Pada halaman login, pengguna harus mengisi username, password dan tahun untuk mengakses halaman-halaman berikutnya. Apabila pengguna salah mengisi alamat username dan password maka akan muncul pesan kesalahan dan akan tetap menampilkan form login. Sedangkan apabila username dan password telah diisikan dengan benar maka akan muncul halaman utama sesuai role pengguna. Tahun menunjukkan data tahun anggaran yang akan diakses.
3.4.2 Kelola User
Pada halaman kelola user, admin dapat pilih button tambah, hapus atau edit data user yang akan digunakan untuk bisa masuk dalam aplikasi monitoring pengadaan ini.
Gambar 3. 22 Tampilan Halaman Kelola User 3.4.3 Tambah User
Pada halaman tambah user, admin dapat menambah data user yang baru untuk bisa masuk dalam aplikasi monitoring pengadaan ini. Adapun data yang harus diisi yaitu kode user, Nomor Induk Pegawai (NIP), nama, username, password, dan level. Pada aplikasi ini ada 5 level user yang bisa akses aplikasi, yaitu Admin, Penanggungjawab kegiatan, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan dan Pejabat Penerimaan.
3.4.4 Kelola Master Akun
Pada halaman kelola master akun, admin dapat pilih button tambah atau edit data akun yang sesuai dengan data akun yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA).
Gambar 3. 24 Tampilan Halaman Kelola Master Akun 3.4.5 Tambah Master Akun
Pada halaman tambah master akun, admin dapat menambah data master akun yang baru sesuai dengan data akun yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA). Adapun data yang harus diisi yaitu kode akun dan nama akun.
3.4.6 Kelola Master DIPA
Pada halaman kelola master DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggran), admin dapat pilih button tambah atau edit data DIPA tahun berjalan yang sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tersebut.
Gambar 3. 26 Tampilan Halaman Master DIPA 3.4.7 Tambah Master DIPA
Pada halaman tambah master DIPA, admin dapat menambah data master DIPA sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) yang baru. Adapun data yang harus diisi yaitu nomor DIPA, tanggal disahkannya DIPA dan tahun anggaran untuk DIPA tersebut.
3.4.8 Kelola Master MAK
Pada halaman kelola master MAK (Mata Anggaran Kegiatan), admin dapat pilih button tambah atau edit data MAK tahun berjalan yang sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA).
Gambar 3. 28 Tampilan Halaman Kelola Master MAK 3.4.9 Tambah Master MAK
Pada halaman tambah master MAK, admin dapat menambah data master MAK sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tahun berjalan. Adapun data yang harus diisi yaitu kode MAK, nomor DIPA, tahun anggaran, nama kegiatan, nama paket, kode akun dan jenis belanja.
3.4.10 Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Penanggunggungjawab Kegiatan Pada halaman rencana umum pengadaan (RUP), penanggungjawab kegiatan dapat pilih button tambah, edit atau hapus data RUP pada tahun anggaran berjalan, serta dapat melihat status rencana umum pengadaannya apakah telah disetujui atau dikembalikan oleh pejabat pembuat komitmen untuk diperbaiki.
Gambar 3. 30 Tampilan Halaman Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Penanggunggungjawab Kegiatan
3.4.11 Tambah Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Pada halaman tambah rencana umum pengadaan (RUP), penanggungjawab kegiatan dapat menambah data rencana umum pengadaan (RUP) yang menjadi tanggungjawabnya sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tahun berjalan. Adapun data yang harus diisi yaitu kode RUP, kode MAK, nama kegiatan, nama paket, lokasi, kode akun, jenis belanja, jenis pengadaan, metode pemilihan, volume, satuan volume, sumber dana, pagu, tanggal awal dan akhir pengadaan, tanggal awal dan akhir pelaksanaan, upload file kerangka acuan keraj (KAK) dan spesifikasi pekerjaan.
3.4.12 Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Pejabat Pembuat Komitmen Pada halaman rencana umum pengadaan (RUP), pejabat pembuat komitmen dapat melihat data rencana umum pengadaan (RUP) yang telah diisi oleh penanggungjawab kegiatan dan dapat melakukan verifikasi data rencana umum pengadaan (RUP) tersebut, apakah disetujui atau dikembalikan ke penanggungjawab kegiatan untuk diperbaiki. Jika data rencana umum pengadaan (RUP) disetujui maka akan dilaksanakan proses pengadaan.
