BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN

(1)

BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN

3.1 Gambaran Umum Instansi

3.1.1 Profil Umum Direktorat Penilaian Keamanan Pangan

Badan Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM) berdiri pada tahun 2001 melalui Keputusan Presiden Nomor 103 tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen. Keputusan tersebut telah dirubah beberapa kali dengan perubahan terakhir adalah Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden Nomor 103 tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian.

Lingkup tugas dan fungsi Badan POM tertuang di Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen, sebagaimana telah beberapa kali diubah dengan perubahan terakhir adalah Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedelapan Atas Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Kementerian.

Selanjutnya Kepala Badan POM mengeluarkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 02001/SK/KBPOM Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.00.05.21.4231 Tahun 2004.

Sistem pengawasan obat dan makanan menerapkan sistem pengawasan full

spectrum yang terdiri atas pengawasan sebelum dan sesudah produk obat dan

makanan beredar di pasaran. Pengawasan produk sebelum beredar bertujuan untuk menjamin produk obat dan makanan aman, bermanfaat dan bermutu sebelum diedarkan. Selanjutnya setelah produk obat dan makanan beredar, pengawasan dilakukan dengan sampling terhadap produk obat dan makanan yang beredar dan uji laboratorium untuk memastikan apakah produk masih aman, bermanfaat dan bermutu.

Direktorat Penilaian Keamanan Pangan sebagai unit yang melakukan pengawasan produk makanan sebelum beredar bertugas melakukan penilaian terhadap berkas pendaftaran makanan yang meliputi penilaian keamanan, mutu, label dan gizi pangan. Disamping kewajiban tersebut, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan juga

(2)

memiliki kewajiban memberikan pelayanan publik yang baik kepada produsen, importir dan distributor pangan.

Untuk mewujudkan hal tersebut Direktorat Penilaian Keamanan Pangan telah menerapkan Quality Management System (QMS) yang telah dimulai sejak tahun 2005 dimana dibuktikan dengan diraihnya sertifikat ISO 9001 : 2000. Pada tahun 2008 dan 2011 dilanjutkan dengan re-sertifikasi ISO 9001:2008. Selanjutnya pada tahun 2012 penerapan QMS Direktorat Penilaian Keamanan Pangan telah berintegrasi dengan Sertifikasi ISO 9001:2008 Badan Pengawas Obat dan Makanan. 3.1.2 Struktur Organisasi Direktorat Penilaian Keamanan Pangan

Penyesuaian organisasi dan tata kerja Badan POM dilakukan berdasarkan Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.21.4231 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Badan POM Nomor 02001/SK/KBPOM tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan. Penyesuaian juga terjadi dengan terbitnya Keputusan Kepala Badan POM Nomor HK.00.05.21.4232 tahun 2004 tentang Perubahan atas Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 05018/SK/KBPOM tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan. Dalam pelaksanaan tugas pokok tersebut di atas, dilakukan oleh unit-unit Badan Pengawas Obat dan Makanan termasuk Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Direktorat Penilaian Keamanan Pangan membawahi 3 sub direktorat yang mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut :

1. Sub Direktorat Penilaian Makanan dan Bahan Tambahan Pangan

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur evaluasi dan pelaksanaan penilaian makanan dan bahan tambahan pangan.

Dalam rangka melaksanakan tugasnya, Sub Direktorat Penilaian Makanan dan Bahan Tambahan Pangan menyelenggarakan fungsi :

 Penyusunan rencana dan program penilaian makanan dan bahan tambahan pangan

 Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian makanan.

 Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian minuman dan bahan tambahan pangan

(3)

 Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian makanan dan bahan tambahan pangan

 Pelaksanaan urusan tata operasional di lingkungan Direktorat

Sub Direktorat Penilaian Makanan dan Bahan Tambahan Pangan terdiri dari : a. Seksi Penilaian Makanan : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan

kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian makanan.

b. Seksi Penilaian Minuman dan Bahan Tambahan Pangan (BTP): mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian minuman dan bahan tambahan pangan.

c. Seksi Tata Operasional : mempunyai tugas melakukan urusan tata operasional di lingkungan Direktorat untuk mendukung kegiatan teknis.

2. Sub Direktorat Penilaian Pangan Khusus

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur evaluasi dan pelaksanaan penilaian pangan khusus.

Dalam rangka melaksanakan tugasnya, sub direktorat Penilaian Pangan Khusus menyelenggarakan fungsi :

Penyusunan rencana dan program penilaian pangan khusus

Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian Pangan Hasil Rekayasa Genetika (PHRG) dan iradiasi

Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian pangan fungsional

Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian pangan khusus Sub Direktorat Penilaian Pangan Khusus terdiri dari :

a. Seksi Penilaian Pangan Hasil Rekayasa Genetika dan Iradiasi : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan

(4)

penyusunan laporan, serta melakukan penilaian pangan hasil rekayasa genetika (PHRG) dan iradiasi.

b. Seksi Penilaian Produk Pangan Fungsional : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian produk pangan fungsional.

3. Sub Direktorat Penilaian Pangan Olahan Tertentu

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur evaluasi dan pelaksanaan penilaian pangan olahan tertentu.

Dalam rangka melaksanakan tugasnya, sub direktorat Penilaian Pangan Olahan Tertentu menyelenggarakan fungsi :

Penyusunan rencana dan program penilaian pangan olahan tertentu

Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian makanan bayi dan balita

Pelaksanaan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan penilaian makanan diet khusus

Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian pangan olahan tertentu Sub Direktrat Penilaian Pangan Olahan Tertentu terdiri dari :

a. Seksi Penilaian Makanan Bayi dan Balita : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian makanan bayi dan balita.

b. Seksi Penilaian Makanan Diet Khusus : mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan rencana dan program, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, evaluasi dan penyusunan laporan, serta melakukan penilaian makanan diet khusus.

Kelompok Jabatan Fungsional

Melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kelompok Jabatan

(5)

Fungsional terdiri dari Jabatan Fungsional Pengawas Farmasi dan Makanan (PFM) Ahli, Jabatan Fungsional Pengawas Farmasi dan Makanan (PFM) Terampil, Jabatan Pranata Komputer, dan Jabatan Fungsional Umum.

