BAB II PROFIL PERUSAHAAN
C. Peranan Fasilitas Kerja
Fasilitas kerja merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan efektivitas di perusahaan. Fungsi peralatan memberikan kemudahan dalam melakukan suatu pekerjaan, agar tercapai efektivitas kerja. Tidak dapat disangkal lagi, bahwa fasilitas berupa peralatan kerja sangat diperlukan dalam membina prosedur dan tata kerja Perusahaan, mempermudah pekerjaan, menghemat waktu, tenaga dan pikiran manusia dalam melaksanakan tugas – tugas rutin dan insidentil yang harus dihadapi dalam menyelesaikan berbagai macam tugas kantor.
Menurut Hartanto (2000 :501)karakteristik dari sarana pendukung dalam proses aktivitas perusahaan adalah :
1. Mempunyai bentuk fisik
2. Dipakai atau digunakan secara aktif dalam kegiatan normal perusahaan
3. Mempunyai jangka waktu kegunaan relative permanen lebih dari
satu periode akuntansi atau lebih dari satu bulan. 4. Memberikan manfaat di masa yang akan datang
PT.Cita Kreasi Latena selalu berusaha meningkatkan mutu kerja pegawai. Dengan menggunakan fasilitas kerja untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas
serta ketepatan waktu pekerjaan tugas – tugas pegawainya. Berbagai fasilitas dan peralatan mempunyai fungsi yang beragam. Pemilihan fungsi peralatan yang tepat dan sesuai akan menghasilkan keefektifan dan keefesienan dalam melakukan pekerjaan. Dengan demikian penggunaan fasilitas kantor akan sangat berperan dengan pencapain tujuan Perusahaan.
Fasilitas kerja merupakan salah satu pendorong untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin maju menuntut manusia untuk bertindak cepat dalam melakukan sebuah pekerjaan, oleh sebab itu setiap fasilitas kantor yang disediakan harus dapat dikuasai oleh pegawai. Peranan fasilitas sangat dibutuhkan untuk memperlancar proses pekerjaan pegawai dalam mengerjakan seluruh pekerjaan kantor
PT. Cita Kreasi Latena sebagai suatu perusahaan harus membuat perencanaan fasilitas kerja dengan baik, agar fasilitas kerja yang dipilih sesuai pada kebutuhan yang telah di rencanakan. Perencanaan fasilitas kerja merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum dan setelah kegiatan operasional.
Secara umum, tujuan perencanaan fasilitas (Situmorang, 2007 : 114) yaitu :
1. Mendukung tujuan organisasi melalui peningkatan material handling dan penyimpanan.
2. Menggunakan tenaga kerja, peralatan, ruang, dan energi secara efektif. 3. Meminimalkan investasi modal.
4. Mempermudah pemeliharaan.
29
Penggunaan perlengkapan dan mesin – mesin merupakan salah satu aspek yang menarik perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas – fasilitas yang cocok memberikan bantuan yang besar kepada efesiensi kantor. Penggunaan fasilitas kerja yang efisien akan mampu mempermudah pelaksanaan pekerjaan pegawai, sehingga kinerja atau efektivitas Perusahaan akan dapat mewujudkan sesuai dengan yang telah direncanakan. Sebaliknya fasilitas kerja yang tidak tersedia secara efektif dan efisien akan menghambat pekerjaan pegawai, khususnya pada bagian rapat dan presentase. Sarana dan prasarana kantor juga menunjang jalannya kegiatan suatu kegiatan. Sehingga, apabila fasilitas dan pekerjaan yang telah di rencanakan tidak berjalan dengan baik, akan dapat menghambat kemajuan dari pekerjaan tersebut.
Fasilitas kerja terbagi atas dua bagian yaitu fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor, yaitu :
1. Fasilitas sarana kantor. Contohnya : Komputer, Telepon, Printer, Fotocopy, Mesin Tik dan In Foccus.
2. Fasilitas prasarana kantor Contohnya : Musholla, Kantin dan fasilitas kesehatan Wiifi
Fasilitas kerja pada setiap perusahaan berbeda dalam bentuk dan jenisnya tergantung jenis usaha dan besar kecilnya perusahaan tersebut. MenurutRanupandjojo dan Saud Husnan (2002 : 368) terdapat beberapa bentuk dari fasilitas kerja, yaitu :
1. Penyediaan kafetaria
Penyediaan kafetaria ini dimaksudkan untuk mempermudahkan karyawan yang ingin makan dan tidak sempat pulang. Diharapkan juga agar dengan penyediaan kafetaria ini perusahaan bisa memperbaiki gizi yang disajikan.
2. Perumahan
Sulitnya memperoleh tempat tinggal yang layak dikota - kota, menyebabkan banyak karyawan yang mengalami masalah untuk memilih tempat tinggal. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat menyediakan fasilitas rumah, meskipun bukan untuk semua karyawan yang berupa rumah dinas, ataupun asrama,atau hanya memberikan tunjangan untuk perumahan.
