3.18 berikut ini
3.4.2 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi
Pada Tabel 3.20, telah didefinisikan fungsi/menu apa saja yang akan terdapat dalam proses bisnis yang diusulkan. Pada Tabel 3.21 ini, akan didefinisikan lebih rinci fungsi/menu tersebut aktor siapa yang akan menggunakannya, data yang perlu dientri dalam fungsi tersebut, informasi yang akan dihasilkan melalui fungsi/menu tersebut dan proses yang dilakukan dari fungsi tersebut.
Proses bisnis baru yang telah didefinisikan sebelumnya, memerlukan fungsi/menu yang digunakan untuk membantu proses bisnis terutama dalam kaitan dengan Teknologi Informasi. Berikut ini merupakan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses-proses bisnis tersebut beserta dengan aktor pengguna dan hak aksesnya :
Tabel 3.21 Fungsi/Menu vs Pengguna
No. Fungsi/Menu Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor 1. Fungsi Login Administrator sebagai
pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak akses untuk
a. Data Entri :
Fungsi login terdiri atas menu
User Name dan Password
User name , yaitu ID nama
85 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor a. membaca informasi
b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru e. mengupdate user
hak akses terhadap aplikasi e-archieve.
Password, yaitu sebuah kode
atau pin rahasia yang disikan pada box pa dimiliki oleh user yang memiliki hak akses.
b. Proses yang Dilakukan : Ketika tombol login ditekan :
- Apabila Username dan Password belum diisi maka akan ditampilkan pesan bahwa
“Username dan Password harus diisi”. - Apabila Username
salah maka akan ditampilkan pesan bahwa “Maaf username
86 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor Anda salah.”
- Apabila Password salah maka akan ditampilkan pesan bahwa “Maaf Password Anda salah.” - Apabila Username dan Password benar maka akan masuk ke Menu Utama.
c. Informasi Yang Dihasilkan : Fungsi Login sebagai
authentikasi untuk mengakses e-archieve ini.
Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator dan staff lainnya.
87 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor Otorisasi staff memiliki
hak akses : a. membaca informasi b. mengupdate informasi personal c. mendownload informasi 2. List dokumen arsip AdminAdministrator sebagai pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak akses untuk
a. membaca informasi b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru
a. Data Entri :
untuk mengakses menu ini terlebih dahulu user harus melakukan login terlebih dahulu dengan menginput user name dan password.
Lalu pada menu e-archieve pilih list dokumen.
88 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor e. mengupdate user
Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator dan staff lainnya. Otorisasi staff memiliki hak akses : a. membaca informasi b. mengupdate informasi personal c. mendownload informasi
b. Proses yang Dilakukan : Pada menu ini akan
ditampilkan tabel daftar arsip yang dirancang untuk
ditampilkan 20 baris disetiap halamannya.
Untuk menampilkan halaman berikutnya, user dapat mengklik next page dan seterusnya.
Tabel terdiri dari kolom klasifikasi, tanggal, perihal, File-DOC
c. Informasi Yang Dihasilkan : Menu ini list dokumen
menampilkan dokumen-dokumen arsip yang telah
89 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor diinput .
3 Fungsi Pencarian
Administrator sebagai pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak akses untuk
a. membaca informasi b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru e. mengupdate user
Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator dan staff lainnya. Otorisasi staff memiliki
a. Data Entri :
menu pencarian ini terdiri atas button-button pilihan pencarian berdasarkan perihal,
klasifikasi, dan tanggal. Dan button submit untuk
persetujuan.
b. Proses yang Dilakukan : - Jika user memilih pencarian berdasarkan perihal, maka akan ditampilkan daftar arsip berdasarkan nama perihal.
- Jika user memilih pencarian berdasarkan klasifikasi, maka menu akan menampilkan
90 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor hak akses : a. membaca informasi b. mengupdate informasi personal c. mendownload informasi
daftar arsip berdasarkan klasifikasi yang
diinginkan. - Jika user memilih
pencarian berdasarkan tanggal, maka menu akan menampilkan daftar arsip berdasarkan tanggal.
c. Informasi yang dihasilkan dari fungsi pencarian ini ialah user dapat dengan mudah mencari dokumen arsip yang diinginkan dengan lebih cepat.
4 Fungsi download
Administrator sebagai pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak
a. Data Entri :
untuk mengakses menu ini terlebih dahulu user harus melakukan login terlebih
91 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor akses untuk
a. membaca informasi b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru e. mengupdate user
Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator. Otorisasi staff memiliki hak akses :
a. membaca informasi b. mengupdate informasi
dahulu dengan menginput user name dan password.
Lalu pada menu e-archieve pilih list dokumen.
b. Proses yang dilakukan : pada menu list document ini, menu akan menampilkan tabel daftar arsip. Untuk
mendownload, user harus mengarahkan kursor ke judul arsip pada kolom File-DOC.
Layar menu akan
menampilkan file arsip dalam bentuk pdf. Pada layar ini juga tersedia fitur download. User dapat klik tombol download
92 No. Fungsi/Menu
Aplikasi
Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu
Tersebut
Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu
Terhadap Aktor personal
c. mendownload informasi
Kecuali pada staff diluar yang diberi kewenangan.
maka secara otomatis file arsip terunduh . User juga dapat mencetak file pdf tersebut.
c. Informasi yang dihasilkan : Fungsi ini memberikan manfaat bagi user untuk membaca dan mendownload dokumen arsip yang telah diinput ke e-archive.
93