BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

(1)

31

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

3.1Gambaran Umum Studi Kasus

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus

PT. Infoglobal Teknologi Semesta adalah salah satu perusahaan penyedia solusi teknologi informasi terkemuka di Indonesia.Berbagai produk dan layanan solusi yang dikembangkan Infoglobal telah diterima dan diimplementasikan secara luas di berbagai instansi pemerintah maupun swasta, kalangan militer, serta perusahaan-perusahaan lokal dan multinasional.

Para alumni Infoglobal juga merupakan sosok-sosok yang matang dan mumpuni, yang kini tersebar di berbagai instansi pemerintah dan swasta baik di tingkat nasional, regional maupun dunia. Untuk mengantisipasi perkembangan perusahaan ke depan — termasuk ditetapkannya 3 (tiga) Strategic Business Unit (SBU) sesuai struktur organisasi yang baru — dan seiring dengan semakin banyak dan luasnya proyek yang dikerjakan, maka manajemen Infoglobal memandang perlu untuk mendirikan sebuah perusahaan holding yang membawahi ketiga perusahaan eksisting yang telah dimiliki..

Maka demikianlah pada akhir Januari 2007 yang lalu telah didirikan Infoglobal sebagai holding company dengan PT. Infoglobal AutOptima (PT. IAO), PT. Infoglobal Teknologi Semesta (PT. ITS), dan PT. Global Performa Maxima (PT. GPM) sebagai anak perusahaan.

(2)

32 PT. ITS bergerak di bidang penyedia solusi baik hardware maupun software untuk kalangan Militer dan perusahaan publik seperti PLN. Didirikan pada 2005 dan berkedudukan di Jl. Raya Cipayung Setu No.28 (HANKAM) Jakarta Timur.

Dalam proses yang berjalan, PT Infoglobal Teknologi Semesta memiliki banyak dokumen arsip proyek yang penyimpanannya masih dalam manual. Dokumen-dokumen arsip tersebut disimpan oleh masing-masing tim proyek. Hal ini tentu akan sangat riskan terhadap keberadaan dan keamanan dari dokumen-dokumen arsip tersebut.

Belum adanya pengelolaan terhadap dokumen-dokumen arsip PT Infoglobal Teknologi Semesta menuai masalah yang menyulitkan jika ada kendala dalam proyek. Contoh melebarnya scope pekerjaan, padahal scope perusahaan sudah disetujui pada saat presentasi system desain review.Dokumen proyek tersebut juga sering hilang. Masalah lain juga dihadapi oleh customer yang lupa akan perjanjian scope of work yg telah disepakati.

Adanya sebuah sistem penyimpanan dokumen arsip secara elektronik akan sangat membantu PT Infoglobal Teknologi Semesta yang telah meraih ISO 9001 ini. Setiap 6 bulan, ada audit eksternal dan internal. Pada proses auditing ini banyak diperiksa dokumen-dokumen. Dengan adanya sistem penyimpanan arsip elektronik (e-archive) tentu akan sangat membantu proses auditing dan mempermudah proses dalam mengimplementasi ISO 9001.

(3)

33

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

(4)

34

3.1.3Uraian Tugas dan Fungsi

Board of Director :

1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan

2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)

3. Menyetujui anggaran tahunan perusahaan

4. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan

Chief Financial Officer :

1. Membuat, mengkoordinasi, dan mengevaluasi program keuangan dan sistem informasi yang mendukung perusahaan termasuk anggaran, rencana pajak, dan pemeliharaan aset.

2. Menyetujui dan mengkoordinasikan perubahan dan perbaikan pada sistem informasi manajemen dan keuangan perusahaan .

3. Memastikan pemenuhan persyaratan laporan anggaran kepada negara, daerah, dan Local.

4. Menilai persetujuan dan proses pendapatan, pengeluaran, dan posisi pengawasan dokumen, anggaran departemen, up date gaji, ledger, dan maintenance perhitungan dan data entry

5. Mengkoordinasikan persiapan pernyataan keuangan, laporan keuangan, analisis khusus, dan laporan informasi.

(5)

35 6. Mengembangkan dan mengimplementasikan prosedur keuangan, akuntansi,

tagihan, dan audit.

7. Bekerjasama dengan manajer lain untuk menyediakan dukungan konsultatif bagi inisiatif perencanaan melalui analisis, laporan, dan rekomendasi bagi informasi manajemen dan keuangan.

8. Menganalisis aliran uang, kontrol biaya, dan pengeluaran untuk panduan pemimpin bisnis. Menganalisis pernyataan keuangan untuk menandai daerah yang memiliki potensi lemah.

Chief Technical Officer :

1. Bertanggung jawab dalam mengembangkan model R & D secara tersentral dan terdistribusi.

2. Memimpin perusahaan dalam pengembangan kemampuan teknis SDM, baik melalui sejumlah sertifikasi maupun training internal

3. Menilai operasi komputerisasi dan fungsi teknologi informasi secara keseluruhan dan merekomendasikan perluasan Mengembangkan rencana strategis dan mengimplementasikan tujuan kebutuhan teknologi informasi perusahaan untuk memastikan kemampuan.

Chief Operations Officer

1. Mengawasi kegiatan operasional MFI dan bertanggung jawab atas kinerja aktual dari MFI dalam hal ini pra persetujuan anggaran.

(6)

36 2. Memimpin proses rekrutmen, pelatihan dan evaluasi kinerja dari para staf di departemen operasional melalui koordinasi dengan Departemen SDM.

3. Mengawasi serta mengelola kegiatan operasional lapangan dalam hal penugasan yang efektif dari para staf lapangan di Kantor Regional dan Cabang dan mengembangkan parameter vital yang dapat memantau kegiatan operasional Cabang.

4. Memimpin Komite Manajemen atas rancangan produk serta berbagai kaji ulang kebijakan. Memimpin persiapan berbagai perencanaan bisnis dan anggaran.

5. Mengawasi kerangka kerja resiko operasional Perusahaan, menerapkan strategi/kebijakan perusahaan sejalan dengan misi/cita-cita Perusahaan yang lebih luas.

6. Memastikan bahwa kebijakan-kebijakan peminjaman yang bertanggung jawab diterapkan di semua cabang.

7. Memastikan kepatuhan terhadap peraturan serta lembaga-lembaga hukum mengenai manajemen resiko dalam hal pengembangan norma-norma ketentuan yang pantas.

8. Senantiasa memperoleh informasi mengenai persaingan pasar, membangun hubungan yang sehat dengan para pesaing di lapangan. 9. Melakukan antisipasi terhadap tren di masa datang di bidang

persaingan/produk/proses yang kelihatan berdampak bagi bisnis perusahaan.

(7)

37

3.2 Analisis Permasalahan

3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus

Berikut ini adalah proses-proses yang berjalan dalam studi kasus di PT Infoglobal Teknologi Semesta. Tahapan ini merupakan proses kerja yang dilaksanakan oleh tim-tim proyek. Proses dimulai dari order dari customer kepada marketing, system

building, design application, pemrograman, quality control, implementasi, hingga technical writer. Proses-proses tersebut dipaparkan melalui tabel berikut ini.

Tabel 3.1 Proses Bisnis Dalam Studi Kasus

No Nama Proses Input Proses Outuput

1 Order Form order

customer

Customer datang lansung ke marketing. Marketing menerima pesanan customer lalu

menyerahkannya pada pimpinan project (pimpro) untuk

persetujuan.

Order customer

2 System building

Order customer Tim teknis menerima order customer dari pimpro, tim teknis terdiri dari system analyst dan system architect. System analyst membangun user requirement dan

system architect membentuk

sistem sesuai dengan user

requirement yang dibutuhkan.

System user requirement

(8)

38

3 Design

Application

System user requirement

System architect membuat

rancangan arsitektur

Desain aplikasi

4 Pemrograman Desain Aplikasi Senior dan junior programer membuat program.

Aplikasi

5 Quality

Control

Program Aplikasi Qality Control melakukan uji pada program aplikasi.

