BAB III PEMBAHASAN
C. Peranan Sistem Pengendalian Manajemen dalam
Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara merupakan suatu dinas penyediaan barang dan jasa yang bergerak dalam bidang pembangunan jalan dan jembatan milik pemerintah. Dinas ini tidak beroperasi untuk mendapatkan keuntungan sebanyak-banyaknya melainkan untuk memberikan pelayanan jalan dan jembatan kepada masyarakat . Karena itu, sistem pengendalian manajemen sangat diperlukan dalam meningkatkan kinerja pada instansi pemerintah ini.
C.1. Proses Pengendalian Manajemen pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut
Dalam sistem pengendalian manajemen terdapat proses pengendalian manajemen yaitu
a. Pemrograman
Dalam Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara pemograman yang dilakukan seperti :
1. Membuat penambahan daftar rencana umum pengadaan barang dan jasa Pemerintah SKPD Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yang berupa pembangunan box culvert di Aek Marian di Kabupaten Madina. 2. Membuat program kegiatan pembangunan serta peningkatan Jalan dan
Jembatan Kabupaten dan Pedesaan.
3. Membuat progam perawatan dan pemeliharan rutin jalan dan jembatan.
b. Penganggaran
Penganggaran erat hubungannya dengan pencapaian program Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara. Hal ini digunakan untuk membayar biaya operasi dinas, baik pembayaran non rutin yang dipakai untuk mengatur dan menentukan kebijakan keuangan dan operasi, maupun untuk membayar biaya lain – lain seperti biaya pemeliharaan, biaya pelaksanaan operasi, biaya kesejahteraan, dan lain – lain. Sehingga,dibutuhkan anggaran yang besar untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Ada dua jenis anggaran yang diperoleh Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yang menjadi bagian dari bendahara pengeluaran yaitu:
1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)
Alur pencairan dana melalui APBN adalah sebagai berikut :
a. Pemerintah pusat menyalurkan dana sesuai dengan APBN yang telah disusun kepala Pemerintah Daerah Sumatera Utara.
b. Pemerintah Daerah Sumatera Utara mendistribusikan dana tersebut ke daerah- daerah.
c. Bendahara pengeluaran mencairkan dana dari Pemerintah Daerah 2. Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD)
Alur pencairan dana dari pendapatan asli daerah yaitu hasil pajak daerah adalah sebagai berikut :
a. Daerah ( Pemerintah Tingkat II) memberikan usulan anggaran kepada Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
b. Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara mengajukan usulan tersebut kepada Pemerintah Daerah atau Bendahara Umum Daerah (BUD).
c. Setelah disetujui, dana tersebut disalurkan dalam bentuk anggaran kepada Pemerintah Tingkat II.
d. Bendahara pengeluaran mencairkan dana tersebut ke Pemerintah Tingkat II.
Berkas yang harus disediakan oleh dinas diserahkan ke Kantor Gubernur dalam alur permintaan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU),dan Tambahan Uang (TU) adalah sebagai berikut :
1. Nota dinas yang ditandatangani oleh Pejabat Penatausahaan Keuangan (PPK).
2. Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh kepala dinas.
3. Surat pengantar pernyataan permintaan yang di tandatangani oleh kepala dinas.
4. Surat pernyataan pertanggungjawaban dan pengajuan Surat Perintah Membayar (SPM) yang ditandatangani oleh kepala dinas.
5. Rincian penggunaan dana yang ditandatangani oleh kepala dinas dan bendahara pengeluaran.
6. Surat pengantar ringkasan Tambahan Uang (TU), Ganti Uang (GU), dan Uang persediaan (UP) dari tandatangan bendahara pengeluaran. 7. Surat pengesahan yang ditandatangani oleh kepala sub bagian
keuangan dan kepala dinas.
Alur permintaan diatas secara umum dikendalikan oleh kepala dinas. Berikut adalah prosedur permintaan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang (GU),dan Tambahan Uang (TU) yang dilakukan oleh Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara:
1. Daerah yang mengajukan permintaan dana harus membuat Surat Persetujuan Permintaan (SPP).
2. Dinas PU Bina Marga membuat Surat Perintah Membayar (SPM). 3. Dinas PU Bina Marga mengantar Surat Persetujuan Permintaan (SPP)
ke kantor gubernur khusus biro keuangan.
4. Biro keuangan akan mengantar Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bank Sumut
5. Biro keuangan mengeluarkan Surat Perintah Pemerintah Daerah (SP2D) yang ditandatangani oleh Bendahara Umum Daerah (BUD), SP2D diserahkan ke Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara. 6. Bank Sumut akan mengeluarkan rekening Koran ke Dinas PU Bina
Marga Provinsi Sumatera Utara.
7. Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara akan mencairkan dana tersebut dan mentransfer ke daerah yang mengajukan permintaan dana.
