Peranan Dan Kedudukan Sekretaris Pada Badan Pelayanan Perijinanan Terpadu Kota Medan

(1)

PELAYANAN PERIJINANAN TERPADU KOTA MEDAN

OLEH:

SRI FATMAH

112103138

D-III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

(2)

NIM : 112103138

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN DAN KEDUDUKAN SEKRETARIS PADA BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KOTA MEDAN

Tanggal : Agustus 2014 KETUA PROGRAM STUDI

DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

NIP: 19741012 200003 2 003

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM)

Tanggal : Agustus 2014 DEKAN

NIP. 19560407 1988002 1001

(3)

NIM : 112103138

PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN

JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN DAN KEDUDUKAN

SEKRETARIS PADABADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KOTA MEDAN

Medan, Agustus 2014

Menyetujui

Pembimbing

NIP. 19741012 200003 2 003

(4)

Syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah Subhana Wa Ta’ala

yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat waktu dan sesuai dengan yang direncanakan.

Shalawat dan salam penulis ucapkan kepada junjungan Nabi besar Muhammad

Sholallahu ‘Alaihi Wa sallam, yang telah membawa risalah-Nya untuk menuntun

ummat manusia ke jalan yang benar. Semoga kita semua memperoleh syafa’atnya

di akhirat kelak. Amin.

Tugas Akhir ini dibuat oleh penulis dengan tujuan untuk melengkapi salah

satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan pada Program Studi Diploma III

Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam

rangka memenuhi tujuan tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir ini

dengan judul: “PERANAN DAN KEDUDUKAN SEKRETARIS PADA BADAN

PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KOTA MEDAN”.

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari

berbagai pihak, baik itu berupa saran maupun bimbingan. Melalui lembaran ini

penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Prof. Dr. Syahril Pasaribu, DTMH, M.Sc, CTM, SpA(K) selaku

Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, CA selaku Dekan Fakultas

(5)

meluangkan waktunya dalam memberikan masukan, saran dan bimbingan

kepada penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Ibu Magdalena. L. L Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Ketua Program

Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas

Sumatera Utara.

5. Bapak Syafrizal H Situmorang, SE, M.Si, selaku dosen Penasehat Akademik

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

6. Bapak/Ibu staf pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Sumatera Utara.

7. Seluruh staf dan Pegawai Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung dengan penulis.

Terkhusus bagian Bidang Perijinan II yang telah memberikan bimbingan dan

arahan kepada penulis.

8. Yang teristimewa kepada Kedua Orang Tua penulis Sutan Muda Sakti

(Ayahanda) dan Lela Yusni (Ibunda) tercinta yang telah membesarkan,

mendidik, dan memberikan kasih sayang, doa, dukungan, semangat, serta

kesabaran sehingga penulis dapat menyelesaikan studinya dengan baik.

Semoga Allah SWT selalu melimpahkan rahmat dan hidayah- Nya kepada

orang tua penulis dan semoga jerih payah penulis dapat menjadi pelega dan

(6)

10. Kepada sahabat-sahabat terbaik, terima kasih memberikan motivasi serta doa

kepada penulis selama masa perkuliahan di Universitas Sumatera Utara.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan

manfaat bagi penulis dengan pembacanya, semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu

melimpahkan rahmat dan karunia - Nya.

Medan, Agustus 2014 Penulis,

(7)

DAFTAR TABEL v

DAFTAR GAMBAR vi

DAFTAR LAMPIRAN vii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah 1

B. Perumusan Masalah 4

C. Tujuan Penelitian 5

D. Manfaat Penelitian 5

E. Jadwal Kegiatan 5

F. Sistematika Penelitian 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Sejarah Singkat Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)

Kota Medan 8

B. Struktur Organisasi 10

C. Job Description Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

Kota Medan 11

D. Jaringan Usaha atau Kegiatan 28

E. Kinerja Usaha Terkini 29

F. Rencana Kegiatan 29

BAB III PEMBAHASAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian 31

B. Peran, Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris pada Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan 31

C. Kedudukan sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan

Terpadu Kota Medan 52

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan 56

B. Saran 57

(8)

(9)

Gambar 2.1. Stuktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan

(10)

(11)

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan

oleh organisasi swasta maupun pemerintah. Peran sekretaris disini tentunya

peran dalam menentukan keberhasilan instansi itu sendiri. Seorang sekretaris

harus dituntut mempunyai keterampilan, pengetahuan, dan kepribadian yang

baik, namun tak hanya sampai disitu, seorang sekretaris juga harus mampu

melatih dan mengembangkan potensi dirinya supaya lebih mantap dalam

bekerja.

Sekretaris di lembaga pemerintah adalah sekretaris yang sedikit banyaknya

mempunyai andil dalam mengambil keputusan dalam mensukseskan

keberhasilan instansi pemerintah. Seorang sekretaris tidak boleh gagap

teknologi, dan harus selalu up to date dalam menghadapi modernisasi baik itu

teknologi, pengetahuan dan lain sebagainya, maka dari itu pengembangan dan

latihan seorang sekretaris sangat penting perannya, untuk itu setiap organisasi

juga perlu memberi fasilitas penting tersebut kepada sekretaris untuk dapat

menambah wawasannya.

Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu staf

dalam sebuah instansi, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang

mendukung kelancaran tugas-tugas instansi karena sebagian tugas sekretaris

(12)

Menurut Hendarto dan Tulus Haryono (2003:4) “Sekretaris adalah orang

yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas

perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Sedangkan Menurut

Saiman (2002:24) pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, “Sekretaris

adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan

kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau

perusahaan. Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar

pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan,

dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki

tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola

perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi,

mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa

lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Dalam praktek penyelenggaraan kantor di mana telah lazim bahwa

pimpinan dari suatu perusahaan, instansi atau lembaga lainnya dibantu oleh

seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat menyurat, filling dan

pelayanan tamu maupun urusan-urusan rapat. Pegawai tersebut lazimnya

dinamakan sekretaris, apabila ia menyelenggarakan surat menyurat yang

bersifat pribadi atau rahasia dari pimpinannya.