3. Fasilitas pembelian
Di sini perusahaan menyediakan “ toko perusahaan “ dimana para karyawan dapat membeli berbagai barang, terutama barang - barang yang dihasilkan perusahan, dengan harga yang lebih rendah.
4. Fasilitas kesehatan
Fasilitas ini yang paling banyak disediakan oleh perusahaan Penyediaan fasilitas kesehatan ini erat kaitannya dengan pembuatan program pemeliharaan kesehatan karyawan, dan juga karena ada peraturan pemerintah yang mengatur masalah keamanan dan kesehatan para karyawan di dalam menjalankan pekerjaannya.
5. Penasehat keuangan
Pemberian fasilitas ini dimaksudkan agar para karyawan tidak mengalami kesulitan dalam mengatur keuangannya.
6. Fasilitas pendidikan
Fasilitas ini disediakan dengan maksud membantu para karyawan yang ingin meningkatkan pengetahuan mereka. Fasilitas ini biasanya berbentuk perpustakaan yang bisa dimanfaatkan oleh para karyawan yang ingin menambah pengetahuan merekadengan cara membaca.
31
Pada PT. Cita Kreasi Latena menggunakan berbagai macam fasilitas kerja untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja dan ketepatan waktu pengerjaan tugas oleh pegawai. Fasilitas kerja yang terdapat pada PT.Cita Kreasi Latena antara lain adalah Fasilitas sarana kantor dan fasilitas prasarana kantor. Adapun Fasilitas sarana kantor yang terdapat pada bagian kepegawaian dan karyawan terdiri dari komputer, printer, lemari besi, dan filling cabinet, sedangkan fasilitas prasarana pada PT.Cita Kreasi Latena : kantin, mushala, Wifi dan. Tersedianya fasilitas kerja yang baik pada bagian ini dapat meningkatkan efektivitas kerja pegawai.
Fasilitas kantor merupakan hal yang memang harus diperhatikan dan harus ada dalam mendukung segala aktifitas yang ada di dalam suatu instansi baik itu instansi pemerintah maupun swsta. Biasanya fasilitas kantor digunakan oleh suatu instansi maupun organisasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang dikerjakan secara berulang – ulang dan dalam jumlah banyak serta dalam bentuk yang sama, sehingga membuang waktu dan membosankan bagi yang mengerjakan karena memerlukan ketelitian dalam pengerjaannya untuk mencegah terjadinya kesalahan.
D. Teori Jenis – jenis Fasilitas Kerja
Menurut Sofyan (2001 : 22) jenis -jenis fasilitas kerja terdiri dari :
1. Mesin dan peralatannya yang merupakan keseluruhan peralatan yang digunakan untuk mendukung proses produksi yang ada diperusahaan.
2. Prasarana, yaitu fasilitas pendukung yang digunakan untuk
memperlancar
3. Perlengkapan kantor, yaitu fasilitas yang mendukung aktivitas kegiatan yang ada di perkantoran, seperti perabot kantor (meja, kursi, lemari, dan lainnya). Peralatan laboratorium dan peralatan elektronik (komputer, mesin fotocopy, printer, dan alat hitung lainnya).
4. Peralatan inventaris, yaitu peralatan yang dianggap sebagai alat - alat yang digunakan dalam perusahaan seperti inventaris kendaraan. Inventaris kantor, inventaris pabrik, inventaris laboratorium, inventaris gudang dan lainnya.
5. Tanah, yaitu asset yang terhampar luas baik yang digunakan ditempat bangunan, maupun yang merupakan lahan kosong yang digunakan untuk aktivitas perusahaan
6. Bangunan, yaitu fasilitas yang mendukung aktivitas sentral kegiatan perusahaan utama seperti perkantoran dan pergudangan.