Pada Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara bendahara di bagian keuangan dibedakan berdasarkan pengeluaran dan penerimaan. Bendahara pengeluaran membuat prosedur pengeluaran kas sedangkan Bendahara penerimaan membuat prosedur penerimaan kas disesuaikan dengan permintaan daerah (Pemerintah Tingkat II). Prosedur – prosedur penerimaan kas pada Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yang dilakukan oleh Pemerintah Tingkat II dimulai dari :
1. Membuat permintaan Surat Keterangan Operasi (SKO) kepada bagian keuangan Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
2. Menerima Surat Keterangan Operasi (SKO) dari bagian keuangan Dinas PU Bina Marga dan disahkan oleh atasan langsung dan dikirim ke Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
3. Bendahara penerimaan membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP). 4. Bendahara penerimaan meminta Surat Perintah Membayar (SPM) dan
dikirim ke Bendahara Umum Daerah (BUD).
5. Bendahara Umum Daerah (BUD) memberikan cek giro kepada bendahara penerimaan untuk dicairkan di Bank SUMUT .
6. Bendahara Penerimaan harus mengirim Surat Perintah Membayar (SPM) kepada pencatat pembukuan yang akan mencatat transaksi ke dalam buku pembantu.
7. Kemudian membukukan transaksi tersebut ke rekening buku besar sesuai dengan nomor rekeningnya.
Berdasarkan penjelasan diatas, fungsi penerimaan kas dikerjakan oleh bendahara penerimaan. Dalam proses penerimaan kas, terdapat prosedur – prosedur yang sangat baik, yaitu :
1. Bendahara langsung mencatat Surat Perintah Membayar (SPM) ke buku kas umum.
2. Bendahara juga menyerahkan bukti Surat Perintah Membayar (SPM) kepada atasan langsung sehingga kecocokan jumlah uang yang tercantum dapat diperiksa.
3. Formulir – formulir dan catatan yang sehubungan dengan penerimaan kas yang digunakan oleh dinas sudah memenuhi persyaratan yang ditetapkan, juga didalamnya sudah termasuk aspek pengawasan.
4. Pencatatan bukti dengan segera dimana sepanjang penerimaan kas tersebut telah dibuktikan dengan bukti yang otentik.
5. Adanya batasan jumlah kas yang dipegang oleh bendahara dapat mencegah penyalahgunaan uang kas selama belum disetor ke tiap – tiap bagian.
6. Laporan pertanggungjawaban tiap – tiap bagian diterima oleh bendahara dan ditandatangani oleh atasan langsung.
7. Adanya tim untuk mengaudit buku besar Dinas PU Bina Marga Provinsi Sumatera Utara seperti Bawasda dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK).
c. Operasional dan Akuntansi
Operasional dan akuntansi pada Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut adalah berupa prosedur pembukuan. Prosedur pembukuan yang dilakukan oleh Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut yaitu:
1. Bendahara Pengeluaran wajib menyelenggarakan pembukuan dalam Buku Kas Umum (BKU), buku-buku pembantu dan Buku Pengawasan Anggaran.
2. Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa PA dapat menentukan buku-buku pembantu/register-register di samping Buku Kas Umum (BKU). 3. Prosedur pembukuan dimulai dari membukukan dokumen sumber
penerimaan dan atau pengeluaran/ pembayaran pada Buku Kas Umum (BKU), selanjutnya dilakukan pada Buku Pembantu terkait.
d. Laporan dan Analisis
Tahap terakhir proses sistem pengendalian manajemen adalah pelaporan dan analisis. Dalam tahap ini data akuntansi yang sudah terkumpul menurut program dan menurut pusat pertanggungjawaban tersebut disajikan dalam laporan keuangan. Dalam laporan keuangan tersebut tidak hanya disajikan informasi akuntansi saja, namun meliputi pula informasi nonakuntansi. Laporan tersebut dimaksudkan untuk memberitahu kepala
Dinas mengenai apa yang sedang berlangsung dalam pusat pertanggungjawaban yang dipimpin mereka dan untuk membantu menjamin koordinasi kegiatan antara pusat pertanggungjawaban. Laporan juga digunakan sebagai dasar pengendalian data.
Pada dasarnya laporan untuk pengendalian berisi analisis terhadap penyimpangan pelaksanaan dari anggarannya dan penjelasan mengenai penyimpangan tersebut. Berdasarkan laporan yang berisi analisis penyimpangan tersebut, manajer pusat pertanggungjawaban dapat merumuskan tindakan perbaikan, yang dapat berupa perbaikan pelaksanaan, perbaikan anggaran, perbaikan program atau perumusan kembali strategi pencapaian tujuan perusahaan.
