BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM
G. Perancangan Prosedur Pembelian
3. Perancangan Jurnal
Perancangan Jurnal Pembelian Persediaan Obat akan dibuat sebagai berikut
a. Pembelian Persediaan Obat secara kredit :
Pembelian XX Utang XX b. Pelunasan utang Utang XX Kas XX c. Penggunaan persediaan Pemakaian Persediaan XX Persediaan XX
H. Perancangan Output
1. Laporan Order Pembelian Persediaan Obat
Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Order Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
Untuk pembelian obat golongan G yaitu obat golongan obat keras, dilakukan
pelaporan pembelian obat ke dinas kesehatan.
RUMAH SAKIT PANTI RINI
Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726
Yogyakarta 55671
Laporan Order Pembelian Barang Tanggal No. Order
Pembelian
Kode Barang Nama Barang Jumlah Pemesanan
Harga Jumlah Harga
2. Laporan Penerimaan Persediaan Obat
Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
3. Laporan Data Persediaan Obat
Gambar 5.34 Perancangan Output Laporan Data Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
RUMAH SAKIT PANTI RINI
Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726
Yogyakarta 55671
Laporan Persediaan Obat
Kode Barang : Titik Pemesanan Kembali :
Nama Barang :
Tanggal Masuk Keluar Saldo
Unit Satuan Unit Satuan Unit Satuan
RUMAH SAKIT PANTI RINI
Jalan Solo Km 13,2 Kalasan Sleman Telp: (0274) 49022 Fax: 290726
Yogyakarta 55671
Laporan Penerimaan Barang Tanggal No. Order
Pembelian
Kode Barang Nama Barang Jumlah diterima
Harga Jumlah Harga
4. Jurnal Pembelian
Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal Pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
I. Perancangan Pengendalian
Perancangan Pengendalian yang dibuat untuk Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta adalah perancangan pengendalian umum dan perancangan
1. Pengendalian Umum
Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum
Kategori Pengendalian Pengendalian yang dibutuhkan Deskripsi Pengendalian Pengendalian Organisasi
Pemisahan tugas dan tanggung jawab antar bagian
Pemisahan antara fungsi pembelian, penerimaan, dan gudang
Pemisahan antara fungsi akuntansi, dan keuangan Pengendalian Dokumentasi - Dokumentasi prosedur Dokumentasi sistem Dokumentasi program Dokumentasi Operasi Dokumen data Pengendalian Perangkat Keras Pengendalian ini dimasksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware malfunction)
Pengendalian ini biasanya sudah terdapat pada perangkat keras itu sendiri. Pengendalian keamanan fisik Pengendalian untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia di yang terlibat didalamnya
Disediakan alat-alat yang dapat mengantisipasi jika ada bencana yang terjadi. Pengendalian keamanan data Dipergunakan data log Proteksi file Pembatasan pengeksesan
Backup data dan recovery data
Akses ke program menggunakan password Memasang software yang dapat mengantisipasi terjadinya kerusakan pada file.
Hanya karyawan yang ditunjuk yang dapat mengakses data
Melakukan backup dan
2. Pengendalian Aplikasi
Pengendalian Aplikasi untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
a. Pengendalian masukan (input)
Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data
Pengendalian Keterangan Bagian yang
Membutuhkan Pengendalian
Nomor urut tercetak pada dokumen
Dokumen harus diberi nomor urut tercetak agar ketika ada dokumen yang hilang dapat diketahui
Nomor urut Surat Permintaan Pembelian, Surat Order Pembelian, Laporan Penerimaan, dan Faktur pembelian
Ruang maksimum untuk field pada dokumen Menyediakan ruang maksimum untuk masing-masing field pada dokumen, sehingga kelebihan karakter dapat terlihat. Field size ini dapat dilihat di kamus data
Semua kolom pada form
input
Kaji ulang (review) data
Meneliti kembali kembali
kelengkapan dan kebenaran datanya
Semua kolom pada form
input
Verifikasi data Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya oleh personilyang lainnya Semua dokumen
Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data
Pengendalian Keterangan Bagian yang
Membutuhkan Pengendalian
Echo Check Data yang diketikkan
pada keyboard untuk dimasukkan ke komputer akan ditampilkan (echo)
Semua form input
Existence Check Kode yang
dimasukkan
dibandingkan dengan daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram
Semua kode yang terdapat pada setiap dokumen dan form
input pembelian
Matching Check Membandingkan
kode yang dimasukkan dengan field di file induk yang bersangkutan
Field kode pemasok
dan kode barang
Field Check Field dicocokan
dengan tipe fieldnya, apakah bertipe
numerik, alphabetic,
ataukah tanggal
Semua field pada
form input data
Limit/Resonable Check Apakah data cukup
beralasan atau tidak
Jumlah transaksi pembelian dengan jumlah persediaan
Sign Check Field data bertipe
numerik dapat diperiksa untuk menentukan kebenaran pengisiannya Kolom harga, kuantitas, diskon, total harga
Zero-Balance Check Bila transaksi
merupakan nilai-nilai yang saling mengimbangi, missal nilai debit dan nilai kredit.
Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data
Pengendalian Keterangan Bagian yang
Membutuhkan Pengendalian
Matching Check Pada tahap
pengolahan data, pencarian data di suatu file yang tidak ketemu harus dapat dideteksi
Semua field kode yang terdapat pada form
Reference File Check Kesalahan
penggunaan data yang diambil dari file acuan dapat dideteksi.
Semua field kode yang terdapat pada
form Limit and Reasonable
check
Pengecekan terhadap batas limit dan kewajaran suatu nilai.
Kolom harga, satuan, diskon, dn total harga.
Tabel 5.14 Rancangan Pengendalian Tahap Keluaran Data
Pengendalian Keterangan
Distribusi pelaporan Bagian gudang : laporan pembelian barang
Bagian pembelian : Laporan persediaan barang
Akuntansi : semua laporan Pemimpin semua laporan Mengkaji ulang laporan Sebelum laporan-laporan itu
didistribusikan maka laporan- laporan itu harus dikaji ulang agar bebas dari kesalahan penyajian
143
BAB VI PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil temuan lapangan dan hasil perancangan yang telah
dilakukan, kesimpulan yang dapat diambil dari penerapan sistem akuntansi
pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
1. Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem
akuntansi pembelian persediaan obat dengan baik. Hal ini terlihat dari belum
adanya fungsi-fungsi, dokumen-dokumen tertentu yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian persediaan obat.
2. Adanya beberapa masalah yang terjadi dalam sistem akuntansi pembelian
persediaan obat yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta,
yaitu belum adanya pemisahan tugas yang tepat antara bagian-bagian yang
terkait dengan pembelian persediaan obat sehingga menyebabkan munculnya
perangkapan wewenang. Contohnya adalah fungsi pembelian dan fungsi
penerimaan belum dipisahkan dengan fungsi gudang, sehingga semua
kegiatan pembelian persediaan obat dan penerimaan dilakukan oleh fungsi
gudang. Permasalahan yang lain diantaranya adalah belum adanya surat
permintaan pembelian sehingga pembelian terkadang tidak sesuai dengan
3. Perancangan-perancangan yang dilakukan untuk sistem informasi akuntansi
pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah
sebagai berikut :
a. Perancangan Masukan terdiri dari :
1) Surat permintaan pembelian
2) User Interface Entri Data Pemasok
3) User Interface Entri Data Persediaan Obat
4) User Interface Entri Surat Order Pembelian
5) User Interface Entri Penerimaan Persediaan
6) User Interface Entri Faktur Pembelian Persediaan Obat
b. Perancangan Proses, terdiri dari :
1) Perancangan Basis Data, yaitu
a) Diagram Hubungan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram)
b) Tabel Hubungan Entitas (Relationship Table)
c) Kamus Data
2) Perancangan Prosedur, yaitu:
a) Diagram Alir (Flowchart)
b) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
c. Perancangan Keluaran
1) Laporan Pembelian Persediaan Obat
2) Laporan Penerimaan Persediaan Obat
3) Laporan Persediaan Obat
4) Jurnal Pembelian d. Perancangan Pengendalian 1) Pengendalian Umum 2) Pengendalian Aplikasi a) Pengendalian Masukan b) Pengendalian Proses c) Pengendalian Keluaran B. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan yang dialami penulis dalam melakukan penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Dalam membuat peneilitian ini penulis hanya sampai pada tahap perancangan
sehingga program yang dirancang dalam penelitian ini tidak dapat dijalankan
dengan sepenuhnya.