7. Alat transportasi, yaitu semua jenis peralatan yang digunakan untuk membantu terlaksananya aktivitas perusahaan seperti kendaraan (truk,traktor, mobil, motor, dan lainnya
E. Jumlah Karyawan di PT.Cita Kreasi Latena
Sebuah sistem tentu tidak akan berjalan tanpa sumber daya manusia (SDM) andal yang menanganinya. Tanpa kemampuan yang baik dari mereka, tujuan yang ditetapkan perusahaan tidak akan pernah tercapai. Oleh karena itu PT.Cita Kreasi Latena Sebuah Perusahaan swasta yang bergerak dibidang Perencanaan Bisnis, Manajemen, Teknologi, serta Pelatihan dan Jasa Konsultan telah memilih dan menetapkan karyawan- karyawan yang terampil di bidangnya. Memiliki visi dan
33
Untuk itu PT.Cita Kreasi Latena selaku perusahaan swasta yang bergerak dibidang perencanaan bisnis, Manajemen, Teknologi, serta pelatihan dan Jasa Konsultan telah memilih dan menetapkan 33 orang karyawannya Dengan spesifikasi sebagai berikut :
No Jenis Pekerjaan Jumlah Karyawan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Perencanaan Ruang Perencanaan Ekonomi Perencanaan fisik Finance and Budgetting Civil Society Manajemen Manufaktur Manajemen, ISO 9001 Manajemen/Statistika Manajemen Keuangan/ Akuntasi Jaringan/IT/GIS IT (System Analyst) Programmer Jaringan Desain/Multimedia Multimedia/Fotografi/Desain Multimedia/Desain (3 Dimensi)/Video Sipil Sosek Perpajakan Umum 1 1 1 1 1 1 2 2 3 2 1 1 3 2 1 1 1 2 1 1 2
22 Pemasaran 1
TOTAL 33
F. Jenis-Jenis Fasilitas di PT. Cita Kreasi Latena
Pada bagian kerja karyawan PT. Cita Kreasi Latena terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk membantu efektivitas kerja para pegawai PT. Cita Kreasi Latena Beberapa fasilitas kerja yang terdapat pada PT. Cita Kreasi Latena, khususnya pada bagian staff dan karyawan adalah :
1. Komputer dan Perangkatnya
Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komputer sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas – tugas kantor untuk menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efesien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas – tugas pegawai di kantor.
Pada bagian staff dan karyawan PT. Cita Kreasi Latena terdapat 2 fasilitas komputer yang disediakan.. Kegunaan komputer pada perusahaan adalah untuk mengetik atau membuat arsip – arsip atau dokumen – dokumen penting untuk keperluan internal kantor
2. Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat – surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui
35
dengan jelas dan melalui printer juga data – data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada ruangan kerja bagian staff dan karyawan PT. Cita Kreasi Latena terdapat 8 buah printer. Kegunaan printer pada ruangan staff dan karywan yaitu untuk mencetak hasil dokumen yang telah dibuat sebelumnya.
3. Filling Cabinet
Filling Cabinet yaitu perabot kantor yang berbentuk persegi panjang yang diletakkan secara vertikal dipergunakan untuk menyimpan berkas – berkas atau arsip – arsip. Pada ruangan bagian kerja staf dan karyawan terdapat 10 filling cabinet. Yang digunakan untuk menyimpan berkas – berkas , maupun arsip – arsip yang penting.
4. Lemari Besi
Lemari tempat menyimpan surat – surat berharga, dokumen penting, berbahan dari besi, berpintu 2, dan tidak mudah terbakar. Sangat aman dalam menyimpan dokumen – dokumen yang penting. Pada ruangan kerja bagian staff dan karyawan PT. Cita Kreasi Latena memiliki lemari besi. Yang berguna untuk menyimpan skripsi – skripsi mahasiswa. Dan dokumen penting lainnya.
5. Lemari Kaca
Pada ruangan kerja bagian staff dan karyawan PT. Cita Kreasi Latena terdapat 4 lemari kaca. Lemari kaca yang terdapat pada ruangan tersebut adalah untuk menyimpan surat-surat maupun arsip- arsip penting lainnya
Pada bagian staff dan karyawan PT. Cita Kreasi Latena terdapat 35 meja. Yang terdiri dari 32 meja karyawan, 1 meja untuk keperluan rapat perusahaan dan 1 meja untuk Direktur perusahaan yang berfungsi sebagai meja kerja,
7. Kursi
Pada PT.Cita Kreasi Latena terdapat 21 kursi. 7 diantaranya adalah kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, 10 kursi digunakan untuk keperluan rapat di kantor, sementara 2 kursi digunakan lagi untuk Direktur, dan sisanya digunakan untuk balkon perusahaan
G. Efektivitas
Efektivitas adalah pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif suatu kegiatan tertentu untuk meningkatkan mutu kerja pegawai (Anoraga, 2000 : 178). Oleh sebab itu dalam melakukan suatu pekerjaan harus mempunyai suatu sasaran yang seefektif mungkin agar sasaran dapat tercapai dengan baik dan sesuai yang diharapkan.
Lima prinsip untuk bekerja secara efektif (Sukoco, 2006 : 157), yaitu : Perencanaan Kerja. Setiap manajer administrasi harus merencana
pekerjaannya. Bagaimana, kapan ,dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan juga dijelaskan dalam perencanaan tersebut.
1 Penjadwalan Kerja. Berdasarkan perencanaan yang telah dibuat, manajer dapat mengkoordinasikan usaha yang dilakukan pekerja, mesin, dan informasidalam sebuah jadwal kerja
37
harusdikembangkanUntuk itu pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan akura
3 Pengukuran Kerja. Dengan mengembangkan alat ukur yang efektif, baik berdasarkan kuantitatif maupun kualitatif manajemen administrasi akan dapat memberikan pengukuran kinerja yang jelas bagi organisasi maupun karyawan.
