TINJAUAN PUSTAKA
2.6. Perangkat Pengendalian Kualitas
2.6.1 Lembar Periksa
Lembar periksa adalah suatu formulir dimana item-item yang akan diperiksa telah dicetak dalam formulir itu, dengan maksud agar data-data dapat dikumpulkan dengan mudah dan cepat.
Penggunaan lembar periksa bertujuan untuk:
1. Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana masalah sering terjadi. Tujuan utama dari penggunaan lembar periksa adalah membantu mentabulasikan banyaknya kejadian suatu masalah tertentu atau penyebab tertentu.
2. Mengumpulkan data tentang jenis masalah yang sedang terjadi. Dalam kaitan ini, lembar periksa akan membantu memilah-milah data ke dalam kategori yang berbeda seperti penyebab-penyebab, masalah-masalah dan lain-lain.
3. Menyusun data secara otomatis, sehingga data tersebut dapat dipergunakan dengan mudah.
4. Memisahkan antara opini dan fakta. Kita sering berfikir bahwa kita mengetahui suatu masalah atau menganggap bahwa sesuatu penyebab itu merupakan hal yang paling penting. Dalam kaitan ini lembar periksa akan rnembantu membuktikan opini kita itu apakah benar atau salah.
Pada dasarnya lembar periksa dapat dibuat dengan menggunakan enam langkah utama, sebagai berikut:
1. Menjelaskan tentang tujuan pengumpulan data. Dalam hal ini sangat baik untuk memulai pengumpulan data (apakah dengan menggunakan lembar
periksa atau bukan) dengan mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan hal-hal bcrikut:
a. Apa yang menjadi masalah utama b. Mengapa data harus dikumpulkan
c. Siapa yang akan menggunakan informasi yang sedang dikumpulkan dan informasi apa yang benar-benar dibutuhkan. Apakah informasi itu perlu diperinci berdasarkan departemen, hari, bulan, shift, mesin, dan lain-lain.
d. Siapa yang mengumpulkan data
2. Identifikasi apa atau atribut karakteristik kualitas yang sedang diukur? Berkaitan dengan hal ini kita dapat mengikuti langkah-langkah spesifik, sebagai berikut:
a. Memulai memberikan judul dari lembar periksa itu. Pemberian judul harus tegas dan memberitahukan kepada orang tentang apa yang sedang dikaji.
b. Menuliskan hal-hal spesifik yang akan diukur pada lembar periksa itu. Sebagai misal, apabila kita sedang mengukur keluhan pelanggan, maka kategori yang mungkin dipertimbangkan adalah penyerahan terlambat, karyawan tidak sopan, tagihan tidak benar, penyerahan tidak sesuai pesanan, dan lain-lain.
3. Menentukan waktu atau tempat pengukuran. Dalam kaitan ini perlu memutuskan apakah ingin mengumpulkan informasi berdasarkan waktu (per menit, per jam, per hari, dan lain-lain).
4. Mulai mengumpulkan data untuk item yang sedang diukur. Dalam kaitan ini, kita harus mencatat kejadian secara langsung pada lembar periksa. Akurasi data harus diperhatikan dalam setiap kegiatan pengumpulan data.
5. Menjumlahkan data yang telah dikumpulkan itu. Dalam hal ini kita harus menjumlahkan banyaknya kejadian untuk setiap kategori yang sedang diukur.
6. Memfokuskan untuk mengambil tindakan peningkatan atas penyebab masalah yang sedang terjadi itu. Perlu diingat bahwa setiap tindakan peningkatan harus diambil berdasarkan fakta dan bukan hanya berdasarkan opini.