Proses pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan ada dibawah seksi tata operasional untuk mendukung kegiatan teknis Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Agar dapat menjalankan tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang ada membutuhkan susunan organisasi yang tepat. Secara lengkap struktur organisasi Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah sebagai berikut :

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Seksi Penilaian Pangan

Fungsional

Direktur

Penilaian Keamanan Pangan

Subdit Penilaian Makanan dan

Bahan Tambahan Pangan Subdit Penilaian Pangan Khusus Subdit Penilaian Pangan Olahan Tertentu Seksi Penilaian Makanan Seksi Penilaian Minuman dan

Bahan Tambahan Pangan

Seksi Penilaian Pangan Hasil

Rekayasa Genetika dan Iradiasi

Seksi Penilaian Makanan

Bayi dan Balita

Seksi Penilaian Makanan Diet Khusus Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional Kelompok Jabatan Fungsional Seksi Tata Operasional

(6)

3.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Penilaian Keamanan Pangan

Berdasarkan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 02001/SK/KBPOM tanggal 26 Februari 2001, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan mempunyai tugas pokok :

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, Direktorat Penilaian Keamanan Pangan menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan pengendalian, pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang penilaian makanan dan bahan tambahan pangan

b. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan pengendalian, pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang penilaian pangan khusus

c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, penyusunan pedoman, standar, kriteria dan prosedur, serta pelaksanaan pengendalian, pemantauan, pemberian bimbingan dan pembinaan di bidang penilaian pangan olahan tertentu

d. Penyusunan rencana dan program penilaian keamanan pangan

e. Koordinasi kegiatan fungsional pelaksanaan kebijakan teknis di bidang penilaian keamanan pangan

f. Evaluasi dan penyusunan laporan penilaian keamanan pangan

g. Pelaksanaan tugas lain sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan oleh Deputi Bidang Pengawasan Keamanan Pangan dan Bahan Berbahaya

3.2 Analisa Sistem Berjalan

Berikut adalah hasil analisa PIECES yang dilakukan pada sistem pengadaan barang / jasa secara langsung pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

a. Analisa kinerja (performance)

Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah

Menyiapkan

perumusan

kebijakan,

penyusunan

pedoman,

standar,

kriteria

dan

prosedur,

serta

pelaksanaan pengendalian, bimbingan teknis dan

(7)

keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan yang diberikan pada transaksi tersebut. Analisa sistem yang lama adalah sebagai berikut: 1. Semua proses pengadaan barang / jasa secara langsung dan pelaporannya ke

pejabat pembuat komitmen masih dilakukan dengan mengetik semua dokumen pengadaan di Ms. Office dan dicetak dengan menggunakan kertas, sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan dokumen tersebut lebih besar yang mengakibatkan bolak-balik dokumen, serta masih mengirimkan semua dokumen itu dengan mengantarkan langsung ke ruangan pejabat pembuat komitme sehingga memerlukan waktu yang lebih lama sampai proses peyelesaian pengadaan selesai.

2. Pejabat pembuat komitmen kurang terinformasikan tentang progress pengadaan barang / jasa secara langsung yang sedang berjalan, sehingga sulit untuk memonitoring pengadaan tersebut.

b. Analisa informasi (information)

Informasi dapat diukur dengan akurat, relevan, dan tepat waktu. Informasi merupakan hal yang sangat penting, dalam sistem yang lama informasi pengadaan barang / jasa secara langsung sering terjadi kesalahan dalam pembuatan dokumen pengadaan dan tidak bisa diakses. Dengan adanya aplikasi ini dapat mengurangi terjadinya kesalahan dalam pembuatan dokumen dan pejabat pembuat komitmen dapat mengetahui informasi progress pengadaan barang / jasa secara langsung dengan realtime.

c. Analisis ekonomi (economy)

Analisa ekonomi dapat diukur dari biaya dan keuntungan. Pada sistem yang lama biaya untuk proses pengadaan cenderung cukup besar karena harus mencetak semua dokumen pengadaan terlebih dahulu untuk dievaluasi. Dengan adanya aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa ini diharapakan biaya pengadaan dapat dikurangi karena proses evaluasi dokumen pengadaan bisa dilakukan di sistem.

d. Analisis keamanan (control)

Pengendalian atau kontrol dalam sebuah sistem sangat diperlukan, fungsinya untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi internal.

Proses pengadaan barang / jasa secara langsung di Direktorat Penilaian Keamanan Pangan masih dilakukan dengan mengetik semua dokumen pengadaan di

Ms. Office, sehingga kemungkinan kesalahan dalam pembuatan dokumen pengadaan

(8)

memerlukan waktu yang cukup lama untuk menyelesaikan proses pengadaan tersebut.

e. Analisis efisiensi (eficiency)

Efisiensi dari aplikasi yang dikembangkan dapat dirasakan manfaatnya oleh user. Dengan memanfaatkan waktu. Informasi, manusia, peralatan, dan pengolahan data. Dari segi user, sistem yang lama kurang efisien, menghabiskan banyak tenaga dan waktu untuk melakukan kegiatan pengadaan. Dengan aplikasi yang akan dibuat user akan memperoleh manfaat dari segi waktu dan tenaga karena proses pengadaan dapat dilakukan di sistem sehingga memudahkan pejabat pembuat komitmen untuk memonitoring pengadaan barang / jasa secara realtime.

f. Analisis pelayanan (service)

Service atau layanan berhubungan dengan penyediaan informasi bagi pencari informasi. Pada sistem yang lama, untuk mencari informasi pengadaan pejabat pembuat komitmen harus meminta pejabat pengadaan untuk melaporkan progress pengadaan secara manual, akan lebih baik lagi jika pejabat pembuat komitmen dapat memperoleh informasi progress pengadaan pada saat itu juga saat dibutuhkan dengan cukup membuka aplikasi monitoring tersebut.

(9)

3.2.1 Flowchart Sistem Berjalan

Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada sistem yang sedang berjalan yang bertujuan untuk melihat alur proses sistem yang sedang berjalan.

Flowchart Pengadaan Langsung Direktorat Penilaian Keamanan Pangan PENANGGUNGJAWAB

KEGIATAN PEJABAT PENGADAAN PEJABAT PENERIMAAN

PEJABAT PEMBUAT

KOMITMEN PENYEDIA

P

h

ase

Penyusunan RUP antara lain : Pembuatan Kerangka Acuan Kerja,

HPS, dan Rancangan Kontrak Pengesahan RUP antara lain : Kerangka Acuan Kerja, HPS, dan Rancangan Kontrak Pejabat Pengadaan Menyusun Dokumen Pengadaan Penyedia Memasukan Dokumen Penawaran Pejabat Pengadaan melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran Penyedia menghadiri undangan pemaparan KAK Membuat Dokumen BA Hasil Pengadaan Langsung Negosiasi Teknis dan Harga Evaluasi hasil pengadaan dan usulan calon penyedia Persetujuan Penyedia Barang/ Jasa serta Penandatanganan Kontrak Pekerjaan selesai dikerjakan Selesai Evaluasi pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan

dokumen penerimaan Pejabat Pengadaan mengumumkan infomasi

pengadaan melalui papan pengumuman, media cetak, maupun website

Membuat Undangan Pengadaan Mulai Melakukan Kajian terhadap RUP YA TIDAK Pelaksanaan Pekerjaan Penerimaan Pekerjaan YA TIDAK Penetapan Calon Penyedia Barang dan Jasa