Pada mulanya sekretaris adalah seorang petugas yang diberi kepercayaan

untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang

menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang

(13)

yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya tugas sekretaris

itu diperluas dengan segi-segi tata usaha lainnya. Kini seorang sekretaris pada

pokoknya adalah asisten yang membantu dalam segala hal agar pimpinan dapat

bersifat secara efektif dalam menunaikan tugas manajemennya.

Tugas sekretaris tidak lagi dibatasi dalam bidang tata usaha saja,

melainkan cenderung untuk terus menerus meluas. Dengan demikian selain

sekretaris yang berperan semata-mata sebagai seorang pembantu, terdapatlah

sekretaris yang mempunyai fungsi manajer. Karena kedudukannya sebagai

manajer, maka sekretaris yang demikian itu lalu mempunyai pegawai-pegawai

bawahan. Akhirnya pegawai-pegawai bawahan itu dengan segenap bidang

kerjanya lalu dikembangkan menjadi sebuah satuan organisasi. Satuan

organisasi ini sekarang lazimnya disebut sebagai sekretariat dan dikepalai oleh

seorang sekretaris yang berfungsi sebagai manajer itu. Jadi sekretaris yang

bertindak sebagai seorang manajer pada umumnya memimpin satuan

organisasi yang disebut sekretariat (dalam lingkungan organisasi yang besar

disebut juga Sekretaris Jenderal).

Peran merupakan aspek yang dinamis dalam kedudukan (status) terhadap

sesuatu. Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan

atau mempengaruhi berhasil tidaknya tujuan kantor atau perusahaan.

Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan

sekretaris pada masing – masing organisasi, lembaga ataupun kantor.

Ketentuan peranan adalah pernyataan formal dan terbuka tentang perilaku yang

(14)

peranan adalah suatu gambaran tentang perilaku yang secara aktual

ditampilkan seseorang dalam membawakan perannya. Dari berbagai pengertian

tersebut dapat ditarik kesimpulan mengenai pengertian peranan dalam hal ini

peran pemerintah dalam melaksanakan fungsi dan tujuannya dalam pelayanan,

pembangunan, pemberdaya, dan pengatur masyarakat.

Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang berada

dalam naungan Pemerintah Kota Medan merupakan salah satu instansi yang

sangat penting dan strategis. Maksud didirikannya BPPT Kota Medan adalah

untuk menyelenggarakan pelayanan perijinan yang prima dan satu pintu. Hal

tersebut diharapkan dapat mendorong terciptanya iklim usaha yang kondusif

bagi penanaman modal dan investasi dalam rangka pemberdayaan ekonomi

masyarakat Kota Medan. Sekretaris sebagai salah satu elemen yang ada di

Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan diharapakan

merupakan sekretaris yang terdidik, terampil dan mengetahui dengan tepat

tugas pokok instansi, serta tugas pokok dan tanggung jawabnya. Berdasarkan

uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui peranan dan kedudukan

sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.

B.Perumusan Masalah

Berdasarkan pada latar belakang masalah, maka penulis merumuskan

masalah yaitu: “Bagaimana Peranan dan Kedudukan Sekretaris pada Badan

(15)

C.Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk

Mengetahui Peranan dan Kedudukan Sekretaris pada Badan Pelayanan

Perijinan Terpadu Kota Medan.

D.Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat Penelitian :

1. Bagi Penulis

Memperdalam teori mengenai manajemen dan sekretaris secara

khusus pada kegiatan kesekratariatan pada Kantor Badan Pelayanan

Perijinan Terpadu Kota Medan, sehingga dapat menambah

pengetahuan dan dapat dijadikan bekal bagi penulis dalam memasuki

dunia kerja.

2. Bagi Program Studi D-III Kesekretariatan Universitas Sumatera Utara

Bagi Program Studi D-III Kesekretariatan Universitas Sumatera

Utara. Memberikan masukan yang berguna bagi mahasiswa

kesekretariatan mengenai peran, tugas pokok, fungsi dan kedudukan

sekretaris pada Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan.

E. Jadwal Kegiatan

Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan

yang gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur.

Selain itu diharapkan penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada

(16)

Tabel 1.1. Pelaksanaan Tugas Akhir

No. Kegiatan

Juni Juli Agustus September IV I II III IV I II III IV I II III IV

1. Persiapan

2. Pengumpulan Data

3. Analisis danPembahasan

4. Pengetikan

Sumber : Penulis (2014)

F. Sistematika Penelitian

Penulisan laporan pada Tugas Akhir ini dibagi menjadi 4 (empat) bab

yakni sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah,

Tujuan Penelitian, Mamfaat Penelitian dan Sitematika Penelitian.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Bab ini menjelaskan tentang sejarah Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan, Struktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan,

Job Description, Jaringan Usaha atau Kegiatan, Kinerja Usaha Terkini,

Rencana Kegiatan Perusahaan.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan tentang Tempat dan Waktu Penelitian dan Membahas

(17)

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi Kesimpulan dan Saran tentang Peran dan Kedudukan Sekretaris

(18)

Kota Medan

Sesuai dengan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang

Pemerintahan Daerah yang menegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi

adalah berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang

semakin baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi,

keadilan dan pemerataan. Sehingga kualitas layanan aparatur pemerintah

kepada masyarakat merupakan indikator keberhasilan otonomi daerah.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka Pemerintah Kota Medan membentuk

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah

Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata

Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.

Adapun dasar pembentukan Badan Pelayan Perijinan Terpadu (BPPT)

yaitu:

1. INPRES Nomor 1 Tahun 1995 tentang Kualitas Pelayanan Aparatur

Pemerintah kepada Masyarakat.

2. Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata

Laksana Pelayanan Umum.

3. Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56/MK.WASPAN/6/1998,

antara lain menyebutkan bahwa langkah-langkah perbaikan mutu

(19)

terpadu (satu atap satu pintu) bagi unit-unit kerja kantor pelayanan yang

terkait dalam proses atau menghasilkan suatu produk pelayanan.

4. Keputusan Menpan No.KEP/24/M.PAN/2004 Tentang Pedoman umum

penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi

Pemerintah.

5. Keputusan Menpan No. KEP/26/M.PAN/2004 Tentang petunjuk tekns

Transparansi dan Akuntabilitas dalam penyelenggaraan Pelayanan

Publik.

Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Pemerintahan Kota Modan

telah mengeluarkan peraturan daerah Nomor 8 tahun 2009 tentang Rencana

pembangunan Jangka Panjang Kota Medan 2006-202 Rencana Kerja Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu merupakan bagian dari RKPD Kota Medan tahun

2013 yang merupakan tahapan-tahapan pratikan (taktis) untuk mencapai target

dan sasaran pembangunan kota, baik untuk jangka menengah dan panjang.

Visi Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu(BPPT) KotaMedan

Adapun visi dari Badan tersebut adalah terwujudnya Pelayanan Prima

Perijinan untuk Mewujudkan Medan Kota Metropolitan yang berdaya saing,

nyaman, peduli dan sejahtera.

Misi Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu(BPPT) Kota Medan

Sedangkan misi dari Badan tersebut adalah:

1. Mewujudkan pelayanan Perijinan yang Optimal dan Professional serta

kepuasan masyarakat.

(20)

3. Meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Pelayanan yang berbasis

Infomasi Teknologi.

4. Meningkatkan peran serta masyarakat dalam pelayanan perijinan terpadu.

5. Meningkatkan hubungan kerja antar SKPD di lingkungan Pemko Medan.

B.Stuktur Organisasi

Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011diolah)

Gambar 2.1

Stuktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan

SUB IV (Konstruksi

(21)

C. Job Description Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan

Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160

dan Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas

Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan,

maka Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi dari

secretariat badan adalah sebagai berikut:

1. Sekretariat Tugas badan:

a. Badan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada

Walikota melalui Sekretaris Daerah;

b. Badan sebagaimana dimaksud didukung oleh Sekretariat yang

dipimpin oleh Kepala;

c. Kepala Sekretariat sebagaimana dimaksud karena jabatannya adalah

Kepala Badan;

d. Badan mempunyai tugas pokok melaksanakan koordinasi dan

menyelenggarakan pelayanan administrasi di bidang perijinan secara

terpadu dengan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, simplikasi,

keamanan dan kepastian.

Fungsi Badan:

a. Pelaksanaan penyusunan program;

(22)

c. Pelaksanaan koordinasi proses pelayanan perijinan;

d. Pelaksanaan administrasi pelayanan perijinan;

e. Pemantauan dan evaluasi proses pemberian pelayanan perijinan;

f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

Bagian Tata Usaha

Bagian tata usaha dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan

bertanggung jawab kepada Kepala Badan.

Tugas Pokok:

a. Tugas pokok Bagian Tata Usaha melaksanakan sebagian tugas Badan

lingkup ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi umum,

keuangan dan penyusunan program.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bagian Tata Usaha;

b. Pengelolaan administrasi Badan yang meliputi administrasi keuangan,

kepegawaian, tata persuratan, perlengkapan, dan rumah tangga;

c. Pengkoordinasian penyusunan, perencanaan, dan program Badan;

d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan Badan;

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

Tupoksi Sub Bagian Umum

Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada

(23)

mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha

lingkup administrasi umum;

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Umum;

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum;

c. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah

dinas, penataan kearsipan, administrasi kepegawaian, perlengkapan,

dan penyelenggaraan kerumahtanggaan Badan;

d. Penyiapan pertemuan/rapat-rapat Badan;

e. Pelaporan lingkup administrasi umum;

f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan

tugas;

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan

Tupoksi Sub Bagian Keuangan

Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan

mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha

lingkup pengelolaan administrasi keuangan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan;

(24)

c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan

penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan, dan

verifikasi;

d. Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan admnistrasi

keuangan;

e. Penyusunan laporan keuangan Badan;

f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

tugas;

Tupoksi Sub Bagian Penyusunan Program

Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang

berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha

dan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata

Usaha lingkup penyusunan program dan pelaporan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan

Program;

b. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan

program Badan;

c. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan;

d. Pengembangan sistem informasi pelayanan;

(25)

f. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian;

g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

tugas;

h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan

1. Bidang Pelayanan Perijinan I Tugas Pokok dan Fungsi

Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan

Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok

dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas

Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan I

adalah sebagai berikut:

Tugas:

a.Bidang Pelayanan Perijinan I dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada

di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;

b.Bidang Pelayanan Perijinan I mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan

dengan Usaha, Perdagangan dan Perindustrian;

c.Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan I

(26)

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan

Perijinan I;

b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan I;

c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan

Perijinan I;

d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;

e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan

permohonan Ijin;

f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;

g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap

permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;

h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, dan persiapan konsep

Surat Keputusan Perijinan;

i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang

pelayanan perijinan;

j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan

kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan I;

k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan

Tim Teknis mempunyai tugas:

a. Meneliti permohonan ijin;

(27)

c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin

apabila diperlukan;

d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan

konsep Surat Keputusan/Perijinan;

e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala

Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;

f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan

Tabel 2.1

Perijinan Pelayanan Pada Bidang I NAMA

(28)

LANJUTAN

(29)

2. Bidang Pelayanan Perijinan II Tugas Pokok dan Fungsi

Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan

II adalah sebagai berikut:

Tugas:

a. Bidang Pelayanan Perijinan II dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada

b. Bidang Pelayanan Perijinan II mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan

ketentraman dan ketertiban masyarakat;

c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan II

menyelenggarakan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan II;

b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan II;

c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Pelayana Perijinan II;

(30)

h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi,

penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan

Perijinan;

j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan

di Bidang Pelayanan Perijinan II.

k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;

apabila diperlukan;

(31)

Tabel 2.2

Perijinan Pelayanan Pada Bidang II

NAMA IJIN BIDANG JENIS

IJIN

3. Bidang Pelayanan Perijinan II Tugas Pokok dan Fungsi

Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan

III adalah sebagai berikut:

Tugas:

a. Bidang Pelayanan Perijinan III dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada

(32)

b. Bidang Pelayanan Perijinan III mempunyai tugas pokok melaksanakan

tata ruang, perhubungan, dan lingkungan hidup;

c. Dalam Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusun pelaporan

kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan III;

d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas

dan fungsinya;

e. Melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan III

menyelenggarakan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan

III;

b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan III;

Perijinan III;

permohonan Ijin;

(33)

Perijinan;

pelayanan perijinan.

apabila diperlukan;

(34)

Tabel 2.3

Perijinan Pelayanan Pada Bidang III

NAMA IJIN BIDANG JENIS

IJIN

PERIJINAN III (TATA

RUANG,

PERIJINAN III (TATA

RUANG,

PERIJINAN III (TATA

RUANG,

(35)

4. Bidang Pelayanan Perijinan IV Tugas Pokok dan Fungsi

Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi dari Bidang Pelayanan

perijinan IV adalah sebagai berikut:

Tugas:

a. Bidang Pelayanan Perijinan IV dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada

b. Bidang Pelayanan Perijinan IV mempunyai tugas pokok melaksanakan

konstruksi, kesehatan dan lain-lain;

c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan IV

menyelenggarakan.