2.6.2 Data Numerik atau Kuatitatif
Alat-alat yang mengunakan data numerik untuk mengadakan perbaikan kualitas pada penelitian ini antara lain sebagai berikut:
a. Check Sheet
Check sheet adalah alat yang sering digunakan untuk menghitung seberapa
sering sesuatu hal terjadi dan sering digunakan dalam pengumpulan dan pencatatan data. Data yang sudah terkumpul tersebut kemudian dimasukkan ke dalam grafik, seperti pareto chart ataupun histogram untuk kemudian dilakukan analisis terhadapnya. Check sheet ini dapat digunakan sebagai alat bantu dalam tahap pelaksanaan (do) dalam plan-do-check-action cycle. Di sektor pelayanan atau jasa, check sheet ini dilakukan dengan mengumpulkan pendapat pelanggan mengenai proses jasa pelayanan. Check
sheet ini sering juga kita ganti dengan tally sheet. Pada tabel 2.1 dapat
dilihat contoh penggunaan tally sheet pada jasa pelayanan bengkel, dan tabel 2.2 adalah contoh penggunaan check sheet yang juga pada jasa pelayanan bengkel mobil Surya Agung Indah Motor.
Tabel 2.1 Tally Sheet
Kesalahan Jumlah kesalahan dalam 1 bulan
Kualitas perbaikan mobil Pelayanan administrasi Pelayanan mekanik Peralatan kuno ///// //// /// ///// // ///// ///// ///// //
Sumber: Goetsch dan Davis ( 1995 )
Tabel 2.2 Check Sheet
Frekuensi
Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4
Kesalahan pengecekan Vv V - v
Kesalahan perbaikan V - - vvv
Kesalahan pemakaian Vvv Vv vv vv
Kesalahan perawatan V V v v
Sumber: Schonberger dan Knood ( 1997 ) b. Diagram Pareto
Diagram pareto merupakan grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan banyaknya kejadian. Masalah yang paling banyak terjadi ditunjukkan oleh grafik batang pertama yang tertinggi serta ditempatkan pada sisi paling kiri dan seterusnya sampai masalah yang paling sedikit terjadi ditunjukkan oleh grafik batang yang terakhir yang terendah serta ditempatkan pada sisi yang paling kanan.
Gambar 2.1 berikut merupakan contoh penggunaan diagram pareto. 0 5 10 15 20 25 30 Ju m lah C aca t
Gumpil Pecah Retak Kait Rusak
Jenis Cacat
Gambar 2.1 Pareto Diagram Sumber: Mitra ( 1993 ) c. Histogram
Histogram adalah alat yang digunakan untuk menunjukkan variasi data
pengukuran dan variasi setiap proses. Berbeda dengan pareto chart yang penyusunanya menurut urutan yang memiliki proporsi terbesar ke kiri hingga proporsi terkecil, histogram ini penyusunannya tidak menggunakan urutan apapun.
Contoh histogram dapat dilihat pada gambar 2.2
Gambar 2.2 Histogram
Sumber: Goetsch dan Davis ( 1995 )
2.6.3 Diagram Sebab Akibat
Diagram sebab akibat adalah suatu diagram yang menunjukkan hubungan antara sebab akibat. Berkaitan dengan pengendalian proses stastistical, diagram
ju m la h c a c a t P e r c e n t j enis cacat Count Cum % 39.1 69.6 94.2 100 27 21 17 Percent 39.1 30.4 24.6 Kait Pecah Retak Gum pil 5.8 .0 4 Rusak 70 60 50 40 30 20 10 0 100 80 60 40 20 0
sebab akibat dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang sering disebut juga sebagai diagram tulang ikan
(fishbone diagram) karena bentuknya seperti kerangka ikan.
Pada dasarnya diagram sebab akibat dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan sebagai berikut:
a. Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah. b. Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah c. Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut.
Untuk mengetahui faktor-faktor penyebab suatu masalah yang sedang dikaji kita dapat mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
1. Apa penyebabnya?
2. Mengapa kondisi atau penyebab itu terjadi?
3. Bertanya “mengapa” beberapa kali (konsep five whys) sampai ditemukan penyebab yang cukup spesifik untuk diambil tindakan peningkatan. Penyebab-penyebab spesifik itu yang dimasukkan atau dicatat ke dalam diagram sebab akibat seperti pada gambar 2.3
Gambar 2.3 Contoh Diagram Tulang ikan (Sebab Akibat)