BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM

G. Perancangan Prosedur Pembelian

3. Perancangan Jurnal

Perancangan Jurnal Pembelian Persediaan Obat akan dibuat sebagai berikut

a. Pembelian Persediaan Obat secara kredit :

Pembelian XX Utang XX b. Pelunasan utang Utang XX Kas XX c. Penggunaan persediaan Pemakaian Persediaan XX Persediaan XX

H. Perancangan Output

1. Laporan Order Pembelian Persediaan Obat

Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Order Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

Untuk pembelian obat golongan G yaitu obat golongan obat keras, dilakukan

pelaporan pembelian obat ke dinas kesehatan.

RUMAH SAKIT PANTI RINI

Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726

Yogyakarta 55671

Laporan Order Pembelian Barang Tanggal No. Order

Pembelian

Kode Barang Nama Barang Jumlah Pemesanan

Harga Jumlah Harga

2. Laporan Penerimaan Persediaan Obat

Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

3. Laporan Data Persediaan Obat

Gambar 5.34 Perancangan Output Laporan Data Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

RUMAH SAKIT PANTI RINI

Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726

Yogyakarta 55671

Laporan Persediaan Obat

Kode Barang : Titik Pemesanan Kembali :

Nama Barang :

Tanggal Masuk Keluar Saldo

Unit Satuan Unit Satuan Unit Satuan

RUMAH SAKIT PANTI RINI

Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726

Yogyakarta 55671

Laporan Penerimaan Barang Tanggal No. Order

Pembelian

Kode Barang Nama Barang Jumlah diterima

Harga Jumlah Harga

4. Jurnal Pembelian

Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal Pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

I. Perancangan Pengendalian

Perancangan Pengendalian yang dibuat untuk Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta adalah perancangan pengendalian umum dan perancangan

1. Pengendalian Umum

Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum

Kategori Pengendalian Pengendalian yang dibutuhkan Deskripsi Pengendalian Pengendalian Organisasi

Pemisahan tugas dan tanggung jawab antar bagian

Pemisahan antara fungsi pembelian, penerimaan, dan gudang

Pemisahan antara fungsi akuntansi, dan keuangan Pengendalian Dokumentasi - Dokumentasi prosedur Dokumentasi sistem Dokumentasi program Dokumentasi Operasi Dokumen data Pengendalian Perangkat Keras Pengendalian ini dimasksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware malfunction)

Pengendalian ini biasanya sudah terdapat pada perangkat keras itu sendiri. Pengendalian keamanan fisik Pengendalian untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia di yang terlibat didalamnya

Disediakan alat-alat yang dapat mengantisipasi jika ada bencana yang terjadi. Pengendalian keamanan data Dipergunakan data log Proteksi file Pembatasan pengeksesan

Backup data dan recovery data

Akses ke program menggunakan password Memasang software yang dapat mengantisipasi terjadinya kerusakan pada file.

Hanya karyawan yang ditunjuk yang dapat mengakses data

Melakukan backup dan

2. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian Aplikasi untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah

sebagai berikut :

a. Pengendalian masukan (input)

Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data

Pengendalian Keterangan Bagian yang

Membutuhkan Pengendalian

Nomor urut tercetak pada dokumen

Dokumen harus diberi nomor urut tercetak agar ketika ada dokumen yang hilang dapat diketahui

Nomor urut Surat Permintaan Pembelian, Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan, dan Faktur pembelian

Ruang maksimum untuk field pada dokumen Menyediakan ruang maksimum untuk masing-masing field pada dokumen, sehingga kelebihan karakter dapat terlihat. Field size ini dapat dilihat di kamus data

Semua kolom pada form

input

Kaji ulang (review) data

Meneliti kembali kembali

kelengkapan dan kebenaran datanya

Semua kolom pada form

input

Verifikasi data Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya oleh personilyang lainnya Semua dokumen

Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data

Pengendalian Keterangan Bagian yang

Membutuhkan Pengendalian

Echo Check Data yang diketikkan

pada keyboard untuk dimasukkan ke komputer akan ditampilkan (echo)