Gambar 3. 2 Flowchart Sistem Berjalan

Prosedur pengadaan Barang dan Jasa dengan metode langsung di Direktorat Penilaian Keamanan Pangan antara lain sebagai berikut : Penanggung jawab kegiatan menyusun rencana umum pengadaan (RUP) antara lain kerangka acuan kerja, harga perkiraan sendiri (HPS) dan rancangan kontrak. Pejabat pembuat komitmen mengesahkan RUP tersebut dan diserahkan ke pejabat pengadaan. Pejabat pengadaan akan melakukan kajian terhadap RUP tersebut sesuai dengan peraturan. Jika tidak sesuai, maka RUP tersebut dikembalikan ke penanggungjawab kegiatan

(10)

untuk diperbaiki. Jika telah sesuai, maka pejabat pengadaan akan membuat dokumen pengadaan, mengumumkan infomasi pengadaan melalui papan pengumuman, media cetak, maupun website, membuat undangan pengadaan.Penyedia yang berminat akan menghadiri undangan pemaparan kerangka acuan kerja dan memasukan dokumen penawaran. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi terhadap dokumen-dokumen penawaran yang masuk dan dipilih minimal 2 (dua) kandidat yang terbaik untuk diundang kembali untuk rapat negosiasi. Pejabat pengadaan, penanggungjawab kegiatan, pejabat pembuat komitmen dan tim teknis melakukan rapat negosiasi teknis dan harga. Pejabat pengadaan melakukan evaluasi hasil pengadaan dan menyampaikan penatapan calon penyedia barang/jasa. Pejabat pembuat komitmen menyetujuan penyedia barang / jasa tersebut dan penandatangan surat perintah kerja atau kontrak. Penyedia yang dipilih melaksanakan pekerjaan sesuai dengan surat perintah kerja atau kontrak. Penyedia menyelesaikan pekerjaan dan menyerahkan hasil pekerjaannya kepada pejabat penerimaan. Pejabat penerimaan evaluasi pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan dokumen penerimaan. Jika pekerjaan tidak sesuai dengan spesifikasi teknis dalam kontrak maka pejabat penerimaan akan mengembalikan pekerjaan tersebut ke penyedia untuk diperbaiki sesuai dengan spesifikasi teknis dalam kontrak. Jika telah sesuai, maka pejabat penerimaan akan menerima pekerjaan pengadaan barang / jasa tersebut.

3.2.2 Analisa Kebutuhan Sistem

Analisa kebutuhan sistem dari aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan dibedakan menjadi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional sebagai berikut:

3.2.2.1 Kebutuhan Fungsional

a. User dapat melakukan masukan data pengadaan meliputi rencana umum pengadaan, surat permohonan pengadaan, kerangka acuan kerja, harga perkiraan sendiri, surat penawaran, spesifikasi teknis, berita acara negosiasi, laporan pengadaan, surat persetujuan penyedia, surat keputusan pemilihan penyedia, surat perintah kerja / kontrak, evaluasi pengadaan, berita acara penyelesaian pekerjaan, berita acara penerimaan pekerjaan, dan berita acara pembayaran.

b. Sistem dapat menampilkan data pencarian yang dimasukkan user dengan mengakses database server.

(11)

d. Sistem dapat menampilkan semua dokumen yang diinput dan dapat dicetak oleh

user.

e. User dapat melihat progress pengadaan barang / jasa secara langsung yang sedang berjalan.

3.2.2.2 Kebutuhan Non Fungsional a. Kinerja

Sistem dapat digunakan kapan saja dengan syarat tersedia koneksi jaringan LAN. b. Keamanan

Sistem dan database dilengkapi dengan password untuk login sebagai

administrator.

c. Informasi

 Sistem dapat memberi peringatan apabila user salah memasukan username dan password

 Sistem juga menyediakan informasi evaluasi penyedia yang baik. d. Operasional

Pada user : sistem bekerja pada komputer dan laptop yang terkoneksi dengan jaringan LAN dan perangkat sebagai berikut:

 Seperangkat komputer, bisa menggunakan sistem operasi windows ataupun

linux, yang dilengkapi dengan browser dan koneksi LAN.

 Spesifikasi kompuer minimum pentium IV atau setelahnya

 Kebutuhan memory minimal 256MB RAM atau lebih besar 3.2.3 Spesifikasi Sistem

1. Mengelola User dan Master

Input : Admin memasukan data user dan master kedalam aplikasi monitoring

pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. User dapat melakukan login kedalam aplikasi monitoring

pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

2. User dapat menggunakan data master pada saat proses pengadaan dan penerimaan barang/jasa.

Proses : Admin dapat menambah, menghapus dan merubah data user dan

master sesuai dengan data pegawai yang ada pada Direktorat

(12)

2. Menyusun rencana umum pengadaan

Input : Penangggungjawab kegiatan memasukan data rencana umum

pengadaan (RUP) kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat pembuat komitmen dan penanggungjawab kegiatan

dapat melihat hasil rencana umum pengadaan (RUP).

2. Pejabat pembuat komitmen dapat mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP).

3. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan

Proses : 1. Penanggungjawab kegiatan memasukan data rencana umum pengadaan (RUP) sesuai dengan petunjuk operasional kegiatan (POK) dan kerangka acuan kerja yang telah disusun.

2. Pejabat pembuat komitmen akan melihat data input dan melakukan verifikasi kerangka acuan kerja dan harga perkiraan sendiri (HPS) dengan data hasil input.

3. Memasukkan harga perkiraan sendiri (HPS)

Input : Pejabat pembuat komitmen memasukan spesifikasi teknis dan

harga perkiraan sendiri (HPS) kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat

melihat spesifikasi teknis dan harga perkiraan sendiri (HPS). 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress

pengadaan.

Proses : Pejabat pembuat komitmen mencari harga perkiraan sendiri (HPS) melalui website atau pengadaan sejenis yang pernah dilakukan serta membandingkan harga tersebut sehingga dapat nilai HPS yang wajar dan efisien.

(13)

4. Melakukan upload dokumen data dukung RUP

Input : Penangggungjawab kegiatan melakukan upload dokumen data

dukung RUP yang telah disusun kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat pembuat komitmen dan penanggungjawab kegiatan

dan pejabat pengadaan dapat melihat hasil upload dokumen data dukung RUP tersebut.

2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress pengadaan.

Proses : Penangggungjawab upload dokumen data dukung RUP yang berisi tentang spesifikasi teknis dan perkiraan harga dari kegiatan yang akan dilaksanakan melalui pengadaan secara langsung.

5. Membuat surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi teknis

Input : Penangggungjawab kegiatan memasukan nomor surat, nama

kegiatan, nomor dan tanggal daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA), mata anggaran kegiatan (MAK) dan pagu anggarannya kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat pembuat komitmen, pejabat pengadaan dan

penanggungjawab kegiatan dapat melihat data yang diinput surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi teknis.