4 Menggaji Pekerja. Hal yang terpenting adalah bagaimana manajer menyeleksi melatih,memotivasi,mengompensasi,mempromosikan pekerja agar motivasi mereka tetap tinggi.
Tingkat efektivitas penggunaan teknologi perkantoran, efisiensi proses kerja, dan kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja secara langsung atau tidak langsung akan mempengaruhi kinerja pegawai dalam menyelesaikan tugas yang dibebankan.
Beberapa gabungan teknik yang dapat meningkatkan kinerja pegawai (Sukoco,2006 : 166). Yaitu :
1. Pembagian Kerja. Pembagian kerja adalah teknik dimana dua orang berbagi pekerjaan yang mana pada dasarnya merupakan satu pekerjaan yang utuh. Gaji tiap orang dan keuntungan yang lain dibagi berdasarkan jumlah kontribusi tiap orang pada pekerjaan yang dimaksud
2. Penyederhanaan Kerja. Teknik ini menghilangkan tugas yang membosankan dan berulang maupun proses kerja yang tidak memberikan nilai tambah bagi pekerjaan yang dibebankan.
3. Rotasi Kerja. Teknik ini akan memberikan kesempatan bagi pegawai untuk selalu mengembangkan diri dan memperluas pengetahuannya akan pekerjaan yang terdapat di kantor.
4. Peningkatan Kerja. Teknik ini dalam jangka panjang akan memberikan hasil terbaik bagi perusahaan, karena memungkinkan pegawai mendapatkantingkat tanggung jawab dan kontrol yang lebih besar atas pekerjaan mereka serta memberikan kesempatan untuk merencanakan pekerjaan yang akan mereka lakukan.
5. Partisipasi Karyawan. Cara yang efektif lainnya adalah melibatkan pegawai dalam proses pengambilan keputusan, dimana teknik ini dikenal sebagai manajemen partisipasi. Manajemen harus mempertimbangkan semua masukan dan saran yang diberikan bawahannya sebelum mengambil keputusan. Karyawan harus diyakinkan bahwa masukan mereka berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
6. Komunikasi. Teknik efektif yang lain adalah meningkatkan kuantitas dan kualitas komunikasi antara manajemen dan karyawan, dimana kritik dan saran merupakan bagian penting dari proses tersebut. Selain itu keefektifan kerja seorang pegawai selain dari fasilitas kerja yang diberikan juga berpengaruh pada lingkungan tempat para pegawai bekerja. Karena apabila fasilitas yang diberikan lengkap tetapi suasana lingkungan tempat bekerja kurang baik, maka para pegawai tidak akan dapat bekerja secara efektif maupun efesien. Salah satu fasilitas yang harus diberikan
39
1. Sistem Pencahayaan
(Sukoco, 2006 : 208) menjelaskan bahwa ada 4 jenis cahaya yang dapat digunakan dikantor, yaitu :
a. Cahaya alami, cahaya yang berasal dari sinar matahari.
b. Cahaya fluorescent, cahaya yang dengan tingkat terang yang mirip dengan cahaya yang alami.
c. Cahaya incandescent, cahaya yang kadangkala digunakan untuk membuat panel cahaya tidak monoton dan untuk menarik perhatian pada beberapa area.
d. High Intensity Discharge Lamps, cahaya yang memberikan sistem pencahayaan yang sangat efisien.
2. Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Beberapa faktor yang dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam pemilihan warna di kantor (Sukoco, 2006 : 214), yaitu :
a Kombinasi warna, misalnya dalam mencampur warna primer dengan kuning, merah, dan biru akan menghasilkan warna sekunder
b Efek cahaya pada warna, karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spectrum yang berbeda, sistem pencahayaan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya.
c Nilai pemantulan warna, beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. Beberapa area pada perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibandingkan yang lain.
d Dampak dari warna, warna seringkali mempengaruhi mood. Warna sejuk, biru, hijau dan violet menghailkan mood yang tenang. Warna – warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh yang ringan.
3. Kontrol Suara
Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktifitas pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi. Beberapa teknik dapat digunakan dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor (Sukoco, 2007 : 216), yaitu :
a Konstruksi yang sesuai, jumlah kebisingan pada perkantoran dapat dikontrol dengan menggunakan teknik konstruksi bangunan yang efektif. b Penggunaan material peredam suara
c Alat peredam suara, beberapa alat peredam suara sering digunakan untuk mengontrol suara perkantoran. Alat peredam suara dapat diletakkan pada beberapa mesin di perkantoran.
4. Udara
41
udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembaban, sirkulasi, serta kebersihan udara (Sukoco, 2006 : 219).