Aplikasi

6 Implementasi Aplikasi Implementator

mengimplementasikan aplikasi kepada konsimen Laporan Implementasi 7 Technical Writer Perancangan program aplikasi

Membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan

Dokumentasi aplikasi

Proses dimulai dari order. Marketing menerima pesanan customer lalu menyerahkannya pada pimpinan proyek (pimpro) untuk persetujuan. Setelah melalui persetujuan pimpro, maka proses dilanjutkan pada tahap system building. Tim teknis menerima order customer dari pimpro, tim teknis terdiri dari system

analyst dan system architect. System analyst membangun user requirement dan system architect membentuk sistem sesuai dengan user requirement yang

dibutuhkan.

Proses design application dimana setelah menerima user requirement maka tugas system architect membuat rancangan arsitekturnya. Rancangan arsitektur berupa desain aplikasi ini kemudian diterima untuk dilanjutkan oleh tim programmer. Tim programmer merancang dan membangun sebuah program yang

(9)

39 sesuai dengan user requirement dan desain aplikasi yang diinginkan. Quality control lalu memeriksa dan menguji (testing) program yang telah dibuat untuk mengetahui kualitas dan mutu. Setelah dilakukan testing dan aplikasi yang telah dibangun selesai, maka tugas implementator untuk mengimplementasikan aplikasi tersebut kepada konsumen/customer. Proses ini diikuti oleh technical writer untuk membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan

Tabel 3.2 Proses Bisnis dan Aktornya

No. Nama Proses Aktor Dokumen

1. Proses Order Customer, Marketing, Pimpinan project

Form Order Customer 2. Proses System

Building

System analyst, system architect

User requirement

3. Proses Desain Aplikasi

system architect Desain Aplikasi

4. Proses

Pemrograman

Junior dan Senior Programer Aplikasi

5. Proses Quality Control

Quality Control Laporan Uji Aplikasi 6. Proses Technical

Writer

Technical Writer Dokumentasi Aplikasi 7. Proses Implementasi Implementator Laporan

(10)

40 Berdasarkan analisa proses yang berjalan maka kita dapat membuat susunan tahapan proses, aktor-aktor berupa tim-tim proyek dan dokumen-dokumen yang dihasilkan dari setiap proses tersebut seperti yang ditunjukkan pada Tabel 3.2 diatas.

Pada proses Order , aktor-aktor yang berperan mengerjakan proses ini ialah customer, marketing, dan pimpinan project. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa form order customer.

Pada proses System Building, aktor-aktor yang berperan mengerjakan proses ini ialah System analyst, system architect. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa user requirement.

Pada proses Desain Aplikasi, aktor yang berperan mengerjakan proses ini ialah

system architect. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa desain aplikasi.

Pada proses pemrograman (programing), aktor-aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah tim programmer yang terdiri dari Junior dan Senior

Programmer. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa program.

Pada proses Quality Control, aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah Quality Control. Dokumen yang dihasilkan berupa laporan program yang telah dilakukan testing kualitas dan mutu.

Proses technical writer , aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah Technical Writer. Dokumen yang dihasilkan berupa dokumentasi aplikasi.

Proses Implementasi, aktor yang berperan mengerjakan proses ini adalah Implementator. Dokumen yang dihasilkan dari proses ini berupa laporan implementasi.

(11)

41 Berdasarkan analisa proses yang berjalan diatas dapat kita susun berupa Diagram alir sistem yang sedang berjalan.

Diagram Alian Dokumen Customer

(12)

42 Narasi :

Customer mendatangi langsung staff marketing. Staff Marketing kemudian melayani customer kemudian memasukkan data customer dan menghasilkan lembaran berupa data customer. Kemudian Customer akan memberikan order pemesanan dan membayar DP sebesar 50%. Staff marketing yang menerima order kemudian menyiapkan slip pembayaran yang kemudian ditandatangani oleh customer. Kemudian staff marketing membuat laporan customer.

(13)

43

Diagram Aliran Dokumen Pimpinan Project

Tabel 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pimpinan Project

Narasi :Pimpinan project menyerahkan order kepada sistem analis. Sistem analis membuat sistem requirement yang kemudian menjadi sebuah laporan sistem requirement. Laporan ini kemudian digunakan untuk membuat rancangan

(14)

44 arsitektur oleh sistem architect yang kemudian menghasilkan laporan sistem arsitektur.

Diagram Aliran Dokumen Tim Teknis

Tabel 3.5 Diagram Aliran Dokumen Tim Teknis

Narasi : Tim analis menerima order. . Sistem analis membuat sistem requirement yang kemudian menjadi sebuah laporan sistem requirement. Kemudian melalui

(15)

45 laporan tersebut digunakan untuk membuat rancangan arsitektur. setelah rancangan arsitektur jadi, selanjutnya tim architect membuat laporan sistem desain.

Diagram Aliran Dokumen Tim Programing

Tabel 3.6 Diagram Aliran Dokumen Tim Programming

Narasi :Tim programming yang terdiri dari junior dan senior programming menerima sistem desain yang telah dibuat oleh tim architect. Kemudian tim

(16)

46 programmer tersebut membuat program aplikasi yang sesuai dengan rancangan arsitektur. Setelah program selesai dibuat, tim programer membuat laporan .

Diagram Aliran Dokumen Quality Control

Tabel 3.7 Diagram Aliran Dokumen Quality Control

Narasi :Tim programer yang terdiri dari junior dan senior programmer menyiapkan sistem desain untuk merancang program aplikasi. Setelah program aplikasi dibuat, laporan dan program diserahkan kepada tim quality control untuk dilakukan pemeriksaan dan pengujian. Jika terdapat error, maka program maka

(17)

47 tim quality control akan menyerahkan kembali program aplikasi ke tim programer untuk diperiksa dan dikoreksi. Setelah penulisan dan program dapat dijalankan dengan benar maka program aplikasi itu kembali diserahkan ke tim quality control untuk kembali diuji. Setelah program benar-benar fix dan layak maka tim quality control akan membuat laporan tentang uji dan kelayakan terhadap program aplikasi yang dibuat oleh tim programmer.

Diagram Aliran Dokumen Tehcnical Writer

(18)

48 Narasi :

Tim programmer menyiapkan sistem desain dan kemudian membuat program dan menghasilkan rancangan beserta laporan program aplikasi. Proses ini kemudian diikuti oleh technical writer untuk membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan. Masing-masing proses tiap-tiap tim menghasilkan laporan.

(19)

49

Diagram Aliran Dokumen Implementator

Tabel 3.9 Diagram Aliran Dokumen Implementator

Narasi :Implementator menyiapkan program aplikasi yang sudah jadi untuk diimplementasikan kepada customer sesuai dengan kebutuhannya.Customer kemudian menerima aplikasi dan mengeceknya.Setelah sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan, maka customer meng acc serah terima.Implementator lalu membuat laporan implementasi.

(20)

50

3.2.2 Analisis Wawancara Pada Studi Kasus

Berdasarkan data-data yang kami peroleh pada sub bab 3.1 , sub bab 3.2 dan sub bab 3.3 , maka kami melakukan analis dengan menggunakan wawancara. Tujuan dari wawancara ini adalah untuk mendapatkan user

requirement. User requirement adalah informasi tentang fitur-fitur apa

sebenarnya yang user butuhkan.

Wawancara ini dilakukan pada tanggal 20 Maret 2012 , wawancara ditujukan kepada para staff yang termasuk dalam tim proyek PT Infoglobal Teknologi Semesta. Wawancara ini terdiri atas 10 butir pertanyaan. Berikut ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang kami ajukan kepada para staff tim proyek.