Gambar 3. 32 Tampilan Halaman Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada role Pejabat Pembuat Komitmen
3.4.13 Pengadaan
Halaman pengadaan bisa diakses oleh 3 level user yaitu penanggungjawab kegiatan, pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan.
3.4.14 Detail Dokumen Pengadaan Pada role Penanggunggungjawab Kegiatan Halaman detail dokumen pengadaan dirole penanggungjawab kegiatan, ada 2 jenis dokumen yang dikelola oleh penanggungjawab kegiatan yaitu surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi pekerjaan.
Gambar 3. 34 Tampilan Halaman Detail Dokumen Pengadaan Pada role Penanggunggungjawab Kegiatan
3.4.15 Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pembuat Komitmen Pada halaman form input permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen diisi oleh penanggungjawab kegiatan. adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat, tanggal surat, dan perihal.
Gambar 3. 35 Tampilan Halaman Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pembuat Komitmen
3.4.16 Form Input Spesifikasi Teknis Pekerjaan
Pada halaman form input spesifikasi teknis perkerjaan diisi oleh penanggungjawab kegiatan. adapun data yang harus diisi yaitu kode spesifikasi, uraian pekerjaan, volume dan satuan volume.
Gambar 3. 36 Tampilan Halaman Form Input Spesifikasi Teknis Pekerjaan 3.4.17 Detail Dokumen Pengadaan pada role Pejabat Pembuat Komitmen
Pada halaman detail dokumen pengadaan dirole pejabat pembuat komitmen, ada 13 jenis dokumen yang bisa dikelola oleh pejabat pembuat komitmen yaitu surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen, spesifikasi pekerjaan, harga perkiraan sendiri, surat permohonan pengadaan kepada pejabat pengadaan, undangan pengadaan, lembar data pemilihan, lembar data evaluasi pengadaan, berita acara negosiasi, laporan pengadaan, persetujuan penyedia, surat keputusan pengadaan, dan surat perintah kerja / kontrak. Pejabat pembuat komitmen dapat melakukan edit dokumen pengadaan, jika diperlukan.
Gambar 3. 37 Tampilan Halaman Detail Dokumen Pengadaan Pada role Pejabat Pembuat Komitmen
3.4.18 Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pengadaan
Pada halaman form input permohonan pengadaan kepada pejabat pengadaan diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat, tanggal surat dan perihal.
Gambar 3. 38 Tampilan Form Input Permohonan Pengadaan kepada Pejabat Pengadaan
3.4.19 Form Input Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
Pada halaman form input harga perkiraaan sendiri diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor HPS, tanggal HPS, harga satuan dan pilih kode speksifikasi
3.4.20 Detail Dokumen Pengadaan Pada user Pejabat Pengadaan
Pada halaman detail dokumen pengadaan dilevel pejabat pengadaan, ada 4 jenis dokumen yang bisa dikelola yaitu undangan pengadaan, dokumen penawaran, berita acara negosiasi dan laporan pengadaan.
Gambar 3. 40 Tampilan Halaman Detail Dokumen Pengadaan Pada Level Pejabat Pengadaan
3.4.21 Form Input Undangan Pengadaan
Pada halaman form input undangan pengadaan diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat undangan, tanggal surat, perihal, nama calon penyedia, alamat, tanggal mulai dan akhir dokumen masuk, tanggal dokumen dibuka, tanggal negosiasi, dan tanggal tanda tangan surat perintah kerja / kontrak.
3.4.22 Form Input Spesifikasi Penawaran
Pada halaman form input spesifikasi penawaran diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu kode spesifikasi pekerjaan, uraian pekerjaan, volume, satuan volume, harga satuan dan jumlah.
Gambar 3. 42 Tampilan Form Input Spesifikasi Penawaran 3.4.23 Form Input Dokumen Penawaran dan evaluasi terhadap penawaran
Pada halaman form input dokumen penawaran dan evaluasi terhadap penawaran diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat penawaran, tanggal penawaran, nama calon penyedia, nama jelas, alamat, npwp, harga penawaran, nomor rekening, nama bank, kantor cabang, catatan, dan keterangan.
