BAB II PT. ANEKA GAS INDUSTRI CABANG MEDAN
F. Peranan Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengambilan
Setiap perusahaan pasti membutuhkan informasi, terutam informasi akuntansi yang dapat menjelaskan kegiatan dari suatu perusahaan. Untuk menghasilkan informasi PT. Aneka Gas Industri cabang Medan menerapkan sistem informasi akuntansi. Informasi tersebut bermanfaat untuk mengetahui sebatas mana target yang ingin dicapai dan dibandingkan dengan kenyataan yang diperoleh. Sebagaimana telah diketahui bahwa sebelum melakukan kegiatan perusahaan, perusahaan terlebih dahulu menyusun anggaran yang saling berkorelasi satu sama lainnya. Jika terjadi penyimpangan yang mencolok dari realisasinya, kemungkinan ada pengaruh pihak intern maupun ekstern perusahaan. Penyimpangan tersebut merupakan masalah bagi manajemen, dan mengharuskan pihak manajemen dalam hal ini pimpinan untuk mengambil suatu keputusan. Perbedaan ini lebih jelas kelihatan setelah dihasilkan informasi berupa laporan-laporan dari sistem informasi akuntansinya. Walaupun pimpinan perusahaan yang menganalisa dan membuat keputusan dari laporan tersebut dan memberikan kebijakan-kebijakan, namun setiap kepala bagian memiliki wewenang-wewenang dalam proses pengambilan keputusan untuk pengaturan manajemen perusahaan yang sifatnya otonom tapi tidak terlepas pantauan pimpinan perusahaan.
Perusahaan dalam menghasilkan informasi, diperoleh dari laporan keuangan yang disusun oleh bagian bendahara/administrasi. Laporan ini disusun berdasarkan data yang diperoleh dari setiap bagian, yang kemudian diolah dan
hasilnya, yaitu berupa laporan keuangan yang merupakan informasi-informasi yang disalurkan kepada pihak manajemen yang membutuhkan.
Dari laporan keuangan tersebut dapat diketahui berapa penjualan, persediaan, dan berapa biaya yang dikeluarkan dari masing-masing bagian. Jika dilihat dari penjualan, apakah mengalami kenaikan atau penurunan. Penjualan menurun apa penyebabnya, apakah terjadi karena kesalahan karyawan, harganya terlalu besar ataupun kurangnya pemasaran, kemungkinan setiap bagian dapat memberikan masukan dalam pengambilan keputusan. Mengenai persediaan perusahaan, adanya beban biaya yang akan dibayarkan kepada pihak bank, apabila persediaannya terlalu besar, hal ini harus diantisipasi oleh manajemen perusahaan agar tidak terjadi kerugian.
Disoroti dari biaya yang dikeluarkan, seperti biaya telepon, AC, listrik, biaya iklan dan lain-lain sebagainya harus diperhitungkan seminimal mungkin dan tidak terjadi pemborosan. Manajemen perusahaan, dalam hal ini direktur perusahaan mengadakan pengecekan terhadap biaya-biaya tersebut dengan cara melihat rekening telepon. Pada rekening telepon dapat diketahui karyawan yang menelepon keluar bukan untuk kepentingan perusahaan melainkan untuk kepentingan pribadi karyawan. Selanjutnya biaya listrik, AC, diusahakan untuk digunakan dengan seminimalnya dengan mematikannya jika tidak digunakan.
Informasi-informasi tersebut dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan. Peranan Sistem Informasi Akuntansi semakin penting
untuk menghasilkan informasi yang valid dan dapat dipercaya serta membantu perusahaan untuk mampu bersaing dan meningkatkan kredibilitas perusahaan.
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. Sistem Informasi Akuntansi Perusahaan
PT. Aneka Gas Industri merupakan salah satu bentuk badan usaha bermodal asing yang bergerak dalam bidang usaha memproduksi dan mendistribusikan berbagai gas-gas industri meliputi Oksigen (O2), Nitrogen (N2), Argon (Ar), Asetilen (C2H2), Hidrogen (H2), Karbondioksida (CO2), Nitrous
Oksida (N2O), dan lain-lain, dalam mengelola data akuntansi menjadi informasi
menggunakan komputer yang diberi nama sistem komputer akuntansi.
Pertama sekali penulis mencoba untuk menganalisa dan mengevaluasi struktur organisasi perusahaan. Struktur organisasi yang memungkinkan adanya pemisahan fungsi.