Tabel 3.10 Wawancara Technical Writer

Nama : Andri Firmansyah

Jabatan : Technical Writer Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 09:27 WIB

Tempat : PT Infoglobal

Daftar Pertanyaan :

i. Bagaimana ya tugas dari Technical Writer ini? Jawab :

Technical Writer bertugas membuat user manual dan sistem dokumentasi aplikasi internal dan eksternal perusahaan (operator manual, technical manual, handout training)

Alasan pertanyaan:

Untuk mengetahui tugas dan peran technical writer dalam proses yang berjalan

ii. Bisa dijelaskan pak bagaimana operator manual? Jawab :

Operator manual bertugas sebagai penanggung jawab kondisi jaringan online, menerima dan menyampaikan laporan kepada tim teknis dan analyst, maintanance sistem komputer.

(21)

51 Untuk mengetahui fungsi dan peranan operator manual

iii. Bagaimana dengan Technical Manual? Jawab :

Technical manual bertugas sebagai tim teknisi di eksternal perusahaan juga Melakukan pemeliharaan sistem komputer.

Alasan pertanyaan : untuk mengetahui fungsi dan peranan tugas technical manual

iv. Bagaimana dengan Handout Training? Jawab :

Handout training bertugas membuat dan menyediakan handout

perencanaan, pelatihan, data, informasi,dan ketentuan dalam bekerja atau membangun sebuah project.

Alasan pertanyaan : untuk mengetahui fungsi dan peranan handout training. v. Bagaimana proses dalam pembuatan dokumentasi internal?

Jawab :

Prosedurnya technical writer menerima laporan desain dari tim teknisi programmer yang sudah di confirm oleh Quality Control, lalu technical writer mencatat dan membuat dokumentasi.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui proses pembuatan dokumentasi internal yang merupakan tugas dari technical writer.

vi. Apakah juga mencakup dalam proses mengarsipkan data?

Jawab : Ya, semua laporan yang dihasilkan pada setiap proses, termasuk juga surat yang masuk dikumpulkan dalam satu modul dan disimpan untuk digunakan sebagai arsip.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui prosedur penyimpanan data oleh technical writer. vii. Masalah apa yang dihadapi dalam mengelola arsip?

Jawab :

Banyak, diantaranya pada saat penyimpanan, perawatan, dan pencarian kembali data-data tersebut.

Alasan pertanyaan :

(22)

52 viii. Spesifiknya bagaimana?

Jawab :

Semua proses dilakukan secara manual, dokumen-dokumen yang sudah lama disimpan sulit untuk ditemukan kembali. Apalagi jika proses penyimpanannnya tidak dilakukan dengan benar

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui bagaimana proses dalam pengelolaan dokumen yang akan diarsipkan.

ix. Apakah Setiap proses pembuatan project yang lain juga menghasilkan laporan? Bagaimana cara penyimpanannya?

Jawab :

Ya, menghasilkan laporan tertulis dan disimpan oleh masing-masing team yang terlibat.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui bagaimana proses menghasilkan laporan oleh tim project yang lain.

x. Apakah solusi yang ingin bapak harapkan? Jawab :

Saya ingin sebuah sistem yang mengatasi masalah tadi, memudahkan dalam proses penyimpanan data, proses pencarian yang mudah dan menjaga orisinalitasnya.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui solusi apa yang diharapkan oleh technical writer.

Tabel 3.11 Wawancara Staff Marketing

Nama : Rachmat Ali

Jabatan : Staff Marketing Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 09:50 WIB Tempat :

Daftar Pertanyaan :

i. Bagaimana ya tugas dari staff marketing ini? Jawab :

Staff marketing mencari order dengan menawarkan solusi-solusi IT kepada perusahaan-perusahaan atau instansi yang membutuhkan.

Setelah order didapat, maka customer menghubungi saya untuk penjelasan yang lebih lanjut, agreement dan melakukan transaksi. Selanjutnya proses saya teruskan bersama tim teknisi. Setelah itu kita melakukan rapat dengan customer mengenai spesifikasi, requirement apakah sudah sesuai atau tidak. Jika sesuai maka proses sudah dapat dilanjutkan kepada team programmer.

(23)

53 Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui tugas dari staff marketing dalam proses yang berjalan saat ini.

ii. Sejauh ini apakah ada kesulitan yang bapak hadapi dan customer hadapi? Jawab :

Sejauh ini belum ada kesulitan yang begitu besar. Hanya saja kesulitan pada meluasnya scope pekerjaan karena tidak sesuainya perjanjian sebelumnya dengan customer.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui hambatan dan kesulitan dalam proses yang ditangani. iii. Bagaimana proses dalam menghasilkan laporan?

Jawab : Ya itu tadi, laporan yang kita buat berdasarkan apa yang customer butuhkan dan harapkan. Kita mendata customer, solusi yang ia harapkan, perjanjian yang meliput desain dan scope pekerjaan, dan juga transaksi. Laporan ini akan kita jadikan sebagai pedoman untuk pada proses pembuatan solusi dan serah terima kepada customer.

Alasan pertanyaan:

Untuk mengetahui step-step proses dalam menghasilkan dokumen atau laporan.

iv. Masalah apa yang bapak hadapi dalam proses penyimpanan laporan-laporan tersebut?

Jawab :

Kesulitannya adalah ya saat ini proses dilakukan secara manual , laporan yang kita buat dan disimpan sendiri, terkadang laporan-laporan itu bisa hilang, sementara laporan tersebut bisa kita jadikan sebagai pedoman untuk kesesuaian dan komitmen dengan customer.

Alasan pertanyaan:

Untuk mengetahui masalah yang dihadapi dalam penyimpanan laporan. v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan

laporan ini sebagai arsip? jawab :

Tidak, laporan ini saya simpan sendiri. Alasan pertanyaan:

Untuk mengetahui aliran proses dalam penyimpanan dokumen sebagai arsip.

vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali ?

(24)

54 perjanjian dan sebagai referensi yang akan digunakan untuk project selanjutnya.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui fungsi dan kegunaan laporan-laporan yang telah dibuat. vii. Apakah laporan dari staff marketing mempunyai korelasi dengan tahap/proses

yang lain?

Jawab : Ya, laporan akan kita jadikan sebagai dokumen finansial dan dokumen customer yang akan di jadikan pedoman bagi proses-proses analyst dan architec system.

Alasan pertanyaan :

untuk mengetahui korelasi antara proses yang dikerjakan oleh staff marketing dengan yang lain.

viii. Kalau begitu apakah pada tahap tim teknisi juga akan memegang laporan dari marketing?

Jawab : Tidak , laporan ini hanya sebagai pengantar awal saja untuk mengetahui solusi apa yang dibutuhkan oleh customer, laporan tetap saya yang menyimpan.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui apakah tim teknisi juga akan menggunakan laporan marketing sebagai laporan yang akan dibuat oleh tim teknisi.

ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk menghasilkan laporan?

Jawab: Tidak ada, staff marketing hanya menghasilkan laporan tentang customer dan transaksi. Hanya saja, tim marketing nantinya juga akan diikutsertakan dalam proses rapat dengan tim teknisi untuk mencapai kesepakatan bersama customer.

Alasan pertanyaan :

Untuk mengetahui siapa saja aktor yang ikut serta dalam menghasilkan laporan pada tim staff marketing.

x. Solusi apa yang bapak harapkan?

Jawab : saya ingin semua laporan yang kita buat dapat kita simpan dan pelihara ke sistem yang lebih representatif sehingga dapat memudahkan kinerja dan dapat digunakan kembali sewak-waktu.

(25)

55

Tabel 3.12 Wawancara Tim Teknis

Nama : Surya

Jabatan : Tim Teknis

Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 10:15 WIB Tempat :

Daftar Pertanyaan :

i. Bagaimana ya tugas dari tim teknis?

Jawab : menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta

mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnis dan teknologi komputer).