Semua form input

Existence Check Kode yang

dimasukkan

dibandingkan dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram

Semua kode yang terdapat pada setiap dokumen dan form

input pembelian

Matching Check Membandingkan

kode yang dimasukkan dengan field di file induk yang bersangkutan

Field kode pemasok

dan kode barang

Field Check Field dicocokan

dengan tipe fieldnya, apakah bertipe

numerik, alphabetic,

ataukah tanggal

Semua field pada

form input data

Limit/Resonable Check Apakah data cukup

beralasan atau tidak

Jumlah transaksi pembelian dengan jumlah persediaan

Sign Check Field data bertipe

numerik dapat diperiksa untuk menentukan kebenaran pengisiannya Kolom harga, kuantitas, diskon, total harga

Zero-Balance Check Bila transaksi

merupakan nilai-nilai yang saling mengimbangi, missal nilai debit dan nilai kredit.

Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data

Pengendalian Keterangan Bagian yang

Membutuhkan Pengendalian

Matching Check Pada tahap

pengolahan data, pencarian data di suatu file yang tidak ketemu harus dapat dideteksi

Semua field kode yang terdapat pada form

Reference File Check Kesalahan

penggunaan data yang diambil dari file acuan dapat dideteksi.

Semua field kode yang terdapat pada

form Limit and Reasonable

check

Pengecekan terhadap batas limit dan kewajaran suatu nilai.

Kolom harga, satuan, diskon, dn total harga.

Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data

Pengendalian Keterangan

Distribusi pelaporan Bagian gudang : laporan pembelian barang

Bagian pembelian : Laporan persediaan barang

Akuntansi : semua laporan Pemimpin semua laporan Mengkaji ulang laporan Sebelum laporan-laporan itu

didistribusikan maka laporan- laporan itu harus dikaji ulang agar bebas dari kesalahan penyajian

143

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil temuan lapangan dan hasil perancangan yang telah

dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil dari penerapan sistem akuntansi

pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah

sebagai berikut :

1. Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem

akuntansi pembelian persediaan obat dengan baik. Hal ini terlihat dari belum

adanya fungsi-fungsi, dokumen-dokumen tertentu yang digunakan dalam

sistem akuntansi pembelian persediaan obat.

2. Adanya beberapa masalah yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian

persediaan obat yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta,

yaitu belum adanya pemisahan tugas yang tepat antara bagian-bagian yang

terkait dengan pembelian persediaan obat sehingga menyebabkan munculnya

perangkapan wewenang. Contohnya adalah fungsi pembelian dan fungsi

penerimaan belum dipisahkan dengan fungsi gudang, sehingga semua

kegiatan pembelian persediaan obat dan penerimaan dilakukan oleh fungsi

gudang. Permasalahan yang lain diantaranya adalah belum adanya surat

permintaan pembelian sehingga pembelian terkadang tidak sesuai dengan

3. Perancangan-perancangan yang dilakukan untuk sistem informasi akuntansi

pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah

sebagai berikut :

a. Perancangan Masukan terdiri dari :

1) Surat permintaan pembelian

2) User Interface Entri Data Pemasok

3) User Interface Entri Data Persediaan Obat

4) User Interface Entri Surat Order Pembelian

5) User Interface Entri Penerimaan Persediaan

6) User Interface Entri Faktur Pembelian Persediaan Obat

b. Perancangan Proses, terdiri dari :

1) Perancangan Basis Data, yaitu

a) Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram)

b) Tabel Hubungan Entitas (Relationship Table)

c) Kamus Data

2) Perancangan Prosedur, yaitu:

a) Diagram Alir (Flowchart)

b) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

c. Perancangan Keluaran

1) Laporan Pembelian Persediaan Obat

2) Laporan Penerimaan Persediaan Obat

3) Laporan Persediaan Obat

4) Jurnal Pembelian d. Perancangan Pengendalian 1) Pengendalian Umum 2) Pengendalian Aplikasi a) Pengendalian Masukan b) Pengendalian Proses c) Pengendalian Keluaran B. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan yang dialami penulis dalam melakukan penelitian ini adalah

sebagai berikut :

1. Dalam membuat peneilitian ini penulis hanya sampai pada tahap perancangan

sehingga program yang dirancang dalam penelitian ini tidak dapat dijalankan

dengan sepenuhnya.

