ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT
Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Jati Kurniawan NIM : 082114082
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT
Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Jati Kurniawan NIM : 082114082
PROGRAM STUDI AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
Hidup itu adalah perjuangan
Jalan begitu panjang dan terbentang,
Jangan kau lewatkan tanpa harapan
Kupersembahkan untuk :
Tuhan Yesus Kristus yang maha pengasih
Orang Tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang
Mas Singgih dan Mbak Galuh
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal 29 Juli 2013
adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 6 Juli 2013 Yang membuat pernyataan,
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas sanata Dharma
Nama : Jati Kurniawan
Nomor Mahasiswa : 082114082
Demi pengenbangan ilmu pengetahuan saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya berjudul :
ANALSISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta)
Beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikanya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis.
Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya
Dibuat di Yogyakarta
Pada tanggal : 15 Agustus 2013
Yang menyatakan
vii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas segala rahmat dan karunianNya,
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN
PERSEDIAAN OBAT (Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta). Skripsi
ini disusun dalam rangka memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi, Jurusan akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma
Penyusunan skripsi ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak yang
memberikan dorongan, bimbingan, petunjuk, dan nasihat selama proses penyelesaian
skripsi ini. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan terimakasih
sebesar-besarnya kepada:
1. Dr. H. Herry Maridjo., M.Si. Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma
2. Drs. YP. Supardiyono., M.Si., Akt., QIA Selaku Ketua Program Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
3. M. Trisnawati Rahayu, S.E., M.Si., Akt. Selaku dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, koreksi, masukan, dan dorongan dalam penulisan
viii
4. Seluruh dosen program studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma, yang
telah memberikan ilmu selama penulis menjalani studi di Universitas sanata
Dharma
5. dr. Y. Wibowo Seorahjo, MMR selaku pimpinan dari Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta yang telah memberikan ijin penelitian
6. Mbak Sisil selaku akuntan dari Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, Mbak
Betty selaku pimpinan gudang Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta, serta
seluruh karyawan yang telah membantu dalam melakukan penelitian
terimakasih atas kerjasama selama melakukan penelitian.
7. Kepada orang tuaku Bapak Suwarno dan Ibu Endang Riil Supadmini, terima
kasih tak ternilai untuk dukungan doa, moril dan materil yang telah diberikan
kepada penulis hingga skripsi ini selesai
8. Kepada Kakak dan Mbak ku, Singgih dan Galuh atas support-nya dalam
megerjakan skripsi
9. Teman-temanku Akuntansi Bayu, Dicki, Lilik, Sita, Ana, Pipin, Dimas Situr,
Kecruk, Willy, Anang, Rony, Bowo, Pandu, Unggara, Ucup, Ridwan, Artha,
Gondang, dan Endi untuk semua dukungan dan persahabatan. Tidak lupa juga
terimakaasih kepada Pak Niko Cornelius Putra yang telah membantu dalam
mengoresksi Flow Chart dan Data Flow Diagram dalam skripsi ini.
10.Teman-teman Kontrakan 278 Biksu, Plenthus, Plenthi, Solopox, Yuyud, Leo
ix
11.Teman-teman dari BeforeGath Yuli, Rendy, Endra, Dyas, dan Ayu
12.Semua pihak yang telah membantu penulis dan tidak dapat disebutkan satu,
persatu hingga skripsi ini dapat terselsesaikan dengan baik.
Akhirnya penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak yang
berkepentingan
Yogyakarta, 16 April 2013
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERSEMBAHAN ... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ... v
xi B. Sistem Akuntansi Persediaan
1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan ... 10
2. Dokumen yang Digunakan ... 12
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 17
E. Sistem Pengendalian Intern ... 18
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 18
2. Unsur Pengendalian Intern ... 18
3. Lingkungan Pengendalian ... 19
F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik ... 19
1. Pengendalian Secara Umum ... 19
2. Pengendalian Aplikasi ... 23
G. Pengembangan Sistem ... 30
1. Pengertian Pengembangan Sistem ... 30
2. Prinsip Pengembangan Sistem ... 30
H. Analisis Sistem ... 31
1. Pengertian Analisis Sistem ... 31
2. Langkah-langkah Analisis Sistem ... 31
I. Perancangan (Desain) Sistem ... 33
1. Pengertian Perancangan Sistem ... 33
2. Tujuan Desain Sistem ... 34
1. Pengertian Diagram Alir Data (Data Flow Diagram ... 37
2. Simbol-simbol dalam Diagram Alir Data ... 37
3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir data ... 44
xii
1. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) ... 48
2. Langkah-langkah Pembuatan ERD ... 49
A. Sejarah Singkat Rumah Sakit Panti Rini ... 58
B. Visi ... 61
C. Misi ... 61
D. Moto/Semboyan ... 61
E. Fasilitas Pelayanan Rumah Sakit Panti Rini ... 62
F. Pelayanan Pasien Rawat Inap ... 63
G. Struktur Organisasi ... 64
H. Personalia ... 76
BAB V TEMUAN LAPANGAN DAN PERANCANGAN SISTEM ... 81
A. Deskripsi Tentang Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Obat di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ... 81
1. Fungsi-fungsi dalam sistem pembelian ... 81
2. Prosedur-prosedur yang telah dilaksanakan ... 82
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Pembelian ... 84
xiii
5. Flow Chart Pembelian Persediaan Obat
Rumah Sakit Panti Rini ... 87
B. Permasalahan yang ditemukan ... 91
1. Mengidentifikasi Permasalahan ... 91
2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah ... 91
3. Mengidentifikasi Titik-titik Keputusan ... 92
4. Mengidentifikasi Personil Kunci ... 93
C. Perancangan Sistem Informasi Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit Panti Rini ... 93
D. Perancangan Struktur Organisasi ... 95
