BAB II KAJIAN PUSTAKA
2.2 Kajian Pustaka
2.2.5 Peranan Komunikasi dalam Organisasi
Kalau orang-orang yang belum memiliki bahasa yang umum, mereka akan kehilangan kemampuan untuk berkomunikasi dengan seseorang dan yang lainnya. Mereka tidak dapat melakukan kerja secara bersama. Organisasi disusun untuk melakukan tugas untuk mencapai tujuan. Dalam susunan ini para manajer, para bawahan, rekan-rekan setaraf, serta lingkungan eksternal perlu dihubungkan oleh proses-proses komunikasi yang teratur. Lebih lanjut untuk pencapai tujuan, organisasi meminta agar kepemimpinan agar digunakan, orang-orang mendorongnya, berbagai keputusan dibuat, usaha-usaha terkoordinasi serta pelaksanaan terkendali. Masing-masing dari fungsi ini melibatkan interaksi di antara setiap orang jadi dengan demikian mereka membutuhkan komunikasi. Walaupun keunggulannya demikian besar, komunikasi mempunyai beberapa pembatasan. Hal tersebut merupakan cara para manajer berfungsi dank arena itu seharusnya tidak dipandang sebagai dasar manajemen yang baik. Jika seorang manajer telah membuat rencana yang kurang baik, komunikasi yang baik tidak akan mengimbangi kekeliruan perencanaan. Semua manajer, memerlukan penempatan komunikasi dalam perspektif yang tepat sebagai proses yang penting, yang tidak mengganti tujuan manajemen yang baik melainkan memungkinkannya membawa tujuan-tujuan apa yang baik yang dapat mereka hasilkan (Hicks, 1975: 523-524).
Struktur Sosial
Partisipan
34
Universitas Sumatera Utara 2.2.5.1 Keektifan Komunikasi Organisasi
Sejumlah waktu yang besar yang disediakan dalam organisasi hanya untuk melakukan komunikasi, maka para anggota organisasi sebenarnya telah menjadi komunikator yang cakap. Sayangnya hal ini bukan keadaan yang perlu. Suatu organisasi mungkin menekankan latihan dan mengembangkan pengetahuan-pengetahuan pengelolaan yang lainnya, tetapi biasanya komunikasi akan selalu dianggap benar. Bahwa kelihatannya jika seorang individu dapat berbicara, membaca dan menulis organisasi menganggap bahwa ia dapat berkomunikasi. Akan tetapi komunikasi bukanlah hanya sekedar membaca, menulis dan berbicara melainkan pemindahan informasi dan pengertian dari seorang kepada yang lainnya.
Pengaruh komunikasi terhadap produktivitas organisasi telah ditegaskan oleh sejumlah penelitian. Misalnya, suatu penelitian terhadap 27 cabang dari suatu organisasi pengepakan dan pengiriman diadakan untuk menentukan mengapa cabang-cabang telah mengalami suatu variasi yang luas di bidang produktivitas. Untuk maksud ini, data komunikasi dikumpulkan oleh suatu survey terhadap 975 karyawan pada berbagai cabang perusahaan tersebut. Tatkala data produktivitas dan komunikasi dibandingkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa prestasi yang tinggi pada berbagai cabang korelasinya cenderung positif dengan keterbukaan jalur-jalur komunikasi diantara atasan dan bawahan (Hicks, 1975: 525-526).
2.2.5.2 Jaringan-Jaringan Komunikasi Dalam Organisasi
Suatu sudut penganalisaan suatu organisasi adalah untuk meninjaunya sebagai suatu jaringan komunikasi. Dalam pengertian ini, suatu peta organisasi merupakan suatu diagram arus komunikasi formal dalam organisasi. Arus informasi yang menurun dari atasan sampai bawahan dengan melalui tingkatan yang bermacam-macam dalam organisasi dan arus-arusnya yang baik dengan melalui jaringan yang sama. Informasi akan mengalir dari manager yang memimpin pada sebuah perusahaan kepada kepala bagian, dari kepala bagian kepada para mendor, dan dari mandor kepada para pekerja. Tambahan pula komunikasi yang menurun akan memanfaatkan rangkaian yang sama dalam kebalikannya (Hicks, 1975: 526).
