PROSEDUR KERJA
A. Prosedur Operasional
1. Perbaikan Harian Teknik
1.1 Perbaikan Harian Teknik (Corrective)
1.1.1 Pengemudi antri armada pada garasi luar workshop logistik PM untuk proses pembuatan WO perbaikan armada dan menuju SA (service Advisor) untuk keluhan armada yang dialami
1.1.2 Service Advisor melakukan pencatatan untuk keluhan pengemudi pada kartu perbaikan armada dan pengecekan fisik armada serta memberikan estimasi waktu perbaikan armada
1.1.3 SA Memberikan kartu perbaikan kepada FO untuk dilakukan penginputan pada system pembuatan Wr/Wo
1.1.4 Petugas FO melakukan penginputan atas pengajuan perbaikan armada dan cetak WO (work order) pada Lognew scr.511(WR) scr.531(WO)
1.1.5 Petugas FO menyerahkan Copy'an WO (lembar merah) perbaikan kepada pengemudi , dan WO asli kepada Driver Langsir untuk proses perbaikan armada
1.1.6 Pengemudi terima WO (merah) , Driver Langsir terima WO asli dan serah terima armada pengemudi dengan driver langsir
1.1.7 Driver Langsir memperlihatkan WO perbaikan kepada Security pada pintu masuk workshop teknik dan membawa armada masuk workshop untuk perbaikan dan serah terima dengan supervisor teknik dengan menyertakan WO perbaikan armada
1.1.8 Supervisor Teknik menerima WO (asli) perbaikan armada dari FO, melakukan analisa dan kroscek armada sesuai dengan perbaikan yang tertera pada WO (lakukan juga pengecekan kerusakan diluar WO)
Buku Pedoman - Departemen Teknik Page 3636
1.1.9 Supervisor Teknik konfirmasi dan memberikan arahan kepada karu/mekanik untuk dilakukan proses perbaikan armada
1.1.10 Karu/Mekanik eksekusi perbaikan armada sesuai dengan arahan dari Supervisor dan perbaikan yang tertera pada perintah WO.
1.1.11 mengajukan pembuatan SPB kepada Front Office, sebagai dokumen permintaan barang ke pihak logistik sesuai dengan kriteria perbaikan yang tertera pada WO perbaikan armada
1.1.12 Front Office membuat dan cetak dokumen SPB permintaan barang ke logistik pada Lognew scr.522
1.1.13 Mekanik mengajukan SPB ke logistik dengan membawa barang bekas, terima barang sesuai dengan SPB dan menerima dokumen BPB yang sudah divalidasi (tanda tangan)
1.1.14 Mekanik terima sparepart & kembali ke workshop untuk melanjutkan perbaikan armada dan konfirmasi kepada Karu/Supervisor untuk armada yang telah selesai diperbaiki.
1.1.15 Supervisor Teknik melakukan pengecekan ulang terhadap armada yang telah diperbaiki, sesuai dengan kriteria perbaikan atau tidak 1.1.16 Supervisor Teknik melakukan pencatatan / pendataan hasil
pekerjaan armada dan menutup pekerjaan armada yang telah selesai secara sistem (closed WO) pada Lognew scr.531 dan menyerahkan berkas dokumen perbaikan armada kepada bagian front office.
1.1.17 Petugas FO menginformasikan kepada driver langsir bahwa armada telah selesai diperbaiki dan meminta agar armada dapat dipindahkan dari workshop perbaikan teknik dan konfirmasi pengemudi untuk armada yang telah selesai diperbaiki dan lakukan pengarsipan dokumen perbaikan.