Tugas Umum Sistem Analisis :

Pertama, mengumpulkan dan menganalisis formulir, dokumen, file yang berkaitan dengan sistem yang berjalan.

Kedua, menyusun dan menyajikan laporan perbaikan (rekomendasi ) dari sistem yang berjalan kepada user.

Ketiga, merancang suatu sistem perbaikan dan mengidentifikasikan aplikasi-aplikasi untuk penerapannya pada komputer.

Keempat, menganalisis dan menyusun biaya-biaya serta keuntungan dari sistem yang baru

Kelima, Mengawasi semua kegiatan dalam penerapan sistem yang baru. Tugas Teknik Sistem Analis :

Menyiapkan gambaran kerja dalam menerapkan sistem baru. Kemudian, menyusun prosedur-prosedur untuk pengawasan. Lalu menyusun data flow diagram (DFD), Structured Analysis and Design Technique (SADT), dan sistem flowchart untuk merancang sistem baru secara detail. Merancang pola pengawasan terhadap data yang bersifat sangat penting. Menyusun file-file untuk digunakan dalam komputer, agar sistem baru dapat berjalan efektif. Merancang bentuk input/output agar mudah dibaca oleh user Menyusun dokumentasi tentang pekerjaan yang dilakukan oleh sistem analis dalam merancang sistem yang baru.

Alasan : untuk mengetahui tugas-tugas dari tim sistem analis pada proses ini.

ii. Sejauh ini apakah ada kesulitan yang bapak hadapi ? Jawab :

(26)

56 Tidak ada kesulitan yang besar.

Alasan : untuk mengetahui kesulitan apa saja yang dihadapi oleh tim teknis. iii. Bagaimana proses dalam menghasilkan laporan?

Jawab : Laporan yang kita buat ialah berdasarkan pekerjaan yang dilakukan dalam merancang sebuah sistem, analisis formulir, termasuk user

requirement dan sistem archytecnya.

Alasan : untuk mengetahui step-step dalam proses menghasilkan laporan. iv. Masalah apa yang bapak hadapi dalam proses penyimpanan laporan-laporan

tersebut? Jawab :

Sama seperti pada proses sebelumnya, kesulitan yang kita temui adalah dalam hal penyimpanan laporan yang masih manual, rentan dengan jaminan bahwa laporan itu akan awet dikemudian hari

Alasan : untuk mengetahui masalah apa saja yang dihadapi oleh tim analisis v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan

laporan ini sebagai arsip? jawab :

Tidak, laporan ini saya simpan sendiri.

Alasan : untuk mengetahui pemrosesan lebih lanjut laporan yang dihasilkan.

vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali ?

Jawab : sama dengan sebelumnya , akan digunakan kembali untuk mereview scope pekerjaan, perjanjian dan sebagai referensi yang akan digunakan untuk project selanjutnya.

Alasan : untuk mengetahui kegunaan laporan-laporan yang dihasilkan para waktu yang mendatang.

vii. Apakah laporan dari tim teknis mempunyai korelasi dengan tahap/proses yang lain?

Jawab : Laporan ini akan menjadi panduan bersama-sama dengan tim programmer.

Alasan : untuk mengetahui fungsi laporan yang terhadap proses-proses pada tim lain.

(27)

57 laporan dari teknis?

Jawab : Tim teknis memegang laporan dari hasil analisanya, sementara tim programmer membuat laporan software mengenai template atau blue print dan problem-solve nya.

Alasan : untuk mengetahui fungsi laporan yang dihasilkan oleh tim teknis. ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk

menghasilkan laporan?

Jawab: Ya tim teknis yang terdiri atas Sistem Analisis dan Sistem Architec. Alasan : untuk mengetahui tim yang berkerja sama dengan tim teknis. x. Solusi apa yang bapak harapkan?

Jawab : Sama dengan staf marketing dan technical writer saya harap saudara dapat memberikan solusi sebuah sistem yang dapat menyimpan dokumen-dokumen secara elektronik yang sifatnya secure dan awet. Alasan : untuk mengetahui solusi yang diharapkan oleh tim teknis

Tabel 3.13 Wawancara Tim Programmer

Nama : Arief

Jabatan : Tim Programmer Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 10:10 WIB

Daftar Pertanyaan :

i. Bagaimana ya tugas dari Tim Programmer ini? Jawab :

Tugas programmer adalah membuat program berdasarkan spesifikasi proses yang ditetapkan oleh tim teknisi sebagai perancang aplikasi.

Alasan : untuk mengetahui proses yang dilakukan oleh tim programer.

Kesulitannya, program yang dihasilkan, seharusnya terbebas dari kesalahan sintaks, tetapi juga harus bebas dari kesalahan logika. Ini Perlu keteletian dan beberapa kali pengujian.

Alasan : untuk mengetahui kesulitan yang diperoleh tim programer dalam mengerjakan proses ini.

(28)

58 iii. Bagaimana proses dalam menghasilkan laporan?

Jawab : Laporan yang akan kita hasilkan berupa modul yang berisi sebuah rancangan aplikasi terstruktur dan berprosedur, sintaks , logika dan fungsi. Modul ini akan diserahkan kepada Quality Control untuk dilakukan

pengujian.

Alasan : untuk mengetahui proses dalam menghasilkan laporan tim programer.

Jawab :

Tidak ada kesulitan dalam menyimpan laporan, hanya saja laporan-laporan yang telah kita selesaikan banyak, dan saya rasa kita memerlukan sebuah tempat penyimpanan dalam bentuk sistem elektronik yang lebih praktis. Alasan : untuk mengetahui masalah penyimpanan pada proses manual.

v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan laporan ini sebagai arsip?

jawab :

Alasan : untuk mengetahui laporan tersebut apakah ditujukan ke tim lain. vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali ?

Jawab : Laporan akan digunakan apabila kita akan mereview kembali dan pengujian oleh Quality Control

Alasan : untuk mengetahui kegunaan laporan yang dihasilkan oleh tim programer.

vii. Apakah laporan dari tim programmer mempunyai korelasi dengan tahap/proses yang lain?

Jawab : Laporan dalam bentuk modul ini akan kita serahkan kepada Quality Control untuk dilakukan tester.

Alasan : untuk mengetahui korelasi laporan tim programer. viii. Tim programmer terdiri dari apa saja ya?

Jawab : tim programmer terdiri dari junior dan senior programmer

(29)

59 ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk

menghasilkan laporan?

Jawab: Tim programmer juga bekerja sama dengan technical writer. Alasan : untuk mengetahui pihak lain yang bekerja sama dengan tim programer dalam menghasilkan laporan.

Jawab : Solusi agar modul-modul yang kita rancang dapat kita susun dan simpan dalam sebuah sistem elektronik dan dapat kita temukan kembali berdasarkan tim yang

terlibat.

Alasan : Untuk mengetahui solusi yang diharapkan tim programmer.

Tabel 3.14 Wawancara Quality Control

Nama : Lukman

Jabatan : Quality Control Tanggal Wawancara : 20 Maret 2012 Jam Wawancara : 10:55 WIB

Daftar Pertanyaan :

i. Bagaimana ya tugas dari Quality Control ini? Jawab :

Tugas Quality Control adalah Inspecting, Testing, dan Grading. Dengan menggunakan statistik sebagai analisa angka-angka (data-data) yang tepat sebagai jawaban untuk pembanding dan estimasi hasil yang baik dan yang tidak baik dipisah-pisahkan (grading) untuk mencari mana yang dapat diterima (Accept) dan mana yang ditolak (Reject). Intinya adalah melakukan pemeriksaan kualitas dari produk IT secara langsung. Alasan : untuk mengetahui tugas quality control pada proses pembuatan produk (proses yang berjalan saat ini).

Tidak ada kesulitan

Alasan : untuk mengetahui apakah ada kesulitan yang dihadapi oleh quality control dalam tugas yang dijalani pada proses pembuatan produk.