35
Universitas Sumatera Utara 2.2.6 Tujuan dan Fungsi Komunikasi Organisasi
Menurut Liliweri ada 3 tujuan utama dari komunikasi organisasi yang terdiri atas tindakan koordinasi, membagi informasi (information sharing) dan komunikasi bertujuan untuk menampilkan perasaan dan emosi. Secara garis besar ketiga tujuan tersebut adalah sebagai berikut:
Pertama, sebagai tindakan koordinasi komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasi sebagian atau keseluruhan tugas yang telah ditetapkan perunit dalam organisasi itu dan fungsi masing-masing yang melaksanakan aktivitas mereka tanpa keterkaitan satu sama lainnya (tanpa sinkronisasi dan harmonisasi). Organisasi tanpa koordinasi, organisasi tanpa komunikasi artinya organisasi itu menampilkan suatu aspek individual dan bukan menggambarkan aspek administrasi yang didalamnya terdapat kerjasama.
Kedua, membagi informasi (information sharing) salah satu tujuan komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi mengarahkan manusia dan aktivitas mereka dalam organisasi. Sebuah informasi yang dipertukarkan mempunyai fungsi untuk membagi kemudian mengartikan informasi itu sendiri tentang tujuan organisasi, arah dari suatu tugas yang diberikan, bagaimana usaha untuk mencapai hasil dan pengambilan keputusan.
Ketiga, komunikasi bertujuan untuk menampilkan perasaan dan emosi, di dalam organisasi terdapat beberapa manusia yang bekerja sendiri maupun bekerja dengan orang lain. Mereka mempunyai kebutuhan, keinginan, perasaan, emosi dan kepuasan yang harus diungkapkan kepada individu lainnya. Mereka mempunyai keinginan bahkan kebutuhan untuk menyatakan kepuasan atas pekerjaan dan prestasi yang mereka telah mereka lakukan. Begitu juga sebaliknya mereka akan mengungkapkan hasrat marah ketika mereka telah gagal dalam menyelesaikan pekerjaannya, mereka juga dapat mengungkapkan kekhawatiran dan kecemasan yang akan dihadapi baik dari diri sendiri, kelompok maupun di unit kerja. Selain itu mereka juga akan mengungkapkan bagaimana rasa kepercayaan mereka mengenai apa yang dikerjakannya (Liliweri, 2004: 64-65).
36
Universitas Sumatera Utara Menurut Sendjaja (1994: 136-137) dalam suatu organisasi yang
berorientasi komersial maupun sosial terdapat beberapa fungsi komunikasi dalam organisasi diantaranya adalah fungsi informatif, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan fungsi integratif. Berikut akan dipaparkan masing-masing fungsi sebagai berikut:
1. Fungsi informatif
Organisasi dipandang sebagai fungsi untuk menceritakan informasi yang terjadi terhadap orang yang terlibat didalam Organisasi. Dan dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, yang artinya seluruh anggota dalam organisasi itu mampu mempertukarkan informasi mengenai pekerjaan, diantaranya informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial, asuransi kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Orang-orang didalamnya mempunyai gagasan, ide, pendapat, fakta serta menjual sikap organisasi yang mana sikap tentang sesuatu itu merupakan subjek layanan. Misalnya sikap bawahan untuk menjalankan ketetapan dari organisasi itu sendiri.
3. Fungsi persuasif
Fungsi persuasif ini berkaitan dengan kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai yang diharapkan. Pimpinan biasanya lebih suka mempersuasikan bawahannya dari pada memberi perintah, gunanya agar lebih meningkatkan kemampuan karyawan untuk mencapai tujuan bersama lebih besar dibandingkan jika pimpinan sering memperlihatkan kekuasan dan kewenangan. 4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik (Sendjaja, 1994: 136-137).
Condrad (1985) menyatakan bahwa terdapat fungsi khusus dalam komunikasi organisasi yaitu :
1. Membuat para karyawan melibatkan dirinya ke dalam isu-isu organisasi lalu menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah “komando”. Ada dua tipe fungsi komando yang dimaksud yaitu pengarahan dan feedback.
2. Membuat para karyawan menciptakan dan menangani relasi antara sesama bagi peningkatan produk organisasi. Tujuan menciptakan relasi di dalam komunikasi organisasi itu adalah untuk meningkatkan produksi organisasi. 3. Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani atau mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang tidak pasti.
37
Universitas Sumatera Utara Komunikasi organisasi memilih keputusan yang komplikatif dalam
organisasi (Liliweri, 2004: 68).