Buku Pedoman - Departemen Teknik Page 3737
1.2 Perbaikan Harian Teknik Dengan Vendor
1.2.1 Manager Teknik Konfirmasi kepada vendor untuk pengecekan unit armada yang akan dilakukan perbaikan
1.2.2 Vendor melakukan pengecekan untuk armada yang akan dilakukan perbaikan dan dokumentasi Foto untuk bagian yang akan dilakukan perbaikan
1.2.3 Vendor menyerahkan dokumen penawaran perbaikan kepada Manager Teknik dengan melampirkan foto dokumentasi
1.2.4 Manager Teknik melakukan estimasi dan negosiasi besaran biaya yang akan dilakukan perbaikan dengan Vendor
1.2.5 Pemberian validasi persetujuan estimasi biaya sesuai tabel otorisasi biaya perbaikan. Jika disetujui sesuai plafon maka pekerjaan dilanjutkan, jika tidak maka status armada di terima pihak Dept. Teknik namun di hold perbaikannya
1.2.6 Penyerahan dokumen penawaran perbaikan oleh Manager kepada Admin kenteng
1.2.7 Admin kenteng terima dokumen penawaran perbaikan vendor yang sudah divalidasi (Manager / Direktur) dan membuat WO untuk pekerjaan perbaikan vendor
1.2.8 Admin kenteng Permintaan validasi WO perbaikan vendor kepada Manager Teknik yang bersangkutan
1.2.9 Manager Teknik memberikan validasi WO perbaikan vendor dan menginstruksikan kepada vendor untuk dilaksanakan perbaikan 1.2.10 Vendor eksekusi perbaikan kenteng pada tempat / lokasi yang
sudah ditentukan
1.2.11 Melakukan monitoring harian dan kontroling hasil perbaikan yang dilakukan oleh vendor, melakukan koordinasi dengan pihak logistik jika terdapat kebutuhan spare part untuk mendukung perbaikan.
Buku Pedoman - Departemen Teknik Page 3838
1.2.12 Melakukan pengecekan akhir setelah terdapat konfirmasi dari vendor atas perbaikan yang dilakukan. Hasil pengecekan wajib dilengkapi dengan dokumentasi (foto hasil sebelum dan sesudah perbaikan).
1.2.13 Konfirmasi kepada Manager Teknik untuk perbaikan vendor yang telah selesai diperbaiki
1.2.14 Admin kenteng lakukan closed WR/WO secara system Lognew Scr.531
1.3 Permintaan Barang Sparepart Logistik
1.3.1 Mekanik menginformasikan kepada Karu untuk permintaan sparepart ke gudang logistik
1.3.2 Karu melakukan pengecekan kembali untuk spare part yang diminta Mekanik , apakah masih bisa digunakan /diperbaiki atau memang sudah harus diganti
1.3.3 Jika diharuskan untuk pergantian Karu akan menginformasikan kepada Mekanik untuk pengajuan pembuatan manual SPB permintaan barang
1.3.4 Mekanik menuju FO untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan spare part kegudang logistik
1.3.5 FO melakukan penginputan SPB kedalam sistem , cetak SPB permintaan barang dan memberikan SPB kepada Mekanik pada Lognew scr.521 (tanpa WO) scr. 522 (dengan WO)
1.3.6 Mekanik terima SPB dan meminta validasi permintaan spare part kepada Supervisor / Manager dengan membawa spare part bekas yang akan digantikan
1.3.7 Supervisor / Manager melakukan pengecekan SPB , spare part bekas dan memberikan approval validasi persetujuan permintaan spare part logistik
Buku Pedoman - Departemen Teknik Page 3939
1.3.8 Mekanik menuju logistik dengan membawa form SPB yang sudah divalidasi dan menyerahkan spare part yang rusak (bekas) kepada logistik
1.3.9 Logistik (counter) melakukan pengecekan terhadap SPB, pencatatan sistem , menyerahkan SHS kepada Mekanik dan menyerahkan spare part yang diminta oleh Mekanik untuk perbaikan armada
1.3.10 Jika spare part yang diminta (order) kosong maka akan masuk kedalam daftar tunggu (waiting list) untuk diorderkan sesuai spare part yang diminta
1.3.11 Mekanik tanda tangan SHS , terima copy SHS , menerima spare part yang diminta dan melanjutkan pekerjaan kembali
1.4 Permintaan Oli Logistik
1.4.1 Mekanik menginformasikan kepada Supervisor untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan oli perbaikan armada
1.4.2 Karu melakukan pengecekan kembali untuk umur oli armada berdasarkan KM pada armada
1.4.3 Jika diharuskan untuk penggantian Karu akan menginformasikan kepada Mekanik untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan oli ke front office teknik.