Proses : Penangggungjawab membuat surat permohonan pengadaan kepada pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi teknis berdasarkan daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA) dan petunjuk operasional kegiatan (POK).

(14)

6. Membuat surat permohonan pengadaan kepada pejabat pengadaan

Input : Pejabat pembuat komitmen memasukan nomor surat, nama

kegiatan, nomor dan tanggal daftar isian pelaksanaan anggaran (DIPA), mata anggaran kegiatan (MAK) dan pagu anggarannya kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data inputan surat permohonan untuk melaksanakan pengadaan kepada pejabat pengadaan.

Proses : Pejabat pembuat komitmen membuat surat permohonan pengadaan kepada pejabat pengadaan berdasarkan surat permohonan pengadaan dari penanggungjawab kegiatan.

7. Membuat surat undangan pengadaan

Input : Pejabat pengadaan memasukkan data pengadaan, jadwal

penerimaan penawaran dan penandatangan surat perintah kerja (SPK) ke beberapa penyedia, upload instruksi kepada peserta kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat

melihat data inputan surat undangan pengadaan ke beberapa penyedia.

2. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat lembar data pemilihan (LDP).

3. Pejabat pengadaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat instruksi kepada peserta

Proses : Pejabat pengadaan membuat surat undangan pengadaan ke beberapa penyedia berdasarkan surat permohonan pengadaan dari pejabat pembuat komitmen.

(15)

8. Membuat berita acara hasil pengadaan langsung

Input : Pejabat pengadaan memasukkan berita acara hasil pengadaan

langsung yang berisi tentang negosiasi spesikasi teknis dan harga kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data inputan berita acara hasil pengadaan langsung. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress

pengadaan.

Proses : Pejabat pengadaan membuat berita acara hasil pengadaan langsung berdasarkan surat penawaran yang masuk dari penyedia. 9. Membuat laporan pengadaan

Input : Pejabat pengadaan memasukkan laporan pengadaan yang berisi

tentang calon penyedia yang memenuhi syarat untuk dipilih menjadi pemenang oleh pejabat pembuat komitmen kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data inputan laporan pengadaan.

Proses : Pejabat pengadaan membuat laporan pengadaan berdasarkan dokumen penawaran dan berita acara negosiasi yang memenuhi persyaratan.

10. Membuat persetujuan penyedia

Input : Pejabat pembuat komitmen memasukkan nomor, tanggal, data

penyedia, nama kegiatan dan harga pada surat persetujuan penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data inputan surat persetujuan penyedia.

(16)

Proses : Pejabat pengadaan membuat surat persetujuan penyedia berdasarkan laporan pengadaan dari pejabat pengadaan.

11. Membuat surat keputusan tentang penetapan penyedia

penyedia, nama kegiatan dan harga pada surat keputusan tentang penetapan penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data inputan surat keputusan tentang penetapan penyedia.

Proses : Pejabat pengadaan membuat surat keputusan tentang penetapan penyedia berdasarkan surat persetujuan penyedia dan laporan pengadaan dari pejabat pengadaan.

12. Membuat surat perintah kerja (SPK)

penyedia, nama kegiatan, spesifikasi pekerjaan dan harga pada surat perintah kerja (SPK) kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data inputan surat perintah kerja (SPK).

2. Pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat ringkasan kontrak.

Proses : Pejabat pengadaan membuat surat perintah kerja (SPK) berdasarkan surat persetujuan penyedia dan dokumen penawaran dari penyedia.

(17)

13. Melakukan upload dokumen penawaran

Input : Pejabat pengadaan melakukan upload dokumen penawaran dari

penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data upload dokumen penawaran dari penyedia. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress

pengadaan.

Proses : Pejabat pengadaan melakukan upload dokumen penawaran dari penyedia berdasarkan dokumen penawaran yang masuk dari penyedia.

14. Menginput dokumen penawaran

Input : Pejabat pengadaan memasukkan dokumen penawaran, lembar

evaluasi penyedia kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

melihat data inputan dokumen penawaran dan lembar evaluasi penyedia.

Proses : Pejabat pengadaan melakukan evaluasi penyedia berdasarkan dokumen penawaran yang masuk dari penyedia.

15. Membuat berita acara penyelesaian pekerjaan

Input : Pejabat penerimaan memasukkan berita acara penyelesaian

pekerjaan kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat penerimaan dan pejabat pembuat komitmen dapat

melihat data inputan berita acara penyelesaian pekerjaan. 2. Pejabat pembuat komitmen dapat monitoring status progress

pengadaan.

Proses : Pejabat penerimaan mengisi berita acara penyelesaian pekerjaan berdasarkan surat dari penyedia yang menyatakan pekerjaan telah selesai dilaksanakan.

(18)

16. Membuat berita acara penerimaan

Input : Pejabat penerimaan memasukkan berita acara penerimaan

kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat penerimaan dan pejabat pembuat komitmen dapat

melihat data inputan berita acara penerimaan.

Proses : Pejabat penerimaan mengisi berita acara penerimaan berdasarkan berita acara penyelesaian pekerjaan dari penyedia dan surat perintah kerja (SPK).

17. Membuat berita acara pembayaran

Input : Pejabat penerimaan memasukkan berita acara pembayaran kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Output : 1. Pejabat penerimaan dan pejabat pembuat komitmen dapat melihat data inputan berita acara pembayaran.

Proses : Pejabat penerimaan mengisi berita acara pembayaran berdasarkan berita acara penerimaan.

3.3 Perancangan Sistem

Perancangan sistem yang digunakan untuk merancang aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah dengan mengunakan perancangan UML yang meliputi Use Case, Activity Diagram, Class

Diagram dan Sequence Diagram.

3.3.1 Use Case Diagram

Dalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan terdapat 5 aktor yang berperan, yaitu admin, penanggungjawab kegiatan, pejabat pengadaan, pejabat pembuat komitmen, dan pejabat penerimaan. Setiap user akan mengakses halaman antar muka user, penanggungjawab kegiatan dapat memasukan rencana umum pengadaan, kerangka acuan kerja, dan spesifikasi

(19)

pekerjaan. Pejabat pengadaan dapat melihat rencana umum pengadaan, memasukan dokumen penawaran dan semua dokumen pengadaan dan evaluasi terhadap dokumen penawaran yang masuk. Pejabat pembuat komitmen dapat melihat rencana umum pengadaan, monitoring progress status pengadaan, menetapkan pemilihan peyedia dan pembuatan kontrak. Pejabat penerimaan dapat memasukan berita acara penerimaan pekerjaan dan pembayaran. Admini dapat mengelola akun user dan

master. Use Case pada aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat

Penilaian Keamanan Pangan yang diusulkan adalah sebagai berikut: 3.3.1.1 Use Case Diagram yang diusulkan