Gambar 3. 43 Tampilan Form Input Dokumen Penawaran dan evaluasi terhadap penawaran
3.4.24 Form Upload Dokumen Penawaran
Form upload dokumen penawaran diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data
yang harus diupload terdiri dari 2 jenis dokumen yaitu dokumen adminstrasi dan dokumen teknis. Dokumen administrasi terdiri dari surat penawaran, pakta integritas, surat kuasa, SIUP, TDP, Surat keterangan domisili perusahaan, akte perusahaan, NPWP, surat perusahaan kena pajak (PKP), SPT tahun terakhir, rekening koran dan referensi bank. Dokumen teknis terdiri dari spesifikasi teknis, daftar kualitas barang dan kerangka acuan kerja.
Gambar 3. 44 Tampilan Form Upload Dokumen Penawaran 3.4.25 Form Input Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung (BAHPL)
Pada halaman form input berita acara hasil pengadaan langsung diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BAHPL, tanggal BAHPL, hari, pilih nomor surat undangan dan nomor penawaran, dan harga yang disepakati.
3.4.26 Form Input Laporan Pengadaan
Pada halaman form input laporan pengadaan diisi oleh pejabat pengadaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor laporan pengadaan, tanggal, perihal, dan pilih nomor penawaran.
Gambar 3. 46 Tampilan Form Input Laporan Pengadaan 3.4.27 Form Input Persetujuan Penyedia
Pada halaman form input persetujuan penyedia diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor surat persetujuan penyedia, tanggal persetujuan penyedia, perihal, pilih nomor penawaran, jangka waktu pekerjaan, tipe hari, dan tanggal mulai dan akhir pelaksanaan pekerjaan.
3.4.28 Form Input Surat Keputusan Penetapan Penyedia
Pada halaman form input surat keputusan penetapan penyedia diisi oleh pejabat pembuat komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor SK penetapan pemenang dan tanggal SK penetapan pemenang.
Gambar 3. 48 Tampilan Form Input Surat Keputusan Penetapan Penyedia 3.4.29 Form Input Surat Perintah Kerja (SPK) atau Kontrak
Form input surat perintah kerja (SPK) atau kontrak diisi oleh pejabat pembuat
komitmen, adapun data yang harus diisi yaitu nomor SPK, tanggal SPK, pilih nomor surat penawaran dan kode spesifikasi penawaran.
3.4.30 Penerimaan
Halaman penerimaan bisa diakses oleh 2 level user yaitu pejabat pembuat komitmen dan pejabat penerimaan.
Gambar 3. 50 Tampilan Halaman Penerimaan 3.4.31 Detail Dokumen Penerimaan
Pada halaman detail dokumen penerimaan terdiri dari 3 jenis dokumen penerimaan yang bisa dikelola yaitu berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara penerimaan hasil pekerjaan dan berita acara pembayaran.
3.4.32 Form Input Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (BAPP)
Pada halaman form input berita acara penyelesaian pekerjaan diisi oleh pejabat penerimaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BAPP, tanggal BAPP, hari, dan tanggal akhir pelaksanaan.
Gambar 3. 52 Tampilan Form Input Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan 3.4.33 Form Input Berita Acara Penerimaan Hasil Pekerjaan (BAPHP)
Pada halaman form input berita acara penerimaan pekerjaan diisi oleh pejabat penerimaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BAPHP, tanggal BAPHP dan hari.
3.4.34 Form Input Berita Acara Pembayaran
Pada halaman form input berita acara pembayaran diisi oleh pejabat penerimaan, adapun data yang harus diisi yaitu nomor BA pembayaran, tanggal BA pembayaran, hari, nilai pembayaran termin lalu, persentase penyelesaian pekerjaan, nilai pembayaran saat ini, nilai yang dibayarkan, nilai sisa pembayaran saat ini dan nilai pembayaran BA pembayaran.
Gambar 3. 54 Tampilan Form Input Berita Acara Pembayaran 3.4.35 Monitoring Pengadaan
Pada halaman monitoring pengadaan, pejabat pembuat komitmen dapat melihat progress status dari proses pengadaan dan penerimaan. Jika ada kendala dengan pengadaan tersebut bisa diketahui dan dapat segera diambil keputusan untuk penyelesaian kendala tersebut.
3.4.36 Laporan
Pada halaman laporan dapat diakses oleh pejabat pengadaan untuk melakukan laporan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen, Direktur Direktorat Penilaian Keamanan Pangan dan stake holder lain yang berkepentingan (seperti Badan Pemerikasa Keuangan).
Gambar 3. 56 Tampilan Halaman Laporan 3.4.37 Tampilan Lainnya
Selain menu utama diatas, ada tambahan menu berupa dashboard, perubahan data pengadaan dan penerimaan dilevel pejabat pembuat komitmen.