Fungsi:

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Pelayanan Perijinan IV;

b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan IV;

Perijinan IV;

(36)

permohonan Ijin;

Perijinan;

j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan

di Bidang Pelayanan Perijinan IV;

k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

apabila diperlukan;

(37)

tugas dan fungsi

Tabel 2.4

Perijinan Pelayanan Pada Bidang IV

NAMA IJIN BIDANG JENIS IJIN TAHUN

(38)

LANJUTAN

IJIN USAHA

JASA

KONSTRUKSI

BIDANG

PELAYANAN

PERIJINAN IV

(KONSTRUKSI,

KESEHATAN, DAN

LAIN-LAIN)

DAFTAR

BARU

TIGA TAHUN

D. Jaringan Usaha Atau Kegiatan

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah Badan

Pelayanan Prima Perijinan untuk Mewujudkan Medan Kota Metropolitan yang

berdaya saing, nyaman, peduli dan sejahtera. Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

(BPPT) Medan adalah sebuah instansi mewujudkan pelayanan perijinan yang

optimal dan professional serta kepuasan masyarakat,

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan lebih berorientasi pada

peningkatkan kualitas sumber daya aparatur yang profesional, meningkatkan

sistem informasi manajemen pelayanan yang berbasis infomasi dan teknologi,

serta meningkatkan pelayanan perjinan yang bermutu dan berkualitas. Dengan

demikian Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan diharapkan

mewujudkan pelayanan perijinan yang berbasis teknologi bisa optimal dan

professional sehingga pelayanan perijinan dapat memberikan kepuasaan kepada

(39)

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan

sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu

juga pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan yang terus

berupaya agar tujuan yang telah digariskan pada Badan Pelayanan Perijinan

Terpadu (BPPT) Medan dapat terwujud secara optimal. Tidak mudah

mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan

loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan

kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah menjalankan pelayanan

yang berbasis teknologi dan informasi sehingga diharapkan dalam pelaksanaan

pelayanan dapat berjalan secara efektif, efisien, transparan, akuntabel dan tepat

waktu.

F. Rencana Kegiatan

Adapun rencana kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)

Medan antara lain sebagai berikut:

1. Pengeluaran ijin yang dikeluarkan kepala badan yang merupakan bukti

legalitas menyatakan sah atau diperbolehkanya seseorang atau badan

hukum untuk melakukan usaha atau kegiatan tertentu.

2. Badan Pelayanan Perijinan (BPPT) Medan melanyani proses perijinan

yang meliputi ijin gangguan perusahaan industri dan bukan industri, ijin

(40)

khusus perusahaan industri kecil dan menengah, ijin optik, ijin pelataran

parkir, ijin kerja petugas kesehatan, ijin reklame khusus umbul – umbul

dan spanduk, ijin usaha jasa kontruksi dan ijin pengelolaan, pengeboran,

(41)

BAB III PEMBAHASAN

Pembahasan penulis artikan sebagai uraian terhadap sejumlah data dan

fakta yang kita dapatkan dari instansi, dimana uraian tersebut kita dapat

mengetahui keadaan sebenarnya. Oleh karena itu, penulis berusaha untuk

membuat pembahasan terhadap peranan dan tugas-tugas sekretaris. Berdasarkan

data-data yang diperoleh penulis dari Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan yang disebut sekretaris pada kantor ini adalah kepala bagian tata usaha.

Secara garis besar pembahasan pada bab III ini akan dibagi menjadi tiga sub

pokok pembahasan yakni sebagai berikut :

A. Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dan pengerjaan tugas akhir ini dilaksanakan di kantor Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, yang berlokasi di Jl. Jenderal Besar

Abdul Haris Nasution No. 32 Lt II Medan. Penelitian ini dilaksanakan mulai

tanggal 1 Mei 2014 sampai dengan 30 Juni 2014.

B. Peran, Tugas dan Tanggungjawab Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

Jika ditinjau dari tugas – tugas yang dikerjakan oleh sekretaris pada Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan pada dasarnya hampir sama dengan

tugas – tugas sekretaris pada umumnya. Akan tetapi tidak semua tugas –tugas

sekretaris pada umumnya tersebut ada di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

(42)

Sekretaris juga kadang-kadang bertugas sebagai pemimpin pelaksanaan

dari keputusan yang di buat oleh pimpinan. Ia tidak hanya melayani

kepentingan organisasi, melainkan juga harus turut campur mengarahkan serta

mengatur hal-hal yang menyangkut organisasi dan manajemen. Dapat

dikatakan seorang sekretaris harus dapat merencanakan apa yang harus

dilaksanakan, paling tidak bertanggungjawab dalam urusan kesekretariatan.

Syarat untuk menjadi sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

Kota Medan tidak jauh berbeda dengan syarat – syarat untuk menjadi sekretaris

seperti pada umumnya. Perlu digarisbawahi bahwa sekretaris harus mempunyai

pendidikan dan wawasan yang luas juga harus mempuyai kepribadian dan

keterampilan yang bagus juga.