E. Perancangan Input ... 96
F. Perancangan Database ... 106
1. Peracangan Entity Relationship Diagram (ERD) ... 106
2. Perancangan Kamus Data ... 110
G. Perancangan Prosedur Pembelian ... 114
1. Perancangan Diagram Alir (Flow Chart) ... 119
2. Perancangan Diagram Arus Data (DFD) ... 126
3. Perancangan Jurnal ... 135
H. Perancangan Output ... 136
I. Perancangan Pengendalian ... 138
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir ... 36
Tabel 5.1 Rangkuman Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian persediaan obat ... 82
Tabel 5.2 Dokumen yang digunakan oleh Rumah Sakit Panti Rini... 84
Tabel 5.3 Catatan yang digunakan dalam sistem pembelian persediaan obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ... 85
Tabel 5.4 Perancangan Kamus Data Persediaan Obat ... 110
Tabel 5.5 Perancangan Kamus Data Pemasok ... 111
Tabel 5.6 Perancangan Kamus Data Order Pembelian ... 111
Tabel 5.7 Perancangan Kamus Data Pembelian ... 112
Tabel 5.8 Perancangan Kamus Data Laporan Penerimaan Barang ... 113
Tabel 5.9 Perancangan Kamus Data Faktur Pembelian ... 114
Tabel 5.10 Perancangan Pengendalian Umum ... 138
Tabel 5.11 Rancangan Pengendalian Tahap Penangkapan Data ... 140
Tabel 5.12 Rancangan Pengendalian Tahap Pemasukan Data ... 141
Tabel 5.13 Rancangan Pengendalian Tahap Pengolahan Data ... 142
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD ... 38
Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD ... 38
Gambar 2.3 Simbol Proses Dalam DFD ... 40
Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD ... 42
Gambar 2.5 Simbol dalam ERD ... 48
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. ... 75
Gambar 5.1 Flow Chart pembelian Persediaan Obat Bagian Gudang ... 87
Gambar 5.2 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Sopir. Pembelian Panti Rapih ... 88
Gambar 5.3 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat bagian Keuangan ... 89
Gambar 5.4 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi ... 90
Gambar 5.5 Perancangan Struktur Organisasi pada Bagian Pembelian ... 95
Gambar 5.6 Perancangan Surat Permintaan Pembelian Persediaan Obat ... 97
Gambar 5.7 Perancangan Form Input Data Pemasok ... 98
Gambar 5.8 Perancangan Form Tabel Data Pemasok ... 98
Gambar 5.9 Perancangan Form Input Data Persediaan Obat ... 100
Gambar 5.10 Perancangan Form Tabel Data Persediaan Obat ... 100
Gambar 5.11 Perancangan Form Input Order Pembelian ... 101
Gambar 5.12 Perancangan Form Input Penerimaan Persediaan Obat ... 103
Gambar 5.13 Perancangan Form Input Faktur Pembelian Persediaan Obat... 104
xvi
Gambar 5.15 Entity Relationship Diagram Pembelian Persediaan Obat ... 108
Gambar 5.16 Relationship Tabel Pembelian Persediaan Obat ... 109
Gambar 5.17 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Gudang ... 120
Gambar 5.18 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Fungsi Pembelian ... 121
Gambar 5.19 Flow Chart Pembelian Persediaan Obat pada Pembelian Panti Rapih ... 122
Gambar 5.20 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Fungsi Penerimaan ... 123
Gambar 5.21 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Keuangan ... 124
Gambar 5.22 Perancangan Flow Chart Pembelian Persediaan Obat Bagian Akuntansi ... 125
Gambar 5.23 Perancangan Konteks Diagram Pembelian Persediaan Obat ... 126
Gambar 5.24 Perancangan Diagram Berjenjang Pembelian Persediaan Obat ... 127
Gambar 5.25 Perancangan Diagram Level 0 ... 128
Gambar 5.26 Perancangan Diagram Level 1 Proses Permintaan Pembelian ... 129
Gambar 5.27 Perancangan Diagram Level 1 Proses Membuat SOP ... 130
Gambar 5.28 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyerahan SOP ke pemasok ... 131
Gambar 5.29 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penerimaan Persediaan Obat ... 132
Gambar 5.30 Perancangan Diagram Level 1 Proses Penyimpanan Persediaan Obat ... 133
xvii
Gambar 5.32 Perancangan Output Laporan Pembelian Persediaan Obat Rumah Sakit
Panti Rini Yogyakarta ... 136
Gambar 5.33 Perancangan Output Laporan Penerimaan Persediaan
Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ... 137
Gambar 5.34 Perancangan Output Data Persediaan
Obat Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ... 137
Gambar 5.35 Perancangan Output Jurnal
xviii
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PERSEDIAAN OBAT
Studi Kasus di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
JatiKurniawan NIM: 082114082 UniversitasSanata Dharma
Yogyakarta 2013
Penelitian ini bertujuan untuk: (1) Mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang dijalankan Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. (2) Memberikan usulan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat yang sesuai bagi Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Data diperoleh dengan menggunakan wawancara, dokumentasi, dan observasi.
Langkah-langkah yang ditempuh dalam pencapaian tujuan penelitian ini adalah (1) Melakukan analisis deskriptif terhadap sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang diterapkan oleh rumah sakit (2) mengidentifikasi masalah dan penyebab masalah yang ada dalam sistem akuntansi pembelian persediaan obat, (3) membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat bagi rumah sakit.
xix
ABSTRAK
ANALYSIS AND DESIGNING ACCOUNTING INFORMATION SYSTEM IN MEDICINE INVENTORY PURCHASE
A CASE STUDY AT PANTI RINI HOSPITAL, YOGYAKARTA
JatiKurniawan Sanata Dharma University
Yogyakarta
This study aims (1) to determine the implementation of accounting system in medicine inventory purchase applied in Panti Rini Hospital, Yogyakarta, (2) to provide a proposed design of accounting information system in medicine inventory purchase that correspond with condition at Panti Rini Hospital, Yogyakarta.
The type of research is a case study. The data were collected through interview, documentation, and observation.
The steps taken to achieve research objectives are: (1) doing descriptive analysis of medicine inventory purchase system applied to the hospital, (2) identifying the problems and their causes in applying the accounting system of medicine inventory purchase, (3) propose an accounting information system of medicine inventory purchase design for this hospital.