(30)

60 Jawab : Laporan yang akan kita hasilkan berupa modul yang berisi hasil analisa pemeriksaan terhadap kesalahan-kesalahan dan kualitas dari rancangan yang dihasilkan oleh tim programmer

Alasan : untuk mengetahui bagaimana tim quality control menghasilkan laporan.

Jawab :

Ya itu tadi, sama seperti pada proses sebelumnya, kesulitannya ialah modul-modul yang disusun kerap tidak rapi penyimpanannya dan mudah hilang. Alasan : untuk mengetahui masalah dan kesulitan dalam menyimpan laporan-laporan yang dihasilkan pada proses .

v. Apakah Laporan ini akan diserahkan kepada pihak lain yang akan menyimpan laporan ini sebagai arsip?

jawab :

Alasan : untuk mengetahui kepada siapa arsip akan ditujukan. vi. Apakah laporan-laporan tersebut digunakan kembali ?

Jawab : Laporan hanya digunakan pada saat testing terhadap rancangan aplikasi yang kemudian hasilnya diserahkan pada tim programmer. Alasan : untuk mengetahui kegunaan laporan yang dihasilkan oleh tim quality control.

vii. Apakah laporan dari Quality Control mempunyai korelasi dengan tahap/proses yang lain?

Jawab : Laporan dalam bentuk modul ini akan kita serahkan kepada tim programmer.

Alasan : untuk mengetahui hubungan laporan yang dibuat oleh quality control.

viii. Bagaimana Proses yang berjalan saat ini?

Jawab : Semua dilakukan manual,menulis di microsoft word dan tidak dilakukan pooling data. Data hanya disimpan oleh tim yg terlibat dalam suatu proyek.

Jika sudah ada pooling datan bahkan membentuk data center, bisa jadi modul-moduk yg dibuat pada proyek-proyek terdahulu dipakai kembali (reusable).

(31)

61

Alasan : untuk mengetahui bagaimana cara menghasilkan laporan/ dokumen pada proses yang berjalan

ix. Selain bapak apakah ada tim lain yang berkerja bersama bapak untuk menghasilkan laporan?

Jawab: tidak

Alasan : untuk mengetahui apakah ada korelasi dengan tim lain dalam menghasilkan laporan tim quality control.

Jawab : harapan saya sama seperti pada tim-tim sebelumnya, Suatu sistem yg dapat menyimpan dokumen scara elektronik. Diharapkan dapat dengan mudah mencari dokumen yg diperlukan.

Alasan : untuk mengetahui solusi yang diharapkan oleh tim quality control

Berdasarkan diagram aliran dokumen dan wawancara yang kami lakukan terhadap tim proyek pada proses berjalan, berikut kami susun evaluasi hasil wawancara terhadap permasalahan yang kami dapati pada Tabel 3.15.

Tabel 3.15 Evaluasi Hasil Wawancara Terhadap Permasalahan

No. Permasalahan Yang Muncul

Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan Evaluasi Dari : 1. Dokumen atau laporan yang disimpan secara manual dan tidak dilakukan pengarsipan secara corporate. Staff Marketing Tim Teknis Tim Prorammer Quality Control

Evaluasi permasalahan ini didapat dari wawancara yang dilakukan terhadap tim-tim proyek

(32)

62 No. Permasalahan

Yang Muncul

Target Pengguna Yang Mengalami Permasalahan Evaluasi Dari : Dokumen hanya disimpan oleh tim yg terlibat proyek. Hal ini riskan hilang.

Technical Writer

Berdasarkan evaluasi pada tabel diatas, maka dapat kami simpulkan bahwasannya secara garis besar permasalahan yang kami dapatkan pada perusahaan PT Infoglobal Teknologi Semesta yang kajian adalah permasalahan pada dokumen atau yang disimpan secara manual dan tidak dilakukan pengarsipan secara corporate. Dokumen hanya disimpan oleh tim yg terlibat proyek sehingga sangat riskan hilang.

Berikut ini kami susun evaluasi hasil wawancara dan solusi yang kami ajukan pada Tabel 3.16

Tabel 3.16 Evaluasi Hasil Wawancara Terhadap Solusi

No. Target Pengguna Informasi/Data/Fungsi Yang Diperlukan Value Yang Diharapkan Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi 1. Staff dan Karyawan Penysunan dan penyimpanan laporan Sistem penyimpanan Karena sistem yang diharapkan

(33)

63 No. Target Pengguna Informasi/Data/Fungsi Yang Diperlukan Value Yang Diharapkan Mengapa Mau Kembali Menggunakan Solusi PT Infoglobal Teknologi Semesta

secara yang berjalan saat ini secara manual

dokumen arsip secara elektronik dapat mampu untuk memberikan solusi untuk menyimpan laporan dan dokumen secara teratur dan aman 2. Tim proyek PT Infoglobal Teknologi Semesta Penysunan dan penyimpanan laporan secara yang berjalan saat ini secara manual

Sistem penyimpanan dokumen arsip secara elektronik Karena sistem yang diharapkan dapat mampu untuk memberikan solusi untuk menyimpan laporan dan dokumen secara teratur dan aman

(34)

64 Secara umum permasalahan yang kami dapatkan adalah model penyimpanan arsip yang masih manual dan solusi yang kami ajukan adalah berupa sistem penyimpanan elektronik dan diharapkan sistem yang diharapkan dapat mampu memberikan solusi peyimpan laporan dan dokumen arsip secara aman.

3.2.3 Identifikasi Permasalahan

Setelah melakukan analisa melalui wawancara dan evaluasi maka permasalahan-permasalahan berhasil diidentifikasi. Identifikasi permasalahan pada PT Infoglobal Teknologi Semesta kembali kami rangkum berikut verifikasi landasan teori yang mendukung dalam Tabel

3.17 sebagai berikut

.

Tabel 3.17 Rangkuman Permasalahan Dalam Studi Kasus

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori 1 Perusahaan tidak mempunyai sistem penyimpanan arsip yang terintegrasi. Permasalahan diidentifikasi melalui wawancara. Permasalahan ini muncul karena proses yang berjalan pada

perusahaan masih manual. Penyimpanan dokumen arsip masih menggunakan

Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan

(35)

65 No. Permasalahan Yang

Diidentifikasi

Sumber Identifikasi Permasalahan

Verifikasi Dengan Landasan Teori cara konvensional oleh

masing-masing tim proyek. 2 Perusahaan belum

memiliki sistem yang memudahkan dalam penyimpanan arsip dan memiliki sistem sekuritas.

Permasalahan

diidentifikasi melalui wawancara. Permasalahan ini muncul karena proses penyimpanan arsip masih manual sehingga dokumen sangat riskan rusak dan hilang.

Menurut Suwatno ( 2008 : 154) Tentang Tujuan Kearsipan :

Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

(36)

Diidentifikasi Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori memiliki sistem terpadu memudahkan dalam pencarian dokumen arsip diidentifikasi melalui wawancara. Permasalahan ini muncul karena proses penyimpanan arsip yang masih manual dan pencarian terhadap dokumen arsip yang tidak praktis dan terkadang menyulitkan, terlebih lagi dalam penyimpanan arsip yang tidak rapi.

2008 : 154) Tentang Tujuan Kearsipan : Agar mudah

mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.

Berdasarkan evaluasi pada Tabel 3.17 diatas, kami menarik tiga poin yang menjadi permasalahan pada penyimpanan dokumen arsip di PT Infoglobal Teknologi Semesta. Pertama, perusahaan tidak mempunyai sistem penyimpanan arsip yang terintegrasi. Proses yang berjalan pada perusahaan masih manual. Penyimpanan dokumen arsip masih menggunakan cara konvensional oleh masing-masing tim proyek. Kedua, Perusahaan belum memiliki sistem yang memudahkan dalam penyimpanan arsip dan memiliki sistem sekuritas. Karena proses penyimpanan arsip masih manual sehingga dokumen sangat riskan rusak dan hilang. Ketiga, Perusahaan belum memiliki sistem terpadu memudahkan dalam

(37)

67 pencarian dokumen arsip. Karena proses penyimpanan arsip yang masih manual dan pencarian terhadap dokumen arsip yang tidak praktis dan terkadang menyulitkan, terlebih lagi dalam penyimpanan arsip yang tidak rapi.