Gambar 3. 3 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

3.3.1.2 Skenario Use Case Diagram yang diusulkan

Tabel 3.1 Skenario Use Case Mengelola user Nama Use Case Mengelola User

Actor Admin

Deskripsi Untuk mengelola akun user

Pra Kondisi Admin sudah login kedalam aplikasi

(20)

pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Skenario Admin mengelola akun user dengan

memilih menu Kelola User kemudian pilih untuk tambah dan edit akun. Post Kondisi Akun user telah diperbaharui, bagi akun

baru bisa melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian

Keamanan Pangan

Tabel 3.1 menampilkan skenario mengelola akun user, dimana skenario mengelola user digunakan untuk melakukan login, siapa saja yang diperbolehkan untuk mengakses fitur-fitur yang ada dalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Tabel 3.2 Skenario Use Case Mengelola master Nama Use Case Mengelola Master

Actor Admin

Deskripsi Untuk mengelola data master Pra Kondisi Admin sudah login kedalam aplikasi

monitoring pengadaan barang / jasa

pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Skenario Admin mengelola data master dengan

memilih menu Kelola Master maka akan tampil master akun, master DIPA (Daftar Isian Program dan Anggaran) atau master MAK (Mata Anggaran Kegiatan) kemudian pilih untuk tambah dan edit master.

Post Kondisi Data master telah diperbaharui, dapat digunakan dalam proses pengadaan dan penerimaan didalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan

(21)

Tabel 3.2 menampilkan skenario mengelola akun master, dimana skenario mengelola master terdiri dari master mak, master akun dan master dipa yang digunakan dalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Tabel 3.3 Skenario Use Case Menyusun Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Nama Use Case Menyusun Rencana Umum

Pengadaan (RUP)

Actor Penanggungjawab kegiatan

Deskripsi Untuk menyusun Rencana

Umum Pengadaan (RUP)

Pra Kondisi Penanggungjawab kegiatan

sudah melakukan login ke aplikasi monitoring

pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian

Keamanan Pangan

Skenario 1. Penanggungjawab kegiatan

memilih menu Rencana Umum Pengadaan

2. Penanggungjawab kegiatan memasukan data-data rencana umum pengadaan. 3. Penanggungjawab kegiatan

menekan tombol “Simpan”

Post Kondisi Penanggungjawab kegiatan

bisa melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa penyimpanan berhasil atau gagal.

Tabel 3.3 menampilkan skenario menyusun rencana umum pengadaan (RUP), dimana skenario menyusun rencana umum pengadaan (RUP) digunakan untuk memasukan data-data rencana umum pengadaan (RUP), kerangka acuan kerja dan spesifikasi pekerjaan

(22)

kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Nama Use Case Mengesahkan Rencana

Umum Pengadaan (RUP)

Actor Pejabat Pembuat Komitmen

Deskripsi Untuk Mengesahkan Rencana

Umum Pengadaan (RUP) yang telah disusun oleh penanggungjawab kegiatan.

Pra Kondisi Pejabat Pembuat Komitmen

sudah melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian

Keamanan Pangan.

Skenario Pejabat Pembuat Komitmen

memilih menu Rencana Umum Pengadaan

Pejabat Pembuat Komitmen menekan tombol “OK” atau mengembalikan rencana umum pengadaan ke penanggungjawab kegiatan

Post Kondisi Pejabat Pembuat Komitmen

bisa melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa pengesahan rencana umum pengadaan berhasil atau gagal.

Tabel 3.4 menampilkan skenario mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP), dimana skenario mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP) digunakan untuk mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP) dengan melakukan verifikasi

(23)

dokumen yang telah diinput oleh penanggungjawab kegiatan kedalam aplikasi

monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

Tabel 3.5 Skenario Use Case Melihat Monitoring Pengadaan

Nama Use Case Melihat Monitoring

Pengadaan barang / jasa

Actor Pejabat Pembuat Komitmen

Deskripsi Untuk melihat status progress

pengadaan barang / jasa

Pra Kondisi Pejabat Pembuat Komitmen

sudah melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian

Keamanan Pangan.

Skenario Pejabat Pembuat Komitmen

memilih menu Monitoring Pengadaan, maka akan muncul status progress pengadaan barang / jasa yang akan dan sedang berjalan.

Post Kondisi Pejabat Pembuat Komitmen

dapat melihat bagaimana

status progress pengadaan

barang / jasa yang akan dan sedang berjalan.

Tabel 3.5 menampilkan skenario melihat monitoring pengadaan barang / jasa digunakan untuk melihat status progress pengadaan barang / jasa yang akan dan sedang berjalan secara realtime, sehingga Pejabat Pembuat Komitmen bisa melakukan monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan.

(24)

Tabel 3.6 Skenario Use Case Mengelola Proses Pengadaan

Nama Use Case Mengelola Proses Pengadaan

Actor Pejabat Pengadaan

Deskripsi Untuk mengelola dokumen -

dokumen pengadaan, memasukan dokumen

penawaran, dan mengevaluasi berkas penawaran yang masuk.

Pra Kondisi Pejabat Pengadaan sudah

melakukan login ke aplikasi

monitoring pengadaan barang

/ jasa pada Direktorat

Penilaian Keamanan Pangan.

Skenario Pejabat Pengadaan memilih

menu Dokumen Pengadaan dan memasukkan semua dokumen pengadaan dan surat penawaran serta melakukan evaluasi terhadap dokumen penawaran yang masuk.

Post Kondisi Pejabat Pengadaan bisa

melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa

dokumen pengadaan dan surat penawaran berhasil atau gagal serta dapat melihat hasil evaluasi penyedia.

Tabel 3.6 menampilkan skenario proses pengadaan barang / jasa digunakan untuk memasukan semua dokumen pengadaan, dokumen penawaraan, dapat melakukan evaluasi dokumen penawaran dan negosiasi speksifikasi teknis dan harga, sehingga mendapatkan satu penyedia yang akan menjadi pemenang yang ditetapkan oleh Pejabat Pembuat Komitmen.

(25)

Tabel 3.7 Skenario Use Case Mengelola Penerimaan Pekerjaan

Nama Use Case Mengelola Penerimaan

Pekerjaan

Actor Pejabat Penerimaan

Deskripsi Untuk Mengelola Penerimaan

Pekerjaan sesuai dengan spesifikasi teknis dan kontrak.

Pra Kondisi Pejabat Penerimaan sudah

melakukan login ke aplikasi

monitoring pengadaan barang

/ jasa pada Direktorat

Penilaian Keamanan Pangan.

Skenario Pejabat Penerimaan memilih

menu Penerimaan

Pekerjaan dan memasukkan dokumen penerimaan pekerjaan dan tekan tombol “Simpan”.

Post Kondisi Pejabat Penerimaan bisa

melihat sebuah tampilan yang menyampaikan bahwa konfirmasi penerimaan pekerjaan berhasil atau gagal.