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah.
Dijaman sekarang teknologi berkembang sangat pesat dan sangat
mempengaruhi segala bidang khususnya di bidang ekonomi. Banyak
perusahaan-perusahaan maupun organisasi non profit mulai beralih menggunakan teknologi
dalam melakukan kegiatannya. Untuk dapat bertahan, para pelaku bisnis berusaha
selalu meningkatkan dan memperbaiki kualitas teknologi dalam berbagai bidang.
Begitu pula kualitas teknologi dalam bidang pembelian persediaan, yang
mempunyai peranan penting bagi perusahaan dagang maupun manufaktur..
Dalam hal ini banyak perusahaan maupun organisasi yang mulai
memperhatikan pengembangan sistem informasi demi kemajuan perusahaan
untuk bersaing di dunia bisnis yang semakin meng global , dimana nanti
perkembangan sistem informasi ini akan menghasilkan informasi yang handal.
Sistem informasi yang akan dibahas adalah sistem informasi akuntansi
pembelian pada persediaan. Pembelian persediaan barang dagang merupakan
kegiatan yang sangat penting karena persediaan barang dagang harus ada sebelum
perusahaan atau organisasi melakukan proses perdagangan. Pembelian persediaan
merupakan kegiatan dari aktivitas pengeluaran kas, dimana kas yang keluar ini
Dalam pembelian persediaan barang dagang dibutuhkan suatu sistem yang
tepat agar terhindar kecurangan yang dapat merugikan perusahaan maupun
organisasi. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA Pembelian) merupakan
sistem yang dibangun untuk mempermudah pelaksanaan pembelian dengan
meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi keseluruhan maupun beberapa
bagian dari proses pembelian tersebut disertai dengan pengendalian atau kontrol
atas sistem komputerisasi tersebut (Heripracoyo,Sulistyo: 2009,1). Sistem
informasi akuntansi pembelian pada persediaan dapat merekam semua kegiatan
transaksi yang terjadi tentang pembelian persediaan barang dagang. Dari semua
rekaman transaksi pembelian persediaan maka akan tercipta informasi, dimana
informasi ini merupakan output dari sistem informasi tersebut yang akan
digunakan oleh menejemen perusahaan maupun organisasi untuk membuat
keputusan serta mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas tentang
proses pembelian persediaan barang dagang. Dalam hal ini penulis melakukan
studi kasus pada sistem informasi pembelian persediaan obat di Rumah Sakit
Panti Rini Yogyakarta.
B. Rumusan Masalah
Rumusan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat yang
2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat
yang sesuai untuk Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta adalah :
1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian persediaan obat
yang telah berjalan di Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
2. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat di
Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta.
D. Batasan Masalah
Penelitian ini dilakukan hanya pada lingkup pembelian persediaan obat secara
eksternal yang dilakukan oleh Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta
Penelitian yang dilakukan terbatas hanya pada analisis dan perancangan
sistem informasi akuntansi pembelian persediaan obat. Perancangan input berupa
form masukan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian persediaan dan
perancangan output berupa laporan-laporan yang berkaitan dengan pembelian
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi penulis
Penelitian ini bermanfaat bagi penulis untuk menambah wawasan dan
pengetahuan dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi khususnya
di bagian sistem informasi akuntansi pembelian pada persediaan
2. Bagi Organisasi
Mengetahui apakah sistem yang dipakai oleh Rumah Sakit Panti Rini
Yogyakarta tersebut sudah efektif, dan memeperoleh usulan sistem yang
baru.
3. Bagi Universitas
Menambah referensi karya tulis khususnya karya tulis di bidang sistem
informasi akuntansi pembelian pada persediaan
F. Sistematika Penulisan
Bab I : Pendahuluan
Dalam Bab ini akan diuraikan latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penulisan, manfaat penelitian, dan sistematika
Bab II : Landasan Teori
Dalam bab ini menguraikan teori – teori yang digunakan oleh penulis dalam melakukan pengolahan data dan perancangan sistem
informasi akuntansi pembelian.
Bab III : Metode Penelitian
Bab ini menguraikan jenis penelitian yang digunakan, waktu dan
lokasi yang digunakan untuk malakukan penelitian, obyek
penelitian, data yang dicari,teknik pengumpulan data, dan teknik
analisis data.
Bab IV : Gambaran Umum Rumah Sakit
Dalam bab ini akan diuraikan tentang seluk beluk Rumah Sakit Panti
Rini Yogyakarta dan gambarannya mengenai struktur organisasi
dan pihak-pihak yang terlibat didalamnya.
Bab V : Analisis dan Perancangan Sistem
Bab ini berisi tentang analisis dan perancangan sistem informasi
pembelian Rumah Sakit Panti Rini Yogyakarta. Data yang dipakai
berdasarkan data yang diterima selama penelitian.
Bab IV : Penutup
Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari penelitian yang telah
dilakukan, saran-saran yang dapat diberikan kepada perusahaan dan
6
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
Pengertian sistem menurut beberapa ahli dapat didefinisikan sebagai
berikut:
a. Menurut Raymond McLeod,Jr.:
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai tujuan (McLeod : 2001 : 9).
b. Menurut Mulyadi:
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan
lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan (Mulyadi,
2001: 2).
c. Menurut Romney:
Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen- komponen yang
saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
(Romney, 2005 : 2). Pengertian prosedur menurut Mulyadi dapat
didefinisikan sebagai suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi
berulang-ulang (Mulyadi, 2001: 5).
2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005: 3-6), suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat tertentu. Karakteristik dari suatu sistem yaitu:
a. Komponen-komponen Sistem (components)
Sistem terdiri dari beberapa komponen yang saling berinteraksi satu sama
lain dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian- bagian dari sistem.
b. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan Luar Sistem (environment)
Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu yang ada di luar batas
sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut. Lingkungan luar
sistem ada yang bersifat menguntungkan (merupakan energi dari sistem
yang harus dijaga dan dipelihara) dan ada pula yang bersifat merugikan
(merupakan pengganggu sistem yang harus ditahan dan dikendalikan).
d. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem
sumber-sumber daya dapat mengalir dari satu subsistem ke subsistem
yang lainnya.
e. Masukan Sistem (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem. Masukan
dapat dibagi dua, yaitu:
1) Masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang
dimasukkan ke dalam sistem agar sistem tersebut dapat beroperasi
2) Masukan sinyal (signal input) yaitu energy yang diproses untuk
mendapatkan hasil/keluaran.
f. Keluaran Sistem (output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran juga dapat berupa
masukan bagi sistem yang lain.
g. Pengolah Sistem (process)
Bagian pengolah sistem akan mengubah masukan sistem menjadi
keluaran sistem
h. Sasaran Sistem (objectives)
Suatu sistem pasti memiliki sasaran atau tujuan sistem, karena jika suatu
sistem tidak memiliki hal tersebut, maka operasi suatu sistem menjadi
3. Pengertian Sistem Akuntansi
Arti sistem akuntansi menurut Mulyadi yaitu organisasi formulir, catatan,
yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan
(Mulyadi, 2001: 3).
4. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi juga mempunyai unsur-unsur
(Mulyadi, 2001: 3-5). Unsur-unsur sistem akuntansi tersebut adalah sebagai
berikut:
a. Formulir
Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya
transaksi. Formulir dapat diartikan sebagai dokumen karena dengan
formulir, peristiwa yang terjadi direkam di atas secarik kertas. Selain itu,
formulir juga dapat diartikan sebagai media karena formulir merupakan
media untuk mencatat peristiwa yang terjadi di dalam organisasi ke dalam
catatan. Contoh dari formulir, misalnya: faktur penjualan, cek, dan bukti
kas masuk.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan atau data
pembelian. Dalam mencatat jurnal ada dua metode yaitu metode perpetual
dan metode periodik
1) Metode Perpetual
Sistem pencatatan metode perpetual disebut juga metode buku adalah
sistem dimana setiap persediaan yang masuk dan keluar dicatat di
pembukuan.Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan
pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah persediaan
sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo dalam
rekening persediaan. Cirri –ciri metode perpetual dalam perjunalan
adalah :
a) Pembelian barang dicatat dengan mendebit rekening persediaan
b) Harga pokok pembelian dihitung untuk tiap transaksi pembelian
c) Persediaan merupakan rekening kontrol dan dilengkapi dengan
buku pembantu persediaan yang berisi catatan untuk setiap jenis
persediaan
2) Metode Periodik
Pada metode ini, apabila terjadi pembelian maka jurnalnya adalah
mendebit rekening pembelian dan mengkredit kas atau utang dagang.
Jika terjadi penjualan maka jurnalnya adalah mendebit rekening kas/
persediaan akhir dilakukan inventarisasi atau stock opname pada akhir
periode
c. Buku besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk
meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci
data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.
e. Laporan
Hasil akhir dari proes akuntansi adalah laporan keuangan seperti neraca,
laporan laba-rugi, laporan perubahan modal, dan laporan lain yang berisi
informasi yang merupakan keluaran dari sistem akuntansi.
B. Sistem Akuntansi Persediaan
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang meliputi barang jadi yang tersedia
untuk dijual kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi dan
bahan serta perlengkapan yang digunakan dalam proses produksi.
1. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi persediaan bahan baku yaitu
(Mulyadi, 2001: 569-580):
a. Fungsi Gudang
diterima oleh fungsi enerimaan dan menyiapkan barang yang dipesan
serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Selain itu juga
bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai posisi
persediaan di gudang. Fungsi gudang berada di tangan bagian pembelian.
b. Fungsi Penerimaan
Fungsi Penerimaan bertanggungjawab untuk melaksanakan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh
perusahaan. Selain itu juga bertanggungjawab atas penerimaan barang
dari fungsi pembelian. Fungsi penerimaan berada di tangan bagian
penerimaan.
c. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang
kepada pemasok. Fungsi ini juga menjamin bahwa tidak ada barang yang
keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Fungsi
pengiriman berada di tangan bagian pengiriman.
d. Fungsi Pembelian
Fungsi Pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi harga barang,
menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk membuat catatan utang dan
catatan setiap jenis bahan baku yang disimpan di gudang. Selain itu juga
bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual dan
dibeli kedalam kartu persediaan. Fungsi akuntansi berada di tangan bagian
Akuntansi.
f. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan
Panitia penghitungan fisik persediaan bertanggungjawab melaksanakan
penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasilnya kepada Bagian
Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap
catatan persediaan dalam kartu persediaan. Panitia Penghitungan Fisik
Persediaan dilakukan oleh karyawan selain dari bagian gudang
2. Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303-308) dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau
fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan
pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif)
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan denga fungsi
sebagai berikut, yaitu surat order pembelian, tembusan pengakuan oleh
pemasok, tembusan bai unit peminta barang, arsip tanggal penerimaan,
arsip pemasok, tembusan fungsi penerimaan, dan tembusan fungsi
akuntansi.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi,
mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Surat Perubahan Order
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang
sebelumnya telah diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan
kepda pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).
3. Catatan Akuntansi yang digunakan
Menurut Mulyadi (2001:308-310) catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian Persediaan adalah:
a. Register bukti kas keluar (voucher register)
b. Jurnal Pembelian
c. Kartu Utang
d. Kartu Persediaan
C. Informasi
1. Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut Jogiyanto adalah data yang diolah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
2. Kualitas Informasi
Informasi juga memiliki kualitas. Kualitas informasi menurut John Burch
dan Gary Grudnitski, seperti yang tertulis dalam buku Jogiyanto, diibaratkan
dengan sebuah rumah yang memiliki tiga pilar (Jogiyanto, 2003: 10).
Pilar-pilar tersebut adalah:
a. Akurat, berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan- kesalahan dan
tidak bias atau menyesatkan.
b. Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak
boleh terlambat.
c. Relevan berarti informasi memiliki manfaat untuk para pemakainya
(user).
D. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi menurut Roberth A.Leitch dan K.Roscoe
Davis dalam buku karangan Jogiyanto adalah sebagai berikut:
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
2. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi sebagai suatu kesatuan dari beberapa unsur memiliki
komponen-komponen yang utama. Menurut Mulyadi, dalam bukunya yang
berjudul Sistem Akuntansi (Mulyadi.2001 : 12-14), komponen-komponen
utama sistem informasi adalah sebagai berikut
a. Blok Masukan (Input Block)
Suatu blok yang berisi data-data yang dimasukkan ke dalam sistem
informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap
dan memasukkan data ke dalam sistem.
b. Blok Model (Model Block)
Suatu blok yang dapat mengolah masukan dan data yang disimpan,
dengan berbagai macam cara, untuk memproduksi hasil yang dikehendaki
atau keluaran (logico-mathematical model).
c. Blok Keluaran (Output Block)
Keluaran, selain merupakan produk suatu sistem informasi, juga
merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem
informasi. Jika keluaran suatu sistem informasi tidak sesuai dengan
kebutuhan pemakai informasi, perancangan blok masukan, model,
d. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi dalam sistem informasi berbasis computer (computer-based
information sistems), terdiri dari tiga komponen, yaitu: komputer dan
penyimpanan data di luar, telekomunikasi, dan perangkat lunak
(software).
e. Blok Basis Data (Data Base Block)
Merupakan suatu blok yang digunakan untuk menyimpan data yang
digunakan untuk melayani kebuutuhan pemakai informasi.
f. Blok Pengendalian (Control Block)
Blok pengendalian merupakan suatu blok yang digunakan untuk
melindungi suatu sistem informasi dari hal-hal seperti: bencana alam,
kecurangan, kegagalan internal (internal failure), penggelapan, dan
lain-lain.
3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Ada bermacam-macam pengertian dari sistem informasi akuntansi yang
dikeluarkan oleh para ahli sistem, di antaranya adalah sebagai berikut:
a. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin:
Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang
mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis,
financial yang relevan bagi pihak- pihak luar dan pihak-pihak dalam
perusahaan (secara prinsip adalah manajemen) (Jogiyanto, 2005: 17).
b. Menurut Robert G. Murdick, Thomas C.Fuller, dan Joel E.Ross:
Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari
organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi
keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan
pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian
dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan
eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak lainnya
(Jogiyanto, 2005:1)
E. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:164), unsur pokok sistem pengendalian intern
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
3. Lingkungan Pengendalian
Menurut Mulyadi (2001:172), lingkungan pengendalian memiliki empat
unsur, yaitu:
a. Filosofi dan gaya manajemen
b. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan
c. Metode pengendalian manajemen
d. Kesadaran pengendalian
F. Pengendalian Intern Akuntansi Dalam Lingkungan Pengolahan Data Elektronik
1. Pengendalian Secara Umum
Menurut Jogiyanto (2005:250-254), pengendalian secara umum terdiri
a. Pengendalian Organisasi
Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan
pemisahan tugas (segregation of duties) dan pemisahan tanggung jawab
(segregation of responbilities) yang tegas.
b. Pengendalian Dokumentasi
Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut:
1) Mempelajari cara mengoperasikan sistem.
2) Sebagai bahan training.
3) Dasar pengembangan sistem lebih lanjut
4) Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem dikemudian
hari.
5) Materi acuan bagi pemeriksa sistem.
Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa sebagai berikut:
1) Dokumentasi prosedur
Dokumen prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harus
dilakukan pada suatu keadaan tertentu.
2) Dokumentasi sistem
Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data
yang digambarkan dalam bagan alir (sistem flowchart) atau diagram
3) Dokumentasi program
Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam
bentuk bagan alir program (program flow-chart) atau dalam bentuk
tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structure chart
serta cetakan program.
4) Dokumentasi operasi
Dokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara dan
prosedur-prosedur mengoperasikan program.
5) Dokumentasi data
Dokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam
database yang digunakan oleh sistem informasi.
c. Pengendalian Perangkat Keras
Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan
pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh
pabrik pembuatnya
d. Pengendalian Keamanan Fisik
Pengendalian keamanan fisik jika tidak dilakukan secara semestinya
maka dapat mengakibatkan:
1) Menurunnya operasi kegiatan
2) Membahayakan sistem
4) Hilangnya harta kekayaan milik perusahaan
Pengendalian keamanan fisik dapat berupa:
1) Penempatan satpam
2) Pengisian agenda kunjungan
3) Penggunaan tanda pengenal
4) Penggunaan closed-circuit television
5) Tersedianya pintu-pintu darurat satu arah
Alat-alat pengaman tambahan yang dapat digunakan untuk mengendalikan
hal-hal yang dapat menyebabkan sesuatu yang fatal:
1) Saluran air
2) Alat pemadam kebakaran
3) UPS (Uninteruptible Power Sistem)
4) Stabilizer
5) AC (Air Conditioner)
6) Pendeteksi kebakaran
e. Pengendalian Dalam Keamanan Data
Beberapa cara pengendalian untuk menjaga integritas dan keamanan
data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan
luar supaya tidak hilang, rusak, dan tidak diakses oleh orang yang tidak
1) Dipergunakan data log
2) Proteksi file
3) Pembatasan pengaksesan (access restriction)
4) Data backup dan recovery
f. Pengendalian Komunikasi
Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan
selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari
data selama pengiriman data tersebut.
2. Pengendalian Aplikasi
Menurut Jogiyanto (2005:254-259), pengendalian aplikasi terdiri dari:
a. Pengendalian Masukan (input control)
Tujuan pengendalian input adalah untuk meyakinkan bahwa data
transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari
kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahan. Pengendalian input
adalah penting karena input yang salah maka outputnya juga akan salah
(GIGO/ Garbage In Garbage Out), selain itu apabila input telah melewati
tahap pengolahan, akan sangat sulit dideteksi.
Pada tahap data capture (penangkapan data), pengendalian yang dapat
dilakukan adalah:
1) Nomor urut tercetak pada dokumen dasar.
dari pengendalian ini adalah untuk mengetahui bila ada dokumen yang
hilang (kelengapan data).
2) Ruang maksimum untuk masing-masing field di dokumen dasar.
Dokumen dasar dirancang sedemikian rupa sehingga tidak ada field
data yang meleset, yang dapat dilakukan dengan menyediakan ruang
maksimum untuk masing-masing field data, sehingga kelebihan digit
atau karakter dapat terlihat.
3) Kaji ulang (review) data.
Personil yang mengisi dokumen dasar harus mengkaji ulang kembali
data yang dicatatnya dengan meneliti kembali kelengkapan dan
kebenaran datanya.
4) Verifikasi data (data verification)
Dokumen dasar yang sudah diisi oleh seorang personil dapat
diverifikasi kelengkapan dan kebenarannya.
Pengendalian yang berupa programmed check adalah:
1) Echo check
Pengendalian ini dilakukan dengan menampilkan terlebih dahulu
semua input di layar terminal untuk dikaji kembali kebenarannya
sebelum direkamkan ke file database.
2) Existence check
daftar kode-kode yang valid dan sudah diprogram.
3) Matching check
Pengendalian ini dilakukan dengan membandingkan kode yang
dimasukkan dengan field di file induk bersangkutan.
4) Field check
Field data yang dimasukkan diperiksa kebenarannya dengan
mencocokkan nilai dari field data tersebut dengan tipe fieldnya.
5) Sign check
Field dari data yang bertipe numerik dapat diperiksa untuk
menentukan apakah telah berisi dengan nilai yang mempunyai tanda
yang benar, positip ataukah negatip.
6) Relationship check atau Logical check
Hubungan antara item-item data input harus sesuai dan masuk akal.
Pengecekan ini berfungsi untuk memeriksa hubungan antara item-item
data input yang dimasukkan ke komputer. Kalau tidak masuk akal,
maka akan ditolak oleh komputer.
7) Limit atau reasonable check
Nilai dari input data diperiksa kembali untuk menentukan apakah nilai
ini cukup beralasan atau tidak.
8) Range check
jangkauan nilai yang sudah ditentukan.
9) Self-checking digit check
Self-checking digit check adalah pengecekan untuk memeriksa
kebenaran dari digit-digit data yang dimasukkan. Pengecekaan ini
digunakan karena operator cenderung melakukan kesalahan
memasukkan digit-digit data.
10) Sequence check
Sequence check memeriksa urutan dari dari record-record data yang
dimasukkan dengan cara membandingkan nilai field record tersebut
dengan nilai field record sebelumnya yang terakhir dimasukkan.
11) Label check
Untuk menghindari kesalahan penggunaan file, maka label internal
yang ada di pita magnetik atau di disk magnetik dapat diperiksa untuk
dicocokkan dengan yang seharusnya digunakan.
12) Batch control total check
Batch control total check umumnya diterapkan pada pengolahan data
dengan metode batch processing, yaitu transaksi dikumpulkan terlebih
dahulu selama satu periode tertentu dan bersama-sama digunakan
untuk meng-update file induk. Untuk meyakinkan apakah kumpulan
transaksi tersebut sudah lengkap dan benar atau belum, maka dapat
a) Financial total, adalah total dari nilai rupiah suatu field, misalnya
total dari nilai penjualan.
b) Hash total, adalah total dari kode-kode suatu field yang bukan
merupakan nilai rupiah, misalnya total dari kode barang.
c) Record total, adalah total dari jumlah lembar dokumen dasar atau
jumlah record.
13) Zero-balance check
Bila transaksi yang dimasukkan merupakan nilai-nilai yang saling
mengimbangi, misalnya nilai-nilai debet dan nilai-nilai kredit tersebut
harus imbang atau kalau dikurangkan selisihnya harus nol.
Zero-balance check akan melakukan pengecekan selisih antara dua sisi
tersebut harus imbang.
b. Pengendalian Pengolahan (processing control)
Tujuan pengendalian ini adalah untuk mencegah kesalahan- kesalahan
yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data
dimasukkan ke dalam komputer. Pengecekan-pengecekan kesalahan
pengolahan dapat berupa:
1) Control total check
Pada tahap pengolahan, control total check dapat digunakan untuk
meyakinkan bahwa semua data yang diolah tetap lengkap dan telah
2) Matching check
Pada tahap pengolahan data, pencarian data di suatu file yang tidak
ketemu harus dapat dideteksi. Matching check merupakan
pengendalian untuk melakukan hal itu.
3) Reference file check
Kesalahan penggunaan data yang diambil dari file acuan (reference
file) dapat didetetksi dengan cara mencetak isi file acuan yang
digunakan setelah dilakukannya proses pengolahan. Hasil cetakan isi
file acuan kemudian dapat diperiksa kebenarannya.
4) Limit or reasonable check
Pada tahap input, pengecekan ini ditujukan pada kewajaran dari data
input yang dimasukkan ke komputer, sedang dalam tahap pengolahan,
pengecekan ini ditujukan pada hasil pengolahannya.
5) Croosfooting check
Croosfooting check dilakukan dengan menjumlahkan masing- masing
item data secara ke samping (horisontal) dan secara independen juga
dilakukan penjumlahan secara tega (vertikal). Total penjumlahan ke
samping dan total penjumlahan tegak dapat dicocokkan secara
menyilang dan harus didapatkan hasil yang sama.
6) Record Locking
Proses konkruensi terjadi karena record yang sama di dalam suatu file
konkruensi dapat dilakukan dengan mengunci record yang sedang
dipergunakan, sehingga tidak dapat dipergunakan oleh pemakai lain.
c. Pengendalian keluaran (output control)
Tahapan dan pengendalian keluaran dalam bentuk hardcopy adalah:
1) Tahap menyediakan media laporan
2) Tahap memproses program yang dihasilkan laporan
3) Tahap pembuatan laporan di file (printer file)
4) Tahap mencetak laporan di media kertas
5) Tahap pengumpulan laporan
6) Tahap mengkaji ulang laporan
7) Tahap pemilihan laporan
8) Tahap distribusi laporan
9) Tahap kaji ulang laporan oleh pemakai laporan
10)Tahap pengarsipan laporan
11)Tahap pemusnahan laporan yang sudah tidak diperlukan
Pengendalian yang dilakukan pada laporan yang berbentuk softcopy:
1) Pengendalian pada informasi yang ditransmisikan
G. Pengembangan Sistem
1. Pengertian Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:35), “Pengembangan sistem (sistem
development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem
yang telah ada”.
2. Prinsip Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:38-41), prinsip-prinsip pengembangan sistem
adalah sebagai berikut:
a. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen
b. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
c. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang terdidik
d. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses
pengembangan sistem
e. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
f. Jangan takut membatalkan proyek
H. Analisis Sistem
1. Pengertian Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:129) analisis sistem dapat didefinisikan
sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam
bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan
sehinga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2. Langkah-langkah Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:130-150), langkah-langkah analisis sistem
adalah:
a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang
ingin dipecahkan, yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak tercapai.
Tugas-tugas yang harus dilakukan dalam langkah ini adalah:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah
Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang
aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis perlu
mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di
organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab-penyebab
dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek
permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah
ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
2) Mengidentifikasi titik keputusan
Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang mennyebabkan
sesuatu terjadi sebagai identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat
digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart
atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.
3) Mengidentifikasi personil-personil kunci
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
1) Menentukan jenis penelitian
2) Merencanakan jadwal penelitian
a) Mengatur jadual wawancara
b) Mengatur jadwal observasi
c) Mengatur jadwal pengambilan sampel
3) Membuat penugasan penelitian
4) Membuat agenda wawancara
5) Mengumpulkan hasil penelitian
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem
1) Menganalisis kelemahan sistem
b) Menganalisis pengukuran pekerjaan
c) Menganalisis keandalan
d) Menganalisis dokumen
e) Menganalisis laporan
2) Menganalisis kebutuhan informasi Pemakai/ Manajemen
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
I. Perancangan (Desain) Sistem
1. Pengertian Perancangan Sistem
Pengertian perancangan (desain) sistem yang dikutip oleh Jogiyanto
(2005, 196) adalah:
a. Menurut Robert J. Verzello/ John Reuter III
The stage of the development cycle which follow analysis: definition
of functional requirement and reparation of implementation
specification; describing how a sistem is to constructed.
(Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian
dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancangan
implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.)
b. Menurut George M. Scoot
Sistem design determines how a sistem will accomplish what it must
of a sistem so that after the instalation to the sistem will fully satisfy the
sistem specifications established at the end of the sistems analysis phase.
(Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan
apa yang mesti diselesaikan; tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari
komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu
sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan
rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.).
2. Tujuan Desain Sistem
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang
terlibat.
3. Desain Input
Komponen input dalam suatu program diseuaikan dengan bentuk- bentuk
form dokumen yang akan digunakan sebagi data masukan. Desainer harus
membuat program yang user friendly karena biasanya karyawan yang
memnggunakan program tersebut merupakan karyawan dari lapisan
operasional yang berpendidikan tidak terlalu tinggi. Dalam program akuntansi
ada 2 data masukan utama, yaitu:
a. Desain input data kode perkiraan akuntansi
J. Bagan Alir (Flow chart)
1. Pengertian Bagan Alir Menurut Jogiyanto (2005: 795, b)agan alir (flow chart)
adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau
prosedur sistem secara logika.
2. Pedoman Pembuatan Bagan Alir
Pedoman-pedoman pembuatan bagan alir menurut Jogiyanto (2005:795-799)
adalah:
a. Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian
kiri dari suatu halaman.
b. Kegiatan di dalam bagan alir harus ditujukan dengan jelas.
c. Harus ditunjukkan dari mana kegiatan akan dimulai dan di mana akan
berakhirnya
d. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu
kata yang mewakili suatu pekerjaan, misalnya persiapkan dokumen, atau
hitung gaji.
e. Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang
semestinya
f. Kegiatan yang terpotong dan akan disambung di tempat lain harus
ditunjukkan dengan jelas mengunakan simbol penghubung.
Simbol-simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem dapat dilihat dalam
tabel di bawah ini
Tabel 2.1 Simbol Bagan Alir
Simbol Arti Simbol Arti Karto Plong Pita kertas
K. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
1. Pengertian Diagram Alir Data
Diagram alir data menurut Mulyadi (2001:57) adalah suatu model yang
menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu
sistem.
2. Simbol yang digunakan dalam Diagram Alir data (Jogiyanto, 2005:700-707)
Menurut Jogiyanto (2005:700-707) simbol yang digunakan dalam
Diagram Alir Data adalah :
a. External Entity (kesatuan luar ) atau boundary (batas sistem)
Kesatuan luar merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang
dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output
dari sistem.
Kesatuan luar biasanya berupa :
1) Suatu kantor, dpartemen atau divisi dalam perusahaan tetapi di luar
sistem yang sedang dikembbangkan.
2) Orang atau sekelompok orang di organisasi tetapi di luar sistem yang
dikembangkan
3) Sustu organisasi atau orang yang berada di luar organisasi seperti
langganan dan pemasok
5) Sumber asli dari suatu transaski
6) Penerima akhir dari sustu laporan yang dihasilkan oleh sistem
Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau
suatu kotan dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.
Gambar 2.1 Simbol Kesatuan Luar dalam DFD Sumber. Jogiyanto (2005:701)
b. Data flow (arus data)
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah
Gambar 2.2 Simbol Arus Data dalam DFD Sumber: Jogiyanto (2005:702)
Arus data ini menunjukkan arus data dari data yang dapat berupa masukan
untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai
berikut
1) Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan.
2) Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem.
3) Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem.
4) Masukan untuk komputer.
5) Komunikasi ucapan.
7) Data dibaca atau direkam ke suatu file.
8) Suatu isian yang dicatat pada buku agenda.
9) Tranmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.
Dalam menggambarkan arus data, konsep-konsep yang perlu diperhatikan:
1) Konsep paket dari data (Packet Data)
Bila dua atau lebih data megalir dari sustu sumber yang sama ke
tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai sustu arus data
tunggal. Karena dua atau lebih data tersebut mengalir bersama-sama
harus ditunjukkan sebagai suatu arus data, walaupun misalnya terdidri
dari beberapa dokumen,
2) Konsep arus data menyebar (diverging data flow)
Arus data yang menyebar menunjukkan sejumlah tembusan dari arus
data yang sama dari sumber yang sama ke tujuan yang berbeda.
3) Konsep arus data mengumpul (converging data flow)
Arus data mengumpul menunjukkan beberapa arus data yang berbeda,
dari sumber yang berbeda bergabung bersama-sama menuju ke tujuan
yang sama.
4) Konsep sumber dan tujuan arus data
Semua arus data harus dihasilkan dari suatu proses atau menuju ke
suatu proses. Konsep ini penting karena arus data adalah salah satu
c. Process (proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin, atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk dihasilkan arus data yang keuar dari proses. Suatu proses
dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat
persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul
atau
Gambar 2.3 Simbol Proses dalam DFD Sumber: Jogiyamto (2005:705)
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, yaitu meliputi:
1) Identifikasi Proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menujukkan
nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas simbol
proses.
2) Nama Proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses
tersebut. Nama dan proses harus jelas dan lengkap
menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dan proses biasanya
berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja. Nama dari
3) Pemrosesan
Untuk physical DFD yang menujukkan proses tidak hanya proses
dari komputer tetapi juga proses manual, seperti proses yang
dilakukan oleh orang, mesin, dan lain-lain, maka pemrosesan harus
ditunjukkan. Pemrosesan ini menunjukkan siapa atau dimana suatu
proses dilakukan. Untuk Logical DFD yang prosesnya hanya
menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak
disebutkan dan bila pemroses akan disebutlkan dapat juga untuk
menyebutkan nama dari program yang melakukan prosesnya.
Berbagai kemungkinan arus data dalam suatu proses:
1) Suatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan
menhasilkan sebuah arus data
2) Sustu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan
menghasilkan sebuah arus data
3) Suatu proses yang menerima suatu arus data dan menghasilkan
lebih dari sebuah arus data.
d. Data store (simpanan data)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan data yang dapat
berupa sebagai berikut :
1) Suatu file atau database di sistem komputer.
3) Sustu kotak tempat data di meja seseorang.
4) Suatu tabel acuan manual.
5) Suatu agenda atau buku.
Simpanan data DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis
horizontal pararel yang tertutup di salah satu ujungnya.
Gambar 2.4 Simbol simpanan data DFD Sumber : Jogiyanto (2005:707)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggambarkan simpanan data
di DFD
1) Hanya proses daja yang berhubungan dengan simpanan data
karena menggunakan atau merubah data simpanan data adalah
suatu proses.
2) Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses
menunjukkan proses update dapat berupa :
a) Menambah atau menyimpan record baru atau dokumen baru ke
dalam simpanan data
b) Menghapus record atau di suatu dokumen yang ada di
simpanan data.
c) Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang
3) Arus data yang berasal dari simpanan adata ke suatu proses
menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada
di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan
luar komputer (disc atau tape) berarti membaca data dari suatu
record di file sedang untuk simpanan data berupa media manual
berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat
isinya dari suatu simpanan data.
4) Untuk suatu proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu
menggunakan data update simpanan data dapat dipilih salah satu
penggambaran sebagai berikut ini :
a) Menggunakan sbuah garis dengan panah mengarah kedua arah
yang berlawanan dari simpanan data, atau
b) Menggunakan arus data yang terpisah
3. Pedoman Pembuatan Diagram Alir Data
Pedoman untuk menggambarkan Diagram Alir Data menurut Jogiyanto
(2005:713) adalah :
a. Identifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entities) yang
terlibat di sistem.
b. Identifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
c. Gambarlah terlebih dahulu suatu diagram konteks (context diagram)
terlebih dahulu.
e. Gambarlah sketsa Diagram Air Data untuk overview diagram (level 0)
berdasarkan proses di diagram berjenjang.
f. Gambarlah Diagram Alir Data untuk level-level berikutnya, yaitu level 1
dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai dengan
diagram berjenjangnya.
4. Keterbatasan DFD
a. DFD tidak menunjukkan proses pengulangan (loop)
b. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision)
c. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
L. Database
Database adalah sebuah objek yang kompleks untuk menyimpan informasi
yang terstruktur yang diorganisir dan disimpan dalam suatu cara yang
mengijinkan pemakainya untuk mengambil informasi dengan cepat dan efisien.
Secara lebih sederhana pengertian database adalah kumpulan tabel- tabel yang
saling berhubungan.
Database Management Sistem (DBMS) adalah software yang digunakan
untuk membuat database. Contoh dari DBMS adalah Microsoft Accesc, SQL
Server, Microsoft Excel, FoxPro, dan lain-lain. Sebuah database dioperasikan
terhadap sumber daya data dan DBMS.
Database merupakan kumpulan dari tabel-tabel yang terdiri dari: Baris, sering
disebut sebagi instance dari data atau record; dan kolom, sering disebut sebagai
attributes atau field. Dalam database tabel-tabel berisi elemen data dan primary
key. Primary key (kunci utama) merupakan elemen data yang mempunyai nilai
yang unik dan digunakan untuk menghubungkan dengan table lain (menjadi
foreign key di table lain).
Karakterisitk pendekatan database menurut Wilkinson (2000: 190-194)
adalah:
1. Independensi Data (data Independence), database elemen dalam database
mempunyai standar yang sama
2. Konsistensi Data (Data Consistency), setiap data elemen dalam database
mempunyai standar yang sama.
3. Satu kali memasukkan dan menyimpan data (One Data Entry and Storage),
dengan hanya memasukkan data satu kali dapat digunakan untuk banyak
aplikasi dan user.
4. Kasatuan data (Data integration), database menyediakan simpanan data
terpusat untuk digunakan.
5. Shared data ownership, semua data dalam database dimiliki bersama oleh
pengguna data.