2. Penelitian ini terbatas pada proses pembelian persediaan sehingga sistem ini
C. Saran
Beberapa saran yang dapat penulis sampakan untuk Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta adalah
1. Sebaiknya Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta mulai melakukan pemisahan
fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem pembelian, sehingga tidak akan
terjadi lagi tugas dan wewenang ganda oleh salah satu fungsi, misalnya
dengan memisahkan fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi gudang.
2. Sebaiknya sistem pembelian persediaan obat pada Rumah Sakit Panti Rini
menggunakan Sistem Informasi Akuntansi karena data yang diperoleh dan
147
DAFTAR PUSTAKA
Aryono Putranto, Ignasius. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit: Studi kasus pada PT PG/PS MADU BARU MADUKISMO. Skripsi. Yogykarta: Universitas Sanata Dharma.
Heripracoyo, Sulistyo. 2009. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia : BINUS University
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto,2005,Pengenalan Komputer.Yogyakarta: Andi Offset.
MADCOMS. 2011. Membangun Aplikasi Pembelian-Penjualan dan Inventory
dengan MS Access. Yogyakarta: Andi Offset.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Ni Luh Sari, Widhiyani. Desain Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Berbasis Komputer Pada Perusahaan Konstruksi. Jurusan Akuntansi. Fakultas Ekonomi :Universitas Udayana, Denpasar
Novianto Suyoto,Stevanus. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku Secara Tunai: Studi Kasus Pada
Perusahaan Kerajinan Sain’s Craft Wisma Gebang Yogyakarta. Skripsi.
Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
Dasaratha V, Rama/Frederick L.Jones.2009. Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.
Sandra Herawati,Debora, 2008, Analisis dan Peraancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Paket Wisata: Studi Kasus pada Yunika Tour & Travel, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
Sasmawati. 2008. Analisis Dan Perancangan Sistem Akuntansi Persediaan: Studi Kasus di PT. X, Skripsi, Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
Prisicillia, Wenny. 2010. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Ekspor: Studi Kasus di Perusahaan CV. Bestone Indonesia, Muntilan. Skripsi. Yogyakarta: Universitas Sanata Dharma.
148
xviii
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT
Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
JatiKurniawan NIM: 082114082 UniversitasSanata Dharma
Yogyakarta 2013
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang dijalankan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. (2) Memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat yang sesuai bagi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara, dokumentasi, dan observasi.
Langkah-langkah yang ditempuh dalam pencapaian tujuan penelitian ini adalah (1) Melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang diterapkan oleh rumah sakit (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, (3) membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat bagi rumah sakit.
Dari hasil penelitian dan analisis yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa: (1) Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta belum melakukan penerapan sistem akuntansi pembelian dengan baik, (2) permasalahan yang muncul dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yaitu belum adanya pemisahan tugas antara fungsi gudang, fungsi pembelian, dan fungsi penerimaan, (3) perancangan sistem informasi pembelian persediaan obat yang sesuai dengan kondisi Rumah Sakit Panti Rini yang meliputi perancangan input, perancangan database, perancangan prosedur, perancangan output, dan perancangan pengendalian.
xix
ABSTRAK
ANALYSIS AND DESIGNING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN MEDICINE INVENTORY PURCHASE
A CASE STUDY AT PANTI RINI HOSPITAL, YOGYAKARTA
JatiKurniawan Sanata Dharma University
Yogyakarta
This study aims (1) to determine the implementation of accounting system in medicine inventory purchase applied in Panti Rini Hospital, Yogyakarta, (2) to provide a proposed design of accounting information system in medicine inventory purchase that correspond with condition at Panti Rini Hospital, Yogyakarta.
The type of research is a case study. The data were collected through interview, documentation, and observation.
The steps taken to achieve research objectives are: (1) doing descriptive analysis of medicine inventory purchase system applied to the hospital, (2) identifying the problems and their causes in applying the accounting system of medicine inventory purchase, (3) propose an accounting information system of medicine inventory purchase design for this hospital.
The results showed that (1) Panti Rini Hospital had not been implemented the accounting system of medicine inventory purchase properly, (2) the problem was no separation between the warehouse function, purchasing function, and receiving function. Other result was a proposed design that correspond with Panti Rini Hospital condition that consist of input design, database design, output design, and controls design.