Prinsip kerja sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan pada dasarnya sudah sangat baik dan sesuai dengan prinsip kerja

sekretaris. Pada kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang

disebut sekretaris adalah Kepala Bagian Tata Usaha. Peran Kepala Bagian Tata

Usaha pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan dapat dilihat pada

gambar pada Lampiran I dan penjelasan di bawah ini :

1. Pelaksanaan Cek Ijin (Meneliti kembali seluruh berkas permohonan

khususnya kelengkapan berkas, pengetikan, dan proses perjalanan

berkas, menandatangani blangko ijin, membuat saran dan mencatat di

kartu kendali untuk diteruskan ke Kepala Badan)

Setelah menerima berkas permohonan ijin dari bidang sekretaris

(43)

kelengkapan berkas, pengetikan dan proses perjalanan berkas dan lain –

lain, menandatangani blangko ijin, membuat saran dan mencatat di kartu

kendali untuk diteruskan ke Kepala Badan.

Adapun jenis – jenis perijinan dan syarat – syarat yang harus di teliti

oleh sekretaris terkait ijin yang ada di Badan Pelayanan Perijinan

Terpadu Kota Medan adalah sebagai berikut :

a. Ijin Usaha Perdagangan

Adapun persyaratan untuk pengurusan ijin usaha perdagangan

adalah :

1. Mengisi formulir permohonan;

2. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP);

3. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran 3

x 4 sebanyak 3 lembar;

4. Foto copy NPWP pemilik atau NPWP perusahaan yang

bersangkutan;

5. Foto copy ijin gangguan yang telah dilegalisir;

6. Neraca awal perusahaan yang ditandatangani oleh pemohon

di atas materai secukupnya;

7. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy akte

pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan dari

(44)

8. Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto

copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan di

Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;

9. Bagi Badan Usaha yang berbentuk koperasi melampirkan

foto copy akte pendirian dan perubahan beserta foto copy

pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;

10. Melampirkan rekomendasi atau ijin teknis dari instansi

terkait yang dilegalisir bagi perusahaan yang memohon sub

bidang barang dagangan yang memerlukannya;

11. Khusus untuk permohonan daftar ulang dan atau perubahan

melampirkan asli IUP.

b. Ijin Usaha Industri Kecil

Ijin usaha industri kecil adalah ijin untuk usaha industri

dengan nilai investasi sampai dengan Rp. 200.000.000,- (dua ratus

juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha.

Adapun persyaratannya adalah :

2. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) pemilik atau

penanggung jawab perusahaan;

3. Foto copy NPWP pemilik/ penanggung jawab atau NPWP

perusahaan yang bersangkutan.

(45)

5. Foto copy Ijin Gangguan Perusahaan Industri yang

dilegalisir;

Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;

9. Khusus bagi industri kecil yang tidak menegeluarkan limbah

B3, dilengkapi foto copy surat pernyataan tidak merasa

keberatan dari jiran tetangga diketahui oleh lurah setempat

yang dilegalisir;

10. Khusus untuk permohonan perubahan melampirkan asli

IUP.

c. Usaha Industri Menengah

Ijin Usaha Industri Menengah adalah ijin untuk usaha

industri dengan nilai investasi dengan Rp. 200.000.000,- (dua ratus

juta rupiah) sampai dengan Rp. 5.000.000.000,- (lima milyar

rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha. Adapun

(46)

penanggung jawab;

3. Foto copy NPWP pemilik/ penanggung jawab atau NPWP

perusahaan yang bersangkutan;

5. Foto copy Ijin Gangguan Perusahaan Industri yang

dilegalisir;

9. Foto copy persetujuan prinsip yang dilegalisir (bagi IUI yang

melalui persetujuan prinsip);

10. Surat keterangan dari pengelola kawasan industri/ berikat

tentang lokasi perusahaan khusus bagi yang berada di

(47)

11. Foto copy surat ijin mendirikan bangunan yang kegiatan

usahanya sesuai dengan peruntukan dilegalisir oleh instansi

yang menerbitkan dan rekomendasi dari Bappedalda Kota

Medan untuk usaha industri yang wajib upaya pengelolaan

lingkungan/ upaya pemantauan lingkungan (UKL/UPL);

12. Dokumen/ Rekomendasi (khusus bagi jenis industri tertentu

yang dipersyaratkan berdasarkan peraturan

perundang-undangan);

13. Khusus untuk permohonan perubahan melampirkan asli

IUI.

d. Tanda Daftar Perusahaan

Tanda daftar perusahaan adalah tanda daftar yang diberikan

oleh kantor Pendaftaran Perusahaan kepada Badan Usaha dan

Perusahaan yang telah disyahkan pendaftarannya. Adapun

persyaratan pengurusannya sebagai berikut :

2. Surat kuasa yang sah (apabila pendaftaran diwakilkan

kepada orang lain)

3. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) pemilik, pengurus,

penanggungjawab dan pemegang saham;

bersangkutan;

(48)

copy akte pendirian dan perubahan yang telah di daftarkan

di Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir;

pengesahan dari Dinas Koperasi setempat atas nama

Menteri;

9. Khusus Kantor Cabang ditambah dengan : foto copy KTP

Pimpinan Cabang, foto copy surat penunjukan Kantor

Cabang yang dilegalisir, foto copy NPWP Kantor Cabang.

10.Khusus daftar ulang melampirkan asli TDP dan

Pembaharuan/ Perpanjangan yang terakhir.

e. Ijin Gangguan Perusahaan Industri dan Ijin Gangguan Bukan

Perusahaan Industri

Ijin Gangguan adalah Pemberiaan Ijin Tempat Usaha

kepada orang pribadi atau badan di lokasi tertentu yang dapat

menimbulkan bahaya, kerugian, dan gangguan tidak termasuk

tempat usaha yang lokasinya telah ditunjuk oleh Pemerintah Pusat

dan Pemerintah Daerah. Adapun persyaratannya sebagai berikut :

(49)

2. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab yang masih

berlaku;

3. Pas photo penanggung jawab perusahaan berwarna ukuran

3 x 4 sebanyak 3 lembar;

4. Foto copy NPWP pemilik/ penanggung jawab atau

perusahaan yang bersangkutan.

5. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy

akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan

dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;

Menteri;

8. Foto copy status kepemilikan tempat usaha yang dilegalisir;

9. Foto copy SPPT dan bukti pembayaran pajak bumi dan

bangunan tahun terakhir.