C.2. Pengendalian internal Pada Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut
Pengendalian internal yang diterapkan di Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut berupa Pengawasan intern pada kas yang dilakukan oleh tim audit yaitu Badan Pengawas Daerah (Bawasda) dan Badan Pemeriksa Keuangan (BPK). Pada Dinas Bina Marga, pengawasan internal kas dilakukan dengan cara :
a. Adanya pemisahan fungsi antara bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaraan.
b. Membuat arsip untuk menyimpan dokumen – dokumen sebagai tanda terima uang.
c. Memeriksa keabsahan penerimaan dan pengeluaran kas, misalnya dibayar oleh siapa dan diterima oleh siapa.
Ada empat ciri – ciri sistem pengawasan internal yang memadai yang merupakan unsur – unsur pengawasan intern, yaitu :
a. Suatu bagan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Pada dasarnya syarat pengawasan intern yang baik dalam organisasi adalah terdapatnya pemisahan fungsi tugas dan wewenang. Secara umum dapat dikatakan antara pelaksanaan penyimpanan dan pencatatan harus ada pemisahan hal ini dilakukan tidak hanya menghindari adanya manipulasi, akan tetapi sekaligus merupakan alat yang untuk mempermudah mengecek pekerjaan antar pegawai. Pada Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut terdapat pemisahan fungsi antara bendahara penerimaan dan pengeluaran . Hal itu sangat baik untuk menghindari adanya kecurangan atau penyelewengan dana kas.
b. Sistem pemberian wewenang serta prosedur pencatatan yang layak
Salah satu unsur pengawasan intern adalah dana sistem otorisasi. Maksud dari sistem otorisasi ini bahwa setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus disahkan oleh petugas yang berwenang. Dalam pelaksanaannya merupakan pendelegasian wewenang yang harus diawasi. Dalam dinas ini terlihat adanya otorisasi atas hal – hal diatas, dimana setiap penerimaan dan pengeluaran diwewenangkan langsung kepada pihak yang berkepentingan.
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dari setiap unit organisasi Perusahaan yang mempunyai praktek – praktek yang sehat dapat membantu tercapainya pengawasan intern yang baik. Hal ini dapat terlihat dengan memberi cuti periodik kepada karyawan dan diadakannya rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk berbuat kecurangan didalam dinas. Praktek yang
sehat ini hanya berlaku untuk seluruh prosedur yang ada, sehingga pekerjaan suatu bagian tidak dipegang oleh satu orang saja.
d. Pegawai – pegawai yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawabnya Pada Dinas PU Bina Marga Prov.Sumut, kemampuan dan integritas pegawai terhadap pelaksanaan tugas yang telah ditetapkan adalah sangat penting demi menunjang pengawasan intern. Pegawai yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik .
C.3. Kinerja Pegawai
Kinerja (prestasi kerja) merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja pegawai Dinas PU Bina Mrga Prov. Sumut adalah :
a. Faktor Kemampuan Psikologis
Secara psikologis, kemapuan (ability) pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan).
b. Faktor Motivasi
Motivasi terbentuk dari sikap (attitude) pegawai dalam menghadapi situasi kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja.
Ada 5 karakteristik pegawai pada Dinas PU Bina Marga yang memiliki motif yang tinggi yaitu :
a. Memiliki tanggung jawab yang tinggi, b. Memiliki tujuan yang realistis,
d. Memanfaatkan umpan balik yang kongkrit dalam seluruh kegiatan kerja yang dilakukan,
e. Mencari kesempatan untuk merealisasikan rencana kerja yang telah diprogramkan.
C.4. Penilaian Kinerja Dinas PU Bina Mrga Prov. Sumut
Penilaian kinerja pada dasarnya merupakan faktor utama guna mengembangkan Dinas PU Bina Marga secara efektif dan efisien, karena adanya kebijakan atau program yang lebih baik atas sumber daya manusia yang ada di PU Bina Marga. Penilaian kinerja ini sangat bermanfaat bagi Dinas Bina Marga secara keseluruhan, melalui penilaian tersebut maka diketahui kondisi sebenarnya tentang bagaimana kinerja pegawai. Penilaian kinerja pegawai Dinas PU Bina Marga Prov. Sumut dilihat dari :
a. Daftar hadir pegawai,
b. Disiplin waktu (apakah pegawai masuk kerja tepat waktu), c. Pekerjaan yang diselesaikan,
Secara umum para pegawai pada Dinas PU Bina Mrga Prov. Sumut harus menanamkan sikap disiplin dan menghargai waktu. Hal ini dapat dilihat pada kinerja para pegawai setiap harinya dan dapat juga dilihat dari daftar hadir pegawai. Penilaian kinerja tidak terlepas dari jenis pekerjaan yang dilakukan pegawai yang dalam pelaksanaannya didukung oleh sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen berperan dalam meningkatkan kinerja pegawai. Adapun peranannya adalah :
a. Sebagai pedoman agar tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan, b. Membantu pegawai dalam melaksanakan tugasnya masing-masing.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN