BAB VI PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
6.2.3 Tahap Perencanaan (Design)
6.2.3.3 Perancangan Antar Muka (Interface)
Setelah mendapatkan field-field maupun informasi apa saja yang mau ditampilkan maka dibuatlah rancangan antarmuka dan untuk memudahkan penjelasan
Radio Mekanik Gudang Pembelian Kasir Administrator User Login Radio report Kode unit Operator Lokasi Status Stand by no job Stand by libur No operator Rusak Tunggu mekanik Tunggu part Proses perbaikan Stand by no job Operasi normal Operasi minus Tunggu instruksi Job order Tanggal Kode Unit No SPK Pekerjaan Target Jam
dd/mm/yy requisitionMaterial
Kode unit Kode lokasi Kode MR Type orderan HM/KM Kode part Nama part Jumlah Satuan Tanggal Back lock Next Grup part Nama part dd/mm/yy Pcs Litre Drum Set Metre Sheet Kg Derigen Pair Box Pail Bottle Last Stock Break down Purchase order Tanggal Kode part Nama part Jumlah Satuan dd/mm/yy Grup part Nama part Kuitansi Tanggal No Voucher Jenis pembayaran Kode perkiraan Transaksi dd/mm/yy
disain antar muka sistem ini. Untuk rancangan antarmuka dapat kita lihat beberapa menu. Rancangan antarmuka yang dibuat interface adalah menu login, menu radio
report, menu material requisition, menu job order, menu purchase order dan menu
kuitansi seperti yang ditunjukkan pada Gambar 6.5 dibawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.5 Rancangan Antar Muka yang Dibuat
Rancangan antar muka pemakai (user) adalah simulasi penggunaan dari setiap antar muka pemakai yang selanjutnya disebut form yang terdapat dalam perangkat lunak sistem informasi pengendalian persediaan spare part yang disertai dengan fungsi dan prinsip kerja masing-masing form. Adapun penjelasannya dapat dilihat sebagai berikut:
1. Form Login
Ketika pemakai menjalankan program untuk pertama sekali, maka akan muncul form login sebagai form awal penanda mulai aktifnya perangkat lunak sistem
informasi pengendalian persediaan spare part. Pemakai harus melakukan proses login terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk membatasi pengguna sistem, agar proses yang sedang berlangsung tidak terganggu. Proses login dilakukan dengan memasukkan ID (nama pemakai) dan password sesuai dengan pemakai. Pemakai dalam hal ini dibatasi yaitu administrator, staf radio, staf administrasi mekanik, staf gudang, staf pembelian dan kasir. Form login dapat dilihat pada Gambar 6.6 dibawah ini. Enter Text Menu Utama Menu Utama ID Password Tambah ID Status Lokasi Edit Simpan Batal Hapus Keluar
Data ID Tombol Proses
ID Nama Status
1 MR Lugito Administrator
2 GDG1 Yansen Entri MR
3 GDG2 Yanni Lia Entri MR
4 CON Siu Tin Administrator
5 PUR Denni Wijaya Entri PO
6 ACC William Entri Voucher
No
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.6 Form Login
Ketika pemakai masuk ke sistem informasi pengendalian persediaan Spare
part dengan menggunakan ID ”staf radio” maka pemakai hanya bisa mengakses form
radio report. Menu radio report dapat ditunjukkan pada Gambar 6.7 dibawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.7 Form Radio Report
Pemakai bisa melakukan ”Entri”, ”Edit” dan ”Periksa”. Kegiatan ”Entri” adalah kegiatan melakukan penginputan kode unit, operator, lokasi dan status. Form ”Entri” Radio report dapat ditunjukkan pada Gambar 6.8 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.8 Form Entri Radio Report
Kegiatan ”Edit” adalah kegiatan melakukan pengeditan kode unit, operator, lokasi dan status yang telah diinput ke dalam sistem. Misalnya perubahan status atau pun mutasi lokasi unit. Form ”Edit” Radio report dapat ditunjukkan pada Gambar 6.9 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.9 Form Edit Radio Report
Ada beberapa aplikasi kunci yang disiapkan dalam rangka pengendalian persediaan yang disediakan oleh sistem ini. Contohnya data yang sudah di Entri dan akan diproses, tidak bisa di Edit kembali. Sistem telah memblok dan mengunci data karena data telah diproses. Contoh form edit radio report dapat ditunjukkan pada Gambar 6.10 di bawah ini.
Enter Text
Radio Report :: Edit
Radio Report :: Edit
Kode Unit
Operator
Lokasi
Simpan Riwayat Cetak
Status
ID : RAD
Tanggal : 15-06-2010
Batal Ke Menu Utama Data Kerusakan Edit DT125 Parmin Martubung Rem kesat Perhatian Perhatian
Data tidak bisa diedit kembali
Ok
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.10 Contoh Form Edit Radio Report
Kegiatan ”Periksa” adalah kegiatan melakukan pemeriksaan status kerusakan yang sedang di proses, batal dan selesai. Form ”Periksa” hanya bisa dibuka dengan ID Administrator dan ID Supervisor Bagian saja. Form ”Periksa” radio report dapat ditunjukkan pada Gambar 6.11 di bawah ini.
Enter Text
Radio Report :: Periksa
Radio Report :: Periksa
Kode Unit Lokasi
1 FGD106 Perawang Ban bocor
2 DT312 Riau Rem tidak bisa dipakai
3 TL005 Martubung As ban patah 11-06-2010 Proses 4 FGD505 Martubung Bak pecah 11-06-2010 Proses 5 DT102 Belawan Tangki bocor 11-06-2010 Batal 6 DT125 Martubung Kain rem aus 10-06-2010 Proses Tgl Lapor
ID : RAD
Tanggal : 12-06-2010
Status Tgl Periksa
Simpan Riwayat Cetak Batal Ke Menu Utama
Keterangan
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.11 Form Periksa Radio Report
3. Form Material Requisition
Ketika pemakai masuk ke sistem informasi pengendalian persediaan spare
part dengan menggunakan ID ”staf administrasi mekanik” maka pemakai hanya bisa
mengakses form material requisition. Menu material requisition dapat ditunjukkan pada Gambar 6.12 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.12 Form Material Requisition
Kegiatan ”Rekap” adalah kegiatan melakukan penampilan dan pencetakan pekerjaan yang akan di proses lebih lanjut. Data yang ada di form ”Rekap” adalah data yang telah diperiksa oleh Supervisor Bagian pada radio report. Supervisor Bagian pada material requisiton akan meneruskan data pekerjaan kepada bawahannya untuk dilakukan proses lebih lanjut. Form rekap material requisition dapat ditunjukkan pada Gambar 6.13 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.13 Form Rekap Material Requisition
Pemakai yang mengunakan ID ”Mekanik” bisa melakukan ”Entri & Edit”. Kegiatan ”Entri” adalah kegiatan melakukan penginputan tanggal permintaan, kode unit, kode lokasi, tipe orderan, kode part, jumlah dan satuan. Kegiatan ”Edit” adalah kegiatan melakukan pengeditan tanggal permintaan, kode unit, kode lokasi, tipe orderan, kode part, jumlah dan satuan yang telah diinput ke dalam sistem. Misalnya perubahan kode part atau jumlah part yang dibutuhkan.
Jika pemakai masuk ke sistem informasi pengendalian persediaan spare part dengan menggunakan ID ”staf gudang” maka pemakai hanya bisa mengakses ”Entri & Edit” pada form material requisition. Form Entri material requisition dapat ditunjukkan pada Gambar 6.14 di bawah ini.
Ada beberapa aplikasi kunci yang disiapkan dalam rangka pengendalian persediaan yang disediakan oleh sistem ini. Contoh Staf Gudang akan menginput
spare part yang dibutuhkan untuk memperbaiki suatu kerusakan alat berat. Sebelum
Supervisor memeriksa dan menyetujui pekerjaan tersebut, Mekanik tidak bisa memesan spare part. Sistem telah memblok dan mengunci data karena data belum diproses dan disetujui oleh Supervisor. Contoh form edit material requisition dapat ditunjukkan pada Gambar 6.15 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.15 Contoh Form Entri & Edit Material Requisition
Spare part yang diminta oleh Mekanik akan diperiksa ketersediaannya oleh
melihat formulir periksa stock card seperti Gambar 6.16 dibawah ini. Jika stok tersedia maka Mekanik bias langsung memperoleh spare part yang dibutuhkan.