10.Persyaratan tambahan khusus bagi perusahaan industri :

surat pernyataan tidak merasa keberatan dari jiran tetangga

diketahui oleh lurah setempat (asli), foto copy surat ijin

(50)

dengan peruntukan dilegalisir oleh instansi yang

menerbitkan, kecuali bagi perusahaan industri kecil;

rekomendasi dari Bappedalda Kota Medan untuk usaha

industri yang wajib upaya pengelolaan lingkungan/ upaya

pemantauan Lingkungan (UKL/UPL) kecuali bagi

perusahaan industri kecil.

11.Persyaratan tambahan khusus bagi perusahaan bukan

industri : surat keterangan domisili yang dikeluarkan oleh

Lurah setempat (asli), rekomendasi dari Dinas Pencegahan

Pemadam Kebakaran Kota Medan khusus untuk usaha

penyimpanan dan penjualan bahan – bahan kimia, karbit,

minyak tanah, solar, premium, residu, spritus, alkohol, dan

gas elpiji, asli surat pernyataan tidak merasa keberatan dari

jiran tetangga diketahui lurah setempat dan rekomendasi

dari Badan Kesatuan Bangsa dan Perlindungan Masyarakat

Kota Medan khusus usaha panti pijat, panti mandi uap,

diskotik dan lain - lain, asli surat pernyataan tidak merasa

keberatan dari jiran tetangga diketahui lurah setempat

khusus untuk usaha tempat persewaan kenderaan,

penampungan kertas bekas dan lain - lain.

12.Melampirkan rekomendasi atau ijin teknis dari instansi

terkait yang dilegalisir bagi perusahaan yang memohon

(51)

13.Khusus untuk permohonan daftar ulang dan atau perubahan

melampirkan asli ijin gangguan terakhir.

f. Ijin Pelataran Parkir

Persyaratan dalam pengurusan ijin pelataran parkir adalah :

1. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab;

2. Pas photo ukuran 3 x 4 sebanyak 3 lembar berwarna;

3. Khusus bagi permohonan atas nama Badan Usaha

melampirkan : Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan

pengesahan dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir,

Perusahaan yang berbentuk CV. Dan Fa. melampirkan foto

Pengadilan Negeri yang telah dilegalisir, Bagi Badan Usaha

yang berbentuk koperasi melampirkan foto copy akte

Dinas Koperasi setempat atas nama Menteri;

4. Foto copy surat keterangan status tempat usaha yang

dilegalisir;

5. Denah lokasi pelataran parkir yang ditandatangani oleh

pemohon rangkap 3 (tiga);

6. Bagi pelataran parkir digedung bertingkat dan gedung

tertutup melampirkan foto copy Surat Ijin Mendirikan

(52)

7. Khusus untuk permohonan daftar ulang harus melampirkan :

foto copy kartu tanda penduduk pemilik atau penanggung

jawab perusahaan, pas photo ukuran 3x4 sebanyak 3 lembar

berwarna, foto copy surat keterangan status tempat usaha

yang dilegalisir, dan asli ijin pelataran parkir.

g. Ijin optik

Persyaratan dalam pengurusan ijin optik adalah :

1. Foto copy KTP pemilik atau penanggung jawab;

3. Foto copy Surat Ijin Gangguan yang dilegalisir;

7. Surat pernyataan dari refraksionis optision/ optisi bersedia

untuk menjadi penanggung jawab pada optikal/ labolatorium

(53)

dengan foto copy surat perjanjian pemilik sarana dengan

refraksionis optisien/optisi yang dilegalisir, asli surat

keterangan domisili dari lurah tempat tinggal refraksionis

optisien/optisi, foto copy KTP refraksionis optisien/optisi,

foto copy surat ijin kerja optisi yang dilegalisir, dan surat

keterangan sehat dari dokter.

8. Surat pernyataan kerjasama dari labolatorium optik tempat

pemrosesan lensa – lensa pesanan.

9. Daftar sarana dan peralatan yang digunakan;

10. Daftar pegawai serta tugas dan fungsinya;

11. Peta lokasi sebagai penunjuk wilayah tempat domisili

optikal/ labolatorium optik;

12. Denah ruangan dibuat dengan skala 1 : 100;

13. Suart keterangan dari organisasi profesi;

14. Khusus untuk permohonan registrasi ulang dan atau

perubahan melampirkan asli ijin optik.

h. Ijin kerja petugas kesehatan

Adapaun persyaratan dalam pengurusan ijin kerja petugas

kesehatan adalah :

1. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP);

2. Foto copy ijazah yang dilegalisir sesuai dengan ijin kerja

yang dimohon;

(54)

4. Surat keterangan sehat;

5. Foto copy SIAA (Surat Ijin Asisten Apoteker), SIP (Surat Ijin

Perawat), SIB (Surat Ijin Bidan), SIRO (Surat Ijin

Reflaksionis Optision) yang masih berlaku dan dilegalisir;

6. Asli surat keterangan dari pimpinan sarana pelayanan

kesehatan yang menyatakan tanggal mulai bekerja;

7. Asli rekomendasi dari organisasi profesi;

8. Khusus untuk bidan yang masih dalam masa bakti harus

melampirkan asli surat persetujuan atasan.

9. Sedangkan untuk pembaharuan syaratnya : foto copy KTP,

Foto copy SIAA, SIP, SIB, SIRO, yang masih berlaku dan

dilegalisir, asli surat ijin kerja petugas kesehatan, asli surat

keterangan sehat dari dokter, pas photo 3x4 cm sebanyak 3

lembar berwarna, asli surat keterangan dari pimpinan sarana

kesehatan yang menyatakan masih bekerja, dan asli

rekomendasi dari organisasi profesi.

i. Ijin reklame khusus umbul – umbul dan spanduk

Persyaratan dalam pengurusan ijin reklame khusus umbul –

umbul dan spanduk adalah :

2. Foto copy pemilik atau penanggung jawab;

3. Pas photo penanggung jawab perusahaan ukuran 3 x 4 cm

(55)

4. Foto copy Surat Ijin Usaha Perdagangan, bagi pemohon

atas nama Badan yang dilegalisir;

5. Gambar/ denah lokasi yang ditandatangani oleh pemohon

dalam rangkap 3;

6. Teks materi dan gambar desain reklame yang

ditandatangani oleh pemohon dalam rangkap 3;