Dengan melihat bagian organisasi serta uraian fungsi, tugas pokok, dan tanggung jawab yang dimiliki PT. Aneka Gas Industri dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi yang dimiliki PT. Aneka Gas Industri telah baik karena adanya pemisahan fungsi yang jelas.
Dari struktur organisasi PT. Aneka Gas Industri dapat dilihat adanya pemisahan fungsi sesuai dengan yang diinginkan dalam menciptakan suatu kondisi kerja sekaligus pengawasan yang melekat terhadap semua kegiatan operasional perusahaan. Hal ini dapat dilihat dimana seorang bawahan hanya
mempunyai atau bertanggung jawab pada atasannya masing-masing. Dengan adanya kesatuan komando maka setiap karyawan atau bawahan dituntut untuk memiliki disiplin yang tinggi dan pimpinan hanya berhak dan mempunyai wewenang untuk memerintah karyawan yang dipimpinnya.
Dengan adanya pemisahan tugas ini akan meningkatkan kinerja yang lebih baik dari setiap pegawainya. Mengingat PT. Aneka Gas Industri merupakan Perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA), maka dirasa sangat perlu peningkatan efisiensi dan efektivitas di berbagai bidang.
Sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan dipandang sudah memadai hal ini dapat dilihat dari :
Sebagaimana diketahui perusahaan menggunakan Electronic Data Processing (EDP) yang telah dirancang oleh programmer dan terprogram di media komputer, artinya mengolah data akuntansi dan dapat menyediakan laporan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi dalam perusahaan.
PT. Aneka Gas Industri mencatat seluruh transaksi penerimaan dan pengeluaran dengan menggunakan software yang disebut SAP. "SAP" adalah suatu nama mungkin sudah tidak asing lagi untuk praktisi-praktisi IT dunia, maupun di Indonesia. SAP ini adalah singkatan dari "System Analysis and Program Development”. SAP merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia. Di Indonesia sendiri, sudah banyak
perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Seluruh data yang telah diinput kedalam SAP ini akan terprogram dengan baik didalamnya.
PT. Aneka Gas Industri dalam melaksanakan transaksi selalu disertai dengan bukti berupa dokumen (bukti dasar pembukuan), untuk menjelaskan sistem informasi yang ditetapkan perusahaan secara lebih, penulis menggambarkannya dari segi pencatatan akuntansinya.
Untuk mengelola data-data menjadi informasi, perusahaan mengumpulkan data-data dari tiap bagian dan dikumpulkan atau disentralisasikan dibagian akuntansi untuk diproses.
Adapun bukti-bukti dasar pembukuan dan langkah-langkah pemrosesan data menjadi informasi berdasarkan dokumen sebagai berikut :
1. Dokumen Penerimaan (Kredit)
Pesanan dikirim kepada relasi dengan menggunakan surat jalan, surat jalan dibuat dengan sistem yang dapat dijadikan faktur, kemudian surat jalan yang telah ditandatangani relasi dibuat menjadi invoice (faktur) yang selanjutnya akan dibuat penagihan kepada relasi tersebut. Kemudian kolektor akan menagih kepada relasi tersebut dengan menggunakan nota yang yang telah disediakan dan selanjutnya kolektor akan menyerahkannya kepada kasir.
2. Dokumen Penerimaan (Tunai)
Relasi mengambil pesanan dan langsung membayar kepada kasir, kemudian kasir memposting ke dalam buku yang telah disediakan.
Dari semua bukti tersebut, kemudian kasir akan menyetorkan uang tersebut ke Bank Kantor Pusat.
3. Dokumen Biaya Pengeluaran
Adapun biaya pengeluaran tersebut adalah :
a. Biaya BBM untuk kendaraan pengangkut
b. Biaya perjalanan dinas
c. Biaya perbaikan, misalnya mesin, kendaraan, peralatan, dan gedung
d. Biaya pemasaran
e. Biaya telepon, alat tulis, materai, fotocopy.
Seluruh bukti pengeluaran tersebut akan diproses oleh kasir yang selanjutnya akan diposting.
Apabila telah dicatat dalam buku jurnal ataupun sub buku besar, pelaksana pembukuan harus mengarsipkannya dengan baik, hal ini sangat penting agar kita tidak kehilangan jejak atas transaksi keuangan yang telah terjadi.