3.3 Analisis Pemecahan Masalah

Rangkuman solusi pada studi kasus berdasarkan evaluasi dan verifikasi menggunakan pengamatan lapangan, dan wawancara dapat dilihat pada tabel

3.18 berikut ini.

Tabel 3.18 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori 1 Perusahaan tidak mempunyai sistem penyimpanan arsip yang terintegrasi.

Solusi berupa sistem kearsipan elektronik, dimana penyimpanan dokumen arsip dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Menurut Hendi Haryadi (2009:53) komponen dasar Kemampuan menyimpan dokumen Sistem penyimpnan harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam waktu lama.

(38)

Diidentifikasi Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan Landasan Teori memiliki sistem yang memudahkan dalam penyimpanan arsip dan memiliki sistem sekuritas.

kearsipan yang memiliki kemudahan dan keamanan dalam penyimpanan arsip.

2008 : 154) Tentang Tujuan Kearsipan :

Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. Untuk menjaga kerahasiaan arsip. Untuk menjaga kelestarian arsip. 3 Perusahaan belum memiliki sistem terpadu memudahkan dalam pencarian dokumen arsip

Solusinya adalah sistem kearsipan elektronik yang memiliki feature-feature smart seperti feature search. Menurut Suwatno ( 2008 : 154) Tentang Tujuan Kearsipan : Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari

(39)

Diidentifikasi

Solusi Untuk Permasalahan

Verifikasi Dengan Landasan Teori arsip yang dibutuhkan Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.

Berdasarkan Tabel 3.18 kami merangkum solusi-solusi untuk permasalah pada studi kasus. Pertama, solusi berupa sistem kearsipan elektronik, dimana penyimpanan dokumen arsip dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Kedua, solusi berupa sistem kearsipan yang memiliki kemudahan dan keamanan dalam penyimpanan arsip.Ketiga, Solusinya adalah sistem kearsipan elektronik yang memiliki feature-feature smart seperti feature search (fitur pencarian).

Sesuai dengan daftar permasalahan dan solusi yang telah dituliskan pada tabel-tabel 3.17 dan 3.18, maka selanjutnya perlu dilakukan pendefinisian tujuan dari solusi yang akan dibangun. Tujuan ini digunakan untuk mengevaluasi pada saat aplikasi telah selesai dibangun apakah tujuan dari solusi yaitu memecahkan permasalahan telah tercapai atau harus diperlukan pengembangan secara berkelanjutan untuk menyelesaikan permasalahan yang telah diidentifikasi sebelumnya.

(40)

70 Tujuan secara rinci dari solusi yang akan dibangun untuk studi kasus dapat dilihat pada tabel 3.19 berikut ini.

Tabel 3.19 Tujuan Dari Solusi Yang Akan Dibangun

No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna

1 Login user Staff Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical Writer Login user sebagai fitur bagi user untuk mengakses menu aplikasi.

Solusi yang kami berikan ini adala suatu aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk proses

Dari Solusi Sistem Kearsipan

keuntungan yang akan didapat sebagai berikut : - Tampilan menarik berbasis Windows sehingga mudah digunakan.

(41)

71 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna dimana sebuah organisasi mengelolah semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam bentuk file pdf, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan, dan penyusutan dan beserta grafik yang menampilkan informasi yang actual. - Database yang terintegrasi dapat memudahkan manajemen data atau informasi. - Sistem proteksi yang berlapis untuk keamanan data. - Mendukung multiuser. - Penggunaan

yang lebih baik daripada ruang atau gedung yang akan termakan oleh waktu. - Penggunaan

(42)

72 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna

yang lebih baik waktu pimpinan, staff, dan pegawai. - Peningkatan pengawasan sumberdaya informasi berharga. - Ketaatan kepada aturan hukum dan standar - Pengurangan biaya - Laporan yang lengkap dan mudah dipahami. - Monthly database

(43)

73 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna backup. 2 Edit user Staff

Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical Writer

Sebagai fitur user untuk memberikan informasi pengguna, Untuk memperbaharui data pengguna. 3 Input data dokumen Staff Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical Writer Sebagai fitur untuk mengupload dokumen atau data yang akan diarsipkan dalam bentuk file ekstensi pdf.

Informasi berupa data dan dokumen yang diupload oleh pengguna akan tersimpan rapi.

4 Rekap arsip Staff Marketing Tim Teknis Menampilkan laporan dokumen yang telah Menampilkan keseluruhan dokumen sehingga

(44)

74 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna Programmer Quality Control Technical Writer

diarsipkan dapat dilihat oleh user

5 Edit arsip Staff Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical Writer Untuk menambah atau mengubah informasi dokumen atau data user. Dapat memperbarui data atau dokumen yang telah diarsipkan 6 Pencarian arsip Staff Marketing Tim Teknis Programmer Quality Control Technical User dapat melakukan pencarian dengan mengetik judul arsip yang diperlukan berdasarkan Pencarian terhadap dokumen atau data arsip dapat

ditemukan lebih cepat.

(45)

75 No. Tujuan Solusi Ditujukan Untuk Informasi Yang Akan Diberikan Kepada Aktor Keuntungan Bagi Pengguna

Writer klasifikasi jenis dokumen 7 Download

Arsip

user Aplikasi ini menyediakan fitur bagu user untuk

mendownload / mengunduh data arsip .

Data arsip yang diperlukan dapat dengan mudah kita dapatkan.

Solusi yang dibangun bertujuan untuk membangun sebuah sistem penyimpanan arsip elektronik yang memiliki kelengkapan fitur-fitur yang dibutuhkan. Pertama,fitur Login user sebagai fitur bagi user untuk mengakses menu aplikasi. Kedua, Edit User, sebagai fitur user untuk memberikan informasi pengguna. Ketiga,input data dokumen sebagai fitur untuk mengupload dokumen atau data yang akan diarsipkan dalam bentuk file ekstensi pdf. Keempat, Rekap Arsip untuk menampilkan laporan dokumen yang telah diarsipkan.Kelima, Edit Arsip untuk menambah atau mengubah informasi dokumen atau data user. Keenam, Pencarian Arsip, sehingga user dapat melakukan pencarian dengan mengetik judul arsip yang diperlukan berdasarkan klasifikasi jenis dokumen.

(46)

76 Ketujuh, fitur Download Arsip Apli bagi user untuk mendownload / mengunduh data arsip .

3.4 Perancangan Solusi

Perancangan solusi yang dibangun ditujukan untuk memecahkan masalah yang telah diidentifikasikan melalui analisis pada sub bab 3.2 dan mencapai tujuan yang sesuai analisis pemecahan masalah pada sub bab 3.3.

3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi

Proses bisnis yang diusulkan digambarkan dalam notasi Diagram Alir Data (DAD) yang dilakukan dalam mendefinisikan proses bisnis yang diusulkan adalah berdasarkan dari tujuan yang ingin dicapai oleh solusi. Tujuan dari solusi yang akan dibangun, dirincikan satu persatu proses bisnis yang akan didefinisikan untuk mewujudkan tujuan tersebut. Masing-masing tujuan dapat diimplementasikan pada proses bisnis yang sama. Sedangkan pada proses bisnis tersebut harus dirincikan kebutuhan dari fungsi/menu pada saat proses bisnis tersebut menggunakan sistem informasi/aplikasi, fungsi/menu tersebut akan membutuhkan, mengolah dan menampilkan informasi apa saja.