7. Surat pernyataan bertanggung jawab dari pemohon apabila

terjadi segala sesuatu yang merugikan pihak lain/

masyarakat yang diakibatkan atas penyelenggaraan reklame

tersebut bermaterai secukupnya;

8. Surat pernyataan kesediaan membongkar sendiri reklame,

apabila ijinnya telah berakhir dan tidak diperpanjang

bermaterai secukupnya;

9. Surat perjanjian/ kontrak kerja/ surat keterangan dari

pemilik produk yang akan diiklankan kepada pelaksana

pemasangan perihal jumlah, ukuran, dan waktu pemasangan

reklame berupa umbul – umbul (jika foto copy dilegalisir);

10.Khusus untuk perpanjangan melampirkan foto copy ijin

reklame terakhir yang dilegalisir.

j. Ijin usaha jasa konstruksi

Ijin usaha jasa konstruksi adalah ijin untuk melakukan

(56)

Kabupaten/ Kota atau pejabat yang ditunjuk. Adapun

persyaratannya adalah :

1. Mengisi surat permohonan;

2. Foto copy pimpinan/ penanggung jawab perusahaan;

3x4 sebanyak 3 lembar;

bersangkutan;

5. Foto copy SBU yang telah di legalisir oleh lembaga (LPJK);

6. Surat ijin gangguan yang telah dilegalisir;

15. Perusahaan yang berbentuk PT. melampirkan foto copy

akte pendirian dan perubahan beserta foto copy pengesahan

dari Menteri Hukum dan Ham yang dilegalisir;

18. Foto copy ijazah tenaga ahli;

19. Foto copy KTP tenaga ahli;

20. Khusus untuk permohonan perpanjangan dan atau

(57)

k. Ijin pengeboran air bawah tanah persyaratannya adalah :

1. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) yang masih berlaku

sebanyak 1 (satu) lembar;

3 x 4 cm sebanyak 3 lembar;

3. Photo copy surat ijin perusahaan pengeboran air bawah

tanah (SIPPAT) ijin usaha jasa konstruksi (IUJK) yang

masih berlaku dan akte pendirian perusahaan yang

dilegalisir;

Menteri;

7. Peta situasi berskala 1 : 10.000 dan atau lebih besar, dan

peta topografi skala 1 : 50.000 yang memperlihatkan titik

lokasi rencana pengeboran air bawah tanah.

(58)

9. Dokumen upaya pengelolaan lingkungan (UKL) dan upaya

pemantauan lingkungan (UPL) untuk pengambilan air

bawah tanah < 50 (lima puluh) L/detik, sedangkan untuk

pengambilan air bawah tanah ≥ 50 L/detik dalam area ≤ 10

(sepuluh) hektar harus dilengkapi dokumen analisis

mengenai dampak lingkungan (amdal).

10.Tanda bukti kepemilikan 1 (satu) buah sumur pantau yang

dilengkapi alat perekam otomatis muka air (AWLR), untuk

pengambilan air bawah tanah ≥ 50 (lima puluh) L/detik dari

satu atau beberapa sumur pada kawasan < 10 (sepuluh)

hektar.

11.Saran teknis dari instansi yang ditunjuk.

l. Untuk ijin pengambilan dan pemamfaatan air bawah tanah,

persyaratannya adalah :

penanggung jawab perusahaan;

2. Pas photo ukuran 3x4 cm berwarna sebanyak 3 (tiga) lembar;

(59)

6. Laporan penyelesaian pengeboran sumur dengan

melampirkan hasil analisa air bawah tanah dari instansi yang

ditunjuk;

7. Foto copy ijin pengeboran yang dilegalisir.

m.Persyaratan perpanjangan ijin pengambilan dan pemamfaatan air

bawah tanah sebagai berikut :

1. Foto copy kartu tanda penduduk (KTP) yang masih berlaku

sebanyak 1 (satu) lembar;

2. Pas photo ukuran 3 x 4 cm berwarna sebanyak 3 (tiga)

lembar;

(60)

6. Hasil analisa air bawah tanah dari segi teknis geologi dan

konservasi air bawah tanah dari instansi yang ditunjuk;

7. Melampirkan foto copy ijin pengambilan dan pemamfaatan

air bawah tanah terakhir yang dilegalisir.

2. Pemberian nomor Ijin

Pemberian nomor ijin dilakukan dengan menerima berkas ijin yang

sudah ditandatangani, memberi nomor ijin dan menstempel

serta menuliskan di agenda ijin, menuliskan di kartu kendali bahwa

berkas ijin telah selesai diproses, dan menyerahkan berkas ijin yang telah

dinomori dan distempel kepada petugas loket penyerahan memakai buku

ekspedisi. Untuk prosedur dan standar pemberian nomor ijin pada Badan

Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan dapat dilihat pada Lampiran II dan III.

3. Pengarsipan Surat Ijin di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan.

Menurut Pasal 1 UU No. 7 Tahun 1971 arsip adalah naskah –

naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga – lembaga Negara dan

badan – badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk

corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan

untuk kegiatan administrasi sehari – hari. Sedangkan tujuan kearsipan

adalah sebagai referensi bila diperlukan suatu keterangan tertentu,

memberikan data dan informasi kepada yang mempunyai kewenangan

(61)

yang selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk

masa yang akan datang, dan memberikan keterangan – keterangan vital.

Untuk sistem pengarsipan pada Badan Pelayanan Perijinan

Terpadu Kota Medan menganut sistem pararel dan tunggal. Pengarsipan

ijin sistem tunggal adalah ijin yang diurus hanya satu jenis ijin saja, dan

cara pengarsipannya adalah berdasarkan nomor urut ijin dan disusun per

tahun. Sedangkan pengarsipan ijin sistem pararel adalah ijin yang diurus

lebih dari satu ijin pada waktu yang bersamaan dan cara pengarsipannya

berdasarkan tanggal terbit ijin. Sedangkan jika arsip tersebut dibutuhkan

instansi terkait maka harus dikirimkan tembusan ijin kepada SKPD

terkait.