Tabel 3.7 menampilkan skenario penerimaan pekerjaan digunakan untuk memasukan semua dokumen penerimaan dan melakukan evaluasi dokumen sesuai dengan spesifikasi teknis dan kontrak yang telah dibuat pada saat pengadaan barang / jasa.

3.3.2 Activity Diagram

Activity Diagram memodelkan alur kerja sebuah proses bisnis dan urutan

aktivitas dalam suatu proses. Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada sistem yang diusulkan yang bertujuan untuk melihat alur proses sistem yang diusulkan.

(26)

Activity diagram dari proses monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat

Penilaian Keamanan Pangan adalah sebagai berikut: 3.3.2.1 Activity diagram mengelola user

Gambar 3. 4 Activity Diagram mengelola user Yang diusulkan Gambar 3.4 menampilkan proses mengelola user yang diusulkan, dimulai dari admin melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, memilih menu kelola user kemudian ada pilihan untuk tambah, hapus atau edit user. Setelah memililh tambah atau edit user, admin dapat mengelola user kemudian simpan dan sistem akan menampilkan data

(27)

3.3.2.2 Activity diagram mengelola master

Gambar 3. 5 Activity Diagram mengelola master Yang diusulkan Gambar 3.5 menampilkan proses mengelola master yang diusulkan, dimulai dari admin melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, memilih menu kelola master maka akan tampil master akun, master DIPA (Daftar Isian Program dan Anggaran) dan master MAK (Mata Anggaran Kegiatan) kemudian ada pilihan untuk tambah atau edit

master. Setelah memililh tambah atau edit master, admin dapat mengelola master

tersebut kemudian simpan dan sistem akan menampilkan data master yang telah dikelola.

(28)

3.3.2.3 Activity diagram login

Gambar 3. 6 Activity Diagram login Yang diusulkan

Gambar 3.6 menampilkan proses login yang diusulkan, dimulai dari user memasukkan username, password dan tahun anggaran kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan, kemudian sistem akan memvalidasi data yang dimasukkan tersebut, jika data yang dimasukkan tersebut sudah benar, maka login berhasil dan akan menampilkan halaman dashbord aplikasi namun jika data yang dimasukkan salah, maka akan ada pemberitahuan

(29)

3.3.2.4 Activity diagram menyusun rencana umum pengadaan

Gambar 3. 7 Activity Diagram menyusun rencana umum pengadaan yang diusulkan

Gambar 3.7 menampilkan proses menyusun rencana umum pengadaan (RUP) yang diusulkan, dimulai dari penanggungjawab kegiatan melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu rencana umum pengadaan (RUP), kemudian sistem akan menampilkan rencana umum pengadaan (RUP). Pilih tambah rencana umum pengadaan (RUP) kemudian sistem akan menampilkan form input rencana umum pengadaan (RUP). Lakukan input data rencana umum pengadaan (RUP) dan upload kerangka acuan kerja dan spesifikasi pekerjaan.

(30)

3.3.2.5 Activity diagram mengesahkan rencana umum pengadaan

Gambar 3. 8 Activity Diagram mengesahkan rencana umum pengadaan yang diusulkan

Gambar 3.8 menampilkan proses mengesahkan rencana umum pengadaan (RUP) yang diusulkan, dimulai dari pejabat pembuat komitmen melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu rencana umum pengadaan (RUP), kemudian sistem akan menampilkan rencana umum pengadaan (RUP). Pilih nama kegiatan kemudian verifikasi data rencana umum pengadaan (RUP). Jika data sudah sesuai maka akan disetujui, namun jika data belum sesuai maka akan dikembalikan ke penanggungjawab kegiatan untuk melakukan revisi rencana umum pengadaan (RUP) dengan pilihan untuk edit atau hapus data. Data rencana umum pengadaan (RUP) yang sudah diperbaharui dikirim kembali ke pejabat pembuat komitmen. Data rencana umum pengadaan (RUP) dapat dilihat dan dicetak.

(31)

3.3.2.6 Activity diagram monitoring pengadaan

Gambar 3. 9 Activity Diagram monitoring pengadaan yang diusulkan Gambar 3.9 menampilkan proses monitoring pengadaan yang diusulkan, dimulai dari pejabat pembuat komitmen melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu

monitoring pengadaan, sistem akan menampilkan halaman monitoring pengadaan

(32)

3.3.2.7 Activity diagram mengelola proses pengadaan

(33)

Gambar 3.10 menampilkan proses pengadaan yang diusulkan, dimulai dari penanggungjawab kegiatan melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu pengadaan, sistem akan menampilkan halaman pengadaan, kemudian pilih nama kegiatan dan sistem akan menampilkan detail dokumen pengadaan yang akan diinput. Pilih input surat permohonan pengadaan ke pejabat pembuat komitmen dan spesifikasi teknis pekerjaan. Pejabat pembuat komitmen akan melakukan input harga perkiraan sendiri (HPS), surat permohonan pengadaan ke pejabat pengadaan. Pejabat pengadaan akan melakukan input surat undangan kepada calon penyedia, upload instruksi kepada peserta, input lembar data evaluasi pengadaan, input dan upload dokumen penawaran yang masuk, input berita acara hasil pengadaan langsung, dan laporan pengadaan. Pejabat pembuat komitmen akan melakukan input surat persetujuan penyedia berdasarkan laporan pengadaan dari pejabat pengadaan, surat keputusan pengadaan, surat perintah kerja (SPK) / kontrak. Semua data yang diinput dapat dilihat dan diedit oleh pejabat pembuat komitmen dan pejabat pengadaan dapat melihat data dan cetak dokumen pengadaan tersebut.

3.3.2.8 Activity diagram mengelola penerimaan pekerjaan

(34)

Gambar 3.11 menampilkan proses penerimaan yang diusulkan, dimulai dari pejabat penerimaan melakukan login kedalam aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan. Pilih menu penerimaan, sistem akan menampilkan halaman penerimaan, kemudian pilih nama kegiatan dan sistem akan menampilkan detail dokumen penerimaan yang akan diinput. Pilih input berita acara penyelesaian pekerjaan, input berita acara penyelesaian pekerjaan dan input berita acara pembayaran. Pejabat pembuat komitmen dapat melihat data yang telah diinput tersebut dan melakukan edit data dan dokumen penerimaan tersebut dapat dicetak oleh pejabat penerimaan.

3.3.3 Sequence Diagram

Sequence diagram menjelaskan interaksi object yang disusun dalam suatu urutan

waktu. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan Use Case. Sequence Diagram memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu di dalam Use Case.