Enter Text Stock Card::Periksa Stock Card::Periksa ID : MR Tanggal : 12-06-2010 15-06-10 DT125 Martubung MR2538 1 19 0 0 19 19 12-06-10 TL005 Martubung MR2529 2 20 0 0 20 20 11-06-10 FGD505 Martubung MR2514 5 22 0 0 22 22 11-06-10 TL005 Martubung MR2503 1 27 0 0 27 27
Tanggal KodeUnit Lokasi KodeMR Withdrawal OnHand 0900018
Kode Part
Nama Part BOLT 6MM X 50MM + NUT + RING PER
Cek riwayat Batal Ke Menu Utama
OnOrder TglMsk PotStock FreeStock Stok Min 10 Satuan pcs
Lead Time 3 Satuan hari
Jlh pesan 10 Satuan pcs
Harga 105,000.00 Satuan IDR
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.16 Formulir Periksa Stock Card
Jika spare part yang dibutuhkan tidak tersedia maka sistem akan memberitahukan agar Supervisor melakukan pemesanan kembali. Nilai pemesanan kembali untuk masing-masing spare part berbeda-beda sesuai dengan perancangan data base yang telah dibuat. Supervisor gudang memesan kembali dengan mengisi formulir Entri & Edit Stock Card seperti Gambar 6.17 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.17 Formulir Entri & Edit Stock Card
Kegiatan ”Periksa” adalah kegiatan melakukan pemeriksaan status kerusakan yang sedang di proses, batal dan selesai. Form ”Periksa” hanya bisa dibuka dengan ID Administrator dan ID Supervisor Bagian saja. Form periksa material requisition dapat dilihat pada Gambar 6.18 di bawah ini.
4. Form Job Order
Ketika pemakai masuk ke sistem informasi pengendalian persediaan spare
part dengan menggunakan ID ”Staf Administrai Mekanik” maka pemakai bisa
mengakses form job order. Menu job order dapat dilihat pada Gambar 6.19 di bawah ini.
Enter Text
Sistem Pengendalian Persediaan Spare Part
Sistem Pengendalian Persediaan Spare Part
Radio Report
Menu Material Requisition Job Order Purchase Order Kuitansi
Entri & Edit Periksa
ID : JO3 Tanggal : 11-06-2010 Rekap
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.19 Form Job Order
Kegiatan ”Rekap” adalah kegiatan melakukan penampilan dan pencetakan pekerjaan yang akan di proses lebih lanjut. Data yang ada di form ”Rekap” adalah data yang telah diperiksa oleh Supervisor Bagian pada radio report. Supervisor Bagian pada job order akan meneruskan data pekerjaan kepada bawahannya untuk dilakukan proses lebih lanjut. Form rekap job order dapat ditunjukkan pada Gambar 6.20 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.20 Form Rekap Job Order
Pemakai bisa melakukan ”Entri & Edit”. Kegiatan ”Entri” adalah kegiatan melakukan penginputan tanggal pekerjaan, kode unit, jenis pekerjaan, waktu mulai dan waktu selesai. Kegiatan ”Edit” adalah kegiatan melakukan pengeditan tanggal pekerjaan, kode unit, jenis pekerjaan, waktu mulai dan waktu selesai yang telah diinput ke dalam sistem. Misalnya perubahan jenis pekerjaan atau pun waktu selesai. Form Entri & Edit job order dapat ditunjukkan pada Gambar 6.21 dibawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.21 Form Entri & Edit Job Order
Ada beberapa aplikasi kunci yang disiapkan dalam rangka pengendalian persediaan yang disediakan oleh sistem ini. Contoh Mekanik akan menginput waktu mulai untuk memperbaiki suatu kerusakan alat berat. Sebelum Supervisor memeriksa dan menyetujui pekerjaan tersebut, Mekanik tidak bisa memulai pekerjaan. Sistem telah memblok dan mengunci data karena data belum diproses dan disetujui oleh Supervisor. Contoh form edit Job order dapat ditunjukkan pada Gambar 6.22 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.22 Contoh Form Entri & Edit Job Order
Kegiatan ”Periksa” adalah kegiatan melakukan pemeriksaan status kerusakan yang sedang di proses, batal dan selesai. Form ”Periksa” hanya bisa dibuka dengan ID Administrator dan ID Supervisor Bagian saja. Form Periksa Job order dapat dilihat pada Gambar 6.23 di bawah ini.