1.4.4 Mekanik menuju FO untuk pengajuan pembuatan SPB permintaan oli.
1.4.5 FO melakukan penginputan SPB kedalam sistem , cetak SPB permintaan barang dan memberikan SPB kepada Mekanik
1.4.6 Mekanik terima SPB dan meminta validasi permintaan oli kepada Supervisor / Manager dengan membawa oli bekas yang akan digantikan
1.4.7 Supervisor / Manager melakukan pengecekan SPB , spare part bekas dan memberikan approval validasi persetujuan permintaan oli logistik
Buku Pedoman - Departemen Teknik Page 4040
1.4.8 Mekanik menuju logistik dengan membawa form SPB yang sudah divalidasi dengan membawa oli bekas ke logistik
1.4.9 Logistik (counter) melakukan pengecekan terhadap SPB, pencatatan sistem , menyerahkan SHO kepada Mekanik dan menyerahkan spare part yang diminta oleh Mekanik untuk perbaikan armada
1.4.10 Jika oli yang diminta (order) kosong maka akan masuk kedalam daftar tunggu (waiting list) untuk diorderkan sesuai oli yang diminta.
1.4.11 Mekanik tanda tangan SHO , terima copy SHO , menerima oli yang diminta dan melanjutkan pekerjaan kembali.
1.5 Realisasi Biaya Perbaikan Vendor
1.5.1 Vendor menyerahkan bukti perbaikan dan kwitansi (biaya perbaikan) kepada Manager
1.5.2 Manager / Direktur memeriksa dan memastikan kembali hasil pengerjaan vendor dan memberikan validasi pada hasil perbaikan dan kwitansi biaya perbaikan
1.5.3 Menyerahkan hasil kerja vendor kepada Admin Kenteng untuk proses input kedalam system
1.5.4 Admin kenteng menerima dokumen hasil perbaikan vendor beserta kwitansi biaya perbaikan dan menyatukan dengan dokumen penawaran sebelumnya
1.5.5 Kelengkapan dokumen realisasi vendor diajukan ke bagian accounting untuk proses cetak BPK (Bukti Pembayaran Kasir).
1.5.6 Menerima dokumen dan memeriksa kelengkapan dan validasi pejabat yang berwenang. Melakukan proses input dan cetak BPK.
Menyerahkan kembali form BPK kepada Admin kenteng.
1.5.7 Meminta validasi kepada Manager Teknik dan Manager keuangan 1.5.8 Manager Teknik / Direktur memeriksa dan memberikan validasi
BPK
Buku Pedoman - Departemen Teknik Page 4141
1.5.9 Manager Keuangan memeriksa dan memberikan validasi pada BPK 1.5.10 Admin kenteng menyerahkan BPK dan kelengkapan dokumen
realisasi perbaikan yang sudah divalidasi lengkap kepada kasir 1.5.11 Kasir melakukan pengecekan validasi pada BPK dan mengeluarkan
uang berdasarkan jumlah yang tertera pada BPK dan melakukan arsip dokumen realisasi pembayaran vendor
1.5.12 Admin kenteng terima uang pembayaran vendor dan menyerahkan uang pembayaran tersebut kepada vendor dengan pembuatan tanda terima pembayaran kepada vendor
1.5.13 Admin kenteng melakukan pengarsipan dokumen tanda terima pembayaran vendor
2. Perbaikan Storing Teknik