda bukti kepemilikan 1 (satu) buah sumur pantau yang dilengkapi alat perekam otomatis muka air (AWLR), untuk pengambilan air bawah tanah ≥ 50 (lima puluh) L/detik dari
satu atau beberapa sumur pada kawasan < 10 (sepuluh) hektar.
11.Saran teknis dari instansi yang ditunjuk.
l. Untuk ijin pengambilan dan pemamfaatan air bawah tanah, persyaratannya adalah :
1. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) pemilik atau penanggung jawab perusahaan;
2. Pas photo ukuran 3x4 cm berwarna sebanyak 3 (tiga) lembar; 3. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte
pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
4. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
5. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri; 6. Laporan penyelesaian pengeboran sumur dengan
melampirkan hasil analisa air bawah tanah dari instansi yang ditunjuk;
7. Foto copy ijin pengeboran yang dilegalisir.
m.Persyaratan perpanjangan ijin pengambilan dan pemamfaatan air bawah tanah sebagai berikut :
1. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) yang masih berlaku sebanyak 1 (satu) lembar;
2. Pas photo ukuran 3 x 4 cm berwarna sebanyak 3 (tiga) lembar;
3. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;
4. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;
5. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;
6. Hasil analisa air bawah tanah dari segi teknis geologi dan konservasi air bawah tanah dari instansi yang ditunjuk; 7. Melampirkan foto copy ijin pengambilan dan pemamfaatan
air bawah tanah terakhir yang dilegalisir. 2. Pemberian nomor Ijin
Pemberian nomor ijin dilakukan dengan menerima berkas ijin yang sudah ditandatangani, memberi nomor ijin dan menstempel serta menuliskan di agenda ijin, menuliskan di kartu kendali bahwa berkas ijin telah selesai diproses, dan menyerahkan berkas ijin yang telah dinomori dan distempel kepada petugas loket penyerahan memakai buku ekspedisi. Untuk prosedur dan standar pemberian nomor ijin pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan dapat dilihat pada Lampiran II dan III.
3. Pengarsipan Surat Ijin di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.
Menurut Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 arsip adalah naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga Negara dan badan – badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari – hari. Sedangkan tujuan kearsipan adalah sebagai referensi bila diperlukan suatu keterangan tertentu, memberikan data dan informasi kepada yang mempunyai kewenangan untuk mengambil keputusan mengenai hasil – hasil kinerja di masa lalu
yang selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang, dan memberikan keterangan – keterangan vital.
Untuk sistem pengarsipan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan menganut sistem pararel dan tunggal. Pengarsipan ijin sistem tunggal adalah ijin yang diurus hanya satu jenis ijin saja, dan cara pengarsipannya adalah berdasarkan nomor urut ijin dan disusun per tahun. Sedangkan pengarsipan ijin sistem pararel adalah ijin yang diurus lebih dari satu ijin pada waktu yang bersamaan dan cara pengarsipannya berdasarkan tanggal terbit ijin. Sedangkan jika arsip tersebut dibutuhkan instansi terkait maka harus dikirimkan tembusan ijin kepada SKPD terkait.
4. Laporan dan Evaluasi
Laporan adalah pemberitahuan secara tertulis berapa banyak ijin yang telah diterbitkan dalam satu tahun dan dikelompokkan berdasarkan jenis ijin tersebut. Kegiatan ini secara garis besar ada 2 kegiatan yakni merekap data tiap ijin yang diterbitkan dan menghitung jumlah retribusi tiap jenis ijin per tahun. Laporan tersebut disampaikan ke Walikota Medan. Sedangkan evaluasi adalah kegiatan memperbaiki dan memberi saran secara internal untuk perbaikan proses pelayanan di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.