Sequence diagram dari aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada

Direktorat Penilaian Keamanan Pangan adalah sebagai berikut: 3.3.3.1 Sequence Diagram Melakukan Login

(35)

3.3.3.2 Sequence Diagram Mengelola User

Gambar 3. 13 Sequence Diagram Mengelola User 3.3.3.3 Sequence Diagram Mengelola Master

(36)

3.3.3.4 Sequence Diagram Monitoring Pengadaan

Gambar 3. 15 Sequence Diagram Monitoring Pengadaan 3.3.3.5 Sequence Diagram Menyusun Rencana Umum Pengadaan

(37)

3.3.3.6 Sequence Diagram Mengesahkan Rencana Umum Pengadaan

(38)

3.3.3.7 Sequence Diagram Mengelola Proses Pengadaan

(39)

3.3.3.8 Sequence Diagram Melakukan Penerimaan

Gambar 3. 19 Sequence Diagram Mengelola Proses Penerimaan 3.3.4 Class Diagram

Class diagram membantu kita dalam visualisasi struktur kelas-kelas dari suatu

sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai. Class diagram memperlihatkan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas didalam model desain (dalam logical view) dari suatu Sistem.

Selama proses analisa, class diagram memperlihatkan aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem. Selama tahap desain, class diagram berperan dalam menangkap struktur dari semua kelas yang membentuk arsitektur yang dibuat.

Class diagram dari aplikasi monitoring pengadaan barang / jasa pada Direktorat

(40)

(41)

3.3.5 Spesifikasi Database

Spesifikasi database pada Aplikasi Monitoring Pengadaan pada Direktorat Penilaian Keamanan Pangan dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Nama tabel : user Isi : data user

Tabel 3.8 Tabel user

No Nama Field Tipe _Data Panjang Keterangan

1 kduser varchar 6 primary key

2 nip char 18 3 nama varchar 100 4 username varchar 50 5 password varchar 15 6 job_title varchar 50 7 role int 1 8 is_active int ₁

2. Nama tabel : dipa

Isi : data tahun dipa

Tabel 3.9 Tabel dipa

No Nama Field Tipe

Data Panjang Keterangan

1 nodipa char 20 primary key

2 tgldipa date

3 tahun year 4

3. Nama tabel : mak

Isi : data mata anggaran kegiatan Tabel 3.10 tabel mak

1 kdmak char 21 primary key

2 nodipa char 20 foreign key

3 tahun year 4

4 kegiatan text 300

(42)

4. Nama tabel : akun

Isi : data nama akun

Tabel 3.11 tabel akun

1 kdakun char 6 primary key

2 _jenisbelanja _{varchar 100}

5. Nama tabel : rup

Isi : data rencana umum pengadaan (RUP) Tabel 3.12 tabel rup

1 kdrup char 7 primary key

2 nodipa char 20 foreign key

3 kdmak char 21 foreign key

4 kegiatan text 300

5 namapaket text 300

6 kdakun char 6 foreign key

7 jenisbelanja varchar 100 8 jenispengadaan varchar 20 9 metodepengadaan varchar 50 10 lokasi varchar 50 11 volume int 3 12 satuan varchar 5 13 sumberdana varchar 4 14 deskripsi text 500 15 pagu decimal 11,0 16 tanggalawalpengadaan date 17 tanggalakhirpengadaan date 18 tanggalawalpelaksanaan date 19 tanggalakhirpelaksanaan date 20 uploadkak varchar 255 21 uploadhps varchar 255 22 catatan varchar 300 23 status varchar 30

(43)

6. Nama tabel : detailrup

Isi : data detail transaksi rencana umum pengadaan (RUP) Tabel 3.13 tabel detailrup

1 kddetailrup char 10 primary key

2 tanggalprosesrup date

3 status varchar 30

4 catatan varchar 200

5 posisi varchar 50

6 kdrup char 7 foreign key

7. Nama tabel : permohonanpjt

Isi : data surat permohonan penanggungjawab kegiatan kepada pejabat pembuat komitmen

Tabel 3.14 Tabel permohonanpjt

1 nosuratpjt char 22 primary key

2 tanggalsuratpjt date

3 perihal text 300

5 pagu decimal 11,0

6 terbilang text 300

7 kduser varchar 18 foreign key

8. Nama tabel : permohonanppk

Isi : data surat permohonan pejabat pembuat komitmen kepada pejabat pengadaan

Tabel 3.15 Tabel permohonanppk

1 nosuratppk char 22 primary key

2 tanggalsuratppk date

3 nosuratpjt char 22 foreign key

4 perihal text 300

(44)

9. Nama tabel : spek

Isi : data spesifikasi teknis pekerjaan Tabel 3.16 Tabel spek

1 kdspek char 10 primary key

2 uraian text 1000

3 volume int 3

4 satuan varchar 5

5 kdrup varchar 7 foreign key

10. Nama tabel : hps

Isi : data harga perkiraan sendiri (HPS) Tabel 3.17 Tabel hps

1 nohps Char 22 primary key

2 Tanggalhps Date

3 kdrup Char 7 foreign key

4 subtotal decimal 11,0

5 ppn decimal 11,0

6 totalhps decimal 11,0

7 terbilang Text 300

8 kduser Char 18 foreign key

11. Nama tabel : detailhps

Isi : data detail harga perkiraan sendiri (HPS) Tabel 3.18 Tabel detailhps

1 kddetailhps Char 12 primary key

2 nohps char 22 foreign key

3 kdspek char 10 foreign key

4 uraianspek text 1000

5 volume varchar 3

6 satuanvolume varchar 5

7 hargasatuan decimal 11,0

(45)

12. Nama tabel : undangan

Isi : data surat undangan permintaan penawaran kepada calon penyedia

Tabel 3.19 Tabel undangan

1 noundangan char 22 primary key

2 tanggalundangan date

3 perihal text 300

4 namacalonpenyedia varchar 50

5 alamat text 500

7 nohps char 12 foreign key

8 tanggalmulaidokumenmasuk date 9 tanggalakhirdokumenmasuk date 10 tanggaldokumendibuka date 11 tanggalnegosiasi date 12 tanggalttdspk date 13 uploadinstruksi varchar 255

14 kduser char 18 foreign key

13. Nama tabel : spekpenawaraan

Isi : data spesifikasi teknis penawaran dari calon penyedia Tabel 3.20 Tabel spekpenawaraan

1 kdspekpenawaran char 10 primary key

2 uraian text 1000

3 volume int 3

4 satuan varchar 5

(46)

14. Nama tabel : penawaran

Isi : data penawaran dari calon penyedia Tabel 3.21 Tabel penawaran

1 nopenawaran char 30 primary key

2 tanggalpenawaran date 3 namacalonpenyedia varchar 50 4 namajelas varchar 50 5 alamat text 500 6 npwp varchar 20 7 hargapenawaran decimal 11,0 8 terbilang text 300

10 norek int 25 11 namabank [p 100 12 cabang varchar 100 13 keterangan varchar 100 14 catatan text 500 15 spesifikasi varchar 50 16 kesesuaiankak varchar 50