B. Penggunaan Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan Keputusan Oleh Manajemen
Maju mundurnya perusahaan tidak terlepas dari kontribusi manajemen untuk melakukan tindakan terhadap jalannya suatu perusahaan. Manajemen harus mengelola perusahaan agar perusahaan dapat berjalan denga baik. Manajemen mengelola organisasi sesuai dengan kebutuhan, hal ini merupakan tuntutan adanya globalisasi pada saat ini, karena dalam ekonomi global muncul dengan perlahan apa yang dikatakan dengan Sumber Daya Manusia, teknologi informasi,
pengambilan keputusan yang cepat, pemanfaatan keterampilan tenaga kerja dari berbagai aktivitas lain untuk satu atau lebih individu untuk mengkoordinasikan aktivitas lain untuk mencapai hasil-hasil yang tidak bisa dicapai apabila satu individu bertindak sendiri. Pengertian manajemen ini melibatkan banyak orang untuk melakukan kegiatan perusahaan.
Tugas-tugas manajemen sudah begitu kompleks dan banyak menuntut tekanan mental, fisik, serta kemampuan intelektualitas yang tinggi, maka alat bantu yang berupa suatu sistem informasi akuntansi tentu sangat diperlukan. Seorang manajer tidak dapat lagi mengandalkan intuisi, perasaan, isu-isu yang berkembang disekitarnya dan pendekatan-pendekatan informal sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan-keputusan penting. Tetapi sebaliknya manajer harus menggunakan informasi yang relevan, yang sangat dipercaya kebenarannya sebagai dasar pertimbangan didalam pengambilan keputusan. Pertimbangan-pertimbangan yang rasional harus menjadi cirri khas bagi manajemen.
Informasi juga merupakan sumber daya yang sangat penting bagi perusahaan, informasi tidak hanya diperlukan oleh pihak-pihak luar perusahaan. Pihak didalam perusahaan atau pihak intern meliputi para manajer dan karyawan. Para manajer menggunakan berbagai informasi untuk menyusun berbagai perencanaan, mengawasi jalannya perusahaan dan mengadakan evaluasi terhadap prestasi karyawan dan divisi. Sedangkan pihak diluar perusahaan yang memerlukan informasi antara lain adalah pembeli dan pengguna jasa, investor, kreditur, pemasok, pesaing, dan sebagainya.
Dengan informasi, masing-masing pihak dapat mengambil keputusan sesuai dengan yang dibutuhkan. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat disediakan pada waktu diperlukan dan dapat dipercaya. Perusahaan yang mempunyai informasi yang baik mempunyai daya saing yang baik pula. Sedangkan informasi yang diperlukan manajemen dapat berasal dari pihak lain diluar perusahaan atau disebut dengan informasi eksternal. Informasi internal lebih mudah didapat dari pada informasi eksternal karena datanya sudah tersedia didalam perusahaan dan sumbernya juga pasti, sehingga manajemen dapat mengolah data menjadi informasi yang sesuai dengan keinginannya. Namun informasi eksternal jauh lebih bervariasi baik sumbernya, formalitasnya, maupun bentuknya.
Untuk dapat menjaring berbagai data yang diperlukan untuk diolah menjadi informasi, manajemen memerlukan suatu system yang disebut dengan Sistem Informasi Akuntansi. Disetiap perusahaan tantu menerapkan system informasi yang berbeda-beda jenisnya.
Sistem informasi yang ada pada perusahaan industri berbeda dengan sistem informasi yang ada di perusahaan jasa, dan berbeda pula dengan system informasi yang ada di perusahaan dagang. Hal lain yang menentukan bentuk sistem informasi adalah kebutuhan manajemen akan informasi, semakin banyak keputusan yang akan diambil maka semakin banyak pula informasi yang dibutuhkan.
Salah satu sistem informasi yang banyak diperlukan oleh perusahaan atau organisasi adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi disusun untuk mengumpulkan data akuntansi dan mengolahnya untuk menjadi informasi akuntansi, yang kelak akan digunakan oleh manajemen untuk bahan pengambilan keputusan.
Informasi untuk pengambilan keputusan oleh manajemen umumnya melalui cara yang rumit untuk berbagai pengambilan keputusan yang berada diseluruh struktur perusahaan. Jika sistem pemrosesan informasi suatu perusahaan adalah untuk memenuhi tujuan yang paling kritis, sistem itu harus mengkomunikasikan informasi yang dibutuhkan dalam jumlah yang cukup kepada semua pengambil keputusan manajemen, maksudnya bahwa semua informasi yang dikirimkan melalui system informasi harus sampai pada manajer dalam bentuk yang tepat dan jelas. Selanjutnya, jika komunikasi adalah untuk mengefektifkan maka informasi yang diterima harus merangsang manajer mengambil keputusan yang akan membantu mencapai tujuan perusahaan .