2. Penelitian ini terbatas pada proses pembelian persediaan sehingga sistem ini

C. Saran

Beberapa saran yang dapat penulis sampakan untuk Rumah Sakit Panti Rini

Yogyakarta adalah

1. Sebaiknya Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta mulai melakukan pemisahan

fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian, sehingga tidak akan

terjadi lagi tugas dan wewenang ganda oleh salah satu fungsi, misalnya

dengan memisahkan fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi gudang.

2. Sebaiknya sistem pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini

menggunakan Sistem Informasi Akuntansi karena data yang diperoleh dan

147

DAFTAR PUSTAKA

Aryono Putranto, Ignasius. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit: Studi kasus pada PT PG/PS MADU BARU MADUKISMO. Skripsi. Yogykarta: Universitas Sanata Dharma.

Heripracoyo, Sulistyo. 2009. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia : BINUS University

Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Jogiyanto,2005,Pengenalan Komputer.Yogyakarta: Andi Offset.

MADCOMS. 2011. Membangun Aplikasi Pembelian-Penjualan dan Inventory

dengan MS Access. Yogyakarta: Andi Offset.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Ni Luh Sari, Widhiyani. Desain Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Berbasis Komputer Pada Perusahaan Konstruksi. Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi :Universitas Udayana, Denpasar

Novianto Suyoto,Stevanus. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai: Studi Kasus Pada

Perusahaan Kerajinan Sain’s Craft Wisma Gebang Yogyakarta. Skripsi.

Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Dasaratha V, Rama/Frederick L.Jones.2009. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.

Sandra Herawati,Debora, 2008, Analisis dan Peraancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Paket Wisata: Studi Kasus pada Yunika Tour & Travel, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Sasmawati. 2008. Analisis Dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan: Studi Kasus di PT. X, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

Prisicillia, Wenny. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ekspor: Studi Kasus di Perusahaan CV. Bestone Indonesia, Muntilan. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.

148

xviii

ABSTRAK

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT

Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta

JatiKurniawan NIM: 082114082 UniversitasSanata Dharma

Yogyakarta 2013

Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang dijalankan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. (2) Memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat yang sesuai bagi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara, dokumentasi, dan observasi.

Langkah-langkah yang ditempuh dalam pencapaian tujuan penelitian ini adalah (1) Melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang diterapkan oleh rumah sakit (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, (3) membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat bagi rumah sakit.

Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa: (1) Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem akuntansi pembelian dengan baik, (2) permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yaitu belum adanya pemisahan tugas antara fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan, (3) perancangan sistem informasi pembelian persediaan obat yang sesuai dengan kondisi Rumah Sakit Panti Rini yang meliputi perancangan input, perancangan database, perancangan prosedur, perancangan output, dan perancangan pengendalian.

xix

ABSTRAK

ANALYSIS AND DESIGNING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN MEDICINE INVENTORY PURCHASE

A CASE STUDY AT PANTI RINI HOSPITAL, YOGYAKARTA

JatiKurniawan Sanata Dharma University

Yogyakarta

This study aims (1) to determine the implementation of accounting system in medicine inventory purchase applied in Panti Rini Hospital, Yogyakarta, (2) to provide a proposed design of accounting information system in medicine inventory purchase that correspond with condition at Panti Rini Hospital, Yogyakarta.

The type of research is a case study. The data were collected through interview, documentation, and observation.

The steps taken to achieve research objectives are: (1) doing descriptive analysis of medicine inventory purchase system applied to the hospital, (2) identifying the problems and their causes in applying the accounting system of medicine inventory purchase, (3) propose an accounting information system of medicine inventory purchase design for this hospital.

The results showed that (1) Panti Rini Hospital had not been implemented the accounting system of medicine inventory purchase properly, (2) the problem was no separation between the warehouse function, purchasing function, and receiving function. Other result was a proposed design that correspond with Panti Rini Hospital condition that consist of input design, database design, output design, and controls design.

Dalam dokumen Analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat : studi kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. (Halaman 155-173)