Untuk mewujudkan tujuan dari solusi, maka perlu didefinisikan proses-proses bisnis dengan kebutuhan fungsi/data/informasi sebagai berikut :

(47)

77

Tabel 3.20 Proses Bisnis Untuk Mewujudkan Tujuan dari Solusi

No. Tujuan Solusi

Proses Bisnis Yang Akan Digunakan

Untuk Mewujudkan

Tujuan

Fungsi/Menu dan Informasi Yang Akan Terdapat Dalam Proses Bisnis

Tersebut

1. Beranda -Input : Website

E-Archive PT Infoglobal Teknologi Semesta -Proses: User menginput link website di browser komputer users. -Output : website

Sebagai halaman awal website

E-Archive PT Infoglobal Teknologi

Semesta.

Halaman ini terdiri dari :

- Fitur login untuk mengakses website E-Archive

(48)

78 E-Archive PT Infoglobal Teknologi Semesta terbuka. 2. Login - input : ID &Password - Proses :Users memasukkan ID & Password pada kolom yang tersedia untuk masuk ke Webstite E-Archive PT Infoglobal Teknologi Semesta.

customer dapat sign in ke website dengan memasukkan ID & Password ke kolom untuk mengakses website.

(49)

79 - Output : Home

sebagai users yang

mengakses.

3 Daftar Arsip - Input : Halaman List Dokumen Arsip

- dapat melihat dan mendownload dokumen arsip. - Output : daftar dokumen arsip telah terdownload

Pada halaman ini users melihat daftar dokumen arsip yang tersedia. Di Halaman ini users dapat mendownload dokumen arsip.

(50)

80 4 Input Arsip - Input : Dokumen

Arsip dalam ekstensi pdf - Proses : Users

dapat melihat dan mendownload dokumen arsip. Output : daftar dokumen arsip telah terdownload

Sebagai halaman bagi users untuk meinginput dokumen arsip dalam bentul file ekstensi pdf . Users memasukkan data-data di halaman input , berupa : - Klasifikasi - Perihal/judul - Deskripsi - Isi singkat User

(51)

81 5 Pencarian

Arsip

- Input : judul dokumen arsip yang dicari pada Website E-Archive PT Infoglobal - Proses : Users dapat melakukan pencarian arsip Output : nama arsip yang dicari

Pada halaman ini user dapat mencari dokumen arsip yang diinginkan dengan mengetik judul arsip pada box yang tersedia.

User

6 User

Management

- Input : Data diri Member Website

Halaman ini menfasilitasi user untuk mengupdate data pada user pengguna.

(52)

82

E-Archive PT

Infoglobal - Proses : Admin

dapat mengubah data users yang terdapat di database website e-archive PT Infoglobal Teknologi Semesta -Output : Data users yang baru.

Admin 7 Ganti Password - Input : Password lama dan password baru - Proses : Users dapat mengubah password

Halaman ini menampilkan fitur yang memfasilitasi user untuk mengupdate password .

(53)

83 password lama mereka dengan password baru. User Admin

(54)

84

3.4.2 Perancangan Struktur Fungsi/Menu Pada Solusi

Pada Tabel 3.20, telah didefinisikan fungsi/menu apa saja yang akan terdapat dalam proses bisnis yang diusulkan. Pada Tabel 3.21 ini, akan didefinisikan lebih rinci fungsi/menu tersebut aktor siapa yang akan menggunakannya, data yang perlu dientri dalam fungsi tersebut, informasi yang akan dihasilkan melalui fungsi/menu tersebut dan proses yang dilakukan dari fungsi tersebut.

Proses bisnis baru yang telah didefinisikan sebelumnya, memerlukan fungsi/menu yang digunakan untuk membantu proses bisnis terutama dalam kaitan dengan Teknologi Informasi. Berikut ini merupakan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses-proses bisnis tersebut beserta dengan aktor pengguna dan hak aksesnya :

Tabel 3.21 Fungsi/Menu vs Pengguna

No. Fungsi/Menu Aplikasi

Hak Akses Yang Akan Menggunakan Menu

Tersebut

Data Yang Akan Dientri, Proses atau Informasi Yang Akan Dihasilkan oleh Menu

Terhadap Aktor 1. Fungsi Login Administrator sebagai

pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak akses untuk

a. Data Entri :

Fungsi login terdiri atas menu

User Name dan Password

User name , yaitu ID nama

(55)

85 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor a. membaca informasi

b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru e. mengupdate user

hak akses terhadap aplikasi e-archieve.

Password, yaitu sebuah kode

atau pin rahasia yang disikan pada box pa dimiliki oleh user yang memiliki hak akses.

b. Proses yang Dilakukan : Ketika tombol login ditekan :

- Apabila Username dan Password belum diisi maka akan ditampilkan pesan bahwa

“Username dan Password harus diisi”. - Apabila Username

salah maka akan ditampilkan pesan bahwa “Maaf username

(56)

86 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor Anda salah.”

- Apabila Password salah maka akan ditampilkan pesan bahwa “Maaf Password Anda salah.” - Apabila Username dan Password benar maka akan masuk ke Menu Utama.

c. Informasi Yang Dihasilkan : Fungsi Login sebagai

authentikasi untuk mengakses e-archieve ini.

Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator dan staff lainnya.

(57)

87 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor Otorisasi staff memiliki

hak akses : a. membaca informasi b. mengupdate informasi personal c. mendownload informasi 2. List dokumen arsip AdminAdministrator sebagai pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak akses untuk

a. membaca informasi b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru

a. Data Entri :

untuk mengakses menu ini terlebih dahulu user harus melakukan login terlebih dahulu dengan menginput user name dan password.

Lalu pada menu e-archieve pilih list dokumen.

(58)

88 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor e. mengupdate user

Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator dan staff lainnya. Otorisasi staff memiliki hak akses : a. membaca informasi b. mengupdate informasi personal c. mendownload informasi

b. Proses yang Dilakukan : Pada menu ini akan

ditampilkan tabel daftar arsip yang dirancang untuk

ditampilkan 20 baris disetiap halamannya.

Untuk menampilkan halaman berikutnya, user dapat mengklik next page dan seterusnya.

Tabel terdiri dari kolom klasifikasi, tanggal, perihal, File-DOC

c. Informasi Yang Dihasilkan : Menu ini list dokumen

menampilkan dokumen-dokumen arsip yang telah

(59)

89 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor diinput .

3 Fungsi Pencarian

Administrator sebagai pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak akses untuk

a. membaca informasi b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru e. mengupdate user

Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator dan staff lainnya. Otorisasi staff memiliki

a. Data Entri :

menu pencarian ini terdiri atas button-button pilihan pencarian berdasarkan perihal,

klasifikasi, dan tanggal. Dan button submit untuk

persetujuan.

b. Proses yang Dilakukan : - Jika user memilih pencarian berdasarkan perihal, maka akan ditampilkan daftar arsip berdasarkan nama perihal.

- Jika user memilih pencarian berdasarkan klasifikasi, maka menu akan menampilkan

(60)

90 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor hak akses : a. membaca informasi b. mengupdate informasi personal c. mendownload informasi

daftar arsip berdasarkan klasifikasi yang

diinginkan. - Jika user memilih

pencarian berdasarkan tanggal, maka menu akan menampilkan daftar arsip berdasarkan tanggal.

c. Informasi yang dihasilkan dari fungsi pencarian ini ialah user dapat dengan mudah mencari dokumen arsip yang diinginkan dengan lebih cepat.

4 Fungsi download

Administrator sebagai pemegang kendali atas website aplikasi e-archieve. Memiliki hak

a. Data Entri :

untuk mengakses menu ini terlebih dahulu user harus melakukan login terlebih

(61)

91 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor akses untuk

a. membaca informasi b. menupdate data c. menghapus data d. membuat data baru e. mengupdate user

Staff yang terdiri dari : staff marketing, tim teknis, tim programmer, quality control, technical writer, implementator. Otorisasi staff memiliki hak akses :

a. membaca informasi b. mengupdate informasi

dahulu dengan menginput user name dan password.