Para manajer di beberapa tingkatan manajerial mempunyai kebutuhan informasi yang sangat berbeda. Para manajer pada tingkat terendah membuat mereka membutuhkan informasi yang terinci, akurat, tepat waktu, dan lingkup perencanaan yang strategik untuk perusahaan yang bersangkutan. Oleh karena itu, mereka membutuhkan informasi yang relatif terikhtisar yang lingkupnya luas dan perspektifnya bersifat jangka panjang. Sementara mereka membutuhkan informasi yang sangat beraneka ragam kualitatif dan kuantitatif, dari luar dan juga dari
dalam, para manajer ini umumnya membutuhkan informasi yang terinci atau yang tepat waktu.
Untuk manajer yang mempunyai tanggung jawab pada tingkat menengah membutuhkan informasi yang sifatnya terdapat diantara kedua ekstrim yang disebutkan. Jadi untuk membantu dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengendalian manajemen, seorang manajer penjualan mungkin menerima laporan bulanan yang berikhtisar dan kuantitatif mengenai prestasi para manajer cabang, untuk membantu pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perencanaan taktis, seorang manajer pabrik mungkin menerima informasi mengenai beban kerja produksi dan ketersediaan sumber daya untuk periode yang akan datang.
Kemudian untuk setiap keputusan, akuntan akan menganalisa atau membantu setiap manajer dalam penahanan proses keputusan. Untuk menyimpulkan analisis tersebut, setiap manajer akan menerangkan informasi tambahan yang di referensikan perorangan atau untuk membantu dalam situasi keputusan yang tidak terstruktur. Pemrosesan informasi berkaitan dengan penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan manajemen. Untuk merancang sistem pengelolaan informasi, para akuntan dan para analisis informasi harus mengetahui kegiatan-kegiatan manajerial.
Dalam menentukan kebutuhan informasi-informasi tertentu, seorang analisis informasi berusaha memaksimalkan informasi yang dikomunikasikan kepada para manajer dan mengelompokkannya dalam keputusan terprogram, tidak
terprogram, atau semi automatik, keputusan yang berorientasi pada sumbernya atau keputusan yang berorientasi pada fungsi.
Informasi ini harus dikumpulkan sebanyak-banyaknya, dianalisis, dan disajikan pada manajemen melalui apa yang disebut sebagai suatu sistem informasi yang dirancang untuk pengambilan keputusan oleh manajer. Informasi ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak, dan keduanya menyediakan database yang banyak dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Output yang dihasilkan dapat tersedia dan dapat memiliki manfaat yang maksimal jika system informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan dapat berperan dengan baik.
Dengan sistem informasi akuntansi ini memungkinkan manajer untuk mendapatkan informasi sesuai dengan keinginannya dan dapat mendukung pengambilan keptusan yang baik oleh manajer. Dengan demikian manajemen dapat berkembang dan dijadikan pendekatan-pendekatan informal dalam pengambilan keputusan-keputusan penting. Tetapi sebaliknya, manajer harus menggunakan informasi yang relevan, yang dapat dipercaya kebenarannya sebagai dasar pertimbangannya dalam pengambilan keputusan penting. Dan penggunaan informasi tersebut harus berjalan dengan baik dan benar pula.
Informasi akuntansi yang bahan dasarnya berupa data transaksi perusahaan yang berupa transaksi-transaksi yang dinyatakan dalam bentuk moneter tersebut dicatat, digolongkan dan diikhtisarkan terlebih dahulu, sebelum disusun informasi
tersebut dibutuhkan oleh manajemen maupun oleh pihak lain yang memerlukan informasi ekonomis perusahaan.
Bagi manajemen, informasi akuntansi tersebut sangat berguna untuk :
1. Sebagai bahan untuk menyusun perencanaan kegiatan perusahaan.
2. Sebagai bahan pengawasan perusahaan agar tidak mengalami kerugian dan
memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya.
3. Sebagai dasar pengambilan keputusan.
4. Sebagai dasar untuk mengetahui posisi keuangan serta prospek perusahaan di masa yang akan datang.
5. Memberikan pertanggung jawaban kepada beberapa pihak di luar
perusahaan, seperti :
a. Bank dan Kreditur
b. Para pemegang saham
c. Badan pemerintah
Didalam perusahaan, pimpinan yang bertanggung jawab dalam memimpin jalannya operasi perusahaan. Laporan keuangan perusahaan sangat diperlukan manajemen untuk mengetahui berapa besar hasil usaha yang telah dicapai. Informasi akuntansi tersebut bagi manajemen dapat dipergunakan untuk menyusun rencana keuangan perusahaan di masa yang akan datang dalam usaha meningkatkan rentabilitas.