15. Nama tabel : uploaddatapenawaran

Isi : data upload dokumen penawaran

Tabel 3.22 Tabel upload data penawaran

Data Panjang Keterangan 1 kduploaddatapenawaran char 30 primary key

2 nopenawaran char 30 foreign key

4 namasurat varchar 50

(47)

16. Nama tabel : bahpl

Isi : data berita acara hasil pengadaan langsung Tabel 3.23 Tabel bahpl

1 nobahpl char 22 primary key

2 tanggalbahpl date

3 hari varchar 6

5 noundangan varchar 22 foreign key

6 nopenawaran varchar 22 foreign key

7 nohps varchar 14 foreign key

8 totaldisepakti decimal 10,0

9 terbilang text 300

17. Nama tabel : laporanpengadaan Isi : data laporan pengadaan

Tabel 3.24 Tabel laporan pengadaan

Data Panjang Keterangan 1 nolappengadaan varchar 22 primary key

2 tanggallappengadaan date

3 perihal text 300

5 nosuratppk varchar 22 foreign key

(48)

18. Nama tabel : persetujuan

Isi : data surat persetujuan pengadaan Tabel 3.25 Tabel persetujuan

Data Panjang Keterangan 1 nopersetujuan varchar 22 primary key

2 tanggalpersetujuan date

3 perihal text 300

4 nolappengadaan varchar 22 foreign key

7 namapenyedia varchar 50 8 alamat text 500 9 npwp varchar 20 10 jangkawaktu varchar 3 11 tipehari varchar 8 12 mulaipelaksanaan date 13 akhirpelaksanaan date 14 tempatpenyerahan text 300

19. Nama tabel : skppb

Isi : data surat keputusan penetapan penyedia barang/jasa Tabel 3.26 Tabel skppb

1 noskppb varchar 22 primary key

2 tanggalskppb date

4 nopersetujuan varchar 22 foreign key

(49)

20. Nama tabel : spk

Isi : data surat perintah kerja (SPK) atau kontrak Tabel 3.27 Tabel spk

1 nospk varchar 22 primary key

2 tanggalspk Date

3 noundangan Char 22 foreign key

4 nobahpl varchar 22 foreign key

6 noPersetujuan varchar 22 foreign key

7 terminPembayaran varchar 10

8 noPenawaran Char 30 foreign key

9 kdspekpenawaran Char 10 foreign key

10 subtotal decimal 11,0

11 ppn decimal 11,0

12 totalKontrak decimal 11,0

13 terbilang Text 300

14 kduser Char 18 foreign key

21. Nama tabel : penyelesaian

Isi : data berita acara penyelesaian pekerjaan Tabel 3.28 Tabel penyelesaian

Data Panjang Keterangan 1 nopenyelesaian varchar 22 primary key

2 tanggalpenyelesaian date

3 hari varchar 6

6 tanggalmulaipelaksanaan date

7 tanggalakhirpelaksanaan date

8 persentase_pekerjaan int 3

(50)

22. Nama tabel : penerimaan

Isi : data berita acara penerimaan pekerjaan Tabel 3.29 Tabel penerimaan

1 nopenerimaan varchar 22 primary key

2 tanggalpenerimaan date

3 hari varchar 6

5 nospk varchar 22 foreign key

7 tempat varchar 30

8 persentase_pekerjaan int 3

23. Nama tabel : pembayaran

Isi : data berita acara pembayaran Tabel 3.30 Tabel pembayaran

1 nopembayaran varchar 22 primary key

2 tanggalpembayaran date

3 hari varchar 6

5 nopenyelesaian varchar 22 foreign key

6 nospk varchar 22 foreign key

7 nilaipembayaranterminlalu decimal 11,0

8 persentasepekerjaan int 3

9 nilaipembayaransaatini decimal 11,0

(51)

Data Panjang Keterangan 11 nilaisisapembayaransaatini decimal 11,0

12 nilaipembayaranbap decimal 11,0

14 tempat varchar 30

3.4 Perancangan Antar Muka 3.4.1 Halaman Login

Pada halaman login, pengguna harus mengisi username, password dan tahun untuk mengakses halaman-halaman berikutnya. Apabila pengguna salah mengisi alamat username dan password maka akan muncul pesan kesalahan dan akan tetap menampilkan form login. Sedangkan apabila username dan password telah diisikan dengan benar maka akan muncul halaman utama sesuai role pengguna. Tahun menunjukkan data tahun anggaran yang akan diakses.

(52)

3.4.2 Kelola User

Pada halaman kelola user, admin dapat pilih button tambah, hapus atau edit data user yang akan digunakan untuk bisa masuk dalam aplikasi monitoring pengadaan ini.

Gambar 3. 22 Tampilan Halaman Kelola User 3.4.3 Tambah User

Pada halaman tambah user, admin dapat menambah data user yang baru untuk bisa masuk dalam aplikasi monitoring pengadaan ini. Adapun data yang harus diisi yaitu kode user, Nomor Induk Pegawai (NIP), nama, username, password, dan level. Pada aplikasi ini ada 5 level user yang bisa akses aplikasi, yaitu Admin, Penanggungjawab kegiatan, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan dan Pejabat Penerimaan.

(53)

3.4.4 Kelola Master Akun

Pada halaman kelola master akun, admin dapat pilih button tambah atau edit data akun yang sesuai dengan data akun yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA).

Gambar 3. 24 Tampilan Halaman Kelola Master Akun 3.4.5 Tambah Master Akun

Pada halaman tambah master akun, admin dapat menambah data master akun yang baru sesuai dengan data akun yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA). Adapun data yang harus diisi yaitu kode akun dan nama akun.

(54)

3.4.6 Kelola Master DIPA

Pada halaman kelola master DIPA (Daftar Isian Pelaksanaan Anggran), admin dapat pilih button tambah atau edit data DIPA tahun berjalan yang sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tersebut.

Gambar 3. 26 Tampilan Halaman Master DIPA 3.4.7 Tambah Master DIPA

Pada halaman tambah master DIPA, admin dapat menambah data master DIPA sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) yang baru. Adapun data yang harus diisi yaitu nomor DIPA, tanggal disahkannya DIPA dan tahun anggaran untuk DIPA tersebut.

(55)

3.4.8 Kelola Master MAK

Pada halaman kelola master MAK (Mata Anggaran Kegiatan), admin dapat pilih button tambah atau edit data MAK tahun berjalan yang sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA).

Gambar 3. 28 Tampilan Halaman Kelola Master MAK 3.4.9 Tambah Master MAK

Pada halaman tambah master MAK, admin dapat menambah data master MAK sesuai dengan data yang ada dalam Daftar Isian Pelaksanaan Anggran (DIPA) tahun berjalan. Adapun data yang harus diisi yaitu kode MAK, nomor DIPA, tahun anggaran, nama kegiatan, nama paket, kode akun dan jenis belanja.