4. Laporan dan Evaluasi

Laporan adalah pemberitahuan secara tertulis berapa banyak ijin

yang telah diterbitkan dalam satu tahun dan dikelompokkan berdasarkan

jenis ijin tersebut. Kegiatan ini secara garis besar ada 2 kegiatan yakni

merekap data tiap ijin yang diterbitkan dan menghitung jumlah retribusi

tiap jenis ijin per tahun. Laporan tersebut disampaikan ke Walikota

Medan. Sedangkan evaluasi adalah kegiatan memperbaiki dan memberi

saran secara internal untuk perbaikan proses pelayanan di Badan

(62)

C. Kedudukan sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan

berkedudukan sebagai kepala bagian tata usaha. Bagian tata usaha dipimpin

oleh Kepala Bagian, yang berada dibawah dan bertanggungjawab kepada

Kepala Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan.

1. Bagian Tata Usaha mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas

Badan lingkup ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi

umum, keuangan, dan penyusunan program.

2. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan

fungsi :

a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Bagian Tata Usaha;

b. Pengelolaan administrasi Badan yang meliputi administrasi keuangan,

kepegawaian, tata persuratan, perlengkapan, dan rumah tangga;

c. Pengkoordinasian penyusunan, perencanaan, dan program Badan,

d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan Badan;

e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai

3. Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di

bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

4. Sub Bagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagain tugas

(63)

5. Dalam melaksanakan tugas pokok Sub Bagian Umum menyelenggarakan

fungsi :

a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Umum;

b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum;

c. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah

dinas, penataan kearsipan, administrasi kepegawaian, perlengkapan,

dan peyelenggaraan kerumahtanggaan Badan;

d. Penyiapan pertemuan rapat – rapat Badan;

e. Pelaporan lingkup administrasi umum;

f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan

tugas;

tugas dan fngsinya.

6. Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada

dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

7. Dalam melaksanakan tugas pokok, Sub Bagian Keuangan

menyelenggarakan fungsi :

a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan;

b. Penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan;

c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keungaan meliputi kegiatan

penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan, dan

(64)

d. Penyiapan bahan/ pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi

keuangan;

e. Penyusunan laporan keuangan Badan;

f. Penyiapan bahan monitor, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai

8. Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang

berada dibawah dan bertanggung jawab Kepala Bagian Tata Usaha

9. Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas pokok melaksanakan

sebagian tugas Bagian Tata Usaha Lingkup penyusunan program dan

pelaporan.

10. Untuk melaksanakan tugas pokok, Sub Bagian Penyusunan Program

menyelenggarakan fungsi :

a. Penyusunan rencana, program, dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan

Program;

b. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan

program Badan;

c. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan;

d. Pengembangan sistem informasi pelayanan;

e. Pelaksanaan penyuluhan dan pelayanan pengaduan masyarakat;

f. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan, dan pengendalian;

g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan

(65)

h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian sesuai

(66)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Dalam penulisan Tugas Akhir ini bermaksud untuk menambah ilmu

pengetahuan dan wawasan tentang Peran dan Kedudukan Sekretaris pada

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, selain itu juga untuk

memberi bekal mahasiswa untuk kedepan dan meningkatkan generasi yang

lebih baik. Dengan bekal ilmu pengetahuan para generasi penerus khususnya

yang bergelar Ahli Madya Sekretaris banyak dicari karena bekal ilmu

pengetahuan dan keterampilan seorang Ahli Madya Sekretaris.

Berdasarkan hasil penyusunan Tugas Akhir, maka dapat diambil

kesimpulan:

1. Pada kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang

disebut sekretaris adalah Kepala Bagian Tata Usaha yang berada

dibawah dan bertanggung jawab kepada kepala Badan Pelayanan

Perijinan Terpadu Kota Medan.

2. Peran, tugas dan tanggung jawab sekretaris pada Badan Pelayanan

Perijinan Terpadu Kota Medan adalah :

a. Setelah menerima berkas permohonan ijin dari bidang sekretaris

kemudian meneliti kembali seluruh berkas permohonan

khususnya kelengkapan berkas, pengetikan dan proses

(67)

membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan

ke Kepala Badan.

b. Pemberian nomor ijin dilakukan dengan menerima berkas ijin

yang sudah ditandatangani, memberi nomor ijin dan menstempel

serta menuliskan di agenda ijin, menuliskan di kartu kendali

bahwa berkas ijin telah selesai diproses, dan menyerahkan

berkas ijin yang telah dinomori dan distempel kepada petugas

loket penyerahan memakai buku ekspedisi.

c. Mengarsipkan berkas ijin dan mengirimkan tembusan ijin

kepada SKPD terkait jika diperlukan.

d. Melakukan Pelaporan dan evaluasi setiap tahun.

3. Kedudukan sekretaris Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

Medan adalah dibawah Kepala Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

Kota Medan dan membawahi tiga sub bagian yakni : sub bagian

umum, sub bagian keuangan, dan sub bagian penyusunan program.

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dari pembahasan dan melihat kenyataan yang

terjadi pada Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan, maka

penulis mencoba memberikan beberapa saran yang harus diperhatikan dan

mungkin berguna bagi beberapa pihak untuk menjadi lebih baik, meliputi:

1. Peran dan Kedudukan Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

Kota Medan, belum terlalu dimengerti dan dipahami masyarakat luas.

(68)

Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan. Caranya dengan

membaca buku-buku tentang sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan

Terpadu Kota Medan.

2. Sebagai salah satu instansi di Pemerintah Kota Medan yang menangani

banyak permohonan ijin, seharusnya Badan Pelayanan Perijinan Terpadu

Kota Medan memiliki jabatan fungsional administrasi sekretaris

tambahan selain Kepala Tata Usaha.

3. Sekretaris tambahan selain Kepala Tata Usaha dapat berkedudukan di

bawah Kepala Tata Usaha langsung (sekretaris pimpinan) atau menjadi

fungsional sekretaris di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota

(69)

DAFTAR PUSTAKA

Medan. Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159.

Medan. Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan.

Medan. Peraturan Daerah Kota Medan Nomor 22 Tahun 2002 tentang Retribusi Izin Gangguan.

Medan. Peraturan Daerah Kota Medan No. 15 Tahun 2002 tentang Retribusi Pelayanan Dan Perijinan di Bidang Kesehatan.

(70)