Informasi akuntansi juga diperlukan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan telah sesuai dengan rencana dan tujuan perusahaan. Bila terjadi
penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan semula dapat diperbaiki dengan segera.
Sistem Informasi Akuntansi pada PT. Aneka Gas Industri Cabang Medan merupakan aplikasi dari akuntansi perusahaan. Selain menyusun laporan keuangan yang merupakan informasi yang menggambarkan keadaan keuangan perusahaan, juga menyusun laporan intern. Laporan intern ini dikumpulkan dari tiap bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. Adapun laporan intern dari tiap bagian tersebut adalah :
1. Laporan Marketing
2. Laporan Distribusi
3. Laporan Keuangan
Setiap bulannya manajemen akan mengumpulkan laporan bagian tersebut dan akan diadakan rapat untuk membahas laporan-laporan tersebut. Hasil rapat tersebut akan dimasukkan kedalam SAP dan disatukan dengan pencatatan manual yang akan diberikan kepada Dewan Direksi sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari uraian yang telah dikemukakan pada bab-bab sebelumnya telah dapat diketahui bagaimana Sistem Informasi Akuntansi yang diterapkan pada PT. Aneka Gas Industri Cabang Medan.
Pada bab terakhir ini, penulis mengemukakan kesimpulan yang dapat diambil berdasarkan uraian yang ada pada bab-bab sebelumnya. Kemudian penulis juga mencoba mengusulkan saran-saran yang menurut penulis cukup penting untuk menjadi pertimbangan bagi pihak perusahaan.
A. Kesimpulan
1. Informasi akuntansi didukung oleh data-data yang akurat serta disesuiakan dengan tujuan penggunaannya, dan akan menghasilkan laporan-laporan yang dapat digunkan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan di perusahaan.
2. Manajemen dalam pengambilan keputusannya melakukan suatu cara
dengan mengadakan suatu pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat untuk membicarakan masalah yang terjadi didalam perusahaan.
3. Struktur organisasi yang dimiliki perusahaan sudah cukup baik, hal ini
dapat dilihat dari adanya pemisahan fungsi dan tugas yang jelas dari setiap bagian.
4. Sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan sudah berperan dengan baik, hal ini dapat dilihat dari penyusun laporan keuangan dengan menggunakan Eectronic Data Processing (EDP) dan sebuah software SAP yang dapat menghasilkan data yang tepat dan akurat.
5. Proses pengolahan data menjadi informasi juga cukup baik, karena PT.
Aneka Gas Industri Cabang Medan mengolah data menjadi informasi berdasarkan bukti-bukti transaksi yang diambil dari tiap bagian dan dikumpulkan di bagian akuntansi/kasir.
B. Saran
1. Perlu diperhatikan tentang pentingnya internal control dalam struktur
organisasi perusahaan dan penerapan sebuah badan yang bertugas mengawasi, demi terciptanya suatu informasi akuntansi yang dapat berfungsi sebagai kontroler dan kewajiban perusahaan.
2. Sebaiknya diadakan pemisahan tugas akuntansi dengan bagian-bagian
administrasi, selain hal ini dapat menimbulkan kesalahan dan ketidak efektifan dalam pelaksanaan tugas-tugas tersebut.
3. Untuk menghindari terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan kas
perusahaan, sebaiknya diadakan pemisahan fungsi antara petugas yang menyimpan uang kas dengan yang melakukan pencatatan.
DAFTAR PUSTAKA
Hall, James A, 2000. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi pertama, Buku satu,
Salemba Empat, Jakarta ………
Mulyadi, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi kelima, Salemba empat,
Jakarta.
Raymond, Jr.Mc. Lead, 2008. Sistem Informasi Manajemen, terjemahan oleh
Ali Akbar Yulianto, Jilid II, Edisi Sepuluh, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
SR, Soemarso, 2005. Akuntansi Suatu Pengantar, Buku satu, Edisi Kelima,
Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Bateman, Thomas S, 2009. Manajemen, Buku Dua, Edisi Tujuh, Penerbit
Salemba Empat, Jakarta.
Romney, Marshall B, 2006. Sistem Informasi Akuntansi, buku satu, edisi