5. Form Purchase Order
Apabila pemakai masuk ke sistem informasi pengendalian persediaan spare
part dengan menggunakan ID ”Staf Pembelian” maka pemakai bisa mengakses form purchase order. Menu purchase order dapat dilihat pada Gambar 6.24 di bawah ini.
Enter Text
Sistem Pengendalian Persediaan Spare Part
Sistem Pengendalian Persediaan Spare Part
Radio Report
Menu Material Requisition Job Order Purchase Order Kuitansi
Entri & Edit Periksa
ID : JO3 Tanggal : 11-06-2010 Rekap
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.24 Form Purchase Order
Kegiatan ”Rekap” adalah kegiatan melakukan penampilan dan pencetakan pekerjaan yang akan di proses lebih lanjut. Data yang ada di form ”Rekap” adalah data yang telah diperiksa oleh Supervisor Bagian pada material requisition. Supervisor Bagian pada purchase order akan meneruskan data pekerjaan kepada bawahannya untuk dilakukan proses lebih lanjut. Form rekap purchase order dapat ditunjukkan pada Gambar 6.25 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.25 Form Rekap Purchase Order
Pemakai bisa melakukan ”Entri & Edit”. Kegiatan ”Entri” adalah kegiatan melakukan penginputan tanggal pemesanan, kode part, jumlah dan satuan. Kegiatan ”Edit” adalah kegiatan melakukan pengeditan tanggal pemesanan, kode part, jumlah dan satuan yang telah diinput ke dalam sistem. Misalnya perubahan kode part atau pun jumlah. Form Entri & Edit purchase order dapat dilihat pada Gambar 6.26 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.26 Form Entri & Edit Purchase Order
Kegiatan ”Periksa” adalah kegiatan melakukan pemeriksaan status kerusakan yang sedang di proses, batal dan selesai. Form ”Periksa” hanya bisa dibuka dengan ID Administrator dan ID Supervisor Bagian saja. Form periksa purchase order dapat dilihat pada Gambar 6.27 di bawah ini.
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Gambar 6.7 Form Periksa Purchase Order
6. Form Kuitansi
Ketika pemakai masuk ke sistem informasi pengendalian persediaan spare
part dengan menggunakan ID ”kasir” maka pemakai bisa mengakses form kuitansi.
Menu kuitansi dapat dilihat pada Gambar 6.28 di bawah ini.
Enter Text
Sistem Pengendalian Persediaan Spare Part
Sistem Pengendalian Persediaan Spare Part
Radio Report
Menu Material Requisition Job Order Purchase Order Kuitansi
Entri & Edit Periksa
ID : JO3 Tanggal : 11-06-2010 Rekap
Keterangan: Olahan Penulis, 2010
Kegiatan ”Rekap” adalah kegiatan melakukan penampilan dan pencetakan pekerjaan yang akan di proses lebih lanjut. Data yang ada di form ”Rekap” adalah data yang telah diperiksa oleh Supervisor Bagian pada purchase order. Supervisor Bagian pada Kasir akan meneruskan data pekerjaan kepada bawahannya untuk dilakukan proses lebih lanjut. Form rekap Kuitansi dapat ditunjukkan pada Gambar 6.29 di bawah ini.
Pemakai bisa melakukan ”Entri & Edit”. Kegiatan ”Entri” adalah kegiatan melakukan penginputan tanggal pembayaran, kode pembayaran, jenis pekerjaan dan nilai pembayaran. Kegiatan ”Edit” adalah kegiatan melakukan pengeditan tanggal pembayaran, kode pembayaran, jenis pekerjaan dan nilai pembayaran yang telah diinput ke dalam sistem. Misalnya perubahan kode pembayaran atau pun nilai. Form Entri & Edit Kuitansi dapat ditunjukkan pada Gambar 6.30 dibawah ini.
Gambar 6.30 Form Entri & Edit Kuitansi
Kegiatan ”Periksa” adalah kegiatan melakukan pemeriksaan status kerusakan yang sedang di proses, batal dan selesai. Form ”Periksa” hanya bisa dibuka dengan ID Administrator dan ID Supervisor Bagian saja. Form Periksa Kuitansi dapat dilihat pada Gambar 6.31 di bawah ini.