Lalu pada menu e-archieve pilih list dokumen.

b. Proses yang dilakukan : pada menu list document ini, menu akan menampilkan tabel daftar arsip. Untuk

mendownload, user harus mengarahkan kursor ke judul arsip pada kolom File-DOC.

Layar menu akan

menampilkan file arsip dalam bentuk pdf. Pada layar ini juga tersedia fitur download. User dapat klik tombol download

(62)

92 No. Fungsi/Menu

Aplikasi

Tersebut

Terhadap Aktor personal

c. mendownload informasi

Kecuali pada staff diluar yang diberi kewenangan.

maka secara otomatis file arsip terunduh . User juga dapat mencetak file pdf tersebut.

c. Informasi yang dihasilkan : Fungsi ini memberikan manfaat bagi user untuk membaca dan mendownload dokumen arsip yang telah diinput ke e-archive.

(63)

93

3.4.3 Perancangan Layar (Storyboard) Pada Solusi

Berdasarkan dari fungsi dan proses bisnis baru yang telah didefinisikan di sub bab 3.4.1 dan sub bab 3.4.2, maka pada tahapan ini akan dirancang layar (screen) yang akan digunakan pada aplikasi untuk solusi yang diusulkan. Masing-masing layar menerangkan bagaimana data entri dalam bentuk formulir isian maupun keluaran informasi yang dihasilkan dari proses dari fungsi tersebut. Berikut ini merupakan tabel yang memetakan fungsi/menu yang akan digunakan dalam proses-proses bisnis barutersebut dengan layar (storyboard) yang akan digunakan pada fungsi/menu dan proses bisnis baru :

Tabel 3.22 Fungsi/Menu vs Layar (Storyboard)

No. Fungsi/Menu Aplikasi

Digunakan Pada Proses Bisnis Baru

Nama Layar (Storyboard)

1. Menu Login Login Layar login ini sebagai tampilan awal user untuk mengakses e-archieve. Hanya user yang memiliki hak kewenangan yang dapat melakukan authentikasi terhadap layanan ini. User harus mengisi user name dan password terlebih dahulu lalu meng klik

(64)

94 No. Fungsi/Menu Aplikasi Digunakan Pada Proses Bisnis Baru

tombol login. 2. Menu List

Dokumen

Tabel daftar

e-archive List dokumen arsip dapat diakses oleh admin dan staff. Layar ini digunakan untuk menampilkan daftar arsip secara keseluruhan yang telah diinput. Tabel arsip disusun berdasarkan klasifikasi, tanggal, perihal. Daftar tabel berisikan 20 baris setiap halamannya. Untuk mendownload dokumen yang sudah diinput pada menu Administrasi Dokumen, klik daftar perihal pada tabel daftar e-archive.

3. Menu List Dokumen

Pencarian e-archive

Menu pencarian ini digunakan apabila user ingin mencari dokumen arsip dengan lebih cepat. Pada menu ini, pencarian

(65)

dapat dilakukan berdasarkan tiga pilihan, perihal, klasifikasi dan tanggal. 4 Menu Administrasi Dokumen Input dokumen e-archive

Menu menginput dokumen arsip ini digunakan untuk

menambahkan dokumen untuk disimpan di dalam aplikasi e-archieve. Dokumen yang sudah tersimpan dapat dilihat di menu list dokumen. 5. Menu management user Tabel daftar user

Menu management user ini untuk melihat daftar user id, user name, password, group, nama, email, telepon. Di tabel daftar user juga dilengkapi aksi tambah user, edit user, dan hapus user.

6. Menu management

Input user Menu management user ini untuk menginput username,

(66)

user password, nama, email, telepon,

group yang baru. 7. Menu

management user

Edit user Menu management user ini untuk mengubah username, password, nama, email, telepon, group yang sudah diinput sebelumnya di menu management user.

8. Menu pribadi

Ganti Password Menu pribadi ini untuk

mengganti password actor, dari password lama sampai password yang baru.

(67)

97 Berikut ini merupakan rincian dari masing-masing rancangan layar (storyboard) yang disebutkan di Tabel 3.22

1. Login

Gambar 3.23 Tampilan halaman login

Pada halaman ini user yang ingin mengakses e-archive dapat melakukan login terlebih dahulu. Otoritas user dalam mengakses data akan diidentifikasi berdasarkan kedudukan user tersebut didalam perusahaan.

Usher Authentikasi User Name

Password

LOGO

(68)

98 2. Home

Gambar 3.24 Tampilan halaman home

Halaman ini memberikan sebagai halaman awal e-archive PT Infoglobal Teknologi Semesta, berikut memberikan informasi mengenai hak user yang bersangkutan.

\\

LOGO

Menu

(69)

99 3. Rancangan Layar Menu list document

Gambar 3.n Rancangan Layar [nama layar 1]

Gambar 3.25 Tampilan Menu list document

Menu list document ini hanya bisa diakses oleh actor yang terkait diantaranya bagian marketing, tim teknis, senior-junior programming, dan implementator. Layar ini digunakan untuk membagikan dokumen yang sudah diinput oleh masing-masing actor. Jadi yang bisa mendownload dokumen pada daftar perihal hanya masing-masing actor yang memiliki laporan yang sudah diinput di menu administrasi dokumen.

\\

User Id :

`````` Klasifikasi Tanggal Perihal xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx

LOGO

Menu e-Archieve

(70)

100 4. Rancangan feature search document

Gambar 3.26 Menu feature search document

Halaman ini menyediakan fasilitas bagi user untuk melakukan pencarian dokumen arsip yang diinginkan.Dokumen arsip tersebut telah terlebih dahulu diinput ke dalam e-archive. User yang ingin melakukan pencarian, terlebih dahulu mengetik judul/perihal, klasifikasi atau tanggal penginputan dokumen arsip ke dalam box yang telah disediakan. Selanjutnya klik Ok , maka menu akan menampilkan list dokumen arsip yang diinginkan. Back Menu e-Archieve

LOGO

Pencarian Dokumen Perihal : Klasifikasi : Tanggal : OK

(71)

101 5. Rancangan menu input document

Gambar 3.27 Tampilan menu input document

Menu input document ini hanya bisa diakses oleh actor yang terkait diantaranya bagian marketing, tim teknis, senior-junior programming, dan implementator. Layar ini digunakan untuk menambahkan atau menginput dokumen oleh masing-masing setiap actor.+-

\\ User Id : Xxxx : Xxx : Xxx :

LOGO

Menu e-Archieve ok cancel Browse

(72)

102 6. Menu management user

Gambar 3.28 Tampilan halaman menu management user

Menu management user ini hanya bisa diakses oleh admin. Admin yang dapat mengatur data user yang sudah ada. Admin dapat menambahkan user yang baru ke dalam grup actor dan admin juga dapat mengedit dan menghapus actor di setiap grup.

\\

User Management

No Username Password Group Name Email Telephone Action

LOGO

Menu e-Archieve

(73)

103 7. Tambah User

Gambar 3.29 Tampilan halaman tambah user

Halaman ini masih bagian dari halaman magement user yang hanya dapat diakses oleh admin.Halaman ini menampilkan fitur untuk menambah user yang mempunyai hak untuk dapat mengakses e-archive.

\\ Tambah User

LOGO

Menu e-Archieve User name : Password : Nama : Email : Telepon : Group : -pilih- _simpan _batal

(74)

104 8. Edit User

Gambar 3.30 Tampilan halaman edit user

Halaman ini masih bagian dari halaman magement user yang hanya dapat diakses oleh admin.Halaman ini menampilkan fitur untuk mengupdate user yang mempunyai hak untuk dapat mengakses e-archive.

\\ EDIT USER